Projektorganisation

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Der Projektmanager in der Organisation (nach
Dilbert)
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KOMPETENZ
Projektorganisation - Aufbau
Lenkungsausschuss
(Auftraggeber, Auftragnehmer,
weitere Mitglieder)
entscheidet
Projektteam
berichtet
Projektleitung
ggf. mit Projektassistenz
Kernteam
Arbeitsgruppe
Erweitertes Team
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KOMPETENZ
Projektorganisation - Ablauf
Lenkungsausschuss
Lenkungsausschuß
Ziele
Ziele
Entscheidungen
Entscheidungsvorbereitung
Abstimmungsinstanz
Abstimmungsinstanz
Qualitätssicherung
Qualitätssicherung
Reflexion
Reflexionder
derErgebnisse
Ergebnisse
Information
Information
Ergebnisse
Lenkung
Projektassistenz
Projektassistenz
Unterstützung
Unterstützungder
Projektleitung
Projektleitung
Dokumentation
Dokumentation/und
Information
Information
Projektleitung
Projektleitung
Projektmanagement
Projektmanagement
Verantwortung
für Projektarbeit
Verantwortung/Projektarbeit
Koordination
und
Information
Koordination/Information
Führung
Beratung
Externe
Unterstützung
Projektmanagement
Moderation
Organisationsberatung
Projektteam
Ergebnisse
Projektteam
Durchführung Projektarbeit
Durchführung
Projektarbeit
Information
Information
Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppen/ Teilprojekte
Teilaufgaben
TeilaufgabenProjektarbeit
Projektarbeit
Moderation
AG
AG
AG
AG
AG
AG
Moderation
AG
AG
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KOMPETENZ
Projektorganisation
 Die Projektorganisation ist eine zeitlich befristete und auf die Aufgabe bezogene
Organisationsform.
 Sie muss während des Projektverlaufes weiterentwickelt und angepasst werden und
zu Projektende aufgelöst werden.
 Sie legt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von verschiedenen Gremien und
Mitarbeitern fest, z. B.:
- Der Lenkungsausschuss
- Der Projektleiter und Projektgruppe
- Projektcontroller ...
 Die Projektorganisation beschreibt in diesem Zusammenhang die
Aufgabenaufteilung zwischen Projekt und Primärorganisation. Hierzu bestehen
unterschiedliche Formen der Implementierung (Matrix, Stab-, reine
Projektorganisation, ebenso Mischformen)
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KOMPETENZ
Projektorganisation - Stellen und Gremien in Projekten
 Projektleiter (ist verantwortlich für das Projektmanagement)
 Projektmitarbeiter (bringen Fachkompetenz in die Arbeit des Projektteams ein)
 Projekt-Controller (leistet administrative und buchhalterische Unterstützung)
 Projekt-Assistent (unterstützt den Projektleiter bei Dokumentation und Information)
 Externer Berater (bringt zusätzliche Fach- und / oder Methodenkompetenz ein)
 Auftraggeber (gibt formal den Projektauftrag und nimmt das Ergebnis ab)
 Lenkungsausschuss (gibt Zielstellung frei, stellt Ressourcen zur Verfügung und trifft
Entscheidungen)
 Abstimminstanz (überprüft, reflektiert und verbreitet die Ergebnisse)
 Projektbeteiligte (vom Projekt direkt Betroffene, die auch in Arbeitsgruppen
mitarbeiten)
 Projektbetroffene (von der Projektarbeit aktuell oder zukünftig betroffene Mitarbeiter)
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KOMPETENZ
Einbindung des Projektes in die Primärorganisation
Reine Projektorganisation:
sämtliche Funktionen werden in einer Organisationseinheit
zusammengefasst und dem Projektleiter unterstellt
Stab- Einflussorganisation:
Eingliederung des Projektteams als Stabsfunktion; der Projektleiter
fungiert als Koordinator
Matrixprojektorganisation:
aus jeder Bereichssparte werden nach Bedarf einzelne
Organisationseinheiten beteiligt
Pool-Organisation:
Mitarbeiter/innen aus unterschiedlichen Pools ( z.B. regional,
fachlich) werden nach Bedarf Projekten zugeordnet
Projektorientiertes Unternehmen:
Führung (strategisches Zentrum), Service (funktionaler Bereich),
Projekte
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KOMPETENZ
Reine Projektorganisation
Leitung
Abteilung 1
Abteilung 2
Abteilung 3
Projekt
 Die Projektbeteiligten werden aus ihrem angestammten Organisationsbereich ausgegliedert und einem
selbständigen Projektbereich zugeordnet.
 Der Projektleiter hat uneingeschränkte Weisungsbefugnis.
 Mit Erreichung des Projektzieles wird die Projektgruppe aufgelöst.
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KOMPETENZ
Reine Projektorganisation
 Vorteile:
- Einheitliche Leitung und ungeteilte Zielverantwortung des Projektleiters,
was zu einer weitgehenden Identifikation von Projektleiter und Projektmitarbeitern mit
dem zu erfüllenden Projektauftrag führt.
- Die Projektmitglieder können sich voll auf das Projekt konzentrieren –
ihnen „brennt“ nichts bei der Tagesarbeit an – die Projektaufgaben sind ihre
Tagesaufgaben.
 Nachteile:
- Problem der „Verwendung“ der Mitarbeiter nach dem Projekt.
- Ggf. Schwierigkeiten bei der „Wiedereingliederung“ nach
Abschluss des Projektes.
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KOMPETENZ
Stab- bzw. Einflussorganisation
Leitung
 Die Projektleitung nimmt
Stabsfunktionen wahr.
 Koordiniert den Projektverlauf in
sachlicher, terminlicher und
kostenmäßiger
Hinsicht, sammelt
Informationen und bereitet
sie auf.
Projekt
Abteilung 1
Abteilung 2
Abteilung 3
 Der PL hat keine
Weisungsbefugnisse.
 Befugnisse stehen dem
Leiter des Linienbereichs zu, der das
Projekt in der Linie verantwortet.
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KOMPETENZ
Stab- bzw. Einflussorganisation
 Vorteile:
- lässt sich personell leicht und rasch verwirklichen, ist flexibel.
- Keine größeren organisatorischen Umstellungen, da das
Projekt im Wesentlichen innerhalb der Stammorganisation
abgewickelt wird.
- Die Projektmitarbeiter sind nur zeitweilig für das Projekt
tätig.
- Sie bleiben fachlich und disziplinarisch ihrer jeweiligen
Instanz in der Stammorganisation unterstellt.
 Nachteile:
- Relativ umständlicher Entscheidungsweg
- Der Stab kann einer Instanz nur Vorschläge unterbreiten und somit nur informell
Einfluss nehmen.
- Probleme können im Hinblick auf Verantwortlichkeiten entstehen; das Liniensystem
der Stammorganisation bleibt dominant.
- Der Projektstab kann nur für die Qualität seiner Informationen und
Maßnahmenvorschläge, nicht aber für die ordnungsmäßige Erreichung der
Projektziele verantwortlich gemacht werden.
- Der Projektleiter hat keinen direkten Zugriff auf (eigene) Einsatzmittel.
- Er ist auf die Kooperationsbereitschaft der Fachabteilungen angewiesen.
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KOMPETENZ
Matrix-Projektorganisation
Leitung
Abteilung 1
Abteilung 2
Abteilung 3
Projekt 1
Projekt 2
 Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen der Stammorganisation und der Projektorganisation.
 Die Projektmitarbeiter bleiben disziplinarisch ihren Linienvorgesetzten
unterstellt, werden aber temporär (während der Projektarbeitsphase)
in das Projektteam delegiert.
 Im Rahmen und Umfang dieser Abordnung ist der Projektleiter für sie
zuständig und für ihren Projektbeitrag verantwortlich.
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KOMPETENZ
Matrix-Projektorganisation
 Vorteile:
- Die Projektleitung hat eine fachliche Weisungsbefugnis.
- Der Projektleitung obliegt eine Zielverantwortung.
- Als „Botschafter“ der entsendenden
Organisationsbereiche sind die Projektmitarbeiter den
Interessen ihres Hauptaufgabengebietes verpflichtet und
versuchen sie auch im Projekt zu erreichen.
- In der Projektarbeit muss der Projektleiter darauf achten,
dass diese Interessen zu einem gemeinsamen
Projektinteresse gebündelt werden.
 Nachteile:
- Gefahr von Zielkonflikten: den Mitarbeitern
bleibt die „fachliche Heimat“ erhalten,
allerdings unterstehen sie zwei Vorgesetzten,
was zu Unsicherheiten führen kann.
- Die Führungsaufgabe des Projektleiters
dürfte bei der Matrix-Projektorganisationsform
am schwierigsten zu erfüllen sein.
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KOMPETENZ
Vergleich der drei Basis-Modelle
Weisungsbefugnisse des Projektleiters
fachlich
disziplinarisch
nein
nein
Matrix-PO
ja
nein
Reine PO
ja
ja
Einfluss-PO
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KOMPETENZ
Aufgaben und Verantwortung des Projektleiters
Planen des Gesamtprojektes und seiner Phasen, Kontrollieren des Projektverlaufes
Mitwirkung bei und ggf. Durchführung der Erstellung einer vollständigen und aussagekräftigen
Projektdefinition
Koordinieren der am Projekt beteiligten Personen
Führen, Anleiten und Motivieren der Teammitglieder
Informieren der projektbeteiligten oder betroffenen Organisationseinheiten
Durchführung und Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektdurchführung
Aufbereiten von Entscheidungsunterlagen und Herbeiführen von Entscheidungen
Vorbereitung und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen
Regelmäßiges und frühzeitiges Informieren des Lenkungsausschusses und ggf. weiterer Projektbeteiligter
durch Erstellen von Projektstatusberichten
Vorbereitung und Durchführung von Reviews
Vertreten des Projektes und seiner Mitarbeiter in übergeordneten Gremien
Der Projektleiter erhält das Recht, außergewöhnliche Sitzungen des Lenkungsausschusses einzuberufen
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KOMPETENZ
Aufgaben und Verantwortung des Lenkungsausschusses
 Vertretung der übergeordneten Unternehmensinteressen und der Interessen der Auftraggeber
 Zentrale Koordinationsinstanz, insbesondere bei bereichsübergreifenden Projekten
 Überwachung und Durchführung der Erarbeitung einer vollständigen und aussagekräftigen
Projektdefinition
 Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektabwicklung
 Teilnahme an und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen
 Bewilligung der personellen, sachlichen und finanziellen Mittel
 Gestaltung der Projektorganisation
 Durchführung von Reviews und Projektmanagement-Reviews
 Bewertung der Projektstatusberichte und Setzen von Prioritäten
 Unterstützen des Projektleiters
 Treffen von Entscheidungen, wenn der Kompetenzbereich des Projektleiters überschritten wird (z.B.
Freigabe, Fortführung, Erweiterung, Einstellung des Projektes
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KOMPETENZ
Zusammensetzung des Lenkungsausschusses
 Vertreter des Auftraggebers (intern oder extern)
 Spezialisten, besondere fachliche Berater,
 wenn erforderlich, Vertreter aus den höheren Leitungsebenen,
 wenn erforderlich, die Vorgesetzten der beteiligten Referate / Abteilungen /
Bereiche,
 der Projektleiter,
 wenn erforderlich, besondere Projektmitarbeiter.
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KOMPETENZ
Pool-Organisation
Geschäftsführung
Geschäftsfeld 1
Geschäftsfeld 2
Geschäftsfeld 3
Projekt
Projekt
Projekt
Pool 2
Projekt
Projekt
Projekt
Pool 3
Projekt
Projekt
Projekt
Pool 1
Projekte als Kerngeschäft des Unternehmens
(bspw. Anlagenbau, Beratung, Bauwesen)
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KOMPETENZ
Beispiel – Projektorganisationen
kleinere Projekte
(innerhalb einer Abteilung /
eines Unternehmens im Mittelstand)
Auftraggeber:
Chef und PR
(Verantwortung für
Umsetzung)
Projektleitung
(Moderation, Führung,
Zielerreichung, Projektplanung,
Controlling, Dokumentation)
größere Projekte
fachübergreifend,
länger als 1 Jahr)
Lenkungsausschuss:
Chef, PR,
Bereichs- oder Abteilungsleitung
externe Unterstützung
Projektleitung
(Moderation, Koordination,
Projektplanung,
Controlling, Dokumentation)
Projektgruppe
(Abstimminstanz,
Fachverantwortung)
Projektgruppe:
Beteiligte und Betroffene
(Vertreter mit eindeutiger
Sachkenntnis)
Arbeitsgruppe
(Betroffene)
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Arbeitsgruppe
(Betroffene)
Arbeitsgruppe
(Betroffene)
KOMPETENZ
Projektorganisation für ein QM-Projekt (Beispiel)
Lenkungsausschuss Gesamtprojekt
HV, HPR, Klinikleitungen,
Unternehmensberatungen
interne Steuerprojektgruppe
Kunde
Lenkungsausschuss Klinik 1
Klinikleitung, Personalvertretung,
Funktionsbereiche, QM-Beauftragter
(ca. 10 Personen)
Projektleitung Klinik 1
QM-Beauftragter, ggf. Vertreter
AG1
AG2
AG3
AGn
Coach
Berater 1
QualifizierungsGruppe
(ca. 10
Multiplikatoren
je Klinik)
Projektteam
Qualifizierungsunternehmen
Lenkungsausschuss Klinik 2
Klinikleitung, Personalvertretung,
Funktionsbereiche, QM-Beauftragter
(ca. 10 Personen)
Projektleitung Klinik 2
QM-Beauftragter, ggf. Vertreter
Coach
Berater 2
AG1
AG2
AG3
AGn
Projektleitung Beratungs- und
Qualifizierungsunternehmen
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KOMPETENZ
Beispielhafte Projektorganisation –
Projektorganisationen
Matrixorganisation
Lenkungsausschuss
- Auftraggeber : Vorstand , Geschäftsleitung
- Auftragnehmer : Fachabteilung (Projektteam)
-Macht- und Fachpromoter
Überwachung
Vorgaben
Planen
Projektcontroller
Überwachung /
Beratung
Definition
Projektleitung
Bericht
QM
Tester
Überwachung Informieren
Kernteam
Leitung, MA 1, MA 3, MA 2…
Leitung F&E
Leitung Logistik
Leitung Marketing
/PR
Leitung Vertrieb
MA 1
MA 1
MA 1
MA 1
MA 2
MA 2
MA 2
MA 2
MA 3
MA 3
MA3
MA 3
Leitung
Beschaffung
Rechtsabteilung
Überwachung /
Beratung
MA 1
MA 2
MA 3
Projekt
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Feedback – Regelkreis zur Qualitätssicherung
KOMPETENZ
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
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