1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter
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1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen, methodisch und kontinuierlich Daten zu sammeln, mit denen sich eine vorausschauende Terminund Kostenplanung für die Gebäudebewirtschaftung aufbereiten lässt. Die Steuerung von Instandhaltungskosten für Gebäude – auch „Nutzungskosten“ genannt – kann sich gleichfalls daran orientieren. Das Buch zeigt Maßnahmen für die Wohnungswirtschaft auf, wobei sowohl Gesamt- wie auch Einzellösungen für Bauteile und Baustoffe einbezogen werden. Auch wird auf rechtliche Besonderheiten, wie sie bei Instandhaltungsmaßnahmen beachtet werden müssen, hingewiesen. Bau- und Instandhaltungskosten sind voneinander abhängig. In der Praxis zeigt sich, dass die Bauqualität darunter leidet, wenn versucht wird, die Herstellungskosten im Wohnungsbau niedrig zu halten – z. B. durch Einsparungen bei der Konstruktion, Ausstattung und Bauweise. Dies verursacht im Nachhinein entsprechend hohe Instandhaltungskosten. Umgekehrt bedeutet es bei einer hochqualitativen Bauweise, dass die Instandhaltungskosten in der Relation zu den eigentlichen Baukosten niedrig bleiben. Qualitativ hochwertige Arbeit zahlt sich im Laufe der Nutzungsdauer eines Wohngebäudes eben doch aus. Deshalb sollte jeder Bauherr bereits im Planungsstadium seines Bauvorhabens die späteren Nutzungskosten für das Bauwerk ermitteln bzw. seine Planung entsprechend qualitativ darauf abstellen, damit die Wirtschaftlichkeit langfristig gegeben ist. Schließlich sind auch das wichtige Kriterien für die Vermietung und den Verkauf von Immobilien. Eine Zusammenstellung methodischer Grundlagen für die Instandhaltungsplanung und ein darauf abgestimmter Datenbestand liegen bisher nicht vor – abgesehen von der Eigensammlung mancher Immobilienbesitzer und -verwalter. Die in diesem Buch vorgestellten und empfohlenen Möglichkeiten und Maßnahmen beruhen auf Abhängigkeit Bau und Instandhal tungskosten 1 Anlegen einer Datenbank Wertsteigerung der Immobilie 12 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter praktischen Erfahrungen bei der Planung, beim Bau und bei der Verwaltung von Wohnimmobilien. Sicher wird es Hausverwaltungen geben, die der Meinung sind, mit ihren bisher eingesetzten Methoden und ihrer Arbeitsweise ihren Wohnungsbestand gut instand halten zu können. Zudem scheint der anfängliche Aufwand hoch und kaum auf das Honorar umlegbar zu sein. Im Einzelfall mag das zutreffen. Doch besonders bei umfangreichem Gebäudebestand besteht leicht die Gefahr, den Überblick über Maßnahmen und Kosten zu verlieren. Besonders, wenn man bisher die notwendige Instandhaltung immer nur schadensabhängig bzw. zustandsabhängig durchgeführt hat. Dagegen hilft die in diesem Buch vorgestellte Arbeitsweise, sich eine Datenbank zu schaffen, mit der Maßnahmen und Kosten systematisch und frühzeitig geplant werden können. So kann der Verwalter in frühem Stadium erkennen, zu welchem Zeitpunkt welche Maßnahmen anstehen und was diese voraussichtlich kosten werden. Gleichzeitig lässt sich mit den ermittelten Daten – mithilfe des Instandhaltungsrechners aus der beiliegenden CD-ROM – die Geldsumme für die Instandhaltungsrücklage des jeweiligen Gebäudes schnell und einfach ermitteln. Mit diesen über einen längeren Zeitraum gebildeten Rücklagen, wird beispielsweise die anfallende Summe bei einer unvorhergesehenen, womöglich kostspieligen Reparatur für den einzelnen Wohnungsbesitzer bei Wohnungseigentum überschaubarer und erträglicher ausfallen. Zudem wird mit der systematischen Instandhaltungsplanung gewährleistet, dass die Immobilie nicht durch baulichen Verfall an Wert verliert. Der Instandhaltungsplaner hilft nicht nur, den Istzustand zu konservieren, sondern durch gezielte bautechnische und energetische Maßnahmen den Immobilienwert auch nachhaltig zu steigern. Dieses Buch orientiert sich an der Europäischen Norm DIN EN 13306 „Begriffe der Instandhaltung“ (dreisprachige Fassung), der für Deutschland überarbeiteten Norm DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“, der DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“, der DIN 32736 „Gebäudemanagement“ mit Beiblatt 1 „Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen“ sowie der DIN 276 „Kosten im Hochbau“. Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung „Instandhaltung“ bedeutet im Allgemeinen, dass der Zustand eines Gebäudes aufrechterhalten werden soll. Eine Definition dazu findet man in der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV). Demnach fallen unter die Instandhaltung die Maßnahmen, die „während der Nutzungsdauer der Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs und zur Beseitigung der durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen und sonstigen Mängel dienen“. 1 Definition: Instandhaltung Tipp: Halten Sie Ihre Immobilie kontinuierlich instand Nur kontinuierlich durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen sichern den Wert einer Immobilie dauerhaft. Die Instandhaltung von Gebäuden beinhaltet nach Definition der Normen und allgemeinem Verständnis die folgenden vier Einzelmaßnahmen: • Wartung, • Inspektion, • Instandsetzung und • Verbesserung/Modernisierung. Die Instandhaltung schließt die Berücksichtigung inner- und außerbetrieblicher Forderungen, die objektbezogenen Instandhaltungsziele mit den vom Immobilienbesitzer festgelegten Zielen sowie die Berücksichtigung entsprechend bestehender Instandhaltungsstrategien mit ein. 1.1 Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung 1.1.1 Wartung Durch die Wartung wird die Abnutzung an Geräten, Bauteilen und technischen Einrichtungen möglichst gering gehalten. Als Einzelmaßnahmen zählen dazu: • Auftrag, Auftragsdokumentation und Festlegung des Auftragsinhalts; 13 1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter Wartungsplan • Vorbereitung der Wartung • • • • • • Erstellung eines Wartungsplans, der auf die speziellen Belange des jeweiligen Gebäudes, Geräts (beispielsweise Aufzugsanlage, Heizungsanlage) oder Bauteils (beispielsweise Dach) abgestellt ist und verbindlich gilt. Ein solcher Plan sollte Angaben über den Ort, den festgelegten Termin, die auszuführende Maßnahmen und die zu beachtenden Merkmale enthalten; finanzielle und technische Vorbereitung der Durchführung; Maßnahmen, die vor Arbeitsbeginn ausgeführt, und Geräte, bereitgestellt werden müssen, wie z. B. Schutz- und Sicherheitseinrichtungen, Ausrüstungen der Arbeitsplätze usw.; Überprüfung der Vorbereitungen bis hin zur endgültigen Freigabe der Durchführung; Ausführung der festgelegten Maßnahmen; Funktionsprüfung; Rückmeldung des Ausführungsendes. 1.1.2 Inspektion Beurteilung des Istzustands Schriftliche Dokumentation 14 Eine Inspektion wird immer direkt am Gebäude bzw. an der technischen Einrichtung durchgeführt. Dabei wird der Istzustand des Objekts exakt beurteilt. Empfehlenswert ist es, immer einen Baufachmann damit zu beauftragen oder mit ihm gemeinsam die Begehung vorzunehmen. Dabei soll die Ursache der Abnutzung bzw. Veränderung festgestellt und daraus sollen die notwendigen Konsequenzen gezogen werden. Das Ergebnis muss immer schriftlich und fallweise auch fotografisch dokumentiert werden. Zu einer Inspektion gehören folgende Einzelmaßnahmen: • Auftrag, Auftragsdokumentation und Festlegung des Auftragsinhalts; • Maßnahmen zur Vorbereitung der Inspektion; • Prüfung, ob vorbereitend Ausrüstung bereitgestellt oder Schutzoder Sicherheitsmaßnahmen ausgeführt werden müssen; • genaue Feststellung des Istzustands eines Gebäudes, einer Wohnung oder eines Geräts, die auf die besonderen Belange der Bewohner, des Immobilienbesitzers oder der Hausverwaltung ab- Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung • • • • • • • • stellt und für alle Beteiligten verbindlich gilt. Festgehalten werden dabei besonders Angaben über den Ort, den Zeitpunkt, die teilnehmenden Personen, die für die Ermittlung angewendete Methode, die notwendigen Maßnahmen und besondere, objektbezogene Merkmale; technische und quantitative Ermittlung bestimmter Maßnahmen; Festlegung der für die Durchführung notwendigen unvorhergesehenen Reparaturen bis hin zur späteren Freigabe bereits während der Begehung; Dokumentation der Feststellung des Istzustands zum Begehungstermin; Auswertung der Ergebnisse; Analyse von Fehlern, Beschädigungen, Funktionsstörungen; Planung und Bewertung durchzuführender Maßnahmen und alternativer Lösungen unter Berücksichtigung der objektbezogenen Besonderheiten; Konkrete Festlegung der durchzuführenden Maßnahmen bzw. Entscheidung für eine alternative Lösung (Instandsetzung, Verbesserung oder anderes); Rückmeldung und Kontrolle. 1 Auswertung der Ergebnisse und Planung von Maßnahmen 1.1.3 Instandsetzung Unter den Begriff „Instandsetzung“ fallen alle durchzuführenden Maßnahmen, mit denen sich entweder der ursprüngliche Zustand oder die generelle Funktionsfähigkeit eines Gebäudes, eines Bauteils oder eines Geräts erhalten oder wiederherstellen lässt. Nicht darunter fallen Verbesserungen am Gebäude selbst oder an einzelnen Gebäudeteilen oder Geräten. Zu den Einzelmaßnahmen zählen: • Auftrag, Auftragsdokumentation und Analyse des Inhalts; • Vorbereitung der Durchführung, objektbezogene Kalkulation, Terminplanung, Abstimmung und Bereitstellung von Mitteln, Personal und Material, Festlegung von durchzuführenden Maßnahmen; Wiederher stellung des ursprünglichen Zustands 15 1 Vorbereitung Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter • • • • • Auswertung • • vor Arbeitsbeginn vorzunehmende Maßnahmen, wie Schutzund Sicherungsmaßnahmen, Ausrüstung und Materialbestellung, bei Wohnungen Abstimmung mit den Bewohnern bzw. Mietern, evtl. Stellen einer Ersatzwohnung für die Zeit der Durchführung der Arbeiten mit exakter Terminplanung; Überprüfung und Abstimmung der Vorbereitungsmaßnahmen mit dem ausführenden Handwerker und termingerechte Freigabe des Auftrags; eigentliche Durchführung der vorher festgelegten Maßnahmen; nach Fertigstellung Abnahme und Funktionsprüfung der instand gesetzten Teile; Meldung der Fertigstellung; Auswertung (Nachkalkulation) der Dokumentation, Kostenaufnahme, Kontrolle und Feststellung möglicher Verbesserungen in Ausführung und Terminierung; Rückmeldung der Fertigstellung. Tipp: Dokumentieren Sie alle Maßnahmen Wichtig ist immer, alle Maßnahmen zu dokumentieren, in Schriftform und möglichst mit Foto. 1.1.4 Verbesserung bzw. Modernisierung Siehe CDROM 16 Bei der Immobilienverwaltung ist neben der administrativen auch die technische Verbesserung der ausgeführten bzw. auszuführenden Maßnahmen wichtig, um die Sicherheit zu gewährleisten und normative oder gesetzgeberische Forderungen, die nach der Bauerstellung gültig wurden, zu erfüllen. Darunter fallen alle Maßnahmen, wie sie beispielsweise jetzt schon von der Energieeinsparverordnung (EnEV) gefordert bzw. in den kommenden Jahren noch gefordert werden, um den Schadstoffausstoß der Gebäudeheizung zu minimieren. Aber auch Veränderungen, die es erleichtern, eine Immobilie zu vermieten, z. B. die Aktualisierung der technischen Ausstattung von Wohnungen oder die Veränderung der Wohnflächengröße, zählen dazu. Bei Instandsetzungsmaßnahmen, die über die reine Wartung – Inspektion – Instandsetzung: Die Säulen der Instandhaltung Reparatur hinausgehen und eine Anpassung an einen technisch oder wirtschaftlich besseren Standard vorsehen, spricht man auch von einer „modernisierenden Instandsetzung“. Eine Verbesserung der Immobilie liegt auch vor, wenn bei einem Altbau eine Modernisierung oder Generalsanierung durchgeführt wird. Letzteres ist der Fall, wenn beispielsweise von einem Gebäude nur noch die statisch notwendigen und optisch sinnvollen Gebäudeteile stehen bleiben. In solchen Fällen spricht man von einer „Entkernung“, wobei die umgebaute Immobilie danach meist einen höheren Nutz- bzw. Verkaufswert besitzt. Werden an einzelnen Bauteilen oder Gebäudeanlagen Verbesserungen durchgeführt, so kann entweder ein Teilbereich (z. B. Wohnung) oder die komplette Immobilie nicht genutzt werden. Über einen bestimmten Zeitraum ist damit eine Wert- oder Einnahmeminderung verbunden. Es gibt keine einheitliche Begriffsbestimmung zu „Modernisierung von Wohngebäuden“. Im BGB wird dieser Begriff inhaltlich in § 541b mit „Maßnahmen zur Verbesserung der gemieteten Räume oder sonstiger Gebäudeteile“ beschrieben. Nach der II. BV versteht man unter einer Modernisierung bauliche Maßnahmen, die den Gebrauchswert des Wohnraums nachhaltig erhöhen, die allgemeinen Wohnverhältnisse auf Dauer verbessern oder nachhaltige Einsparungen von Heizenergie oder Wasser bewirken. Auch das Baugesetzbuch bezieht sich beim Modernisieren auf die Behebung von Missständen, die eine bauliche Anlage nach ihrer inneren und äußeren Beschaffenheit aufweist – besonders dann, wenn die bauliche Anlage nicht den allgemeinen Anforderungen an gesunde Wohnund Arbeitsverhältnisse entspricht. Im Gegensatz zum Begriff „Mängel“, die durch Instandsetzungen beseitigt werden können, wird hier der Begriff der „Missstände“ gewählt. Genaueres zum Thema Verbesserungsmaßnahmen erfahren Sie unter Kap. 3.2.2 ab Seite 42. 1 Wertsteigerung durch Altbau sanierung Wertminderung durch Nutzungsausfall Definition: Modernisierung 17 1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter 1.2 Was bedeutet „Wohnstandard“? – So steigern Sie den Wert Ihrer Immobilie Ausstattungs kriterien des BFH Vom Bundesfinanzhof (BFH) werden als wesentliche Ausstattungsmerkmale eines Gebäudes neben der Qualität der Sanitär-, Heizungs- und Elektroinstallation auch die Fenster aufgeführt. Das ist jedoch lediglich als Basis anzusehen, die weitere Merkmale zulässt. So hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Formulierung „vor allem“ viele Möglichkeiten offengelassen. Eine Verbesserung des ursprünglichen Zustands führt zu einer deutlichen Aufwertung der Immobilie. Als „ursprünglicher Zustand“ wird der Zustand zum Zeitpunkt der Herstellung oder des Kaufs der Immobilie betrachtet. So bedeutet in der Rechtsprechung beispielsweise die Umstellung der ursprünglich mit Koks betriebenen Heizanlage auf Heizöl eine Steigerung des Gebrauchswerts. Werden einfach verglaste Fenster durch entsprechende Verglasungen, wie sie die EnEV fordert, ersetzt, wird der Immobilienwert erhöht. 1.2.1 WohnstandardKategorien des BFH Wohnstandard Kategorien Einfacher Wohnstandard Mittlerer Wohnstandard Gehobener Wohnstandard 18 Der BFH hat Wohnstandard-Kategorien eingeführt, die sich auf zentrale Ausstattungsmerkmale beziehen: • sehr einfacher Wohnstandard, • mittlerer Wohnstandard und • sehr anspruchsvoller (gehobener) Wohnstandard. Danach ist ein sehr einfacher Standard, wenn die den Nutzwert des Gebäudes bestimmenden Installationen „nur im nötigen Umfang oder in einem technisch überholten Zustand vorhanden sind“. Dazu gezählt wird beispielsweise auch eine unzureichende Elektroversorgung, eine technisch veraltete Heizungsanlage, Einfachverglasung und das Fehlen von Installationsgegenständen im Bad. Der mittlere Wohnstandard genügt nach der Definition des BFH durchschnittlichen oder höheren Ansprüchen. Dazu werden keine detaillierten Angaben gemacht. Zum sehr anspruchsvollen (gehobenen) Standard gehört, dass dieser nicht mehr nur das Zweckmäßige des mittleren Wohnstandards Was bedeutet „Wohnstandard“? – So steigern Sie den Wert Ihrer Immobilie 1 erfüllt, „sondern das Mögliche, vor allem durch den Einbau außergewöhnlich hochwertiger Materialien“ erbringt. Dazu zählen Aufzüge, Tiefgaragen u. Ä. Wurden an den in den Kategorien genannten maßgeblichen Einrichtungen Umbauten oder Modernisierungen durchgeführt und haben diese zu deutlichen Verbesserungen geführt, kann von einem Aufstieg in die nächste Kategorie ausgegangen werden. Das führt nicht nur zu einer Werterhöhung der Immobilie, sondern auch zur Erhöhung der Miete. 1.2.2 Einteilung aus der Wohnungswirtschaft Verbände der Wohnungswirtschaft1 haben 2003 versucht, gemeinsam einen Entwurf zur Definition des einfachen, mittleren und gehobenen Standards zur Verbesserung des Wohnwerts nach dem Handelsrecht darzustellen. Danach werden bestimmte Ausstattungsmerkmale den Kategorien zugeordnet. Folgende Bereiche sind definiert: Fassade, Dach und Wärmeschutz, Fenster, Sanitär, Heizung und Elektroinstallation. Ausstattungs Einfach standard Status bis Gebäudewert erhöhung Gebäudeklasse B Fassaden Geputzt, Sichtmau erwerk Unzureichende Wär medämmung 1 Mittel Gehoben Status Gebäudeklasse C Status Gebäudeklasse D Niveau der DIN 4108 und des EnEG von 1976, WSchV 1995 Niveau der EnEV 2002 Dächer Dachziegel, Beton dachsteine, ohne Wärmedämmung Dachziegel, Beton Niveau der EnEV dachsteine, Asbest von 2002 zementplatten, Bitumendachbah nen, WSchV 1995 Fenster Einfachverglasung, Holz, Kastenfenster Isolierverglasung, Holz, Kunststoff, Alurahmen, WSchV 1995 Ausstattungs merkmale nach Wohnstandard Kategorien Niveau EnEV 2002, Wärmeschutzver glasung, Kunst stoff, Holzrahmen VdW (= Verband der Wohnungswirtschaft) Rheinland Westfalen e. V. und VdW Ausschuss für Planung und Technik 19 1 Das bedeutet Instandhaltung für Vermieter und Verwalter Ausstattungs Einfach standard Status bis Gebäudewert erhöhung Gebäudeklasse B Mittel Gehoben Status Gebäudeklasse C Status Gebäudeklasse D Sanitär • Ausstattung Badewanne, WC, Waschbecken Badewanne, WC, Dusche, Waschbe cken Dusche, Wanne, WC, Bidet, Gäste WC, Doppelwasch becken • Installation Rohrleitungen frei geführt Frei und unter Putz Unter Putz • Innenwand Ölfarbanstrich, klei ner Fliesensockel Fliesensockel 1,50 m Fliesen raumhoch • Bodenbelag PVC, Linoleum, Steinholzboden, Holzdielen Keramischer Belag, Linoleumfliesen Hochwertige kera mische Boden und Wandplatten Heizung Einzelöfen, Küchen herd, Kachelöfen für mehrere Räume, Ölofen Gasetagenheizung, Nachtstromspei cheröfen, Zentral heizung, Gussheiz körper, Fernwärme Zentralheizung mit Niedertemperatur, Fußbodenheizung, Wärmerückgewin nung, Fernwärme, Niveau 1. BImSchG Unterputz, mehrere Steckdosen, Wech selsprechanlage, zentrale Antennen anlage Unterputz, viele Lichtauslässe und Steckdosen, zentra le Schließanlage mit Überwachung, Kabelfernsehen, Multimedia Elektroinstallation Aufputz, ein Licht auslass je Raum, zwei Steckdosen, Klingelanlage 20
