Leistungsbeschreibung für Schnellläuferprojekte Gd Schnellläufer
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Leistungsbeschreibung für Schnellläuferprojekte Gd Schnellläufer Die Leistung im Rahmen eines Schnellläuferprojekts umfasst die Vorbereitung der Implementierung bestehender Technologien und Verfahren in ein teilnehmendes Unternehmen auf Basis des vom teilnehmenden Unternehmen geäußerten Digitalisierungsbedarfs. Zum Einsatz kommt die Methode „Design Thinking“. Alle Projekte unterliegen einem inhaltlichen Abstimmungsprozess mit dem Projektpartner Technische Hochschule Brandenburg (THB) zur thematischen und technischen Schwerpunktsetzung. Die geplanten Projekte werden vor ihrer Realisation hinsichtlich ihrer Passgenauigkeit im Gesamtvorhaben und Überschneidung mit bereits laufenden Projekten mit der THB abgestimmt. Der fachliche Schwerpunkt sind Digitalisierungsvorhaben insbesondere mit Industrie 4.0 Hintergrund und /oder Geschäftsmodellinnovationen. Aufwandsschätzung Der Aufwand für das Gesamtprojekt inkl. Dokumentation darf nicht größer als 20 und kleiner als 5 Personentage sein. Projektablauf Ein Projekt gliedert sich in folgende Phasen: 1. 2. 3. 4. Pre-/ Planungsphase Durchführungsphase Projektabschluss Evaluation 1. Pre-/ Planungsphase In der Prephase wird das geplante Vorhaben bei der THB im entsprechenden Online Formular (Bitrix) angelegt. Die THB prüft das Vorhaben, gemeinsam mit dem Expertenrat, und erteilt die Freigabe zur Durchführung und/oder gibt Hinweise zur Anpassung. Die Planungsphase startet nachdem eine Kooperationsvereinbarung mit dem KMU geschlossen wurde. Innerhalb der Planungsphase werden alle notwendigen Planungsgrößen (Ressourcen, Zeit, Ausstiegskriterien, etc.) definiert. Meilensteine und Zeitangaben müssen erstellt werden Mit einem vorgegebenen Fragebogen wird die Zufriedenheit des KMU erfasst (siehe Anlage 2: Fragebogen zur Zufriedenheit). Wirtschaftliche Ziele und Teilziele werden festgehalten und SMART definiert (siehe Anlage 3: Definieren von wirtschaftlichen Zielen). Der aktuelle Digitalisierungsgrad des Unternehmen wird mittels definiertem Fragebogen festgehalten (siehe Anlage 4: Erstkontakt Fragebogen). 2. Durchführungsphase Die Durchführungsphase beinhaltet die eigentliche Projektumsetzung. Die Outputs der Durchführungsphase werden festgehalten (Problemanalyse, Bedarfsanalyse / Synthese, Ideengenerierung, Prototypen, Tests) Die Zielformulierung kann ggfs. nach der Ideengenerierung angepasst werden Problemanalyse: Was ist das Thema bzw. die Fragestellung, die es zu analysieren gilt? Im Laufe eines Projekts kann sich der Problemraum ändern. Aufbauend auf dem Fragebogen aus der Planungsphase werden hier grundlegende Vorstellungen, Wünsche und Zielsetzungen des KMUs erfasst, analysiert und besprochen, so dass sowohl KMU als auch Umsetzer eine gemeinsame Vorstellung vom Problemraum erhalten. Dieser kann vom Umsetzer angepasst werden. Bedarfsanalyse / Synthese: Durch intensive Beobachtung und Befragung der beteiligten Mitarbeiter sowie Analysen von Datenmaterial (Artikel, Fotos, Interviews, usw.) werden neue Einsichten (Insights) formuliert. Gängige Methoden in dieser Phase sind Interviews, Beobachtungen, Personas, AEIOU, Desk research, Feldstudien, Customer Experience Maps, etc. Ideengenerierung: Zu den gewonnen Einsichten werden neue Fragestellungen formuliert. Für diese Fragen werden anschließend innovative Antworten / Ideen entwickelt. Übliche Methoden, die zum Einsatz kommen, sind: “How might we…” -Fragen, Brainstorming, Brainwriting, 6 Thinking Hats, Mindmaps, Ideenbewertung, etc. Prototypen: Um die neu entwickelten Ideen erlebbar zu machen und testen zu können, werden unterschiedlichste Prototypen erstellt (Paper Prototype, Konzept, Service Blueprinting, Mock-up, Wireframe, App, etc.). Prototypen können relativ einfach erstellt werden. Dies fängt bei einfachen papierbasierten Prototypen an und endet bei fast schon fertigen Produkten. Diese zeigen z.B. ein ganz bestimmtes Feature der zukünftigen Lösung. 3. Projektabschluss Es wird erfasst, ob die definierten wirtschaftlichen Zielsetzungen und Meilensteine für den festgelegten zeitlichen Rahmen, erreicht bzw. eingehalten wurden. Mittels Fragebogen wird die Zufriedenheit des KMU, des Umsetzers, ggf. des Nutzers mit den Ergebnissen erfasst. Der Digitalisierungsgrad des Unternehmen wird erneut erfasst (Sensibilisierung, Wissen, Machen). Zufriedenheit des KMU und des Umsetzers mit dem Projektmanagement wird erfasst. Ggfs. wird auch die Zufriedenheit des später zur Implementierung beaftragten IT-Dienstleisters ermittelt. 4. Evaluation 12 Monate/ 24 Monate Erfassung ob das Konzept umgesetzt wurde. Bei “nein” Klärung der Gründe Mittels Fragebogen wird die Zufriedenheit des KMU, des Umsetzers, ggf. des Nutzers mit den Ergebnissen erfasst Der Digitalisierungsgrad des Unternehmen wird erneut erfasst (Sensibilisierung, Wissen, Machen) Gibt es weitere Schritte im Bereich Digitalisierung seitens des KMU? Dokumentation der Ergebnisse In den einzelnen Projektphasen werden parallel unterschiedliche Daten erfasst und tlw. gemessen (siehe Abbildung 1). Seite 2 von 9 Abbildung 1: Datenerfassung während der Projektphasen Die kontinuierliche Dokumentation der Projektergebnisse und des Projektfortschritts erfolgt durch den jeweiligen Projektumsetzer in Bitrix sowie anderen zur Verfügung gestellten Tools. Das Monitoring der Projektdurchführung, -dokumentation und -ergebnisse erfolgt durch die THB. Bitrix enthält eine grundlegende Vorgabe zur Projektstruktur inkl. Checklisten (siehe Abbildung 2). Notwendige Anpassungen der oben beschriebenen Vorgehensweise sind während der gesamten Projektlaufzeit möglich und werden frühzeitig durch die THB kommuniziert. Die Dokumentation der Ergebnisse der Durchführungsphase (Problemanalyse, Bedarfsanalyse / Synthese, Ideengenerierung, Prototypen) werden über ein Online-Tool abgefragt. Dabei werden jeweils die relevantesten Ergebnisse der einzelnen Durchführungsphasen (C.2) z.B. die Top 5 Herausforderungen, Top 5 Bedarfe, Top 5 Insights, Top 5 der Ideen, etc. über Online Formulare erfasst. Ebenso sollen ergänzenden Dateien (Fotos, mp3, .xls, etc.) zur Dokumentation auf die Server der THB hochgeladen werden, bspw.: Interviewbögen, Interviewaufzeichnungen, Grafiken, Fotos von Post-its und Prototypen. Seite 3 von 9 Abbildung 2: Vorgabe zur Projektstruktur inkl. Checklisten aus Bitrix Seite 4 von 9 Anlagen 1. Checkliste Pre-Phase / Planungsphase ❏ Aufgabenbeschreibung erstellen ❏ Grunddaten über das KMU/ Umsetzer festhalten Erfassung des Profils des Umsetzers in Bitrix (Eingabemaske) Erfassung der Daten des KMU Seite 5 von 9 2. Fragebogen zur Zufriedenheit Der Fragebogen wird nach Bedarf angepasst und durch die THB weiterentwickelt, umfasst aber im Wesentlichen die folgenden Facetten: ● Zufriedenheit zur Ist-Situation bzgl: o Gesamtsituation / Unternehmenssituation o aktuelle wirtschaftliche Lage des Unternehmens o bisherige Digitalisierungsprojekte o Privat, Beruf, Digital ● Zufriedenheit mit Aufwand / Ergebnis o allg. Zufriedenheit mit der Lösung (vom Team, vom Chef) o in Hinblick auf die Zielsetzung o mit der Input / Output Relation o mit den Ergebnissen der jeweiligen Design-Thinking Phasen ● Zufriedenheit mit den Mitarbeitern o bzgl. Expertise o die Bereitschaft digitale Lösungen einzusetzen o Einbindung in Projekte ● Zufriedenheit mit der Projektdurchführung o Umsetzung der Idee / Lösung o dem Projektverlauf o mit den Methoden innerhalb der Design-Thinking Phasen o mit der Art der Kommunikation im Projekt o mit der Evaluation des Prozesses / der Methoden ● Zufriedenheit mit der Projektbetreuung des Umsetzers o bei Projektstart und Zielfindung ● Zufriedenheit mit den Projekt-Zusatzleistungen o Marketing Unterlagen o die angebotene Unterstützungsleistung durch den DL Weiterhin werden folgende Aspekte erfasst: ● Welche der angebotenen / in Anspruch genommenen Leistungen ist die wertvollste für Sie? ● Wie ist die Motivation sich weiter zu Digitalisieren (gestiegen, gleich geblieben, etc.) ● Zufriedenheit dieses Projektes im vgl. zu anderen Projekten ● Interne / externe Vernetzung ● Persönlichkeit (Offenheit für Veränderungen) ● War das Konzept für Sie inspirierend? Seite 6 von 9 3. Definieren von wirtschaftlichen Zielen Die Ziele, Teilziele und Meilensteine mit Zeitangabe sind als Beispiele zu verstehen. Ziele für KMU Teilziele Meilensteine mit Zeitangabe Umsatzsteigerung Mehr online verkaufte Produkte / Services über den Onlineshop von A nach B im Zeitraum XY SEO-Optimierung bis zum TT.MM.YYYY umgesetzt Kostensenkung im Bereich XY Reduktion des Ausschusses, um XY Erstellen eines BPMN Diagramms bis zum TT.MM.YYYY Steigerung der Effizienz von Prozess /Bereich xy Reduktion der Maschinenstunden für Produkt xy... Senkung der Maschinenstunden auf 50h p.a. bis zum TT.MM.YYYY auf Maschine B Sichtbarkeit des KMU steigern / Bekanntheitsgrad des Angebotes erhöhen Steigerung Außenwahrnehmung des KMU bei den Kunden für Produkt / Service, allg. etc. Steigerung der Zugriffe auf die Webseite bis zum TT.MM.YYYY auf 900 pro Tag Geschäftsmodellinnovation Prozessinnovation vorantreiben im Bereich QM... Absenkung des DOA um 10% mittels innovierter Geschäftsprozesse im Zus.hang QM bis zum TT.MM.YYYY Positionierung des U‘ als Innovator in der Branche Fachkräftesicherung Mindestens 4 Nominierungen für Innovations-Awards im Zeitraum XY Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen... Seite 7 von 9 Nennung in der Top 50 der attraktivsten Arbeitgeber in D im Jahr 2018 4. Erstkontakt Fragebogen Seite 8 von 9 5. Checkliste Durchführungsphase ❏ Problemraum klären ❏ Fragebogen durchgehen ❏ Interviews mit den Beteiligten führen ❏ Beobachten, ggf. Fotografieren des Umfelds ❏ Recherchen zur Thematik durchführen ❏ Einsichten (Insights) formulieren und dokumentieren ❏ Innovative Antworten / Ideen entwickeln ❏ Fragen und Antworten / Ideen dokumentieren ❏ Prototypen erstellen ❏ Prototypen dokumentieren (z.B. per Foto / Video) ❏ Dokumentation über Online-Tool hochladen 6. Checkliste Projektabschluss ❏ Es muss überprüft werden, dass alle (festgehaltenen) wirtschaftlichen Ziele, für den festgelegten zeitlichen Rahmen, erreicht worden sind ❏ Erreichte Meilensteine müssen ebenso kontrolliert werden ❏ Mit einem Fragebogen muss die Zufriedenheit des KMU festgehalten werden ❏ Wenn ein externer Dienstleister das Projekt durchgeführt hat muss das KMU die- sen mit einem Fragebogen bewerten ❏ Der aktuelle Digitalisierungsgrad des Unternehmen muss festgehalten werden (Sensibilisierung, Wissen, Machen) ❏ Zufriedenheit des KMU und des Umsetzers mit dem Projekt, ggf. auch Zufriedehn- heit des später zur Implementierung beauftragten IT-Dienstleisters. Seite 9 von 9