Nutzen arScout... - Zöllner Software

AnwenderberIcht
Überblick im Inventar
DRK Kreisverband Lausitz
Manchmal wollen die Beine nicht so recht, und manchmal ist man erschöpft oder
krank. Dann wünscht man sich jemanden, der einem zur Hand geht. Dafür ist der
DRK da. Der DRK-Kreisverband Lausitz tut alles für die Selbständigkeit seiner Patienten und deren Verbleib in der eigenen Wohnung.
DRK Kreisverband Lausitz mit Sitz in Senftenberg übernimmt verschiedene gemeinnützige Aufgaben (z.B. Betrieb eines Seniorenwohnheims, Fahrdienst, Häusliche
Krankenpflege) an diversen Standorten in den Landkreisen Oberspreewald-Lausitz,
Spree-Neiße und Elbe-Elster.
Pflege, Lebenshilfe und soziales Engagement sind kein Beruf – sondern eine
Lebenseinstellung. Aber auch gemeinnützige Verbände, wie der DRK Lausitz,
unterliegen buchhalterischen Verpflichtungen. Hier ist es besonders wichtig,
Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten, damit die Mitarbeiter sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.
Ausgangssituation
Inventar wurde angeschafft und von der Buchhaltung
abgeschrieben. Wenn Inventargüter dann gesucht wurden, war diese Suche mitunter sehr aufwendig und
nahm viel Zeit in Anspruch. Besonders auffällig zeigte
sich dies bei der Durchführung einer Inventur. Eine Vereinfachung des Vorganges wurde notwendig.
Weiterhin gibt es für diverse Güter Prüffristen (z. B. Feuerlöscher, Brandschutztüren, elektr. Geräte), die eingehalten werden müssen. Diese Fristen wurden mithilfe
mehrerer Exceltabellen kontrolliert, was umständlich
und mit einer gewissen Fehlerquote behaftet war. Diese
Problematik sollte direkt gelöst werden.
Die neue Softwarelösung muss die Mitarbeiter entlasten, damit diese sich um ihre Kernaufgabe – anderen
Menschen zu helfen – kümmern können.
Überblick im Inventar: Durch das Anbringen von IDs & Barcode-Etiketten für
Räume und Inventarobjekte vereinfacht sich die Zurordnung und Auffindbarkeit der Inventarobjekte erheblich.
Lösung
Auf dem Notebook des Facility Managements installierte Zöllner eine Einzelplatzlösung der Software InventarScout. Mithilfe dieser mobilen Lösung konnte in den
Standorten Stück für Stück das bestehende Inventar aufgenommen werden. Alle aufgenommenen Inventargüter erhielten ein Barcode-Etikett. Zusätzlich wurden alle
Fristen der Prüfplaketten eingepflegt und Inventarlisten
in den Räumen platziert.
Mit InventarScout vereinfacht sich die Informationsbeschaffung zu Standorten und Prüflaufzeiten von Inventarobjekten und verkürzt sich die jährliche
Inventur enorm – der bürokratische Aufwand wird erheblich verringert.
So funktioniert’s
Vorbereitung
InventarScout ist eine von Zöllner selbst entwickelte
Software. Sie ist das Ergebnis jahrzehntelanger Erfahrung mit der Organisation, Systematisierung und Verwaltung von Inventarobjekten und Prüffristen.
Vorhandene Räumlichkeiten werden durchnummeriert,
im InventarScout eingepflegt und erhalten dann einen
Barcode. Auch das vorhandene Inventar wird mit einem Barcode-Etikett versehen. Dieses enthält ebenso
eine fortlaufende Inventarnummer (Objekt-ID) und die
Firmenbezeichnung. Die Etiketten sind außerdem nicht
ablösbar und manipulationssicher, sodass das Eigentum
zusätzlich geschützt ist.
Nun wird jeder Gegenstand durch Scannen des BarcodeEtikettes erfasst und dem entsprechenden Raum,
ebenfalls durch Scannen, zugeordnet. Die regelmäßige
Kontrolle & Pflege (Aktualisierungen) des Inventars ist
nun wesentlich einfacher.
Suchen & Finden
InventarScout reduziert den Zeitaufwand für die Suche und das Auffinden von Inventarobjekten. Wird ein
bestimmtes Inventarobjekt in InventarScout gesucht –
so gibt die Software die genaue Position nach Ort, Gebäude und Raum aus.
Standortwechsel von Inventarobjekten
Auch bei einem Standortwechsel des Objektes genügt ein einfaches Scannen von Objekt-Barcode und
Raum-Barcode, um das Objekt neu zuzuordnen.
Gesuchte Objekte und deren Standort können schnell ausfindig
gemacht werden.
Inventarobjekte, deren Raum, Gebäude & Standort sich
ändert, werden unkompliziert mit wenigen Clicks neu zugeordnet.
Inventarlisten sind nach Standort,
Gebäude und Raum incl. Barcode
anzeig- und ausdruckbar.
Die Inventur aktivieren Sie via Knopfdruck in der Software. Scannen Sie dann erst den Barcode des Raumes
und dann die der Inventarobjekte.
Einzelne Objekte können während der Inventur übersehen werden - InventarScout listet Ihnen sofort übersichtlich nicht gescannte, fehlende Objekte auf.
Import- und Exportfunktionen aus/in .csv-Dateien sind
vorhanden und vereinfachen das Einpflegen und das Absichern des aufgenommenen Inventarbestandes.
Eigentum von
DRK Kreisverband Lausitz
57920
Inventurfunktion
Die jährliche Inventur vereinfacht sich, da mit InventarScout Objektlisten ausgegeben werden können und
während der Inventur lediglich die Raum-Barcodes und
die Objekt-Barcodes gescannt werden müssen.
Fehlen dabei Objekte, muss nicht lang heraussortiert
und gesucht werden, welche dies sind: InventarScout
fertigt auch eine Liste von Objekten an, die nicht in der
Inventur aufgenommen worden sind.
Laufzeiten von Prüfplaketten
Prüfpflichtige Inventarobjekte können aufgelistet und
nach nächstem Prüfdatum sortiert werden. Auf diese
Weise wird kein Prüftermin mehr vergessen.
Die nächsten Termine werden übersichtlich abgebildet.
Die mattweiße geschäumte Sicherheits-Dokumentenfolie PE White
aus Polyethylen zerstört sich bei Manipulationsversuchen selbst.
Die Markenetiketten sind grün bedruckt mit der weißen Aufschrift
„Eigentum von“. Mit zwei Leerfeldern zur individuellen Beschriftung.
Funktionen im Überblick:
Suchen nach Standort, Gebäude, raum
Artikel anlegen, bearbeiten
Import und export als .csv
etikettendruck
erfassung von Prüflaufzeiten tÜVpflichtiger Objekte (bspw. Feuerlöscher)
Umlagern von Objekten
Anbindung an buchhaltungssoftware durch
Import/export möglich
Vorteile & Nutzen
von InventarScout...
Zeitersparnis
Nachhaltige
Ordnung
Einfach zu
bedienen
Transparenz
Steigerung der
Wirtschaftlichkeit
Inventar
unternehmensweit einsehbar