Arbeitshilfe Unterstützung der Einplanung und Organisation von

Beratungskonzept „Leitfaden zur Organisation und Durchführung
von Mitarbeitergesprächen“
Arbeitshilfe
Unterstützung der Einplanung und Organisation
von Mitarbeitergesprächen
- Leitfaden für Unternehmer
Grundlegende Informationen
Erfolg ist nicht nur eine Frage der Fachkompetenz, sondern auch des Umgangs mit Menschen und des Umgangs der Mitarbeiter untereinander. Die Leistungsfähigkeit von Handwerksbetrieben lebt vom Engagement und der Zufriedenheit der Beschäftigten. Nur durch
das Erkennen zentraler Probleme und derer gemeinsamen Lösung ist dies dauerhaft zu
erreichen. Regelmäßige und gewissenhaft durchgeführte, sowie vor- und nachbereitete
Mitarbeitergespräche sind dabei wichtiges Instrument. Eine unreflektierte und schlecht geplante Einführung des Instrumentes schöpft jedoch häufig dessen Potenzial nur bedingt
aus und kann sogar zu einer massiven Verschlechterung des Betriebsklimas und damit
auch der Motivation und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter führen.
Im Folgenden werden daher einige grundlegende organisatorische, planerische Hilfestellungen angeboten. Hierbei ist zu beachten, dass sich nicht nur der Unternehmer bzw. die
Führungskraft auf die Gespräche vor- und nachbereitet, sondern auch die Beschäftigten.
Es gibt folgende Materialen:
 Leitfaden zur Planung (vorliegendes Dokument)
 Infoblatt für den Gesprächsführenden (Unternehmer und Führungskräfte)
 Infoblatt für die Mitarbeiter
 Vorlage Gesprächsprotokoll mit Maßnahmenplan (mit Vorlage für das Einladungsschreiben)
Diese Arbeitshilfe ist Teil der Publikation: Osranek, R., et al. (Hrsg.) (2015): Regionale Innovationsallianzen
im Handwerk: Ein innovatives Format der Betriebsberatung vor dem Hintergrund des demografischen Wandels - Leitfaden für Berater im Handwerk. Karlsruhe: medialogik. Siehe www.innodeal.de
© inno.de.al erarbeitet durch die bad&heizung concept AG und das itb im DHI e. V.
Arbeitshilfe „Unterstützung der Einplanung und Organisation von Mitarbeitergesprächen-Leitfaden für Unternehmer“
Wann
Bei Jahresplanung
Was
Terminierung und
Information
Turnus
festlegen
Übernahme
der Gesprächsführung
Ca. 1 Mo- Ort
nat vorher
Beschreibung
Die Gespräche für einen Zeitraum des
kommenden Jahres einplanen (Ungefähre Dauer pro Gespräch: 60-90 Minuten)
Besonderheiten und Hinweise
 Einplanung von Zeiten nach Anzahl MA mal ca. 90 Minuten pro
Gespräch (Vor- und Nachbereitung separat einplanen)
 beispw. in der Urlaubsphase Juli/August 20xx
 Terminfenster verbindlich festlegen
 Planungen der Mitarbeiter (Kundentermine, Stichtage, Übergabetermine, Urlaubsplanung, Berufsschule, Schulferien, etc.) einbeziehen
 Mögliches Terminfenster ins Extranet stellen  MA können Termin auswählen (auch möglich: doodle-Anfrage oder Aushang mit
möglichen Terminen zum Eintragen am schwarzen Brett)
Belegschaft kurz über geplante GeIm Rahmen eines gemeinsamen Termins (z. B. Teambesprechung)
spräche informieren
Punkte, die angesprochen werden sollten
 Zeitraum, Ziele, Themen, ungefähre Dauer der Gespräche
 die Info, dass Einladung und Infoblatt zur Vorbereitung folgen
Wie regelmäßig sollen Mitarbeiterge Wenn kein konkreter Anlass: einjähriger Rhythmus bzw. ½-jährspräche geführt werden?
lich
 konkreter Anlass (Problemgespräche): nach Bedarf
Wer führt die Gespräche? Geschäfts Entscheidung nach Thema des Gesprächs und Betriebsgröße
führer
 „Routine“-Mitarbeitergespräch: Abteilungsleiter kann übernehoder Abteilungsleiter
men
 Bei > 20 Mitarbeiter: Abteilungsleiter kann übernehmen
 Die MA -Gespräche mit den Abteilungsleitern führt der Unternehmer
Wenn an Abteilungsleiter delegiert wird  Auswahl der Abteilungsleiter, die Mitarbeitergespräche führen
 1x pro Monat: Gespräch mit Abteilungsleiter(n)
 Einweisung in Gesprächsführung und Planung der Einführung
und Unterstützung der inhaltlichen und methodischen Vorbereitung ( Infoblatt für Unternehmer und Führungskräfte)
Ort wählen
 Ruhiger Besprechungsraum (möglichst nicht das Chef Büro bzw.
am Schreibtisch des Chefs, lieber „neutraler“ Raum/Tisch)
 Ohne Störungen und Unterbrechungen durch Dritte (Handy auf
stumm)
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Ab 1 Monat vorher
Min. 2
Wochen
vorher
Vorbereitung
Inhaltliche Vorbereitung



Einladung
Methodische Vorbereitung


Aushang / Übergabe der Einladung



NachbeNach
reitung
letztem
Gespräch
Abstimmung mit
Abteilungsleitern
Feedback
Formulierung des übergeordneten Ziels der Gespräche
Sammlung der relevanten Punkte und Inhalte, Festlegung Reihenfolge
Hinzuziehen vorliegender Gesprächsnotizen des letzten Gesprächs
Erstellung „Themenleitfaden“ für das Gespräch
Erfolgsfaktoren guter Gespräche: Techniken und Do´s und Don´t
s der Gesprächsführung hinzuziehen ( Infoblatt für Unternehmer und Führungskräfte)
Eigene Verhaltensweisen reflektieren
Schriftliche Einladung ( Vorlage Beispiel Einladungsschreiben)
ausgeben (Ort, Zeit, Themen)
Mitarbeiter um eigene Vorbereitung auf das Gespräch bitten (
Infoblatt für Mitarbeiter)
Führung der Mitarbeitergespräche (Protokoll mit Maßnahmenplan)
Prüfung der Zielerreichung der Ge Die Ergebnisse des Gesprächs sollten schriftlich festgehalten
spräche
werden (Daraus können Maßnahmen abgeleitet und das nächste
Gespräch vorbereitet werden)
 Gesprächsergebnisse zusammenfassen
 Eindrücke reflektieren und mögliche Konsequenzen ableiten
(Wie soll es weitergehen?  Wie werden Gesprächsergebnisse
genutzt?)
Gegenseitige Rückmeldung
 Rückmeldung der Gesprächsergebnisse
 Erfahrungsaustausch
 Abstimmung einer gemeinsamen Nachbereitung (mögliche Konsequenzen der Gespräche)
Rückmeldung zur Verlauf und weiteren
Vorgehen


Mitarbeitern Rückmeldungen geben, wie Gespräche gelaufen
sind und welche Ergebnisse und Eindrücke erreicht wurden (im
Rahmen einer Teambesprechung)
Feedback sollte nicht ausschließlich im Mitarbeitergespräch
stattfinden. Rückmeldungen zwischendurch geben Beschäftigten
Orientierung, Sicherheit und Anerkennung
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