1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter

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Das bedeutet Instandhaltung
für Vermieter und Verwalter
Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen, methodisch und kontinuierlich
Daten zu sammeln, mit denen sich eine vorausschauende Terminund Kostenplanung für die Gebäudebewirtschaftung aufbereiten
lässt. Die Steuerung von Instandhaltungskosten für Gebäude – auch
„Nutzungskosten“ genannt – kann sich gleichfalls daran orientieren.
Das Buch zeigt Maßnahmen für die Wohnungswirtschaft auf, wobei
sowohl Gesamt- wie auch Einzellösungen für Bauteile und Baustoffe
einbezogen werden. Auch wird auf rechtliche Besonderheiten, wie
sie bei Instandhaltungsmaßnahmen beachtet werden müssen, hingewiesen.
Bau- und Instandhaltungskosten sind voneinander abhängig. In der
Praxis zeigt sich, dass die Bauqualität darunter leidet, wenn versucht
wird, die Herstellungskosten im Wohnungsbau niedrig zu halten –
z. B. durch Einsparungen bei der Konstruktion, Ausstattung und
Bauweise. Dies verursacht im Nachhinein entsprechend hohe Instandhaltungskosten. Umgekehrt bedeutet es bei einer hochqualitativen Bauweise, dass die Instandhaltungskosten in der Relation zu
den eigentlichen Baukosten niedrig bleiben.
Qualitativ hochwertige Arbeit zahlt sich im Laufe der Nutzungsdauer eines Wohngebäudes eben doch aus. Deshalb sollte jeder Bauherr
bereits im Planungsstadium seines Bauvorhabens die späteren Nutzungskosten für das Bauwerk ermitteln bzw. seine Planung entsprechend qualitativ darauf abstellen, damit die Wirtschaftlichkeit langfristig gegeben ist. Schließlich sind auch das wichtige Kriterien für
die Vermietung und den Verkauf von Immobilien.
Eine Zusammenstellung methodischer Grundlagen für die Instandhaltungsplanung und ein darauf abgestimmter Datenbestand liegen
bisher nicht vor – abgesehen von der Eigensammlung mancher
Immobilienbesitzer und -verwalter. Die in diesem Buch vorgestellten und empfohlenen Möglichkeiten und Maßnahmen beruhen auf
Abhängigkeit
Bau und
Instandhal
tungskosten
1
Anlegen einer
Datenbank
Wertsteigerung
der Immobilie
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Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
praktischen Erfahrungen bei der Planung, beim Bau und bei der
Verwaltung von Wohnimmobilien.
Sicher wird es Hausverwaltungen geben, die der Meinung sind, mit
ihren bisher eingesetzten Methoden und ihrer Arbeitsweise ihren
Wohnungsbestand gut instand halten zu können. Zudem scheint
der anfängliche Aufwand hoch und kaum auf das Honorar umlegbar
zu sein. Im Einzelfall mag das zutreffen. Doch besonders bei umfangreichem Gebäudebestand besteht leicht die Gefahr, den Überblick über Maßnahmen und Kosten zu verlieren. Besonders, wenn
man bisher die notwendige Instandhaltung immer nur schadensabhängig bzw. zustandsabhängig durchgeführt hat.
Dagegen hilft die in diesem Buch vorgestellte Arbeitsweise, sich eine
Datenbank zu schaffen, mit der Maßnahmen und Kosten systematisch und frühzeitig geplant werden können. So kann der Verwalter
in frühem Stadium erkennen, zu welchem Zeitpunkt welche Maßnahmen anstehen und was diese voraussichtlich kosten werden.
Gleichzeitig lässt sich mit den ermittelten Daten – mithilfe des Instandhaltungsrechners aus der beiliegenden CD-ROM – die Geldsumme für die Instandhaltungsrücklage des jeweiligen Gebäudes
schnell und einfach ermitteln. Mit diesen über einen längeren Zeitraum gebildeten Rücklagen, wird beispielsweise die anfallende
Summe bei einer unvorhergesehenen, womöglich kostspieligen
Reparatur für den einzelnen Wohnungsbesitzer bei Wohnungseigentum überschaubarer und erträglicher ausfallen.
Zudem wird mit der systematischen Instandhaltungsplanung gewährleistet, dass die Immobilie nicht durch baulichen Verfall an
Wert verliert. Der Instandhaltungsplaner hilft nicht nur, den
Istzustand zu konservieren, sondern durch gezielte bautechnische
und energetische Maßnahmen den Immobilienwert auch nachhaltig
zu steigern.
Dieses Buch orientiert sich an der Europäischen Norm DIN EN
13306 „Begriffe der Instandhaltung“ (dreisprachige Fassung), der für
Deutschland überarbeiteten Norm DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“, der DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“, der
DIN 32736 „Gebäudemanagement“ mit Beiblatt 1 „Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen“ sowie der DIN 276 „Kosten im
Hochbau“.
Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung
„Instandhaltung“ bedeutet im Allgemeinen, dass der Zustand eines
Gebäudes aufrechterhalten werden soll. Eine Definition dazu findet
man in der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV). Demnach
fallen unter die Instandhaltung die Maßnahmen, die „während der
Nutzungsdauer der Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs
und zur Beseitigung der durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen und sonstigen Mängel
dienen“.
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Definition:
Instandhaltung
Tipp: Halten Sie Ihre Immobilie kontinuierlich instand
Nur kontinuierlich durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen sichern
den Wert einer Immobilie dauerhaft.
Die Instandhaltung von Gebäuden beinhaltet nach Definition der
Normen und allgemeinem Verständnis die folgenden vier Einzelmaßnahmen:
• Wartung,
• Inspektion,
• Instandsetzung und
• Verbesserung/Modernisierung.
Die Instandhaltung schließt die Berücksichtigung inner- und außerbetrieblicher Forderungen, die objektbezogenen Instandhaltungsziele mit den vom Immobilienbesitzer festgelegten Zielen sowie die
Berücksichtigung entsprechend bestehender Instandhaltungsstrategien mit ein.
1.1 Wartung – Inspektion – Instandsetzung:
Die Säulen der Instandhaltung
1.1.1 Wartung
Durch die Wartung wird die Abnutzung an Geräten, Bauteilen und
technischen Einrichtungen möglichst gering gehalten. Als Einzelmaßnahmen zählen dazu:
• Auftrag, Auftragsdokumentation und Festlegung des Auftragsinhalts;
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Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
Wartungsplan
•
Vorbereitung
der Wartung
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•
•
Erstellung eines Wartungsplans, der auf die speziellen Belange
des jeweiligen Gebäudes, Geräts (beispielsweise Aufzugsanlage,
Heizungsanlage) oder Bauteils (beispielsweise Dach) abgestellt
ist und verbindlich gilt. Ein solcher Plan sollte Angaben über den
Ort, den festgelegten Termin, die auszuführende Maßnahmen
und die zu beachtenden Merkmale enthalten;
finanzielle und technische Vorbereitung der Durchführung;
Maßnahmen, die vor Arbeitsbeginn ausgeführt, und Geräte, bereitgestellt werden müssen, wie z. B. Schutz- und Sicherheitseinrichtungen, Ausrüstungen der Arbeitsplätze usw.;
Überprüfung der Vorbereitungen bis hin zur endgültigen Freigabe der Durchführung;
Ausführung der festgelegten Maßnahmen;
Funktionsprüfung;
Rückmeldung des Ausführungsendes.
1.1.2 Inspektion
Beurteilung des
Istzustands
Schriftliche
Dokumentation
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Eine Inspektion wird immer direkt am Gebäude bzw. an der technischen Einrichtung durchgeführt. Dabei wird der Istzustand des
Objekts exakt beurteilt. Empfehlenswert ist es, immer einen Baufachmann damit zu beauftragen oder mit ihm gemeinsam die Begehung vorzunehmen. Dabei soll die Ursache der Abnutzung bzw.
Veränderung festgestellt und daraus sollen die notwendigen Konsequenzen gezogen werden.
Das Ergebnis muss immer schriftlich und fallweise auch fotografisch
dokumentiert werden. Zu einer Inspektion gehören folgende Einzelmaßnahmen:
• Auftrag, Auftragsdokumentation und Festlegung des Auftragsinhalts;
• Maßnahmen zur Vorbereitung der Inspektion;
• Prüfung, ob vorbereitend Ausrüstung bereitgestellt oder Schutzoder Sicherheitsmaßnahmen ausgeführt werden müssen;
• genaue Feststellung des Istzustands eines Gebäudes, einer Wohnung oder eines Geräts, die auf die besonderen Belange der Bewohner, des Immobilienbesitzers oder der Hausverwaltung ab-
Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung
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stellt und für alle Beteiligten verbindlich gilt. Festgehalten werden dabei besonders Angaben über den Ort, den Zeitpunkt, die
teilnehmenden Personen, die für die Ermittlung angewendete
Methode, die notwendigen Maßnahmen und besondere, objektbezogene Merkmale;
technische und quantitative Ermittlung bestimmter Maßnahmen;
Festlegung der für die Durchführung notwendigen unvorhergesehenen Reparaturen bis hin zur späteren Freigabe bereits während der Begehung;
Dokumentation der Feststellung des Istzustands zum Begehungstermin;
Auswertung der Ergebnisse;
Analyse von Fehlern, Beschädigungen, Funktionsstörungen;
Planung und Bewertung durchzuführender Maßnahmen und
alternativer Lösungen unter Berücksichtigung der objektbezogenen Besonderheiten;
Konkrete Festlegung der durchzuführenden Maßnahmen bzw.
Entscheidung für eine alternative Lösung (Instandsetzung, Verbesserung oder anderes);
Rückmeldung und Kontrolle.
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Auswertung der
Ergebnisse und
Planung von
Maßnahmen
1.1.3 Instandsetzung
Unter den Begriff „Instandsetzung“ fallen alle durchzuführenden
Maßnahmen, mit denen sich entweder der ursprüngliche Zustand
oder die generelle Funktionsfähigkeit eines Gebäudes, eines Bauteils
oder eines Geräts erhalten oder wiederherstellen lässt. Nicht darunter fallen Verbesserungen am Gebäude selbst oder an einzelnen
Gebäudeteilen oder Geräten. Zu den Einzelmaßnahmen zählen:
• Auftrag, Auftragsdokumentation und Analyse des Inhalts;
• Vorbereitung der Durchführung, objektbezogene Kalkulation,
Terminplanung, Abstimmung und Bereitstellung von Mitteln,
Personal und Material, Festlegung von durchzuführenden Maßnahmen;
Wiederher
stellung des
ursprünglichen
Zustands
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Vorbereitung
Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
•
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Auswertung
•
•
vor Arbeitsbeginn vorzunehmende Maßnahmen, wie Schutzund Sicherungsmaßnahmen, Ausrüstung und Materialbestellung, bei Wohnungen Abstimmung mit den Bewohnern bzw.
Mietern, evtl. Stellen einer Ersatzwohnung für die Zeit der
Durchführung der Arbeiten mit exakter Terminplanung;
Überprüfung und Abstimmung der Vorbereitungsmaßnahmen
mit dem ausführenden Handwerker und termingerechte Freigabe des Auftrags;
eigentliche Durchführung der vorher festgelegten Maßnahmen;
nach Fertigstellung Abnahme und Funktionsprüfung der instand
gesetzten Teile;
Meldung der Fertigstellung;
Auswertung (Nachkalkulation) der Dokumentation, Kostenaufnahme, Kontrolle und Feststellung möglicher Verbesserungen in
Ausführung und Terminierung;
Rückmeldung der Fertigstellung.
Tipp: Dokumentieren Sie alle Maßnahmen
Wichtig ist immer, alle Maßnahmen zu dokumentieren, in Schriftform
und möglichst mit Foto.
1.1.4 Verbesserung bzw. Modernisierung
Siehe CDROM
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Bei der Immobilienverwaltung ist neben der administrativen auch
die technische Verbesserung der ausgeführten bzw. auszuführenden
Maßnahmen wichtig, um die Sicherheit zu gewährleisten und normative oder gesetzgeberische Forderungen, die nach der Bauerstellung gültig wurden, zu erfüllen. Darunter fallen alle Maßnahmen,
wie sie beispielsweise jetzt schon von der Energieeinsparverordnung
(EnEV) gefordert bzw. in den kommenden Jahren noch gefordert
werden, um den Schadstoffausstoß der Gebäudeheizung zu minimieren. Aber auch Veränderungen, die es erleichtern, eine Immobilie zu vermieten, z. B. die Aktualisierung der technischen Ausstattung von Wohnungen oder die Veränderung der Wohnflächengröße, zählen dazu. Bei Instandsetzungsmaßnahmen, die über die reine
Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung
Reparatur hinausgehen und eine Anpassung an einen technisch oder
wirtschaftlich besseren Standard vorsehen, spricht man auch von
einer „modernisierenden Instandsetzung“.
Eine Verbesserung der Immobilie liegt auch vor, wenn bei einem
Altbau eine Modernisierung oder Generalsanierung durchgeführt
wird. Letzteres ist der Fall, wenn beispielsweise von einem Gebäude
nur noch die statisch notwendigen und optisch sinnvollen Gebäudeteile stehen bleiben. In solchen Fällen spricht man von einer „Entkernung“, wobei die umgebaute Immobilie danach meist einen
höheren Nutz- bzw. Verkaufswert besitzt.
Werden an einzelnen Bauteilen oder Gebäudeanlagen Verbesserungen durchgeführt, so kann entweder ein Teilbereich (z. B. Wohnung) oder die komplette Immobilie nicht genutzt werden. Über
einen bestimmten Zeitraum ist damit eine Wert- oder Einnahmeminderung verbunden.
Es gibt keine einheitliche Begriffsbestimmung zu „Modernisierung
von Wohngebäuden“. Im BGB wird dieser Begriff inhaltlich in
§ 541b mit „Maßnahmen zur Verbesserung der gemieteten Räume
oder sonstiger Gebäudeteile“ beschrieben. Nach der II. BV versteht
man unter einer Modernisierung bauliche Maßnahmen, die den Gebrauchswert des Wohnraums nachhaltig erhöhen, die allgemeinen
Wohnverhältnisse auf Dauer verbessern oder nachhaltige Einsparungen von Heizenergie oder Wasser bewirken. Auch das Baugesetzbuch bezieht sich beim Modernisieren auf die Behebung von
Missständen, die eine bauliche Anlage nach ihrer inneren und äußeren Beschaffenheit aufweist – besonders dann, wenn die bauliche
Anlage nicht den allgemeinen Anforderungen an gesunde Wohnund Arbeitsverhältnisse entspricht. Im Gegensatz zum Begriff
„Mängel“, die durch Instandsetzungen beseitigt werden können,
wird hier der Begriff der „Missstände“ gewählt.
Genaueres zum Thema Verbesserungsmaßnahmen erfahren Sie
unter Kap. 3.2.2 ab Seite 42.
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Wertsteigerung
durch Altbau
sanierung
Wertminderung
durch
Nutzungsausfall
Definition:
Modernisierung
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Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
1.2 Was bedeutet „Wohnstandard“? – So
steigern Sie den Wert Ihrer Immobilie
Ausstattungs
kriterien
des BFH
Vom Bundesfinanzhof (BFH) werden als wesentliche Ausstattungsmerkmale eines Gebäudes neben der Qualität der Sanitär-, Heizungs- und Elektroinstallation auch die Fenster aufgeführt. Das ist
jedoch lediglich als Basis anzusehen, die weitere Merkmale zulässt.
So hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Formulierung „vor allem“ viele Möglichkeiten offengelassen.
Eine Verbesserung des ursprünglichen Zustands führt zu einer deutlichen Aufwertung der Immobilie. Als „ursprünglicher Zustand“
wird der Zustand zum Zeitpunkt der Herstellung oder des Kaufs der
Immobilie betrachtet. So bedeutet in der Rechtsprechung beispielsweise die Umstellung der ursprünglich mit Koks betriebenen Heizanlage auf Heizöl eine Steigerung des Gebrauchswerts. Werden einfach verglaste Fenster durch entsprechende Verglasungen, wie sie die
EnEV fordert, ersetzt, wird der Immobilienwert erhöht.
1.2.1 WohnstandardKategorien des BFH
Wohnstandard
Kategorien
Einfacher
Wohnstandard
Mittlerer
Wohnstandard
Gehobener
Wohnstandard
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Der BFH hat Wohnstandard-Kategorien eingeführt, die sich auf
zentrale Ausstattungsmerkmale beziehen:
• sehr einfacher Wohnstandard,
• mittlerer Wohnstandard und
• sehr anspruchsvoller (gehobener) Wohnstandard.
Danach ist ein sehr einfacher Standard, wenn die den Nutzwert des
Gebäudes bestimmenden Installationen „nur im nötigen Umfang
oder in einem technisch überholten Zustand vorhanden sind“. Dazu
gezählt wird beispielsweise auch eine unzureichende Elektroversorgung, eine technisch veraltete Heizungsanlage, Einfachverglasung
und das Fehlen von Installationsgegenständen im Bad.
Der mittlere Wohnstandard genügt nach der Definition des BFH
durchschnittlichen oder höheren Ansprüchen. Dazu werden keine
detaillierten Angaben gemacht.
Zum sehr anspruchsvollen (gehobenen) Standard gehört, dass dieser
nicht mehr nur das Zweckmäßige des mittleren Wohnstandards
Was bedeutet „Wohnstandard“? – So steigern Sie den Wert Ihrer Immobilie
1
erfüllt, „sondern das Mögliche, vor allem durch den Einbau außergewöhnlich hochwertiger Materialien“ erbringt. Dazu zählen Aufzüge, Tiefgaragen u. Ä.
Wurden an den in den Kategorien genannten maßgeblichen Einrichtungen Umbauten oder Modernisierungen durchgeführt und
haben diese zu deutlichen Verbesserungen geführt, kann von einem
Aufstieg in die nächste Kategorie ausgegangen werden. Das führt
nicht nur zu einer Werterhöhung der Immobilie, sondern auch zur
Erhöhung der Miete.
1.2.2 Einteilung aus der Wohnungswirtschaft
Verbände der Wohnungswirtschaft1 haben 2003 versucht, gemeinsam einen Entwurf zur Definition des einfachen, mittleren und
gehobenen Standards zur Verbesserung des Wohnwerts nach dem
Handelsrecht darzustellen. Danach werden bestimmte Ausstattungsmerkmale den Kategorien zugeordnet. Folgende Bereiche sind
definiert: Fassade, Dach und Wärmeschutz, Fenster, Sanitär, Heizung und Elektroinstallation.
Ausstattungs Einfach
standard
Status bis
Gebäudewert
erhöhung
Gebäudeklasse B
Fassaden
Geputzt, Sichtmau
erwerk
Unzureichende Wär
medämmung
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Mittel
Gehoben
Status
Gebäudeklasse C
Status
Gebäudeklasse D
Niveau der
DIN 4108 und des
EnEG von 1976,
WSchV 1995
Niveau der
EnEV 2002
Dächer
Dachziegel, Beton
dachsteine, ohne
Wärmedämmung
Dachziegel, Beton Niveau der EnEV
dachsteine, Asbest von 2002
zementplatten,
Bitumendachbah
nen, WSchV 1995
Fenster
Einfachverglasung,
Holz, Kastenfenster
Isolierverglasung,
Holz, Kunststoff,
Alurahmen,
WSchV 1995
Ausstattungs
merkmale nach
Wohnstandard
Kategorien
Niveau EnEV 2002,
Wärmeschutzver
glasung, Kunst
stoff, Holzrahmen
VdW (= Verband der Wohnungswirtschaft) Rheinland Westfalen e. V. und
VdW Ausschuss für Planung und Technik
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Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
Ausstattungs Einfach
standard
Status bis
Gebäudewert
erhöhung
Gebäudeklasse B
Mittel
Gehoben
Status
Gebäudeklasse C
Status
Gebäudeklasse D
Sanitär
• Ausstattung
Badewanne, WC,
Waschbecken
Badewanne, WC,
Dusche, Waschbe
cken
Dusche, Wanne,
WC, Bidet, Gäste
WC, Doppelwasch
becken
• Installation
Rohrleitungen frei
geführt
Frei und unter Putz
Unter Putz
• Innenwand
Ölfarbanstrich, klei
ner Fliesensockel
Fliesensockel
1,50 m
Fliesen raumhoch
• Bodenbelag
PVC, Linoleum,
Steinholzboden,
Holzdielen
Keramischer Belag,
Linoleumfliesen
Hochwertige kera
mische Boden und
Wandplatten
Heizung
Einzelöfen, Küchen
herd, Kachelöfen für
mehrere Räume,
Ölofen
Gasetagenheizung,
Nachtstromspei
cheröfen, Zentral
heizung, Gussheiz
körper, Fernwärme
Zentralheizung mit
Niedertemperatur,
Fußbodenheizung,
Wärmerückgewin
nung, Fernwärme,
Niveau 1. BImSchG
Unterputz, mehrere
Steckdosen, Wech
selsprechanlage,
zentrale Antennen
anlage
Unterputz, viele
Lichtauslässe und
Steckdosen, zentra
le Schließanlage
mit Überwachung,
Kabelfernsehen,
Multimedia
Elektroinstallation Aufputz, ein Licht
auslass je Raum,
zwei Steckdosen,
Klingelanlage
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