Leistungsbeschreibung phoebus Kita
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Inhaltsverzeichnis Das PHOEBUS-Team............................................................................................................3 Die phoebus Kita-Finanzierung..............................................................................................4 Der gesetzliche Hintergrund..................................................................................................4 Die Software...........................................................................................................................5 Die Funktionen für die Träger........................................................................................6 Die Funktionen für die Verwaltung...............................................................................11 Der Implementierungsablauf................................................................................................16 Die IT- Voraussetzungen......................................................................................................17 Hardwarevoraussetzung für phoebus Serverkomponenten................................................17 Serverlizenzen für phoebus Serverkomponenten...............................................................17 Betriebssystemvoraussetzung für phoebus Serverkomponenten.......................................17 weitere Voraussetzungen.....................................................................................................17 Der Leistungsumfang...........................................................................................................18 Die Kontaktdaten..................................................................................................................19 phoebus Kita-Finanzierung Seite 2 www.phoebus.de Das PHOEBUS-Team PHOEBUS ist ein langjähriger herstellerunabhängiger sierten Auswertungen alles zur Verfügung stellen und so Entwickler und Anbieter von Softwarelösungen zur Un- unsere Software Ihren Bedingungen anpassen. terstützung der Unternehmensführung sowie täglicher Selbstverständlich stehen wir Ihnen gern auch beratend Arbeitsprozesse. Wir ermöglichen die Umsetzung bran- und konzeptionell zur Seite, wenn es um die technische chenüblicher Standardanforderungen sowie die Lösun- Abbildung Ihrer internen Prozesse oder um die Auffri- gen individueller Herausforderungen unserer Kunden. In schung des vorhandenen Wissens geht. unserem PHOEBUS-Team beschäftigen wir Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung in der Umsetzung von IT-Pro- Die Geschäftsführer Thomas Mix und Arne Schnabel jekten mit unterschiedlichen inhaltlichen Schwerpunkten. kennen sich seit Ihrem Studium der Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Brandenburg an der Havel. Wir sind ein kompetenter Ansprechpartner für: – Schon damals hatten beide viel Freude an der Heraus- Standardsoftware für Produzenten, öffentliche forderung, den von ihren Professoren vorgestellten Un- Stellen, Gesundheitswesen sowie Ver- und Ent- ternehmen mit selbst entwickelten Softwarelösungen be- sorger hilflich zu sein. Aus dieser schöpferischen Zusammenar- – individuelle Softwarelösungen beit heraus gründeten sie im Jahr 1997 die PHOEBUS – Beratung GbR, welche 2001 zur heutigen GmbH firmierte. Damals entstanden die ersten Softwaresysteme und Entwicklungspartnerschaften, aus denen unser heutiges Mana- Unser breit gefächertes Fachwissen erlaubt uns sowohl gement-Informationssystem hervorging. Wir freuen uns bei den standardisierten als auch den individuellen Soft- besonders darüber, dass wir unsere damaligen Entwick- warelösungen verschiedene Technologien miteinander lungspartner heute zu den langjährigen zufriedenen zu verknüpfen. Somit können wir Ihnen unter Anderem Kunden zählen dürfen. von webbasierten Datenerfassungsmenüs über arbeitsplatzunterstützende Workflows und data warehouseba- phoebus Kita-Finanzierung Seite 3 www.phoebus.de Diesem Vorgehen sind wir treu geblieben: Vorstellung. Die unbeschwerte Unterstützung unserer Die PHOEBUS-Lösungen entstehen in Zusammenarbeit Kinder gestaltete das Fotoshooting zu einem sehr leb- mit unseren Kunden und werden gemeinsam kontinuier- haften Ereignis. lich weiterentwickelt. Somit bieten wir Ihnen praxisorien tierte Software, welche Ihre täglichen Arbeitsabläufe er- Der Zuwachs in den Familien unserer Mitarbeiter rückte leichtert. in den letzten Jahren unser Augenmerk verstärkt auf Themen wie Kitaplatzvergabe und Kitafinanzierung. Aus Unser einzigartiger Erfahrungsschatz umfasst nunmehr unverbindlichen Gesprächen beim Abholen unserer Kin- 17 Jahre und ist ebenso wie unser Team mit derzeit 20 der aus den Tagesstätten ergaben sich die ersten Einbli- Mitarbeitern stetig gewachsen. Bei unserem Fototermin cke in die Arbeitsprozesse zwischen den Trägern und konnten leider nicht alle Mitarbeiter anwesend sein, Sie der Stadt und erste Ideen zur Optimierung. Als wir zu- erhalten jedoch gern die Möglichkeit einer persönlichen dem von der Stadtverwaltung Brandenburg an der Havel zum Thema Kita-Finanzierung angesprochen wurden, war unser Interesse vollends geweckt. Die phoebus Kita-Finanzierung Der gesetzliche Hintergrund Laut KitaG sind Betriebskosten die angemessenen Per- In der Praxis bedeutet dies: sonal- und Sachkosten, welche durch den Betrieb einer Bergeweise zu bearbeitende Formulare, welche zumeist Kindertageseinrichtung entstehen. Die Betriebskosten stichtagsbezogen von den Mitarbeitern der Verwaltung der Kindertageseinrichtungen, welche in den Bedarfs- erledigt werden müssen. Da wir die PHOEBUS IT Con- plan aufgenommen worden sind, werden durch Zu- sulting GmbH seit Jahren mit der Stadtverwaltung Bran- schüsse des Landes, Teilnahmebeiträge oder Gebühren, denburg an der Havel zusammenarbeiten, sprachen uns Zuschüsse des örtlichen Trägers der öffentlichen Ju- die Mitarbeiter des Jugendamtes an, ob wir Sie bei der gendhilfe, Zuschüsse der Gemeinden und Eigenleistun- Abarbeitung der daraus entstehenden Aufgaben tech- gen des Trägers aufgebracht. Die Standortgemeinde nisch unterstützen könnten um Ihren Aufwand zu mini- und der Träger schließen schriftliche Vereinbarungen mieren. Nach einer gemeinsamen konstruktiven Konzep- über die Finanzierung und die die Finanzierung betref- tionierungs- und Umsetzungsphase nutzen heute die fenden Angelegenheiten ab. Mitarbeiter der Träger und der Stadt Verwaltung Bran- Soweit die gekürzte Theorie. denburg an der Havel die phoebus Kita-Finanzierung obligatorisch und freuen sich über die komfortable Möglichkeit dem Formularwesen effizient Herr zu sein. phoebus Kita-Finanzierung Seite 4 www.phoebus.de Die Software MERKMALE VORTEILE - NUTZEN Der manuelle Daten- und Informationsaustausch bei der Mit unserer Kita-Finanzierungssoftware haben sie einen Bezuschussung von Personal- und Sachkosten sowie schnellen und flexiblen Zugriff auf alle gespeicherten An- die Berechnung der Personalkosten- Durchschnittswerte träge und Meldungen. ist enorm aufwendig. Die E-Government-Lösung phoebus Kita-Finanzierung Der Austausch von Word- oder Excel-Dokumenten per wurde als moderne datenbankgestützte Webanwendung E-Mail entfällt. entwickelt, um den Austausch zwischen den Standortgemeinden und Trägern der Kindertagesstätten schneller, Durch die zentrale Datenhaltung greift jeder am Kita- benutzerfreundlicher und transparenter zu gestalten. Finanzierungsprozess beteiligte Partner auf die gleiche Mit der nachfolgend ausführlich beschriebenen Software Datenbasis zu. können die Träger ihre Anträge online erstellen und die Sachbearbeiter der Standortgemeinden die Bewilligun- Die Bearbeitungsstände der Träger sind jederzeit in ei- gen und Festsetzungen kommunizieren. ner separaten Übersicht einzusehen. Zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt die Bearbeitung und Bereitstellung der Verwendungsnachweise durch die Zudem wird eine Transparenz der Budgetsituation gege- Träger über das Webportal. Abschließend wird die Fest- ben. Die unterjährige Veränderung der Personalkosten setzung durch die Mitarbeiter der Standortgemeinde be- ist frühzeitig erkennbar und kann in der Haushaltspla- schlossen und die Information dem Träger zur Verfügung nung berücksichtigt werden. gestellt. Alle vorgeschriebenen Formulare sind integriert. Weiterhin können die stichtagsbezogenen Meldungen Ziel ist eine Steigerung der Effizienz ihrer Arbeit, die Mi- von Statistiken online erledigt werden nimierung der Fehlerquote durch manuelles Erfassen Die Webformulare sind druckoptimiert als PDF oder ins von Daten sowie die Transparenz aller nötigen Informa- Microsoft Office exportiertbar. tionen für Träger und Standortgemeinden. Für die Auswertung dieser Vorgänge stellen wir Ihnen ein umfangreiches Berichtswesen bereit. Letzteren gibt unsere Software zudem verschiedene Möglichkeiten des Benchmarkings, wie beispielsweise den Vergleich der Kostenentwicklung unterschiedlicher Träger. phoebus Kita-Finanzierung Seite 5 www.phoebus.de Die Funktionen für die Träger Träger von Kindertagesstätten erhalten über das System aktuelle Bescheide werden elektronisch ohne Zeitverzug einen ständigen Zugriff auf alle Formulare vergangener übermittelt. und laufender Vorgänge. Frühere Anträge, Bescheide oder Meldungen können jederzeit eingesehen werden, phoebus Kita-Finanzierung Seite 6 www.phoebus.de Intelligente Excel-ähnliche Formulare unterstützen beim hinterlegt, auf auszufüllende Begründungen wird hinge- Ausfüllen: Angaben aus Vorjahren werden vergleichend wiesen. Gesamt-Beträge oder kalkulierte Werte wie die angezeigt. Definierte Pauschalen bzw. Höchstsätze sind Restfinanzierung müssen nicht mühsam ausgerechnet werden. phoebus Kita-Finanzierung Seite 7 www.phoebus.de Die Berechnung der durchschnittlichen Kosten des päd- sis der Angaben zu Wochenarbeitszeit und Vergütung agogischen Personals erfolgt automatisch auf Ba- der Mitarbeiter. phoebus Kita-Finanzierung Seite 8 www.phoebus.de Die verfügbaren Formulare „Antrag“ und „Verwendungs- tige Kosten können ebenso erfasst und begründet wer- nachweis“ decken alle anerkennungsfähigen Kostenar- den. ten der Sach- und Personalkosten ab. Individuelle sons- phoebus Kita-Finanzierung Seite 9 www.phoebus.de Die stichtagsbezogene Meldung von Kinderzahlen sowie über das Webportal. Die daraus resultierende Verände- dem pädagogischen Personal erfolgt ebenso bequem rung der Zuschüsse wird umgehend ausgewiesen. phoebus Kita-Finanzierung Seite 10 www.phoebus.de Die Funktionen für die Verwaltung Mitarbeiter der Verwaltung legen Träger und ihre Einrich- der Betriebserlaubnis ergeben. Die Angaben fließen in tungen an und pflegen Stammdaten, die sich bspw. aus Auswertungen und Kalkulationen ein. phoebus Kita-Finanzierung Seite 11 www.phoebus.de Im administrativen Bereich werden Zugriffsberechtigun- wird festgelegt, welcher Sachbearbeiter für welche Ein- gen an Ansprechpartner von Trägern vergeben. Zudem richtungen verantwortlich ist. phoebus Kita-Finanzierung Seite 12 www.phoebus.de Die Statusübersicht gibt einen schnellen Überblick zum zeitig können Vorgänge abgeschlossen oder zurückge- Bearbeitungsstand der Verwaltungsvorgänge. Fristüber- setzt werden. schreitungen können so leicht verfolgt werden. Gleich- phoebus Kita-Finanzierung Seite 13 www.phoebus.de Beim Bearbeiten des Abschlags- oder Festsetzungsbes- machten Angaben kann so erheblich schneller geprüft heids werden Vergleichsdaten der Vorjahre sowie kalku- werden. lierte Pauschalen angezeigt. Die Schlüssigkeit der ge- phoebus Kita-Finanzierung Seite 14 www.phoebus.de Das Berichtswesen erweitert die vorhandenen Komponen- richtsserver basiert auf den SQL Server Reporting Ser- ten um die Möglichkeit aussagekräftige Berichte schnell vices. Er unterstützt eine große Zahl von Datenquellen, an die jeweiligen Empfängergruppen zu verteilen. Durch darunter OLE DB und ODBC. Als Ausgabeformate kom- die Einbindung ins Portal können die Anwender Ihren men unter anderem Adobe Acrobat PDF, Webbrowser Rechten entsprechend die Berichte selbst abrufen oder oder Microsoft Office infrage. mittels automatisiertem E-Mail-Versand erhalten. Der Be- phoebus Kita-Finanzierung Seite 15 www.phoebus.de Der Implementierungsablauf Meilenstein Auftragserteilung Leistungen PHOEBUS Leistungen Auftraggeber Tage Projektvertrag liegt von beiden Vertragsparteien Projektvertrag liegt von beiden Vertragsparteien 0 unterzeichnet vor. unterzeichnet vor. Hardwarebeschaffung Server lt. Hardwarevoraussetzungen beschaffen 5 Server mit Serverbetriebssystem lt. Softwarevoraussetzungen installieren Installation des Applikationsservers Datenimport Import von Stammdaten, Anträge/ Bescheiden, Meldungen Bereitstellung der Daten in strukturierter Form 5 Implementierung Phoebus portal Anpassung der Software an individuelle Verwaltungsprozesse Definition der konkreten Anforderungen an die Funktionalität 10 Kick Off Veranstaltung Für alle Beteiligten Vorstellung phoebus Kita-Finanzierung und wie die Einzelnen Beteiligten in der Software zusammen arbeiten. wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen 1 Schulung Kommune Der Zugriff, die Einrichtung und die einzelnen Menüs wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen 1 wenn möglich, Schulungsraum bereitstellen 1 werden vermittelt. Schulung Träger Der Zugriff, die Einrichtung und die einzelnen Menüs werden vermittelt. Testphase 20 Abnahme 1 phoebus Kita-Finanzierung Seite 16 www.phoebus.de Die IT- Voraussetzungen Hardwarevoraussetzung für phoebus Serverkomponenten • Prozessor: Single CPU (mind. 2 Kerne) • Arbeitsspeicher: mind. 4 GB RAM • Festplatte: ~ 100 GB • Netzwerkkarte, DVD-Laufwerk Serverlizenzen für phoebus Serverkomponenten ab Microsoft SQL Server Express 2008 R2 Betriebssystemvoraussetzung für phoebus Serverkomponenten Installation des Applikationsservers weitere Voraussetzungen E-Mail-Postfach zum Versand von Statusmails phoebus Kita-Finanzierung Seite 17 www.phoebus.de Der Leistungsumfang Die dargestellte Software beinhaltet die Lizenzen für die sowie Schulung der Nutzer vor Ort. Es entstehen keine benötigten Datenbankschnittstellen. Die Schulung Ihrer weiteren Kosten! Die sich dem Projekt anschließende Mitarbeiter erfolgt stufenweise in mehreren kurzen Sit- Wartungsleistung garantiert den laufenden Betrieb, die zungen. Diese beginnen schon in einer frühen Projekt- Pflege der Software sowie die Unterstützung der Anwen- phase. Während der Anpassung der Lösung arbeiten Sie der bei täglichen Herausforderungen. Kurze Reaktions- bereits mit der Software und lernen so die Möglichkeiten zeiten sind bei uns selbstverständlich. Darüber hinaus und Inhalte kennen. Bei der täglichen Arbeit werden Sie gewährleistet Ihnen das Supportangebot auch den direk- durch ein Handbuch unterstützt. Von uns kommunizierte ten und ständigen Kontakt zu den PHOEBUS-Sup- Angebotspreise verstehen sich als komplette Projekt- port-Spezialisten, sowohl per Telefon als auch via Ticket- preise inkl. Implementierung, individueller Anpassung system. Leistungen der PHOEBUS IT Consulting GmbH Lizenz- und Wartungsvertrag (Sie erwerben die Software) Installation und Einrichtung der Software vor Ort x Prozessberatung x Anpassung der Software an die individuellen Voraus- x setzungen Ihrer Kommune Datenübernahme aus bestehenden Datenquellen x Schulung der Anwender in Ihrer Kommune und bei x den Trägern Support x Softwarepflege/ Updates x phoebus Kita-Finanzierung Seite 18 www.phoebus.de Die Kontaktdaten PHOEBUS IT Consulting GmbH Neuendorfer Str. 71 D-14770 Brandenburg Telefon: 03381/ 31 51 52 Telefax: 03381/ 31 51 53 E-Mail: [email protected] Web: www.phoebus.de Sitz der Gesellschaft: Brandenburg an der Havel Amtsgericht Potsdam, HRB 14946 Geschäftsführer: Arne Schnabel, Thomas Mix St.-Nr.: 048/116/00631, Ust.-Id.-Nr.: DE 216051495 phoebus Kita-Finanzierung Seite 19 www.phoebus.de
