Buchführung und Bilanzierung Kapitel 2 Inventur, Inventar

Kapitel 2: Inventur, Inventar und Bilanz
Buchführung und Bilanzierung
Kapitel 2
Inventur, Inventar und Bilanz
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Kapitel 2: Inventur, Inventar und Bilanz
Gliederung
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Inventur, Inventar und Bilanz ................................................................................3
2.1
Inventur ................................................................................................................3
2.1.1
Inventursysteme ...................................................................................................3
2.1.2
Inventurverfahren..................................................................................................5
2.2
Inventar ................................................................................................................6
2.3
Bilanz....................................................................................................................8
Zusammenfassung ...............................................................................................................11
Literaturempfehlungen..........................................................................................................13
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Kapitel 2: Inventur, Inventar und Bilanz
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Inventur, Inventar und Bilanz
2.1 Inventur
Nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes sowie zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände und Schulden, d.h. ein Inventar, zu erstellen.
Diese körperliche Bestandsaufnahme und buchmäßige Erfassung aller Wirtschaftsgüter, die
zu einem bestimmten Zeitpunkt im Betrieb vorhanden sind, wird als Inventur bezeichnet.
Einzelkaufleute, die die Schwellenwerte von § 241a HGB nicht überschreiten, sind von der
Pflicht zur Inventur und Aufstellung eines Inventars befreit.
Die Inventur verfolgt den Zweck, dass die in der Bilanz ausgewiesenen Vermögens- und
Schuldenpositionen der Realität entsprechen und damit die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zuverlässig widerspiegeln. Damit stellt die Inventur auch eine Grundlage für den
Jahresabschluss dar und dient als Nachweis der in der Bilanz ausgewiesenen Bestände.
Neben den handelsrechtlichen Bestimmungen übernimmt die Inventur auch eine Sicherungsund Überwachungsfunktion zu.
Das körperliche Erfassen der Wirtschaftsgüter erfolgt durch Zählen, Messen, Wiegen und
ggf. in Ausnahmefällen durch Schätzen. Forderungen und Schulden werden durch buchmäßige Erfassung festgestellt.
2.1.1
Inventursysteme
Grundsätzlich kann man zwischen folgenden Inventursystemen unterscheiden:
Abb. 2.1: Inventursysteme
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•
Stichtagsinventur: die Bestandsaufnahme wird am Bilanzstichtag durchgeführt.
•
Zeitnahe Inventur: die Bestandsaufnahme erfolgt in einem Zeitraum von 10 Tagen
vor bzw. nach dem Bilanzstichtag. Mithilfe von Belegen müssen die Bestände mengen- und wertmäßig zum Stichtag durch Fortschreibung oder Rückrechnung bestimmt werden.
•
Vor- oder nachverlegte Inventur: die Durchführung einer Inventur ist sehr zeit- und
arbeitsintensiv. Zu diesem Zweck ist es zulässig, die Inventur in beschäftigungsschwächeren Zeiten, und zwar in einem Zeitraum von drei Monaten vor bis zwei Monate nach dem Abschlussstichtag durchzuführen. Diese vor- bzw. nachverlegte Inventur ist in § 241 Abs. 3 HGB geregelt. Der Bestand muss mengen- und wertmäßig
wieder durch Fortschreibung bzw. Rückrechnung zum Bilanzstichtag festgestellt werden.
•
Permanente Inventur: bei der Permanenten Inventur, welche in § 241 Abs. 2 geregelt ist, wird keine körperliche Inventur am Bilanzstichtag durchgeführt. Diese Bestandsaufnahme muss aber einmal im Laufe des Geschäftsjahres erfolgen. Üblicherweise wird sie zu einer Zeit durchgeführt, an der der aufzunehmende Lagerbestand
gering ist und der Betriebsablauf durch die Inventuraufnahme am wenigsten gestört
wird. Bei der Permanenten Inventur müssen die Lagerunterlagen (Lagerkartei bzw. datei) laufend fortgeführt werden (durch ein EDV-System). Der mengen- und wertmäßige Bestand zum Bilanzstichtag wird dem System entnommen.
Zu beachten ist, dass nach R 5.3 Abs. 3 EStR für die vor- bzw. nachverlegte Inventur
sowie die Permanente Inventur Restriktionen gelten. Diese Verfahren dürfen demnach nicht angewendet werden
•
für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliche Vorgänge ins Gewicht fallende unkontrollierbare
Abgänge eintreten; es sei denn, dass diese Abgänge aufgrund von Erfahrungssätzen schätzungsweise annähernd zutreffend berücksichtigt werden
können
•
für Wirtschaftsgüter, die – abgestellt auf die Verhältnisse des jeweiligen Betriebs – besonders wertvoll sind.
Es ist nicht zwingend notwendig, nur ein Inventursystem anzuwenden. Vielmehr können in
einem Unternehmen die verschiedenen Inventurformen kombiniert werden.
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2.1.2
Inventurverfahren
Nach Art der Bestandsaufnahme können diese verschiedenen Inventurverfahren unterschieden werden: die körperliche Inventur, die buchmäßige Inventur und die Bestandsaufnahme anhand von Dokumenten.
Abb. 2.2: Inventurverfahren
• Bei der körperlichen Inventur werden die materiellen Vermögensgegenstände gezählt, gemessen, gewogen oder geschätzt. Schätzen ist zur Bestandsaufnahme nur
erlaubt, wenn der Aufwand für die genaue Erfassung des Bestands im Verhältnis zum
Wert der Vermögensgegenstände nicht angemessen ist. Man unterscheidet bei der
körperlichen Bestandsaufnahme außerdem in die
o
vollständige körperliche Bestandsaufnahm: sämtliche aufnahmepflichtigen
Positionen werden vollständig nach Art, Menge und Wert erfasst
o
Stichprobeninventur: nur ein Teil der aufnahmepflichtigen Positionen wird
erfasst; nach § 241 Abs. 1 HGB erfolgt eine Hochrechnung auf die Grundgesamtheit anhand der Wertverhältnisse der Stichprobe
•
Dagegen erfolgt bei der buchmäßigen Inventur keine körperliche Erfassung der
Vermögensgegenstände. Hier wird der Bestand wertmäßig anhand von Aufzeichnungen und Belegen erfasst. Anwendungsbeispiele für die Buchinventur sind:
o
Vermögensgegenstände, die nicht körperlich erfassbar sind, wie Forderungen
oder immaterielle Vermögensgegenstände
o
Vermögensgegenstände, bei denen eine körperliche Bestandsaufnahme nicht
möglich oder nicht zuzumuten ist
o
Anlageninventur
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•
Das Inventurverfahren der Bestandsaufnahme anhand von Dokumenten wird v.a.
bei Vermögensgegenständen angewendet, die sich am Tag der Bestandsaufnahme
auf dem Weg zum Kunden befinden oder die bei Dritten eingelagert wurden. Der Bestand wird dann den entsprechenden Dokumenten (Rechnungen, Frachtbriefen, Lagerscheinen, etc.) entnommen und bewertet.
2.2 Inventar
Die Erstellung des Inventars hat nach § 240 Abs. 2 HGB für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres zu erfolgen. Die Dauer eines Geschäftsjahres darf nicht länger als zwölf Monate Betragen und das Inventar ist innerhalb einer Zeit zu erstellen, die einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht.
Desweiteren ist ein Inventar z.B. auch bei folgenden Anlässen im Geschäftsablauf zu erstellen: Übernahme und Veräußerung eines Unternehmens, Insolvenz des Unternehmens, Auflösung des Unternehmens.
Die durch die Inventur erfassten Bestände an Vermögensgegenständen und Schuldenposten
werden dann in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar, festgehalten und zusammengefasst.
Das Inventar besteht aus drei Teilen:
•
Das Vermögen des Unternehmens besteht aus dem Anlagevermögen und dem Umlaufvermögen.
o
Nach § 247 Abs. 2 HGB sind als Anlagevermögen nur die Gegenstände
auszuweisen, die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Das Anlagevermögen bleibt üblicherweise längerfristig im Unternehmen
und bildet die Basis für die unternehmerischen Tätigkeiten. Beispiele für Anlagevermögen sind: Grundstücke und Gebäude (z.B. unbebaute Grundstücke,
bebaute Grundstücke, Betriebsgebäude, Verwaltungsgebäude), technische
Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA).
o
Im Umlaufvermögen befinden sich dagegen Gegenstände, die dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens nur kurzfristig dienen. Die Bestände des
Umlaufvermögens werden laufend bewegt und ändern sich ständig, d.h. sie
befinden sich dem Namen nach „im Umlauf“. Beispiele für Umlaufvermögen
sind: Roh, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB), unfertige Erzeugnisse, fertige Er-
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zeugnisse, Handelswaren, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen,
Bankguthaben und Kasse.
•
Die Schulden des Unternehmens werden nach der Fälligkeit geordnet und somit in
lang- und kurzfristige Schulden unterteilt. Innerhalb dieser beiden Gruppen werden
die Schulden wiederum nach zunehmender zeitlicher Dringlichkeit der Rückzahlung
untergliedert.
•
Das Reinvermögen eines Unternehmens ergibt sich aus der Differenz der Vermögenssumme und der Schuldensumme und wird als buchmäßiges Eigenkapital bezeichnet.
Der erwirtschaftetet Erfolg eines Unternehmens lässt sich durch den Vergleich des
Inventars zu Beginn (t0) und am Ende (t1) des Geschäftsjahres berechnen. Ein Gewinn liegt vor, wenn sich das Reinvermögen erhöht hat; eine Verminderung weist auf
einen Verlust hin. Der Jahreserfolg lässt sich nach folgendem Schema berechnen:
Reinvermögen t1
./.
Reinvermögen t0
+
Privatentnahmen
./.
Privateinlagen
=
Jahreserfolg
.
Der Gesetzgeber lässt bei der Inventarerstellung zwei Vereinfachungen zu: das Festwertverfahren und die Gruppenbewertung.
•
Grundlage für das Festwertverfahren ist § 240 Abs. 3 HGB. Demnach können Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB), wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden (= Festmenge zu Festpreisen). Voraussetzung ist, dass sich ihr Bestand in seiner Größe, Wert und Zusammensetzung
nur geringfügig ändert. Eine körperliche Bestandsaufnahme dieser Vermögensgegenstände hat alle drei Jahre zu erfolgen.
•
Grundsätzlich gilt bei der Bewertung von Vermögensgegenständen die Einzelbewertung. Die Gruppenbewertung stellt hiervon eine Ausnahme dar. Nach § 240 Abs. 4
HGB können gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände
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und Schulden jeweils zu einer Gruppe zusammengefasst und mit einem gewogenen
Durchschnittswert angesetzt werden.
Abb. 2.3: Beispiel eines Inventars
2.3 Bilanz
Das sehr umfangreiche und entsprechend unübersichtliche Inventar dient als Grundlage für
die Bilanz. Diese stellt nach § 242 HGB ein weiteres Instrument der Rechnungslegung dar
und zielt auf eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden.
Eine Bilanz müssen laut § 242 Abs. 4 HGB bis auf kleine Einzelkaufleute im Sinne des §
241a HGB alle Kaufleute aufstellen. Die Bilanz stellt eine aggregierte Form des Inventars
dar, d. h. das Inventar wird übersichtlich zusammengefasst ohne Einzelangaben über Mengen zu treffen. Verbindliche Regeln für die Zusammenfassung der Inventarpositionen gibt es
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nur für die Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften (§ 266
HGB). Die Hauptaufgabe einer Bilanz besteht in der Abbildung des vorhandenen Vermögens
und der Schuldendeckung.
Zur Darstellung der Bilanz verwendet man die Kontoform, nicht wie beim Inventar die Staffelform, wo die einzelnen Positionen untereinander geschrieben werden. Auf der linken Seite
des Kontos (Aktiva) wird das Vermögen aufgelistet; diesem gegenüber stehen auf der rechten Kontenseite (Passiva) die Schulden – oft auch Fremdkapital genannt - und das Eigenkapital. Vereinfacht kann die Bilanz wie folgt dargestellt werden:
A
Vermögen
Bilanz
P
Eigenkapital
Schulden
Während die Passivseite über die Mittelherkunft Auskunft gibt, zeigt die Aktivseite die Verwendung des Kapitals auf.
Somit erfolgt auf der Aktivseite eine Gliederung nach steigender Liquidität von langfristig
gebundenem Vermögen wie beispielsweise Grundstücke oder Bauten zu kurzfristig liquidierbarem Vermögen wie Bankguthaben. Die Passivseite gliedert sich hingegen nach steigender Dringlichkeit der Rückzahlung oder auch nach sinkender Fristigkeit. Begonnen wird
mit dem Eigenkapital, das in der Regel nicht zurückgezahlt werden muss; darauf folgen erst
das langfristige und schließlich das kurzfristige Fremdkapital.
Aus dem lateinischen Wort „bilancia“, was so viel wie „Waage“ bedeutet, ergibt sich die Bezeichnung Bilanz und damit der Grundsatz der Bilanzgleichung: die Summe der Aktiva
muss der Summe der Passiva entsprechen. Die englische Bezeichnung für Bilanz lautet „balance sheet“.
Die nachfolgend vereinfachte Grundstruktur einer Bilanz ergibt sich aus §266 HGB:
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Aktivseite
Bilanz
A. Anlagevermögen
I.
Immaterielle Vermögensgegenstände
II.
Sachanlagen
III.
Finanzanlagen
B. Umlaufvermögen
I.
Vorräte
II.
Forderungen und sonstige Ver-
Passivseite
A. Eigenkapital
B. Fremdkapital
mögensgegenstände
III.
Wertpapiere
IV.
Kassenbestand
Der Grundsatz der Bilanzidentität (§ 252 Abs. 1 NT. 1 HGB) besagt, dass die Schlussbilanz des alten Geschäftsjahres mit der Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres übereinstimmen. Damit soll sichergestellt werden, dass bei der Eröffnung der Konten im neuen
Geschäftsjahr nicht keine Bilanzpositionen hinzugefügt oder weggelassen werden.
Daneben darf eine Änderung der Gliederungsprinzipien, Bezeichnungen der ausgewiesenen
Posten oder der praktizierten Bewertungsverfahren nach dem Stetigkeitsprinzip (§ 252
Abs. 1 Nr. 6 HGB) nicht ohne triftigen Grund vorgenommen werden.
Um eine Vergleichbarkeit der Abschlussergebnisse sicherstellen zu können, muss die Erstellung der Bilanz, abgesehen von Ausnahmefällen, immer zum gleichen Stichtag erstellt werden.
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Zusammenfassung
Die körperliche Bestandsaufnahme und buchmäßige Erfassung aller Wirtschaftsgüter, die zu
einem bestimmten Zeitpunkt im Betrieb vorhanden sind, wird als Inventur bezeichnet. Sie
stellt eine Grundlage für den Jahresabschluss dar und dient als Nachweis der in der Bilanz
ausgewiesenen Bestände. Das körperliche Erfassen der Wirtschaftsgüter erfolgt durch Zählen, Messen, Wiegen und ggf. in Ausnahmefällen durch Schätzen. Forderungen und Schulden werden durch buchmäßige Erfassung festgestellt.
Man kann zwischen folgenden Inventursystemen unterscheiden: Stichtagsinventur, zeitnahe
Inventur, vor- oder nachverlegte Inventur und permanente Inventur. Es ist nicht zwingend
notwendig, nur ein Inventursystem anzuwenden. Vielmehr können in einem Unternehmen
die verschiedenen Inventurformen kombiniert werden.
Nach Art der Bestandsaufnahme können diese verschiedenen Inventurverfahren unterschieden werden: die körperliche Inventur, die buchmäßige Inventur und die Bestandsaufnahme
anhand von Dokumenten.
Die durch die Inventur erfassten Bestände an Vermögensgegenständen und Schuldenposten
werden dann in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar, festgehalten und zusammengefasst.
Die Erstellung des Inventars hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres zu erfolgen.
Desweiteren ist ein Inventar z.B. auch bei folgenden Anlässen im Geschäftsablauf zu erstellen: Übernahme und Veräußerung eines Unternehmens, Insolvenz des Unternehmens, Auflösung des Unternehmens.
Das Inventar besteht aus dem Vermögen und den Schulden des Unternehmens, sowie dessen Reinvermögen.Der erwirtschaftetet Erfolg eines Unternehmens lässt sich durch den
Vergleich des Inventars zu Beginn (t0) und am Ende (t1) des Geschäftsjahres berechnen.
Ein Gewinn liegt vor, wenn sich das Reinvermögen erhöht hat; eine Verminderung weist auf
einen Verlust hin.
Der Gesetzgeber lässt bei der Inventarerstellung zwei Vereinfachungen zu: das Festwertverfahren und die Gruppenbewertung.
Eine aggregierte Form des Inventars ist die Bilanz. Für diese Zusammenfassung der Inventarpositionen bestehen nach § 266 HGB nur für Kapitalgesellschaften sowie für bestimmte
Personenhandelsgesellschaften bestimmte Regelungen. Die Hauptaufgabe einer Bilanz besteht in der Abbildung des vorhandenen Vermögens und der Schuldendeckung.
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Kapitel 2: Inventur, Inventar und Bilanz
Die Bilanz wird in Kontoform dargestellt. Das bedeutet, dass dem Vermögen (Aktiva) auf der
linken Seite des Kontos, die Schulden sowie das Eigenkapital (Passiva) auf der rechten Seite des Kontos gegenübergestellt werden. Eine Bilanz ist stets ausgeglichen: die Summe der
Aktiva muss der Summe der Passiva entsprechen (Bilanzgleichung).
Nach dem Grundsatz der Bilanzidentität muss die Schlussbilanz des alten Geschäftsjahres
mit der Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres übereinstimmen.
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Kapitel 2: Inventur, Inventar und Bilanz
Literaturempfehlungen
Quick, R., Wurl, H.: Doppelte Buchführung: Grundlagen – Übungsaufgaben – Lösungen; 2.
Auflage, 2010, Gabler Verlag, Wiesbaden
Hufnagel, W., Holdt, W.: Einführung in die Buchführung und Bilanzierung; 5. Auflage, 2010,
Verlag Neue Wirtschafts-Briefe GmbH & Co. KG, Herne
Littkemann, J., Holtrup, M., Schulte, K.: Buchführung: Grundlagen, Übungen, Klausurvorbereitung; 4. Auflage, 2010, Gabler Verlag, Wiesbaden
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