Projektmanagement

Projektmanagement
Happy Projects! - Kapitel E
Lukas Garstenauer
Alexander Gruschina
WS 2013-14
Übersicht
●
Überblick Projektmanagement
●
Projektmanagement Kontext
●
Projektstartprozess
●
Projektkoordinationsprozess
●
Projektcontrollingprozess
●
Bewältigung einer Projektdiskontinuität
●
Projektabschlussprozess
●
Projektmarketing
●
Projektadministration
Überblick Projektmanagement
●
●
●
●
Projektmanagement ist ein Prozess
projektorientierter Organisationen.
Prozessziele, -grenzen, -strukturierung werden
für das gesamte Projekt vorgenommen.
Detaillierte Ziele, Vorgänge Zuständigkeiten,
Methoden, Ergebnisse werden in den
Teilprozessen definiert.
Beginn:
Projektauftrag erteilt
Ende:
Projektabnahme erfolgt
Überblick Projektmanagement
●
●
Ziele:
–
Schaffung struktureller Voraussetzung für
Projektziele
–
Management der sozialen, zeitlichen, inhaltlichen
Projektgrenzen
–
Aufbau und Abbau der Projektkomplexität
–
Management der Projektdymanik
–
Effiziente Durchführung der einzelnen
Projektprozesse
Nicht-Ziel:
–
Durchführung Inhaltlicher Prozesse
Überblick Projektmanagement
Ziele der einzelnen Prozesse und zeitliches Auftreten im Projekt
Projektstart (1x, Anfang):
Das Projekt als soziales System zu etablieren.
Projektcontrolling (regelmäßig, zwischen Anfang und Ende):
Die Entwicklung des Projektes zu fördern.
Projektabschluss (1x, Ende):
Projekt als soziales System aufzulösen.
Bewältigung einer Projektdiskontinuität (eventuelles Auftreten):
Neue Identität für Projekt schaffen
Projektkoordination (ständig, von Anfang bis Ende):
Projektkommunikation zur laufenden Leistungserfüllung sichern.
Projektmanagement Kontext
Prozesse des Projektkontext
Projektbeauftragungsprozess (vor dem Projektstart):
Projektart wird festgelegt.
Grundlegenden Strukturen des Projektes werden
festgelegt.
Informationssammlung und Ist-Analyse
Grobe Definition von Projektzielen
Erstansätze von Projektplänen
Planung der Projektorganisation
Investitionscontrollingprozess (nach Abschluss des Projekts):
Auswertung der Dokumentation
Grundlage für Evaluierung, -messung des Erfolges
Projektstartprozess
Ziele:
Informationstransfer aus der Vorprojektphase in das Projekt
Definition der Erwartungen an die Nachprojektphase
Entwicklung von Projektpläne zu Management von:
Projektziele
Leistungen
Kosten
Termine
Risiken
Design der Projektorganisation
Entwicklung der Projektkultur
Planung von Maßnahmen zum Diskontinuitätenmanagement
Definition von Strukturen für folgende Projektmanagement-Teilprozesse
Erstellung der Dokumentation „Projektstart“
Zeitliche Abgrenzung:
Beginn: Projektauftrag erteilt
Ende: Dokumentation „Projektstart“ abgelegt
Dauer: 2-3 Wochen
Ablauf:
●
Planung:
–
●
●
Entwicklung des Designs des Projektmanagementprozesses
(Situationsanalyse)
Vorbereitung:
–
Pläne für Krisen, Chancen Vorbeugung
–
Erstansätze von Projektpläne und -Marketing
Durchführung:
–
●
Projektstartprozess
Projektteilnehmer auswählen (Workshops, Einzelinterviews)
Nachbearbeitung:
–
Erstellung von Projektmanagemet-Dokumenten und Verteilung
an Mitglieder
–
Durchführung von Projektmarketing
Projektstartprozess
Organisation:
●
Zuständig für Durchführung sind:
–
●
●
Projektmanager, -Auftraggeber, -Team, und
einzelne Projektmitglieder
Benötigte Ressourcen und Kosten für den
Projektstart werden ermittelt.
Projetauftraggeberteam und Vertreter
relevanter Umwelten werden am Ende der
Workshops mittles Grafiken, Charts über die
Ergebnisse informiert.
Projektstartprozess
Qualität:
●
●
●
Wird anhand der Kosten und Dauer des
Projektstartprozesses ermittelt.
Ergebnisse des Startprozesses sind vor allem
die entwickelten Projektpläne und die
Etablierung des Projekts als soziales System.
Der Projektstartprozess ist durch Sitzungs –
und Workshop-Protokolle zu dokumentieren
Projektstartprozess
Unterschiedliche Projektstarts:
Unterschiedliche Projektarten sind verschieden zu
behandeln.
Projektkoordination
●
●
Ziele:
–
Sicherung des laufenden Projektfortschritts und
der Qualität der Arbeitspaketergebnisse.
–
Laufende Koordination von Ressourcen.
–
Kontrollieren des Arbeitspaketfortschritts.
–
Abnahme von Arbeitspaketen.
Zeitliche Abgrenzung:
–
Anfang bis Ende des Projekts
Projektkoordination
Ablauf:
–
Die Kommunikation des Projektmanagers erfolgt
in persönlichen Gesprächen, Email, Fax, Telefon..
–
Projektmanager nimmt in Subteamsitzungen teil.
–
Koordinationsprozess benötigt keine explizite
Planung weil er laufend stattfindet .
–
Einzelne Kommunikationen des Projektmanagers
benötigen eine Strukturierung.
Projektkoordination
Organisation:
–
Projektmanager erfüllt Koordination mit
Projektauftraggeberteam.
–
Projektmitgliedern
–
Projektmitarbeitern
–
Vertreter relevanter Umwelten
Projektmanager kann bei von einem
Assistenten oder Controller unterstützt
werden.
Projektkoordination
Qualität:
–
Ist hauptsächlich die Kommunikation des
Projektmanagers mit den Projektmitgliedern.
–
Projektmanager benötigt eine entsprechende
Kompetenz.
–
Und nutzt Hilfsmittel:
●
●
●
●
●
TODO Listen
Projektzielplan
Projektstrukturplan
Sitzungsprotokolle
Abnahmeprotokolle
Projektcontrolling
Ziele:
–
Feststellung des Projektstatus
–
Vereinbarung steuernder Maßnahmen
–
Neuvereinbarung von Projektzielen, -Kultur,
-Organisation
–
Updating der Projektpläne
–
Erstellung von Controllingberichte (Projektfortschritt)
Zeitlicher Ablauf:
Begin:
Fixierte Termine (Projektstart)
Ende: Controllingbericht abgelegt
Dauer:
1-2 Wochen
Projektcontrolling
●
●
●
●
Wird benötigt um auf Änderungen im Projekt
zu reagieren. (Ressourcen, Ziele)
Termine werden Zeitlich festgelegt
(Meilensteine im Projekt, regelmäßig)
Bei Abweichungen im Projekt sind
Maßnahmen zu ergreifen (neue Potenziale,
unerwünschte Abweichungen)
„grobe statt feine“ Steuerung des Projektes
Projektcontrolling
Ablauf:
–
Struktur wird bereits im Projektstart geplant:
●
●
●
–
Häufigkeit
Inhalte und Form der Berichte
Kommunikationsformen
Mindestanforderungen, welche das Controlling
erfüllen soll, sind vom Auftraggeberteam zu
definieren
Projektcontrolling
Ablauf:
–
Zur Vorbereitung der Controllingkommunikation ist
folgendes vom Projektmanager und den
Projektmitgliedern zu erfüllen:
●
●
●
●
Erfassung von Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche,
Durchführung von Abweichungsanalysen
Planung von Steuernden Maßnahmen
Updating von Projektplänen und Vorsorgeplänen
Erstellung von Berichten (Fortschritt, Abweichungen)
–
Die Durchführung besteht aus Projektteamsitzung
und Auftraggeberteamsitzung.
–
Dabei wird eine neue Projektwirklichkeit
konstruiert.
Projektcontrolling
Organisation:
–
Erfolgt durch Projektmanager,
Projektauftraggeberteam und das Projektteam.
–
Erfolgt nicht durch projektexterne Stellen wie z.B
einen Bereichscontroller.
–
Der Projektmanager berichtet dem
Bereichscontroller lediglich die Fortschritte des
Projekts.
Projektcontrolling
Qualität:
–
In der Praxis wird ein formales Controlling nur bei
finanziell riskanten Projekten durchgeführt. (großer
Aufwand)
–
Die entsprechende Projektcontrollingqualität wird
durch die Durchgängigkeit der erstellten
Projektpläne (Projektstart) und den festgelegten
Kommunikationsformen gesichert.
Bewältigung Projektdiskontinuität
●
Eine Projektdiskontinuität kann eintreten
●
Formen der Bewältigung sind:
●
–
Redesign des Projekts
–
Projektunterbrechung
–
Abbruch
Projektunterbrechung und Abbruch werden als
Projektabschlussprozess bezeichnet.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Ziele:
–
Bewältigung einer Projektkrise oder Projektchance
–
Beschränkung des möglichen Schadens,
Förderung von einer Chance
–
Schaffung von Grundlagen für eine erfolgreiche
Fortführung des Projekts.
Zeitliche Abgrenzung:
Beginn: Wahrnehmung einer Diskontinuität
Ende:
Beendigung der Diskontinuität
Dauer: mehrere Wochen
Bewältigung Projektdiskontinuität
Management Aufgaben:
–
Förderung eine Chance, bzw. Vermeidung von
Projektkrisen.
–
Es sind Vorsorgende Maßnahmen zu entwickeln.
–
Diese werden im Startprozess definiert und im
Controlling wahrgenommen.
–
Der optionale Prozess selbst ist nur für die
Bewältigung vorgesehen.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Wegen ihrer Komplexität und Dynamik haben
Projekte grundsätzlich ein hohes Potential für
Diskontinuitäten.
Bewältigung Projektdiskontinuität
Ablauf:
–
Man kann eine Projektdiskontinuität nicht messen,
deshalb muss sie explizit definiert werden.
–
Voraussetzung für die Bewältigung ist eine
bewusste Definition der Diskontinuität als neue
Projektwirklichkeit.
–
Diese Definition stellt die Aufmerksamkeit der
Projektmitglieder sicher.
Bewältigung Projektdiskontinuität
●
In der Regel werden zur Bewältigung externe
Experten benötigt die das nötige Know-How
zur Bewältigung besitzen.
NO-NOs:
–
Verzögerungs- und Verschleierungstaktik
–
Negieren der Situation
–
Schuldzuweisungen
–
Delegation nach oben
E1.7 Beschreibung des
Projektabschlussprozesses
Ziele
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Inhaltliche Restarbeiten
Planung der Nachprojektphase
Transfer von gewonnenem Know-how
Projektabschlussbericht, Ist-ProjektmanagementDokumentation
Investitionsevaluierung
Gestaltung der Umweltbeziehungen
Beurteilung des Projekterfolgs
Formale Projektabnahme
Effiziente Gestaltung des Projektabschlussprozesses
Zeitliche Abgrenzung
• Beginn: Veranlassung des formalen
Projektabschlusses
• Ende: Projekt erfolgreich abgenommen
• Dauer: 2-3 Wochen
Professioneller Projektabschluss ist
gefordert
•
•
•
•
•
•
•
Ziele erreicht  Projekt muss finalisiert werden
Unsicherheit kann zu Verzögerungen führen
Wesentliche Projektaufgaben erfüllt
Unattraktive Restaufgaben zu erledigen
Teammitglieder oft bereits in neuen Projekten
Inhaltliche und zeitliche Grenzen endgültig setzen
Endereignisse: Übergabe des Abschlussberichts,
Abschlusspräsentation, Abschlussfest
• Formale Beendigung = Freigabe von Ressourcen und
Energien für neue Aufgaben
Ablauf des Projektabschlussprozesses
• Erste Planung bereits im Projektstartprozess
(Kosten sind zu berücksichtigen)
• Vorbereitung der Projektabschlusskommunikation
• Abschließende Kommunikationen: AbschlussWorkshop, Abschlusssitzung, Social Event,
Erfahrungsaustausch-Workshop
Ablauf des Projektabschlussprozesses
Abschluss-Workshop:
- Beurteilung des Projekterfolgs
- Beurteilung der Leistung der Mitglieder
- Infos über die Personaldispositionen
Abschluss-Sitzung:
- Beurteilung des Projekts durch Projektauftraggeberteam
- Reflexion der Erfüllung der Projektauftraggeberrolle
- Formale Projektabnahme
Nachbereitung der Projektabschlusskommunikation
– Fertigstellung der Projektabschluss-Dokumentation
– Abschließendes Projektmarketing
– Schließen der Projektkostenstelle
Organisation des
Projektabschlussprozesses
• Mitglieder der Projektorganisation
• Vertreter der Stammorganisation der
projektorientierten Organisation
• Vertreter der relevanten Umwelten
Qualität des Projektabschlussprozesses
• Dynamik des Geschäftsalltags
• Mangelnde Professionalität im Projektmanagement
• Qualität wird anhand der Durchgängigkeit von
Projektmanagement-Methoden beurteilt:
– Projektzieleplan
– Business Case Analyse
• Beurteilung des Projekterfolgs
– Projekt-Umwelt-Analyse
• Auflösung von Projekt-Umwelt-Beziehungen
• Grundlage für abschließendes Projektmarketing
• Sozialer Projektabschluss
– Feedback
– Positives und Negatives ansprechen
– Soziale Kompetenzen sind gefordert
Projektabschluss bei unterschiedlichen
Projektarten
• Reflexionsarbeit einfacher bei erfolgreichen Projekten
• Umgang mit Misserfolg führt zu hoher sozialer
Komplexität
• Gründe für Verlust eines Auftrags selten analysiert
• Konzeptionsprojekte: Transfer des gesammelten Knowhow in Realisierungsprojekte
• Repetitive Projekte: Lernen für ähnliche Projekte
(Pilotprojekt)
E1.8 Projektmarketing
Zu wenig Projektmarketing!
• Starke inhaltliche Orientierung
• Geringe Marketingorientierung
• Mangelndes Projektmarketing  Nicht genügend
Managementaufmerksamkeit
• Qualität UND Akzeptanz wichtig
Erfolg = Qualität x Akzeptanz
Ziele des Projektmarketing, oder:
„Tu Gutes und sprich darüber“
•
•
•
•
•
Sicherung der Managementaufmerksamkeit
Sicherung der adäquaten Ressourcen
Sicherung der Akzeptanz
Minimierung von Konflikten
Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit
dem Projekt
Projektmarketing: Definition
• Projektbezogene Kommunikation mit relevanten
Projektumwelten
• Fokus auf Kommunikation des Projekts
…in den Teilprozessen
• Meist kein eigenes Arbeitspaket, aber in allen
Teilprozessen enthalten und zu erfüllen
• Beginn: Projektauftrag
• Gleichmäßige Intensität über Projektlaufzeit
• Informelles Projektmarketing möglich
• Bewältigung von Projektdiskontinuitäten
• Projektabschluss: Projektergebnisse, Projektarbeit
und Beiträge der Mitglieder
Hilfsmittel
• Projekt-Umwelt-Analyse (PUA)
– Projektspezifische Marketingstrategien
– Konkrete Maßnahmen
• Projektkulturentwicklung
– Projektname, Projektlogo, Projektslogan
• Printmedien
• Projektbezogene Events
• Give aways
• Online
• Visits
• Projektmanagement-Dokumentationen
Zuständigkeiten
• Alle Mitglieder der Projektorganisation tragen
Verantwortung
• Punktuelle Mitarbeiter ausgeschlossen
• Marketingkompetenz notwendig
Budgetierung
• Kosten des Projektmarketings sind zu
berücksichtigen
• Personalkosten, Sachkosten (für Hilfsmittel)
Projektmarketing für unterschiedliche
Projektarten
•
•
•
•
Besonders bei internen Projekten wichtig
Akzeptanzsicherung ist zentrale Herausforderung
Externe Projekte: Soziale Komplexität niedriger
Erfolgreiche Projekte einfacher zu kommunizieren
E1.9 Projektadministration
Projektadministration: Definition
• Prozess der administrativen Abwicklung von Projekten,
beinhaltet
– Administration von
• Projektpersonal
• Projektebezogene Kunden- und
Lieferantenverträge
• Projektinfrastruktur
– Ablage der
• Projektkorrespondenz
• Projektdokumente
• Keine Teilaufgabe des Projektmanagement
• Zusätzliche Aufgabe
Ziele der Projektadministration
• Sicherung
– Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und
Korrespondenz
– Rascher Zugriff auf Personal-, Kunden- und
Lieferdaten
Aufgaben der Projektadministration
• Administration
– Projektpersonal
– Kundenauftrag
– Projektinfrastruktur
• Ablage
– Projektkorrespondenz
– Projektdokumente
• Eigenständige Aufgabe
• Eigenes Arbeitspaket
Rollen zur Erfüllung der
Projektadministration
• Große Projekte: Projektadministrator
• Kleine bis mittlere Projekte: Personal in
Personalunion
Budgetierung
• Im Projektbudget zu berücksichtigen
• Personalkosten, Sachkosten
E2 Gestaltung des Prozesses:
Projektmanagement
E2.1 Einsatz von ProjektmanagementMethoden
• In Organisationsrichtlinien von projektorientierten
Unternehmen zu vereinbaren
• Einteilung in
–
–
–
–
–
–
Projektstart
Projektkoordination
Projektcontrolling
Bewältigung einer Projektdiskontinuität
Projektabschluss
kann / muss
Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)
Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)
E2.1 Einsatz von ProjektmanagementMethoden - Projektpläne
• Projektplan = Modell des Projekts
• Resultiert aus Projektmanagementmethoden
• Verwendung von Managementmethoden zur Entwicklung
einer Management-Komplexität, die der Komplexität des
Projekts entspricht
• Qualität wird durch Multi-Methodeneinsatz gesichert
• Detaillierungsgrad abhängig von Projektkomplexität
• Erstmalige Erstellung in Projektstart-Workshop
• Projektpläne oft als Dokumentationsinstrument verstanden
–
–
–
–
Entscheidungsinstrumente
Führungsinstrumente
Kommunikationsinstrumente
Dokumentationsinstrumente
E2.2 Einsatz von Standardprojektplänen
• Wiederholtes Durchführen bestimmter Projektarten
• Instrument des organisatorischen Lernens
• z.B.: Projektstrukturpläne, Arbeitspaketspezifikationen,
Meilensteinlisten, Projektorganigramme
• Effizienz kann durch adäquaten Einsatz wesentlich
gesteigert werden
• Müssen den jeweiligen Projektbedingungen
entsprechend adaptiert werden
E2.3 Einsatz adäquater ProjektKommunikationsformen
Einzelgespräch
• Teilnehmer: Projektmanager, Projektteammitglied
• Ziel: Austausch von Informationen über das Projekt,
wechselseitige Erwartungen bez.
Zusammenarbeit
„Kick-Off-Meeting“
• Einmalig im Projektstartprozess
• Teilnehmer: Projektteam, Projektauftraggeberteam,
Projektmanager
• Ziel: Information des Projektteams über das Projekt
• Meist „Einwegkommunikation“, wenig Interaktion
• 2-3 Stunden Umfang
Projekt-Workshop
• Teilnehmer: Projektteam, eventuell Vertreter
relevanter Projektumwelten
• Teilnehmeranzahl: ~15 Teilnehmer
• Ziel: gemeinsames Entwickeln des „Big Project Picture“
• Interaktionen der Teammitglieder ist wesentlicher
Beitrag zu Projektkulturentwicklung
• Standort: außerhalb des tägl. Arbeitsplatzes
• Präsentation der Ergebnisse am Ende
Projekt-Teamsitzungen
• Teilnehmer: Projektteam
• Ziel: Information über Projektstatus und weitere
Vorgehensweise
Projektauftraggeber-Teamsitzungen
• Teilnehmer: Projektauftraggeberteam, Projektmanager
• Ziel: Information über Projektstatus, Treffen
strategischer Projektentscheidungen
E2.4 Gestaltung der projektbezogenen
Infrastruktur
• ICT-Infrastruktur
• Räumliche Infrastruktur
• Bei virtuellen Projektorganisationen große
Herausforderung
• Planung erfolgt in Projektsitzungen
E2.5 Projektmanagement-Consultants und
Projektmanagement-Coaches
• Zur Bewältigung von sozialer Komplexität
• Projektstartprozess, Bewältigung von Diskontinuitäten
• Beratungsobjekte
– Projekt
– Projektmanager
– Projektteam
• Consultant: Beratung für ganzes Projekt
• Coach: Beratung für Projektmanager und/oder Projektteam
• Entscheidung über Verwendung wird gemeinsam getroffen
E2.6 Einsatz von ProjektmanagementChecklisten
• Zur Steigerung der Effizienz
• Beispiele
–
–
–
–
–
–
Einsatz von Projektmanagement-Methoden
Design eines Projektstart-Workshops
Design eines Projektcontrolling-Workshops
Tagesordnung einer Projektauftraggeber-Teamsitzung
ICT-Einsatz in Projekten
Inhaltsverzeichnis der ProjektmanagementDokumentation