Suzana Lange Handlungsempfehlungen für BMELV

Dokumentation des Workshops zur Nachhaltigkeit von Projekten
im Rahmen des BMELV-Beratertreffens 2013
am 17. September in Blankenfelde-Mahlow
Suzana Lange
Handlungsempfehlungen für BMELV-Berater zur nachhaltigen Gestaltung von
internationalen Kooperationsprojekten
1. Wie können BMELV-Projektpartner dazu beitragen, dass Projektergebnisse und
Kooperationen über die Projektdauer hinaus gesichert und vom Partner
eigenständig weitergeführt werden?
Projektvorbereitung
• Im Rahmen eines Auftakttreffens aller Projektbeteiligter sollten die jeweilige
Zuständigkeiten und Zielsetzungen transparent gemacht werden.
• Der Partner sollte sich durch eigene Ressourcen am Projekt beteiligen – diese
Eigenbeteilung sollte evtl. gegen Projektende progressiv sein.
Projektstart
• Engagieren und schulen Sie rechtzeitig lokale Mitarbeiter und Dolmetscher.
• Üben Sie sich zu Projektbeginn in Geduld – bauen Sie langsam und in kleinen Schritten
Ihr Projekt auf. Erarbeiten Sie sich achtsam den Respekt bei Ihren Projektpartnern.
• Stellen Sie den Kurzzeitexperten Informationsmaterial zur Verfügung, in welchem neben
administrativen Abläufen (inkl. Formularen) und Informationen zu ihren Aktivitäten auch
die wesentlichen Inhalte des Gesamtprojekts beschrieben sind. Auch sollten Sie für die
Besonderheiten des Projekts und des Landes sensibisiert werden, so dass die
Kurzzeitexperten sich in ihren Missionen darauf einstellen können.
• Suchen Sie sich als RTA/Langzeitberater einen Hauptansprechpartner in der
Partnerbehörde, um die Projektumsetzung vertrauensvoller und effizienter zu gestalten (in
der Regel der Counterpart oder der Projektleiter auf Partnerseite, kann aber auch eine
andere Person sein). Suchen Sie sich zusätzlich eine Vertrauensperson außerhalb des
Projekts (anderer Langzeitberater o.ä.) als „Kummerkasten“ bzw. um mal Klartext
sprechen zu können.
• Identifizieren Sie die relevanten Akteure und Entscheider im Zielland, sprechen Sie diese
gezielt an und vernetzen Sie sie mit dem Twinning-Projekt. Dabei sollte jedoch auf jeden
Fall das Mandat der Partnerbehörde eingeholt werden. Nutzen Sie z.B. die Kick OffKonferenz, um andere Geber, Projekte und auch die sogenannten „versteckten“ Partner im
Zielland anzusprechen und eine gemeinsame Strategie zur nachhaltigen Umsetzung der
Inhalte zu entwickeln.
Projektdurchführung
• Seien Sie flexibel und bieten Sie nachfrageorientiert Ihre Beratung an.
• Kommunizieren und dokumentieren Sie kontinuierlich den Grad der Planumsetzung an
die Projektbeteiligten.
• Sorgen Sie für ausreichend Öffentlichkeitsarbeit auf beiden Seiten – „Tue Gutes und rede
darüber“.
• Kreiren Sie Ownership beim Partner für die Projektergebnisse; z.B. durch das
gemeinsame Verfassen von Dokumenten/Diskussionspapieren.
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Projektende
• Bereits im Projektverlauf sollten mögliche Folgemaßnahmen mit den Partnern, dem
BMELV, der EU-Delegation etc besprochen werden.
• Organisieren Sie nach Möglichkeit ein Angebot des Back Up im Anschluss an das
Projekt. Auf diesem Weg können die Partner noch eine gewisse Zeit nach
Projektabschluss direkte Fragen mit dem RTA/Langzeitexperten oder Experten
besprechen bzw. Hilfestellung bei komplizierten Fragen bekommen.
• Halten Sie Kontakt zu ehemaligen Projektpartnern und informieren Sie das BMELVüber
die Wirkungen, die die erreichten Projektergebnisse nach Projektende entfalten.
Kontrovers diskutiert wurde folgende Handlungsempfehlung
• Stellen Sie ein internes Monitoringsystem auf, mit dem Sie die Erreichung der mandatory
results/Projektergebnisse und übergeordneten Ziele verfolgen. Dieses Monitoringsystem
sollte zur permanenten Projektsteuerung dienen, Ihnen also während des Projektverlaufs
Informationen darüber geben, ob Sie voraussichtlich die gewünschten Erfolge erzielen
oder Änderungsbedarf besteht. Dabei sollten Sie sich Gedanken machen, wie die
Ergebnisse/Veränderungen messbar sind, ob Sie Benchmarks definieren wollen, ob Sie
Daten zur Ausgangslage haben, die Sie mit den gewünschten Zieldaten vergleichen
können etc.
 Inwiefern/wie kann man die Wirkungen eines Projekts monitoren?
2. Wie können BMELV-Projektpartner dazu beitragen, dass Veränderungen nicht an
Einzelpersonen gebunden sondern institutionell verankert werden?
Projektvorbereitung
• Versuchen Sie, bei der Vertragserstellung/Operationsplanung den Einfluss und die reale
Rolle des Partners im Zielland zu identifizieren und sich darauf einzustellen („die Partner
da abholen, wo sie sind“). Versuchen Sie herauszufinden, ob der Partner selbst hinter dem
Projekt steht oder ob es ggf. „von oben“ aufgesetzt wurde bzw. verschiedene
Interessenslagen in der Partnerbehörde existieren. Sollte dies der Fall sein, sollten Sie sich
definitiv damit auseinandersetzen.
Projektstart
• Setzen Sie sich dafür ein, dass der notwendige politische Rückhalt gegeben ist. Vermitteln
Sie den beteiligten Mitarbeitern des Partners das ‚größere Bild’, in das sich die
Einzelaktivitäten einordnen.
• Prüfen Sie die Einrichtung einer Website mit internem Partnerbereich.
Ein webbasiertes Projektmanagement kann einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit
des Projektes liefern durch: a) effiziente und strukturierte Kommunikation,
Zusammenarbeit und Dokumentation, b) die Möglichkeit der Einbindung verschiedener
stakeholder mit unterschiedlichen Nutzungsrechten, c) die Bereitstellung von Inhalten
auch nach Projektende.
Sichern Sie die Verknüpfung der Projekt-Website mit den Websites der Institutionen im
Partnerland.
Projektdurchführung
• Trainingsmaterial sollte von ausreichender Qualität sein, d.h. professionell entwickelt und
für den späteren Gebrauch in der Regel auch in der Landessprache verfügbar sein.
• Richten Sie, falls passend, projektbezogene Runde Tische ein, um fachlich nahe Partner
bzw. politische und administrative Ebenen zu vernetzen – auch interministeriell. Beachten
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•
Sie dabei, dass ausreichend Informationen in der Landessprache bereitstehen bzw.
Schlüsselworkshops oder –Seminare auch in der Landessprache durchgeführt werden.
Thematisieren Sie etwaige kulturelle, kommunikative oder sonstige Probleme mit den
Partnern bei ihrem Twinningbüro/ Programmbüro in Berlin. Nehmen Sie eventuell
Unterstützungsmöglichkeiten in Anspruch
Projektende
• Hinterlassen Sie eine klar strukturierte Dokumentation. Diskutieren und realisieren Sie
mit Ihren Partnern eine optimale „Konservierung“ der Ergebnisse (passendes Medium,
entsprechende Inhalte etc.). Regen Sie bei den Partnern an, das Trainingsmaterial etc. auf
der Website des Beneficiary zu veröffentlichen, ggf. auch in der Landessprache.
Hinterlassen Sie möglichst viele Produkte „zum Anfassen“ (Handouts,
Erfahrungsberichte, Checklisten o.ä.)
• Ordnen Sie die Projektergebnisse in die bilaterale Zusammenarbeit mit dem Land ein.
Kontrovers diskutiert wurde folgende Handlungsempfehlung
• Setzen Sie sich dafür ein, dass die Projektbeteiligten die Prinzipien der Zusammenarbeit
(Partnerschaft auf Augenhöhe, gemeinsames Definieren von Maßnahmen und deren
Umsetzung, gemeinsame Verantwortung der Zielerreichung etc.) verstanden haben
 Gibt es tatsächlich eine Partnerschaft auf Augenhöhe oder muss sich der Berater nicht
erst sehr langwierig und vorsichtig Akzeptanz erarbeiten?
3. Wie können BMELV-Berater über das konkrete Projekt hinweg einen Beitrag zur
Verbesserung der Strukturen und Rahmenbedingungen im Partnerland leisten?
Projektvorbereitung
• Knüpfen Sie bereits vor dem Projekt Kontakte ins Partnerland und gewinnen Sie so eine
bessere Einschätzung der Bedarfe des Partners. Führen Sie evtl. eine Fact-FindingMission durch und/oder nutzen Sie die Kontakte und Erfahrungen anderer deutscher
Kooperationsprojekte und Akteure vor Ort. Suchen Sie Informationen und Rat bei der
deutschen Botschaft vor Ort sowie bei der Botschaft des Partnerlandes in Berlin.
• Beachten Sie die Historie der Ausschreibung/des Projekts: Wer war schon in dem Sektor
im Partnerland aktiv? Was wurde schon gefördert? Wie ordnet sich das künftige
Twinning-/Kooperations-Projekt in Reformbestrebungen und deren Förderung bei der
Partnerinstitution ein? Koordinieren Sie die Konzeption/Operationalisierung des Projekts
mit anderen Technical Assistance- und sonstigen Projekten des Partners zur Vermeidung
von Doppelförderung bzw. gegensätzlichen Beratungsansätzen. Versuchen Sie, Synergien
mit themenübergreifenden großen Projekten (z.B. Weltbank, US Aid, Norwegian Fund)
• Suchen Sie aktiv Kontakte zu anderen deutschen Akteuren vor Ort, stellen Sie sich vor
und vernetzen Sie sich (KfW, AHK, GIZ, Botschaft, Stiftungen, Wirtschaftsförderungs –
Vereine etc.).
Projektstart
• Erstellen Sie einen internen (Kommunikation im Projektteam) und externen
(Kommunikation mit Projektaußenstehenden) Kommunikationsplan, in dem Sie festlegen,
wer über was wie informiert wird. Erstellen und nutzen Sie Mailing-Listen etc., um
relevante Akteure über konkrete Ergebnisse oder allgemein über das Projekt zu
informieren.Projektdurchführung
Projektdurchführung
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•
Halten Sie Kontakt zur deutschen Botschaft. Integrieren Sie sich als RTA/Langzeitberater
in bestehende Netzwerke vor Ort (EZ-Treffen der deutschen Community, RTA-Runden,
fachliche Netze, etc).
Projektende
• Unterstützen Sie Ihre Partner dabei, weitere Geber und Finanzierungsquellen für die
Umsetzung von ergänzenden Aktivitäten zu finden, die nicht im Rahmen Ihres Twinning/Kooperations-Projektes realisiert werden können. Informieren Sie sich beispielsweise
über die Finanzierungsmöglichkeiten der EU, der Weltbank, der EIB und EBWE für
weitergehende Initiativen.
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