Aenderung_Projektsteuerung
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MANAGEN, ÜBERWACHEN, STEUERN DER PROJEKTAUSFÜHRUNG Projektmanagementprozessgruppen Project Management II - 2 Ausführungsprozessgruppe • Beinhaltet Prozesse, die zur Fertigstellung der Projektinhalte erforderlich sind – Durchführen der Qualitätssicherung – Zusammenstellen des Projektteams – Entwickeln des Projektteams – Informationsverteilung – Lieferantenanfragen und –auswahl (bei Bedarf) Project Management II - 3 Ausführungsprozessgruppe - Detail - • Durchführen von Vorgängen / Arbeitspaketen • Einsatz von Finanzmitteln • Zusammenstellen, schulen und managen von Teammitgliedern • Einholen von Angeboten und Lieferantenauswahl • Implementieren geplanter Methoden und Standards • Erstellen, steuern, verifizieren von Liefergegenständen • Managen von Risiken und Implementieren von Maßnahmen zur Risikobewältigung Project Management II - 4 Ausführungsprozessgruppe - Detail • Managen von Lieferanten • Einarbeiten genehmigter Änderungen • Sammeln von Projektdaten und Berichten über Kosten, Termine, Fortschritt, Status • Erfassen und Dokumentieren von Erfahrungen Project Management II - 5 Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe • Beinhaltet Prozesse, die die Projektausführung beobachten und steuern – Dient der Früherkennung potenzieller Probleme – Dient der Erarbeitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen – Steuerung von Änderungen – Regelmäßige Messung des Projektfortschritts Project Management II - 6 Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe • Änderungskontrolle über den Basisplan – Inhalt und Umfang, Dauer, Kosten, Qualität • Etablieren von Kontrollsystemen • Erzielten Projektfortschritt mit dem Basisplan vergleichen • Information über Projektfortschritt verteilen • Leistung der Teammitglieder überwachen • Risikoüberwachung und –verfolgung • Beziehungspflege und Management von Zulieferern Project Management II - 7 Projektkontrolle: Wozu? • Das Projekt im Rahmen der vorgegebenen Dauer, zu Kosten und mit vereinbartem Inhalt abschließen – Überwachen, analysieren, vergleichen von Plan mit aktuellen Werten – Abweichungen vom Plan identifizieren und korrektive Maßnahmen ergreifen – Plan geänderten Erfordernissen bei Bedarf anpassen Project Management II - 8 Überwachung & Steuerung • Vergleich Projektleistung mit Projektplan • Beurteilung der erzielten Projektleistung • Analysieren, Verfolgen, Überwachen von Projektrisiken • Pflegen einer zeitnahen Informationsdatenbank • Informationssammlung für Statusberichte, Fortschrittsmessung, Prognosen • Prognosen zur Aktualisierung von Kosten- und Terminplänen • Überwachung der Umsetzung von Änderungen Project Management II - 9 Relationship Management Kunden Projekt- Fremd- team personal Projektmanager Management Lieferanten Sponsor Project Management II - 10 Informationsdatenbank • Sammlung aller Projekt-relevanten Daten an einem Ort • Enthält Dokumentation zu – – – – – – – – Projekt Umfang & Inhalt Finanzen Kommunikation Terminplan Projekt Status Offene Probleme, Risiken, Maßnahmen (“action items”) Übersicht über Änderungen Projekt-Review Präsentationen & Freigabe Siehe auch: http://www.tacticalprojectmanagement.com/project-management-tips/by-the-book.html Project Management II - 11 Beurteilen des Projektstatus • Welche Aktivitäten / Arbeitspakete wurden abgeschlossen / fertiggestellt? • Welche Arbeiten wurden nicht termingerecht abgeschlossen oder begonnen? – Auswirkungen auf Termine, Kosten? – Maßnahmen zur Abschwächung der Auswirkungen • Welche Arbeiten sollten begonnen werden? – Verantwortlichen stimmen zu? Project Management II - 12 Beurteilen des Projektstatus • Welche Arbeiten sollen abgeschlossen werden? – Verantwortliche geben Status ab – Status wird validiert • Neue Abschätzung für Endtermine von Aktivitäten • Verfolgen von Maßnahmen und Problemlösungen • Status Reviews & Berichtswesen – Zeit, Kosten, Inhalt, Qualität Project Management II - 13 Bewertung des Projektstatus anhand von Kennzahlen • Ermöglichen Kontrolle, Fortschrittsverfolgung, Erkennen von Trends, Kommunikation • Der Projektmanager definiert Kennzahlen – Für das Projekt geeignet – Mit dem Sponsor abgestimmt Project Management II - 14 Beispielhafte Kennzahlen • Geplant vs. Tatsächlicher Status [Planned vs. Actual] – Arbeitspakete begonnen & abgeschlossen – Aufgewendete Personenwochen/-monate – Termintreue (abgeschlossene Meilensteine) – Erreichte technische Meilensteine – Qualitätstrends – Fehler (nach Typ) – Kosten –… Project Management II - 15 INTEGRIERTE ÄNDERUNGSSTEUERUNG Project Management II - 16 Projektmanagementprozessgruppen Project Management II - 17 Änderungen • Jede Abweichung vom definierten Basisplan • Beeinflußt eine der drei Parameter – Inhalt & Umfang – Kosten – Termine • Fehlende Kontrolle oder unzureichend definierte Inhalte führen zu „scope creep“ Project Management II - 18 Quellen für Änderungen Intern – In Scope • Entwurf • Implementierung • Kosten Risiken Änderungsprozess Project Management II - 19 Extern – Out of Scope • Anforderungen • Inhalt & Umfang • Termine • Kosten Änderungssteuerung • Intergierte Änderungssteuerung bedeutet – Änderungen erkennen – Prozess der Umsetzung managen & kontrollieren – Gemeinsames Verständnis sicherstellen • Integrierte Änderungssteuerung bewirkt – Integrität des Basisplans – Dokumentation von Änderungen an Inhalt & Umfang im „Scope Statement“ – Koordination von Änderungen über alle betroffenen Bereiche • Findet statt von Anfang bis Ende des Projekts Project Management II - 20 Änderungssteuerung • • • • Feststellen, dass eine Änderung geschehen muss Verhindern, dass unkontrollierte Änderungen geschehen Überprüfen und Genehmigen von Änderungsanträgen Integrität der Basispläne sicherstellen – Kontrollieren und aktualisieren von Inhalt und Umfang, Kosten, Budget, Qualitätsanforderungen – Managen der dazugehörigen Planungsdokumentation • Überprüfen und Genehmigen von Korrekturmaßnahmen • Validieren der Fehlerbehebung • Kontrolle der Projektqualität Project Management II - 21 Kontroll- und Steuerungssystem • Definierter Änderunsprozess – Wie werden Änderungen verarbeitet – Dokumentation genehmigter Änderungen – Kommunikation zu genehmigten Änderungen • Definitiert Schritte zur Änderung der formalen Projektdokumentation – – – – Dokumentation gewünschter Änderungen Wer autorisiert/genehmigt Gremium zur Änderungskontrolle Welche Änderungen können formlos umgesetzt werden Project Management II - 22 Änderungssteuerung: Warum? • Projektkontrolle – Integrität von Inhalt, Kosten, Terminen, Qualität – Verhinderung von „Scope Creep“ • Änderungen nur nach Review • Auswirkungen werden verstanden und gemanaged • Status : Genehmigt („Approved“), Zurückgewiesen („Rejected“) oder Verschoben („Deferred“) • Umsetzung kleinerer Änderungen mit kleinem Aufwand Project Management II - 23 Was enthält eine Änderungsanforderung? Lfd. Nummer und Datum des Antrags Name des Antragstellers Beschreibung der Änderung Beschreibung der Auswirkungen auf das Projekt Von der Änderung betroffene Parteien Kostenschätzung der Änderung Zeitrahmen für die Änderung – bis wann umzusetzen • Autorisierung für Umsetzung • … • • • • • • • Project Management II - 24 Change Control Board • Management Board verantwortlich für Zustimmung oder Ablehnung von Änderungsanforderungen • Wichtige Stakeholder definieren Verantwortlichkeiten und Entscheidungsspielräume des CCB Project Management II - 25 Prozesschritte Record – Dokumentation der Änderung Impact Assessment – Bewertung der Auswirkungen Plan – Umsetzung wird geplant / Änderungen an der Baseline! Build – Änderung wird implementiert Test – Änderung wird getestet Project Management II - 26 Umgang mit Änderungen Status der Innerhalb Scope Änderungsanforderung Angenommen / Approved • Umsetzung planen • Baselines ändern • Terminplan und zugeordnete Ressourcen ändern Außerhalb Scope • Vorschlag für den Kunden / Sponsor entwickeln • Zustimmung abwarten • Vertrag überarbeiten Zurückgewiesen / Rejected Entscheidung dokumentieren und kommunizieren Verschoben / Deferred Weitere Analyse erforderlich oder Umsetzung auf Folgeprojekt verschieben Project Management II - 27 Die Rolle des Projektmanagers • Analyse von Änderungsanträgen • Auswirkungen der Änderung abschätzen – Auf die Baseline – Risikobewertung • Management von Projektumfang und –inhalt – Annehmen oder zurückweisen • Baseline überarbeiten Project Management II - 28 Konfigurationsmanagementsystem • Teilsystem des Projektmanagement-Informationssystems – Sammlung formal dokumentierter Verfahren • Feststellung und Dokumentation funktionaler & physischer Eigenschaften einer Komponente / System / … • Steuerung aller Änderungen der Eigenschaften • Aufzeichnung & Bericht jeder Änderung der Eigenschaften • Unterstützung von Audits, um Konformität mit Anforderungen zu validieren – Änderungssteuerungssystem • Wie: Einreichen, überprüfen, genehmigen, validieren • Wer: Genehmigt Project Management II - 29