Thema Kienbaum Business Technology Report Nr. 2, Januar 2015 Business Technology Report IT RUNS Business 1 Auswirkungen disruptiver Technologien für die IT und das Unternehmen – eine SWOT Analyse Dr. Sven Schatteburg Fon: +49 211 96 59-398 [email protected] ist Bereichsleiter und verantwortet die Industriesegmente Transport, Verkehr und Logistik. Sein IT-Fokus liegt dabei auf Infrastrukturthemen, hier insbesondere die Bewertung und Umsetzung innovativer Technologien im Rechenzentrum wie zum Beispiel SAP HANA, Virtualisierung oder Cloud Services. Peter Will Fon: +49 40 32 57 79-0 [email protected] ist Bereichsleiter, arbeitet seit 15 Jahren in der Strategie- und Managementberatung, mit Schwerpunkt auf IT-Managementthemen im nationalen und internationalen Kontext. Bei Kienbaum verantwortet er das Geschäftsfeld IT-Efizienz und IT Controlling. Vanessa Volkmar Fon: +49 89 45 87 78-63 [email protected] ist Consultant in der Practice Business Technology Management bei Kienbaum Management Consultants. Im Laufe ihrer Beratertätigkeit hat sie internationale Klienten aus den Branchen High-Tech, Telekommunikation und Healthcare in den Bereichen Strategie, IT und Marketing beraten. Auswirkungen disruptiver Technologien für die IT und das Unternehmen – eine SWOT-Analyse von Dr. Sven Schatteburg, Peter Will und Vanessa Volkmar Kienbaum Business Technology Report | 01/2015 Auswirkungen disruptiver Technologien für die IT und das Unternehmen – eine SWOT Analyse Die vergangenen zwanzig Jahre zeigen, dass disruptive und landestypischen Dialekt führt oftmals zu Ver- Projekte. Dadurch erhalten sie ihren besonderen Reiz, Innovationen zu Revolutionen auf den entsprechen- ständigungsschwierigkeiten. Vor allem eine reibungs- aber auch ihre besonderen Risiken, da Projekte durch den Märkten führen. Disruptive Technologies („ablö- lose Kommunikation am Telefon gestaltet sich mitun- die verschiedenen Arbeitsstile und Mentalitäten der sende Technologien“) sind Technologien, die einen ter schwierig. In solchen Fällen ist es sinnvoll, unterschiedlichen Kulturen scheitern können. bekannten Pfad der Leistungsverbesserung in eta- Telefonate und Konferenzen im Nachhinein schrift- blierten Leistungskriterien unterbrechen und kom- lich festzuhalten – das wirkt Wunder und gibt Betei- So liegt je nach Nation der Schwerpunkt des Projekt- plett neue Leistungsdimensionen abdecken. Beispiele ligten Gelegenheit, ihr Verständnis vom Gesprächs- managements mehr auf der umfassenden Planung, hierfür sind Halbleiterelektronik, VoIP oder das MP3- ausgang nachträglich zu überprüfen. Missverständ- der perfekten Organisation, der konkreten Durchfüh- Format. Dabei können neue Technologien ganze In- nisse können so aus dem Weg geräumt werden und rung oder dem Miteinander im Team. Zudem gibt es dustriezweige in die Knie zwingen und neue Märkte das Verständnis der Beteiligten gesichert werden. weitere Unterschiede in Bezug auf das Arbeitstempo, einem anderen Verständnis von Efizienz oder einem entstehen lassen. Um nachhaltig wettbewerbsfähig zu sein, beziehungsweise dem Wettbewerb voraus zu Des Weiteren ist eine Zusammenarbeit zwischen ver- unterschiedlichen Hierarchiedenken und -verständ- sein, kann die Einführung einer disruptiven Technolo- schiedenen Zeitzonen eine Herausforderung. Hierbei nis. Während beispielsweise in den südlichen Län- gie vorteilhaft sein. Es gilt dabei frühzeitig zu reagieren, verringert sich die gemeinsame Arbeitszeit, was dern die Arbeit stark hierarchisch strukturiert ist, um komparative Wettbewerbsvorteile zu generieren, weniger Zeit für Absprachen oder Terminindungen gelten hierzulande eher lache Hierarchien. In diesen statt dem Wettbewerb hinterher zu schwimmen. pro Tag zur Folge hat. Verschiedene Zeitzonen haben Fällen müssen alle mit besonders viel Fingerspitzen- allerdings auch den Vorteil der verlängerten Projekt- gefühl arbeiten. So bestehen in unterschiedlichen Doch bei Einführung einer disruptiven Technologie arbeitszeit. So kann beispielsweise ein Projektteil- Kulturen unterschiedliche Organisationsformen, was sind verschiedene Herausforderungen und mögliche nehmer aus Asien seinem Ansprechpartner in Europa auch ein unterschiedliches Rollenverständnis mit sich Pitfalls zu beachten. Wenn Unternehmen zudem global vor Feierabend noch eine Aufgabe stellen, die dieser bringt. Hierzu sind u. a. folgenden Fragen am Anfang tätig sind, so birgt nicht nur die Einführung der neuen in der „Schlafenszeit“ in Asien erledigen kann. Im ide- des Projektes zu klären: Wer sind die Entscheidungs- Technologie an sich Risiken. Die Projektleiter stehen alen Fall hat der Projektteilnehmer aus Asien, wenn träger? Wer übernimmt die Budgetverantwortung? in diesem Fall auch vor Herausforderungen im Bereich dieser am nächsten Morgen ins Büro zurückkommt, Wer kommuniziert mit wem in welcher Ebene? Projektmanagement im internationalen Kontext. eine Antwort mit der erledigten Aufgabe von seinem Ansprechpartner aus Europa in seinem Postfach. Zusätzlich zu der Zusammenarbeit im interkulturellen Team ist die zentrale Herausforderung die Einfüh- Im Folgenden werden die Herausforderungen, toxische Felder und kritische Erfolgsfaktoren bei Techno- Geht es jedoch um Projektthemen, bei denen unter- rung der neuen Technologie an sich. Bei disruptiven logieeinführungen in einem international agierenden schiedliche Zeitzonen zur gleichen Zeit in einem Technologien sind kaum Erfahrungen über funktio- Unternehmen betrachtet. Meeting beteiligt sein sollten, bleibt typischerweise nale und nicht-funktionale Eigenschaften (bspw. im nur ein schmales Zeitfenster pro Tag, um alle Stake- Change Management) bezüglich der Einführung der holder an einen Tisch zu bekommen. Für diesen Fall Technologie verfügbar. So existieren keine „best hat sich die Vorabbesprechung im kleinen Kreis – practices“ und keine Benchmarks aus anderen Projekte zur Einführung einer disruptiven Technolo- jeweils begrenzt auf eine Zeitzone – bewährt, um zu- Unternehmen, aus denen Einführungserfahrungen, gie sind in der Regel international ausgerichtet. Eine nächst einen Konsens bilateral zu inden. Derartig sogenannte „Lessons Learned“, generiert werden solche internationale, länderübergreifende Projektar- gut vorbereitet, lassen sich auch größere Themen können. Hier ist ein sehr erfahrener, oftmals im inter- beit ist im unternehmerischen Alltag zunehmend zur und Entscheidungen in einer großen Runde mit klei- nationalen Umfeld bewanderter Projektleiter not- Normalität geworden. Doch nicht nur Projektleiter nem Zeitfenster entscheiden. wendig, der bereits Projekte in Bezug auf Technolo- 1. Herausforderungen gie-Einführung geleitet hat. Damit lässt sich diese unterschätzen die Herausforderung der Globalität. Auch haben noch zu wenige Unternehmen die Ge- Abgesehen von Sprache und Zeitzonen sind noch Herausforderung und die Risiken, die damit ver- fahr erkannt, dass gerade internationale Zusammen- weitere Herausforderungen zu beachten, denn inter- bunden sind, zwar nicht eliminieren, aber zumindest arbeit im Team enormen Zündstoff birgt. Zweifellos nationale Projekte sind immer auch interkulturelle verringern. unterliegen internationale Projekte demnach einem größeren Risiko. Die zentrale Herausforderung in einem internationalen Projekt ist natürlich die Kommunikationssprache, durch die eine gegenseitige Verständigung und ein gegenseitiges Verständnis sichergestellt werden muss. Wenn die Muttersprache an ihre Grenzen stößt, wird in der Regel auf die „Allzweckwaffe“ der internationalen Kommunikation zurückgegriffen: Englisch. Dies ist in vielen Ländern, z. B. den skandinavischen Ländern problemlos möglich. Bei Ansprechpartnern aus anderen Ländern ist Englisch häuig nicht ganz so beliebt. Die Kombination aus holprigem Englisch Dos Don‘ts » Geschichte der Länder kennen » Sich nicht von Stereotypen leiten lassen » Sich von Vorurteilen leiten lassen » Abwerten von Verhaltensweisen » Projekteinstimmung intensiv gestalten » Ziele klären und erklären » Gleichsetzen von Kulturen » Eigene Kultur als Maß aller Dinge nehmen » Eigene, neue Teamstruktur aufbauen » Grundregeln für gemeinsame Arbeit vereinbaren » Richtig-Falsch-Bewertungen » Bei Verständigungsschwierigkeiten: Zusammenfassung von Gesprächen in schriftlicher Form » Toleranz und Geduld üben Auswirkungen disruptiver Technologien für die IT und das Unternehmen – eine SWOT Analyse 2. Toxische Felder Unternehmensorganisation und die Beteiligung aller verfahren sein, da die existierenden nicht mehr Geschäftsverantwortlichen ins Projektmanagement. kompatibel sind. Ohne die Kenntnisse der IT-Abteilung beschaffen sich Aus diesem Grund sollte ein „Steering Board“ oder » Datenmodelle modernisiert werden müssen, um die viele Fachabteilungen in einem Unternehmen Anwen- Lenkungsausschuss für die Dauer des Projekts einge- Datenbank mit ihren Möglichkeiten voll auszu- dungen aus der Cloud und verwässern so die Kosten, richtet werden, in dem sich die Entscheidungs- sowie die der IT zuzurechnen sind. Die Motivation und das Verantwortungsträger, die vom Projekt direkt betrof- » Supportstrukturen neu gebildet werden müssen, Angebot ist vielfältig: ERP- oder CRM-Software wie fen sind, in regelmäßigen Treffen zum Projektstatus bestehende verschlankt oder gar komplett um- „Workday“ oder „Salesforce“ gibt es ebenso wie austauschen können. Ziel des Ausschusses ist die strukturiert werden, um die veränderten Daten- Personal-Productivity-Tools wie „Prezi“,“Doodle“ oder Überwachung der Projektergebnisse und die Ermitt- modelle nebst neuer Technologie zu unterstützen. „Evernote“. Auch können Server in der Cloud gemietet lung von Planabweichungen. Dieser regelmäßige » Konformität mit der Enterprise-Architektur und gege- und Speicher nach den jeweiligen Bedürfnissen ge- Austausch über den Verlauf des Projekts, über auftre- benenfalls deren Anpassung nötig ist, um unterneh- bucht werden. Ursachen für diese Art von Schatten-IT tende Probleme und Risiken schweißt das Team zu- mensweit eine einheitliche Plattform zu schaffen. im Unternehmen liegen meist in der teilweise fehlen- sammen und ermöglicht frühzeitiges und gemeinsa- den Abstimmung von IT und Fachabteilung, in den un- mes Gegensteuern. Dabei sollten von Beginn an die Eine Zeit von drei bis fünf Jahren, bevor grundlegende lexiblen Koordinationsmechanismen bei der IT-Steue- Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Zielsetzun- Technologieänderungen sich in einer sichtbaren Sen- rung im Unternehmen oder in den personellen oder gen des Lenkungsausschusses festgesetzt werden. kung der Total Cost of Ownership niederschlagen, ist schöpfen. daher in aller Regel anzunehmen. Inbesondere wird inanziellen Ressourcen-Engpässen in der IT-Abteilung. Wie bei anderen Projekten auch, sollte bei der Einfüh- in der Startphase, in der die Fachseite anfängt Für IT-Service-, Risiko- oder Compliance-Management rung disruptiver Technologien das Management hin- die neue Technologie einzusetzen, die existierende können durch Schattensysteme gravierende Probleme ter der Einführung der Technologie stehen und die Lösung häuig aus Sicherheitsgründen parallel be- entstehen. Mögliche Risiken sind eine lückenhafte Projektleitung in der Einführung unterstützen. Denn trieben, so dass die Betriebskosten für einen deinier- Datensicherheit durch eine nicht professionell durch- Projekte ab einer bestimmten Größe können nur ten Zeitraum sich deutlich erhöhen. geführte Entwicklung, fehlende Standards und SLAs, dann erfolgreich ablaufen, wenn sie „von oben“ ge- keine Anbindung an das vorhandene Unternehmens- stärkt werden. Es sollte also immer ein Mitglied der Ohne hinreichende Management-Unterstützung gibt system und unzureichende Dokumentationen. Die Geschäftsleitung als Schirmherr des Projektes zur es für derart strategische und aufwandsintensive Pro- Schatten-IT kann auch andere Services stören und Verfügung stehen und dieses auch bis zum Abschluss jekte weder das „Go“, noch das nötige inanzielle deren Verfügbarkeit beeinträchtigen. begleiten. Ohne eine solche Management Attention Durchhaltevermögen. Hinzu kommt die erforderliche und Unterstützung hat die Projektleitung nicht die Akzeptanz der Fachseite und der Wille, die Einführung Bei der Einführung von disruptiven Technologien in für die Durchführung eines Projektes benötigte der neuen Datenbanktechnologie zu unterstützen. einem Unternehmen stellt die Schatten-IT ein toxi- Durchsetzungskraft im Unternehmen und kann sches Feld auf. In diesem Fall treten die oben erwähn- bspw. auch gegen die oben beschriebene Schatten-IT Nicht nur inanzielle Unterstützung und Akzeptanz ten Risiken ebenfalls auf. Zusätzlich können durch die nicht in ausreichendem Maß vorgehen. sind wichtig, auch die kontinuierliche strategische Begleitung ist von sehr großer Bedeutung. Werden Schatten-IT Migrationen und andere Veränderungsmaßnahmen behindert werden. Darüber hinaus ist es 3. Projektbeispiel disruptive Technologien in früher Phase ihres Lebenszyklus eingesetzt, „strahlen“ sie stark in ihre Umge- möglich, dass eine Anbindung der Anwendung an das neue System nicht sichergestellt und das Zusam- Als Projektbeispiel betrachten wir die Einführung bung ab: Tools und Anwendungen zum Betrieb und menspiel mit der neuen Technologie nicht überprüft einer grundlegend neuen Datenbanktechnologie Management ändern sich oft im Sinne von Erweite- werden kann. Des Weiteren kann die Benutzerzu- basierend auf einer Strategieentscheidung in einem rungen, um die neue Technologie zu integrieren. friedenheit durch Folgeprobleme der Verfügbarkeit internationalen Konzern. Primärer Treiber für das Manchmal werden hier Herstellerwechsel nötig, da und des Supports der Schatten-IT ebenfalls negativ Projekt sind die Businessbetrachtungen, die sich für bestehende Partner nicht schnell genug reagieren. beeinlusst werden. die Fachseite aus der neuen Technologie und ihrer Gegebenenfalls ändern sich sogar Outsourcing- signiikanten Performanceverbesserung für die Mana- partner, die für die neue Situation aus technischen, gement-Reporting-Anwendungen ergeben. betriebstechnischen oder inanziellen Gründen besser Bei Einführung muss sich daher erst ein Bild über die aufgestellt sind. im Unternehmen existierende Schatten-IT gemacht werden. Hier kann auf eine simple Rechnung zurück- Die neue Infrastruktur ist dabei zunächst deutlich gegriffen werden: Vergleich der Budgets, die die IT- kostenintensiver als die vorhandene und der Business Das alles zielgerichtet zum Wohle des Unternehmens Organisation direkt verwaltet, mit den Zahlen für Case rechnet sich nicht von der ersten Minute an, da auszusteuern, erfordert eine enge Begleitung des IT-Ausgaben, die im Einkauf aulaufen. Das Delta zum Beispiel Projektes durch die Strategieverantwortlichen, um kann ein Indikator für die Schatten-IT sein. Diese » die grundlegende Technologie teurer ist als die möglicher Schatten-IT oder nicht strategiekonformen identiizierte Schatten-IT gilt es zu überprüfen und im Anschluss zu versuchen, die dadurch entstehen- bestehende. Folgeprojekten keinen Spielraum zu bieten. » vorab notwendige Anpassungen durchzuführen sind, um die existierende IT-Landschaft auf die Beachtet man diese grundlegenden Aspekte, hat zukunftsorientierte Lösung vorzubereiten. Dieses man zumindest aus IT-Sicht für eine realistische Erfolgsabhängig für die Einführung disruptiver Tech- können neue Services in Verbindung mit der Tech- Erwartung gesorgt. Die Akzeptanz der Fachseite nologien ist die Integration dieses Projektes in die nologie als auch grundlegend neue Sicherheits- jedoch verlangt weitere Aufmerksamkeit, denn eine den Risiken einzudämmen. Kienbaum Business Technology Report | 01/2015 Auswirkungen disruptiver Technologien für die IT und das Unternehmen – eine SWOT Analyse neu eingeführte Technologie lebt davon, unterneh- für die neue Technologie zu werben. Regelmäßige tern führen können. Diese Risiken sollten innerhalb mensweit entsprechend adaptiert und eingesetzt zu Updates schaffen Transparenz über Projektfortschritte der Einführung nach jedem erreichten Milestone werden, um sich zu amortisieren. und lassen so die „Ausnahmesituation“ einer grund- identiiziert und bewertet werden. Die Risikobewer- legend neuen Lösung schneller Realität werden. tung sollten die beteiligten Projektmitglieder in Zusammenarbeit mit IT und Fachabteilungen durch- Auch wenn die Vorteile, wie signiikante Performanceverbesserungen der Reportinganwendungen, 4. Weitere kritische Erfolgsfaktoren führen. Es ist wichtig, dass die Personen, die das Risiko einschätzen, sich auch mit der neuen Techno- mehr Flexibilität und Agilität in der Bearbeitung und Verarbeitung der Unternehmensdaten als auch eine Zusätzlich zu den Herausforderungen, den toxischen logie auskennen. Im Anschluss sollten die Risiken geringere Total Cost of Ownership nach der vollstän- Feldern und den speziischen Aspekten eines disrup- nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Eintrittszeitpunkt digen Einführung klar sind – eine Garantie für die tiven Projektes spielen weitere Erfolgsfaktoren eine und dem monetären und zeitlichen Schadensausmaß Akzeptanz ist das nicht. entscheidende Rolle, wenn es um eine erfolgreiche bewertet werden, so dass Maßnahmen bzw. Risiko- Einführung geht. strategien abgeleitet werden können. Eine Matrixstruktur kann hierbei helfen, mögliche Risiken bezüg- Der Einsatz grundsätzlich neuer Technologie (disruptiver Technologie) bringt für die Fachseite parallel Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die bereits erwähnte lich ihrer prognostizierten Schadenshöhe und Ein- das enorme Risiko mit sich, mit bis dato unbekannter Projekt-Governance. Diese umfasst die Organisation, trittswahrscheinlichkeit zu klassiizieren und somit Infrastruktur und unbekannten Anwendungen, den die Regeln und die Managementprozesse, mit denen eine Übersicht zu schaffen. Abhängig von der Risiko- Geschäftsprozess nicht mehr sicher und verfügbar die Unternehmensführung über die Projekte des Un- klasse und der Struktur des Risikos stehen vier unterstützen zu können: ternehmens entscheidet. Die Governance soll sicher- Risikostrategien zur Verfügung: Akzeptieren, Vermin- stellen, dass die Einführung der neuen Technologie dern, Übertragen und Vermeiden. Letztendlich soll- » Funktionalität kann verloren gehen (auch bei sorg- unter einem deinierten Prozess/Ansatz abläuft, auf ten die Auswirkungen nach Einsatz der Maßnahmen fältiger Ausarbeitung von Test Cases) und somit die welchen sich alle bei der Einführung beteiligten bewertet werden, um gegebenenfalls die Bedingun- Produktivität behindern Personen zu Beginn der Einführung geeinigt haben. gen eines Projektabbruchs oder einer Veränderung Somit sollten vor Einführung disruptiver Technologien des Scope festzulegen. » Geschäftskritische Daten laufen Gefahr, eine Zeit lang nur mit erhöhtem Risiko oder verzögert bearbei- nicht nur die Ziele deiniert wer- tet werden zu können, da die neue Datenbanktech- den sondern auch der Weg, auf nologie kritische Daten noch nicht mit der nötigen dem diese Ziele erreicht werden. Toxische Felder/Pitfalls Sicherheit verarbeiten kann (Integrität, Vertraulichkeit oder auch Gesetzesaulagen wie zum Beipiel Auch bei detaillierter Planung SOx-Auditierung, um nur einige zu nennen) der Technologie-Einführungen ver- » Verfügbarkeitsanforderungen werden verletzt, da ändern sich die umgebenden die neue Technologie einen noch geringen Reife- Bedingungen. Veränderungen der grad aufweist und nötige Redundanzen sich erst in Rahmenbedingungen lassen sich der Entwicklung beinden durch ein efizientes Projekt- R07 Steering Board R05 Management Attention R04 Organisationsform R08 Risikomanagement R03 Kulturen R09 Projekt-Controlling R02 Zeitzonen Controlling begegnen. Es ist also Herausforderungen in regelmäßigen Abständen zu R01 Sprache deswegen disruptive) Technologie zu adaptieren. ist. Und wenn nicht, sollten die Nachhaltige Rückendeckung durch das Senior Projektverantwortlichen schnell Management und die inanzielle Entlastung der ein- reagieren, auch wenn es unange- führenden Fachbereiche sind zwingend notwendig. nehm ist. Nur so lassen sich Efizi- Die Bildung sogenannter Center of Excellences, die enz und Effektivität sicherstellen. ke it R11 Standards lic h wird, noch richtig und wichtig in überprüfen, ob das, was gemacht schöne neue aber auch disruptive (oder gerade R10 Governance rsc he einer reduzierten Bereitschaft der Fachseite, die Erfolgsfaktoren hoch (>60 %) W ah Die aufgeführten Risiken führen daher häuig zu R06 Schatten-IT mittel (30-60 %) gering (1-29 %) Schadensausmaß: unwesentlich gering mittel hoch Fazit mit Rat und Tat der Fachseite zur Verfügung stehen, um erste Erfahrungen vorweglaufender Geschäfts- Des Weiteren sollte versucht werden, Prozesse zu Die Einführung disruptiver Technologien – insbeson- bereiche mit Nachfolgern zu teilen, schafft Vertrauen. standardisieren und Vorlagen für wiederkehrende dere im internationalen Kontext – bringt neben den Diese Center müssen akzeptiertes Know-how von Prozesse und Dokumente anzulegen. Aber es gilt auch technischen insbesondere auch kulturelle und organi- Experten bieten, die eine kritische und objektive das Prinzip, dass zwischen Standardisierung und Flexi- satorische Herausforderungen mit sich, die man auf Beurteilung der Vorteile und Risiken für die Fach- bilität abgewogen werden muss. Dies bedeutet, so den ersten Blick gern übersieht. Um dem Bedarf und bereiche ermöglichen. Dabei ist es nicht zwingend not- viele Standards wie nötig einzuführen, aber so wenig den Interessen der Fachbereiche und dem jeweiligen wendig, die Experten nur unternehmensintern zu rek- Administration wie nötig dabei zu verursachen. Management Rechnung zu tragen und deren Unter- rutieren. Auch anerkannte Personen von strategischen Herstellern oder Dienstleistern können hier mitwirken. stützung im Projekt zu sichern, ist gerade bei dieser Art Zu einem erfolgreichen Management von Techno- Projekt eine sorgfältige Governance und nachhaltige logieeinführungen gehört auch ein Risiko-Manage- Kommunikationsstruktur besonders wichtig. Andern- Last but not least ist eine strukturierte und nachhal- ment. So ist die Einführung neuer Technologien mit falls drohen Showstopper im (späten) Projektverlauf, tige Kommunikation wichtig, um unternehmensweit zahlreichen Risiken verbunden, die schnell zum Schei- die ein ehrgeiziges Projekt gefährden können.