Naturwissenschaftliches Projektmanagement

Arbeitsgemeinschaft Kind und Wissenschaft
Naturwissenschaftliches Projektmanagement
Allgemeine Grundlagen
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist keine Routinetätigkeit, sondern klar definiert:
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klare Aufgabenstellung mit messbaren Zielen und Ergebnissen
genau definierten Anfangs- und Endzeitpunkt,
begrenzte Ressourcen (finanziell, personell),
eindeutig zugewiesene Verantwortungsbereiche,
miteinander vernetzte und voneinander abhängige Teilaufgaben,
eine speziell auf das Projekt abgestimmte Organisation,
das Vorhandensein eines gewissen Risikos (es kann auch schiefgehen)
Mit gutem Projektmanagement sind Projekte "in den Griff" zu bekommen.
Projektmanagement gewährleistet Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller
Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.
Projekte werden in mehrere Phasen unterteilt. Diese sind zwar nicht immer eindeutig
voneinander abgrenzbar, eine Einteilung erlaubt aber eine detaillierte Strukturierung im
Projektmanagement.
Während der gesamten Projektlaufzeit ist es wichtig, alle Schritte zu protokollieren und zu
dokumentieren. Wichtig ist auch, regelmäßig den Verlauf des Projektes zu kontrollieren und
den Ist- mit dem Soll-Zustand abzugleichen, um rechtzeitig auf Veränderungen reagieren zu
können.
Sieben Schritte zum Erfolg: Unterstützung bei der Umsetzung einer Projektidee:
Abrechnung
Endbericht
Evaluierung
Präsentation
Durchführung
Planung
Zielformulierung
Mag. Doris Nesitka
Dr. Karin Hecke
Dr. Gudrun Zollneritsch
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1. Die Zielformulierung
Eine Idee soll in einem Projekt umgesetzt werden. Die sieben W´s helfen dabei:
Warum?
Was?
Wer?
Wie?
Wo?
Wann?
Wie lange?
Zielführend ist es auch, eine Durchführbarkeitsanalyse zu machen und dabei folgende
Kriterien zu beachten:
- Personalressourcen – sind die nötigen KollegInnen vorhanden?
- Finanzielle & Materielle Ressourcen – ist genügend Budget vorhanden?
- Zeitliche Ressourcen – ist der zeitliche Rahmen realisierbar?
- Know-how – hat das Team das Know-how oder sind ExpertInnen notwendig?
- Wirtschaftlichkeit – rechtfertigt der erwartete Nutzen den Aufwand?
Projektteam und Leitung
Große Bedeutung liegt in der Aufgabe, gemeinsam als Projektteam die Ziele zu definieren:
nur die gemeinsame Einigung aller Teammitglieder über die zentralen Projektziele ist die
Basis für ein erfolgreiches Projekt! Aber ohne Leitung geht es nicht!
Die Leitungsfunktionen können von mehreren Personen übernommen werden – die
Verantwortlichkeiten müssen aber klar festgelegt sein:
Wer übernimmt z.B. die Verantwortung für:
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Information und Kommunikation innerhalb des Projekts?
Stattfinden von Projektsitzungen?
Projektordner, in dem alles über das Projekt abgelegt wird?
Informationsweitergabe?
Vorbereitung von Projektsitzungen (Inhalte, Fragen)?
Protokollierung?
Überblick über Projektfortschritt?
Überblick über Erreichen der Meilensteine?
nach außen (Interviews)?
Verwaltung des Budgets?
In regelmäßigen Projektsitzungen sollten unbedingt Meilensteine (selbst gesetzte
Zwischenziele) besprochen und eine Reflexion über den bisherigen Projektverlauf
durchgeführt werden.
Wichtig ist es auch, entstandene Konflikte ernst zu nehmen und diese auch gemeinsam zu
lösen.
Die Projektziele und der jeweilige Aufgabenbereich sollten klar beschrieben werden und von
allen Projektpartnern verbindlich wahrgenommen werden.
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2. Planung
Je penibler ein Projekt geplant wird, umso leichter und unkomplizierter wird auch dessen
Umsetzung erfolgen. Eine brauchbare Hilfe hierfür bieten das eigene Erstellen von
Projektstrukturplan und Projektablaufplan (mit Meilensteinen)
Der Projektstrukturplan
In diesem Plan werden alle Tätigkeiten und Aufgaben, die für das Projekt notwendig sind,
hierarchisch in Hauptaufgaben, diese weiter in Teilaufgaben und diese wiederum
in sogenannte Arbeitspakete unterteilt.
Somit wird auf einen Blick der gesamte
Projektumfang klar und die einzelnen Arbeitspakete können zugewiesen werden
Projektablaufplan
Mit diesem Plan wird der Strukturplan fortgeführt – zeitliche Abläufe werden sichtbar,
konkrete Daten fixiert. In einem Kalender können alle Termine eingetragen werden –
manche Projektpassagen können gleichzeitig erfolgen, manche sind zeitlich voneinander
abhängig. Die Erstellung dieses Planes zeigt zeitliche Engpässe auf – man kann also schon
vorab darauf reagieren!
Wichtig ist auch, allen Tätigkeiten genügend Zeit einzuräumen - und auch Pufferzeiten
einzuplanen.
3. Durchführung
Das „sichtbare“ Arbeiten am Projekt beginnt!
Nach guter Planung erfolgt die Umsetzung des Projektes.
In regelmäßigen Projektsitzungen werden während der gesamten Laufzeit die Meilensteine
besprochen – sollten die Meilensteine nicht erreicht worden sein, muss das Projektteam
Lösungsvorschläge erarbeiten und umsetzen. Von großer Bedeutung ist auch, Fehler
rechtzeitig einzugestehen um schnell darauf reagieren zu können.
Eine regelmäßige Reflexion vervollständigt eine erfolgreiche Projektarbeit.
4. Präsentation
Das Ende eines Projektes will gefeiert werden!
Ein gelungener Abschluss ist für die Projektarbeit ebenso wichtig wie ein guter Start. Die
Präsentation der Ergebnisse erfolgt nach außen, die Reflexion über den Projektverlauf in
einer abschließenden Projektsitzung.
Kommunikation und Transparenz an der eigenen Bildungseinrichtung ist eine wichtige Basis
für die Kommunikation nach außen! Durch die Öffentlichkeitsarbeit wird die Projektarbeit
dem Anspruch gerecht, dass sich Bildungseinrichtungen nach außen öffnen sollen. Das
Projekt erhält dadurch eine breitere Wirkung, es gibt Anstoß für Diskussionen und ermöglicht
es allen Beteiligten aktiv an der Gestaltung ihres gesellschaftlichen Umfeldes teilzunehmen.
Projekte können in verschiedenen Formen präsentiert werden – im Rahmen einer eigens
dafür angesetzten Abschlussfeier, als Teil eines Sommerfestes oder einfach als Poster, der
gut sichtbar in der Bildungseinrichtung platziert ist
Es sollten dabei jedoch möglichst alle Beteiligten einbezogen werden!
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5. Evaluation
Mit Hilfe der Evaluation soll geklärt werden, ob die zu Beginn definierten Ziele erreicht
wurden und was man in einem nächsten Projekt anders, vielleicht besser machen könnte.
Die Evaluation ist ein wichtiges Instrument zur Kontrolle - sie überprüft Projektergebnisse.
Sie ist die Grundlage für eine Qualitätssicherung der Projektarbeit und gibt wertvolle
Auskunft für die Planung künftiger Projekte. Durch die Evaluierung werden Prozesse und
Ergebnisse ausgewertet sowie die Einhaltung der gesetzten Termine, des gedachten
Arbeitsaufwands und der Finanzen geprüft.
Evaluation ist auch ein Lerninstrument – erfolgreiche Maßnahmen und Methoden werden
sichtbar gemacht – gleichzeitig wird auch aus Fehlern gelernt – dadurch können „Irrwege“ in
zukünftigen Projekten vermieden werden.
Evaluieren bedeutet analysieren, beurteilen, aus- oder bewerten. Evaluation sollte
idealerweise bereits bei der Planung einsetzen und das Projekt während seiner gesamten
Dauer begleiten (Prozessevaluation).
Fragen der Prozessevaluation könnten lauten:
Ist der Projektverlauf positiv oder negativ verlaufen?
Bewähren sich unsere Maßnahmen?
Sollten Projektziele verändert werden
6. Endbericht
Der Endbericht beschreibt den realen Verlauf des Projektes – und ist wichtiges Dokument für
nachfolgende Projekte. Der Umfang sollte informativ, aber nicht zu ausführlich, jedoch
vollständig sein. Ein schön gestaltetes Deckblatt hinterlässt bei allen Beteiligten große Freude
und Stolz. Der Inhalt sollte chronologisch beschrieben werden - folgende Unterteilungen
sind hierfür recht hilfreich:
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Projekttitel
Projektteam, ProjektpartnerInnen und Sponsoring-Partnerschaften
Zielgruppe
Zeitraum es Projekts
Projektidee und Zielsetzung
Durchführung (chronologischer Ablauf mit Details, Highlights, Schwierigkeiten)
Endergebnis & Ergebnis der Evaluation
Ausblick und Nachbearbeitung
Fotos, Pressetexte
Tipps für Folgeprojekte, Literatur
7. Die Projektabrechnung
Um ein Projekt korrekt abrechnen zu können, sind von Beginn an alle Originalrechnungen,
Zahlungsbelege und Überweisungsnachweise zu sammeln. Ist abzusehen, dass keine Kosten
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mehr anfallen werden, kann das Projekt abgerechnet werden. Wurde das Projekt gefördert,
ist die Abrechnung für die FördergeberInnen entsprechend aufzubereiten.
Kontakt ARGE KIWI Arbeitsgemeinschaft Kind und Wissenschaft
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