Prozess- und Projektmanagement

Prozess- und
Projektmanagement
Projektstrukturierung
2011
Dipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)
M. Bauer
Manfred Bauer
Dipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)
Projektstrukturierung = Methodenkompetenz
Versetzt den Projektmanager in die Lage:
• Projekte überschaubar zu definieren, zu strukturieren und
notwendige Leistungen abzugrenzen,
• Projektabläufe realistisch zu planen und termingerecht zu führen,
• die notwendigen Einsatzmittel und Kosten zu ermitteln und zu
planen,
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• die Projektfinanzierung zu gestalten,
• Projekte im Einklang der Zielgrößen, Termine, Kosten und
Leistung in ihrem Zusammenwirken zu planen, zu steuern
und zu überwachen.
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Projektstrukturierung
Projektvorbereitung - Projektplanung - Projektausführung
-
Projektabschluss
Umfeld
Anfrage/Angebot
Stakeholder
Planung
Bau
Inbetriebnahme
Übergabe
Ziel
• Projektzieldefinition ist erfolgt
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• Phasenplanung ist erfolgt
• Umfeld- und Stakeholderanalyse ist erfolgt
• Projektstrukturierung ist der nächste Schritt von planund steuerbaren Teilaufgaben bis zum Arbeitspaket.
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Phasen und Meilensteine sind
definiert
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Projektstrukturierung
Projektstrukturierung bedeutet:
Die Gesamtaufgabe in
plan- und steuerbaren Teilaufgaben
bis zum Arbeitspaket zu zerlegen
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und einen Projektstrukturplan zu erstellen.
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Proje
ktstr
uktu
rplan
ung
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Projektstrukturplan Begriffe
Der PSP ist die grafische oder tabellarische Darstellung der
Projektstrukturierung, die systematische Antwort auf die Frage:
„Was ist in unserem Projekt zu tun?“
Projektstrukturplan PSP:
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Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte,
Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste
(DIN 69901-5:2009-01 Pkt. 3.82)
PSP, englisch: Work Breakdown Structure WBS
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Projektstrukturplan Begriffe
Teilprojekt:
Teil eines Projektes, welcher mit dem gesamten Projekt strukturell
in Verbindung steht.
Teilaufgabe:
Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan weiter
aufgegliedert werden kann (alt: DIN 69901).
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Arbeitspaket
Teil des Projektes, der im PSP nicht weiter aufgegliedert ist und
auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann
(DIN 69901-5:2009-01 Pkt. 3.9)
englisch: Work Packages
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Zweck und Nutzen PSP
• Reduktion von Komplexität in Projekten.
• Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit.
• Aufdecken von Unklarheiten in der Zieldefinition.
• Bestimmung aller operrationalisierten und damit
kontrollierbaren Arbeitseinheiten (Arbeitspakete,
Teilaufgaben).
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• Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit.
• Schaffung von Transparenz im Projekt.
• Förderung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektes.
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Zweck und Nutzen PSP
• Förderung eines durchgängigen Ordnungsprinzips.
• Verständigung im späteren Änderungsmanagement.
• Vergabe von Arbeitspaketen an Unterauftragnehmer.
• Bestimmung der Kostenträger in der Kalkulation eines
Projektbudgets, d.h. Aufwandsschätzung.
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• Legt fest, wie die Projektkosten und Daten zusammengefasst
werden.
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Projektstrukturplan
• Klassisch Darstellung als Organigramm.
• Kann aber auch als nummerierte Aufzählung mit
Einrückungen oder als MindMap dargestellt sein.
• PSP ist nicht an Ressourcen oder den Projektablauf
orientiert.
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• Im Projektstrukturplan kann die Qualitätssicherung
ein Arbeitspaket sein, im Balkenplan besteht dies
eventuell aus mehreren Vorgängen.
• Die Zusammenfassung aller Elemente auf einer Ebene
muss der Summe aller Arbeiten auf der nächsttieferen
Ebene entsprechen.
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Risiken bei Vernachlässigung der
PSP-Erstellung
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In der Praxis starten viele
Projektmanager lieber
gleich mit dem
Balkenplan, aber....
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Vergessene Arbeitspakete
und Tätigkeiten führen zu
Termin- und
Kostenüberschreitungen
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Projektstrukturplan
Niedrigste Position in jedem Zweig ist
das Arbeitspaket, es wird nicht weiter
unterteilt.
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Projektstrukturplan
objektorientierte Gliederung
Gedankliche Zerlegung in die Komponenten.
Es werden aber nicht alle Aufgaben erfasst um
das Projektziel zu erreichen.
Es fehlen die funktionsorientierten Gliederungen,
wie z.B. Projektmanagement.
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Projektstrukturplan
funktionsorientierte Gliederung
Es fehlt nun die Komponentenstruktur
der Kamera, sie ist dem
Gliederungsprinzip geopfert worden.
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Gemischter Projektstrukturplan
Projekte sollten/müssen für eine ganzheitliche
Sicht objekt- und funktionsorientiert gegliedert
werden.
Es gibt keine starren Regeln, ebenso wenig ob je
Ebene nur eine Betrachtung erfolgen soll.
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Projektstrukturplan
• Projekte deren Projektstruktur bekannt sind, werden von
oben nach unten geplant (top down).
• Projekte, die neu sind, von unten nach oben (bottom up).
• Teilweise liegen in Unternehmen Standardstrukturpläne vor.
• Bis zur 5. Ebene ist aus Sicht der Kostenkontrolle eine
Kostenanalyse vorteilhaft.
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• Abhängig von der Projektgröße,
• dem Berichtswesen,
• dem Kundenvertrag.
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Projektstrukturplan Beispiel
1. Schritt: Gliedern des Projektes in einzelne Elemente
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Projektstrukturplan Beispiel
2. Schritt: Ergänzen der Hilfselemente, auch Routineaufgaben
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Projektstrukturplan Beispiel
3. Schritt: Definieren der Arbeitspakete
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Projektstrukturplan Beispiel
4. Schritt: Neuordnung und Feinabstimmung
- AP auf gleicher Ebene auf der sie genutzt werden
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- AP 111 ist eine Vergabe an Unterlieferanten, AP Details werden
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durch Vertrag bzw. Spezifikation festgelegt
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5. Schritt: Festlegung einer eindeutigen Identifikation
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Arbeitspaket
Teil des Projektes, der im PSP nicht weiter
aufgegliedert ist und auf einer beliebigen
Gliederungsebene liegen kann (DIN69901)
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englisch: Work Packages
Minimale und Maximale Größe
des Arbeitspaketes am Anfang
der Projektstrukturierung
festlegen, z.B. min. 3 Tage, max.
30 Tage.
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Arbeitspaket Inhalte
- Arbeitspakete können in einzelne Vorgänge (Aktivitäten)
zerlegt werden
- Keine Darstellung im PSP aber ev. in der Terminplanung
- Größenordnung
je nach Erfordernis festlegen in Arbeitsstunden
- enthält eventuell Kostenvorgaben
- ist eindeutig benannt
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- ist abgegrenzt zu anderen Arbeitspaketen
- hat eindeutige Eingangsvoraussetzungen (Einflussfaktoren!)
- hat eindeutig nachweisbare Ergebnisse
- ist eindeutig einem Verantwortlichen zugeordnet
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Arbeitspaket Nutzen
- der Projektmitarbeiter kennt seine Aufgabenstellung
- die erwartenden Ergebnisse liegen fest
- Missverständnisse bei der Delegation von Aufgaben werden
minimiert
- die Arbeitsmengen sind eindeutig mess-, plan- und steuerbar
- Basis für ein effizientes projektinternes Controlling
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-Aus den Einzelkosten der Arbeitspakete und deren Summen lassen sich die
Gesamtkosten des Projektes ermitteln.
- Verfolgung des Projektfortschritts wird erleichtert oder gar erst
ermöglicht
- Basis für die Abhängigkeitsanalyse in der Terminplanung
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Projektplanung
„Die Größe des Projektes bestimmt die Art der Planung“
Es darf kein
W vergessen
werden !
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Die 4-W-Planung
1.
Wer ( Ausführender) macht
2.
Was (Aufgabe, Arbeitspaket)
3.
Bis wann (Abgabetermin)
4.
Mit welchem wie gemessenen Ergebnis (Ziel und
Erfolgskriterium)?
Wilfried Reiter: Die nackte Wahrheit über
Projektmanagement: Orell Füssli Verlag,
Zürich 2004: ISBN- 3-280-05018-9
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Arbeitspaket
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ZIEL
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Arbeitspaket
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Arbeitspaket
Die Arbeitspaketvereinbarungen stoßen dann an Grenzen, wenn:
• sie zum reinen Formalismus werden, d.h.
keine Aufgabe mehr ohne Arbeitspaketvereinbarung
ausgeführt wird,
• keine Vereinbarung über das Arbeitspaket zu Stande kommt,
da Kosten, Termine oder erforderliche Vorleistungen
unterschiedlich zwischen dem Projektleiter und dem
Mitarbeiter angesetzt werden,
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• wenn die Personalressourcen nicht realistisch in Auslastung
und Qualität bewertet sind.
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Arbeitspaket
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PSP und AP in der Angebotsphase
Bei der Erstellung des Projektstrukturplanes in der Angebotsphase kann
festgelegt werden, ob
und welche Teilaufgaben - bis auf Arbeitspakete - zu detaillieren sind, bzw. die
in der Angebotsphase bereits bearbeitet werden müssen,
da es sich z.B. um Simulationserstellungen, Modellversuche etc. handelt.
Sie liefern entscheidende Ergebnisse für die Bewertung des Lastenheftes oder
Kriterien zur weiteren Angebotsbearbeitung.
Je mehr Arbeitspakete in der Angebotsphase definiert werden und
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je genauer sich die entsprechenden Fachabteilungen zu den Paketen äußern
und
diese als gültig in bezug auf Termin, Kosten und Rahmendaten bestätigen, um
so weniger interne Diskussionen ergeben sich in der späteren
Projektabwicklung.
Standardaktivitäten mit Kosten- und Terminangaben zur Kalkulation nutzen.
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Projektstrukturierung
Mit Erarbeitung der Arbeitspakete ist die
Aufgabe des Projektstrukturplanes zunächst
erfüllt.
Nächste Schritte:
1. Aufwandsschätzung der Arbeitspakete
2. Logische Verknüpfung der AP
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3. Zeitliche Abhängigkeiten der AP
4. Erstellung der Ablaufplanung als Balkenoder Netzplans
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PSP
Nächster Schritt
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Terminplanung
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Besser als die
Planung am PC,
ist die Planung
am Tisch.
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Ablauf- und Terminmanagement
Achtung bei der Umsetzung des Projektstrukturplanes in Balkenpläne oder
Netzpläne, die idealisierte Form ist ressourcenunabhängig d.h. die Planung
erfolgt mit festgelegten Endterminen.
Die realistische Version erfolgt ressourcenabhängig, d.h. ist Hr. Müller oder
Hr. Meier für dieses Arbeitspaket verantwortlich oder ist eine externe
Beauftragung erforderlich? Welche Erfahrung hat der AP-Verantwortliche?
„ Planen Sie nicht den Endtermin, sondern die Ressourcen – denn an den
Ressourcen scheitert der Endtermin.“ 2)
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Auf Basis der sich daraus ergebenden Endtermine / Meilensteintermine
werden kritische Aufgaben sichtbar und es kann die entsprechende
Unterstützung bzw. erforderliche Maßnahmen definiert werden um:
a) den vereinbarten Termin zu erreichen,
b) eine Terminanpassung mit dem internen und/oder externen Auftraggeber
zu erreichen.
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Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozessund Projektmanagement
Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an
das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für
Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright.
Quellen sind:
1) Projektmanagement Fachmann Band 1 und 2: ISBN 3-926984-57-0:
RKW-Verlag Eschborn: 7. Auflage 2003
2) Wilfried Reiter: Die nackte Wahrheit über Projektmanagement: Orell Füssli
Verlag, Zürich 2004: ISBN- 3-280-05018-9
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Büdingen 29.3.2009
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