Leistungsbeschreibung phoebus Kita

Inhaltsverzeichnis
Das PHOEBUS-Team............................................................................................................3
Die phoebus Kita-Finanzierung..............................................................................................4
Der gesetzliche Hintergrund..................................................................................................4
Die Software...........................................................................................................................5
Die Funktionen für die Träger........................................................................................6
Die Funktionen für die Verwaltung...............................................................................11
Der Implementierungsablauf................................................................................................16
Die IT- Voraussetzungen......................................................................................................17
Hardwarevoraussetzung für phoebus Serverkomponenten................................................17
Serverlizenzen für phoebus Serverkomponenten...............................................................17
Betriebssystemvoraussetzung für phoebus Serverkomponenten.......................................17
weitere Voraussetzungen.....................................................................................................17
Der Leistungsumfang...........................................................................................................18
Die Kontaktdaten..................................................................................................................19
phoebus Kita-Finanzierung
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Das PHOEBUS-Team
PHOEBUS ist ein langjähriger herstellerunabhängiger
sierten Auswertungen alles zur Verfügung stellen und so
Entwickler und Anbieter von Softwarelösungen zur Un-
unsere Software Ihren Bedingungen anpassen.
terstützung der Unternehmensführung sowie täglicher
Selbstverständlich stehen wir Ihnen gern auch beratend
Arbeitsprozesse. Wir ermöglichen die Umsetzung bran-
und konzeptionell zur Seite, wenn es um die technische
chenüblicher Standardanforderungen sowie die Lösun-
Abbildung Ihrer internen Prozesse oder um die Auffri-
gen individueller Herausforderungen unserer Kunden. In
schung des vorhandenen Wissens geht.
unserem PHOEBUS-Team beschäftigen wir Mitarbeiter
mit langjähriger Erfahrung in der Umsetzung von IT-Pro-
Die Geschäftsführer Thomas Mix und Arne Schnabel
jekten mit unterschiedlichen inhaltlichen Schwerpunkten.
kennen sich seit Ihrem Studium der Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Brandenburg an der Havel.
Wir sind ein kompetenter Ansprechpartner für:
–
Schon damals hatten beide viel Freude an der Heraus-
Standardsoftware für Produzenten, öffentliche
forderung, den von ihren Professoren vorgestellten Un-
Stellen, Gesundheitswesen sowie Ver- und Ent-
ternehmen mit selbst entwickelten Softwarelösungen be-
sorger
hilflich zu sein. Aus dieser schöpferischen Zusammenar-
–
individuelle Softwarelösungen
beit heraus gründeten sie im Jahr 1997 die PHOEBUS
–
Beratung
GbR, welche 2001 zur heutigen GmbH firmierte. Damals
entstanden die ersten Softwaresysteme und Entwicklungspartnerschaften, aus denen unser heutiges Mana-
Unser breit gefächertes Fachwissen erlaubt uns sowohl
gement-Informationssystem hervorging. Wir freuen uns
bei den standardisierten als auch den individuellen Soft-
besonders darüber, dass wir unsere damaligen Entwick-
warelösungen verschiedene Technologien miteinander
lungspartner heute zu den langjährigen zufriedenen
zu verknüpfen. Somit können wir Ihnen unter Anderem
Kunden zählen dürfen.
von webbasierten Datenerfassungsmenüs über arbeitsplatzunterstützende Workflows und data warehouseba-
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Diesem Vorgehen sind wir treu geblieben:
Vorstellung. Die unbeschwerte Unterstützung unserer
Die PHOEBUS-Lösungen entstehen in Zusammenarbeit
Kinder gestaltete das Fotoshooting zu einem sehr leb-
mit unseren Kunden und werden gemeinsam kontinuier-
haften Ereignis.
lich weiterentwickelt. Somit bieten wir Ihnen praxisorien
tierte Software, welche Ihre täglichen Arbeitsabläufe er-
Der Zuwachs in den Familien unserer Mitarbeiter rückte
leichtert.
in den letzten Jahren unser Augenmerk verstärkt auf
Themen wie Kitaplatzvergabe und Kitafinanzierung. Aus
Unser einzigartiger Erfahrungsschatz umfasst nunmehr
unverbindlichen Gesprächen beim Abholen unserer Kin-
17 Jahre und ist ebenso wie unser Team mit derzeit 20
der aus den Tagesstätten ergaben sich die ersten Einbli-
Mitarbeitern stetig gewachsen. Bei unserem Fototermin
cke in die Arbeitsprozesse zwischen den Trägern und
konnten leider nicht alle Mitarbeiter anwesend sein, Sie
der Stadt und erste Ideen zur Optimierung. Als wir zu-
erhalten jedoch gern die Möglichkeit einer persönlichen
dem von der Stadtverwaltung Brandenburg an der Havel
zum Thema Kita-Finanzierung angesprochen wurden,
war unser Interesse vollends geweckt.
Die phoebus Kita-Finanzierung
Der gesetzliche Hintergrund
Laut KitaG sind Betriebskosten die angemessenen Per-
In der Praxis bedeutet dies:
sonal- und Sachkosten, welche durch den Betrieb einer
Bergeweise zu bearbeitende Formulare, welche zumeist
Kindertageseinrichtung entstehen. Die Betriebskosten
stichtagsbezogen von den Mitarbeitern der Verwaltung
der Kindertageseinrichtungen, welche in den Bedarfs-
erledigt werden müssen. Da wir die PHOEBUS IT Con-
plan aufgenommen worden sind, werden durch Zu-
sulting GmbH seit Jahren mit der Stadtverwaltung Bran-
schüsse des Landes, Teilnahmebeiträge oder Gebühren,
denburg an der Havel zusammenarbeiten, sprachen uns
Zuschüsse des örtlichen Trägers der öffentlichen Ju-
die Mitarbeiter des Jugendamtes an, ob wir Sie bei der
gendhilfe, Zuschüsse der Gemeinden und Eigenleistun-
Abarbeitung der daraus entstehenden Aufgaben tech-
gen des Trägers aufgebracht. Die Standortgemeinde
nisch unterstützen könnten um Ihren Aufwand zu mini-
und der Träger schließen schriftliche Vereinbarungen
mieren. Nach einer gemeinsamen konstruktiven Konzep-
über die Finanzierung und die die Finanzierung betref-
tionierungs- und Umsetzungsphase nutzen heute die
fenden Angelegenheiten ab.
Mitarbeiter der Träger und der Stadt Verwaltung Bran-
Soweit die gekürzte Theorie.
denburg an der Havel die phoebus Kita-Finanzierung obligatorisch und freuen sich über die komfortable Möglichkeit dem Formularwesen effizient Herr zu sein.
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Die Software
MERKMALE
VORTEILE - NUTZEN
Der manuelle Daten- und Informationsaustausch bei der
Mit unserer Kita-Finanzierungssoftware haben sie einen
Bezuschussung von Personal- und Sachkosten sowie
schnellen und flexiblen Zugriff auf alle gespeicherten An-
die Berechnung der Personalkosten- Durchschnittswerte
träge und Meldungen.
ist enorm aufwendig.
Die E-Government-Lösung phoebus Kita-Finanzierung
Der Austausch von Word- oder Excel-Dokumenten per
wurde als moderne datenbankgestützte Webanwendung
E-Mail entfällt.
entwickelt, um den Austausch zwischen den Standortgemeinden und Trägern der Kindertagesstätten schneller,
Durch die zentrale Datenhaltung greift jeder am Kita-
benutzerfreundlicher und transparenter zu gestalten.
Finanzierungsprozess beteiligte Partner auf die gleiche
Mit der nachfolgend ausführlich beschriebenen Software
Datenbasis zu.
können die Träger ihre Anträge online erstellen und die
Sachbearbeiter der Standortgemeinden die Bewilligun-
Die Bearbeitungsstände der Träger sind jederzeit in ei-
gen und Festsetzungen kommunizieren.
ner separaten Übersicht einzusehen.
Zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt die Bearbeitung und
Bereitstellung der Verwendungsnachweise durch die
Zudem wird eine Transparenz der Budgetsituation gege-
Träger über das Webportal. Abschließend wird die Fest-
ben. Die unterjährige Veränderung der Personalkosten
setzung durch die Mitarbeiter der Standortgemeinde be-
ist frühzeitig erkennbar und kann in der Haushaltspla-
schlossen und die Information dem Träger zur Verfügung
nung berücksichtigt werden.
gestellt. Alle vorgeschriebenen Formulare sind integriert.
Weiterhin können die stichtagsbezogenen Meldungen
Ziel ist eine Steigerung der Effizienz ihrer Arbeit, die Mi-
von Statistiken online erledigt werden
nimierung der Fehlerquote durch manuelles Erfassen
Die Webformulare sind druckoptimiert als PDF oder ins
von Daten sowie die Transparenz aller nötigen Informa-
Microsoft Office exportiertbar.
tionen für Träger und Standortgemeinden.
Für die Auswertung dieser Vorgänge stellen wir Ihnen
ein umfangreiches Berichtswesen bereit.
Letzteren gibt unsere Software zudem verschiedene
Möglichkeiten des Benchmarkings, wie beispielsweise
den Vergleich der Kostenentwicklung unterschiedlicher
Träger.
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Die Funktionen für die Träger
Träger von Kindertagesstätten erhalten über das System
aktuelle Bescheide werden elektronisch ohne Zeitverzug
einen ständigen Zugriff auf alle Formulare vergangener
übermittelt.
und laufender Vorgänge. Frühere Anträge, Bescheide
oder Meldungen können jederzeit eingesehen werden,
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Intelligente Excel-ähnliche Formulare unterstützen beim
hinterlegt, auf auszufüllende Begründungen wird hinge-
Ausfüllen: Angaben aus Vorjahren werden vergleichend
wiesen. Gesamt-Beträge oder kalkulierte Werte wie die
angezeigt. Definierte Pauschalen bzw. Höchstsätze sind
Restfinanzierung müssen nicht mühsam ausgerechnet
werden.
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Die Berechnung der durchschnittlichen Kosten des päd-
sis der Angaben zu Wochenarbeitszeit und Vergütung
agogischen Personals erfolgt automatisch auf Ba-
der Mitarbeiter.
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Die verfügbaren Formulare „Antrag“ und „Verwendungs-
tige Kosten können ebenso erfasst und begründet wer-
nachweis“ decken alle anerkennungsfähigen Kostenar-
den.
ten der Sach- und Personalkosten ab. Individuelle sons-
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Die stichtagsbezogene Meldung von Kinderzahlen sowie
über das Webportal. Die daraus resultierende Verände-
dem pädagogischen Personal erfolgt ebenso bequem
rung der Zuschüsse wird umgehend ausgewiesen.
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Die Funktionen für die Verwaltung
Mitarbeiter der Verwaltung legen Träger und ihre Einrich-
der Betriebserlaubnis ergeben. Die Angaben fließen in
tungen an und pflegen Stammdaten, die sich bspw. aus
Auswertungen und Kalkulationen ein.
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Im administrativen Bereich werden Zugriffsberechtigun-
wird festgelegt, welcher Sachbearbeiter für welche Ein-
gen an Ansprechpartner von Trägern vergeben. Zudem
richtungen verantwortlich ist.
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Die Statusübersicht gibt einen schnellen Überblick zum
zeitig können Vorgänge abgeschlossen oder zurückge-
Bearbeitungsstand der Verwaltungsvorgänge. Fristüber-
setzt werden.
schreitungen können so leicht verfolgt werden. Gleich-
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Beim Bearbeiten des Abschlags- oder Festsetzungsbes-
machten Angaben kann so erheblich schneller geprüft
heids werden Vergleichsdaten der Vorjahre sowie kalku-
werden.
lierte Pauschalen angezeigt. Die Schlüssigkeit der ge-
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Das Berichtswesen erweitert die vorhandenen Komponen-
richtsserver basiert auf den SQL Server Reporting Ser-
ten um die Möglichkeit aussagekräftige Berichte schnell
vices. Er unterstützt eine große Zahl von Datenquellen,
an die jeweiligen Empfängergruppen zu verteilen. Durch
darunter OLE DB und ODBC. Als Ausgabeformate kom-
die Einbindung ins Portal können die Anwender Ihren
men unter anderem Adobe Acrobat PDF, Webbrowser
Rechten entsprechend die Berichte selbst abrufen oder
oder Microsoft Office infrage.
mittels automatisiertem E-Mail-Versand erhalten. Der Be-
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Der Implementierungsablauf
Meilenstein
Auftragserteilung
Leistungen PHOEBUS
Leistungen Auftraggeber
Tage
Projektvertrag liegt von beiden Vertragsparteien
Projektvertrag liegt von beiden Vertragsparteien
0
unterzeichnet vor.
unterzeichnet vor.
Hardwarebeschaffung
Server lt. Hardwarevoraussetzungen beschaffen
5
Server mit Serverbetriebssystem lt. Softwarevoraussetzungen
installieren
Installation des Applikationsservers
Datenimport
Import von Stammdaten, Anträge/ Bescheiden, Meldungen
Bereitstellung der Daten in strukturierter Form
5
Implementierung
Phoebus portal
Anpassung der Software an individuelle Verwaltungsprozesse
Definition der konkreten Anforderungen an die Funktionalität
10
Kick Off Veranstaltung
Für alle Beteiligten
Vorstellung phoebus Kita-Finanzierung und wie die
Einzelnen Beteiligten in der Software zusammen arbeiten.
wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen
1
Schulung Kommune
Der Zugriff, die Einrichtung und die einzelnen Menüs
wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen
1
wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen
1
werden vermittelt.
Schulung Träger
Der Zugriff, die Einrichtung und die einzelnen Menüs
werden vermittelt.
Testphase
20
Abnahme
1
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Die IT- Voraussetzungen
Hardwarevoraussetzung für phoebus Serverkomponenten
•
Prozessor: Single CPU (mind. 2 Kerne)
•
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB RAM
•
Festplatte: ~ 100 GB
•
Netzwerkkarte, DVD-Laufwerk
Serverlizenzen für phoebus Serverkomponenten
ab Microsoft SQL Server Express 2008 R2
Betriebssystemvoraussetzung für phoebus Serverkomponenten
Installation des Applikationsservers
weitere Voraussetzungen
E-Mail-Postfach zum Versand von Statusmails
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Der Leistungsumfang
Die dargestellte Software beinhaltet die Lizenzen für die
sowie Schulung der Nutzer vor Ort. Es entstehen keine
benötigten Datenbankschnittstellen. Die Schulung Ihrer
weiteren Kosten! Die sich dem Projekt anschließende
Mitarbeiter erfolgt stufenweise in mehreren kurzen Sit-
Wartungsleistung garantiert den laufenden Betrieb, die
zungen. Diese beginnen schon in einer frühen Projekt-
Pflege der Software sowie die Unterstützung der Anwen-
phase. Während der Anpassung der Lösung arbeiten Sie
der bei täglichen Herausforderungen. Kurze Reaktions-
bereits mit der Software und lernen so die Möglichkeiten
zeiten sind bei uns selbstverständlich. Darüber hinaus
und Inhalte kennen. Bei der täglichen Arbeit werden Sie
gewährleistet Ihnen das Supportangebot auch den direk-
durch ein Handbuch unterstützt. Von uns kommunizierte
ten und ständigen Kontakt zu den PHOEBUS-Sup-
Angebotspreise verstehen sich als komplette Projekt-
port-Spezialisten, sowohl per Telefon als auch via Ticket-
preise inkl. Implementierung, individueller Anpassung
system.
Leistungen der PHOEBUS IT Consulting GmbH
Lizenz- und Wartungsvertrag
(Sie erwerben die Software)
Installation und Einrichtung der Software vor Ort
x
Prozessberatung
x
Anpassung der Software an die individuellen Voraus-
x
setzungen Ihrer Kommune
Datenübernahme aus bestehenden Datenquellen
x
Schulung der Anwender in Ihrer Kommune und bei
x
den Trägern
Support
x
Softwarepflege/ Updates
x
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Die Kontaktdaten
PHOEBUS IT Consulting GmbH
Neuendorfer Str. 71
D-14770 Brandenburg
Telefon:
03381/ 31 51 52
Telefax:
03381/ 31 51 53
E-Mail:
[email protected]
Web:
www.phoebus.de
Sitz der Gesellschaft: Brandenburg an der Havel
Amtsgericht Potsdam, HRB 14946
Geschäftsführer: Arne Schnabel, Thomas Mix
St.-Nr.: 048/116/00631, Ust.-Id.-Nr.: DE 216051495
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