Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008
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Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1 · 44623 Herne Postfach 101879 · 44608 Herne Telefon (0 23 23) 14 80-0 Fax (0 23 23) 14 80-333 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Zur GPA NRW und zur Prüfung ______________________ 9 Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit – KIWI – ________ 15 Ziele des Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit (KIWI) __________ 15 Potenziale und KIWI in Tabellenform ________________________ 17 Potenziale ___________________________________________ 17 KIWI-Tableau_________________________________________ 19 Ergebnisse im Überblick___________________________ 23 Finanzen ______________________________________________ 23 Personal ______________________________________________ 24 Informationstechnologie __________________________________ 25 Jugend________________________________________________ 25 Gebäudewirtschaft ______________________________________ 26 Bauleistung ____________________________________________ 27 Infrastruktur ___________________________________________ 28 Ergebnisse im Einzelnen __________________________ 31 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 3 Inhaltsverzeichnis Finanzen ____________________________________________ Fi - 1 Kennzahlen_______________________________________ Fi - 1 Verwaltungssteuerung und Controlling ___________________ Fi - 1 Haushaltswirtschaftliche Situation_______________________ Fi - 3 Analyse des Haushaltsausgleichs ______________________ Fi - 5 Einnahmesituation ___________________________________ Fi - 8 Einnahmestruktur__________________________________ Fi - 8 Allgemeine Deckungsmittel __________________________ Fi - 9 Einnahmen aus Gebühren und Entgelten _______________ Fi - 10 Steuereinnahmen _________________________________ Fi - 16 KIWI-Kennzahl „Laufende Einnahmen je Einwohner“ _____ Fi - 18 Ausgabesituation ___________________________________ Fi - 20 Schulden _________________________________________ Schuldensituation der Stadt Haan ____________________ Kapitaldienst_____________________________________ Zins- und Schuldenmanagement _____________________ KIWI-Kennzahl „Schulden je Einwohner“ _______________ Fi Fi Fi Fi Fi - 22 22 24 26 26 Gesamtauswertung der Haushaltssituation _______________ Strukturelles Defizit – freie Spitze ____________________ Finanzströme ____________________________________ KIWI-Kennzahl „Strukturelles Defizit / freie Spitze je Einwohner“ ______________________________________ Fi - 28 Fi - 28 Fi - 30 VHS, Musikschule und Stadtbücherei ___________________ Volkshochschule Hilden-Haan________________________ Musikschule Haan e. V. ____________________________ Stadtbücherei ____________________________________ Fi Fi Fi Fi Fi - 34 - 36 36 38 40 Feuerlöschwesen ___________________________________ Fi - 45 Laufender Zuschuss für den kommunalen Brandschutz ____ Fi - 46 Organisation und Personalausstattung_________________ Fi - 48 Potenziale und Fazit_________________________________ Fi - 50 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Inhaltsverzeichnis Personal und Organisation ______________________________ Pe - 1 Vorbemerkung ______________________________________ Pe - 1 Inhalt, Ziele und Methodik ___________________________ Pe - 1 Personalausgaben ___________________________________ Pe - 6 Personalausgaben je Einwohner _______________________ Pe - 6 Personalausgaben je Einwohner – alternative Betrachtung ____________________________ Pe - 11 Stellenbewirtschaftung ______________________________ Pe - 12 Ist-Stellen je 1.000 Einwohner (Personalquote) _________ Pe - 12 KIWI-Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner – alternative Betrachtung“ ___________________________ Pe - 15 Stellenvergleich auf Ebene der Gesamtverwaltung für einheitlich definierte Aufgabenbereiche _______________ Pe Aufgabengruppe Allgemeine Verwaltung _______________ Pe Aufgabengruppe Finanzverwaltung ___________________ Pe Aufgabengruppe Ordnungsverwaltung _________________ Pe Aufgabengruppe Bauverwaltung _____________________ Pe Verwaltungsorganisation ___________________________ Pe - 17 18 20 24 27 32 KIWI-Bewertung „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner – alternative Betrachtung“ _____________________________ Pe - 33 Potenziale und Fazit_________________________________ Pe - 36 Informationstechnologie ________________________________ IT - 1 Kennzahlenvergleich _________________________________ IT - 1 IT-Services und IT-Infrastruktur ________________________ IT - 9 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 5 Inhaltsverzeichnis Jugend _____________________________________________ Ju - 1 Vorbemerkung ______________________________________ Ju - 1 Inhalte, Ziel und Methodik ___________________________ Ju - 1 Kennzahlen_______________________________________ Ju - 1 Hilfe zur Erziehung __________________________________ Ju - 2 Organisation und Steuerung _________________________ Ju - 3 Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung _________________ Ju - 5 KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall“ ________________________________________ Ju - 16 Kinderschutz ______________________________________ Ju - 18 Anforderungen an die Dienstanweisung ________________ Ju - 18 Überprüfung der Anforderungen durch Akteneinsicht _____ Ju - 21 Kinder- und Jugendarbeit ____________________________ Ju - 26 Tagesbetreuung für Kinder ___________________________ Ju - 28 Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder__________ Ju - 28 Jugendamt insgesamt _______________________________ Ju Organisation und Steuerung ________________________ Ju Personal ________________________________________ Ju Zuschussbedarf des Jugendamtes ____________________ Ju KIWI-Kennzahl „Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner“ ______________________________________ Ju - 32 32 36 38 - 40 Potenziale und Fazit_________________________________ Ju - 41 6 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Inhaltsverzeichnis Gebäudewirtschaft ___________________________________ Gw - 1 Vorbemerkungen ___________________________________ Gw - 1 Organisation und Steuerung __________________________ Gw - 3 Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft ____________________ Gw - 4 Personal __________________________________________ Gw - 9 Bauunterhaltung __________________________________ Gw - 11 Bauunterhaltungsausgaben in Euro je m² BGF _________ Gw - 11 Versorgungsmedien________________________________ Erfüllungsgrad Energiemanagement _________________ Wärmeenergie __________________________________ Stromenergie ___________________________________ Wasser/Abwasser ________________________________ KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Versorgungsmedien“ _____ Gw Gw Gw Gw Gw Gw - 15 15 19 21 22 24 Reinigung________________________________________ Eigenreinigung __________________________________ Fremdreinigung _________________________________ KIWI-Kennzahl „Reinigungsausgaben je m² RF“ ________ Gw Gw Gw Gw - 28 28 30 32 Hausmeisterdienste ________________________________ Gw - 35 KIWI-Kennzahl „Ausgaben Hausmeisterdienste je m² RF“ Gw - 35 Flächenmanagement _______________________________ Gw - 38 KIWI-Kennzahl „Flächenverbrauch BGF je Verwaltungsmitarbeiter“___________________________ Gw - 39 KIWI-Kennzahl „Flächenverbrauch BGF je Schüler“ ______ Gw - 43 Potenziale und Fazit________________________________ Gw - 50 Bauleistungen ________________________________________Ba - 1 Inhalt, Ziel und Methodik der Prüfung __________________Ba - 1 Korruptionsprävention und Vergabewesens _______________Ba - 2 Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens ___________________________________Ba - 2 Vergabewesen _____________________________________Ba - 11 Funktionsprüfung des Vergabewesens _________________Ba - 11 Fazit_____________________________________________Ba - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 7 Inhaltsverzeichnis Infrastruktur _________________________________________ In - 1 Inhalte, Ziel und Methodik der Prüfung _________________ In - 1 Kennzahlen_______________________________________ In - 2 Verkehrsflächen und –anlagen _________________________ In - 3 Organisation und Steuerung _________________________ In - 3 Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung______________ In - 6 KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung“ _______________________ In - 13 Straßenbeleuchtung _______________________________ In - 21 KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Straßenbeleuchtung je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche“_________________ In - 28 Bauhof ___________________________________________ In - 31 Organisation und Steuerung ________________________ In - 31 Aufgabenanalyse _________________________________ In - 36 Potenziale und Fazit_________________________________ In - 38 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Allgemeines Zur GPA NRW und zur Prüfung Wir sind eine Einrichtung des Landes Nordrhein-Westfalen, die Kommunen prüft, ihnen Beratungs- und Serviceleistungen anbietet und damit dazu beiträgt, die kommunale Selbstverwaltung zu stärken. Ziel unserer Arbeit ist es, neben der Rechtmäßigkeit hauptsächlich die Wirtschaftlichkeit und Sachgerechtigkeit kommunalen Handelns in den Blick zu nehmen. Der Gesetzgeber hat hierfür die Möglichkeit eröffnet, die Prüfung auf vergleichender Basis durchzuführen. Produkte und Dienstleistungen, Prozesse und Methoden müssen sich in der kommunalen Praxis stets einer kritischen Betrachtung stellen und als wirtschaftlich erweisen. Die Finanzlage der Kommunen lässt hier keine Alternative zu. Ein Vergleich gibt Aufschluss darüber, wie sich der Leistungsumfang der einzelnen Kommune entwickelt hat und an welchen Stellen Anlass zu kritischer Reflexion angezeigt ist. Die GPA NRW will mit ihrer Tätigkeit darüber hinaus Alternativen zur gegenwärtigen Praxis aufzeigen, die sich anderswo bewährt haben. Da wir bei unserer Arbeit einen landesweiten Überblick über die kommunale Praxis gewinnen, sehen wir den Reiz unserer Arbeit darin, gute Lösungen für alle Kommunen zugänglich zu machen. Unser Angebot heißt hier Partnerschaft beim Austausch von Ideen. Wir stützen uns bei der Prüfung auf § 105 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO). Die Ergebnisse unserer Prüfung sollen den Verantwortlichen in den Kommunen steuerungsrelevante Informationen und Handlungsempfehlungen liefern. Wir stehen den Kommunen auch außerhalb der Prüfung zur Verfügung. Zum einen informieren wir mit unserer Website über gute Lösungen in der kommunalen Praxis und Neues aus der Prüfung sowie über die Entwicklung der Kennzahlen. Zum anderen bieten wir den Kommunen individuelle Beratung an. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 9 Allgemeines Wie ist der Prüfungsbericht aufgebaut? 10 Für den schnellen Überblick haben wir die Prüfungsergebnisse unter „Ergebnisse im Überblick“ zusammengefasst. Der ausführliche Teil schließt sich an mit dem Abschnitt: „Ergebnisse im Einzelnen“. Am Schluss der einzelnen Prüfungsgebiete finden Sie ein Fazit. Der Prüfungsbericht schließt mit einem Nachsatz. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Allgemeines Informationen zur Prüfung in Ihrer Kommune Wir haben die Prüfung in Ihrer Stadt vom 07.10.2008 bis zum 15.12.2008 durchgeführt. Um zukunftsgerichtete Aussagen zu treffen, haben wir neben den Daten früherer Jahre ebenfalls Aktuelles berücksichtigt. Geprüft haben: Leitung der Prüfung Ulrike Büker Finanzen Lars Witt Personal Mario Loskill Informationstechnologie Torsten Binder Jugend Marion Keppler Gebäudewirtschaft Bauleistungen/ Infrastruktur Heiko Neuens Axel Bussmann Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 11 Allgemeines Wie haben wir geprüft? Im ersten Schritt haben wir die erforderlichen Daten erhoben, als intrakommunale Vergleichsreihe dargestellt und hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Richtigkeit abgestimmt. Im zweiten Schritt haben wir die erhobenen Daten in den interkommunalen Vergleich gestellt und auf dieser Basis analysiert. Ergebnisse unserer Analyse bezeichnen wir im Bericht als Feststellung. Damit kann sowohl eine positive als auch eine negative Wertung verbunden sein. Aus den Untersuchungen anerkannte Verbesserungspotenziale weisen wir im Bericht als Empfehlung aus. Wir haben das Prüfungsergebnis mit den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den betroffenen Organisationseinheiten Ihres Hauses erörtert. Den Entwurf des Berichtes haben wir Ihnen zugeleitet. Soweit eine Stellungnahme zu einzelnen Feststellungen erforderlich war, wurde dies im Berichtsentwurf entsprechend gekennzeichnet. 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Allgemeines Mit welcher Methodik sind wir vorgegangen? Die Analyse der Kennzahlen erfolgte unter Einbeziehung struktureller Merkmale, soweit deren Einfluss auf die Bewertung der Kennzahl nachgewiesen werden konnte. Zur Feststellung eines solchen Zusammenhangs haben wir uns so genannter Korrelationsanalysen bedient, die den Grad der Abhängigkeit eines strukturellen Faktors zu einer Kennzahl belegen. Soweit eine Korrelation den Wert ±0,8 aufweist, gehen wir von einer wesentlichen Abhängigkeit dieser Faktoren zueinander aus. Sie finden hierzu in den Teilberichten fachbezogen nähere Ausführungen. Um einen allgemeinen – Prüfthemen übergreifenden - Überblick über die finanzwirtschaftliche Situation zu ermöglichen, haben wir aussagefähige Parameter in einen Zusammenhang gebracht. Diese Parameter sind: SGB II-Quote, Arbeitslosenquote, Arbeitsplatzzentralität, Bevölkerungsentwicklung, allgemeine Deckungsmittel und Kaufkraft. Der Abgleich dieser spezifischen Parameter mit Normalwerten, die auf 100 gesetzt wurden, und ihre Verbindung zum Gesamtkontext lässt Aussagen über die finanzwirtschaftliche Ausgangslage einer Kommune zu. Die grafische Darstellung der Parameter für Ihre Stadt in Relation zu den auf 100 gesetzten Normalwerten stellt sich wie folgt dar: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 13 Allgemeines Bevölkerungsentwicklung 2003-2025 150,00 Arbeitslosenquote Allgemeine Deckungsmittel je Einwohner 100,00 50,00 0,00 SGB II Quote 2006 Kaufkraft je Einwohner Arbeitsplatzzentralität Haan Index Auffällig ist hier die überdurchschnittliche Positionierung der Stadt Haan bei den allgemeinen Deckungsmitteln, der Arbeitsplatzzentralität und der Kaufkraft. Diese Einordnung weist ebenso wie die unterdurchschnittliche Arbeitslosenquote und SGB-II-Quote auf positive Effekte für den städtischen Haushalt hin. 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 KIWI Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit – KIWI – Ziele des Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit (KIWI) Mit dem KIWI werden die wesentlichen Ergebnisse einer Prüfung mit Blick auf die finanzwirtschaftliche Situation einer Stadt zusammengefasst. Hierdurch ist es möglich, kurz und prägnant Handlungserfordernisse und -möglichkeiten aufzuzeigen. Der KIWI soll den Städten helfen, eine Standortbestimmung im interkommunalen Vergleich vorzunehmen und dient der Orientierung für die Zukunft. Auf der Basis hoch aggregierter und steuerungsrelevanter Kennzahlen erfolgt eine zusammenfassende Darstellung unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit mittels einer Bewertung auf einer Bewertungsskala von 1 (schlechtester Wert) bis 5 (bester Wert). Darüber hinaus bilden entsprechende Pfeilsymbole die zukünftigen Entwicklungstendenzen ab. Die zu den einzelnen Kennzahlen ermittelten monetären Potenziale werden in der Regel einwohnerbezogen ebenfalls in einer Spalte des KIWI dargestellt. Das ermittelte Gesamtpotenzial ist neben der Ergebnisspalte „strukturelles Defizit/freie Spitze“ ausgewiesen. Der KIWI ist eine zusätzliche Darstellungsform zu den Teilberichten der einzelnen Fachbereiche. Detaillierte Erläuterungen finden sich in den jeweiligen Teilen der Prüfungsberichte. Da Kommunen ihre Leistungen in erster Linie für ihre Einwohner erbringen und Infrastrukturvermögen für diese vorhalten, ist der Einwohnerbezug zentrales Element des KIWI. Hierdurch wird einerseits der aufgabenbezogene Anteil am strukturellen Defizit/freie Spitze pro Einwohner dargestellt. Zum anderen wird auch das Mengengerüst, d.h. die Breite der Leistungserbringung in einem bestimmten Aufgabengebiet deutlich gemacht. Darüber hinaus finden sich im KIWI der kreisangehörigen Städte leistungs- und produktbezogene Kennzahlen, die die Bewertung der einwohnerbezogenen Kennzahlen stark beeinflussen. So folgt die Bewertung der einwohnerbezogenen Kennzahl in der Regel der Bewertung der leistungsbezogenen Kennzahl, wenn nicht über das bereits Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 15 KIWI oben genannte vergleichsweise auffällige Mengengerüst noch Steuerungsmöglichkeiten bestehen. Im Rahmen der KIWI-Bewertungen werden keine Schulnoten erteilt, vielmehr soll der Stadt über den KIWI grundsätzlich ein anschauliches Bild über empfehlenswerte Schwerpunkte künftiger Aktivitäten gegeben werden. Ebenso wird mit dem KIWI kein Ranking betrieben. Die Bewertung im KIWI erfolgt unter den Aspekten der Handlungsnotwendigkeit und der Handlungsmöglichkeit. Dabei werden vor allem Aussagen zu Maß und Umfang getroffen, in dem die Stadt aus Sicht der GPA NRW aktiv werden kann. Die Bewertung der Handlungsnotwendigkeit und der Handlungsmöglichkeit erfolgt nicht nur unmittelbar aus dem Kennzahlenwert selbst, sondern ist im Wesentlichen abhängig von der finanzwirtschaftlichen Situation und dem erkannten Optimierungspotenzial. Die Merkmale des KIWI sind wie folgt definiert: KIWI-Merkmale Bedeutung Dringender, offensichtlicher Handlungsbedarf und/oder das Bestehen weitreichender Handlungsmöglichkeiten Index 1 Handlungsbedarf ist gegeben. Es bestehen Handlungsmöglichkeiten mit einer deutlichen Ergebnisverbesserung. 2 Handlungsmöglichkeiten sind vorhanden, Handlungsbedarf ist erkennbar, aber noch nicht zwingend. 3 Handlungsmöglichkeiten auf der Basis einer ergebnisorientierten Steuerung werden nahezu vollständig genutzt. 4 Außergewöhnliche zielgerichtete Aktivitäten der Stadt, die grundsätzlich auf andere Städte übertragbar sind (Best Practice). 5 Die KIWI-Bewertung erfolgt auf der Basis der Werte aus dem Haushaltsjahr 2007. Die Ergebnisse über die finanzwirtschaftliche Entwicklung des Jahres 2008 werden für die Trendanalyse mit in die Betrachtung einbezogen. 16 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 KIWI Potenziale und KIWI in Tabellenform Potenziale Auf der Grundlage unserer vergleichenden Betrachtungen zeigen wir Potenziale auf, die sich ausschließlich aus den geprüften Fachbereichen ergeben. Potenziale aus den Fachprüfungen bzw. Teilberichten Fachgebiete/Teilberichte Teilbericht Finanzen (incl. Bücherei) Teilbericht Personal Potenzial in Euro (gerundet auf 1.000 Euro) Potenzial in Euro je Einwohner 1.604.000 54,69 900.000 30,69 Teilbericht Jugend 1.104.000 37,64 Teilbericht Gebäudewirtschaft 1.453.000 49,55 Teilbericht Infrastruktur Gesamtpotenzial: 129.000 5.190.000 4,41 176,98 Das Potenzial bezieht sich auf das Betrachtungsjahr 2007. Soweit Potenziale schon umgesetzt wurden, geht dies aus den Teilberichten hervor. Der Prüfung der GPA NRW lag keine vollständige Betrachtung der Kernverwaltung oder der Beteiligungen zugrunde. Daher ist das ausgewiesene Potenzial nur als Teilmenge eines Gesamtpotenzials zu verstehen. Die ausgewiesenen Potenziale können zu Steuerungszwecken genutzt werden, um das Ziel der Haushaltskonsolidierung zu erreichen, bzw. sich diesem zu nähern oder um vorhandene Spielräume zu vergrößern. Die Potenzialberechnungen haben wir mit Hilfe der Definition von Zielwerten (Benchmarks) vorgenommen, die tatsächlich von anderen Kommunen erreicht werden. Neben der rechtmäßigen und wirtschaftlichen Aufgabenerledigung haben wir hierbei auch immer die Steuerungsleistung, die diesem guten Wert zugrunde liegt, berücksichtigt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 17 KIWI Vom Grundsatz her haben wir kaum bis nicht-steuerbare Rand- und Rahmenbedingungen als unabweisbare Einflussfaktoren berücksichtigt. Uns ist allerdings bewusst, dass auch historisch gewachsene, bzw. selbst geschaffene Strukturen, aber auch die Festlegung einer politischen Ausrichtung der kurz- bis mittelfristigen Umsetzung unserer Empfehlungen entgegenstehen können. In Anerkennung dieser Prämissen haben wir daher auf die Vorgabe zeitlicher Umsetzungshorizonte, wie kurz-, mittel– oder langfristig verzichtet. Die GPA NRW möchte über ihre Empfehlungen ausdrücklich nicht präjudizierend für Politik und Verwaltung wirken, sondern versteht sich als Einrichtung, die den unterschiedlichen Ressourceneinsatz im Vergleich der Städte transparent macht. Diese Transparenz findet ihren finanziellen Ausdruck in den Potenzialen, die wir ermittelt haben. Die Benchmarks, die diesen zugrunde liegen, sind in der Regel auf eine gute Organisation und Gesamtsteuerung der Aufgabe zurückzuführen. Dies schließt den Einfluss ein, den eine Stadt darauf nimmt, ihre Rahmenbedingungen zu verbessern. Demzufolge haben wir die Zielwerte der Städte als erreichbare Größe definiert, die sich in der Vergangenheit ganz bewusst über einen bestimmten Zeitraum Strukturen geschaffen haben, die zu einer wirtschaftlicheren Aufgabenerledigung führen. Soweit wir derartige Strukturen auf andere Städte für grundsätzlich übertragbar halten, greifen unsere Empfehlungen dieses auf, wissend, dass strukturelle Veränderungsmechanismen zumeist erst über einen längeren Zeitpunkt finanzielle Erfolge zeitigen. 18 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 KIWI KIWI-Tableau Am Ende dieses Abschnitts finden Sie das KIWI-Tableau der Stadt Haan mit den interkommunalen Vergleichswerten in tabellarischer Form. Die Übersicht gibt Aufschluss über die Indexierung, die ermittelten Potenziale und erwarteten Tendenzen. Tendenzpfeile: Die Pfeilsymbole bilden die zukünftigen Entwicklungstendenzen ab: Pfeil nach oben (Ergebnisverbesserung prognostiziert) Pfeil nach unten (Ergebnisverschlechterung prognostiziert) Pfeil in beide Richtungen (Ergebnisgleichstand oder eindeutige Tendenz ist noch nicht festzustellen) Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 19 KIWI 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Kennzahl Indikator Stadt Haan Potenzial Euro je Einwohner Index Tendenz Finanzen Strukturelles Defizit/freie Spitze Euro je Einwohner 202 176,98* 4 Laufende Einnahmen Euro je Einwohner 2.407 52,49 4 Schulden Euro je Einwohner 833 4 Personal und Organisation Personalquote - alternative - Stellen je 1.000 Einwohner 6,01 30,69 2 Jugend Zuschussbedarf des Jugendamtes Euro je Einwohner 213 Ausgaben der Hilfe zur Erziehung Euro je Hilfefall 16.115 2 37,64 2 Gebäudewirtschaft Euro je m² BGF 10,95 9,96 1 Ausgaben Reinigung Euro je m² RF 10,65 5,42 2 Ausgaben Hausmeister Euro je m² RF 8,75 2,93 3 m² BGF VG 42,23 6,93 4 m² BGF Schulen 16,03 31,20 4 Ausgaben der Versorgungsmedien Flächenverbrauch Verwaltungsmitarbeiter Flächenverbrauch Schüler Infrastruktur Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung Euro je Einwohner 30 Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung Euro je 1.000 m² Verkehrsfläche 623 Ausgaben der Straßenbeleuchtung Euro je 1.000m² Verkehrsfläche 304 3 4,41 3 * Dieses Gesamtpotenzial ergibt nur teils aus der Addition der Einzelpotenziale; ergänzt wird es durch das Potential Bücherei; außerdem wird Gebäudewirtschaft hier alternativ dargestellt - in der Potenzailtabelle kumulativ (s. Seite 17) Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 21 22 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ergebnisse im Überblick Ergebnisse im Überblick Finanzen Die Verwaltungshaushalte der Stadt Haan sind im Prüfungszeitraum originär ausgeglichen. Im Zeitreihenvergleich 2000 bis 2007 sind kumulierte freie Spitzen in Höhe von rd. 5,8 Mio. Euro erwirtschaftet worden (197 Euro je Einwohner). Die mittelfristige Finanzplanung sieht erhebliche Investitionen bei einem enger werdenden Finanzspielraum mit strukturellen Defiziten vor. Ein Haushaltssicherungskonzept wird voraussichtlich vermieden werden können. Die Umstellung auf NKF ist zum 1. Januar 2009 geplant. Bei den allgemeinen Deckungsmitteln als auch den laufenden Einnahmen je Einwohner stellt die Stadt Haan Dank hoher Gewerbesteuereinnahmen gegenwärtig den Maximalwert im interkommunalen Vergleich dar. Es bestehen im Gebühren- und Steuerbereich moderate Potenziale in Höhe von etwa 1,5 Mio. Euro, die in erster Linie über Hebesatzanpassungen und im Gebührenbereich durch die kalkulatorischen Positionen (Eigenkapitalverzinsung, Abschreibungen zu Wiederbeschaffungszeitwerten) erwirtschaftet werden können. Die einwohnerbezogenen Schulden im Kernhaushalt bewegen sich interkommunal im Prüfungszeitraum im unteren Bereich. Mittelfristig sind durch umfangreiche Investitionen hohe Kreditaufnahmen geplant, die sich negativ auf den Kapitaldienst und den Haushaltsausgleich auswirken werden. Im Rahmen unserer Prüfung sind zahlreiche Konsolidierungsmöglichkeiten im Einnahme- und Ausgabebereich aufgezeigt worden. Hierdurch sind bezogen auf das Jahr 2007 Potenziale in Höhe von rd. 5,2 Mio. Euro realisierbar (177 Euro je Einwohner). Im Kulturbereich sind bei der näher betrachteten Stadtbücherei durch eine Stärkung der Zentrale und durch ein nachfrageorientiertes Angebot Potenziale zu erschließen. Die vertraglichen (Zuschuss-)Regelungen an den Musikschulverein bzw. Volkshochschulzweckverband sollten untersucht werden. Die Sicherung des Brandschutzes wird in Haan durch hauptamtliche und freiwillige Feuerwehrkräfte gewährleistet. Es besteht ein Brandschutzbedarfsplan, der im Zusammenhang mit dem Neubau der Feuerwehrzentrale fortgeschrieben werden wird. Hier sollte in erster Linie das ehrenamtliche Engagement gefördert werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 23 Ergebnisse im Überblick Personal Das Personal stellt die wichtigste Ressource und zugleich einen erheblichen Kostenblock für die Städte und Gemeinden dar. Es muss folglich in einen kontinuierlichen Optimierungsprozess eingebunden werden. Trotz der positiven Gliederungsbreite von drei Dezernaten der Stadtverwaltung Haan sollte innerhalb dieser Organisationseinheiten als Ziel die Verschlankung der Aufbauorganisation von 17 Ämtern auf zwei Fachbereiche je Dezernat angestrebt werden, um Stellen einzusparen sowie kurze Dienstwege bzw. Arbeitsabläufe zu erreichen. Hierzu sollte die anstehende Fluktuation der Beschäftigten von rund 35 Prozent in den nächsten 15 Jahren genutzt werden. Gleichzeitig können Verwaltungsabläufe durch räumliche Organisationsverbesserungen erreicht werden, wie diese für das Einwohnermeldeamt anzustreben sind. Die Stadt Haan sollte hierfür ebenfalls die Möglichkeiten von baulichen Veränderungen in Betracht ziehen. Solche zielgerichtete Investitionen können sich langfristig als rentabel herausstellen, wozu entsprechende Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchzuführen sind. Trotz eigener Bemühungen der Stadt Haan zur Ausgabenminderung sind die Personalausgaben im Zeitreihenvergleich der Jahre 2004 bis 2007 um rund 0,6 Mio. Euro (= rund fünf Prozent) gestiegen. Erste Erfolge der Bemühungen der Stadt Haan zur Stellenreduzierung sind im Jahr 2007 durch Stagnation der Personalausgaben sowie der Ist-Stellen festzustellen. Weiterhin konnte im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 ermittelt werden, dass die Stadt Haan in verschiedenen Bereichen der Kernverwaltung über Stellenpotenziale von insgesamt rund 18 Stellen bzw. in Höhe von rund 0,9 Mio. Euro verfügt. Dies entspricht einem Anteil von rund sieben Prozent der aktuellen Beschäftigtenzahl. Die Realisierung dieses Potenzials wird nur durch eine vertiefte aufgabenkritische Betrachtung in den von uns untersuchten Aufgabenbereichen gelingen. Insbesondere sollten die Handlungsfelder der Kämmerei, Stadtkasse, Einwohnermeldeamt, Planungsamt und Bauaufsichtsamt durch konkrete Personalbedarfsanalysen sowie qualitative und quantitative Stellenbemessungen untersucht werden. Die Überprüfungen sollten aufgrund des hohen Dienstleistungsangebotes sowie des geringen Ausgliederungsgrades an kommunale Unternehmen auf die nicht von uns untersuchten Aufgabenbereiche und somit auf das gesamte Aufgabenspektrum der Stadt Haan ausgeweitet werden. Hier 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ergebnisse im Überblick kommt ebenfalls der Ausbau der bereits von der Stadt Haan in einigen Bereichen praktizierten interkommunalen Zusammenarbeit in Betracht, die beispielsweise in den Aufgabenfeldern des Meldewesens sowie des Bauhofes bereits angedacht ist. Ergänzend bieten sich weitere Aufgabenübertragungen im Bereich der Beihilfe- und Kindergeldzahlungen und ggf. bei den Personalabrechnungsverfahren an. Informationstechnologie Bezogen auf die Bildschirmarbeitsplätze stellen wir unterdurchschnittliche IT-Ausgaben fest. Das liegt u. a. daran, dass Mindeststandards bei IT-Infrastruktur, IT-Technik und IT-Sicherheit teilweise noch nicht erfüllt sind. In Bezug auf den Einwohner liegen die IT-Ausgaben vergleichsweise auf einem höheren Niveau. Zu beiden Bezugsgrößen muss allerdings unser breiter interkommunaler Vergleich in den Folgejahren abgewartet werden, bei dem wir alle Details und Standards (Overheadund Gemeinkosten, Leistungsrahmen, Technik und Sicherheit) allumfassend in den Blick nehmen. Wir empfehlen der Stadt Haan, ohne ausreichende Vergleichsgrundlagen nicht voreilige Schlüsse hinsichtlich etwaiger Auslagerungsüberlegungen zu ziehen. Jugend Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt bei rund 6,2 Mio. Euro insgesamt und bei 213 Euro je Einwohner. Mit diesem Wert positioniert sich das Jugendamt der Stadt Haan deutlich über dem Durchschnitt der Vergleichskommunen. Der Zuschussbedarf verteilt sich zu 47 Prozent auf den Bereich der Tagesbetreuung für Kinder, zu 40 Prozent auf den Bereich der erzieherischen Hilfen und zu 13 Prozent auf die Kinder- und Jugendarbeit. Für die einzelnen Bereiche erscheint uns insbesondere eine vernetzende Gesamtkonzeption notwendig, die strategische Ansätze übergreifend für die einzelnen Teilbereiche bündelt und das operative Handlungsgeschehen hieran ausrichtet. Zur Steuerungsunterstützung sollten Kennzahlen Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 25 Ergebnisse im Überblick gebildet werden, die kontinuierlich nachgehalten und evaluiert werden, um den Erfüllungsgrad von Zielvorgaben ausweisen. Durch Optimierung von Verfahrensabläufen, Umstrukturierung bzw. vertiefende Betrachtung von Personalressourcen und kurzfristige Investitionen können langfristig Ergebnisverbesserungen erzielt werden, die wir allein im Bereich der erzieherischen Hilfen auf rund 1,1 Mio. Euro beziffern. Hierfür müsste der Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanverfahren und der Anteil der Vollzeitpflege an den stationären Hilfen entsprechend unserer ermittelten Benchmark-Werte gesteigert werden. Weiterführende Potenziale durch eine verstärkte Wirkungsorientierung der Kinder- und Jugendarbeit sowie den Ausbau von Tagespflegeplätzen an der institutionellen Betreuung sind zu erwarten. Gebäudewirtschaft Die Stadt Haan hat seit 2000 wesentliche gebäudewirtschaftliche Aufgabenkomplexe im städtischen Hochbauamt zentralisiert. Hier wird ein Gebäudebestand mit insgesamt 83.200 qm BGF betreut. Der Vermögenswert für die von uns näher untersuchten Schulen und Verwaltungsgebäude beträgt rund 81 Mio. Euro. Die hierfür erforderlichen Bauunterhaltungs- und Bewirtschaftungsausgaben belaufen sich auf rund 2,3 Mio. Euro jährlich. Die Steuerung der gebäudewirtschaftlichen Teilaufgaben ist insgesamt gut organisiert. Der Bereich des Energiemanagements muss in der Stadt Haan allerdings erst noch aufgebaut werden. Die regelmäßige Erfassung und Kontrolle der Energieverbräuche sollte installiert und ein unterjähriges Berichtswesen eingerichtet werden. Die Verbrauchs- und damit auch die Ausgabewerte bei Wärme, Strom und Wasser/Abwasser sind extrem hoch. Ursächlich hierfür ist in erster Linie der schlechte Gebäudezustand (Potenzial: 286.000 Euro). Die Reinigungsleistungen in der Stadt Haan werden zum größten Teil (80 Prozent) durch Fremdreinigungsfirmen erledigt. Die Ausgaben bei Eigen- und Fremdreinigung bewegen sich am Durchschnitt der von uns geprüften Kommunen. Verbesserungsmöglichkeiten sind zunächst in der vollständigen Umstellung auf die deutlich günstigere Fremdreinigung zu sehen. Darüber hinaus können positive Effekte durch eine Optimierung 26 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ergebnisse im Überblick bei den Fremdreinigungsverträgen (Bündelung von Objekten; Anpassung Reinigungsintervalle u. a.) generiert werden (Potenzial: 159.000 Euro). Schließlich sollte auch der Einsatz innovativer Ansätze wie der „ergebnisorientierten Reinigung“ geprüft werden. Bei den Hausmeisterleistungen hat sich die Stadt Haan in den letzten Jahren organisatorisch gut aufgestellt. Die Steuerung und Einbindung der Hausmeisterleistungen in die gebäudewirtschaftlichen Prozesse sind weitgehend optimiert. Wesentliche Verbesserungen lassen sich hier allenfalls aus der Fluktuation von Mitarbeitern ableiten (Potenzial 86.000 Euro). Im Bereich des Flächenmanagements macht sich die Architektur des Rathauses und des zweiten Verwaltungsgebäudes negativ bemerkbar. Fehlende Räumlichkeiten und teilweise Auslagerungen sind die Folge. Derzeit prüft die Stadt Haan im Vorfeld erforderlicher Sanierungen mehrere alternative Durchführungen anhand eines detaillierten Wirtschaftlichkeitsvergleichs. Aus diesem Vergleich geht die Neubaualternative mit non-territorialem Konzept als mit Abstand günstigste Alternative hervor. Das auf unseren Benchmark bezogene Potenzial beläuft sich auf rund 203.000 Euro jährlich. Bei Realisierung der genannten Neubau-Variante wäre das realisierbare Potenzial noch deutlich höher. Für den Themenbereich Schulen hat die Stadt die möglichen Handlungserfordernisse und –möglichkeiten erkannt und in vorbildlicher Weise ein ganzheitliches gebäudewirtschaftliches Handlungskonzept erarbeitet, das durch Reduzierung von Standorten, Nutzungsverdichtungen, Modernisierung von Bestandsgebäuden und Investitionen die von uns aufgezeigten Potenziale weitestgehend realisiert. Das Gesamtpotenzial für die Gebäudewirtschaft beläuft sich bezogen auf das Vergleichsjahr 2007 auf rund 1,45 Mio. Euro jährlich. Hiervon entfallen 436.000 Euro auf die Bewirtschaftung und 1.017.000 Euro auf die Reduzierung von Flächen. Bauleistung Im Prüffeld „Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens“ erreicht die Stadt Haan einen Erfüllungsgrad von 56 Prozent. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 27 Ergebnisse im Überblick Allgemeine Korruptionsprävention: Optimierungspotenzial besteht in der Erstellung einer Schwachstellenanalyse für die gesamte Verwaltung unter Einbeziehung aller Mitarbeiter/innen. Darüber hinaus sollte ein/e Korruptionsschutzbeauftragte/r für die Stadtverwaltung Haan benannt werden. Organisation des Vergabewesens: Im Wesentlichen kann die Organisation des Vergabewesens optimiert werden durch die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle. Möglichkeiten hierzu bietet der Ausbau der zentralen Submissionsstelle zu einer zentralen Submissions- und Vergabestelle. Hierdurch sollte eine Trennung von Planung, Ausschreibung und Vergabe erreicht werden. Eine Verlagerung von Aufgabenbereichen innerhalb der technischen Bereiche hin zur Zentralen Vergabestelle erscheint notwendig. Das Prüffeld „Funktionsprüfung des Vergabewesens“ wurde mit einem sehr guten Ergebnis von 91 Prozent bewertet. Es zeigt anhand der ausgewählten Baumaßnahmen nur ganz geringfügig Optimierungspotenzial. Dieses besteht in der Dokumentation der Vergabeentscheidung sowie in der Bearbeitung der Submissionsprotokolle. Infrastruktur Bei den Ausgaben für die Unterhaltung der Gemeindestraßen und der Wirtschaftswege liegt die Stadt Haan im Vergleichsjahr 2007 mit einem Wert von 623 Euro je 1.000 m² deutlich über dem derzeitigen interkommunalen Durchschnittswert. Im Eckjahresvergleich sind die Ausgaben für die Bauunterhaltung um ca. 15 Prozent gestiegen. Der Jahresverlauf war geprägt durch zahlreiche Instandsetzungsmaßnahmen. Der Straßenzustand ist der Verwaltung bekannt. Der Allgemeinzustand der Verkehrsflächen ist geprägt durch einen hohen Anteil an Flächen in der Zustandsklasse drei. Aus wirtschaftlich / technischer Sicht sollten gerade diese Flächen vor dem „abrutschen“ in eine niedrigere Zustandsklasse bewart werden. Zur wirtschaftlichen Straßenunterhaltung empfehlen wir den Einsatz einer Straßenerhaltungsstrategie; diese wird jedoch abhängig sein von der Haushaltsentwicklung der Stadt Haan. 28 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ergebnisse im Überblick Die Datentransparenz sowie die allgemeine Steuerung der Ausgaben kann als befriedigend bezeichnet werden, hier besteht entsprechendes Verbesserungspotenzial. Ein mögliches Einsparpotenzial sehen wir bei der Struktur und Pflege des Straßenbegleitgrün. Hier können Standardreduzierungen im Bereich der Ausgestaltung der Flächen und deren Pflege den größten Erfolg zeigen. Die Betrachtung der Ausgaben zur Straßenbeleuchtung der Stadt Haan, hierbei handelt es sich um ca. 380.600 Euro, gliedert sich in die Betrachtung der Energieausgaben sowie der Unterhaltungsausgaben. Für die Energieausgaben je 1.000 m² b.Fl. besteht ein Benchmark von 60 Euro. In der Differenz zu den in Haan festgestellten Ausgaben errechnet sich ein Potenzial in Höhe von ca. 39.000 Euro. Ebenso besteht für die Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² b. Fl. ein Benchmark, dieser liegt bei 141 Euro. Demnach errechnet sich für die Unterhaltungsausgaben ein Potenzial in Höhe von ca. 90.000 Euro. In der Summe haben wir somit ein Potenzial in Höhe von insgesamt 129.000 Euro (4,40 Euro je Einwohner) berechnet. Als wichtigstes Kriterium zur Umsetzung möglicher Einsparungen erachten wir die Anpassung der Unterhaltungsausgaben als auch die Verringerung der benötigten Energiemenge. Die Betrachtung des Bauhofes der Stadt Haan zeigt in wenigen Bereichen ein Optimierungspotenzial. Anhand der Verteilung der Aufgabenbereiche sollte der Grünflächenbereich überprüft werden. Hier sind ggfs. Standardreduzierungen zu berücksichtigen. Für den Bereich der Straßenunterhaltung sollte im Tiefbauamt ein Erhaltungsmanagement eingerichtet werden. Darüber hinaus wäre eine direkte Leistungsverrechnung mit allen Auftraggebern des Bauhofes zu vereinbaren. Besonders positiv wurde der neu errichtete Standort des Bauhofes der Stadt Haan wahrgenommen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 29 Ergebnisse im Überblick 30 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ergebnisse im Einzelnen Ergebnisse im Einzelnen Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 31 Ergebnisse im Einzelnen 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Finanzen Ziel der Prüfung ist es, sowohl unter rechtlichen als auch insbesondere unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten die Finanzsituation der Stadt Haan darzustellen und zu analysieren. Bei dieser Gesamtbetrachtung nehmen wir die Finanzströme ebenso wie die Steuerung der zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen in den Blick. Dazu gehört auch die Bewertung dieser Ressourcen im Hinblick auf ihre Entwicklung im Neuen Kommunalen Finanzmanagement. Unsere Prüfung wird um die Module Stadtbücherei sowie Freiwillige Feuerwehr erweitert. Kennzahlen Für die interkommunalen Vergleiche ist das Haushaltsjahr 2007 das Basisjahr. Intrakommunale Kennzahlenvergleiche führen wir für den Zeitraum von 2004 bis 2007 durch. Im Bereich Finanzen bilden wir die folgenden KIWI-Kennzahlen, die in diesem Teilbericht ausführlicher erläutert werden: Laufende Einnahmen je Einwohner Schulden je Einwohner Strukturelles Defizit/freie Spitze je Einwohner Verwaltungssteuerung und Controlling Planung, Vollzug und Kontrolle des kommunalen Haushalts sind ebenfalls Bestandteil eines finanzwirtschaftlich ausgerichteten und ergebnisorientierten Managementprozesses. Den Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente sehen wir auch in diesem Kontext als Voraussetzung, um den städtischen Ressourceneinsatz effektiv und effizient zu gestalten. Dabei ist es wesentlich, nicht nur einzelne Instrumente isoliert einzusetzen, sondern ein Gesamtsteuerungskonzept zu entwickeln, das verschiedene betriebswirtschaftliche Instrumente in ihrer Kombination berücksichtigt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 1 Finanzen Das Controllingsystem gliedert sich dabei grundsätzlich in zwei Teilbereiche: Teilbereiche des Controllings strategisches (zentral - dezentral) • • • • Mittel- bis langfristige Ausrichtung Dauerhafte Aufgabenerfüllung Zukünftige Ausgestaltung und Ausrichtung des Verwaltungshandelns (Leitziele) Entwicklung und Nutzung vorhandener Erfolgspotenziale Fragen zur Effektivität operatives (zentral - dezentral) • • • • Ausrichtung auf aktuelle Aktivitäten bezogen Nutzung vorhandener Potenziale im Sinne vereinbarter messbarer Ziele Nachsteuern bei Gefährdung der Zielerreichung Eingreifen bei Budgetüberschreitung Fragen zur Effizienz Voraussetzung für eine objektive Steuerung ist die Vereinbarung von strategischen Zielen, die, bezogen auf die Leistungsebene, auf operative Ziele herunter gebrochen werden müssen (Leitziele -> messbare Ziele). Die strategische Ausrichtung erfolgt in Abstimmung mit allen Entscheidungsträgern (Politik, Führungskräfte und weitere an dem Prozess beteiligte Partner). Die Ausgestaltung und Inhalte dieser Teilbereiche erfolgen im Rahmen der Stufen eines Controllingkreislaufes. Ziele Werden durch Verwaltungsführung festgelegt Auswirkungen/Konsequenzen Entsprechend der Ergebnisse der Analyse folgen Konsequenzen für die Steuerung; ggf. werden die Ziele überarbeitet. Der Kreislauf startet erneut. Informations-/ Datensammlung Anhand von verschiedenen Controllinginstrumenten wie Berichtswesen, KLR u. a. Analyse Die Ziele werden mit den gesammelten Informationen bzw. Daten abgeglichen Fi - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Die Stadt Haan befindet sich gegenwärtig in der Übergangsphase auf das NKF (ab 1. Januar 2009), was erhebliche personelle Ressourcen bindet. Die Umstellung wird unter Begleitung eines Wirtschaftsprüfungsunternehmens federführend in der Kämmerei entwickelt, wobei die Politik über Zwischenberichte bereits frühzeitig in die Planungen einbezogen worden ist. Anders als in vielen anderen Kommunen sind hier in den Vorjahren keine Pilot- oder Budgetbereiche gebildet worden, so dass die Umstellung „in einer Welle“ erfolgen wird. Der vorstehend dargestellte Steuerungs- und Controllingkreislauf wird sich in Haan erst in den kommenden Jahren entwickeln. Die im Produktbuch (Stand 26. Oktober 2007) entwickelten taktischen und operativen Ziele bilden zunächst einen Grundstock. Sie sind in den kommenden Jahren über ein bedarfsgerechtes Berichtswesen zu einem aussagekräftigen und steuerbaren Kennzahlen- und Zielsystem weiter zu entwickeln. Folgende Ziele lassen sich definieren: Funktionsziele (Was soll erreicht werden?), Zeitziele (Bis wann soll es erledigt werden?), Finanzziele (Was sind wir bereit auszugeben?). Empfehlung Ausgehend von einer strategischen Zielausrichtung sollte mit der Umstellung auf das NKF eine Verwaltungssteuerung auf Basis von Finanz-, Zeit- und Funktionszielen implementiert werden. Haushaltswirtschaftliche Situation Die Stadt Haan ist als mittlere kreisangehörige Kommune von uns im Jahr 2004 zum ersten Mal überörtlich geprüft worden. Die Stadt mit 29.323 Einwohnern (31.12.2007) verfügt über allgemein gute Rahmenbedingungen (vgl. Vorbericht). Sie ist aufgrund ihrer zentralen Lage zwischen den kreisfreien Städten Solingen, Wuppertal, Düsseldorf und Köln für Unternehmen ein interessanter Wirtschaftsstandort als auch bei Familien als Wohnort beliebt. Man verfügt über sämtliche Schulformen, zahlreiche Sport- und Freizeiteinrichtungen sowie Geschäfte des tägli- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 3 Finanzen chen Bedarfs. Nach vorsichtigen Schätzungen ist bis zum Jahr 2020 mit einer allgemein alternden sowie leicht rückläufigen Bevölkerungsentwicklung (minus vier Prozent) zu rechnen. Der Stadt Haan ist es abgesehen von einer kurzen Phase im Jahr 2003 bisher stets gelungen, ihren Haushalt originär auszugleichen und ein Haushaltssicherungskonzept (HSK) zu vermeiden. Im Rahmen der bisherigen mittelfristigen Finanzplanung bis 2011 (auf kameraler Basis) wird zwar der originäre Haushaltsausgleich weiterhin erreicht, dies allerdings nur durch erhebliche Rückzuführungen an den Verwaltungshaushalt (Summe struktureller Defizite etwa 9,5 Mio. Euro). Zusätzlich ist zu bedenken, dass künftige Haushalte mit der Umstellung auf NKF zum 01. Januar 2009 aufgrund der Belastungen durch bilanzielle Abschreibungen und Rückstellungen noch schwerer auszugleichen sein werden. Der Haushaltsausgleich wird dann nur durch Entnahmen aus der Ausgleichsrücklage bzw. nach deren Verzehr, durch Entnahmen aus der allgemeinen Rücklage vorgenommen werden können. Als Datenbasis greifen wir zunächst auf die zeitlich bereinigten SollEinnahmen und Soll-Ausgaben der Jahresrechnung zurück. Ergänzend nehmen wir eine sachliche Bereinigung (innere Verrechnungen, kalkulatorische Einnahmen) vor, um eine bessere Vergleichbarkeit bei den Kommunen zu erreichen. Die so bereinigten Jahresrechnungsergebnisse, die für unsere Vergleiche, Analysen und Bewertungen herangezogen werden, weisen in Haan folgende Werte aus: Bereinigtes Haushaltsvolumen Verwaltungshaushalt Jahr Einnahmen Vermögenshaushalt Ausgaben Einnahmen Ausgaben Angaben in Tausend Euro 2004 58.874 58.874 6.572 2005 62.990 62.990 9.400 9.400 2006 65.545 65.545 10.753 10.753 2007 70.571 70.571 18.567 18.567 Fi - 4 6.572 Im Verwaltungs- und Vermögenshaushalt der Stadt Haan ist es im Betrachtungszeitraum stets gelungen, bei einem steigenden Einnahme- und Ausgabeniveau den Haushalt originär auszugleichen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Der Verwaltungshaushalt wird bei den Einnahmen insbesondere durch die Realsteuern und Gemeinschaftssteueranteile beeinflusst (Gr. 00 und 01 zusammen rd. 12,3 Mio. Euro), während die Ausgaben durch wachsende Kreisumlagen, Steuerbeteiligungen als auch Zuführungen an den Vermögenshaushalt geprägt sind. Im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 stellen wir eine Zunahme von rd. 11,7 Mio. Euro fest (ca. 19,9 Prozent). Im Vermögenshaushalt ist von 2004 bis 2007 eine Zunahme von knapp 12,0 Mio. Euro festzustellen, was fast eine Verdreifachung des bisherigen Niveaus darstellt. Die Einnahmen werden durch Zuführungen des Verwaltungshaushalts sowie Kreditaufnahmen geprägt, während die Ausgaben in erster Linie für Vermögenserwerb (Gr. 93 rd. 7,5 Mio. Euro; Grunderwerb für Gewerbegebiet „Südliche Milrather Straße“) und verursacht werden. Analyse des Haushaltsausgleichs Zuführung an den Verwaltungshaushalt (Rückzuführung) Eine Zuführung vom Vermögens- an den Verwaltungshaushalt ist nur im Rahmen der engen Grenzen des § 22 Abs. 3 GemHVO zulässig. Danach dürfen lediglich Mittel der allgemeinen Rücklage und/oder Einnahmen aus Vermögensveräußerungen für Rückzuführungen eingesetzt werden, wenn damit der Ausgleich oder zumindest eine Reduzierung des Defizits im Verwaltungshaushalt erreicht wird. Zuführungen an den Verwaltungshaushalt in Haan Merkmal Rückzuführung § 22 Abs. 31 Entnahme aus allg. Rücklage Veränderung Anlagevermögen Krediteinnahmen (Ist) 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tsd. Euro 0 3.277 0 0 13 3.215 0 962 1.792 468 877 1.337 366 1.236 1.340 618 Allein im Jahr 2005 ist eine Rückzuführung durchgeführt worden (Entnahme der allgemeinen Rücklage in Höhe von rd. 3,1 Mio. Euro, Überschuss im Vermögenshaushalt in Höhe von ca. 360.000 Euro). Die mit- 1 Entnahmen aus den Sonderrücklagen zum Ausgleich der Gebührenhaushalte im Verwaltungshaushalt sowie Anteile aus der Schulpauschale werden nicht als Rückzuführung gewertet. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 5 Finanzen telfristige Finanzplanung bis 2011 sieht dagegen jährliche Rückzuführungen vor, was auf einen enger werdenden Finanzspielraum hindeutet. Aufgrund der bereits im Jahr 2009 geplanten Umstellung auf das NKF wird auf vertiefende Ausführungen an dieser Stelle verzichtet. Zuführungen an den Vermögenshaushalt Nach § 22 Abs. 1 Satz 2 GemHVO a. F. sind dem Vermögenshaushalt mindestens so viele Mittel zuzuführen, dass damit die ordentliche Tilgung von Krediten und die Kreditbeschaffungskosten gedeckt werden können. Erbringt eine Stadt diese Pflichtzuführung nicht, wäre die Rückzahlung der Schuldverpflichtungen aus den laufenden Einnahmen des Verwaltungshaushalts nicht gewährleistet. Ein Vergleich der Zuführung zum Vermögenshaushalt mit den Tilgungsleistungen und den Kreditbeschaffungskosten bei der Stadt Haan führt zu folgendem Ergebnis: Zuführungen an den Vermögenshaushalt Merkmal 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro 2.059 1.648 6.894 7.363 367 71 276 263 Differenz 1.692 1.577 6.618 7.100 Pflichtzuführung 1.658 1.542 1.515 1.419 Tatsächliche Zuführung davon Zuführungen 2 Die geleisteten Zuführungen gehen in allen betrachteten Jahren über die gesetzliche Pflichtzuführung als auch über die gebuchten Abschreibungen hinaus. In den Jahren 2006 und 2007 sind der allgemeinen Rücklage rd. 8,2 Mio. Euro zugeführt worden, was die gute Einnahmesituation in diesen Jahren dokumentiert. Mit der Systemumstellung der Haushaltswirtschaft auf das NKF entfallen die Pflichtzuführungen künftig. Die Tilgungsleistungen finden sich als Auszahlung allein im Finanzplan wieder. 2 Fi - 6 An Sonderrücklagen und Pensionsrückstellungen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Bestand der allgemeinen Rücklage Nach § 88 GO a. F. ist die Stadt Haan verpflichtet, zur Sicherung ihrer Haushaltswirtschaft und für Zwecke des Vermögenshaushalts eine Rücklage in angemessener Höhe zu bilden. Diese wird durch § 20 Abs. 2 GemHVO definiert. Bestand der allgemeinen Rücklage der Stadt Haan Haushaltsjahr Merkmal 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro Bestand der allgemeinen Rücklage 8.621 6.088 10.634 14.116 Mindestbestand 1.288 1.326 1.346 1.412 Der Bestand der allgemeinen Rücklage liegt in allen Jahren deutlich über dem gesetzlichen Mindestbestand und konnte in Folge hoher Gewerbesteuereinnahmen 2006 und 2007 aufgestockt werden. Die mittelfristige Finanzplanung sieht allerdings bis 2011 wegen hoher Investitionen Entnahmen aus der allgemeinen Rücklage in Höhe von rd. 12 Mio. Euro vor (rd. 6,8 Mio. Euro zum Ausgleich der Verwaltungshaushalte, 5,4 Mio. Euro zum Ausgleich der Vermögenshaushalte). Mit der Einführung des NKF gibt es keine Rücklagen im kameralen Sinne mehr. Die vorhandenen Mittel der allgemeinen Rücklage gehen vollständig in der Bilanzposition „liquide Mittel“ (Aktiva) auf. Die allgemeine Rücklage errechnet sich bei Aufstellen der Eröffnungsbilanz aus der Differenz des Aktivvermögens und der sonstigen Passivpositionen. In späteren Jahren verändert sich deren Wert durch mögliche Zuführungen von Jahresüberschüssen bzw. durch Entnahmen zur möglichen Abdeckung von Jahresfehlbeträgen. Zum Zeitpunkt unserer Prüfung hat bisher keine abschließende mittelfristige Finanzplanung nach NKF vorgelegen. Die dargestellte Entwicklung bis 2011 (Rückzuführungen, Entnahmen der allgemeinen Rücklage) deuten jedoch darauf hin, dass im NKF in den kommenden Jahren mit negativen Jahresergebnissen gerechnet werden muss (Folge: Verringerung der Ausgleichsrücklage und ggfs. der allgemeinen Rücklage). Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 7 Finanzen Einnahmesituation Einnahmestruktur Um einen Überblick über die Finanzströme der Stadt Haan zu erhalten, stellen wir die Anteile der wichtigsten Einnahmearten bezogen auf die sachlich bereinigten Einnahmen dar. Einnahmeanteile der Stadt Haan im Jahr 2007 Hauptgruppe 2 (ohne kalk. Einnahmen) 7% sonstige Einnahmen 8% Grundsteuer 7% Einnahmen aus Gebühren und Entgelten 14% Sc hlüsselzuwei sungen 0% Gewerbesteuer 42% Gemeindeanteil an den Gemeinsc haftss teuern 22% Die grafische Darstellung dokumentiert die hohen Einnahmen der Stadt Haan in den Bereichen Gewerbesteuer und Gemeinschaftssteuern. Unter Berücksichtigung der Grundsteuereinnahmen erzielt die Stadt in diesen drei Bereichen Anteile in Höhe von 71 Prozent, was einen sehr hohen Wert im interkommunalen Vergleich darstellt. Auf die Einnahmen aus Gebühren und Entgelten entfällt im Jahr 2006 ein prozentualer Anteil in Höhe von 14 Prozent, was interkommunal im mittleren Bereich liegt. Nach § 77 Abs. 2 GO sind Gebühren und spezielle Entgelte für erbrachte Leistungen vorrangig zur Finanzierung der Kommune heranzuziehen. Deshalb betrachten wir insbesondere die Benutzungsgebühren der Stadt Haan. Fi - 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Allgemeine Deckungsmittel Unter dem Begriff allgemeine Deckungsmittel haben wir für unsere Prüfung die Realsteuereinnahmen, die Gemeinschaftssteuern, die sonstigen Steuern sowie die Schlüsselzuweisungen zusammengefasst. Dieser Wert dient uns, unter Berücksichtigung des kommunalen Finanzausgleichs, als Ausgangsbasis für die Beurteilung der Einnahmekraft der von uns geprüften Kommunen. Die allgemeinen Deckungsmittel der Stadt Haan haben sich wie folgt entwickelt: Allgemeine Deckungsmittel in Euro je Einwohner 2004 2005 2006 2007 1.430 1.448 1.655 1.761 Die allgemeinen Deckungsmittel je Einwohner steigen im Prüfungszeitraum deutlich an. Ursächlich dafür sind: Die Entwicklung wird in erster Linie durch die Gewerbesteuern beeinflusst. Hier ist ein Zuwachs von rd. 8,2 Mio. Euro festzustellen. Die Gemeinschaftssteuern tragen im Prüfungszeitraum mit einem Wachstum um rd. 2,7 Mio. Euro zu der positiven Entwicklung bei. Die Stadt Haan erhält seit 1977 keine Schlüsselzuweisungen, was die Steuerkraft der Kommune unterstreicht. Der Vergleich mit den anderen durch uns geprüften Städten führt für das Haushaltsjahr 2007 zu folgendem Ergebnis: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 9 Finanzen Allgemeine Deckungsmittel je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 2.000 1.761 1.800 1.761 1.600 1.400 1.162 1.200 1.000 889 800 600 400 200 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Im Jahr 2007 stellt die Stadt Haan bei den einwohnerbezogenen allgemeinen Deckungsmitteln den Maximalwert dar. In allen Jahren positioniert sich die Stadt Haan bei den allgemeinen Deckungsmitteln stets im obersten Bereich. Einnahmen aus Gebühren und Entgelten Folgende Einrichtungen der Stadt Haan haben wir im Hinblick auf das sich aus § 6 Abs. 1 Satz 3 KAG ergebende Kostendeckungsgebot näher betrachtet: Straßenreinigung / Winterdienst (Unterabschnitt –UA- 675) Abwasserbeseitigung (Stadtentwässerung, UA 7000) Waldfriedhof (UA 7500) Die Gebührenkalkulationen für die dargestellten Bereiche werden nach Angaben der Verwaltung im Bauverwaltungsamt durchgeführt (ggfs. unter Einbeziehung der Kämmerei). Die Zulässigkeit der Berechnung von Abschreibungen auf Basis des Wiederbeschaffungszeitwertes und die Kalkulation einer angemessenen Eigenkapitalverzinsung ergibt sich direkt aus § 6 KAG. Aber auch weitere Vorschriften der GO (§ 109 Abs. 2) Fi - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen und der Eigenbetriebsverordnung (§ 10 Abs. 5) verweisen auf die Zulässigkeit dieser Kosten bei wirtschaftlicher Betätigung der Kommune. Kalkulatorische Abschreibungen Aus betriebswirtschaftlicher Sicht dient die Abschreibung zur Substanzerhaltung der für die Aufgabenerledigung eingebrachten investiven Güter. Der Gebührenhaushalt soll nach Beendigung der Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes in der Lage sein, aus den erwirtschafteten Abschreibungen die erforderliche Ersatzinvestition zu finanzieren. Die Substanzerhaltung kann aber nur dann annähernd erreicht werden, wenn von dem in der jeweiligen Abschreibungsperiode aktuellen Neuwert des Gegenstandes abgeschrieben wird, das heißt vom Wiederbeschaffungszeitwert. Die Rechtsprechung bestätigt diese Auffassung. Feststellung Die Stadt Haan berechnet die Abschreibungen in den Gebührenhaushalten ausschließlich auf der Basis von Anschaffungs- und Herstellungswerten. Mit einer Umstellung der Abschreibung auf Wiederbeschaffungszeitwerte unterstellen wir ein Potenzial von zehn Prozent der 2007 gebuchten Abschreibungen auf Basis der Anschaffungs- und Herstellungskosten.3 Quantifizierung Potenzial Wiederbeschaffungszeitwerte Bezeichnung Gebuchte Abschreibungen in 2007 Potenzial (Anteil in Höhe von 10 Prozent) 3 Beträge in Euro 1.034.609 103.461 Verschiedene Vergleichsrechnungen haben gezeigt, dass ein Anteil von 10 Prozent realis- tisch ist für Gebührenhaushalte die Kostendeckung erzielen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 11 Finanzen Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, die Abschreibungen zukünftig auf Basis der Wiederbeschaffungszeitwerte vorzunehmen. Dies dient dem Substanzerhalt der investiven Güter. Verzinsung des Anlagekapitals Die Rechtsprechung hat lange Zeit einen kalkulatorischen Zinssatz von bis zu acht Prozent für das in den Gebührenbereichen gebundene Vermögen für zulässig erklärt. In einem Urteil des OVG Münster vom 13.4.2005 wird für das Jahr 2002 ein Zinssatz von maximal sieben Prozent akzeptiert. Die Eigenkapitalverzinsung erfolgt in Haan mit einem vergleichsweise niedrigen Zinssatz von 5,0 Prozent (seit 2006) auf Basis des von der Stadt aufgewendeten Investitionskapitals (unter Berücksichtigung des Abzugskapitals). Dabei orientiert sich die Stadt an dem durchschnittlichen Zinssatz der aufgenommenen Darlehen. Quantifizierung Potenzial Verzinsung des Anlagekapitals (Gr. 685) Bezeichnung Beträge in Euro Gebuchte kalkulatorische Verzinsung in 2007 Potenzial (bei einem Zinssatz von 7,0 Prozent) 714.066 285.626 Empfehlung Die Höhe des kalkulatorischen Zinssatzes sollte überprüft und durch einen angemessenen Mischzinssatz ermittelt werden, der sich zum einen an den Fremdkapitalzinsen orientiert und zum anderen langfristige Anlagestrategien berücksichtigt. Fi - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Abwasserbeseitigung (UA 70) Das zuständige Bauverwaltungsamt (Dezernat III / 60) nimmt jährliche Gebührenkalkulationen vor, die gegebenenfalls zu einer Anpassung der Kanalbenutzungsgebühren führen. Bisher werden die Kosten für die Regenwasserbeseitigung über den Verbrauch an Frischwasser ermittelt (Frischwassermaßstab). Entsprechend der Rechtsprechung des Oberverwaltungsgerichts NRW vom 18. Dezember 2007 werden gegenwärtig die Voraussetzungen für eine getrennte Abwassergebühr geschaffen. Als zulässiger Gebührenmaßstab für den Teilanschluss Schmutzwasser wird ab 2009 nach der tatsächlich zugeführten Wassermenge auf Basis der Frischwasserentnahme abgerechnet werden (nach Angaben der Kämmerei wird für die Jahre 2007 und 2008 rückwirkend eine Neuberechnung durchgeführt). Die Benutzungsgebühr für die Ableitung von Niederschlagswasser bemisst sich dann nach der Größe der bebauten und versiegelten Grundstücksfläche. Diese Umstellung und Neuberechnung der Kanalbenutzungsgebühren bewerten wir positiv. Der städtische Straßenentwässerungsanteil verläuft im Prüfungszeitraum mit rd. 645.000 Euro weitestgehend stabil. Der Anteil am gesamten Gebührenaufkommen bewegt sich zwischen 14 und 16 Prozent. Im Zusammenhang mit der Umstellung der Gebührenberechnung wird hier eine erforderliche Überprüfung stattfinden. Die nach Anschaffungs- bzw. Herstellungswerten ermittelten Abschreibungen belaufen sich 2007 im Abwasserbereich auf knapp 890.000 Euro (siehe Berichtsabschnitt „kalkulatorische Abschreibungen“). Für die Eigenkapitalverzinsung (5,0 Prozent) wird im Rahmen der Gebührenkalkulation 2007 ein Betrag in Höhe von rd. 627.000 Euro berücksichtigt (siehe Berichtsabschnitt „Verzinsung des Anlagekapitals“). Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan die Gebührenkalkulation im Abwasserbereich in Bezug auf die kalkulatorischen Positionen zu überdenken. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 13 Finanzen Straßenreinigung (UA 675) Die kostenrechnende Einrichtung Straßenreinigung / Winterdienst ist witterungsbedingt durch schwankende Ausgabendeckungsgrade gekennzeichnet. Die Berücksichtigung entstandener Kostenunterdeckungen erfolgt jeweils entsprechend der Vorschrift des § 6 Abs. 2 KAG. Es werden regelmäßige Gebührenkalkulationen durchgeführt. Der Anteil des öffentlichen Interesses ist in den von uns geprüften Gebührenkalkulationen bei der Stadt Haan mit zehn Prozent angesetzt, was wir für einen angemessenen Wert halten. Die seit dem 1. Januar 2008 gültige Gebührensatzung differenziert bei der Straßenreinigung nach Hauptverkehrs-, Haupterschließungs- und Anliegerstraßen (Gebühren zwischen 1,71 und 2,26 Euro je Meter Frontlänge). Bei der Winterwartung wird nach Dringlichkeit der Winterdienststrecken unterschieden (Gebühren zwischen 1,01 und 1,48 Euro je Meter Frontlänge). Seit 2004 haben sich die Gebühren aufgrund verschiedener Kostenentwicklungen und der Witterungsverhältnisse spürbar erhöht (Straßenreinigung 2004: zwischen 1,27 und 1,68 Euro; Winterdienst: 0,88 Euro je Meter Frontlänge). Bei der Bemessung der Gebühren für die Straßenreinigung haben zahlreiche Kommunen zwischenzeitlich vom Frontmetermaßstab auf die Berechnungsbasis der Quadratwurzel aus der Fläche der Grundstücke (Quadratwurzelmaßstab) umgestellt. Der Maßstabswechsel empfiehlt sich insbesondere aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung, der besseren Transparenz und Akzeptanz der Gebührenschuldner Einen wesentlichen Kostenfaktor bilden in diesem Unterabschnitt die Personalkostenverrechnungen mit dem Bauhof. Diese verlaufen ab 2004 witterungs- und gebührensatzbedingt mit Beträgen zwischen 94.000 Euro (2004) und 117.000 Euro (2005) schwankend. Die Einsatzstunden werden dabei im Mittel der letzten fünf Jahre errechnet (zwischen 823 und 2.669 Stunden). Wirtschaftliche Potenziale lassen sich nur durch eine Redzuzierung der Ausgaben erreichen. Dafür sind die bestehenden Reinigungsintervalle und –standards sowie der Personaleinsatz im Rahmen der Winterwartung zu überprüfen. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, einen Maßstabswechsel im Bereich Straßenreinigung / Winterwartung zu überprüfen. Wirtschaftliche Potenziale lassen sich im Ausgabenbereich nur durch Reduzierungen von „Standards“ erzielen. Fi - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Waldfriedhof (UA 7500) Neben jeweils zwei konfessionellen Friedhöfen in den Ortschaften Haan und Gruiten gibt es in Haan lediglich einen städtischen Waldfriedhof. Im Betrachtungszeitraum werden interkommunal vergleichsweise niedrige Ausgabendeckungsgrade zwischen 51 und knapp 70 Prozent erzielt. Insgesamt ist in dieser Zeit ein Zuschussbedarf in Höhe von rd. 270.000 Euro entstanden, der nicht über Gebühren gedeckt werden konnte. Es werden keine regelmäßige Gebührenkalkulationen durchgeführt (zuletzt 2003). Die Gebühren sind mit der Friedhofsgebührensatzung vom 24. Oktober 2003 zuletzt angepasst worden. Eine Ursache für die vergleichsweise niedrigen Deckungsgrade im Bestattungswesen ist der mit knapp 28 Prozent angesetzte Anteil „öffentlichen Grüns“ (rd. 39.000 Euro). Die Stadt Haan geht bei der Gebührenkalkulation von notwendigen Grünflächen von zehn Prozent (der Friedhofsflächen) aus. Die verbleibende Grünfläche wird je zur Hälfte dem öffentlichen Zweck bzw. dem Bestattungszweck zugerechnet. Positiv ist zu bewerten, dass sich der öffentliche Grünanteil seit 2003 nur noch auf Kosten bezieht, die unmittelbar mit der Flächenunterhaltung des Waldfriedhofs im Zusammenhang stehen (sowie der Wegfall des Ausgleichsbetrages in Höhe von 25.000 Euro). Für die Unterhaltung des Waldfriedhofes (u. a. Friedhofsgärtner, Abfallentsorgung, Ersatzbeschaffungen) sind jährlich rd. 74.000 Euro (2007) aufgewendet worden. Hier sind in regelmäßigen Zeitabständen bestehende Standards zu hinterfragen. Als Alternative zur Steigerung des Deckungsgrades über Gebührenerhöhungen verbleiben Ausgabesenkungen. Denkbare Maßnahmen sind beispielsweise eine Reduzierung der Pflegestandards der Einsatz aufwandsarmer Bepflanzung; Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, regelmäßige Gebührenkalkulationen und –anpassungen im Bestattungswesen durchzuführen. Neben einer kritischen Betrachtung des öffentlichen Grünanteils ist der Ausgabebereich regelmäßig zu analysieren. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 15 Finanzen Steuereinnahmen Realsteuereinnahmen Da das Realsteueraufkommen im Wesentlichen nur über die Höhe der Hebesätze beeinflusst werden kann, stellen wir die Realsteuerhebesätze der Stadt Haan im regionalen Vergleich dar: Realsteuerhebesätze 2007 im Vergleich Merkmal Grundsteuer A Grundsteuer B Gewerbesteuer Angaben in v. H. Mittelwert Regierungsbez. Düsseldorf 215 452 Kreis Mettmann 207 390 443 404 GFG 2007 192 381 403 Stadt Erkrath 192 380 400 Stadt Hilden 190 380 400 Stadt Langenfeld 180 366 390 Stadt Solingen (kreisfrei) 205 490 450 Stadt Haan 192 380 385 Die vorstehende Tabelle zeigt auf, dass sich die Hebesätze der Stadt Haan im regionalen Vergleich weiterhin im unteren Bereich befinden. Während die Grundsteuerhebesätze A und B den GFG Werten (fast) entsprechen, positioniert sich der Gewerbesteuerhebesatz deutlich darunter und stellt regional 2007 den niedrigsten Wert dar. In dem wirtschaftlich starken Regierungsbezirk Düsseldorf verfolgt die Stadt Haan eine von niedrigen Hebesätzen geprägte Wirtschaftspolitik. Die unmittelbar benachbarten Städte Erkrath, Hilden und Langenfeld weisen ähnliche Hebesätze auf (die Stadt Langenfeld hat ihre Hebesätze 2007 sogar gesenkt). Dagegen liegen die durchschnittlichen Hebesätze im Regierungsbezirk Düsseldorf und bei der kreisfreien Stadt Solingen auf einem deutlich höheren Hebesatzniveau. Im Rahmen der Finanzplanung bis 2011 ist in Haan ab 2009 eine Anhebung des Gewerbesteuerhebesatzes auf 400 v. H. vorgesehen. Die Einnahmen aus den Grundsteuern weisen zwischen 2004 und 2007 einen steigenden Trend auf, was in erster Linie durch die Hebesatzanpassung 2004 (Grundsteuer A) und 2005 (Grundsteuer B in beiden Jahren) zurückzuführen ist. Im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 konnten zusätzliche Einnahmen in Höhe von rd. 540.000 Euro erzielt werden. Aufgrund der positiven konjunkturellen Entwicklung sowie der Hebesatzanpassung 2005 ist bei den Gewerbesteuereinnahmen bis 2007 eine fast Fi - 16 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen sprunghafte Entwicklung festzustellen. Hier nehmen die Einnahmen im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 um knapp 8,2 Mio. Euro zu und tragen damit erheblich zur Entspannung der Haushaltssituation und Vermeidung eines Haushaltssicherungskonzeptes mit bei. Seit 1996 ist ein Gewerbesteuerzuwachs von etwa 12,0 Mio. Euro festzustellen, was die enorme Steuerkraft der Stadt Haan dokumentiert. Schlüsselzuweisungen des Landes erhält die Stadt seit 1977 nicht. In Haan werden etwa 35 Prozent der Gewerbesteuereinnahmen von den sieben größten Gewerbesteuerzahlern erzielt, was interkommunal eine eher geringe Abhängigkeit gegenüber wenigen (oder gar einzelnen) Unternehmen darstellt. Neben der erfreulichen Entwicklung der Gewerbesteuereinnahmen ist dieser Branchen- (bzw. Firmen-)mix ein weiteres Indiz für die erfolgreiche Wirtschaftsförderung in Haan. Bei der einwohnerbezogenen interkommunalen Betrachtung (2007) positioniert sich die Stadt bei den Gewerbesteuern wie folgt: Gewerbesteuereinnahmen je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 1.200 1.089 1.005 1.000 800 600 443 400 200 0 139 Minimum Maximum Mittelwert Haan Danach positioniert sich die Stadt Haan im obersten Bereich unseres Vergleichs. Nur wenige Städte weisen eine derart hohe einwohnerbezogene Steuerkraft auf. Die Stadt Haan liegt verkehrsgünstig in direkter Nähe zu den Autobahnen 46 und 3 sowie in unmittelbarer Nachbarschaft zu den kreisfreien Städten Solingen, Wuppertal, Düsseldorf und Köln. Als Wohnort bietet sie seinen Bewohnern einen hohen Freizeit- und Erholungswert in landschaftlich ansprechender Lage. Die erfreuliche Entwicklung der Einnah- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 17 Finanzen men aus der Grundsteuer B und die steigenden Einnahmen der Gewerbesteuer in den vergangenen Jahren dokumentiert, dass die Stadt als Wohnort- und Wirtschaftsstandort sehr beliebt ist. Feststellung Wir bewerten die bisherige Standort- bzw. Hebesatzpolitik in Haan angesichts der aufgezeigten Ergebnisse positiv. Empfehlung Im Rahmen der mittelfristigen Finanzplanung zeichnet sich ein knapper werdender Finanzspielraum ab (strukturelle Defizite bis 2011 in Höhe von etwa 9,5 Mio. Euro). Wir halten daher eine Hebesatzanpassung ab 2009 für erforderlich, auch vor dem Hintergrund der Finanzkrise. Auf Basis der Gewebesteuereinnahmen 2007 lässt sich hieraus ein Potenzial in Höhe von ca. 1,15 Mio. Euro erzielen. KIWI-Kennzahl „Laufende Einnahmen je Einwohner“ Im Rahmen des Kommunalindexes für Wirtschaftlichkeit (KIWI) nehmen wir eine Bewertung aller laufenden Einnahmen der Kommune im interkommunalen Vergleich vor. Dabei werden die nach GPA-Grundsätzen bereinigten Einnahmen des Verwaltungshaushaltes der Stadt Haan zu Grunde gelegt. Ermittlung der laufenden Einnahmen Haushaltsjahr 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro sachlich bereinigte Einnahmen ./. Rückzuführungen = laufende Einnahmen des Verwaltungshaushalts Gesamtbetrag der laufenden Einnahmen je Einwohner Fi - 18 58.874 62.990 65.545 70.571 0 3.477 0 0 58.874 59.513 65.545 70.571 2.005 2.029 2.229 2.407 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Die laufenden Einnahmen des Verwaltungshaushalts weisen im Betrachtungszeitraum einen wachsenden Trend auf, der in erster Linie durch den Verlauf der Gewerbesteuereinnahmen beeinflusst wird. Die Stadt plant mittelfristig mit weiterhin wachsenden Einnahmen im Verwaltungshaushalt. Im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2007 stellt sich die Einnahmesituation in Haan wie folgt dar: Laufende Einnahmen in Euro je Einwohner - interkommunaler Vergleich 2007 – 3.000 2.407 ----- Euro ----- 2.500 2.000 1.500 2.407 1.787 1.342 1.000 500 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Ist-Situation Mit 2.407 Euro je Einwohner stellt die Stadt Haan bei den einwohnerbezogenen Einnahmen den Maximalwert dar. Im intrakommunalen Zeitreihenvergleich ist seit 2004 ein Einnahmezuwachs festzustellen. Die Gewerbesteuereinnahmen stellen 2007 die größte Einnahmeposition in Haan dar (42 Prozent). Kalkulatorische Abschreibungen werden in den Gebührenhaushalten auf Basis der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten vorgenommen. Die Eigenkapitalverzinsung ist mit fünf Prozent als vergleichsweise niedrig zu bezeichnen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 19 Finanzen Bei den Gebührenhaushalten Straßenreinigung wird ein angemessenes öffentliches Interesse von 10 v. H. im Rahmen der Gebührenkalkulationen berücksichtigt. Der öffentliche Grünanteil beim Waldfriedhof ist mit knapp 28 Prozent in die Gebührenkalkulation eingeflossen (zuletzt 2003). Die Realsteuerhebesätze bewegen sich im interkommunalen und regionalen Vergleich auf einem niedrigen Niveau. Handlungsmöglichkeiten Abschreibungen nach Wiederbeschaffungszeitwerten. Ausschöpfung des Potenzials aus der Eigenkapitalverzinsung. Im Gebührenbereich bestehen durch Standardreduzierungen und andere Berechnungsverfahren (z. B. öffentlicher Grünanteil) wirtschaftliche Potenziale. Regelmäßige Hebesatzanpassungen im Realsteuerbereich. KIWI Bewertung Unter Berücksichtigung des oben beschriebenen Ist-Zustandes und der aufgezeigten Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Laufende Einnahmen je Einwohner“ mit dem Index 4. Ausgabesituation Um zu verdeutlichen, wie sich die laufenden Ausgaben des Verwaltungshaushaltes zusammensetzen, zeigen wir in der tabellarischen Übersicht die Anteile der wesentlichen Ausgabearten an den sachlich bereinigten Gesamtausgaben auf. Da wir um innere Verrechnungen und kalkulatorische Kosten bereinigen, wird davon im Wesentlichen die Hauptgruppe 6 beeinflusst. Fi - 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Anteil der Ausgabearten an den sachlich bereinigten Ausgaben 2004 Merkmal 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro sachlich bereinigte Ausgaben 58.874 62.990 65.545 Personalausgaben 12.780 12.736 13.355 13.345 9.259 10.092 9.752 11.803 2.858 bereinigte Sachausgaben4 Leistungen der Sozialhilfe 70.571 2.986 3.478 2.897 weitere Zuweisungen und Zuschüsse 10.174 8.983 9.184 9.403 Kreisumlage 16.223 20.068 16.681 18.432 Zinsausgaben 1.235 1.146 1.095 1.069 weitere sonstige Finanzausgaben 6.217 6.487 12.581 13.661 Im Zeitreihenvergleich zeigen sich die sachlich bereinigten Ausgabendeutlich steigend. Insgesamt nehmen die bereinigten Ausgaben im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 um rd. 11,7 Mio. Euro zu. Hierzu ist festzustellen: 4 Die Personalausgaben steigen im Eckjahreszeitraum 2004 / 2007 um rd. 565.000 Euro (ca. 4,4 Prozent). Hier wirken sich in erster Linie tariflich bedingte Steigerungen aus. Die Finanzplanung sieht bis 2011 jährliche Zunahmen zwischen 5,4 Prozent (2008) und 2,0 Prozent (2011) vor. In der langfristigen Betrachtung von 1996 bis 2007 nehmen die Personalausgaben insgesamt von 11,5 Mio. Euro auf 13,3 Mio. Euro zu (rd. 1,8 Mio. Euro, jährlich rd. 0,8 Prozent). Zu Einzelheiten in diesem Bereich verweisen wir an dieser Stelle auf unseren Berichtsteil „Personal und Organisation“. Die bereinigten Sachausgaben (Gr. 5 und 6) nehmen im Betrachtungszeitraum um rd. 2,5 Mio. Euro (27,5 Prozent). Im gruppierungsscharfen Vergleich sind bei zahlreichen Positionen Steigerungen festzustellen. Insbesondere wirken sich die Unterhaltungsausgaben von Grundstücken und baulichen Anlagen (Gr. 50, 51) durch verschiedene Sanierungsmaßnahmen im schulischen Bereich (insbesondere der Ausbau für die offene Ganztagsschule, Sanierung Sporthalle Walder Straße) als auch bei der Straßenunterhaltung (inklusive Straßenbeleuchtung) aus. Allein hier stellen wir zwischen 2004 und 2007 einen Zuwachs von rd. 2,4 Mio. Euro fest. Weitere Steigerungen sind bei den Bewirtschaftungsausgaben (ca. 232.000 Euro) und der Fahrzeughaltung (ungefähr 60.000 Euro) nachweisbar. Sachausgaben (Gr. 5 / 6) abzüglich kalkulatorische Kosten und innere Verrechnungen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 21 Finanzen Im interkommunalen Vergleich der bereinigten Sachausgaben positioniert sich Haan einem Wert von ca. 403 Euro je Einwohner oberhalb der Mehrheit der von uns geprüften Städte (2004: 315 Euro je Ew). Die Leistungen der Sozialhilfe (Gr. 73-79) nehmen in Haan im Betrachtungszeitraum anders als in vielen Vergleichskommunen leicht ab. Die größte Ausgabeposition stellt infolge der guten Einnahmesituation (anrechenbare Steueristaufkommen) die Kreisumlage dar, die im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 um ca. 2,2 Mio. Euro steigt. Der Umlagesatz hat sich in dieser Zeit von 39 v. H. auf 43,2 v. H. erhöht. Eine erfreuliche Entwicklung ist bei den Zinsausgaben festzustellen, die im betrachteten Zeitraum infolge moderater Kreditaufnahmen bei höheren ordentlichen Tilgungsleistungen um ca. 170.000 Euro gesunken sind. Die Hauptursache für die deutliche Zunahme der bereinigten Ausgaben ist durch die sonstigen Finanzausgaben zu erkennen, die von etwa 6,2 Mio. Euro (2004) auf 13,7 Mio. Euro anwachsen (rd. 7,5 Mio. Euro). Der Betrag setzt sich in erster Linie aus den Steuerbeteiligungen (rd. 1,4 Mio. Euro) als auch durch die Zuführungen an den Vermögenshaushalt (etwa 5,3 Mio. Euro) zusammen. Schulden Schuldensituation der Stadt Haan Im Rahmen unserer Prüfung nehmen wir nicht nur die Schulden des Kernhaushalts, sondern auch die langfristigen Bankverbindlichkeiten und der Stadtwerke Haan in den Blick. Fi - 22 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Schuldenübersicht zum 31.12. eines Jahres5 Haushaltsjahr Merkmal 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro Schulden des Kernhaushalts Schulden der Stadtwerke Haan Gesamtverschuldung der Stadt Haan 5 22.461 22.156 21.981 21.180 4.314 3.955 3.740 3.250 26.775 26.111 25.721 24.430 Die Gesamtverschuldung der Stadt Haan nimmt im Eckjahreszeitraum 2004 / 2007 um knapp 2,35 Mio. Euro ab. Im Kernhaushalt sind im Prüfungszeitraum Kredite in Höhe von rd. 3,5 Mio. Euro (Ist) aufgenommen worden. Dem stehen ordentliche Tilgungsleistungen in Höhe von ca. 6,1 Mio. Euro gegenüber. Unter Berücksichtigung von Haushaltseinnahmeresten in Höhe von rd. 6,1 Mio. Euro beträgt der Sollschuldenstand zum 31. Dezember 2007 etwa 27,3 Mio. Euro. Bei den Stadtwerken ist wie im Kernhaushalt ein abnehmender Trend sichtbar. Im Eckjahreszeitraum 2004 / 2007 nehmen die langfristigen Verbindlichkeiten um knapp 1,1 Mio. Euro ab. Für verschiedene Baumaßnahmen (Gr. 94-96) hat die Stadt zwischen 2004 und 2007 knapp 8,5 Mio. Euro investiert. In erster Linie zu nennen sind: die Einrichtung der Offenen Ganztagsschule (OGS) an mehreren Grundschulen, Sanierungs- bzw. Erschließungsmaßnahmen der Stadtentwässerung. Im Rahmen der mittelfristigen Finanzplanung bis 2011 sind erhebliche Investitionen in Höhe von knapp 43,0 Mio. Euro vorgesehen. Schwerpunkte werden insbesondere im schulischen Bereich und bei der Wirtschaftsförderung gesetzt. Zu nennen sind u. a.: Gymnasium Haan, Ankauf / Erschließung Gewerbegebiet „Südliche Milrather Straße“ (5,3 Mio. Euro), Um- und Erweiterungsbau Feuer- und Rettungswache Nordstraße (rd. 4,0 Mio. Euro), Neubau Bauhof Ellscheid (2,9 Mio. Euro), Neubau Grundschule Mittelhaan (etwa 7,6 Mio. Euro), Baumaßnahmen Schulzentrum Walder Straße (ca. 1,8 Mio. Euro); IST-Schuldenstände Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 23 Finanzen Zur Finanzierung der geplanten Vorhaben sind in erster Linie Rücklagenentnahmen, Verkaufserlöse von Grundstücken des Gewerbegebietes „Südliche Milrather Straße“ (ca. 5,9 Mio. Euro) aber auch erhebliche Kreditaufnahmen von etwa 22,3 Mio. Euro vorgesehen, die künftige Haushalte erheblich belasten werden. Entwicklung der Schulden im Zeitreihenvergleich 2000 bis 20116 ----- in Tsd. Euro ----- 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2000 2003 2006 2009 2011 Anhand der Grafik lässt sich das deutlich höhere Schuldenniveau der Stadt Haan im Vergleich zum Jahr 2000 entsprechend der mittelfristigen Finanzplanung erkennen. Kapitaldienst Kapitaldienst Haushaltsjahr Merkmal 2004 2005 2006 2007 Angaben in Tausend Euro Zinsen insgesamt 1.235 1.146 1.095 1.069 Tilgung 1.658 1.542 1.515 1.419 2.893 2.687 2.609 2.488 Kapitaldienst insgesamt 6 Laut mittelfristiger Finanzplanung bis 2011 (fiktiv bei konstanten Schulden der Stadtwerke Haan); Fi - 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Aufgrund des Verzichts auf eine Nettoneuverschuldung im Prüfungszeitraum ist beim Kapitaldienst zwischen 2004 und 2007 eine abnehmende Entwicklung um rd. 400.000 Euro festzustellen (knapp 14 Prozent). Im interkommunalen Vergleich positioniert sich die Stadt Haan 2007 mit 98,32 Euro je Einwohner im unteren Bereich. Dieser Trend setzt sich mittelfristig nicht weiter fort: Kapitaldienst im Zeitreihenvergleich 2004 bis 20117 5.000 -----in Tsd. Euro ----- 4.500 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Kapitaldienst Im Finanzplanungszeitraum bis 2011 ist von einer Zunahme des Kapitaldienstes in Höhe von rd. 2,1 Mio. Euro auszugehen (im Vergleich zu 2007; etwa 85 Prozent). Die geplanten Baumaßnahmen werden künftige Jahresergebnisse durch wachsende Zinsen, Unterhaltungs- und Bewirtschaftungskosten und Abschreibungen belasten (Folgekosten). Feststellung In den Jahren 2004 bis 2007 stellen wir in Haan abnehmende Zins- und Tilgungsbelastungen bei einem interkommunal im unteren Bereich liegenden Kapitaldienst je Einwohner fest. 7 Lt. mittelfristiger Finanzplanung der Stadt Haan 2007 bis 2011. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 25 Finanzen Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, die geplanten Investitionen und Kreditaufnahmen nochmals auf die Unabweisbarkeit hin zu untersuchen. Der eingeschlagene Weg der Entschuldung sollte fortgesetzt werden. Zins- und Schuldenmanagement Die Darlehensverwaltung wird zentral in der Kämmerei wahrgenommen. In Angelegenheiten der Geldanlage arbeitet die Kämmerei eng mit der Stadtkasse zusammen. Die grundlegende Maxime im Rahmen der Zinsund Schuldenverwaltung lautet „Sicherheit vor Rendite“. Bisher arbeitet die Stadt Haan ausschließlich mit klassischen Festzinsdarlehen. Auf den Einsatz derivater Zinsgeschäfte (Swapgeschäfte) ist bewusst verzichtet worden. Die Kämmerei entscheidet einzelfallbezogen über Kreditvereinbarungen und orientiert sich bezüglich der Laufzeiten an dem jeweils aktuellen Zinsniveau. Bei niedrigen Zinsen ist vielfach eine längere Laufzeit vereinbart worden, während die Kämmerei in Zeiten hoher Zinsen kurzfristige Vereinbarungen abgeschlossen hat. Im Ergebnis ist festzustellen, dass in der Vergangenheit zinsgünstige Vereinbarungen erzielt werden konnten. KIWI-Kennzahl „Schulden je Einwohner“ Mit der Kennzahl „Schulden je Einwohner“ stellen wir die Pro-KopfVerschuldung der Kommunen in einen interkommunalen Vergleich. Um der unterschiedlichen Intensität und Form der Ausgliederungen in den Kommunen Rechnung zu tragen, beziehen wir die Schulden der Mehrheitsbeteiligung mit ein. Fi - 26 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Schulden je Einwohner - interkommunaler Vergleich 2007 4.000 3.708 3.500 ----- Euro ----- 3.000 2.500 2.000 1.726 1.500 833 1.000 500 156 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Ist-Situation Der einwohnerbezogene Schuldenstand befindet sich in allen Jahren im unteren Bereich des interkommunalen Vergleichs. Im intrakommunalen Zeitreihenvergleich ist von 2004 bis 2007 ein abnehmender Trend der Verschuldung sichtbar. Der Kapitaldienst je Einwohner positioniert sich interkommunal bis 2007 ebenfalls unter der Mehrheit der von uns geprüften Kommunen. Die mittelfristige Finanzplanung sieht bis einschließlich 2011 erhebliche Kreditaufnahmen vor, u. a. für Investitionen im schulischen Bereich und bei der Wirtschaftsförderung. Durch geplante Kreditaufnahmen in Höhe von etwa 22,3 Mio. Euro werden künftige Haushalte durch einen wachsenden Kapitaldienst belastet. Handlungsmöglichkeiten Reduzierung der geplanten Kreditaufnahmen bis hin zu einem Verzicht auf weitere Nettoneuverschuldungen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 27 Finanzen Beschränkung von Investitionen auf ein notwendiges Maß. Die aus laufender Verwaltungstätigkeit, Zuwendungen und Beiträgen erzielte Liquidität sollte grundsätzlich den Finanzierungsrahmen der Investitionstätigkeit bilden. Strategische Prioritätensetzung hinsichtlich Qualität und Umfang der städtischen Infrastruktur (unter Einbeziehung der Folgekosten). KIWI Bewertung Unter Berücksichtigung des oben beschriebenen Ist-Zustandes und der aufgezeigten Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Schulden je Einwohner“ mit dem Index 4. Gesamtauswertung der Haushaltssituation Strukturelles Defizit – freie Spitze Als Spitzenkennzahl im Finanzbereich dient uns die Kennzahl des strukturellen Defizits / der freien Spitze in Euro je Einwohner. In dieser Kennzahl spiegeln sich alle Handlungen der Stadt Haan und ihre finanziellen Auswirkungen wider. Für die Berechnung dieser Kennzahl im Rahmen unseres Kommunalindexes für Wirtschaftlichkeit beziehen wir uns auf die eingangs dargestellten bereinigten Einnahmen und Ausgaben. Außerdem bleiben ggfs. Rückzuführungen gemäß § 22 Abs. 3 GemHVO unberücksichtigt. Sofern die Pflicht- und/oder die Sollzuführung an den Vermögenshaushalt durch eine Kommune nicht oder nicht in kompletter Höhe erbracht wurde, fließt dies ebenfalls mit in unsere Bereinigung ein. Wenn dem Vermögenshaushalt eine „freie Spitze“ zugeführt wurde, wird der Betrag bei den Ausgaben in entsprechender Höhe abgesetzt. Fi - 28 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Strukturelle Haushaltssituation 2004 Merkmal 2005 2006 2007 Angabe in Tausend Euro GPA-bereinigte Gesamteinnahmen des VwH 58.874 62.990 65.545 70.571 ./. GPA bereinigte Gesamtausgaben des VwH 58.874 62.990 65.545 70.571 = bereinigtes originäres Defizit (-) / Überschuss 0 0 0 0 ./. Rückzuführung (§ 22 Abs. 3 GemHVO) 0 3.477 0 0 + Soll-/Pflichtzuführung übersteigender Betrag ./. Soll-/Pflichtzuführung unterschreitender Betrag = strukturelle Haushaltssituation 372 74 5.344 5.911 0 0 0 0 372 -3.403 5.344 5.911 Freie Spitze / Strukturelles Defizit in Euro Einwohnerzahl 29.370 strukturelles Defizit (-) je Einwohner8 12,68 29.325 -116,07 29.411 29.323 181,72 201,57 Ergänzend stellen wir die strukturellen Haushaltsergebnisse unserer vorangegangenen Prüfung dar: strukturelle Haushaltssituation je Einwohner seit 2000 Jahre Angaben in Euro 2000 23,60 2001 -55,85 2002 -12,35 2003 -37,94 2004 12,68 2005 -116,07 2006 181,72 2007 201,57 Es sind schwankende Ergebnisse zu erkennen, die zum Teil in der Systematik des Finanzausgleichs aber auch durch den konjunkturellen Verlauf der Volkswirtschaft zu begründen sind. In der Gesamtsumme der betrachteten acht Jahre übersteigt die freie Spitze die strukturellen Defizite Dank der besonders guten Jahresergebnisse 2006 und 2007 um rd. 197 Euro je Einwohner (rd. 5,8 Mio. Euro). Die defizitären Jahre 2001 bis 2003 und 2005 zeigen auf, dass die Stadt Haan nicht frei von strukturellen Haushaltsproblemen ist. 8 Ggfs. Rundungsdifferenzen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 29 Finanzen Im Vergleich zu den Vorjahren stellen die Jahre 2006 und 2007 eher eine Ausnahme dar, so dass die Stadt folgerichtig die überschüssigen Einnahmen der allgemeinen Rücklage zugeführt hat. Die hohen Gewerbesteuereinnahmen, die sich 2008 fortsetzen, entlasten den Haushalt spürbar. Die vergleichsweise späte Umstellung auf das NKF wirkt sich durch die gute Einnahmesituation der letzten Jahre in Bezug auf die Ausgleichsrücklage positiv aus. In den kommenden Jahren ist mit wachsenden Umlagebelastungen und Folgekosten durch die Investitionstätigkeit zu rechnen (geplante Rückzuführungen etwa 6,8 Mio. Euro). Zudem werden im NKF Abschreibungen und Rückstellungen den Haushaltsausgleich zusätzlich erschweren. Feststellung Der städtische Haushalt ist in allen Jahren originär ausgeglichen. Mit Umstellung auf das NKF wird ab 2009 der Ausgleich des Haushaltes erschwert werden. Finanzströme Zur weiteren Analyse haben wir die wesentlichen Finanzströme der Stadt Haan näher untersucht, insbesondere in welchem Umfang die strukturelle Haushaltssituation der Stadt durch Einwirkungen von Außen beeinflusst wird. Auf der Einnahmenseite die Realsteuern, die Gemeinschaftssteuern, die Kompensationszahlungen „Familienleistungsausgleich“, die Erstattungen nach dem Solidarbeitragsgesetz sowie die Schlüsselzuweisungen. Auf der Ausgabenseite die Kreisumlage, die Gewerbesteuerumlage, eine eventuelle Nachzahlung aus der Abrechnung GFG, die Finanzierungsbeteiligung am Fonds deutsche Einheit und die Sozialhilfeleistungen (Gruppen 73-79). Den Saldo von Einnahme und Ausgabe haben wir der strukturellen Haushaltssituation gegenüber gestellt. Die Differenz, die wir auch als Fi - 30 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen „Kommunale Drift“ bezeichnen, gibt Auskunft darüber, inwieweit die Stadt Haan Einfluss auf ihre Haushaltsentwicklung genommen hat. Gegenüberstellung der nur bedingt beeinflussbaren Finanzströme und der strukturellen Situation der Stadt Haan Haushaltsjahr Merkmal 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Angaben in Mio. Euro Finanzströme (Einnahmen) 43,4 40,5 38,7 43,4 41,7 42,2 48,4 51,3 Finanzströme (Ausgaben) 25,5 24,8 21,2 26,9 23,3 28,3 25,2 27,5 Finanzströme (Saldo) 17,9 15,7 17,5 16,5 18,4 13,9 23,2 23,8 0,7 -1,7 -0,4 -1,1 0,4 -3,4 5,3 5,9 17,2 17,4 17,9 17,6 18,0 17,3 17,9 17,9 Strukturelle Situation Differenz zwischen Finanzströmen und strukturellem Defizit „Kommunale Drift“ in den Jahren 2000 bis 2007 ----- Tausend Euro ----- 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 "Kommunale Drift" Die Einnahmeseite weist im Prüfungszeitraum besonders in den letzten beiden Jahren unserer Betrachtung deutliche Zuwächse auf, die durch Gewerbesteuereinnahmen und Einkommenssteueranteile erzielt werden. Im Eckjahresvergleich 2000 / 2007 ist eine Einnahmesteigerung von Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 31 Finanzen knapp 8,0 Mio. Euro festzustellen, so dass es der Stadt 2006 und 2007 gelingt, hohe freie Spitze zu erwirtschaften. Dagegen ist bei den Ausgaben ein stabilerer, wenn auch wachsender Trend zu erkennen. Im Eckjahresvergleich 2000 / 2007 nehmen die Ausgaben um rd. 2,0 Mio. Euro zu, was hauptsächlich durch die Kreisumlage (plus ca. 1,7 Mio. Euro) verursacht wird. Wichtiger ist in diesem Zusammenhang die Betrachtung der so genannten „Kommunalen Drift“ (Differenz zwischen dem Saldo der externen Finanzströme und den strukturellen Ergebnissen), die den Finanzbedarf im selbst beeinflussbaren Bereich darstellt. Der Finanzbedarf bewegt sich im Vergleich zu anderen Kommunen wenig schwankend zwischen 18,0 Mio. Euro (2004) und 17,2 Mio. Euro (2000). Im Vergleich zum Jahr 2000 ist 2007 eine Zunahme von rd. 700.000 Euro festzustellen, was einem Wert von rd. 5,2 Prozent entspricht. Der erhöhte Finanzbedarf ist u. a. durch Preissteigerungen, Tarifabschlüssen, Beförderungen oder Höhergruppierungen begründbar. Das in den vergangenen Jahren zurückhaltende Ausgabeverhalten der Stadt wirkt sich positiv auf die gegenwärtige Haushaltssituation aus. Feststellung Die strukturelle Haushaltssituation wird in Haan in erster Linie durch externe Faktoren beeinflusst. Der aus den selbst beeinflussbaren Aufgabenbereichen resultierende Finanzbedarf der Stadt verläuft vergleichsweise stabil (Zunahme im Durchschnitt 0,65 Prozent pro Jahr). In Haan besteht ein vollständiges Angebot an Schulen und Kindergärten, was der Stadt grundsätzlich Standortvorteile bietet, da die Nähe zu verschiedenen Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Familien mit Kindern bei der Wohnortwahl ein wichtiger Faktor ist. Neben den Schulgebäuden (fünf Grundschulen, Haupt-, Realschule und Gymnasium) stehen weitere verwaltungsbezogene als auch sonstige Gebäude im Eigentum der Stadt. Das städtische Angebot wird durch etwa 60 Spiel- und Bolzplätze komplettiert. Ein umfangreiches Infrastrukturangebot ist mit erheblichen Kosten verbunden, was sich auf beinahe alle Bereiche des Verwaltungshaushalts auswirkt. Es muss erheblicher Bauinvestitions- und Unterhaltungsauf- Fi - 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen wand betrieben werden, um Substanzverlust zu vermeiden, die Grünanlagen müssen gepflegt, die Straßen und unbebauten Flächen rund um eine Einrichtung sowie die Räumlichkeiten selber gereinigt werden. Die aufgezeigte mittelfristige Finanzplanung dokumentiert, dass in den kommenden Jahren mit hohen Investitionen im Infrastrukturbereich, mit Mehraufwand durch Abschreibungen und einem enger werdenden freien Finanzspielraum zu rechnen ist. Angesichts der sich abzeichnenden demografischen Entwicklung ist die geschaffene Infrastruktur hinsichtlich Erforderlichkeit und Auslastung zu untersuchen. Nach aktuellen Erhebungen wird die Einwohnerzahl bis 2020 um etwa vier Prozent zurückgehen, wobei sich insbesondere die Bevölkerungsstruktur verschieben wird. Ein wachsender Anteil der über 65-jährigen (plus 6,4 Prozent) steht einem sinkenden Anteil der unter 18-jährigen gegenüber (minus drei Prozent), so dass sich das Medianalter von 2003 (43,9 Jahre) bis 2020 (50,0 Jahre) erhöhen wird. Weitere Handlungsmöglichkeiten im selbst beeinflussbaren Bereich bieten die städtischen Pflichtaufgaben. Über Untersuchungen des „wie“ der Leistungserstellung und der Diskussion über das Festhalten an kommunal definierten Standards können sich erhebliche finanzielle Einsparungen erzielen lassen. Darüber hinaus stellt die Zusammenarbeit mit benachbarten Kommunen eine Möglichkeit dar, Synergien zu generieren (beispielsweise Volkshochschulzweckverband Hilden-Haan). Im Vorfeld zum BaubetriebshofNeubau hat die Stadt Haan eine Machbarkeitsstudie zur Kooperation der Baubetriebshöfe der Städte Erkrath, Mettmann und Wülfrath (als auch Kreis Mettmann) erstellen lassen. Im Ergebnis war festzustellen, dass die bestehenden Unterschiede zum Untersuchungszeitpunkt (2004) für eine gemeinsame Aufgabenwahrnehmung zu groß gewesen sind. Mittelbis langfristig ist eine punktuelle Zusammenarbeit jedoch denkbar und sollte auch auf weiteren Verwaltungsgebieten intensiviert werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 33 Finanzen Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, mittel- bis langfristig den Bestand an Gebäuden und Einrichtungen auf die Erforderlichkeit hin zu untersuchen und notwendige Investitionen daran auszurichten. Ergänzend sind organisatorische Abläufe, die Art und der Umfang der Aufgabenerledigung zu hinterfragen (auch bei Pflichtaufgaben) und Kooperationen mit Nachbarkommunen zu intensivieren. KIWI-Kennzahl „Strukturelles Defizit / freie Spitze je Einwohner“ Das strukturelle Defizit bzw. die freie Spitze stellt unsere finanzwirtschaftliche Spitzenkennzahl dar. In ihr finden sämtliche finanzwirksame Vorgänge innerhalb der Kommune Berücksichtigung, da sie als Saldo aller relevanten Einnahme- und Ausgabepositionen ermittelt wird. Bei der Bewertung fließen sowohl die Entwicklung im Zeitverlauf, die zukünftige Entwicklung als auch die Position der Stadt Haan im interkommunalen Vergleich ein. Hier werden auch die Erkenntnisse und Potenziale der anderen Fachprüfungen bei der Bewertung des strukturellen Haushaltsergebnisses berücksichtigt. Freie Spitze/strukturelles Defizit je Einwohner 2007 - interkommunaler Vergleich 2007 400 293,24 ----- Euro ----- 300 201,57 200 100 57,50 0 -100 -200 Fi - 34 -169,66 Minimum Maximum Mittelwert Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Haan Finanzen Ist-Situation Mit einer freien Spitze von 201,57 Euro je Einwohner positioniert sich die Stadt Haan im Jahr 2007 interkommunal im obersten Bereich unseres Vergleichs. Abgesehen von einer kurzen Phase (2003) ist es der Stadt stets gelungen, ein Haushaltssicherungskonzept zu vermeiden und den Haushalt originär auszugleichen. Die (kamerale) mittelfristige Finanzplanung bis 2011 sieht erhebliche Investitionen und einen enger werdenden Finanzspielraum mit Rückzuführungen und strukturellen Defiziten vor. Die Umstellung auf NKF ist zum 1. Januar 2009 geplant.9 Der selbst beeinflussbare Finanzbedarf der Stadt Haan ist im Eckjahreszeitraum 2000 / 2007 vergleichsweise stabil verlaufen. die Ausarbeitung einer zielorientierten Verwaltungssteuerung sollte sowohl Aspekte des operativen, aber auch des strategischen Controllings berücksichtigen. Handlungsempfehlungen Die in diesem Berichtsteil und den anderen Teilberichten festgestellten Möglichkeiten (Potenziale rd. 5,2 Mio. Euro) zur Festigung der wirtschaftlichen Situation der Stadt sollten aufgegriffen und umgesetzt werden. Erforderliche Investitionen sollten aus einer mittel- bis langfristig ausgelegten Aufgabenkritik erarbeitet werden. Die sich abzeichnende demografische Entwicklung ist in die Überlegungen mit einzubeziehen. Dabei sind Nettoneuverschuldungen zu vermeiden. Im Gebührenbereich sollten die Einnahmepotenziale (u. a. Wiederbeschaffungswerte) ausgenutzt werden. Es bestehen im Finanzbereich zumindest mittelfristig Potenziale in Höhe von rd. 1,5 Mio. Euro (ca. 52,48 Euro je Einwohner). 9 Zum Zeitpunkt unserer Prüfung hat die nkf-bezogene mittelfristige Finanzplanung noch nicht vorgelegen. Aufgrund der zusätzlich zu erwirtschaftenden Abschreibungen ist zunächst von negativen Jahresergebnissen auszugehen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 35 Finanzen KIWI Bewertung Unter Berücksichtigung des oben beschriebenen Ist-Zustandes und der aufgezeigten Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Strukturelles Defizit/freie Spitze je Einwohner“ mit dem Index 4. VHS, Musikschule und Stadtbücherei Da die Städte diese weitestgehend freiwilligen Aufgaben sehr unterschiedlich gestalten, betrachten wir die reinen Personal- und Sachausgaben, die direkt mit der Aufgabenerfüllung verknüpft sind. Deshalb bereinigen wir generell folgende Einnahmen und Ausgaben: Gruppierung (Gr.) 16: Innere Verrechnungen, Gr. 50, 54: Unterhaltungs- und Bewirtschaftungsausgaben, Gr. 53: Mieten für Gebäude und Diensträume; Untergruppe (UGr.) 679: Innere Verrechnungen; UGr. 680, 685: Kalkulatorische Kosten. Auf dieser Grundlage ermitteln wir den Zuschussbedarf und setzen ihn sowohl in Bezug zu den Einwohnerzahlen als auch zu verschiedenen Leistungsdaten. So können wir den bereinigten Zuschussbedarf je Einwohner als Finanzkennzahl interkommunal vergleichen und gleichzeitig für eine individuelle Standortbestimmung der Stadt Haan verschiedene Leistungskennzahlen einbeziehen. Volkshochschule Hilden-Haan Die Stadt Haan ist Mitglied des "Volkshochschulzweckverbandes Hilden Haan" (seit 1976). Sitz des Zweckverbandes ist Hilden. Fi - 36 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Im Rahmen der 2004 von uns durchgeführten überörtlichen Prüfung des Zweckverbandes hat eine umfassende Betrachtung aller betrieblichen Abläufe im Zweckverband statt gefunden. Eine erneute Prüfung des Zweckverbandes durch die GPA NRW wird in Kürze geplant, so dass wir uns in diesem Berichtsteil auf eine kurze Darstellung der Haushaltsdaten beschränken und diese in den interkommunalen Vergleich stellen. Auf die Ausweisung eines Potenzials wird an dieser Stelle verzichtet. Bereinigter Zuschussbedarf für die Mitgliedschaft im Zweckverband VHS Hilden-Haan Jahr Zuschussbedarf gesamt Einwohner Zuschussbedarf für Erwachsenenbildung je Einwohner 2004 139.052 29.370 4,73 2005 131.735 29.325 4,49 2006 127.275 29.411 4,33 2007 182.244 29.323 6,22 Bereinigter Zuschussbedarf je Einwohner für die Volkshochschule im interkommunalen Vergleich 2007 7 6,22 6,22 ----- Euro ----- 6 5 4 2,83 3 2 1 1,01 1,01 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Maximalwert beim bereinigten Zuschussbedarf je Einwohner im Jahr 2007. Der bereinigte Zuschussbedarf steigt im Betrachtungszeitraum um rd. 43.000 Euro (ca. 31 Prozent). Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 37 Finanzen Die Entwicklung wird durch den Anstieg der Zweckverbandsumlage maßgeblich beeinflusst, die von etwa 160.000 Euro (2004) auf knapp 217.000 Euro (2007) wächst. Wie alle öffentlichen Verwaltungen sollten auch die Volkshochschulen bzw. die sie tragenden Gebietskörperschaften in einem permanenten Prozess hinterfragen, welche Kurse eine VHS auf Dauer anbieten soll (Frage der Leistungstiefe des Angebotes öffentlicher Leistungen) unter Beachtung des Nachfrageverhaltens der Teilnehmenden und zu welchen Preisen, ebenfalls orientiert am Nachfrageverhalten, sie ihre Leistung abgibt (Effektivität und Effizienz des Verwaltungshandelns). Weitere Potenziale zur Verbesserung des Zuschussbedarfs sehen wir generell durch einen Ausbau des VHS Angebotes in rentablen Programmbereichen mit hohen Deckungsgraden, durch Schulungen und Fortbildungsveranstaltungen für städtische Mitarbeiter, und einer Optimierung der Durchführungsquote. Musikschule Haan e. V. Die Stadt Haan unterstützt die Arbeit des Vereins Musikschule Haan e. V. mit einem direkten jährlichen Zuschuss in Höhe von rd. 157.000 Euro (2007). Damit werden die nicht durch Gebühren finanzierten Kosten des Vereins gedeckt. Darüber hinaus entstehen der Stadt Haan jährliche Kosten für die unentgeltliche Unterbringung, bauliche Unterhaltung und Betriebskosten der Musikschule. Im Betrachtungszeitraum ergeben sich folgende Ergebnisse: Fi - 38 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Bereinigung der Einnahmen und Ausgaben der Musikschule (UA 333) Haushaltsjahr Bezeichnung 2004 2005 2006 2007 Angaben in Euro Einnahmen 10 142 2.109 575 220 209.098 195.357 188.259 185.539 1.711 3.499 251 2.371 21.201 5.353 1.430 1.712 0 0 0 0 20.898 23.326 25.350 22.289 bereinigte Ausgaben 165.288 163.179 161.228 159.167 bereinigter Zuschussbedarf 165.146 161.070 160.653 158.947 Ausgaben davon innere Verrechnungen davon Gebäudeunterh. (Gr. 50) davon Mieten (Gr. 53) davon Bewirtschaftung (Gr. 54) Im interkommunalen Vergleich ergibt sich bezogen auf das Jahr 2007 folgendes Ergebnis: Zuschussbedarf je Einwohner 2007 im interkommunalen Vergleich der Musikschulen / Musikpflege 10 9,00 9 ----- Euro ----- 8 7 6 4,90 5 5,42 4 3 1,82 2 1 0 0,13 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Die Mehrheit der von uns geprüften Kommunen unterhält überwiegend eigene Musikschulen. Die Stadt Haan positioniert sich beim interkommunalen Vergleich des bereinigten Zuschussbedarfs je Einwohner 2007 für die Musikschularbeit (Zuschuss an den Verein) oberhalb des Mittelwertes. 10 Erstattungen aus der Schadensversicherung. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 39 Finanzen Die Höhe des Zuschussbedarfs bei den Musikschulen hängt im Wesentlichen von folgenden Faktoren ab: Der Umfang des Leistungsangebotes (z. B. Vollmusikschule) bzw. die Anzahl der Musikschüler. Die Höhe der Entgelte und der Umfang von Ermäßigungstatbeständen (inkl. Aufnahmegebühr). Das Verhältnis von Einzel- zu Gruppenunterricht. Die Art der Beschäftigungsverhältnisse (fest angestellte Lehrkräfte nach dem TVÖD bzw. freie Mitarbeiter auf Honorarbasis). Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, verstärkt auf das Leistungsangebot und die organisatorischen Regelungen der Musikschule Einfluss zu nehmen. Dabei sollte auf die Art der Beschäftigungsverhältnisse und auf ein möglichst umfangreiches Gruppenangebot geachtet werden. Zudem sollten sämtliche Kosten der Unterbringung, die mit der Musikschule im Zusammenhang stehen, transparent im Haushalt dargestellt werden. Stadtbücherei Die Stadtbücherei Haan konnte im Jahr 2007 ihr 100 jähriges Bestehen feiern. Sie ist im Ortszentrum am Neuen Markt gelegen und hat Mitte 2005 durch einen Schimmelpilzbefund das gesamte Erdgeschoss mit Kinderbücherei und Büros schließen müssen. Als temporäre Lösung sind die Büros in ein benachbartes Gebäude verlegt und die Kinderbücherei in ein Ladenlokal neben der Stadtbücherei verlegt worden. Die notwendige Renovierung der Stadtbücherei (Kosten etwa 700.000 Euro) ist zwischenzeitlich beschlossen worden. Fi - 40 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Neben der Zentrale verfügt die Stadtbücherei über eine Zweigstelle im Ortsteil Gruiten, die nur montags und mittwochs (jeweils nachmittags; 6 Stunden / Woche) geöffnet hat. Die Zentrale ist montags geschlossen, zweimal vormittags und dreimal nachmittags in der Woche geöffnet (insgesamt 20 Stunden / Woche). Neben verschiedenen Veranstaltungen und Bilderbuch- bzw. Vorlesestunden bietet die Stadtbücherei ihren Kunden in Zusammenarbeit mit neun weiteren Kommunen im Kreis Mettmann das online-Angebot „BibNet“ an. Damit kann auf einen Online-Katalog der beteiligten Stadtbüchereien zurückgegriffen werden, um Reservierungen vorzunehmen und Informationen über Ausstellungen oder Lesungen zu erhalten. Eine Zusammenarbeit mit Kindergärten und Schulen findet aus Zeitgründen bisher nur eingeschränkt statt. Organisatorisch ist die Stadtbücherei im Dezernat 2 dem Amt für Schule, Sport und Kultur (40) zugeordnet. Neben der Leiterin und ihrem Stellvertreter sind drei weitere Mitarbeiterinnen bei der Stadtbücherei beschäftigt (Stand 2008 3,8 vz. Stellen). Der Medienetat wird 2009 auf rd. 20.000 Euro moderat erhöht (von ungefähr 15.000 Euro). Der Medienbestand verläuft im Prüfungszeitraum konstant. Insgesamt stehen den Bürgern in Haan im Jahr 2007 etwa 43.000 Medien zur Verfügung. Leistungs- und Finanzkennzahlen der Stadtbücherei Haan Kennzahl 2004 Ausleihen je Öffnungsstunde 2005 2006 2007 59,14 61,78 58,00 56,93 Medienumschlag 1,84 1,91 1,80 1,76 Bestand je Einwohner 1,48 1,49 1,48 1,48 Zuschussbedarf je Ausleihe 1,91 1,95 2,11 1,98 152.769 162.585 165.801 152.579 5,20 5,54 5,64 5,20 Ber. Zuschussbedarf Ber. Zuschussbedarf je Ew. Aus der vorstehenden Tabelle ist zu erkennen, dass die Ausleihen bei konstanten Öffnungsstunden seit 2005 sinken. Hier kann natürlich aufgrund der räumlichen Situation ein Zusammenhang bestehen. Auch beim Medienumschlag ein abnehmender Trend erkennbar. Während der Zuschussbedarf je Ausleihe im Eckjahresvergleich 2004 / 2007 leicht ansteigt, ist bei der einwohnerbezogenen Betrachtung des jährlichen bereinigten Zuschussbedarfs ein konstanter Verlauf bei ungefähr 5,20 Euro festzustellen. Für diese Entwicklung sind in erster Linie die abneh- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 41 Finanzen menden Ausleihzahlen ab 2005 ursächlich, während der bereinigte Zuschussbedarf, von leichten Steigerungen 2005 und 2006 abgesehen, bei knapp 153.000 Euro stabil verläuft. Um die dargestellten Ergebnisse besser einordnen zu können, stellen wir die Daten nachfolgend in den interkommunalen Vergleich: Interkommunaler Vergleich der öffentlichen Büchereien 2007 Kennzahl Ausleihen je Öffnungstd. Fi - 42 Minimum Maximum Mittelwert Haan 29,31 192,54 89,12 56,93 Medienumschlag 1,54 7,88 3,29 1,76 Bestand je Einwohner 0,39 1,53 1,02 1,48 Zuschuss je Ausleihe 0,57 3,28 1,69 1,98 Zuschuss je Einwohner 1,93 9,69 5,36 5,20 Bei den Ausleihen je Öffnungsstunde positioniert sich die Stadtbücherei Haan unterhalb der Mehrheit der von uns geprüften Kommunen. Die Lage der Stadtbücherei am Neuen Markt ist durchaus positiv zu bewerten, wobei die gegenwärtige bauliche Situation für die Besucher wenig attraktiv ist. Zudem sind die Öffnungszeiten der Zentrale im Vergleich mit anderen Stadtbüchereien eher im unteren Bereich (hier 20 Stunden je Woche). Bei einem interkommunal hohen Medienbestand von 1,48 je Einwohner erreicht die Stadtbücherei dagegen mit 1,76 einen Medienumschlag, der im Vergleich nur im unteren Bereich liegt. Dieses Ergebnis ist nicht allein durch die bauliche Situation zu begründen, da bereits in 2004 und 2005 nur schwache Werte erreicht worden sind. Beim bereinigten Zuschussbedarf je Ausleihe nimmt die Stadt Haan einen Wert leicht oberhalb und beim einwohnerbezogenen Zuschussbedarf einen Wert unterhalb vom Mittelwert ein. Hier spiegelt sich ein gemessen an der Ortgröße angemessenes Bibliotheksangebot (Personal, Medienangebot) wider, das bei sinkenden Ausleihen verstärkt an der Nachfrage ausgerichtet werden sollte. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Feststellung Wir stellen ein Bibliotheksangebot fest, dass von abnehmenden Ausleihen und einem interkommunal geringen Medienumschlag gekennzeichnet ist. Bezogen auf den Zuschussbedarf werden interkommunal im mittleren Bereich liegende Werte erzielt (bezogen auf Einwohner und Ausleihen). Nach der aktuellen Satzung vom 27. April 2007 erhebt die Stadtbücherei eine Jahresgebühr in Höhe von 13,00 Euro (ohne Ermäßigungen). Mit der bestehenden Entgeltregelung positioniert sich die Stadtbücherei im interkommunalen Vergleich im oberen Bereich unseres Vergleichs. Zum 1. Juni 2006 ist eine Familienkarte eingeführt worden (16 Euro im Jahr), um der festgestellten Tendenz entgegenzuwirken, das EinzelNutzerausweise ohnehin für sämtliche Familienmitglieder „ausgeliehen“ werden. Trotz sinkender Ausleihen nehmen die Benutzungsgebühren von 2004 (knapp 16.000 Euro) bis 2007 (rd. 17.000 Euro) leicht zu, was durch die Gebührenanpassung (2006) zu begründen ist. Zusatzentgelte u. a. für DVD´s und CD´s werden ebenso erhoben wie Bestsellerentgelte. Dagegen wird keine Dauermitgliedschaft (statt Jahresgebühr) angeboten, die höhere Einnahmen bei abnehmendem Verwaltungsaufwand ermöglichen könnte. Mittel- bis langfristig kann das elektronische Selbstverbuchungssystem RFID dazu beitragen, das Ergebnis der Stadtbücherei weiter zu verbessern. Das Verfahren ermöglicht eine Umstellung auf Selbstbedienung (Ausleihe, Rückgabe und Bezahlung) mittels eines Etiketts je Medium. Eine erfolgreiche RFID-Umstellung setzt zunächst Investitionen für Ausleih-, Rückgabe- und Kassenautomaten, Mobiliar und Umbaukosten voraus (Landesmittel können beantragt werden). Die Stadtbücherei erzielt im Jahr 2007 beim Verhältnis von Gebühreneinnahmen zu Personalausgaben einen eher geringen Wert von rd. 10 Prozent, was in erster Linie durch die geringe Nachfrage zu begründen ist. Die geplante Sanierung der Stadtbücherei kann einen positiven Beitrag leisten, das Bibliotheksangebot nachfrageorientiert anzubieten. Darüber hinaus sollte die Vorteilhaftigkeit der Öffnungszeiten und das Bestehen der Zweistelle in Gruiten untersucht werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 43 Finanzen Empfehlung Die Benutzungs- und Entgeltregelungen sind hinsichtlich der Vorteilhaftigkeit zu überprüfen und regelmäßig anzupassen (u. a. Einführung einer Dauermitgliedschaft). Insgesamt kann die geplante Sanierung zu einer Stärkung der Zentrale in Haan führen. Benchmark und Potenzial Vor dem Hintergrund der Finanz- und Leistungskennzahlen haben wir einen Benchmark gebildet. Im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 errechnet sich für die Stadtbücherei Haan ein bereinigter Zuschussbedarf in Höhe von 5,20 Euro je Einwohner. Dieser liegt deutlich über dem aktuellen Benchmark von 3,00 Euro je Einwohner. Bereinigter Zuschussbedarf je Einwohner für die Stadtbücherei - interkommunaler Vergleich 2007 12 9,69 ----- Euro ----- 10 8 5,36 6 5,20 4 2 3,00 1,93 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Potenzialberechnung Stadtbücherei Kennzahl Zuschussbedarf je Einwohner – Stadt Haan - Fi - 44 Wert in Euro 5,20 Zuschussbedarf je Einwohner – Benchmark 3,00 Differenz zum Benchmark 2,20 Einwohner Haan 29.323 Potenzial gesamt (gerundet) 64.511 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Die Stadtbücherei Haan weist im Betrachtungszeitraum einen stabilen Verlauf des einwohnerbezogenen Zuschussbedarfs auf, der sich 2007 auf einem mittleren interkommunalen Niveau bewegt. Handlungsmöglichkeiten bestehen in erster Linie im Hinblick auf die Erforderlichkeit der Zweigstelle in Gruiten, bei den Öffnungszeiten und durch eine Stärkung der Nachfrage. Feuerlöschwesen Ein wesentliches Steuerungselement im Bereich des Feuerschutzes stellt der Brandschutzbedarfsplan gemäß § 22 des Gesetzes über den Feuerschutz und die Hilfeleistung (FSHG) dar. In Kooperation mit den ortsansässigen Feuerwehren wird die Qualität und Wirkung des Feuerschutzes dadurch für alle transparent abgebildet. In dem Runderlass des Innenministeriums vom 09.02.2001 zur Brandschutzbedarfsplanung (V D 4-4.310-4) war geregelt, dass die Kommunen im Regelfall bedarfsgerecht im Sinne des FSHG handeln, wenn sie im Rahmen der Brandschutzbedarfsplanung gemäß § 22 FSHG bei einem planerischen Erreichungsgrad von 100 Prozent entsprechend den Empfehlungen der Arbeitsgemeinschaft der Leiter der Berufsfeuerwehren (AGBF) über „Qualitätskriterien für die Bedarfsplanung der Feuerwehren in Städten“ vom 16.09.1998 die Qualitätskriterien „Funktionsstärke“ und „Hilfsfrist“ erfüllten. Die AGBF geht von einer Hilfsfrist von 8 Minuten nach Alarmierung bei einer Funktionsstärke von zehn und nach weiteren 5 Minuten von weiteren sechs Feuerwehrleuten aus. Die in dem Erlass zugrunde gelegten Qualitätskriterien wurden von den Kommunen und den kommunalen Spitzenverbänden als nicht erfüllbar und nicht finanzierbar angesehen. Der Innenminister hob den Erlass daraufhin mit Schreiben vom 21.12.2001 auf. Mit Schreiben vom 18.11.2004 hat das Innenministerium nochmals klargestellt, dass es keine gesetzlichen Vorgaben im Sinne eines Mindestsicherheitsniveaus gibt. Vielmehr hat der Rat als letztentscheidendes Gremium innerhalb der kommunalen Selbstverwaltung auf der Grundlage des örtlichen Gefahrenpotenzials das politisch gewollte und verantwortete Sicherheitsniveau festzulegen. Dies ist in der Stadt Haan mit der Erstellung und dem Beschluss des Brandschutzbedarfsplans im Jahr 2004 geschehen. Der Brandschutzbedarfsplan der Stadt Haan enthält die nach den Erläuterungen zu § 22 FSHG Nr. 3.2 genannten Kriterien: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 45 Finanzen Beschreibung von allgemeinen und besonderen Gefahren und Risiken im jeweiligen Zuständigkeitsbereich (Gefährdungspotenziale); Festlegung der gewünschten Qualität der von der Feuerwehr zu erbringenden Leistungen (Schutzziel); Ermittlung des zur Erfüllung dieser Qualität erforderlichen Personals und der Mittel (Ressourcen); Feststellung Der Rat der Stadt Haan hat im Jahr 2004 den aktuellen Brandschutzbedarfsplan beschlossen, der alle wesentlichen gesetzlichen Vorgaben enthält (Fortschreibung ist mit dem Neubau der Feuerwache ab 2009 vorgesehen). Laufender Zuschuss für den kommunalen Brandschutz Laufender Zuschuss für das kommunalen Brandschutz Merkmal 2004 2005 2006 2007 Angaben in Euro Verwaltungshaushalt Einnahmen 54.379 64.323 56.553 48.102 Ausgaben 980.432 970.665 1.075.480 1.115.223 Zuschuss 926.053 906.342 1.018.927 1.067.121 31,53 30,91 34,64 36,39 Zuschuss/Einwohner in Euro Vermögenshaushalt Einnahmen Ausgaben Fi - 46 64.764 44.474 43.081 50.264 145.300 115.855 494.000 463.378 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Zuschussbedarf für den Brandschutz je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 68,98 70,00 60,00 50,00 36,39 40,00 30,00 20,24 20,00 10,00 0,00 4,68 Minimum Maximum Mittelwert Haan Aus der vorstehenden Grafik sind erhebliche Schwankungsbreiten beim einwohnerbezogenen Zuschussbedarf für den Brandschutz sichtbar. Zu beachten ist, dass in einigen Städten aufgrund von Ausnahmegenehmigungen der Bezirksregierungen keine ständig mit hauptamtlichen Kräften besetzte Feuerwache unterhalten werden muss. Dies führt dazu, dass der Haushalt der jeweiligen Stadt im Vergleich zu anderen mittleren kreisangehörigen Kommunen, die unter die Regelung des § 13 Abs. 1 FSHG fallen, verhältnismäßig wenig belastet wird. Zudem sind in diesem Zusammenhang die dem jeweiligen Brandschutzbedarfsplan zu Grunde liegenden Analysen (Risikoanalyse, Schutzzieldefinition und Ressourcen) zu berücksichtigen. Trotz der eingeschränkten Aussagekraft des interkommunalen Vergleichs, bietet die Grafik eine Übersicht über die Brandbreite des jeweiligen kommunalen laufenden Zuschussbedarfs. Haan positioniert sich deutlich oberhalb der Mehrheit der von uns bisher geprüften Städte. Hier wirkt sich aus, dass das Feuerlöschwesen nicht allein durch ehrenamtliche Kräfte gewährleistet werden kann. Im Zeitreihenvergleich nimmt der Zuschussbedarf um rd. 140.000 Euro zu (etwa 15 Prozent). Die wesentliche Ausgabeposition stellen dabei die Personalausgaben (etwa 77 Prozent der Ausgaben 2007) dar, die sich 2007 bei rd. 860.000 Euro und damit um rd. 120.000 Euro über dem Niveau von 2004 bewegen. Im Betrachtungszeitraum sind verschiedene Investitionen für Fahrzeuge und sonstige Ausrüstungsgegenstände getätigt worden, so dass die Vermögenshaushalte trotz einzelner Zuschüsse aus der Feuerschutzpauschale defizitär abschließen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 47 Finanzen Feststellung Der Zuschussbedarf für den Brandschutz nimmt im Zeitreihenvergleich zu und positioniert sich einwohnerbezogen interkommunal im oberen Bereich der bisher von uns geprüften Kommunen. Organisation und Personalausstattung Die Stadt Haan verfügt über eine Freiwillige Feuerwehr mit hauptamtlichen Kräften. Die Feuerwehr ist organisatorisch im Dezernat I (Öffentliche Sicherheit und Ordnung) zugeordnet. Der Freiwilligen Feuerwehr steht die aus einem hauptamtlichen Leiter und zwei ehrenamtliche Stellvertreter gebildete Wehrleitung vor. Nach dem Brandschutzbedarfsplan sind etwa 80 ehrenamtliche Feuerwehrleute für die Feuerwehr aktiv, was gemessen an der Einwohnerzahl und des Gefährdungspotenzials (u. a. Autobahnen 3 und 46, Bundesbahnstrecken) eine vergleichsweise geringe Anzahl darstellt. Insgesamt bestehen bei der Feuer- und Rettungswache Haan 29,2 vollzeitverrechnete (vz.) Stellen, die sich im Wesentlichen auf den abwehrenden Brandschutz und technische Hilfeleistungen (13,6 vz. Stellen) sowie Rettungs- und Krankentransport (14,9 vz. Stellen) aufteilen (Stand Mai 2008). Die Feuerwehr gliedert sich in Haan in drei Löschzüge mit jeweils zwei Löschgruppen sowie über eine Jugendfeuerwehr und Ehrenabteilung auf. Die Feuerwehr verfügt über eine zentral im Ortskern gelegene Feuer- und Rettungswache sowie über ein Feuerwehrgerätehaus im Ortsteil Gruiten. Im Zusammenhang mit dem Neubau des Bauhofes wird in den kommenden Jahren die Feuer- und Rettungswache erweitert und modernisiert. Entsprechende Mittel sind im Haushaltsplan bereits vorgesehen (rd. 4,0 Mio. Euro). Insbesondere abends und nachts ist die Personalverfügbarkeit ausreichend, zu den Kernarbeitszeiten (tagsüber) bestehen jedoch Probleme, das qualifizierte Personal im Rahmen des formulierten Schutzzieles rechtzeitig ausrücken zu lassen. Kompensiert wird diese Problematik durch den Einsatz hauptamtlicher Kräfte, die sich auf zwei Wachabtei- Fi - 48 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen lungen aufteilen, um entsprechend der Schutzzieldefinition einen 24-hDienst gewährleisten zu können. Feststellung Wir stellen fest, dass die Anzahl ehrenamtlicher Kräfte im Bereich der Freiwilligen Feuerwehr Haan nicht ausreichend ist, um die im Brandschutzbedarfsplan dargestellte Schutzzieldefinition zu gewährleisten. Der Einsatz hauptamtlicher Kräfte beeinflusst den Zuschussbedarf für das Feuerlöschwesen maßgeblich. Ein wichtiger Faktor für die Freiwillige Feuerwehr stellt die Jugendfeuerwehr dar, deren Förderung neben jugendpflegerischen Aspekten insbesondere aus wirtschaftlichen Gründen wünschenswert ist. Die Jugendfeuerwehr besteht in Haan aus etwa 30 Mitgliedern (Stand Brandschutzbedarfsplan). Die Nachwuchsgewinnung sollte über ein Förderprogramm erfolgen, indem Anreize geschaffen (Räumlichkeiten, Schutzausrüstungen und Fahrzeuge), Veranstaltungen angeboten und gezielte Anwerbungen durchgeführt werden. Der Neubau der Feuerwehrwache stellt einen nicht zu unterschätzenden Faktor dar, um Jugendliche für den aktiven Feuerwehrdienst begeistern zu können. Empfehlung Die Stadt Haan sollte seine Nachwuchsförderung bei der Freiwilligen Feuerwehr intensivieren, um mittel- bis langfristig den Einsatz hauptamtlicher Kräfte zu reduzieren oder zumindest auszugleichen. Aus geografischen Gesichtspunkten und aus wirtschaftlichen Gründen halten wir eine Intensivierung der interkommunalen Zusammenarbeit mit benachbarten Kommunen für sinnvoll. Die Städte Haan und Erkrath haben im Rahmen eines befristeten Pilotprojektes ab dem 1. Dezember 2002 im Bereich der hauptamtlichen Wehren bereits miteinander kooperiert. Die Zusammenarbeit ist aufgrund der in beiden Städten nur schwach ausgeprägten Verfügbarkeit ehrenamtlicher Kräfte während der Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 49 Finanzen Tageszeit initiiert worden. Auch wenn das Projekt aus rechtlichen Gründen vom Kreis Mettmann nicht unterstützt worden ist (gem. § 1 Abs. 7 FSHG ist eine Zusammenarbeit nur für einzelne Aufgaben möglich, nicht aber eine gemeinsame Aufgabenwahrnehmung als solches), werten beide Seiten die Kooperation positiv. Eine entsprechende Zusammenarbeit findet bei Bedarf weiterhin statt, was wir positiv bewerten. Es werden gegenwärtig 20 Fahrzeuge unterhalten, was in etwa dem Soll-Konzept (DIN 14 502) des Brandschutzbedarfsplans entspricht. Zur Sicherstellung der Löschwasserversorgung, z. B. in den Außenbezirken und historischen Stadtgebieten, ist auf das Vorhandensein geeigneter Tanklöschfahrzeuge Wert zu legen. Die Stadt Haan hat im vergangenen Jahr einige Investitionen im Bereich der Löschwasserversorgung getätigt (ca. 118.000 Euro). Einzelne Ersatzanschaffungen sind in den kommenden Jahren vorgesehen, um das bisherige Niveau zu halten. Die Fahrzeuge werden in der Regel so lange genutzt, wie es technisch und wirtschaftlich vertretbar ist. Empfehlung Mit Blick auf die von der Stadt Haan zu tragenden Folgeaufwendungen sollten sich Ersatzbeschaffungen konsequent an den im Brandschutzbedarfsplan definierten Erfordernissen ausrichten und die Löschwasserversorgung weitergehend verbessert werden. Potenziale und Fazit Bei der Analyse des Bereichs Finanzen der Stadt Haan haben sich im Bereich der laufenden Einnahmen Potenziale ergeben, die im Folgenden tabellarisch dargestellt werden: Fi - 50 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Finanzen Quantifizierung Potenziale im Prüfbereich Finanzen Bereich Potenzial in Euro Potenzial in Euro je Einwohner Gebührenhaushalte 389.000 13,27 Realsteuerhabesätze 1.150.000 39,22 Stadtbücherei 64.511 2,20 Potenzial insgesamt 1.603.511 54,69 Weitere finanzwirtschaftliche Potenziale erkennen wir in den Bereichen Volkshochschule und Musikschule. Neben den dargestellten Möglichkeiten haben wir auch in den anderen Prüfgebieten Potenziale ermittelt: Potenziale aus den Fachprüfungen bzw. Teilberichten Fachgebiete/Teilberichte Potenzial in Euro Potenzial in Euro je Einwohner Teilbericht Finanzen 1.604.000 54,69 Teilbericht Personal 900.000 30,69 Teilbericht Jugend 1.104.000 37,64 Teilbericht Gebäudewirtschaft 1.453.000 49,55 Teilbericht Infrastruktur Gesamtpotenzial: 129.000 5.190.000 4,41 176,98 Fazit Die Verwaltungshaushalte der Stadt Haan sind im Prüfungszeitraum originär ausgeglichen. Im Zeitreihenvergleich 2000 bis 2007 sind kumulierte freie Spitzen in Höhe von rd. 5,8 Mio. Euro erwirtschaftet worden (197 Euro je Einwohner). Die mittelfristige Finanzplanung sieht erhebliche Investitionen bei einem enger werdenden Finanzspielraum mit strukturellen Defiziten vor. Ein Haushaltssicherungskonzept wird voraussichtlich vermieden werden können. Die Umstellung auf NKF ist zum 1. Januar 2009 geplant. Bei den allgemeinen Deckungsmitteln als auch den laufenden Einnahmen je Einwohner stellt die Stadt Haan Dank hoher Gewerbesteuereinnahmen gegenwärtig den Maximalwert im interkommunalen Vergleich dar. Es bestehen im Gebühren- und Steuerbereich moderate Potenziale in Höhe von etwa 1,5 Mio. Euro, die in erster Linie über Hebesatzanpassungen und im Gebührenbereich durch Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Fi - 51 Finanzen Fazit die kalkulatorischen Positionen (Eigenkapitalverzinsung, Abschreibungen zu Wiederbeschaffungszeitwerten) erwirtschaftet werden können. Die einwohnerbezogenen Schulden im Kernhaushalt bewegen sich interkommunal im Prüfungszeitraum im unteren Bereich. Mittelfristig sind durch umfangreiche Investitionen hohe Kreditaufnahmen geplant, die sich negativ auf den Kapitaldienst und den Haushaltsausgleich auswirken werden. Im Rahmen unserer Prüfung sind zahlreiche Konsolidierungsmöglichkeiten im Einnahme- und Ausgabebereich aufgezeigt worden. Hierdurch sind bezogen auf das Jahr 2007 Potenziale in Höhe von rd. 5,2 Mio. Euro realisierbar (177 Euro je Einwohner). Im Kulturbereich sind bei der näher betrachteten Stadtbücherei durch eine Stärkung der Zentrale und durch ein nachfrageorientiertes Angebot Potenziale zu erschließen. Die vertraglichen (Zuschuss-)Regelungen an den Musikschulverein bzw. Volkshochschulzweckverband sollten untersucht werden. Die Sicherung des Brandschutzes wird in Haan durch hauptamtliche und freiwillige Feuerwehrkräfte gewährleistet. Es besteht ein Brandschutzbedarfsplan, der im Zusammenhang mit dem Neubau der Feuerwehrzentrale fortgeschrieben werden wird. Hier sollte in erster Linie das ehrenamtliche Engagement gefördert werden. Fi - 52 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Personal und Organisation Vorbemerkung Inhalt, Ziele und Methodik Das Personal ist für die Kommunalverwaltung als Dienstleistungsunternehmen ein entscheidender Erfolgs- und Kostenfaktor. In der ersten Prüfrunde haben wir daher die gesamtpersonalwirtschaftliche Situation der Vergleichskommunen mit Hilfe hoch aggregierter Kennzahlen untersucht und Empfehlungen im Hinblick auf die Realisierung von Potenzialen ausgesprochen. In der zweiten Prüfrunde knüpfen wir an diese Ergebnisse an. Um die personalwirtschaftliche Entwicklung in den Kommunen seit unserer letzten Untersuchung festzustellen, werden wir die entscheidenden personalwirtschaftlichen Kennzahlen Personalausgaben je Einwohner und Ist-Stellen je 1.000 Einwohner (Personalquote) unter Beibehaltung unserer Erhebungs- und Bereinigungssystematik fortschreiben. Einheitlich für alle Vergleichskommunen erfolgt für diese hoch aggregierten Kennzahlen die Bildung einer so genannten „alternativen“ Kennzahl. Hierzu werden weitere Aufgabenbereiche, die strukturell in den Kommunen sehr unterschiedlich organisiert sind, nicht im Kennzahlenergebnis berücksichtigt. Darüber hinaus nehmen wir eine Bewertung im Rahmen des Kommunalindexes für Wirtschaftlichkeit (KIWI) für die Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner (= Personalquote) - alternative Betrachtung“ vor. Die Untersuchung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns bleibt dabei immanenter Bestandteil unserer Prüfung. Damit wir den zusätzlichen Aufgabenstellungen und Zuständigkeiten der mittleren und großen kreisangehörigen Städte Rechnung tragen können, führen wir im Rahmen des interkommunalen Vergleichs wiederum differenzierte Auswertungen nach Größenklassen durch. Wir stellen deshalb die Kennzahlen der Stadt Haan nur den Werten der bisher von uns geprüften mittleren kreisangehörigen Kommunen gegenüber. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 1 Personal und Organisation Bei der Darstellung der Kennzahlen im interkommunalen Vergleich werden wir zudem bei Bedarf eine Klassierung vornehmen, um die Streuung der Kennzahlen aufzeigen zu können. Stellenvergleich, Quartilswert Um Indikatoren für ggf. vorhandene Potenziale auf Ebene des Stellenvolumens aufzeigen zu können, führen wir für weite Teile der Gesamtverwaltung einen Vergleich des Stellenumfangs für einheitlich von uns definierte Aufgaben in den Bereichen Allgemeine Verwaltung (einschließlich Schulverwaltung), Finanzverwaltung, Ordnungsverwaltung und Bauverwaltung durch. Über diese Aufgabenbereiche hinaus werden auch in anderen Prüfgebieten personalwirtschaftliche Potenziale ermittelt und dargestellt. Wir verweisen an dieser Stelle insbesondere auf die Prüfgebiete „Jugend und Soziales“ sowie „Gebäudewirtschaft“. Zur Potenzialausweisung legen wir einen so genannten „Quartilswert“ als Orientierungsgröße zugrunde. Bezogen auf die Kennzahl „Ist-Stellen je 10.000 Einwohner“ des jeweiligen Aufgabenfeldes ist dies der Messpunkt einer nach Größe sortierten Zahlenfolge, bei dem 25 Prozent aller Werte eine geringere Stellenausstattung ausweisen und 75 Prozent aller Werte eine höhere Stellenausstattung vorhalten. Dadurch, dass der Vergleichsmaßstab nicht nur einen einzelnen Bestwert, sondern 25 Prozent der Werte aller Vergleichskommunen umfasst, werden Besonderheiten innerhalb einer Kommune im Wesentlichen ausgeglichen. Durch die Betrachtung oberhalb von Leistungsdaten (Fallzahlen etc.) greifen wir bei dem Stellenvergleich nicht auf Benchmarks zurück. Er soll vorrangig konkrete Hinweise für aufgabenkritische und stellenbedarfsorientierte Organisationsuntersuchungen in den einzelnen Aufgabenbereichen liefern. Weiterhin wollen wir sicherstellen, dass Kommunen, die einen Quartilswert erreichen bzw. unterschreiten, zum Zwecke des Informationsaustausches kontaktiert werden können, um mögliche Handlungsfelder für die Erzielung von Potenzialen ausfindig zu machen. Pe - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Methodik für die Erhebung und Bereinigung der personalwirtschaftlichen Kennzahlen Für die Bildung der personalwirtschaftlichen Kennzahlen wenden wir im Grundsatz die im Folgenden skizzierte Systematik für die Erhebung und Bereinigung an: Erhebungssystematik Die Kennzahlenentwicklung betrachten wir – soweit dies für die Analyse sachdienlich erscheint - im intrakommunalen Zeitreihenvergleich für die Jahre 2004 bis 2007. Soweit Daten auch für die Jahre 2008 und 2009 verwertbar sind, beziehen wir diese Jahre in unsere Analyse mit ein. Der interkommunale Vergleich erfolgt für das Jahr 2007. Wir betrachten das Aufgabenportfolio der Gesamtverwaltung grundsätzlich unabhängig von der Organisationsform; d.h. Eigenbetriebe, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen und Anstalten öffentlichen Rechts beziehen wir in die personalwirtschaftliche Analyse mit ein. Über Sondervermögen bzw. Anstalten öffentlichen Rechts mit eigenem Personal verfügt die Stadt Haan nicht. Um eine differenzierte Analyse der Personalausgaben gewährleisten zu können, bereinigen wir diese sowohl im intrakommunalen Zeitreihenvergleich als auch im interkommunalen Vergleich um die Gruppierungen 40 (Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit) und 416 (Beschäftigungsentgelte und dgl.). Bereinigungssystematik im interkommunalen Vergleich 1. Schritt der Bereinigung Die Art der Aufgabenerledigung, aber auch der Grad der Ausgliederung in verschiedenen Aufgabenbereichen weist in der interkommunalen Landschaft zum Teil deutliche Unterschiede auf. Wir nehmen daher auf Ebene des interkommunalen Vergleichs für das Segment der mittleren kreisangehörigen Kommunen grundsätzlich eine Bereinigung bestimmter Aufgaben vor. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 3 Personal und Organisation Nehmen die Vergleichskommunen diese Aufgaben noch selbst wahr, werden die in diesen Aufgaben vorgehaltenen Stellen bzw. die damit verbundenen Personalausgaben im interkommunalen Vergleich nicht berücksichtigt. Hierdurch können wir sicherstellen, dass ein gleiches Aufgabenspektrum, wenn auch in unterschiedlicher Intensität und Qualität, betrachtet wird. Wir haben in der Stadt Haan die Stellen sowie die damit verbundenen Personalausgaben folgender Aufgabenbereiche im Rahmen des interkommunalen Vergleichs nicht mit in die Betrachtung einbezogen: Bereinigung der Personalausgaben bzw. Ist-Stellen für den interkommunalen Vergleich 2007 UA Aufgabe Ausgaben in € Ist-Stellen 675 Straßenreinigung/Winterdienst 184.377 3,90 700 Abwasserbeseitigung 337.116 5,42 721 Abfallbeseitigung/Müllabfuhr 29.387 0,85 730 Märkte 55.577 1,31 750 Bestattungswesen 20.204 1,04 Fremdenverkehr, sonstige Förderung von Wirtschaft und Verkehr 200.467 2,54 Insgesamt 827.128 15,06 79 Aufgrund dieser Bereinigungen verringert sich insgesamt bei der Stadt Haan die Zahl der für den interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 zu berücksichtigenden Ist-Stellen von ursprünglich 255,25 Stellen um 15,06 Stellen auf 240,19 Stellen. Die Personalausgaben verringern sich für den interkommunalen Vergleich 2007 durch die dargestellten Bereinigungen von 13.030.426 Euro um insgesamt 827.128 Euro auf 12.203.298 Euro. 2. Schritt der Bereinigung: Bildung differenzierter Kennzahlen durch eine „alternative“ Betrachtung Für die Vergleichskommunen nehmen wir eine weitere Differenzierung vor. Erfahrungsgemäß kann die Angebotspalette der Kommunen insbesondere in bestimmten personal– und kostenintensiven Aufgabenfeldern sehr unterschiedlich sein. Hierzu gehören die Aufgabenbereiche Tageseinrichtungen für Kinder, Feuerwehr, Rettungsdienst, Gebäudereinigung und Jugendhilfe. Pe - 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Letztere umfasst die Abschnitte bzw. Unterabschnitte 407 (Verwaltung der Jugendhilfe), 450 (Jugendhilfe nach dem Achten Buch Sozialgesetzbuch) und 481 (Vollzug des Unterhaltsvorschussgesetzes). Die Bereinigung enthält somit diejenigen Aufgaben, die typischerweise wahrgenommen werden, sofern eine Kommune über ein eigenes Jugendamt verfügt. Personelle Ressourcen, die für Jugendtreffs bzw. die Jugendarbeit etc. vorgehalten werden, bereinigen wir nicht. Dieses Aufgabenspektrum erfüllen die Kommunen unabhängig vom Vorhandensein eines Jugendamtes. Seit 2005 wird die rechtliche Ausgestaltung der Hartz IV-Gesetzgebung in den Kommunen unterschiedlich gehandhabt (ARGE oder Optionskommune). Hierdurch bleibt die Aufgabenwahrnehmung nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) für die Bildung der alternativen Kennzahlen ebenfalls unberücksichtigt. Die für die aufgeführten Aufgabenbereiche vorgehaltenen Stellen bzw. Personalausgaben bereinigen wir aufgrund der dargestellten Besonderheiten in einem zweiten Schritt im Rahmen der „alternativen“ Betrachtung. Diese Vorgehensweise haben wir auf die hoch aggregierten Kennzahlen übertragen. Auch die Stadt Haan weist örtliche und strukturelle Besonderheiten im Hinblick auf die genannten Aufgabenbereiche auf. Sie betreibt aktuell eine zweigruppige Kindertageseinrichtung. Die Gebäudereinigung erfolgt noch zu rund 20 Prozent mit eigenen Reinigungskräften. Dieses Aufgabenfeld wird im Prüfgebiet Gebäudewirtschaft näher untersucht. Darüber hinaus wird der Feuerschutz und Rettungsdienst für das Stadtgebiet über hauptamtliche Kräfte abgedeckt. Weiterhin verfügt die Stadt Haan über ein eigenes Jugendamt. Die Umsetzung der Hartz IV-Gesetzgebung erfolgt im Kreis Mettmann durch die ARGE. Als kreisangehörige Kommune hat die Stadt Haan für die Erfüllung der Aufgaben des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch daher eine Personalgestellung vorgenommen, wobei für die im Stellenplan der Kommune noch geführten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Kostenerstattung erfolgt. Für die beschriebene Ermittlung der „alternativen“ Kennzahlen ergeben sich für die Stadt Haan folgende zusätzlich zu bereinigenden Werte: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 5 Personal und Organisation Weitere Bereinigung der Personalausgaben und Ist-Stellen für die alternative Betrachtung im interkommunalen Vergleich 2007 Abschnitt/ UA 130/160 Aufgabe Feuerwehr/Rettungsdienst 400 Verwaltung des ALG II 407 Verwaltung der Jugendhilfe 45 Jugendhilfe nach dem SGB VIII Ausgaben in € Ist-Stellen 1.492.321 30,65 409.544 9,00 67.592 0,94 525.602 11,50 481 Unterhaltsvorschussgesetz 29.159 0,50 464 Kindertageseinrichtungen 240.085 7,57 diverse Eigenreinigungskräfte Insgesamt 71.146 3,84 2.835.449 64,00 Mit diesem zweiten Schritt bleiben bei der Bildung der „alternativen“ Kennzahlen nochmals 64,00 vollzeitverrechnete Stellenanteile bzw. die damit verbundenen Personalausgaben von 2.835.449 Euro unberücksichtigt. Eine wesentliche Rolle für die Personalintensität spielen beispielsweise das Maß der Kundenorientierung sowie der Standard bzw. die Qualität der Leistungserbringung. Unser Betrachtungsschwerpunkt liegt daher in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und Rechtmäßigkeit. Örtliche Besonderheiten können einen im Vergleich zu anderen Kommunen höheren Personalbedarf durchaus rechtfertigen – es stellt sich dann allerdings die Frage, ob die Stadt eine bewusste Entscheidung hinsichtlich des Mehraufwandes getroffen hat oder Wirtschaftlichkeitsaspekte nicht berücksichtigt wurden. Personalausgaben Personalausgaben je Einwohner Die Kennzahl „Personalausgaben je Einwohner“ bildet das Verhältnis zwischen Einwohnerzahl und Personalausgaben ab. Pe - 6 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Intrakommunaler Zeitreihenvergleich Wir stellen im Referenzzeitraum der Jahre 2004 bis 2007 die Entwicklung des Gesamtpersonalausgabevolumens – ohne Bereinigung von Aufgabengebieten - sowie die dafür maßgeblichen Einflussfaktoren dar. Für die Analyse der Entwicklung ist insbesondere die Betrachtung der Änderungsquote auf Basis der Rechnungsergebnisse aussagekräftig. Sie beziffert die Entwicklung der Personalausgaben, die erfahrungsgemäß von einer Vielzahl von Einflussgrößen abhängt. Die Quote zeigt, ob sich die Kommune im Rahmen der jeweiligen Orientierungsdaten des Landes NRW bewegt hat. Weiterhin ist sie generell ein wichtiges Kriterium bei der Beurteilung der Frage, inwieweit sich die tatsächlichen gesetzlichen und tariflichen Steigerungen ausgewirkt haben bzw. ob sie zumindest teilweise kompensiert werden konnten. Für die Stadt Haan ergibt sich der folgende Zeitreihenvergleich: Personalausgaben je Einwohner in Euro Jahr Personalausgaben gesamt Änderungsquote in Prozent Einwohner laut LDS zum 31.12. Personalausgaben je Einwohner 2004 12.440.829 nicht erhoben 29.370 424 2005 12.406.595 -0,28 29.325 423 2006 13.056.994 5,24 29.411 444 2007 13.030.426 -0,20 29.323 444 Im Betrachtungszeitraum der Jahre 2004 bis 2007 steigen die Personalausgaben der Stadt Haan um rund 590.000 Euro; dies entspricht einem prozentualen Anstieg in Höhe von 4,7 Prozent. Gleichzeitig ist eine annähernd konstante Entwicklung der Einwohnerzahlen festzustellen. Die Personalausgaben je Einwohner erhöhen sich daher analog zur Entwicklung der absoluten Personalausgaben um 20 Euro. Diese rund fünfprozentige Erhöhung entspricht den tariflichen Steigerungen im gleichen Zeitraum. Ursächlich für die moderate Entwicklung der Personalausgaben im Betrachtungszeitraum 2004 bis 2007 sind trotz der Erhöhung des Stellenvolumens um fünf Ist-Stellen die stetigen Bemühungen der Stadt Haan, konsequent durch Fluktuation Stellen zu reduzieren sowie in nächstniedrigere Besoldungs- und Entgeltstufen umzuwandeln. Die Instrumente der Altersteilzeit sowie der Stellenplanvermerke werden zum Stellenabbau genutzt. Bei Ausscheiden eines Beschäftigten erfolgt grundsätzlich eine Aufgabenkritik, ob auf die Stelle künftig verzichtet werden kann. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 7 Personal und Organisation Die Stadt Haan profitiert bei dem Ausgabenrückgang im Jahr 2005 von einer einmaligen hohen Erstattungsleistung bei den Versorgungskassenbeiträgen. Der deutlichen Erhöhung der Personalausgaben im Jahr 2006 liegen wieder die üblichen Umlagezahlungen für Versorgungs- und Sozialversicherungsbeiträge zugrunde. Hier wirken sich vor allem der Aufbau von fünf Ist-Stellen sowie die tarifliche Steigerung insbesondere durch die Einführung des TVöD negativ aus. Die eigenen Bemühungen zur Stellenreduzierung führen wiederum im Jahr 2007 zur positiven Entwicklung der stagnierenden Personalausgaben. Im Ergebnis konnten die Stelleneinsparungen eine Erhöhung der Gesamtpersonalausgaben und damit eine insgesamt beim Vergleich der Eckjahre steigende Belastung der Einwohner nicht vermeiden. Feststellung Trotz der eigenen Bemühungen, Stellen zu reduzieren, erhöhen sich die Personalausgaben im geprüften Zeitraum. Die bisherigen Maßnahmen der Stadt Haan zum Stellenabbau sind konsequent fortzuführen. Interkommunale Kooperationen konnten bisher im Bereich des Rechnungsprüfungsamtes (mit der Stadt Velbert), des Tiefbauamtes (mit der Stadt Solingen) sowie des Jugendamtes (mit der Stadt Hilden) realisiert werden. Die Stadt Haan sollte zusätzliche Kooperationsmöglichkeiten weiterverfolgen. Kooperationen mit dem Kreis Mettmann oder mit den umliegenden Städten und Gemeinden, wie z.B. von der Stadt Haan angedacht in den Aufgabengebieten Meldewesen, im Bereich der Rechnungsprüfung oder in den Aufgabenfeldern des Bauhofes, könnten zu einer weiteren Reduzierung des Stellenvolumens führen. Empfehlung Wir begrüßen die im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit vereinbarten gemeinsamen Aufgabenwahrnehmungen und empfehlen der Stadt Haan, diese kontinuierlich weiter auszubauen. Weiterhin nimmt die Stadt Haan wirtschaftliche Vergleichsberechnungen vor, die zu Aufgabenübertragungen an private Anbieter beim Botendienst, bei der Unterhaltung von Straßen, Grün- und Waldflächen sowie von Spiel- und Sportplätzen geführt haben. Pe - 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Weitere Übertragungen an Dritte erfolgen in den Bereichen Ordnungsamt, Jugendamt, Feuerwehr, Bauverwaltung und Planungsamt. Ebenfalls hat der Kreis Mettmann Aufgaben für die Stadt Haan übernommen. Feststellung Wir stellen positiv fest, dass die Stadt Haan Möglichkeiten zur Aufgabenübertragung an Dritte und somit zur Stellenreduzierung nutzt und beabsichtigt, dies weiterhin umzusetzen. Bei der Personalverwaltung bietet sich in den Bereichen Beihilfe- und Kindergeldzahlungen eine weitere Aufgabenübertragung an, die bereits die Stadt Haan in einer Vergleichsberechnung als wirtschaftlich rentabel festgestellt hat. Hier wäre eine evtl. Übertragung der Personalabrechnung ebenfalls denkbar. Empfehlung Die Stadt Haan sollte die sich bietende und bereits durch eigene Wirtschaftlichkeitsberechnungen festgestellte Möglichkeit, die Beihilfe- und Kindergeldzahlungen an einen Dritten auszugliedern, nutzen und zeitnah umsetzen. Ergänzend empfehlen wir, die mögliche Übertragung des Personalabrechnungsverfahrens zu prüfen. Eine zusätzliche Betrachtungsmöglichkeit bei den Personalausgaben je Einwohner bietet der interkommunale Vergleich. Interkommunaler Vergleich Für den interkommunalen Vergleich haben wir die Personalausgaben um die am Berichtsanfang im 1. Schritt der Bereinigung genannten Aufgabenbereiche bereinigt. Die Personalausgaben verringern sich hierdurch um insgesamt 827.128 Euro. Die Kennzahl der Stadt Haan kann sich im interkommunalen Vergleich wie folgt positionieren: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 9 Personal und Organisation Personalausgaben je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 562 500 416 Euro 400 300 355 256 200 100 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Gegenüberstellung zeigt, dass die Stadt Haan über dem Durchschnitt der Vergleichskommunen liegt und somit noch ein deutliches Potenzial zur Ausgabenreduzierung besteht. In der nachfolgenden tabellarischen Übersicht werden die Vergleichswerte aller Kommunen bei den Personalausgaben je Einwohner in Klassen eingeteilt: Personalausgaben je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 bis 299 Euro 300 bis 349 Euro 350 bis 399 Euro 400 bis 449 Euro mehr als 450 Euro 5 5 3 5 1 Das Ergebnis zeigt, dass sich die Stadt Haan in der zweithöchsten Klasse der insgesamt 19 Vergleichskommunen befindet. Lediglich noch eine Kommune liegt über dem in der Stadt Haan erzielten Wert. In der ersten Prüfrunde erzielte die Stadt Haan einen Wert in Höhe von 389 Euro je Einwohner. Die Kennzahl hat sich im Referenzzeitraum 2003 bis 2007 somit um rund sieben Prozent erhöht. Der Wert der Stadt Haan erreichte auch im damaligen Vergleichsjahr 2003 bereits ein überdurchschnittliches Ergebnis; der Mittelwert liegt hier bei 361 Euro je Einwohner. Trotz der eigenen Bemühungen zur Ausgabenreduzierung konnte sich die Stadt Haan im interkommunalen Vergleich 2007 gegenüber der ersten Prüfung nicht besser positionieren. Pe - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Personalausgaben je Einwohner – alternative Betrachtung Hier erfolgt die zweite Bereinigung der Personalausgaben um 2.835.449 Euro, wodurch die Stadt Haan mit einem Betrag von 9.367.850 Euro sowie darauf basierend mit Personalausgaben je Einwohner von 319 Euro interkommunal verglichen wird. Die Stadt Haan erreicht folgendes Ergebnis: Personalausgaben je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 (alternative Betrachtung) 361 350 319 300 261 Euro 250 200 150 147 100 50 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Bei der Fokussierung auf die Kernverwaltung positioniert sich die Stadt Haan erneut deutlich über dem Durchschnittswert der Vergleichskommunen. Dies bestätigt grundsätzlich bestehende Potenziale zur Ausgabenreduzierung, die im weiteren Berichtsverlauf in der personalwirtschaftlichen Betrachtung des Stellenvergleichs konkretisiert werden. Um die Positionierung der Stadt Haan in der Gesamtbetrachtung bewerten zu können, stellen wir im Folgenden mit der Entwicklung des quantitativen Stellenvolumens den für die Ausgabenhöhe entscheidenden Einflussfaktor dar. Wesentliches Planungs- und Steuerungsinstrumentarium in Bezug auf das Stellenvolumen ist der Stellenplan der Kommune. Wir beginnen daher unsere Ausführungen mit Feststellungen zur Rechtskonformität des Stellenplans der Stadt Haan. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 11 Personal und Organisation Stellenbewirtschaftung Bereits in der ersten Prüfrunde haben wir die Stellenpläne der Stadt Haan unter den Gesichtspunkten Rechtskonformität mit der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) und Transparenz (insbesondere vollzeitäquivalente Abbildung der Stellen) betrachtet. In den Jahren 2004 bis 2008 entsprechen die Stellenpläne der Stadt Haan den formalen Anforderungen der GemHVO. Die von uns empfohlene vollzeitverrechnete Stellenausweisung ist hingegen nicht umgesetzt worden. Begründet wird dies mit der zum 1. Januar 2009 erfolgten Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF), welches eine exakte leistungs- bzw. produktorientierte Stellenausweisung erfordert. Nur dann, wenn der für ein Produkt benötigte Stellenanteil exakt dargestellt wird, kann auch der Personalaufwand realitätstreu abgebildet werden. Insofern wird die aus unserer Sicht erforderliche Stellentransparenz mit Einführung des NKF gewährleistet. Ist-Stellen je 1.000 Einwohner (Personalquote) Die Personalquote einer Verwaltung gibt Aufschluss darüber, in welchem Umfang die Kommune Personal im Hinblick auf die Einwohnerzahl bereitstellt. Diese wird von uns durch die Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner“ dargestellt. Sie trifft keine Aussage zur Qualität und dem Umfang der Aufgabenerledigung in einer Kommune, sodass die Personalquote nur ein mittelbares Indiz für Effizienz und Effektivität der Kommunalverwaltung sein kann. Intrakommunaler Zeitreihenvergleich Für das Jahr 2007 ermitteln wir für den interkommunalen Vergleich die vollzeitäquivalenten Stellenanteile. Die Darstellung des intrakommunalen Zeitreihenvergleichs für die Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner“ erfolgt im Betrachtungszeitraum anhand der im Stellenplan aufgeführten Kopfstellen: Pe - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Stellenentwicklung in der Stadt Haan 2004 bis 2007 Einwohner laut LDS Ist-Stellen je zum 31.12. 1.000 Ew (gesamt) 267 29.370 9,09 2005 272 29.325 9,28 2006 273 29.411 9,28 2007 272 29.323 9,28 Jahr Ist-Stellen gesamt 2004 In der Gesamtbetrachtung der Jahre 2004 bis 2007 sind die Ist-Stellen um rund zwei Prozent (= fünf Ist-Stellen) angestiegen. Die Stellenerhöhung spiegelt sich ebenfalls in dem Verlauf der Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner“ wider. Bei der annähernd konstanten Entwicklung der Einwohnerzahl hat sich der Kennzahlenwert in der internen Betrachtung im Jahr 2005 durch die Stellensteigerung von 9,09 Ist-Stellen auf 9,28 Ist-Stellen je 1.000 Einwohner erhöht. Stellensteigerungen sind vor allem in den Aufgabenbereichen Gebäudemanagement, Hochbauverwaltung, Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing sowie durch die Einführung des NKF in der Finanzverwaltung festzustellen. Die vorgenommenen Stellenreduzierungen in der Kernverwaltung kompensieren die Stellenzuwächse nicht, führen aber zumindest seit zwei Jahren zu einer Stagnation der Ist-Stellen. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan aufgrund der festgestellten Stellenzuwächse, die bisherigen Anstrengungen zum Stellenabbau konsequent fortzusetzen. Interkommunaler Vergleich Für das Jahr 2007 haben wir für den interkommunalen Vergleich die vollzeitäquivalenten Stellenanteile in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung ermittelt. Die Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner“ wird wie die Kennzahl „Personalausgaben je Einwohner“ einheitlich bereinigt (= siehe Ausführungen zu dem am Berichtsanfang beschriebenen 1. Schritt der Bereinigung). Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 13 Personal und Organisation Die Personalquote im interkommunalen Vergleich stellt sich für die Stadt Haan wie folgt dar: Ist-Stellen je 1.000 Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 Stellen je 1.000 Einwohner 11,16 10 8,19 8 6 7,16 5,22 4 2 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Im interkommunalen Vergleich positioniert sich die Stadt Haan mit 8,19 Stellen je 1.000 Einwohner deutlich über dem Durchschnittswert der Vergleichskommunen. Dieser erneut überdurchschnittliche Wert entspricht dem Ergebnis bei der Betrachtung der Personalausgaben je Einwohner. Wir haben bei der Kennzahl Ist-Stellen je 1.000 Einwohner ebenfalls die Streubreite analysiert und die Ergebnisse in Klassen wie folgt eingeteilt: Ist-Stellen je 1.000 Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 Bis 5,99 Stellen 6,00 bis 6,99 Stellen 7,00 bis 7,99 Stellen 8,00 bis 8,99 Stellen mehr als 9,00 Stellen 4 5 5 4 1 Die Stadt Haan findet sich hier wie bei der Klassierung der Personalausgaben je Einwohner in der zweithöchsten Klasse der insgesamt 19 Vergleichskommunen wieder. Im Ergebnis liegen lediglich vier Kommunen über dem in der Stadt Haan erzielten Wert. Pe - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation KIWI-Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner – alternative Betrachtung“ Wie bereits erläutert, bereinigen wir in einem zweiten Schritt bei allen Vergleichskommunen die Stellen für die Aufgabenbereiche Kindertageseinrichtungen, Feuerschutz, Rettungsdienst, Gebäudereinigung, ALG II und Jugendhilfe. Unter Berücksichtigung der zu bereinigenden Stellenanteile von 64,00 ergibt sich für die Stadt Haan im interkommunalen Vergleich folgendes Ergebnis: Ist-Stellen je 1.000 Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 (alternative Betrachtung) 7,04 Stellen je 1.000 Einwohner 7 6,01 6 4,95 5 4 3 2,82 2 1 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Durch die Bereinigung ergeben sich bei der alternativen Betrachtung durchgängig niedrigere Werte. Der Mittelwert sinkt um rund 46 Prozent und der Wert der Stadt Haan um rund 36 Prozent. Hierdurch positioniert sich die Stadt deutlicher oberhalb des Durchschnittswertes der Vergleichskommunen. Dies lässt - wie bereits bei den Personalausgaben je Einwohner dargelegt – auf mögliche Stellenpotenziale schließen, die bei der Betrachtung des Stellenvergleichs konkretisiert werden. Die Klassierung zeigt hier folgendes Ergebnis: Ist-Stellen je 1.000 Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 (alternative Betrachtung) bis 3,49 Stellen 3,50 bis 4,49 Stellen 4,50 bis 5,49 Stellen 5,50 bis 6,49 Stellen mehr als 6,50 Stellen 2 3 8 4 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 15 Personal und Organisation Das hier gewonnene Bild bestätigt die Einordnung der Stadt Haan oberhalb des Mittelwertes. Die Stadt findet sich erneut in der zweithöchsten Klasse der insgesamt 19 Vergleichskommunen wieder. Im Ergebnis liegen lediglich noch zwei Kommunen über dem in der Stadt Haan erzielten Wert. Der erzielte Kennzahlenwert sowie das Ergebnis in der Klassierung verdeutlicht, dass die Stadt Haan ein hohes Leistungsangebot für die Bürgerinnen und Bürger und somit eine höhere Stellenausstattung im Vergleich zu den anderen Kommunen gleicher Größenordnung vorhält. Hier sind beispielsweise zu nennen: zwei Jugendhäuser, ein Bürgerhaus, eine eigene autonome Datenverarbeitung sowie ein eigenes Sachgebiet für Vermessung/Kataster. Weitere Beispiele konkretisieren wir in der Betrachtung des Stellenvergleichs. Gleichzeitig stellen wir fest, dass die Stadt Haan gegenüber den Vergleichskommunen eine geringere Ausgliederung von Aufgaben an kommunale Unternehmen vornimmt. Lediglich die Versorgung mit Gas und Wasser sowie der Betrieb von Tiefgaragen werden von der Stadtwerke Haan GmbH wahrgenommen, die bis zum 31. Dezember 2002 noch als Eigenbetrieb geführt wurde. Weitere Ausgliederungen bestehen nicht. Im Umkehrschluss verfügt die Stadt Haan durch diese örtliche Besonderheit im Vergleich zu den anderen Kommunen gleicher Größenordnung in der Gesamtverwaltung grundsätzlich über einen höheren Personalkörper. Nachdem nunmehr Aussagen zur Entwicklung und interkommunalen Positionierung der Stellenausstattung getroffen werden konnten, geht es im Folgenden im Kern darum, Potenziale zu ermitteln. Dies stellen wir mit Hilfe des Stellenvergleichs für Verwaltungsbereiche auf Basis einheitlich definierter Aufgabenfelder sicher. Pe - 16 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Stellenvergleich auf Ebene der Gesamtverwaltung für einheitlich definierte Aufgabenbereiche Der folgende Stellenvergleich soll Anhaltspunkte für mögliche Potenziale liefern. Hierzu betrachten wir verschiedene Aufgabenfelder in den Aufgabengruppen Allgemeine Verwaltung, Finanzverwaltung, Ordnungsverwaltung und Bauverwaltung. Auf der Grundlage von Einzelaufgaben erfolgt der Vergleich des Stellenvolumens auf Ebene der jeweiligen Aufgabengruppe. Wie bereits zu Beginn erläutert, werden wir auf Basis dieses Vergleichs keine Benchmarks setzen, sondern den Quartilswert als Orientierungsgröße ausweisen. Maßgeblicher Vergleichsparameter ist die Kennzahl „Ist-Stellen je 10.000 Einwohner“. Abweichend zur oben beschriebenen Personalquote legen wir für den Vergleich des Stellenvolumens hier die Bezugsgröße „je 10.000 Einwohner“ zugrunde. Dies erleichtert die Lesbarkeit und somit den Vergleich der Kennzahlenwerte. Zur besseren Nachvollziehbarkeit und Erklärung des Quartilswerts stellen wir nachfolgendes Beispiel dar: Beträgt der Quartilswert in einer von uns betrachteten Einzelaufgabe der Aufgabengruppe 1,80 Ist-Stellen je 10.000 Einwohner, bedeutet dies, dass 25 Prozent der von uns geprüften Kommunen einen noch niedrigeren Wert und 75 Prozent einen höheren Wert als 1,80 Ist-Stellen je 10.000 Einwohner erreichen. Der Stellenvergleich basiert auf den Stellenanteilen, welche die Stadt Haan zum Stichtag 30. Juni 2007 auf der Ebene der Gesamtverwaltung für einheitlich definierte Aufgabenbereiche ermittelt hat. Daraus ergeben sich auf Basis der Aufgabengruppen folgende Ergebnisse im Überblick: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 17 Personal und Organisation Stellenvergleich auf Ebene der Gesamtverwaltung für einheitlich definierte Aufgabenbereiche 2007 Aufteilung des Stellenpotenzials nach Aufgabengruppen 2007 Aufgabengruppe Potenzial in absoluten Stellen Allgemeine Verwaltung 1,79 Finanzverwaltung 5,97 Ordnungsverwaltung 4,80 Bauverwaltung 5,55 Insgesamt 18,11 Soweit wir Überschreitungen des Quartilswerts festgestellt haben, gehen wir im Folgenden auf das Stellenvolumen in den einzelnen Aufgabenfeldern der jeweiligen Aufgabengruppen ein, um ggf. bestehende Potenziale näher erläutern zu können. Hierzu greifen wir auch auf andere Vergleichsparameter wie beispielsweise auf Personalausgabendeckungsgrade zurück. Einzelaufgaben, in denen wir keine Potenziale erkennen, werden nicht dargestellt. Die ausgewiesenen Potenziale stellen grundsätzlich in ihrer Wertigkeit jeweils Anhaltspunkte für eine Überprüfung dieser Bereiche dar. Sowohl die Ermittlung als auch die Analyse der Potenziale haben wir in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Amtsund Abteilungsleitungen durchgeführt. Aufgabengruppe Allgemeine Verwaltung Im Rahmen des interkommunalen Vergleichs berücksichtigen wir in der Aufgabengruppe „Allgemeine Verwaltung“ grundsätzlich folgende Aufgabenfelder: Personalmanagement, Organisation, Zentrale schülerbezogene Leistungen und Schülerbeförderung. Nach unseren Feststellungen führen Abweichungen in folgenden Einzelaufgaben in der Aufgabengruppe „Allgemeine Verwaltung“ zu dem Potenzial von 1,79 Stellen: Pe - 18 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Personalmanagement In diesem Aufgabenbereich weist der interkommunale Vergleich auf Basis der Kennzahl „Ist-Stellen je 10.000 Einwohner Personalmanagement“ eine Positionierung recht deutlich über dem Quartilswert aus, welches grundsätzlich auf ein mögliches Potenzial abstellt. Während der Prüfung haben wir folgende örtliche Besonderheiten feststellen können, wodurch sich dieses Potenzial eventuell als nicht in vollem Umfange realisierbar darstellt: Das städtische Personalmanagement erledigt für den Volkshochschulzweckverband Hilden-Haan sowie für die als eingetragener Verein organisierte Musikschule Haan e.V. die Lohnabrechnungen. Darüber hinaus wickelt die Stadt Haan die Beihilfe- und Kindergeldzahlungen selbst ab. Die Kommunen, die den Quartilswert und darunter liegende Werte erreichen, haben diese Aufgaben überwiegend an Dritte übertragen und führen zum Teil die Lohnabrechnungen ebenfalls nicht mehr in eigener Regie durch. Wie bereits im Berichtsabschnitt „Personalausgaben je Einwohner“ empfohlen, bietet sich bei der Personalabteilung in den Bereichen Beihilfeund Kindergeldzahlungen die Aufgabenübertragung an. Hinzu kommt, dass die Stadt Haan in einer Vergleichsberechnung die wirtschaftliche Rentabilität der Übertragung bereits selbst errechnet und bestätigt hat. Darüber hinaus sollte das Lohnabrechnungsverfahren in die weitere Wirtschaftlichkeitsprüfung der Aufgabenübertragung an Dritte einbezogen werden. In Relation zum Quartilswert halten wir unter Beachtung der besonderen Aufgabenwahrnehmung für Dritte im Bereich der Lohnabrechnungsverfahren sowie insbesondere durch Umsetzung der möglichen Aufgabenübertragung an Dritte das im Bereich „Personalmanagement“ bestehende Stellenpotenzial in einem bestimmten Umfang für realisierbar. Organisation Die Stadt Haan positioniert sich in diesem Aufgabenbereich gleichsam über dem von uns ermittelten Quartilswert, so dass sich hier ebenfalls ein Potenzial ergibt. Während der Prüfung haben wir keine örtlichen Besonderheiten feststellen können, die dieses Potenzial als unrealistisch erscheinen lassen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 19 Personal und Organisation Zentrale schülerbezogene Leistungen (Allgemeine Schulverwaltung) und Schülerbeförderung Das Stellenvolumen der Stadt Haan weist im Aufgabenfeld Zentrale schülerbezogene Leistungen (Allgemeine Schulverwaltung) und Schülerbeförderung vor dem Hintergrund der schulischen Infrastruktur bzw. der Schülerzahl ein überdurchschnittliches Niveau auf. Die folgenden tabellarischen Darstellungen im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 bestätigen diese Aussage: Zahl der Schüler je Vollzeit-Stelle Zentrale schülerbezogene Leistungen (Allgemeine Schulverwaltung) im interkommunalen Vergleich 2007 Minimum Maximum Mittelwert Haan 1.151 4.092 2.088 1.914 Zahl der Schüler je Vollzeit-Stelle Schülerbeförderung im interkommunalen Vergleich 2007 Minimum Maximum Mittelwert Haan 3.138 42.889 17.583 12.248 Wir gehen unter Berücksichtigung dieser Vergleichszahlen davon aus, dass hier ein Potenzial im Hinblick auf die Erreichung des Quartilswerts besteht. Aufgabengruppe Finanzverwaltung Unsere Betrachtung umfasst hier folgende Einzelaufgaben: Typische Aufgaben der Kämmerei (Zentrales Finanzmanagement), Festsetzung und Erhebung kommunaler Steuern, Stadtkasse (einschließlich Vollstreckung) und örtliche Rechnungsprüfung. In dieser Aufgabengruppe sind nach unseren Feststellungen folgende Einzelaufgaben auffällig, die zu dem Potenzial von 5,97 Stellen führen: Pe - 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Typische Aufgaben der Kämmerei (Zentrales Finanzmanagement) Für diesen Aufgabenbereich konnte im interkommunalen Vergleich mit dem Quartilswert ein deutliches Potenzial ermittelt werden. Wir haben in der Prüfung feststellen können, dass im Bereich der Kämmerei die Zuständigkeit für das Beteiligungsmanagement angesiedelt ist. Der von uns einheitlich definierte typische Aufgabenbereich der Kämmerei sieht dieses Aufgabenfeld dort nicht vor. Die Stellenanteile, die für das Beteiligungsmanagement vorgehalten werden, vermindern das ausgewiesene mögliche Stellenpotenzial. Bei der Mehrzahl der durch uns geprüften Kommunen gehören zu den typischen Aufgaben einer Kämmerei auch die Angelegenheiten, die im Zusammenhang mit der NKF-Einführung anfallen. Diese werden zumeist in den Vergleichskommunen in einer Organisationseinheit wahrgenommen. Die Stadt Haan erledigt das klassische Aufgabenfeld der Kämmerei zum einen durch die Haushaltsabteilung des Amtes 20 sowie zum anderen durch die zum Geschäftsbereich der Beigeordneten des Dezernates 2 zugeordnete Stabsstelle, die bisher mit der Projektorganisation zur Einführung des NKF beschäftigt ist. Es ist aus unserer Sicht zielführender, wenn die einzelnen Ämter nur eine zuständige bzw. verantwortliche Organisationseinheit für die Haushaltsbewirtschaftung haben. Wir befürworten daher in diesem Zusammenhang nach Abschluss der NKF-Einführung die Zusammenlegung beider in diesem Bereich bisher tätigen Organisationseinheiten. Die örtliche Besonderheit der in der Stadt Haan im Aufgabenbereich der Kämmerei bestehenden getrennten Aufbauorganisation kann gegenüber den Vergleichskommunen zu einem höheren Stellenbedarf führen. Letztlich wird nur eine vertiefende Personalbedarfsanalyse bzw. Organisationsuntersuchung in Form einer konkreten Personalbemessung aufzeigen, ob das ausgewiesene Stellenpotenzial in der Einzelaufgabe der „Typischen Aufgaben der Kämmerei“ realisiert werden kann. Selbstverständlich darf nicht verkannt werden, dass die Kommunen in Nordrhein-Westfalen in der Aufgabenerledigung des NKF tendenziell künftig einen höheren Personalbestand im Aufgabenbereich der Kämmerei benötigen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist eine abschließende Aussage zum Personalaufkommen nicht belastbar. Daher sollte die Stadt Haan wie alle anderen Städte und Gemeinden in NRW die Entwicklung des Verwaltungsaufwandes weiter beobachten. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 21 Personal und Organisation Festsetzung und Erhebung kommunaler Steuern Im interkommunalen Vergleich konnte für diesen Aufgabenbereich unter Zugrundelegung des Quartilswerts ebenfalls ein Potenzial ermittelt werden. Während der Prüfung haben wir keine örtlichen Besonderheiten feststellen können, die dieses Potenzial als unrealistisch erscheinen lassen. Stadtkasse Der Vergleich der in der Stadtkasse zur Aufgabenerfüllung vorgehaltenen Stellen mit dem Quartilswert weist ein deutliches Potenzial auf. Während der Prüfung haben wir folgende örtliche Besonderheiten feststellen können, wodurch sich dieses Potenzial eventuell als nicht in vollem Umfange realisierbar darstellt: In dem Bereich Vollstreckung weist die Stadtkasse kontinuierlich steigende Fallzahlen auf, die hauptsächlich wegen der zunehmenden fehlenden Zahlungsmoral der Schuldner zu erklären sind. Neben den erhöhten Fallzahlen stellt die Abarbeitung der Niederschlagungsliste ebenfalls einen Verwaltungsmehraufwand dar, wodurch in positiver Hinsicht eine hohe Anzahl von laufenden Einnahmen erzielt wird. Bereits kleine Raten in Höhe von 10 bis 20 Euro monatlich werden für einen begrenzten Zeitraum dem Schuldner zugestanden, um langfristig sichere Einnahmen erzielen zu können. Weiterhin organisiert die Stadtkasse Haan den Vollstreckungsbereich getrennt in einen Innen- und Außendienst. Sofern die Kommune eine solche Organisationsform gewählt hat, verursacht dies gegenüber den Vergleichskommunen mit einem kombinierten Vollstreckungsdienst einen höheren Stellenbedarf. Darüber hinaus gilt dies grundsätzlich auch für die Stadtkassen, in denen Beschäftigte mit einer anerkannten Schwerbehinderung tätig sind sowie noch keine Vollstreckungssoftware vorhanden ist. In Relation zum Quartilswert halten wir unter Beachtung der geschilderten örtlichen Besonderheiten durch Einführung eines kombinierten Außen- und Innendienstes sowie einer Vollstreckungssoftware das im Bereich „Stadtkasse“ bestehende Stellenpotenzial in einem bestimmten Umfang für realisierbar. Pe - 22 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Selbstverständlich darf auch hier nicht verkannt werden, dass die Kommunen in Nordrhein-Westfalen in der Aufgabenerledigung des NKF tendenziell künftig einen höheren Personalbestand im Aufgabenbereich der Stadt- und Gemeindekassen benötigen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist eine abschließende Aussage zum Personalaufkommen nicht belastbar. Daher sollte die Stadt Haan wie alle anderen Städte und Gemeinden in NRW die Entwicklung des Verwaltungsaufwandes weiter beobachten. Örtliche Rechnungsprüfung Beim Vergleich der für die örtliche Rechnungsprüfung vorgehaltenen Stellen mit dem Quartilswert ergibt sich in dieser Einzelaufgabe ein geringfügiges Potenzial. Während der Prüfung haben wir nach Rücksprache und Auswertung der durch das Rechnungsprüfungsamt zur Verfügung gestellten Unterlagen folgende örtliche Besonderheiten feststellen können, wodurch sich dieses Potenzial aktuell als nicht realisierbar darstellt. Die örtliche Rechnungsprüfung führt neben der Prüfung der Rechnung der Stadt Haan auch die Betätigungsprüfung der Stadtwerke Haan GmbH durch. Darüber hinaus wird das Rechnungsprüfungsamt in zahlreiche Verfahren wie z.B. in die Konzipierung von Vergabeverfahren, bei Vergabe- und Abrechnungsstreitigkeiten, in städtische Arbeitskreise und für das Neue Kommunale Finanzmanagement eingebunden. Bei der Begleitung der städtischen Bauprojekte entstehen durch die erhöhte Bautätigkeit der Stadt Haan in der örtlichen Rechnungsprüfung regelmäßig personelle Engpässe, die im technischen Bereich durch die Kooperation mit der Stadt Velbert in der örtlichen Rechnungsprüfung aufgefangen werden. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung wird im sozialen und bautechnischen Bereich ausgeübt. Hierdurch hat die Stadt Haan insbesondere dem Wegfall der Stelle des technischen Prüfers Rechnung getragen. Die Stadt Haan ist keiner kommunalen Datenzentrale angeschlossen, sondern führt die Datenverarbeitung autonom durch. Die hierdurch erforderliche Durchführung der Programmprüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Haan verursacht gegenüber den Vergleichskommunen mit Anschluss an einer kommunalen Datenverarbeitungszentrale einen größeren Personalbedarf. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 23 Personal und Organisation Aufgabengruppe Ordnungsverwaltung Im Rahmen des interkommunalen Vergleichs berücksichtigen wir in der Aufgabengruppe „Sicherheit und Ordnung“ grundsätzlich folgende Aufgabenfelder: Allgemeine Gefahrenabwehr, Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten, Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne, Personenstandswesen und Verkehrsangelegenheiten. In dieser Aufgabengruppe weisen die nachstehenden Aufgabenfelder im interkommunalen Vergleich auffällige Werte auf, die ein Potenzial von 4,80 Stellen hervorrufen. Wir haben nicht weiter analysiert, inwieweit die aufgrund der autonomen Datenverarbeitung in der Stadt Haan bestehenden örtlichen Besonderheit der selbst durchgeführten Administration, der in dieser Aufgabengruppe vorhandenen Online-Programme (u.a. im Bereich Gewerbe, Einwohnermeldewesen, Bußgeldverfahren, Standesamt), einen höheren Stellenbedarf rechtfertigen können. Aufgaben der allgemeinen Gefahrenabwehr sowie Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten Für beide Aufgabenbereiche konnte im interkommunalen Vergleich unter Zugrundelegung des Quartilswerts ein Potenzial ermittelt werden. Während der Prüfung haben wir neben den zuvor dargestellten Administrationsaufgaben keine weiteren örtlichen Besonderheiten feststellen können, die das Potenzial als unrealistisch erscheinen lassen. Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne Das Stellenvolumen der Stadt Haan weist in diesem Aufgabenfeld im Vergleich zu den anderen Kommunen gleicher Größenordnung ein deutliches Potenzial aus. Pe - 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Bestätigt wird diese Auffälligkeit durch einen im interkommunalen Vergleich unterdurchschnittlichen Personalausgabendeckungsgrad. Dieser stellt die Einnahmen im Bereich der Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne in das Verhältnis zu den Personalausgaben. In diesem Zusammenhang berücksichtigen wir folgende Einnahmepositionen: Verwaltungsgebühren, Anteilige Gebühren nach § 68 des Gesetzes über das Zentralregister und des Erziehungsregister –BZRG-, Gebühren für Reisepässe, Personalausweise sowie weitere Ausweisdokumente, Gebühren für Einbürgerungen, Verwarngeld, Bußgeld, Zwangsgeld nach Melderecht. Die folgende Tabelle verdeutlicht das Ergebnis der Stadt Haan im interkommunalen Vergleich: Personalausgabendeckungsgrad „Einwohnermeldeaufgaben i. e. Sinne“ im interkommunalen Vergleich 2007 in Prozent Minimum Maximum Mittelwert Haan 32 226 84 63 Örtliche Besonderheiten wie die eigene Administration der OnlineProgramme, die Ausstellung der „Familienkarte der Stadt Haan“ und wie die bürgerfreundlichen Öffnungszeiten an zwei Nachmittagen wöchentlich bis 18.00 Uhr, einmal monatlich samstags sowie einmal wöchentlich vormittags in der Nebenstelle des Stadtteils Gruiten, können gegenüber den Vergleichskommunen zu einem höheren Stellenbedarf führen. Letztlich wird auch hier nur eine vertiefende Personalbedarfanalyse bzw. Organisationsuntersuchung in Form einer konkreten Personalbemessung aufzeigen, ob das ausgewiesene Stellenpotenzial in der Einzelaufgabe des Einwohnermeldewesens im engeren Sinne realisiert werden kann. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 25 Personal und Organisation Personenstandswesen Im interkommunalen Stellenvergleich stellen wir fest, dass sich bei einer konsequent am Quartilswert ausgerichteten Stellenausstattung ein Potenzial ergibt. Durch altersbedingtes Ausscheiden einer Mitarbeiterin im Laufe des Jahres 2009 beabsichtigt die Stadt Haan vom ausgewiesenen Potenzial einen 0,5 Stellenanteil einzusparen, welches wir als positiv bewerten. Wir haben nicht weiter analysiert, inwieweit die örtlichen Besonderheiten der eigenen Administration des Online-Programms, des extern vorhandenen Trauzimmers, die in der Regel zweimal monatlich stattfindenden Trauungen am Samstag sowie die im Stadtgebiet zahlreich existierenden Altenheime einen höheren Stellenbedarf rechtfertigen können. Verkehrsangelegenheiten Die Stadt Haan weist in dieser Einzelaufgabe im interkommunalen Vergleich ein Stellenpotenzial aus. Bestätigt wird diese Auffälligkeit durch einen im interkommunalen Vergleich unterdurchschnittlichen Personalausgabendeckungsgrad. Dieser stellt die Einnahmen im Bereich der Verkehrsangelegenheiten in das Verhältnis zu den Personalausgaben. In diesem Zusammenhang berücksichtigen wir folgende Einnahmepositionen: Verwaltungsgebühren für die Erteilung von Sondernutzungserlaubnissen, Verwarngelder, Bußgelder, Einnahmen aus Kostenbescheiden. Die folgende Tabelle verdeutlicht das Ergebnis der Stadt Haan im interkommunalen Vergleich: Personalausgabendeckungsgrad „Verkehrsangelegenheiten“ im interkommunalen Vergleich 2007 in Prozent Pe - 26 Minimum Maximum Mittelwert Haan 38 199 95 54 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Örtliche Besonderheiten wie die eigene Administration der OnlineProgramme sowie die selbst durchzuführenden Reparaturen, Wartungen, und Leerungen der Parkautomaten einschließlich die Beschaffung und Vermarktung von Parkscheinen können gegenüber den Vergleichskommunen zu einem begründeten höheren Stellenbedarf führen. Aufgabengruppe Bauverwaltung Unsere Betrachtung umfasst hier folgende Einzelaufgaben: Räumliche Planung und Stadtentwicklung, Bauordnung, Denkmalschutz, Wohnungsbauförderung und –versorgung, Wohnraumsicherung sowie Umwelt-, Landschafts- und Gewässerschutz (ohne Forstwirtschaft). In folgenden Einzelaufgaben haben wir unter Zugrundelegung des Quartilswerts überdurchschnittliche Stellenausstattungen und somit Potenziale von 5,55 Stellen feststellen können: Räumliche Planung und Stadtentwicklung Die Aufgaben Raumplanung und Stadtentwicklung sind naturgemäß nicht ausschließlich von der Größe der Stadt oder der Einwohnerzahl abhängig, sondern vor allem auch von der Anzahl der aktuell abzuwickelnden Projekte. Derzeit betreibt die Stadt Haan eine sehr aktive Stadtentwicklung durch Ausweisung von Wohn- und Gewerbegebieten; beispielsweise durch neue Einkaufszentren in alten Industriebrachen, wodurch ein erhöhter Stellenbedarf im Planungsamt gegenüber den Vergleichskommunen bestehen kann. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 27 Personal und Organisation Ursächlich für den erhöhten Wert der Stadt Haan könnte weiterhin sein, dass die edv-technische Einführung der Geo-Daten (= GIS) und die damit zusammenhängenden Administrationsaufgaben im Aufgabenfeld der Räumlichen Planung und Stadtentwicklung angesiedelt sind. Die überwiegende Zahl der Vergleichskommunen lassen diese Aufgaben zumeist in der eigenen städtischen IT-Abteilung durchführen. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass die Stadt Haan in diesem Aufgabenbereich neben dem Quartilswert im interkommunalen Vergleich ebenfalls den Mittelwert überschreitet. Die Stadt sollte anhand des eigenen überdurchschnittlichen Wertes prüfen, inwieweit neben den dargelegten Besonderheiten weitere Gründe für einen zusätzlichen Stellenbedarf bestehen können. Bauordnung Das Stellenvolumen der Stadt Haan weist in dieser Einzelaufgabe im Vergleich zu den anderen Kommunen gleicher Größenordnung ein deutliches Potenzial aus. Bestätigt wird diese Auffälligkeit durch einen im interkommunalen Vergleich unterdurchschnittlichen Personalausgabendeckungsgrad. Dieser stellt die Einnahmen im Bereich der Bauordnung in das Verhältnis zu den Personalausgaben. In diesem Zusammenhang berücksichtigen wir folgende Einnahmepositionen: Verwaltungsgebühren, Bauaufsichtsgebühren, Gebühren für Grundstücksteilungen, Erstattungen für Ersatzvornahmen, Verwarngelder, Bußgelder, Zwangsgelder. Die folgende Tabelle verdeutlicht das Ergebnis der Stadt Haan im interkommunalen Vergleich: Personalausgabendeckungsgrad „Bauordnung“ im interkommunalen Vergleich 2007 in Prozent Pe - 28 Minimum Maximum Mittelwert Haan 44 94 72 66 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Örtliche Besonderheiten wie die Durchführung des Vorkaufsrechts und die der Brandschau sowie die planrechtliche Prüfung innerhalb von Genehmigungsverfahren, die üblicherweise die hauptamtliche oder freiwillige Feuerwehr bzw. das städtische Planungsamt wahrnimmt, können gegenüber den Vergleichskommunen einen höheren Stellenbedarf rechtfertigen. Weiterhin besteht in der Stadt Haan - wie zuvor in der räumlichen Planung und Stadtentwicklung dargestellt - durch neu ausgewiesene Gewerbe- und Baugebiete eine hohe Bautätigkeit, die eine entsprechend erhöhte Anzahl von Genehmigungsverfahren verursacht. Hinzu kommt eine intensive Bauberatung, Begleitung von Bauanträgen sowie Durchführung von Ortsterminen bei ordnungsbehördlichen und verwaltungsgerichtlichen Verfahren. Ein solches intensives Leistungsangebot der Stadt Haan verursacht folglich gegenüber den Vergleichskommunen einen höheren Personalbedarf. Im Ergebnis wird letztlich nur eine vertiefende Personalbedarfsanalyse bzw. Organisationsuntersuchung in Form einer konkreten Personalbemessung aufzeigen, ob das ausgewiesene Stellenpotenzial in der Einzelaufgabe der Bauordnung realisiert werden kann. Eine Organisationsuntersuchung in diesem Bereich ließ die Stadt bereits extern durchführen. Die hieraus umgesetzten Maßnahmen sind in der weiteren Ergebnisanalyse des Stellenvergleichs in dieser Einzelaufgabe zu berücksichtigen. Denkmalschutz Im interkommunalen Stellenvergleich stellen wir fest, dass sich bei einer konsequent am Quartilswert ausgerichteten Stellenausstattung ein geringfügiges Potenzial ergibt. Wir haben nicht weiter analysiert, inwieweit die örtliche Besonderheit der hohen Anzahl von Denkmälern gegenüber anderen Kommunen gleicher Größenordnung einen höheren Stellenbedarf rechtfertigen kann. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 29 Personal und Organisation Wohnungsbauförderung und –versorgung, Wohnraumsicherung sowie Umwelt-, Landschafts- und Gewässerschutz (ohne Forstwirtschaft) Für beide Aufgabenbereiche konnte im interkommunalen Vergleich unter Berücksichtigung des Quartilswerts jeweils ein Potenzial ermittelt werden. Während der Prüfung haben wir keine örtlichen Besonderheiten feststellen können, die das jeweilige Potenzial als unrealistisch erscheinen lassen. Zusammenfassend weisen wir darauf hin, dass die Ergebnisse rein rechnerisch anhand der uns vorgelegten sowie mit der Stadt Haan abgestimmten Zuordnungen der Stellenanteile zu den Organisationseinheiten ermittelt worden sind. Für den Vergleich liegen die Daten des Jahres 2007 zugrunde, so dass sich aufgrund von zwischenzeitlichen Veränderungen andere Ergebnisse ergeben können. Wir konnten keine konkreten differenzierten Personalbemessungen durchführen, bei der sich grundsätzlich ebenfalls Potenziale ergeben bzw. bestätigen können. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Systematik erfolgt die Ermittlung eines rechnerisch möglichen Potenzials anhand von durchschnittlichen KGST-Personalausgaben. Hierzu haben wir die tatsächlichen Stellenanteile für alle Entgelt- bzw. Besoldungsgruppen der Stadt Haan in der Gesamtverwaltung erhoben und parallel diese ermittelten Stellenanteile auf die entsprechenden durchschnittlichen Personalausgaben je Entgeltbzw. Besoldungsgruppe der KGST-Durchschnittswerte übertragen. Es ergeben sich danach auf Basis dieser KGST-Durchschnittswerte für die Stadt Haan Personalausgaben je Ist-Stelle in Höhe von 49.690 Euro. Auf der Basis des Stellenvergleichs für einheitlich definierte Aufgabenbereiche stellt sich das monetäre Potenzial für die Stadt Haan wie folgt dar: Monetäres Potenzial Stellenvergleich für einheitlich definierte Aufgabenbereiche 2007 Bezeichnung 18,11 Personalausgaben je Ist-Stelle (KGST) der Stadt Haan 49.690 Monetäres Potenzial (Stellenpotenzial x Personalausgaben je Ist-Stelle) Pe - 30 Wert Potenzial in absoluten Stellen 899.886 Einwohnerzahl 31.12.2007 29.323 Gesamtpotenzial je Einwohner Stellenvergleich in Euro 30,69 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Aufgrund des Stellenvergleichs auf Ebene der Gesamtverwaltung für einheitlich definierte Aufgabenbereiche ergibt sich in Relation zum Quartilswert insgesamt ein Potenzial auf Basis des Jahres 2007 in Höhe von rund 900.000 Euro und auf den Einwohner bezogen von 30,69 Euro. Das monetäre Potenzial in Bezug auf die einzelnen Aufgabengruppen gestaltet sich wie folgt: Aufteilung des durch den Stellenvergleich ermittelten Potenzials nach Produkten 2007 Monetäres Potenzial in Euro Aufgaben-/ Produktgruppe Potenzial in absoluten Stellen Allgemeine Verwaltung 1,79 88.945 Finanzverwaltung 5,97 296.649 Ordnungsverwaltung 4,80 238.512 Bauverwaltung 5,55 275.780 Insgesamt 18,11 899.886 Die Stadt Haan sollte die ausgewiesenen möglichen Potenziale als Anhaltspunkte nehmen, diese sowie die nicht von uns betrachteten Bereiche näher zu untersuchen. Dabei sollte sie das gesamte Leistungsangebot und den damit einhergehenden Stellenbedarf überprüfen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 31 Personal und Organisation Verwaltungsorganisation Neben der erforderlichen kontinuierlichen Überprüfung der Aufgaben (Aufgabenkritik) und Prozesse (Geschäftsprozessoptimierung) trägt ein straffer Organisationsaufbau ebenfalls zu einer wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung bei. Wir betrachten daher die Stadt Haan sowohl in aufbauals auch in ablauforganisatorischer Hinsicht. Derzeit sind in der Stadtverwaltung Haan drei Dezernate angesiedelt, denen insgesamt 17 Ämter zugeordnet sind. Eine konsequente Bündelung von Kompetenz und Verantwortung für größere Bereiche der Verwaltung sollten vorrangiges Ziel bei der Entwicklung der Verwaltungsorganisation sein. Dies konnte bisher in der Stadt Haan durch die dreigliedrige Aufbauorganisation und der damit einhergehenden schlanken Gliederungsbreite erreicht werden. Dennoch sehen wir künftig die Möglichkeit, durch fluktuationsbedingtes Ausscheiden von Amts- und Abteilungsleitungen Organisationseinheiten zusammen zulegen. Als Ziel sollte die Verschlankung der Organisationsstruktur von 17 Ämtern auf zwei Fachbereiche je Dezernat angestrebt werden, um weitere Stellen einzusparen. Beispielsweise könnte das Amt 20 (Kämmerei) mit dem Amt 21 (Stadtkasse), das Amt für Jugend und Soziales (Amt 51) mit dem Amt für Schule, Sport und Kultur (Amt 40) oder alternativ die Abteilung Kultur mit dem Sachgebiet Stadtmarketing zusammengelegt werden. Empfehlung Durch eine regelmäßige Überprüfung der Hierarchieebenen im Hinblick auf die Anzahl von Fachbereichen, Ämtern, Abteilungen und Einrichtungen (mit den entsprechenden Leitungsfunktionen) sollte unbedingt über eine weitere Optimierung bzw. Reduzierung nachgedacht werden. Es bietet sich an, künftig Ämter und Abteilungen durch Zusammenlegung einzusparen und damit Entscheidungswege zu verkürzen. Pe - 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation KIWI-Bewertung „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner – alternative Betrachtung“ Ist-Situation Im interkommunalen Vergleich der alternativen Betrachtung der Kennzahl Ist-Stellen je 1.000 Einwohner positioniert sich die Stadt Haan mit 6,01 Stellen oberhalb des Mittelwertes der Vergleichskommunen. Der Mittelwert wird mit 1,06 Stellen je 1.000 Einwohner überschritten. Die Ist-Stellen sind auf Basis des Stellenplans der Stadt Haan im Betrachtungszeitraum der Jahre 2004 bis 2007 um zwei Prozent (= fünf Ist-Stellen) angestiegen. Seit zwei Jahren führen die eingeleiteten Stellenreduzierungen der Stadt zu einem konstanten Verlauf der Ist-Stellen. Der Stellenvergleich auf der Basis einheitlich definierter Aufgabenbereiche weist für die Stadt Haan auf der Grundlage des Jahres 2007 ein Stellenpotenzial von 18,11 aus. Die Stadt Haan hält ein hohes Leistungsangebot für die Bürgerinnen und Bürger wie beispielsweise von zwei Jugendhäusern und einem Bürgerhaus sowie durch die erhöhte Planungs- und Bautätigkeit im Dienstleistungsbereich des Planungs- und des Bauaufsichtsamtes vor. Dies verursacht grundsätzlich gegenüber den Vergleichskommunen einen höheren Stellenbedarf. Im Verhältnis zu den anderen Kommunen gleicher Größenordnung gliedert die Stadt Haan weniger Aufgaben an kommunale Unternehmen aus, wodurch ebenfalls zusätzlicher Bedarf an Stellen in der Gesamtverwaltung entsteht. In den kommenden fünf Jahren werden rund fünf Prozent und insgesamt rund 35 Prozent der Beschäftigten in den kommenden 15 Jahren aus der Verwaltung altersbedingt ausscheiden. Im intrakommunalen Vergleich der Jahre 2004 bis 2007 sind die Personalausgaben der Stadt Haan um 4,7 Prozent gestiegen. Diese Erhöhung entspricht der tariflichen Steigerung im gleichen Zeitraum. Die eigenen Anstrengungen der Stadt zur Stelleneinsparung führen im Jahr 2007 zur einen konstanten Entwicklung der Personalausgaben. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 33 Personal und Organisation Die Stadt Haan erreicht im interkommunalen Vergleich bei der Kennzahl „Personalausgaben je Einwohner“ eine Positionierung deutlich oberhalb des Mittelwerts. Bei der alternativen Betrachtung im interkommunalen Vergleich erzielt die Stadt ebenfalls ein überdurchschnittliches Ergebnis. Im Personalbereich nutzt die Stadt Haan bereits Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit und der Aufgabenübertragung an Dritte wie die Beispiele im Bereich des örtlichen Rechnungsprüfungsamtes sowie in der Unterhaltung von Straßen und Grünflächen etc. zeigen. Es findet vor jeder Stellenneubesetzung eine aufgabenkritische Betrachtung der Stelleninhalte statt. Instrumente wie die Stellenplanvermerke und Altersteilzeit konnten bisher zu Ausgabenreduzierungen genutzt werden. Es besteht in der Stadtverwaltung Haan durch den dreigliedrigen Organisationsaufbau eine schlanke Gliederungsbreite. Jedoch weist die Organisationsstruktur in den einzelnen Dezernaten eine hohe Anzahl von insgesamt 17 Ämtern auf. Es existiert u.a. durch das Personalabrechnungsverfahren LOGA eine gute und differenzierte Datenlage im Bereich des Personalmanagements. Im Bereich des Personalmanagements werden zur Steuerung selbst eingerichtete Controllinginstrumente genutzt. Der Haushalt der Stadt Haan ist seit Jahren ausgeglichen. Handlungsbedarf besteht darin, den großen Ausgabenblock der Personalausgaben stabil zu halten bzw. Entwicklungen der künftigen Jahre frühzeitig zu berücksichtigen und einzuplanen. Handlungsmöglichkeiten Pe - 34 Die Hierarchieebenen der Stadtverwaltung Haan sollten durch Ausnutzung der Fluktuation optimiert und reduziert werden; vor allem im Hinblick darauf, künftig Ämter und Abteilungen zu bündeln bzw. zusammenzulegen und damit kurze Dienstwege zu erreichen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Weiterer Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit sowie Fortführung der Aufgabenübertragungen an Dritte nach Durchführung entsprechender Wirtschaftlichkeitsberechnungen, um Stelleneinsparungen weiterhin erzielen zu können. Hier bieten sich aktuell die Beihilfe- und Kindergeldzahlungen sowie ggf. das Personalabrechnungsverfahren an. Das für das Jahr 2007 ermittelte Potenzial von 18,11 Stellen im Rahmen des Stellenvergleichs auf Grundlage einheitlich definierter Aufgabenbereiche sollte Anlass sein, die dort genannten Handlungsfelder näher zu betrachten bzw. zu untersuchen. Vorrangig sollten die auffälligen Bereiche Typische Aufgaben der Kämmerei, Stadtkasse, Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne, Räumliche Planung und Stadtentwicklung sowie die Bauordnung überprüft werden. Die nicht von uns untersuchten Bereiche sollten zusätzlich bei der Durchführung von Organisationsuntersuchungen einbezogen werden, damit das gesamte Aufgabenspektrum und somit das hohe Leistungsangebot der Stadt Haan auf seine Notwendigkeit hin und ergänzend der Stellenbedarf überprüft werden kann. Bei der Aufgabenkritik sollte die Stadt Haan weiterhin systematisch und kontinuierlich vorgehen. Die vorliegenden externen Ergebnisse bereits durchgeführter Organisationsuntersuchungen sind ggf. einzubeziehen. Weiterentwicklung der Controllinginstrumente zur Steuerung des Personalmanagements sowie zur Unterstützung der im Rahmen der Einführung des NKF einzurichtenden Zielführungssysteme. KIWI Bewertung Unter Berücksichtigung der beschriebenen Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ist-Stellen je 1.000 Einwohner – alternative Betrachtung“ in Haan mit dem Index 2. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 35 Personal und Organisation Potenziale und Fazit Die nachfolgende Tabelle fasst die im Bericht dargestellten und hergeleiteten Potenziale zusammen. Hierbei wird das ermittelte Potenzial aus dem Stellenvergleich zusammengefasst: Übersicht der Potenziale – Prüfgebiet Personal und Organisation Potenzial in Euro Prüfungsschwerpunkt Absolut (gerundet auf 1.000 Euro) je Einwohner Allgemeine Verwaltung 89.000 3,04 Finanzverwaltung 297.000 10,13 Ordnungsverwaltung 238.000 8,11 Bauverwaltung 276.000 9,41 Potenzial gesamt: 900.000 30,69 Fazit Das Personal stellt die wichtigste Ressource und zugleich einen erheblichen Kostenblock für die Städte und Gemeinden dar. Es muss folglich in einen kontinuierlichen Optimierungsprozess eingebunden werden. Trotz der positiven Gliederungsbreite von drei Dezernaten der Stadtverwaltung Haan sollte innerhalb dieser Organisationseinheiten als Ziel die Verschlankung der Aufbauorganisation von 17 Ämtern auf zwei Fachbereiche je Dezernat angestrebt werden, um Stellen einzusparen sowie kurze Dienstwege bzw. Arbeitsabläufe zu erreichen. Hierzu sollte die anstehende Fluktuation der Beschäftigten von rund 35 Prozent in den nächsten 15 Jahren genutzt werden. Gleichzeitig können Verwaltungsabläufe durch räumliche Organisationsverbesserungen erreicht werden, wie diese für das Einwohnermeldeamt anzustreben sind. Die Stadt Haan sollte hierfür ebenfalls die Möglichkeiten von baulichen Veränderungen in Betracht ziehen. Solche zielgerichtete Investitionen können sich langfristig als rentabel herausstellen, wozu entsprechende Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchzuführen sind. Pe - 36 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Personal und Organisation Fazit Trotz eigener Bemühungen der Stadt Haan zur Ausgabenminderung sind die Personalausgaben im Zeitreihenvergleich der Jahre 2004 bis 2007 um rund 0,6 Mio. Euro (= rund fünf Prozent) gestiegen. Erste Erfolge der Bemühungen der Stadt Haan zur Stellenreduzierung sind im Jahr 2007 durch Stagnation der Personalausgaben sowie der Ist-Stellen festzustellen. Weiterhin konnte im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 ermittelt werden, dass die Stadt Haan in verschiedenen Bereichen der Kernverwaltung über Stellenpotenziale von insgesamt rund 18 Stellen bzw. in Höhe von rund 0,9 Mio. Euro verfügt. Dies entspricht einem Anteil von rund sieben Prozent der aktuellen Beschäftigtenzahl. Die Realisierung dieses Potenzials wird nur durch eine vertiefte aufgabenkritische Betrachtung in den von uns untersuchten Aufgabenbereichen gelingen. Insbesondere sollten die Handlungsfelder der Kämmerei, Stadtkasse, Einwohnermeldeamt, Planungsamt und Bauaufsichtsamt durch konkrete Personalbedarfsanalysen sowie qualitative und quantitative Stellenbemessungen untersucht werden. Die Überprüfungen sollten aufgrund des hohen Dienstleistungsangebotes sowie des geringen Ausgliederungsgrades an kommunale Unternehmen auf die nicht von uns untersuchten Aufgabenbereiche und somit auf das gesamte Aufgabenspektrum der Stadt Haan ausgeweitet werden. Hier kommt ebenfalls der Ausbau der bereits von der Stadt Haan in einigen Bereichen praktizierten interkommunalen Zusammenarbeit in Betracht, die beispielsweise in den Aufgabenfeldern des Meldewesens sowie des Bauhofes bereits angedacht ist. Ergänzend bieten sich weitere Aufgabenübertragungen im Bereich der Beihilfe- und Kindergeldzahlungen und ggf. bei den Personalabrechnungsverfahren an. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Pe - 37 Personal und Organisation Pe - 38 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Informationstechnologie Die erste überörtliche Prüfung der Stadt Haan durch die GPA NRW wurde im Jahre 2004 durchgeführt. Dabei hatten wir seinerzeit auch im Bereich IT einen interkommunalen Vergleich von Leistungen und Ausgaben erstellt. Die Prüfungsschwerpunkte und der vorhandene Zeitrahmen ließen allerdings eine detaillierte Analyse und Beurteilung nicht zu. Im Rahmen dieser Prüfung wird ein erneuter Kennzahlenvergleich durchgeführt und die Bewertung der Leistungen bzw. Leistungsstandards nachgeholt. Als Grundlage für den interkommunalen Vergleich dienen die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung aus den Jahren 2005 und 2006. Kennzahlenvergleich Für den Kennzahlenvergleich bedienen wir uns der Prüfungssystematik aus der überörtlichen Prüfung der Stadt Haan aus dem Jahre 2004 und führen die seinerzeit erhobenen Kennzahlen fort. Als Basisdaten für die Erhebung der Kennzahlen werden die Anschaffungsausgaben für Hard- und Software, deren Wartung und Pflege sowie die Ausgaben für Rechenzentrumsleistungen (soweit vorhanden) berücksichtigt (Ergebnisse des Unterabschnitts 061). Zur Berechnung der Personalausgaben der eingesetzten IT-Fachkräfte werden anhand der tatsächlichen Eingruppierung entsprechende KGSt-Durchschnittswerte zugrunde gelegt1. Der interkommunale Vergleich erfolgt für das Vergleichsjahr 2007. Um eine Verzerrung und überproportionale Einflussnahme durch zufällig im Vergleichsjahr entstandene einmalige Kosten bzw. Investitionen zu verhindern, stellen wir den rechnerischen Durchschnitt der Betrachtungsjahre in den interkommunalen Vergleich. 1 Die Umstellung von BAT auf TVÖD erfolgte im Oktober 2005. Zur Vereinfachung der Personalkostenerhebung haben wir für die Jahre 2004 und 2005 die KGSt-Durchschnittswerte Stand 2004 (Grundlage BAT) und für die Zeit ab 2006 die KGSt-Durchschnittswerte Stand 2007 (Grundlage TVÖD) angewendet. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 1 Informationstechnologie Die Ergebnisse der Datenerhebung werden nachfolgend dargestellt: IT-Ausgaben in Euro Jahr 2004 2005 2006 2007 132.741 258.656 148.915 236.395 30.807 143.520 52.777 98.081 Personalausgaben IT 239.880 198.638 249.750 265.955 Gesamtausgaben IT 403.428 600.815 451.442 600.430 208 215 221 225 29.370 29.325 29.411 29.323 Verwaltungshaushalt (UA 06100) Vermögenshaushalt (UA 06100) Anzahl Bildschirmarbeitsplätze Einwohnerzahl Das Ausscheiden zweier Mitarbeiter im März und Oktober 2004 sowie die Nachbesetzung einer Stelle im Juli 2005 führen u.a. zu den Schwankungen bei den Personalausgaben. Die Investitionszyklen bei der Wiederbeschaffung von IT-Infrastruktur führen zu den unterschiedlichen Ausgaben im UA 06100. Setzt man die Ausgaben ins Verhältnis zu den Bildschirmarbeitsplätzen (BSAP) bzw. Einwohner, so ergeben sich die Kennzahlen „IT-Ausgaben je Bildschirmarbeitsplatz bzw. je Einwohner“. IT-Ausgaben je Bildschirmarbeitsplatz in Euro Jahr IT-Ausgaben Anzahl BSAP IT-Ausgaben je BSAP Einwohner IT-Ausgaben je Einwohner 2004 403.428 208 1.940 29.370 13,74 2005 600.815 215 2.794 29.325 20,49 2006 451.442 221 2.043 29.411 15,35 2007 600.430 225 2.669 29.323 20,48 Arithm. Mittel 514.029 217 2.368 29.357 17,51 Hieraus ergibt sich für die Stadt Haan ein Durchschnittswert in Höhe von 2.368 Euro je Bildschirmarbeitsplatz. Die Stadt positioniert sich mit diesem Wert im interkommunalen Vergleich wie folgt: IT - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie IT-Ausgaben je Bildschirmarbeitsplatz - interkommunaler Vergleich – 6.031 6.000 ----- Euro ----- 5.000 4.000 3.211 3.000 2.368 2.171 2.000 1.000 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Betrachtungsbasis: 29 mittlere Kommunen im Jahr 2004 Die Stadt Haan liegt deutlich unter dem Mittelwert aller Kommunen, der sich auf rund 3.200 Euro beläuft. Grundlage für diesen Vergleich bildet die aktuellste Auswertung der Prüfungsergebnisse aus dem Bereich der mittleren kreisangehörigen Kommunen aus dem Jahre 2004. Da hierbei lediglich 29 Kommunen zugrunde liegen und keine aktuelleren Daten aus diesem Segment vorhanden sind, haben wir alternativ die IT-Ausgaben der kleinen kreisangehörigen Kommunen (bis 25.000 Einwohner) in die Betrachtung einbezogen. Wegen der zusätzlichen Kosten für die Einführung von NKF und auch vor dem Hintergrund der kommunalen Größenklasse der Stadt Haan mit rund 30.000 Einwohnern haben wir diese zusätzliche Vergleichsbasis gewählt. Grundlage ist das Vergleichsjahr 2005, welches durch die Betrachtung im arithmetischen Mittel u.a. die Ergebnisse des Haushaltsjahres 2006 der Vergleichskommunen enthält. Auf dieser Vergleichsbasis positioniert sich die Stadt Haan wie folgt: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 3 Informationstechnologie IT-Ausgaben je Bildschirmarbeitsplatz - interkommunaler Vergleich 5.455 ----- Euro ----- 5.000 4.000 3.159 3.000 2.000 2.368 1.423 1.000 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Betrachtungsbasis: 120 kleine Kommunen im Jahr 2005 Auch hier ist eine unterdurchschnittliche Ausgabenhöhe im Vergleich zu den übrigen Kommunen erkennbar. Entscheidend für die Positionierung bei diesem interkommunalen Vergleich ist die Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze. Eine besonders niedrige Anzahl von Bildschirmarbeitsplätzen kann diese Betrachtung negativ beeinflussen, denn in der Regel sind die eingesetzten Fachanwendungen sowie spezielle Anwendungen und Standarddienste, wie Netzwerk, Server, Internet und e-Mail unabhängig von der Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze zu betreuen. Eine Reduzierung von Personal und damit verbunden von Bildschirmarbeitsplätzen muss nicht zwangsläufig zu einer Reduzierung der Kosten in einem linearen Verhältnis führen. Im Umkehrschluss kann eine Kommune mit großem Personalkörper durch größere Mengengerüste (Bildschirmarbeitsplätze) eine bessere Positionierung erzielen, weil die Fixkosten sich günstiger verteilen lassen. Deshalb haben wir zusätzlich eine Klassierung der IT-Ausgaben je Einwohner mit den aktuell verfügbaren Vergleichswerten (kleine kreisangehörige Kommunen) durchgeführt: IT-Ausgaben je Einwohner Ergebnisse in Klassen IT - 4 bis 10 Euro 10 bis 15 Euro 16 62 15 bis 20 Euro mehr als 20 Euro 39 3 Betrachtungsbasis: 120 kleine Kommunen im Jahr 2005 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie In diesem Vergleich positioniert sich die Stadt Haan mit 17,51 Euro je Einwohner nicht mehr unterhalb des Mittelwertes. Die Klassierung zeigt, dass sich die Stadt Haan im oberen Drittel der 120 Kommunen bewegt. Für das Segment der mittleren kreisangehörigen Kommunen haben wir einen solchen Vergleich mit Einwohnerbezug bislang nicht geführt. Auf der Basis von 18 mittleren kreisangehörigen Kommunen können wir allenfalls ein Trendbild aufzeigen: IT-Ausgaben je Einwohner Ergebnisse in Klassen bis 10 Euro 10 bis 15 Euro 1 4 15 bis 20 Euro mehr als 20 Euro 9 4 Betrachtungsbasis: 18 mittlere Kommunen im Jahr 2004 Danach liegt der Mittelwert der Ausgaben bei rund 17,86 Euro je Einwohner und dies entspricht nahezu dem in Haan ermittelten Wert. Der Maximalwert liegt bei rund 35 Euro je Einwohner, der niedrigste Wert in diesem Vergleich liegt bei 8,76 Euro. Wesentlich für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit auf dem Gebiet der Informationstechnologie ist die Erfassung eines vollständigen Ausgabenbzw. Kostenbildes. Wir haben bei dieser Prüfkonzeption zwar die Ausgaben für Hard- und Software, Wartungsverträge, Umlagen und sonstige Sachaufwände sowie die Personalkosten für IT-Mitarbeiter erfasst; dabei bleibt allerdings noch unberücksichtigt, dass möglicherweise dezentraler Personalaufwand in anderen Abteilungen der Verwaltung anfällt (Fachanwendungsbetreuer bzw. IT-Koordinatoren). Je niedriger der Auslagerungsgrad, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass externe Fachanwendungsbetreuer in irgendeiner Form beschäftigt werden. Darüber hinaus entsteht eine Unausgewogenheit, wenn kamerale Haushaltsergebnisse bzw. Bruttopersonalkosten (KGSt-Durchschnittswerte) bei niedriger bzw. entfallender Auslagerung als Grundlage für einen Vergleich mit externen IT-Dienstleistern (z.B. kommunale Rechenzentren in der Rechtsform eines Zweckverbandes) herangezogen werden. Kamerale Haushaltsergebnisse enthalten keine Informationen über die tatsächlichen Kosten, da Gemeinkostenzuschläge selbst in den KGStDurchschnittskosten nicht vollständig enthalten sind. Da Umlagen wie auch Einzelrechnungen der IT-Dienstleister unter Berücksichtigung von Vollkosten erhoben werden (sollten), ist eine differenzierte Kostenerfassung erforderlich. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 5 Informationstechnologie Differenzierte Erfassung der IT-Kosten Im Vorgriff auf unsere künftige Prüfung der kreisangehörigen Kommunen im Bereich Informationstechnologie (Cluster-Prüfung aller 31 kreisangehörigen Räume) haben wir in Haan eine differenzierte IT-Kostenerfassung durchgeführt. Damit verfolgen wir das Ziel, ein vollständiges, transparentes Bild über die Informationstechnologie in NRW zu erhalten, um die Wirtschaftlichkeit von allen Seiten detailliert zu beleuchten. Grundlage hierfür ist die Prüfung der IT-Zweckverbände, die aktuell flächendeckend in NRW umgesetzt wird. Die Erfassung der Kostenstrukturen und Leistungen in den IT-Zweckverbänden sowie angeschlossenen Kommunen soll helfen, die bisher intransparente und unsichere Situation aufzulösen, damit Entscheidungsträger (Hauptverwaltungsbeamte) künftig über bessere Informationen für Strategien und Entscheidungen verfügen. Für die Erfassung der Investitionsgüter werten wir die Inventarlisten, die im Rahmen des NKF-Projekts erstellt wurden, aus und versehen die ITInfrastruktur (Hard- und Software) mit einem einheitlichen Abschreibungswert von vier Jahren. Die Abschreibung erfolgt linear auf Basis der Anschaffungs- und Herstellungskosten. Dabei berücksichtigen wir alle Investitionsgüter für die Kernverwaltung mit Ausnahme der fest verbauten Verkabelung (unter Putz), Haustechnik und Telefonanlage. Die IT-Abteilung arbeitet aktuell mit einem Inventarisierungstool und pflegt sehr umfangreiche Dateien. Zum Zeitpunkt der Prüfung fehlten allerdings noch wichtige Daten wie Anschaffungszeitpunkt und Anschaffungswert, um daraus die notwendigen Abschreibungswerte errechnen zu können. Somit konnte das geforderte Inventar nicht vorgelegt und als Grundlage nicht herangezogen werden. Für die Ermittlung der Kosten mussten wir deshalb auf die bereits dargestellten Durchschnittswerte zurückgreifen (arithmetisches Mittel aus vier Haushaltsjahren). Plausibilitätsprüfungen haben bereits gezeigt, dass zwischen den Abschreibungen aus dem Inventar und den genannten Durchschnittswerten kaum nennenswerte Abweichungen entstehen, da in beiden Fällen einheitlich vier Jahre zugrunde gelegt werden. Die Kosten für Haustechnik, Gebäudenutzung, Büroausstattung, usw. werden gemäß KGSt-Gutachten vom 24.06.2007 mit 5.400 Euro veranschlagt. Als Kosten für amtsinternen und verwaltungsweiten Overhead werden kalkulatorische Gemeinkostenzuschläge in Höhe von 20 Prozent IT - 6 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie zugrunde gelegt. Auch hierbei orientieren wir uns am genannten Gutachten. Neben dem Personalaufwand für die IT-Abteilung werden die konkreten Aufwände in den dezentralen Leistungseinheiten berücksichtigt. Die Erhebung dieser Kosten erfolgt durch Nachfragen und Interviews im Personalamt und den übrigen Fachämtern. Weiterhin werden laufende Aufwände wie Wartungsverträge, Dienstleistungen, Verbrauchsmittel, Umlagen, usw. berücksichtigt. Die Auswertung erfolgt für die Kernverwaltung, der pädagogische Schulbereich wurde nicht berücksichtigt: IT-Kosten der Kernveraltung für das Jahr 2007 in Euro Arithmetisches Mittel der IT-Ausgaben IT-Personal zentral 275.473,00 265.955,00 IT-Personal dezentral 53.349,80 Gemeinkostenzuschlag 20 Prozent der Bruttopersonalkosten 63.860,96 Bürokostenzuschlag 5.400 Euro je vollzeitverrechneter Ist-Stelle 27.918,00 Gesamtsumme 686.556,76 IT-Kosten / IT-Ausgaben (teilweise liegen kamerale Ergebnisse zugrunde) Bei kameraler Betrachtung liegen die IT-Ausgaben im Durchschnitt bei rund 514.000 Euro. Demgegenüber steht das Kostenbild für 2007, das eine deutliche Steigerung auf 686.557 Euro hervorhebt. Die Stadt Haan arbeitet vollständig autark, d.h. ohne Anbindung an ein Rechenzentrum oder sonstigen IT-Dienstleister. Dies führt dazu, dass in den städtischen Fachämtern IT-Kompetenz vorgehalten werden muss. Im Rahmen der Prüfung haben wir zahlreiche Interviews mit den betroffenen Mitarbeitern geführt, um festzustellen, welchen Umfang diese auf Ämterebene haben. Die verwaltungsweiten Anteile (summarisch 0,97) ergeben in Haan danach fast eine vollzeitverrechnete Ist-Stelle. Insofern sind zusätzliche Personalkosten und darüber hinaus die Gemeinkostenzuschläge zu berücksichtigen, was sich in den deutlich höheren Gesamtkosten widerspiegelt. Selbst Kommunen, die ihre IT auf ein Rechenzentrum komplett ausgelagert haben, halten eigenes IT-Personal vor. In der Regel existieren bei mittleren kreisangehörigen Kommunen IT-Abteilungen bzw. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 7 Informationstechnologie IT-Sachgebiete mit durchschnittlich zwei vollzeitverrechneten IstStellen. Darüber hinaus gibt es auch in diesen Kommunen dezentrale ITKoordinatoren oder zusätzliche Fachanwendungsbetreuer. Wenn deren Stellenanteile möglicherweise auch geringer ausfallen, so ist doch wahrscheinlich, dass sich die Gesamtkosten bei Kommunen mit Rechenzentrumsanschluss unter Einbeziehung aller örtlichen Personalfaktoren und Gemeinkostenzuschläge nicht unerheblich summieren. Insofern sollte der IT-Kostenanstieg der Stadt Haan alleine noch kein ausschlaggebendes Kriterium für mögliche Auslagerungsüberlegungen sein. Hierzu wäre ein interkommunaler Vergleich unter Berücksichtigung einer Vollkosten-Erfassung erforderlich. Wir erwarten erste Ergebnisse unserer vergleichenden Prüfung nicht vor 2010. Diese könnten dann als Grundlage für einen Benchmark-Vergleich der Stadt Haan dienen. Neben der reinen Kostenbetrachtung ist es erforderlich, die Leistungen - sozusagen das volle IT-Leistungsspektrum - und insbesondere die Erfüllung kommunaler Mindeststandards zu betrachten. Für die folgende Standortbestimmung und insbesondere für die Bewertung der Leistungen und das Verhältnis zu den Ausgaben werden wir die Daten der kameralen Erhebung als Maßstab anlegen. Die durchgeführte Standortbestimmung wurde in der Vergangenheit bereits erprobt und wird in dieser Form auch künftig angewendet werden. IT - 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie IT-Services und IT-Infrastruktur Die Prüfung der vorhandenen IT-Infrastruktur soll aufzeigen, ob gängige Standards (Mindeststandards) zum Einsatz kommen und dadurch ein optimaler Supportprozess aus technischer Sicht erreicht werden kann. Wie erwähnt ist die Stadt Haan an kein Rechenzentrum angeschlossen und betreibt Ihre IT-Infrastruktur völlig selbstverantwortlich. Hierzu gehören: Server- und Netzwerkinfrastruktur, Bildschirmarbeitsplätze, Drucker, Fach- und Office-Anwendungen, Hotline Support, Datenbankadministration und Schulen (Verwaltung und pädagogischer Bereich). Der Internetauftritt der Stadt Haan wird über eine externe Firma verwaltet und betrieben. Netzwerk Im Verwaltungsgebäude (Rathaus) der Stadt Haan wird eine strukturiert sternförmige Ethernet Cat 5 (Klasse D) Verkabelung eingesetzt. Entgegen einer bei dieser Verkabelung maximal garantierten Übertragsrate von 100Mit/s wird zur Verbesserung der Zugriffszeiten bei Datenbankanwendungen eine Bandbreite von 1GBit/s genutzt. Aufgrund getätigter Umbauten und Erweiterungen sowie einer nicht optimalen Kabelführung wird jedoch eine erhöhte Fehlerrate bei der Datenübermittlung gemessen. Dedizierte Kabelverbindungen müssen daher wieder auf eine Bandbreite von 100Mbit/s beschränkt werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 9 Informationstechnologie Alle Netzwerkanschlüsse der Bildschirmarbeitsplätze laufen über die Anschlussdosen in den Büroräumen direkt auf einem zentralen Switch2 auf, der sich im Kellerraum mit der Telefontechnik befindet. Dieser Switch bildet eine einzelne Fehlerstelle (Single Point of Failure), da bei einem Ausfall das gesamte BSAP-Netzwerk betroffen ist. Etagen-Switche (Netzwerkverteiler) sind nicht implementiert. Eine notwendige Erweiterung der Büroverkabelung ist daher mit erhöhtem Aufwand verbunden. Über eine 4GByte Verbindung sind die zwei Server-Switche (redundanter Backbone) im Serverraum ebenfalls redundant angebunden. Die Betreuung erfolgt durch die IT-Administration der Stadt Haan. Feststellung Die Verkabelung des Verwaltungsgebäudes hat ihre Kapazitätsgrenze erreicht. Durch die Bandbreitenbeschränkung kommt es zu Übertragungsverzögerungen. Der zentrale Switch bildet eine einzelne Fehlerstelle (Single Point of Failure). Die Stadt Haan hatte auf Anforderung der IT-Abteilung in ihrer Haushaltsplanung 2007 die Neustrukturierung der städtischen NetzwerkInfrastruktur beschlossen. Dieses Projekt wurde jedoch zugunsten anderer Baumaßnamen zurückgezogen. Die Engpässe in der NetzInfrastruktur sowie eine unabdingbare Modernisierung wurden im TuI-Konzept (Berichtszeitraum – Januar 2000 bis April 2008) beschrieben. Empfehlung Die Stadt Haan sollte das Thema Neustrukturierung der Netzwerk-Infrastruktur wieder aufnehmen und unter Berücksichtigung zukünftiger Gebäudeplanungen ein neues Konzept erarbeiten. Im Vorfeld sollte die maximal zulässige Ausfallzeit für das Netzwerk (Fehlerstelle zentraler Switch) - unter Beachtung der Konsequenzen für den gesamten Verwaltungsbetrieb - definiert werden. Maßnahmen zur Gewährleistung dieser Zeitlimits sollten anschließend implementiert werden. 2 Ein Switch (engl. Schalter; auch Weiche) ist eine Netzwerk-Komponente zur Verbindung mehrerer Computer bzw. Netz-Segmente in einem lokalen Netzwerk (LAN) IT - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Die Stadt Haan nutzt eine 2Mbit/s SDSL3 Zugang der Telekom zur Anbindung an das Internet. Vom IT-Bereich der Stadt Haan werden dezentrale Standorte wie Bibliothek, Bauhof, Feuerwehr und das Rechnungsprüfungsamt betreut. Bis auf das Rechnungsprüfungsamt, hier wird eine VPN4 Verbindung genutzt, sind diese Standorte direkt über eine 1GBit/s Glasfaserleitung angebunden. Schulen werden durch einen Mitarbeiter der IT-Abteilung betreut. Eine Netzwerkanbindung besteht nicht. Bildschirmarbeitsplatz Jeder Mitarbeiter hat einen Bildschirmarbeitsplatz (BSAP). Für Auszubildende wird ein Pool von sechs Bildschirmarbeitsplätzen vorgehalten. Des Weiteren existiert noch ein Schulungsraum mit freien Bildschirmarbeitsplätzen. Standardisierung Die Bildschirmarbeitsplätze der Stadt Haan haben einen einheitlichen Hardwarestandard (Einsatz von Dell Standart PCs); zudem sind die Rechner ausschließlich mit dem Betriebssystem Windows XP ausgestattet. Wenn die Kosten bei der Beschaffung sicherlich höher sind als bei „Billiggeräten“, so zahlt sich die Investition durch erheblich reduzierte Betreuungsaufwände in der Regel aus. Ein umfassender Austausch der Hardware erfolgt in einem Turnus von ca. vier bis fünf Jahren. Die letzte Neubeschaffung erfolgte im Jahre 2007. Es besteht somit im IT-Bereich eine homogene IT-Infrastruktur. Heterogene Umgebungen sind unserer Ansicht nach auch nicht sinnvoll, denn Kompatibilitätsprobleme zwischen Hard- und Software sollten reduziert werden. Dies gelingt nur in homogenen Umgebungen, denn Fehler werden reproduzierbar und das spart Zeit und wirkt sich somit nachhaltig auf die Personalbelastung aus. 3 SDSL (Symmetric Digital Subscriber Line) arbeitet gegenüber DSL in beide Richtungen (senden / empfangen) mit derselben Datenrate. 4 Ein VPN (Virtual Private Network) ist eine sichere virtuelle Netzwerkverbindung über öffentliche Netze wie zum Beispiel das Internet. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 11 Informationstechnologie Fernwartung Unter Fernwartung (Remote Desktop) versteht man den Fernzugriff von technischem Personal auf Computer-Systeme zu Wartungs- und Reparaturzwecken. Ein Vor-Ort-Service ist daher in vielen Fällen nicht mehr nötig. Die Stadt Haan setzt für die Fernwartung der Bildschirmarbeitsplätze das Fernwartungstool aus der Novell ZENworks Suite ein. Der Benutzer wird über den Zugriffswunsch der Administration der Stadt Haan informiert und muss diesen autorisieren. Dadurch kann der Missbrauch eines solchen Systems durch unerlaubte oder unerwünschte Zugriffe verhindert werden. Reorganisation Zur Reorganisation (Disaster Recovery) wird für jeden neuen BSAP Initial ein Image5 erstellt und auf der lokalen Festplatte abgelegt. Aktualisierte, vorlaufende Images werden nicht erzeugt. Virenschutz Für den Bereich des Virenschutzes auf Bildschirmarbeitsplätze setzt die Stadt Haan ein automatisches Verteilungssystem für Virenupdates ein. Eingesetzt wird das Viren-Tool McAfee. Softwareverteilung Ziel des Einsatzes einer Softwareverteilung ist es, eine vollautomatische Erstinstallation, Konfiguration und Wartung einer großen Anzahl von Computer mit minimalem Aufwand zu realisieren. Weiterhin soll ein störungsarmer und sicherer Betrieb der betreuten Umgebung erreicht werden. Häufig strebt man auch an, dass die PCs möglichst einheitlich mit Software ausgestattet werden. Mit der Software Suite „Novell ZENworks“ wird ein Modul zur Softwareverteilung eingesetzt. Aus Effizienzgründen wird dieses Modul jedoch nur 5 Ein Image (Speicherabbild ) ist das Abbild des Arbeitsspeichers oder eines Datenträgers, zum Beispiel einer kompletten Festplatte, einer Festplatten-Partition (vor allem des Betriebssystems), Diskette, CD/DVD oder eines Magnetbandes. IT - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie für die Verteilung von Standardsoftware genutzt. Individuelle für den Arbeitsplatz benötigte Software sowie deren Updates werden manuell vor Ort installiert. Verfahren für ein Patchmanagement (Programme zum Schließen von Sicherheitslücken) werden bei der Stadt Haan nur bedingt eingesetzt. Sicherheitsupdates für das Betriebssystem werden nur bei der Neuausstattung eines Arbeitsplatzes installiert. Nachinstallationen im Produktionsbetrieb gibt es nur dann, wenn ein größeres Systemupdate (Service Pack Release) zur Verfügung steht oder zwingende Updates zur Verfügung stehen. Zwischenstände werden nicht berücksichtigt. Hier vertraut die IT-Administration auf die zum Schutz des PCs minimierten Benutzerrechte, welche eine unerlaubte Installation bösartiger Software verhindern soll. Die Installation von Sicherheitsupdates erfolgt auch manuell vor Ort und nicht über die Softwareverteilung. Feststellung Die BSAP-Infrastruktur ist homogenisiert. Verfahren für den Support sind implementiert. Eine Softwareverteilung ist zwar ebenfalls implementiert, wird aber nicht stringent genutzt. Ein Grund für die marginale Nutzung der Softwareverteilung ist nach Gesprächen in der IT-Abteilung sicherlich in der Auslastung der Personalressourcen zu finden. Waren in 2007 die hier zu Grunde gelegten 4,2 Stellen für Informationstechnologie der Kernverwaltung im Einsatz, reduzierte sich die Anzahl 2008 um eine Vollzeitstelle, da ein Mitarbeiter für den pädagogischen Schulbereich abgestellt wurde. Es fehlt hier an der Zeit, sich intensiv mit diversen Verfahren auseinanderzusetzen. So müssen Pakete zur Softwareverteilung mit nicht unerheblichem Zeitaufwand erstellt, dokumentiert und vor der Verteilung getestet werden. Technische Vorteile werden demnach nicht optimal ausgenutzt. Empfehlung Die Stadt Haan sollte die Strategien der Softwareverteilung überarbeiten und z.B. zur Nutzung für das Patchmanagement ausweiten. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 13 Informationstechnologie IT-Service für städtische Schulen Die Stadt Haan betreut mit einem Mitarbeiter alle Schulen im Bereich Verwaltung und seit 2008 auch im Bereich Pädagogik. In den Grundschulen wird eine Softwarelösung der Firma AixConcept eingesetzt. Diese bietet eine sichere und einfache Betreuung der Client/ServerUmgebung. Weiterführende Schulen werden ab November 2008 in dieses Projekt aufgenommen. IT-Sicherheit (inklusive Datenschutz) Die IT-Sicherheit in Kommunen beschäftigt sich mit der Einführung und Durchsetzung eines definierten Sicherheitsniveaus für die IT-Umgebung. Dabei wird detailliert auf die Teilgebiete Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit eingegangen (Vgl. § 10 Datenschutzgesetz NRW). IT-Sicherheit ist Chefsache. Die Entscheidung ob, wie und zu welchen Kosten derartige Prozesse eingeführt werden, setzen eine Abstimmung und Zustimmung mit bzw. durch die Verwaltungsführung voraus. Die dazu ebenfalls notwendigen Management-Richtlinien zu Organisation und Verantwortlichkeiten, deren Umfang und Detaillierung, sowie weitere Rahmenbedingungen werden sodann in einer Sicherheitsleitlinie (security policy) verbindlich festgeschrieben. Grundlage sollte das Grundschutzhandbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie sein. Virenschutz Die Stadt Haan setzt auf ihren Servern das Virentool McAfee ein. Zum Schutz vor Empfang ungewollter oder bösartiger E-Mails (Spam, Viren und Spyware) wird das Produkt IronPort als Appliance6 eingesetzt. E-Mails werden vor der Weiterleitung an den Client-PC hiermit gefiltert. 6 Computer Appliances sind Software-Anwendungen, die nur eine eng begrenzte Funktionalität aufweisen. Sie laufen auf einer dedizierten Hardware-Plattform, auf der keine weiteren Anwendungen gestartet werden können. IT - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Für den Zugriff aus das Internet wird als Web-Filter (Verhinderung des Zugriffs auf nicht vertrauenswürdige Seiten) wird eine Appliance-Lösung der Firma Astaro eingesetzt. Security Policy Eine Security Policy definiert die von der Institution gewählten Ziele zur Informationssicherheit sowie die verfolgte Informationssicherheitsstrategie. Auflistung der wesentlichen Inhalte (ohne Anspruch auf Vollständigkeit): Stellenwert der Informationssicherheit und Bedeutung der IT (Informationstechnologie) für die Aufgabenerfüllung, Benennung der Sicherheitsziele und Beschreibung der Sicherheitsstrategie, Beschreibung der Organisationsstruktur, Zusicherung, dass die Security Policy von der Leitungsebene durchgesetzt wird und Verstöße soweit möglich sanktioniert werden, Aussagen zur periodischem Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen, Aussagen zu Programmen zur Förderung der Informationssicherheit durch Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen und Verantwortlichkeiten im Informationssicherheitsprozess. Die Stadt Haan hat eine Security Policy in Form einer Dienstanweisung erstellt. Diese beschreibt den erstrebten Sicherheitsanspruch und setzt folgende Schwerpunkte: E-Mail, Internet- und Intranetnutzung (Stand 2002) Feststellung Die Stadt Haan hat sich mit dem Thema Sicherheit auseinandergesetzt und vor 6 Jahren gezielte dienstliche Regelungen getroffen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 15 Informationstechnologie Ziel von Sicherheitsrichtlinien ist der sichere Einsatz von Informationsund Kommunikationstechnik unter Berücksichtigung aktueller Gefahren und Risiken. Dieses beinhaltet die Untersuchung und Bewertung bestehender Sicherheitsrisiken und eine vorausschauende Abschätzung von Auswirkungen neuer Entwicklungen. Sicherheitsrichtlinien sollten daher in regelmäßigen Abständen zeitgemäß angepasst werden. Empfehlung Die Stadt Haan sollte ihre IT-Sicherheitsregelungen und ihren Schutzbedarf unter Einbezug des Datenschutzgesetzes NordrheinWestfalen (DSG NRW) und des Grundschutzhandbuches des Bundesamtes für IT-Sicherheit (BSI) wiederkehrend überprüfen oder überprüfen lassen, um keine Sicherheitslücken aufkommen zu lassen. Sicherheitsstrategie Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt das IT-Grundschutzhandbuch heraus, das Empfehlungen für Standardschutzmaßnahmen für typische IT-Systeme enthält. In diesem Handbuch werden nicht nur technische, sondern auch organisatorische, personelle und infrastrukturelle Maßnahmen erörtert. Die Stadt Haan erfüllt unter anderem mit einem schriftlich verfassten IT-Konzept, Dokumentationen zu Backup- und Serverinfrastruktur, Dokumentationen und Log-Buch zu Fachanwendungen, sicher hinterlegten Passwortlisten für IT-Administration, diversen Sicherheitseinrichtungen wie Brand- und Bewegungsmelder im Serverraum und Zugangskontrolle zum IT-Bereich zum Teil wichtige Sicherheitsstandards, die auch im genannten Grundschutzhandbuch gefordert werden; eine alle Sicherheitsaspekte umfassende Sicherheitsstrategie existiert jedoch nicht. IT - 16 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Feststellung Ein nach dem DSG NRW gefordertes technisches und organisatorisches Sicherheitskonzept, das von Zeit zu Zeit der Ergänzung und Fortschreibung bedarf, können wir nicht feststellen. IT-Grundschutz ist die Basis für Informationssicherheit. Viele Arbeitsprozesse werden elektronisch gesteuert und große Mengen von Informationen sind digital gespeichert, werden verarbeitet und in Netzen übermittelt. Damit ist eine Verwaltung - wie auch die Stadt Haan - und jeder Bürger von dem einwandfreien Funktionieren der eingesetzten IT abhängig. Ein Basischeck auf IT-Grundschutz bietet eine einfache Methode, dem Stand der Technik entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen. Empfehlung Die Stadt Haan sollte zur eigenen Absicherung einen IT-Basischeck nach BSI oder eine IT-Sicherheitsprüfung nach TÜV-Maßstäben veranlassen. Dieser Check könnte auch auf die Schulen der Stadt Haan ausgeweitet werden. Server-Infrastruktur und Datenspeicherung Server Die Stadt Haan betreibt selbstständig alle Fach– und Officeanwendungen physikalisch und administrativ auf Serverinstanzen in ihrem eigenen Netzwerk. Zusätzlich werden Server für File-, Print-, Backup- und MailServices (Daten, Druck, Datensicherung, E-Mail) eingesetzt. Als Betriebssystemplattform dienen Windows 2003/2008, Linux für Oracle sowie Netware 10 als Fileserver und Print-Gateway. Zur Virtualisierung von Servern wird das Produkt VMware eingesetzt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 17 Informationstechnologie VMware Software ist die führende Virtualisierungsplattform, um die IT-Effizienz zu steigern, Kosten zu senken (Server-Konsolidierung) und schneller auf wechselnde geschäftliche Anforderungen zu reagieren. VMware ist eine Technik um mehrere virtuelle Server-Instanzen auf Standard-Computern zur Anwendung zu bringen. Mittels so genannter Schnappschüsse (Snapshots) kann man ein Abbild ("Image") des laufenden Systems, auch zu Zwecken der Sicherung, herstellen und bei Bedarf zurückspielen. Das Zurückspielen kann auch bei Defekt der originären Hardware auf eine andere beliebige Computer-Hardware erfolgen. Eingesetzt werden Standardserver der Firma Hewlett Packart. D.h., auch hier wurde eine homogene Struktur angestrebt. Die Server sind jedoch im Mittel älter als 5 Jahre. Die Hardwarekapazitäten sind weitestgehend erschöpft. Wartungsverträge bestehen nicht und eine Ausfallsicherheit durch Ausbildung von Redundanzen ist nur zum Teil implementiert. Bei einem Ausfall sollen die oben genanten Wiederherstellungsmechanismen von VMware genutzt werden. Zur Speicherung von Daten wurde ein SAN7 der Firma Hewlett Packard (StorageWorks MSA1000) implementiert. Dieses hochverfügbare System bietet im gewählten Ausbau eine gewisse Grundsicherheit gegen Ausfall. Da jedoch keine volle Redundanz (Controller einfach ausgelegt) geschaffen wurde, liegt hier eine einzelne Fehlerstelle (SPoF) vor. Bei Ausfall ist nur noch ein eingeschränkter Betrieb möglich, da der überwiegende Teil der IT-Infrastruktur betroffen ist. Da zudem die maximale Anzahl der Anbindungen an das SAN ausgeschöpft ist, können nicht alle Serversysteme (z.B. Oracle Datenbank) das SAN als Datenspeicher nutzen. Hier werden die internen Server-Festplatten als Datenspeicher genutzt. Feststellung Die Server-Infrastruktur entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Es sind keine weiteren Hardwarekapazitäten vorhanden. Das SAN ist nicht mehr ausreichend dimensioniert und bildet eine einzelne Fehlerstelle (SPoF). Redundanzen als Ausfallsicherheit sind nicht vorhanden. 7 Als Storage-Area-Network (SAN, dt. Speichernetzwerk) bezeichnet man im Bereich der Datenverarbeitung ein Netzwerk zur Anbindung von Festplattensubsystemen und TapeLibraries an Server-Systeme. IT - 18 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Der IT-Abteilung der Stadt Haan sind die genannten Engpässe bekannt. Diese Engpässe, eine unabdingbare Modernisierung der IT-Infrastruktur sowie Schaffung eines redundanten Rechenzentrums wurden im TuI-Konzept (Berichtszeitraum – Januar 2000 bis April 2008) beschrieben. Auf das Erfordernis einer konzeptionellen Fortschreibung haben wir im Abschnitt „Netzwerk“ hingewiesen. Datensicherung (Backup und Restore) Für die Datensicherung wird ein Band-Laufwerk (Taby-Libary) der Firma Hewlett Packard verwendet. Gesichert werden alle System- sowie benutzer- und applikationsbezogenen Daten. Die Sicherung erfolgt in den Nächten innerhalb der Woche als differentielle Sicherung (Änderungen seit der letzten Vollsicherung). Am Wochenende findet eine Vollsicherung in redundanter Ausführung statt. Jeden ersten Sonntag im Monat wird das VMware-System gesichert. Alle Sicherungsbänder werden sicher in einen Safe der Feuerwiderstandsklasse DIS120 in einem Kellerraum der Verwaltung (Standort der Telefontechnik) ausgelagert. Zusätzlich wird die redundante Datensicherung vom Wochenende in einen Lagerraum des Hallenbades der Stadt Haan ausgelagert. Alle Wochenendsicherungen sowie die VMware-Sicherungen werden für ein Jahr aufbewahrt. Die Datensicherung dient dem Schutz vor Datenverlust. Die Pflicht zur Datensicherung (Datenaufbewahrung) ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 58 GemHVO). Ob das städtische Datensicherungskonzept den gesetzlichen Vorgaben voll entspricht, kann durch unsere zeitlich begrenzte Grobsichtung nicht beurteilt werden. Die konfigurierte Datensicherung dient eher der schnellen Wiederherstellung von aktuellen Daten, nicht aber deren Archivierung. Laut Aussage der städtischen IT-Administration und Datenschutzbeauftragten werden zur erweiterten Datensicherheit alle Dokumente im Tagesgeschäft redundant in Papierform vorgehalten. Feststellung Die Stadt Haan betreibt eine Datensicherung, die vorrangig der schnellen Wiederherstellung von aktuellen Daten dient. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 19 Informationstechnologie Es existiert ein Dokument zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen von Datenträgern für die Datensicherung in der Fassung vom 28.07.2006. Hier werden jedoch nur allgemeine Erläuterungen aufgeführt, festgeschriebene Zeiten für Aufbewahrungsfristen werden nicht genannt. Empfehlung Wir empfehlen Sperrfristzeiten für die verschiedenen Datenkategorien nach den gesetzlichen Vorschriften unter Einbindung aller betroffenen Fachämter festzulegen. IT-Sicherheitsräume Serverräume sind IT-Sicherheitsräume und sollen in erster Linie einen störungsfreien Betrieb sicherstellen. Überall dort, wo besonders sicherheitsrelevante Daten gespeichert und verwendet werden, liegt eine besondere Verantwortung beim Eigentümer dieser Daten. Deshalb sollten Serverräume gewissen Standards entsprechen, um diesen Sicherheitsanforderungen Rechnung zu tragen Die Stadt Haan unterhält keinen gesonderten, über Brandschutz abgeschotteten Serverraum. Die Server befinden sind in einem Durchgangsraum innerhalb der Räume der IT-Abteilung. Dieser Raum zeigt folgende Sicherheitsmerkmale: Klimatisierung, Brand- und Bewegungsmelder mit Anschluss an die Leitzentrale der Feuerwehr, keine direkten Fenster nach außen und zwei unterbrechungsfreie Stromversorgungseinheiten, welche bei Stromausfall lediglich kurzeitig den unterbrechungsfreien Betrieb der Server gewährleisten. Durch die Räume der IT-Abteilung verlaufen Hauptwasserleitungen. Im Bereich des Serverraums wurde im Deckenbereich unterhalb der Wasserleitungen eine Schutzwanne montiert. Diese soll bei einem möglichen Rohrbruch die IT-Infrastruktur schützen. IT - 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Die Räume der IT-Abteilung (inklusive Serverraum) befinden sich im Kellergeschoss. Der Zugang zur IT-Abteilung selbst ist abgeschlossen und nur für berechtigte Personen über eine Zugangskontrolle zugänglich. Alle Fenster sind mit zusätzlichen Gittern gegen Einbruch gesichert, bieten jedoch keinen Schutz gegen Vandalismus wie z.B. das Einwerfen von Brandsätzen. Feuer könnte sich ohne nennenswerte Hindernisse bis zum Serverraum ausbreiten. Feststellung Die Stadt Haan hat die Anforderungen an eine sichere Informationstechnologie erkannt und beschrieben, jedoch bisher nicht vollständig umgesetzt. Die Ausstattung und Sicherheit im Serverraum entspricht nicht den aktuellen Sicherheitsstandards und weist Gefahren auf. Die Raumsituation und sich damit verbindende Gefahren bzw. Risiken sieht die Stadt Haan seit längerer Zeit. Verbesserungsmaßnahmen wurden zwar im TuI-Konzept (Berichtszeitraum – Januar 2000 bis April 2008) beschrieben, allerdings noch nicht konsequent verfolgt. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, kurzfristige Maßnamen zur Risikominimierung zu ergreifen. Es macht Sinn, hierbei Sicherheits- und Brandschutzexperten einzubeziehen. Es ist jedoch zu beachten, dass angemessen reagiert wird und zu tätigende Investitionen auch nachhaltig bleiben, falls die Raum- und Gebäudeplanung der Stadt Haan die Aufgabe der jetzigen Raumsituation für den IT-Bereich vorsieht. Outsourcing In der Stadt Haan werden bereits Diskussionen über ein mögliches Outsourcing des IT-Bereichs an externe Dienstleister (z.B. kommunale Rechenzentren) geführt. Die Darstellungen dieses Berichts dürfen nicht bzw. noch nicht als Entscheidungsgrundlage für ein mögliches Outsour- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 21 Informationstechnologie cing berücksichtigt werden, da es hierzu noch an den erforderlichen und objektiven Grundlagen aus einem breiten kommunalen Vergleich fehlt. Eine derart detaillierte Analyse zur technischen Infrastruktur haben wir in der Vergangenheit noch nicht durchgeführt und insofern stehen wir erst am Anfang des Vergleiches der IT-technischen Verhältnisse in Kommunen gleicher Größenklasse. Das Gleiche betrifft auch die Darstellung der vollständigen IT-Kostenstrukturen: In dieser Hinsicht haben wir begonnen, ein repräsentatives Vergleichsbild zu Kosten und Leistungen zu erstellen, und zwar sowohl für Kommunen in NRW, die ihren IT-Betrieb autonom führen, als auch solche, die einem kommunalen Rechenzentrum angeschlossen sind. Die zurzeit laufende überörtliche Prüfung aller Datenverarbeitungszweckverbände eröffnet uns sehr breite Erfahrungswerte, die mehr Transparenz und Objektivität erwarten lassen. Über repräsentative Vergleichsergebnisse werden wir nicht vor dem Jahre 2010 verfügen. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass Auslagerungen der IT im Regelfall nicht zu einer vollständigen Entlastung der Kernverwaltung führen. Die bisherigen Prüfungen haben gezeigt, dass mittlere Kommunen mit Auslagerung im Durchschnitt zwei Vollzeitstellen zzgl. kleinerer Stellenanteile dezentraler IT-Koordination in Fachbereichen vorhalten müssen. Darüber hinaus stellen die aktuellen Client/ServerArchitekturen Anforderungen an die örtliche kommunale ITInfrastruktur, sodass auch hier im Regelfall ein eigener örtlicher Serverbereich vorzuhalten ist. Maßnahmen zur Sicherstellung der erforderlichen Mindeststandards sind deshalb auch bei einem Outsourcing erforderlich. Unsere bisher groben IT-Prüfungen bei Kommunen mit einem hohen Auslagerungsgrad kamen sehr häufig zu dem Ergebnis, dass auch dort erhebliche Sicherheitsrisiken bestehen. Empfehlung Die Stadt Haan sollte mögliche Auslagerungsplanungen so lange zurückstellen, bis ein repräsentativer interkommunaler Vergleich zur Verfügung gestellt werden kann. IT - 22 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Informationstechnologie Aktuelle Situation Standortbestimmung Unterdurchschnittliche IT-Ausgaben auf der Basis aller städtischen Bildschirmarbeitsplätze. Das städtische IT-Personal überzeugt durch Kompetenz und Erfahrung. Im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten findet eine zielorientierte Arbeit statt. Hierbei wird sehr viel Sorgfalt auf einfache, aber durchdachte und effektive Strukturen gelegt. Moderne Managementmethoden (automatisches Update für Virenschutz, Softwareverteilung oder Fernwartung) sind zur Optimierung von IT-Services implementiert, werden aber wegen Ressourcenauslastung nicht optimal genutzt. Bei der Stadt Haan wurde eine möglichst hohe Homogenität in der gesamten IT-Infrastruktur angestrebt. Obwohl für ein solches Resultat sicherlich höhere Kosten anzusetzen sind, zahlt sich diese Investition durch erheblich reduzierten Betreuungsaufwand in der Regel aus. Die serverseitige IT-Infrastruktur ist nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik und hat ihre Grenzen erreicht. Die vorhandene Netz-Infrastruktur liefert unzureichende Bandbreiten. Der Bereich Serverraum kann aufgrund fehlender Vorkehrungen nicht als sicher eingestuft werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 IT - 23 Informationstechnologie Fazit Bezogen auf die Bildschirmarbeitsplätze stellen wir unterdurchschnittliche IT-Ausgaben fest. Das liegt u. a. daran, dass Mindeststandards bei IT-Infrastruktur, IT-Technik und IT-Sicherheit teilweise noch nicht erfüllt sind. In Bezug auf den Einwohner liegen die IT-Ausgaben vergleichsweise auf einem höheren Niveau. Zu beiden Bezugsgrößen muss allerdings unser breiter interkommunaler Vergleich in den Folgejahren abgewartet werden, bei dem wir alle Details und Standards (Overhead- und Gemeinkosten, Leistungsrahmen, Technik und Sicherheit) allumfassend in den Blick nehmen. Wir empfehlen der Stadt Haan, ohne ausreichende Vergleichsgrundlagen nicht voreilige Schlüsse hinsichtlich etwaiger Auslagerungsüberlegungen zu ziehen. IT - 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Jugend Vorbemerkung Gegenstand der Prüfung im Bereich Jugend sind das Jugendamt insgesamt, die erzieherischen Hilfen nach dem Kinder- und Jugendhilfegesetz und der Schutzauftrag des Jugendamtes bei Kindeswohlgefährdung (SGB VIII). Inhalte, Ziel und Methodik Bei der Prüfung der Leistungen des Jugendamtes und der Hilfe zur Erziehung werden auf der Grundlage von Kennzahlen die Leistungsorganisation, Leistungserbringung und Angebotssteuerung analysiert und bewertet. Ziel ist es, festzustellen, ob die Aufgaben sachgerecht und wirtschaftlich wahrgenommen werden und Potenziale aufzuzeigen, die zu Verbesserungen führen können. Die Leistungen zur Erfüllung des Schutzauftrages bei Kindeswohlgefährdung sind Gegenstand einer Rechtmäßigkeitsprüfung. Überprüft wird, ob die Leistungserbringung den gesetzlichen und fachpolitischen Anforderungen entspricht. Um eine landesweit einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten, werden die Erhebungen mittels standardisierter Interview- und Datenerhebungsbögen durchgeführt. An Unterlagen werden neben den Haushaltsplänen und Jahresrechnungen weitere interne Daten, wie z. B. Rats- und Ausschussvorlagen, Geschäfts-, Finanz- und Leistungsstatistiken, Projektberichte, Dienst- und Arbeitsanweisungen und Leistungsdokumentationen genutzt. Kennzahlen Im landesweiten Vergleich der kreisangehörigen Städte werden die gebildeten Kennzahlen verglichen. Im Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit werden die Spitzenkennzahlen „Ausgaben der Hilfen zur Erziehung je Hilfefall“ und Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 1 Jugend „Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner“ abschließend bewertet. Benchmarks und Potenziale Die Empfehlungen und die hiermit einhergehenden Potenziale orientieren sich bei den Wirtschaftlichkeits- und Leistungskennzahlen nicht am landesweiten Mittelwert, sondern an dem jeweils besten Wert. Bei den Leistungskennzahlen sind dies die höchsten Werte bzw. erreichten Anteile und Quoten, bei den Wirtschaftlichkeitskennzahlen sind dies die Werte, die die wirtschaftlichste Relation von Mitteleinsatz und erzieltem Ergebnis bieten. Zur Erreichung und Umsetzung der von uns ermittelten Potenziale kann es erforderlich werden, zusätzliche Finanz- und Personalressourcen zu erbringen. Dies ist bei Kommunen in der Haushaltssicherung nicht zulässig. Aus Gründen der Evaluation der Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen und im Sinne einer Potenzialerreichung halten wir diese Leistungen jedoch für notwendig; zumal davon auszugehen ist, dass sie sich im Rahmen des Hilfeverlaufs amortisieren werden. In der Haushaltssicherung befindliche Kommunen müssen sich diesbezüglich zuvor mit ihrer Kommunalaufsicht unter den Genehmigungsbedingungen des Nothaushaltsrechts abstimmen. Hilfe zur Erziehung Nach § 27 SGB VIII haben Personensorgeberechtigte bei der Erziehung eines Kindes oder eines Jugendlichen Anspruch auf Hilfe zur Erziehung. Zuständig für die Erfüllung dieses Anspruches ist der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Die sachliche und örtliche Zuständigkeit ergibt sich aus den §§ 85 und 86 SGB VIII. Der Bereich der Hilfe zur Erziehung macht rund 40 Prozent des Gesamtausgabevolumens des Jugendamtes aus. Die Entwicklung der Aufwendungen wird in den Unterabschnitten (UA) 455 und 456 abgebildet (Hilfe zur Erziehung nach den §§ 27 bis 35 SGB VIII, Eingliederungshilfe für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche, Hilfe für junge Volljährige, Inobhutnahme nach den §§ 35a, 41, 42 und 43 SGB VIII). Ju - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Für die Darstellungen wurden die Ergebnisse der Jahresrechnungen 2004 bis 2007 herangezogen. Bereinigt wurden innere Verrechnungen aus internen Leistungsbeziehungen. Feststellung Die Stadt Haan hatte bereits in der kameralen Darstellung ihre Personalausgaben auf die einzelnen Unterabschnitte aufgeteilt. Dies sehen wir unter steuerungsrelevanten Aspekten positiv. Organisation und Steuerung Das Jugendamt der Stadt Haan erreicht bei der Analyse der Organisations- und Steuerungsleistungen der Hilfen zur Erziehung folgende Bewertungen auf einer Skala von 0 bis 41: Anforderungen an die Steuerung der Hilfen zur Erziehung Analyse und Bewertung Bewertung Anforderung Die Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familie hat Priorität und kommt in Form des Vorrangs ambulanter und auf das Familiensystem gerichteter Hilfen zum Ausdruck, die kontinuierlich fortentwickelt werden und deren Anteil an den Hilfefällen insgesamt steigt. Das Jugendamt bietet im Vorfeld erzieherischer Hilfen präventive Leistungen (Familienberatung, Elternschule, Stadtteil- und Facharbeitskreise mit Ärzten, Kindergärten, Schulen, etc.) 2 Die Erziehungsberatungsstellen sind an Hilfeplangesprächen beteiligt und erbringen in Hilfeplanprozessen für das Jugendamt familientherapeutische Leistungen. Dabei werden sie als Auftragnehmer tätig, Leistungskontingente sind vertraglich vereinbart und werden im Rahmen der Förderung der Erziehungsberatungsstellen einzelfallbezogen vergütet. 4 Im Rahmen der Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII werden Ziele, Maßnahmen zur Zielerreichung und die Überprüfung der Zielerreichung im Einzelfall vereinbart. Die fachliche und zeitliche (6 Wochen bis 3 Monate) Konkretisierung von Zielen und Maßnahmen zur Zielerreichung ist wesentlicher Indikator zur Messung der Wirksamkeit der Hilfen. 4 Die Vollzeitpflege ist als Alternative zur Heimerziehung stark ausgeprägt, neben Pflegefamilien bieten eigene Konzepte sozialpädagogischer Pflegefamilien Möglichkeiten der Aufnahme von Kindern in multiplen Problemlagen und im Alter von 6 bis 14 Jahren. Bereitschaftspflegefamilien sichern die Notwendigkeit kurzfristig erforderlicher Fremdaufnahmen (anstatt kostenintensiver Aufnahme oder Clearinggruppen in Heimen). 2 Reintegrationskonzepte werden gezielt eingesetzt, um Kinder mit Rückführungsaussichten in die Familie zu reintegrieren. Leistungen des Heimträgers, die auf die Wiederherstellung der Erziehungsfähigkeit der Familien ausgerichtet sind, werden gesondert vergütet. 4 1 nicht erfüllt = 0; ansatzweise erfüllt = 1; teilweise erfüllt = 2; überwiegend erfüllt = 3; vollständig erfüllt = 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 3 Jugend Die Bewertungen werden wie folgt begründet: Ju - 4 Die Leistungen der Hilfe zur Erziehung sind in der Stadt Haan auf die Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familien ausgerichtet. Der Fokus liegt auf der Entwicklung flexibler ambulanter Hilfen. Der Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanverfahren (ohne § 35 a SGB VIII – Eingliederungshilfe für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche) konnte zwar nach einem Rückgang von 46 Prozent (im Jahr 2005) zu 39 Prozent (im Jahr 2006) im Jahr 2007 wieder auf 43 Prozent gesteigert werden, liegt aber hiermit immer noch deutlich unter den Werten anderer Kommunen (Benchmark 70 Prozent). Der weiterführende Ausbau niederschwelliger Angebote ist als eines der Ziele des Jahres 2007 benannt worden. Präventive Leistungen werden im Rahmen der Jugendarbeit der Stadt Haan sowie in Form von Gemeinwesenarbeit oder durch Elternkurse erbracht. Die Wirkungsorientierung steht hierbei allerdings noch nicht verstärkt im Fokus. Die Stadt Haan betreibt zusammen mit der Stadt Hilden eine psychologische Beratungsstelle in Hilden. Die Beratungsstelle führt Beratungen in Fragen der Hilfe zur Erziehung und die schulpsychologische Beratung durch. Die nicht durch Landeszuweisungen und sonstige Einnahmen gedeckten Kosten der Beratungsstelle werden von den Städten Haan und Hilden nach der Zahl der Einwohner aufgeteilt. Die standardisierte Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII unterliegt der besonderen Aufmerksamkeit hinsichtlich der Vereinbarung messbarer Ziele, zeitlicher Befristungen und der Zielüberprüfung. Die Zielvereinbarungen und ihre Wirksamkeit werden je nach Bedarfslage in einem individuell festgesetzten zeitlichen Rahmen überprüft. Für langfristige Vereinbarungsinhalte erfolgt turnusgemäß halbjährlich eine Überprüfung und Fortschreibung. Der Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen ist im interkommunalen Vergleich schwach ausgeprägt. Im Vergleich der Jahre 2004 bis 2007 zeigt sich zudem eine sinkende Tendenz. Im Jahr 2007 erreicht die Stadt Haan nur einen Anteil von rund 26 Prozent, während der Benchmark bei 60 Prozent liegt. Bis zum 6. Lebensjahr werden Kinder grundsätzlich in Pflegefamilien untergebracht. Bereitschaftspflegfamilien für kurzfristig erforderliche Fremdaufnahmen stehen hier zur Verfügung. Eine über das Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend 6. Lebensjahr hinaus gehende Unterbringung in Pflegefamilien ist nach Informationen der Verwaltung schwierig. Dem Ziel der Rückführung kommt grundsätzlich bei allen Entscheidungen eine besondere Bedeutung zu. Die Reintegration ist grundsätzlicher Bestandteil und damit Standard im Rahmen der Hilfeplanverfahren (Eingangsdiagnostik, Einschätzung und Bewertung von Reintegrationsperspektiven) und wird in der Zusammenarbeit mit allen Beteiligten (Eltern, Einrichtungen, freie Träger, BSD) thematisiert. Eine separate Vergütung erfolgt nicht, weil die Rückführung grundsätzlicher Bestandteil des Leistungsangebotes der genutzten Einrichtungen der Stadt Haan ist. Feststellung Die operativen Prozesse der Hilfen zur Erziehung sind in der Stadt Haan entsprechend unserer Steuerungsanforderungen ausgerichtet. Dennoch erzielt die Stadt Haan hiermit nicht die gewünschten Erfolge. Der Anteil ambulanter Hilfen liegt ebenso wie der Anteil der Vollzeitpflege deutlich unter den Benchmarkwerten. Die strategische Zielplanung sollte intensiviert werden, um die operativen Prozesse verstärkt hieran auszurichten. Weitere Ausführungen und konkrete Empfehlungen hierzu geben wir im nachfolgenden Kapitel. Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung Der Zuschussbedarf (einschl. Eingliederungshilfe) je Einwohner stellt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dar, die zur Aufgabenerfüllung eingesetzt wird. Die Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall verdeutlichen den Mitteleinsatz des Jugendsamtes, um im Einzelfall die Ziele erzieherischer Hilfe zu erreichen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 5 Jugend Darstellung der Ist-Situation Der Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung liegt in der Stadt Haan in 2007 bei rund 2,3 Millionen Euro; das entspricht 78,61 Euro je Einwohner. Die Entwicklung der Jahre 2004 bis 2007 zeigt folgende Tabelle: Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung je Einwohner in Euro 2004 87,37 2005 95,05 2006 81,19 2007 78,61 Der Zuschussbedarf konnte nach einer Steigerung im Jahr 2005 kontinuierlich verringert werden. Im Eckjahresvergleich 2004/2007 sinken die Ausgaben um rund 10 Prozent. Im interkommunalen Vergleich positioniert sich die Stadt Haan mit dem Ergebnis des Jahres 2007 wie folgt: Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 114,35 120 100 Euro 80 60 74,66 78,61 Mittelwert Haan 43,96 40 20 0 Minimum Maximum Die Stadt Haan positioniert sich leicht über dem Durchschnittwert der Vergleichskommunen. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung je Einwohner in 2007 in Klassen und Euro Ju - 6 40 bis 54 55 bis 69 70 bis 84 ab 85 4 3 4 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Beeinflusst wird der Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung durch die Falldichte (Anzahl der Hilfefälle je 1.000 EW unter 21 Jahren) und die Ausgaben oder Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall. Beide Einflussfaktoren betrachten wir nachfolgend ohne die Eingliederungshilfe für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche nach § 35 a SGB VIII. Die Stadt Haan positioniert sich im interkommunalen Vergleich wie folgt: Falldichte (Anzahl der Leistungsbezieher je 1.000 Einwohner bis zum 21. Lebensjahr) im interkommunalen Vergleich 2007 30 28 25 20 Anzahl 20 15 19 21 13 10 5 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Die Falldichte der Stadt Haan liegt leicht unter dem Benchmark. Den Benchmark setzt eine Kommune, die im Rahmen von Steuerungsmaßnahmen bei mittlerer Falldichte eine starke Ausprägung des Anteils ambulanter Hilfen realisiert. Ziel ist es, die Falldichte trotz des Ausbaus ambulanter Hilfen stabil zu halten, da stationäre Hilfefälle nicht analog in ambulante Hilfen zurückgeführt werden können. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 7 Jugend Bei den Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall (Hilfeplanfälle nach § 36 SGB VIII) erreicht die Stadt Haan folgendes Ergebnis: Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall im interkommunalen Vergleich 2007 19.530 20.000 18.000 15.138 16.115 Mittelwert Haan 16.000 Euro 14.000 12.000 8.978 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 Minimum Maximum Die Stadt Haan positioniert sich über dem Mittelwert. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall in 2007 in Klassen und Euro 8.000 bis 11.000 11.001 bis 14.000 14.001 bis 17.000 17.001 bis 20.000 1 6 4 6 Beeinflusst werden die Ausgaben je Hilfefall durch Ju - 8 den Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen nach §36 SGB VIII und den Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfen der Erziehung. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Wir betrachten nachfolgend beide Kennzahlen: Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 36 SGB VIII im interkommunalen Vergleich 2007 80 70 70 56 60 Prozent 70 50 40 43 33 30 20 10 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Der Benchmark liegt bei 70 Prozent. Die Stadt Haan erreicht hier nur einen Prozentsatz von 43 Prozent. Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen im interkommunalen Vergleich 2007 70 62 60 60 48 Prozent 50 40 30 26 26 20 10 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark In dieser Kennzahl bildet die Stadt Haan derzeit den Minimumwert ab. Der Benchmark liegt bei 60 Prozent. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 9 Jugend Analyse Im Mittelpunkt der Analyse stehen Möglichkeiten der fachlichen und finanzwirtschaftlichen Ergebnisverbesserung der Leistungserbringung. Beeinflusst werden kann der Zuschussbedarf der Hilfen zu Erziehung durch die Erhöhung des Anteils ambulanter Hilfen sowie die stärkere Ausprägung des Anteils der Vollzeitpflege an den stationären Hilfen. Benchmarking Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen Die Stadt Haan erzielt im Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanfällen für das Jahr 2007 einen Wert von 43 Prozent. Im Zeitvergleich zeigt sich folgender Verlauf: Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 36 SGB VIII in Prozent 2005 45,61 2006 39,42 2007 43,22 Die Anteile unterliegen Schwankungen. Der Benchmark liegt bei 70 Prozent. Der Wert ist das Ergebnis gezielter Steuerung und dem konsequenten Ausbau flexibler ambulanter Hilfen. Wir berechnen nachfolgend das Potenzial, das durch Steigerung des Anteils ambulanter Hilfen erreicht werden kann. Bei den Ausgaben je ambulanter Hilfe orientieren wir uns am landesweiten Mittelwert von 6.000 Euro. Die Ausgaben sinken bei steigender Anzahl früher und niederschwellig organisierter ambulanter Hilfen. Derzeit hat die Stadt Haan Ausgaben je ambulantem Hilfefall in Höhe von 8.618 Euro. Ju - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Quantifizierung Grobpotenzial Hilfe zur Erziehung – Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanverfahren nach § 36 SGB VIII (ohne Eingliederungshilfe) in 2007 Kennzahl Anteil ambulanter Fälle an den Hilfeplanfällen - Wert der Stadt Haan 43 % Anteil ambulanter Fälle bei Benchmark 70 % Differenz zum Benchmark Wert Indikator 62 Fälle A1 101 Fälle A2 39 Fälle S1=A1–A2 Ausgaben je stationärem Fall 21.821 Euro A3 Ausgaben je ambulantem Fall 6.000 Euro2 A4 Differenz 15.821 Euro S2=A3–A4 Potenzial insgesamt 617.019 Euro P1=S1xS2 Kosten für erforderliche Leistungen zur Zielerreichung 234.000 Euro A5 Verbleibendes Potenzial Potenzial je Einwohner 383.019 Euro 13,06 Euro P2=P1–A5 29.323 EW Die Leistungssteigerung erfordert unterschiedliche Maßnahmen, die von der Stadt Haan geplant, finanziert und umgesetzt werden müssen. Das Potenzial ist immer ein im mittelfristigen Finanzplanungszeitraum erzielbarer Wert. Bei den folgenden Empfehlungen handelt es sich um eine Auflistungen möglicher Maßnahmen zur Ziel- und Potenzialerreichung. Mögliche Maßnahmen sind: 2 Präventive Leistungen: Präventive Leistungen und deren Wirkungen und Wirtschaftlichkeit sind evaluiert und nachgewiesen (z.B. zugehende Angebote der Erziehungsberatung, Erstbesuche bei Geburten durch Hebammen, Elternschule, soziale Gruppen- und Projektarbeit). Die vorhandenen Module der Stadt Haan (Jugendförderung, Jugendarbeit, Gemeinwesenarbeit, Familienzentren) sollten zu einer Gesamtkonzeption zusammengeführt und vernetzt werden. Die Stelle des Jugendhilfeplaners ist in der Stadt Haan erstmalig zum 01.12.2008 besetzt worden, so dass die strategischen Ansätze der Arbeit zukünftig verstärkt werden können. Hierbei sollte die Wirkungsorientierung von Maßnahmen im Vordergrund stehen. Niederschwellige Angebote sollten in bestehende Konzepte eingearbeitet werden, um möglichst frühe Zugangshilfen zu schaffen. Landesweiter Mittelwert Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 11 Jugend Für den Ausbau des ambulanten Netzes entstehen Kosten für die Leistungserbringung; die Falldichte steigt zunächst an. Für die hier angesetzten 39 zusätzlichen ambulanten Hilfen entstehen bei Fallausgaben von durchschnittlich 6.000 Euro zunächst Ausgaben von insgesamt 234.000 Euro. Diese Ausgaben sollten sich durch die Verminderung stationärer Fälle langfristig kompensieren. Da es sich hierbei um einen zeitintensiven Prozess handelt, haben wir die zusätzlichen Ausgaben zunächst bei der Potenzialermittlung in Abzug gebracht. Der GPA-Richtwert in der Fallbearbeitung des BSD liegt bei 1 zu 35 Hilfeplanfällen. Der Richtwert ist das Ergebnis von Personalund Organisationsuntersuchungen in verschiedenen Jugendämtern unterschiedlicher Größenklassen in NRW. Die Stadt Haan stellt für die Fallbearbeitung im BSD insgesamt 3,90 Vollzeitstellen zur Verfügung. Bei 130 Hilfeplanverfahren ergibt sich ein Fallschlüssel von 1 zu 33. Gemessen an dem Fallschlüssel von 1 zu 35 (130 Hilfeplanverfahren geteilt durch 35) ergibt sich für den Bereich des BSD ein notwendiges Stellenvolumen in einem Umfang von 3,71 Ist-Stellen. Die Stadt Haan überschreitet den Stellenbedarf geringfügig. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass mit dem zur Verfügung stehenden Personalvolumen zusätzlich die hohen qualitativen Ansprüche des Schutzauftrages nach § 8 a SGB VIII (Kinderschutz) wahrgenommen werden. Der Personalbedarf hierfür liegt nach GPA-Richtwerten3 bei 1 (vollzeitverrechnete Stelle Kinderschutzfachkraft) zu 10 laufenden Fällen in vier bis sechs Wochen (entspricht 120 Fällen/Jahr bei durchschnittlichen Laufzeiten von bis zu sechs Wochen). Genaue Fallzahlen für das Arbeitsfeld lagen uns von der Stadt Haan zum Zeitpunkt unserer Prüfung noch nicht vor; werden allerdings nach Angabe der Verwaltung künftig im Rahmen von PROSOZ erfasst. Nähere Ausführungen hierzu treffen wir im Kapitel „Kinderschutz“ im weiterführenden Bericht. Ziel bleibt es, den Anteil ambulanter Hilfen bei stabiler Falldichte zu steigern und den Anteil stationärer Hilfen gezielt zurückzuführen. Hierzu bedarf es einer Qualitätssicherung der Leistungen als leitende Aufgabe mit den Zielen: 3 gewonnen aus Arbeitsplatzuntersuchungen und Personalbemessungen in Jugendämtern in NRW Ju - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend o Weiterentwicklung und Sicherung prozessqualitativer Standards der Aufgabenerledigung im BSD (Hilfeplanung, Dokumentationsstandards Kinderschutz, 2. Fachkraft zur Qualitätssicherung im Verfahren); o Stabilisierung der Falldichte infolge des Ausbaus ambulanter Hilfen durch kontinuierliche Reflektion fallbezogener Zielerreichung und Leistungsbemessung. Der Personalbedarf für die Qualitätssicherung liegt bei 0,5 Stellen4. Der Leitungsanteil des Bereiches beträgt derzeit nur 0,1 Vollzeitstellen. Wir erachten diesbezüglich eine Entlastung der Führungskraft von operativen Tätigkeiten zugunsten der Verstärkung strategischer Ansätze für sinnvoll. Benchmarking Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen Die Stadt Haan erzielt beim Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfen den Minimalwert der bislang geprüften Kommunen. Im internen Zeitvergleich ergibt sich folgende Darstellung: Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen nach § 36 SGB VIII in Prozent 2005 40,63 2006 34,38 2007 26,47 Es zeigt sich eine sinkende Tendenz. Der Benchmark dieser Kennzahl liegt bei 60 Prozent. Der Wert ist das Ergebnis gezielter Steuerung und dem konsequenten Ausbau des Vollzeitpflegeangebotes mit Bereitschaftspflegen, sozialpädagogischen Pflegefamilien und der offensiven Werbung „normaler“ Pflegefamilien und Adoptionssuchender. Am Benchmark wird das Potenzial, das durch Steigerung des Anteils der Vollzeitpflegefälle erreicht werden kann, berechnet. Bei den Ausgaben je Fall in Vollzeitpflege haben wir den Durchschnittswert der BenchmarkKommunen in Höhe von rund 12.000 Euro angesetzt. Die Stadt Haan hat hier derzeit Ausgaben in Höhe von 7.898 Euro. 4 in Anlehnung an gute kommunale Praxisbeispiele: Teamkoordination und Qualitätssicherung im Kreis Steinfurt Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 13 Jugend Quantifizierung Grobpotenzial Hilfe zur Erziehung – Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen insgesamt in 20075 Kennzahl Anteil der Vollzeitpflegefälle – Wert der Stadt Haan 26 Prozent Anzahl der Vollzeitpflegefälle bei Benchmark 60 Prozent Differenz zum Benchmark Wert Indikator 18 Fälle A1 42 Fälle A2 24 Fälle S1=A1–A2 Ausgaben je Heimunterbringung 42.032 Euro A3 Ausgaben je Vollzeitpflege 12.0006 Euro A4 Differenz 30.032 Euro S2=A3–A4 720.768 Euro P1=S1xS2 Potenzial insgesamt Potenzial je Einwohner 24,58 Euro 29.323 EW Das Potenzial kann nur erreicht werden, wenn Heimunterbringungen von Kindern und Jugendlichen bis zum 14. Lebensjahr weitestgehend vermieden werden können. Hierzu bedarf es eines differenzierten Angebotes an Vollzeitpflegeangeboten (Pflegekonzept) einschließlich pädagogisch qualifizierter Pflegefamilien. Angebote und Alternativen sind landesweit entwickelt und erprobt.7 In diesem Sinne halten wir folgende Anregungen für zielführend: 5 6 7 Ju - 14 Um das Pflegestellenangebot stärker auszuprägen, ist der Pflegekinderdienst entsprechend zu personalisieren. Der Personalbedarf liegt bei dem angestrebten Benchmark von 42 Pflegestellen bei 1,2 Ist-Stellen (Richtwert 1 zu 35 Hilfeplanfällen). Derzeit wird für diesen Bereich nur ein Stellenanteil von 0,2 Ist-Stellen eingesetzt. Insofern wäre eine zusätzliche Vollzeitstelle einzurichten, was durch Umstrukturierung im derzeitigen Personalbestand (siehe Kapitel „Personal“) erfolgen sollte. Dieser Personalschlüssel bieten der Fachkraft im Pflegekinderdienst ausreichende Arbeitszeitanteile für die Werbung und Gewinnung von Pflegefamilien, die kontinuierliche Qualifizierung und Fachberatung der Familien bei erzieherischen Fragestellungen, regelmäßige Besuchskontakte zur Qualitätssicherung der Aufgabe, die Intervention in Krisensituationen und die Beteiligung an der Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII. einschl. der Fälle nach § 35a SGB VIII Richtwert GPA – Durchschnitt Benchmarkkommunen Pflegestellenkonzept der Stadt Bielefeld Sozialpädagogische Pflegefamilien im Kreis Steinfurt Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Zur Steigerung des Anteils der Vollzeitpflegefälle bedarf es der Ressourcen für eine intensive Werbung und Qualifizierung von Pflegepersonen, die Kinder in schwierigen Erziehungssituationen aufnehmen und betreuen können und einer angemessenen Vergütung der Leistungen der Pflegepersonen. Die durchschnittlichen Ausgaben pro Fall in Vollzeitpflege liegen bei den BenchmarkKommunen bei rund 12.000 Euro. Die Ausgaben der Stadt Haan liegen bei 7.898 Euro. Um Anreizfunktionen für Pflegefamilien zu schaffen, sollte eine Erhöhung der Entgeltsätze für Pflegepersonen erfolgen, um hierdurch ggfs. Heimunterbringungen mit durchschnittlichen Ausgaben von rund 42.000 Euro zu vermeiden. Eine entsprechende Berücksichtigung ist bei der Potenzialberechnung bereits erfolgt. Zusammenfassend können folgende Potenziale erzielt werden: Übersicht der Potenziale – Prüfgebiet Jugend Potenziale in Euro absolut (gerundet auf 1.000 Euro) je Einwohner Hilfe zur Erziehung – Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen insgesamt 383.000 13,06 Hilfe zur Erziehung – Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen 721.000 24,58 1.104.000 37,64 Prüfungsschwerpunkt Potenzial insgesamt: Empfehlung Durch eine stärkere Ausprägung des Anteils ambulanter Hilfen und der Erhöhung des Anteils der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfen können Ergebnisverbesserungen erzielt werden. Die Kosten der Ausprägung dieser Leistungen sind in der Potenzialberechnung bereits in Abzug gebracht. Das Potenzial liegt bereinigt bei insgesamt 1.104 Tsd. Euro. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 15 Jugend KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall“ Wir stellen nachfolgen die wesentlichen Ergebnisse für die Bewertung der Kiwi-Kennzahl „Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall“ zusammen: Ist-Situation Der Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung der Stadt Haan liegt in 2007 bei rund 2,3 Mio Euro absolut und bei 78,61 Euro je Einwohner. Hiermit positioniert sich die Stadt Haan leicht über dem Mittelwert der Vergleichskommunen. Der Minimalwert liegt bei 43,96 Euro. Mit Ausgaben von 16.115 Euro je Hilfefall liegt die Stadt Haan mit 977 Euro über dem landesweiten Mittelwert von 15.138 Euro. Der Minimalwert liegt hier bei 8.978 Euro. Beeinflusst wird das Ergebnis durch die vergleichsweise schwache Ausprägung ambulanter Hilfen (Anteil ambulanter Hilfen Stadt Haan 43 % / Benchmark 70 %) bei mittlerer Falldichte und die minimale Ausprägung des Anteils der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfen (Anteil Vollzeitpflege Stadt Haan 26 % / Benchmark 60 %). Operative Verfahrensabläufe der Stadt Haan sind weitestgehend optimiert, was fehlt ist die strategische Zielausrichtung und die vernetzende Sicht der Arbeit. Durch Steigerung des Anteils ambulanter Hilfen sehen wir langfristig ein Potenzial von rund 383.000 Euro für die Stadt Haan; für die Steigerung des Anteils der Vollzeitpflegefälle ermitteln wir ein Potenzial von rund 721.000 Euro. Handlungsmöglichkeiten Ju - 16 Ambulante Hilfen sollten in Form von niederschwelligen Zugangshilfen ausgebaut werden, um kostenintensive Unterbringungen zu vermeiden. Der Ausbau und die Vernetzung bestehender Strukturen sollten diesbezüglich zielführend erfolgen. Leistungsangebote sollten wirkungsorientiert betrachtet werden. Diesen Aufgabenbereich sehen wir im Rahmen der zum 01.12.2008 erstmalig besetzten Stelle des Jugendhilfeplaners. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Eine mögliche Erhöhung der Falldichte sollte durch qualitative Verfahrensstandards und kontinuierliche Reflektion von Fallbeständen aufgefangen werden. Hierfür ist aus unserer Sicht die Erhöhung der Leitungsanteile von 0,1 auf 0,5 Vollzeitstellen erforderlich. Die Entwicklung der Fallschlüssel im Bereich des BSD sollte hinsichtlich der Personalisierung des Bereiches Kinderschutz beobachtet werden. Durch gezielte Intervention können Inobhutnahmen (die in Folge in der Regel zu Heimaufnahmen führen) gegebenenfalls im Einzelfall vermieden werden. Der Bereich der Vollzeitpflege sollte stärker ausgeprägt werden. Hierzu bedarf es der Konzeptualisierung und Personalisierung der Leistungen im Personalbestand8. Wir sehen insgesamt den Bedarf einer Vollzeitstelle durch Umstrukturierung. Die durchschnittlichen Ausgaben pro Fall in Vollzeitpflege sollten auf 12.000 Euro erhöht werden (derzeit 7.898 Euro) um langfristig kostensintensive Heimunterbringungen mit Ausgaben von rund 42.000 Euro zu vermeiden. Insgesamt gesehen sollte die operative Arbeit verstärkt an strategischen Zielvorgaben ausgerichtet werden. KIWI-Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ausgaben oder Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall“ mit dem Index 2. 8 siehe Kapitel „Personal“ – JU–35 ff. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 17 Jugend Kinderschutz Im Mittelpunkt der Prüfung steht die Rechtmäßigkeit der Aufgabenwahrnehmung des Jugendamtes nach § 8a SGB VIII. Gegenstand der Prüfung sind die verfahrensbezogenen Festlegungen des öffentlichen Trägers der Jugendhilfe in Form von Dienstanweisungen und die Umsetzung der Anforderungen in der Praxis durch Einsichtnahme in Akten. Nicht Gegenstand der Prüfung sind die Interventionsmöglichkeiten des Jugendamtes bei Kindeswohlgefährdung. Anforderungen an die Dienstanweisung Zu Beginn unserer Prüfung war die Dienstanweisung der Stadt Haan noch nicht im Einsatz. Ein Exemplar mit zeitnaher Datierung konnte uns allerdings kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Die Festlegungen der Stadt Haan in der „Dienstanweisung zur Umsetzung des Schutzauftrags des Jugendamtes zur Sicherung des Kindeswohls gem. § 8 a SGB VIII für alle fallverantwortlichen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des Bezirkssozialdienstes / BSD der Stadtverwaltung Haan vom 24.10.2008“ erfüllen die rechtlichen und fachpolitischen Anforderungen an die Aufgabenwahrnehmung wie folgt: Erfüllung von Mindestanforderungen an den Schutzauftrag nach § 8 a SGB VIII in der Dienstanweisung der Stadt Haan Ju - 18 Anforderung Erfüllt/nicht erfüllt Die Handlungsanweisungen zum Tätigwerden sind eindeutig, sie bieten keine Handlungsalternativen Erfüllt Die Leistungsprozesse/Prozessschritte sind beschrieben, Verantwortlichkeiten sind zugeordnet, erwartete Ergebnisse vorgegeben, Dokumentationsstandards sind festgelegt. Nicht erfüllt Bei Gefährdungsrisiken erfolgen ein Hausbesuch und eine Inaugenscheinnahme der Kinder nach differenzierten Einschätzungsmerkmalen zum Gefährdungsrisiko. Nicht erfüllt Bei Gefährdungsrisiko und Hausbesuch werden immer zwei Fachkräfte tätig, von denen mindestens eine Fachkraft als Kinderschutzfachkraft qualifiziert und zertifiziert ist. Erfüllt Die Zusammenarbeit mit Fachkräften freier Träger der Jugendhilfe ist Gegenstand verbindlicher Handlungsanweisungen und durch öffentlich-rechtliche Vereinbarung abgesichert. Erfüllt Zur wirksamen Abwendung von Gefährdungsrisiken sind Vereinbarungen mit Dritten, wie der Polizei, den Kliniken, dem sozialpsychiatrischen Dienst, Fachärzten für Kinderheilkunde und Psychiatrie, zum gemeinsamen Tätigwerden vereinbart und schriftlich niedergelegt. Nicht erfüllt Die Kinderschutzfälle werden dokumentiert/erfasst, systematisch ausgewertet und als Grundlage für die Weiterentwicklung der Verfahrensstandards genutzt (Evaluation). Erfüllt Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Die Bewertungen werden wie folgt begründet: Die Handlungsanweisungen sind klar und eindeutig formuliert. Die Prozessbeschreibung definiert innerhalb wesentlicher Ablaufschritte die individuelle Vorgehensweise. Allerdings sind keine Dokumentationsstandards als Anlagen zur Dienstanweisung hinterlegt. Der Schutzauftrag fordert ein systematisches Vorgehen. Hierfür bedarf es festgelegter Handlungsschritte und Handlungsweisen (Methoden). Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wird fachpolitisch zunehmend eingefordert, um durch Qualitätsstandards abgesicherte Leistungsprozesse steuern zu können. Empfehlung Die Stadt Haan sollte ihre Dienstanweisung zum Kinderschutz durch Vordrucke (Meldebogen, Ersteinschätzung, Risikoeinschätzung) ergänzen, um den Mitarbeiter/innen standardisierte Werkzeuge für eine objektive Situationseinschätzung an die Hand zu geben. Entsprechende Mustervordrucke haben wir der Verwaltung ausgehändigt. Darüber hinaus können visuelle Ablaufschemen hilfreich sein. Die Interventionsmöglichkeiten (Bewertung, Beurteilung und Handlungsschritte) sind bei der Stadt Haan nicht differenziert und konkretisiert dargestellt. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan die Einrichtung standardisierter Bewertungssysteme, die klar definierte Interventionen nach sich ziehen. Hierdurch soll die Gefahr von Fehleinschätzungen durch objektivierte Einschätzungsskalen nahezu ausgeschlossen werden. In der Begründung sind die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe darzulegen, die das Jugendamt zu seiner Entscheidung bewogen haben. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 19 Jugend Nach den Ausführungen der Dienstanweisung erfolgt eine Gefährdungs- und Risikoeinschätzung grundsätzlich mit mehreren Fachkräften. Nach Rückfrage wurde uns bestätigt, dass drei Fachkräfte die Qualifikation als Kinderschutzfachkraft haben und eine vierte Kraft hierfür entsprechend ausgebildet wird. Mit den freien Trägern der Jugendhilfe sind verbindliche Vereinbarungen über die erforderlichen Verfahrensschritte bei dem Verdacht einer Kindeswohlgefährdung abgeschlossen worden. Vereinbarungen mit Dritten sind mündlich getroffen worden. Eine schriftliche Niederlegung ist bislang noch nicht erfolgt. Empfehlung Zur Erhöhung der Verbindlichkeit und der Einbindung aller Beteiligten, sollten die mündlich getroffenen Vereinbarungen mit Dritten (Polizei, Kliniken, Ärzten, sozialpsychiatrischen Dienst, etc.) schriftlich niedergelegt werden. Die Dienstanweisung sollte konkrete Informationen zu Kontaktpartnern (Name, Anschrift, Telefonnummer, Handy, Fax) enthalten, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des BSD in Notfallsituationen schnell Sicherheit über direkte Ansprechpartner zu geben. Eine Dokumentation der Fallarbeit ist über das EDV-Verfahren PROSOZ gegeben. Systematische Auswertungen im Hinblick auf Interventionsmöglichkeiten und getroffene Interventionsentscheidungen (z.B. Anteil der Inobhutnahmen an den Verfahren/Meldungen, etc.) erfolgen derzeit noch nicht. Empfehlung Auswertungen sollten zu Zwecken der Evaluation genutzt werden, um die verfahrensbezogenen Festlegungen des Tätigwerdens und deren Umsetzung in der Praxis zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Ju - 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Überprüfung der Anforderungen durch Akteneinsicht Das Ergebnis der Überprüfung der Anforderungen durch Akteneinsicht wird wie folgt dokumentiert. Gesichtet wurden insgesamt sieben Fälle (laufender Fallbestand). Folgende Anforderungen wurden in der Praxis der Fallbearbeitung überprüft: Im Aktenvorblatt sind wesentliche Informationen und Ereignisse dokumentiert; Meldung und Ersteinschätzung sind vollständig dokumentiert und von der fallführenden Fachkraft unterzeichnet; Die Vorgehensweise folgt den vorgegebenen Prozessschritten und Dokumentationsstandards; Der Hausbesuch und die Inaugenscheinnahme des Kindes sind von zwei Fachkräften erfolgt und dokumentiert; Der Risikoeinschätzungsbogen ist vollständig ausgefüllt, ausgewertet und von der fallführenden Fachkraft unterzeichnet; Diagnose und ggf. Behandlungsverlauf ärztlicher Leistungen sind dokumentiert; Vereinbarungen mit den Erziehungsberechtigten bei notwendigen Leistungen zur Gefahrenabwehr sind von allen Beteiligten erörtert und schriftlich bestätigt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 21 Jugend Überprüfung der Erfüllung der Anforderungen an den Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII durch Akteneinsicht Anforderung erfüllt ja, nein/ lfd. Fallnummer 1 2 3 4 5 6 7 Dokumentation Aktenvorblatt ja ja ja ja ja ja ja Meldung und Ersteinschätzung nein ja nein nein nein ja nein Vorgehensweise nach Prozessschritten nein nein nein nein nein nein nein 2. Fachkraft bei Hausbesuch und Gefährdungseinschätzung ja ja nein nein nein nein nein Vollständigkeit Risikoeinschätzungsbogen nein nein nein nein nein nein nein nein nein nein ja nein Dokumentation ärztliche Diagnostik Vereinbarungen Erziehungsberechtigte nein Leerfelder bedeuten, dass diese Prozessschritte nicht bzw. noch nicht erfolgt sind, es handelt sich um laufende Fälle. Zusammenfassend kommt die Überprüfung durch Akteneinsicht zu folgendem Ergebnis: Ju - 22 Im Aktenvorblatt sind generelle Informationen (Personalien, Erziehungsberechtigte, Institutionen, behandelnde Ärzte, etc.) niedergelegt. Über laufende Ereignisse (datierte Meldungen, Risikoeinschätzungen, Fachgespräche) fehlen Dokumentationsvorgaben im Aktenvorblatt. Die Ersteinschätzung erfolgt bei fünf von sieben Fällen nicht anhand standardisierter objektiver Bewertungskriterien. Die Einschätzungskriterien sind hierbei nicht hinreichend dokumentiert. Die Interventionen ergeben sich nicht standardisiert aus der Ersteinschätzung. Die einzelnen Prozessschritte sind nicht chronologisch festgehalten und entsprechen nicht den Dokumentationsstandards. Über den Einsatz einer zweiten Fachkraft liegt in fünf von sieben Fällen keine Dokumentation durch Unterschriftslegung vor. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Die Risikoeinschätzung erfolgt nicht standardisiert und differenziert und unterliegt somit ausschließlich der individuellen subjektiven Einschätzung. Dokumentationen ärztlicher Diagnostik sind in den vorgelegten Fällen nicht vorhanden. Absprachen mit Erziehungsberechtigten zur Abwendung von Gefährdungsrisiken (welche Leistungen sind im Einzelfall zu erbringen, welche Verhaltensweisen werden erwartet, wie erfolgt eine Kontrolle) sind in den vorgelegten Akten überwiegend nicht schriftlich dokumentiert. Handlungsempfehlungen Das Aktenvorblatt sollte auf einen Blick eine übersichtliche Darstellung aller wesentlichen Inhalte der Akte vermitteln. Der laufende Stand sollte stichwortartig dokumentiert sein. Wichtige Ereignisse wie beispielsweise datierte Meldungen, Risikoeinschätzungen, Ergebnisse der Fachgespräche sollten in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Zur schnelleren Bearbeitung können standardisierte Inhaltsangaben und Textbausteine entwickelt werden. Farbliche Reiter oder Aktenblätter verhelfen zu einer guten Übersicht. Zur Einschätzung des Gefährdungsrisikos sollten standardisierte Verfahrensvordrucke verwendet werden, die eine Einschätzung anhand neutraler Bewertungskriterien widerspiegeln. Entsprechende Muster haben wir der Stadt Haan zur Verfügung gestellt. Die einzelnen Prozessschritte sollten klar strukturiert und inhaltlich dokumentiert werden, um abgesicherte Leistungsprozesse zu erzielen. Auch hier verhelfen Vordrucke oder Textbausteine zu einer schnellen Bearbeitung. Formalien – wie die Unterschrift der 2. Fachkraft bei Hausbesuchen – dienen der Absicherung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und sollten eingehalten werden. Zur Gefahrenabwehr bedarf es verbindlicher Vereinbarungen zum Tätigwerden zwischen Polizei, ärztlichen Notdiensten (Kliniken, Psychiatrie) und dem Jugendamt. Ein wichtiger Standard ist die Rufbereitschaft des Jugendamtes (24 Stunden am Tag an sieben Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 23 Jugend Tagen in der Woche), die als Pflichtleistung und Leistungserfordernis im Zusammenhang mit der Gefahrenabwehr zu sehen ist. Vereinbarungen mit den Erziehungsberechtigten sollten schriftlich dokumentiert werden, um die Verbindlichkeit von Absprachen zu erhöhen und für alle Beteiligten konkret und transparent zu machen. Qualifizierte Feststellung Die gesetzlichen und fachpolitischen Anforderungen an den Schutzauftrag für Kinder sind in der Dienstanweisung und der Leistungsdokumentation (Fallakten) der Stadt Haan nicht voll umgesetzt. Es bedarf der stärkeren Ausprägung prozessqualitativer Standards der Leistungserbringung und der Qualitätssicherung im Verfahren. Hierzu bitten wir um ihre Stellungnahme! Personalisierung der Aufgabe Durch eine optimale Ausprägung der prozessqualitativen Standards und frühzeitige Intervention im Rahmen des Kinderschutzes können Inobhutnahmen, die in Folge in der Regel zu Heimaufnahmen führen, gegebenenfalls im Einzelfall vermieden werden können. Die Anzahl der nachzugehenden Hinweise ist landesweit angestiegen. Auch in der Stadt Haan haben die Meldungen nach § 8a SGB VIII nach Aussage der Verwaltung eine ansteigende Tendenz. Zur Umsetzung der Qualitätsanforderungen zum Kinderschutz setzen wir einen eigenen Personalbedarf an, um wesentliche Voraussetzungen zur stärkeren Ausprägung ambulanter Hilfen durch Personalisierung der Aufgabe zu schaffen. Für die Wahrnehmung des Schutzauftrages nach § 8 a SGB VIII (zeitnahe Intervention, Diagnostik und Hilfeplanung im Zusammenwirken mit Ärzten, Therapeuten, verbindliche Zusammenarbeit im institutionellen Kontext, kontinuierliche Kontrolle, etc.) liegt der GPA-Richtwert bei 1 (vollzeitverrechnete Stelle Kinderschutzfachkraft) zu 10 laufenden Fällen in vier bis sechs Wochen (entspricht 120 Fällen/Jahr bei durchschnittlichen Laufzeiten von bis zu sechs Wochen). Der Fallschlüssel ist aus Erfahrungswerten der bisherigen Prüfungen und Beratungen gewonnen (Arbeitsplatzuntersuchungen und Personalbemessungen in Jugendämtern in NRW). Ju - 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Wie wir bereits im Kapitel „Benchmarking Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen“ ausgeführt haben, lagen der Stadt Haan genaue Fallzahlen zum Zeitpunkt unserer Prüfung noch nicht vor, werden aber künftig im Rahmen von RPOSOZ erfasst. Empfehlung Wir empfehlen, zunächst die Entwicklung der Fallschlüssel je IstStelle im BSD über einen längeren Zeitraum zu beobachten und anschließend im Rahmen einer Evaluation zu prüfen, ob weitere Veränderungen des Personalvolumens im BSD notwendig erscheinen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 25 Jugend Kinder- und Jugendarbeit Der Bereich Kinder- und Jugendarbeit macht rund 13 Prozent des Zuschussbedarfes des Jugendamtes aus. Absolut beträgt der Zuschussbedarf rund 827.000 Euro. Bezogen auf den Einwohner ergibt sich im interkommunalen Vergleich folgende Darstellung: Zuschussbedarf Kinder- und Jugendarbeit je Einwohner interkommunaler Vergleich 2007 28,21 28,21 30 25 Euro 20 16,65 15 10 7,84 5 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Stadt Haan erzielt den Maximumwert. Zur Übersicht stellen wir nachfolgend die Klassierungseinteilung dar: Zuschussbedarf Kinder- und Jugendarbeit je Einwohner in Euro und in Klassen bis 9 10 bis 14 15 bis 19 20 bis 24 25 bis 29 1 4 8 1 2 Die Stadt Haan bietet im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit unterschiedliche Angebot an. Was hierbei derzeit noch fehlt, ist eine Gesamtkonzeption, die darauf abzielt, die vorhandenen Module der Arbeit wirkungsorientiert in Bezug auf die Vermeidung kostenintensiver erzieherischer Hilfen zu vernetzten. Hierfür müsste die Stadt Haan projektbezogen Kennzahlen erheben und über einen fortlaufenden Zeitraum gezielt betrachten. Ju - 26 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Zwar steigert das Angebot der Stadt Haan (Stadtranderholung, Ferienfreizeiten, Jugendhäuser, etc.) derzeit die Attraktivität der Stadt; dennoch ist nicht nachgewiesen, ob auch die Personengruppen erreicht werden, die sozial benachteiligt sind und zu späteren Hilfsangeboten der Kommune führen. So sind beispielsweise insbesondere Elternangebote wichtig, die frühzeitig Hilfestellungen für Problemlagen bieten (Hebammenberatung, Elterngesprächskreise, Eltern mit Migrationshintergrund, Elterntraining, etc.). Auch die Form der Angebote – möglichst in zugehender Form – ist ausschlaggebend für die Frage, ob tatsächlich die Zielgruppen erreicht werden, die auch erreicht werden sollen. Nur wenn präventive Arbeit zielorientiert und eingebunden in eine Gesamtkonzeption erfolgt, kann ein soziales Frühwarnsystem effektiv funktionieren. Wir empfehlen diesbezüglich folgende Maßnahmen: Schaffung von Zugängen zu frühen Hilfen durch Zusammenführung professioneller Dienstleistungen für Familien in den bestehenden Strukturen (Gemeinwesenarbeit, Familienzentren, Tagesbetreuung, Offene Ganztagsschule, Schularbeit, Jugendarbeit, Erziehungsberatung, Hebammendienst, etc.) 9. Initiieren früher Hilfen in Form von Angeboten und Projekten der Eltern- und Familienbildung mit unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen (Migration, Integration, Partizipation) gesteuert durch den BSD; Ausprägung der Aufgabe Sozialräumliche Vernetzung als Schwerpunktaufgabe im BSD.10 Gestaltung von verbindlichen Kooperationen mit Dritten für frühe Hilfen (Frühwarnsysteme, Kinderschutz). Empfehlung Die Stadt Haan sollte die bestehenden Module ihrer Arbeit strategisch ausrichten und zu einer Gesamtkonzeption zusammenführen. Dabei sollten Maßnahmen wirkungsorientiert betrachtet und entsprechend evaluiert werden. Hierdurch kann die präventive Ausprägung von Leistungen im Vorfeld erzieherischer Hilfen wirken. 9 Gute kommunale Praxis: Frühwarnsystem im Kreis Olpe“, Elternbildung in Familienzentren der Stadt Lemgo 10 Maßnahmenprogramm „Optimierung des Verfahrensablaufes Prävention und Kinderschutz“ der Stadt Vörde vom 4.6.2007 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 27 Jugend Tagesbetreuung für Kinder Wir haben uns für den zweiten Prüfturnus dazu entschieden, die Tagesbetreuung für Kinder nicht näher zu betrachten, da im Rahmen des Kinderbildungsgesetztes (KiBiz) der Ausbaugrad der Betreuungsangebote in den Kommunen stark differiert. Wir führen allerdings die Kennzahlen in den Kommunen weiter, um den Kommunen ihren derzeitigen Stand im Ausbauprozess zu zeigen. Mit einem Anteil von 47 Prozent der Gesamtausgaben nimmt der Bereich der Tagesbetreuung für Kinder in der Stadt Haan derzeit einen großen Ausgabeblock ein. Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder Der Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner stellt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dar, die zur Aufgabenerledigung eingesetzt wird. Wir ermitteln den Zuschussbedarf auf der Grundlage der kommunalen Rechnungsergebnisse der Unterabschnitte 454 und 464. Innere Verrechnungen haben wir bereinigt. Im Jahr 2007 liegt der Zuschussbedarf bei rund 2,9 Mio. Euro. Auf den Einwohner bezogen zeigt die Entwicklung in den Jahren 2004 bis 2007 folgenden Verlauf: Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner in Euro 2004 100,38 2005 99,72 2006 100,11 2007 100,14 Der Zuschussbedarf bleibt insgesamt gesehen vergleichsweise konstant. Ju - 28 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Interkommunal erzielt die Stadt Haan folgendes Ergebnis: Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 120 105,08 100,14 100 73,54 Euro 80 60 57,12 40 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Stadt Haan positioniert sich in der Nähe des Maximalwertes. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder in Euro je Einwohner und in Klassen bis 60 61 bis 70 71 bis 80 81 bis 90 über 91 2 7 3 3 2 Nach Ausführungen der Kommune hat die Stadt Haan in den vergangenen Jahren neben einer „Vollfinanzierung“ (Übernahme von Trägeranteilen) auf breiter Basis auch mehrere Gruppen ohne Zuschüsse aus Landesmitteln voll finanziert. So konnten z.B. zum 01.08.2008 drei durch die Stadt voll finanzierte Gruppen sowie nochmals drei Tagesstättengruppen vollständig in die KiBiz-Förderung überführt werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 29 Jugend Der Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder ist insbesondere von folgenden Einflussfaktoren abhängig: Anteil der Gruppen armer Träger an den Gruppen in Tageseinrichtungen Anteil altersgemischter Gruppen an den Gruppen in Tageseinrichtungen Anteil der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen insgesamt Elterbeitragsquote Als wichtigen steuerbaren Faktor sehen wir hierbei den Ausbau des Anteils der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen insgesamt. Die Stadt Haan hat die Möglichkeit, das notwendige Platzangebot für Kinder unter drei Jahren alternativ zum kostenintensiven Ausbau institutionalisierter Tagesbetreuung durch qualifizierte Tagespflegeangebote sicherzustellen. Vor dem Hintergrund des deutlich steigenden Bedarfes nach einer flexiblen Betreuung von Kindern, insbesondere im Bereich der Kinder unter drei Jahren, ist der Ausbau eines verlässlichen, qualitativ guten und strukturierten Angebotes erforderlich, um den Bedürfnissen und Erfordernissen der Familien gerecht werden zu können. Gerade auch im Gesamtkontext unserer Forderung nach einem Gesamtkonzept im Bereich der erzieherischen Hilfen und der Ermöglichung früher Zugangshilfen sehen wir diesen Bereich als wichtig an. Ju - 30 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Der Anteil der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen insgesamt stellt sich für die Stadt Haan im interkommunalen Vergleich wie folgt dar: Anteil der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen insgesamt im interkommunalen Vergleich 2007 8 7,24 7 5,50 Prozent 6 5 4 3,17 3 2 1 0,59 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Stadt Haan verfügt im Vergleichsjahr 2007 über ein vergleichsweise stark ausgeprägtes Angebot an Plätzen in Tagespflege. Empfehlung Der Ausbau des Angebotes an Tagespflegeplätzen sollte von der Stadt Haan als Alternative zu der kostenintensiven institutionellen Tagesbetreuung und als Reaktion auf den steigenden Bedarf nach flexiblen Betreuungsformen unter Beachtung des individuellen Nachfrageverhaltens der Eltern auch weiterhin fokussiert werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 31 Jugend Jugendamt insgesamt Organisation und Steuerung Die Anforderungen an die Gesamtsteuerung des Jugendamtes sind wie folgt gegliedert: Produktorientierte Leistungsorganisation Ziel- und Kennzahlengestützte Steuerung Optimierter Workflow durch Anwendungsverfahren Das Jugendamt der Stadt Haan erreicht bei der Analyse der Organisations- und Steuerungsleistungen folgende Bewertungen auf einer Skala von 0 bis 411: Anforderungen an die Gesamtsteuerung des Jugendamtes Analyse und Bewertung Anforderung Bewertung Produktorientierte Leistungsorganisation Die Produktgruppen Kinder- und Jugendarbeit, Tagesbetreuung für Kinder und Hilfen in und außerhalb der Familie werden in der Leistungsorganisation abgebildet. 4 Der Leitung des Jugendamtes sind die Leistungen des Fach- und Finanzcontrolling zur Steuerungsunterstützung (dezentrales Controlling wird zentral in der Kämmerei gebündelt) direkt zugeordnet, in Projektgruppen werden mit den zuständigen Fachabteilungen Fachplanungen erarbeitet. 1 Pädagogische Leistungen in Schulen (Schulsozialarbeit, offene Ganztagsschule) sind Bestandteil der Leistungen für Kinder, Jugendliche und Familie und werden aus einer Hand gesteuert. 3 Ziel- und Kennzahlengestützte Steuerung Ziele und Kennzahlen (Finanz-, Wirtschaftlichkeits-, Leistungs- und Strukturkennzahlen) dienen der Leitung als Steuerungsgrundlage für das operative Leistungsgeschehen. 1 Die Produktgruppen/Abteilungen bewirtschaften ihre Budgets selbständig, monatlich werden Plan- und Istentwicklungen als Gegenstand von Budgetgesprächen (Analyse von Abweichungen, Gegensteuerung, Anpassung von Planwerten) dokumentiert. 2 Optimierter Workflow durch Anwendungsverfahren Durch ein elektronisches Anwendungsverfahren werden verschiedene Arbeitsbereiche der Jugendhilfe (Wirtschaftliche Jugendhilfe, BSD, UVG, Beistandschaften, Vormundschaften, etc.) in einer Lösung auf der Basis gemeinsamer Stammdaten integriert. 4 Auf der Steuerungsebene werden die Leistungs- und Finanzdaten zu steuerungsrelevanten Kennzahlen zusammen geführt und bilden fortlaufend Entwicklungen ab, die die Grundlage für die Ziel- und kennzahlengestützte Steuerung des Jugendamtes bilden. 1 11 nicht erfüllt = 0; ansatzweise erfüllt = 1; teilweise erfüllt = 2; überwiegend erfüllt = 3; vollständig erfüllt = 4 Ju - 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Die Bewertungen werden wie folgt begründet: Die Stadt Haan stellt zum 01.01.2009 auf NKF um. Der derzeitige Organisationsaufbau des Jugendamtes entspricht der geforderten Produktstruktur. Hierdurch ist eine Zusammenführung der Fachund Ressourcenverantwortung in den Bereichen Kinder- und Jugendarbeit, Hilfen zur Erziehung und Tagesbetreuung für Kinder gegeben. Die Leistungssteuerung korrespondierender Angebote und Hilfen in Handlungsfeldern der Kinder- und Jugendhilfe aus einer Hand ist gegeben. Dies erhöht die Überschaubarkeit und Transparenz wirtschaftlichen Handelns und trägt zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwandes bei. Ein Finanzcontrolling erfolgt derzeit in erster Linie im Rahmen der haushaltsrechtlichen Plan- und Ist-Vorgaben. Controllinginstrumente, die die Fach- und Finanzverantwortung bündeln und zu strategischen Zielformulierungen führen, sind derzeit noch nicht eingerichtet. Das zwingende Erfordernis besteht zukünftig unter NKF. Übergreifende Fachplanungen sollen zukünftig durch die ab 01.12.2008 besetzte Stelle der Jugendhilfeplanung umgesetzt werden. Das Amt für Schule, Sport, Kultur und das Amt für Jugend und Soziales befinden sich innerhalb eines Dezernates. Pädagogische Leistungen sind Bestandteil der Leistungen für Kinder, Jugendliche und Familie. So wird beispielsweise die schulpsychologische Beratung von der psychologischen Beratungsstelle durchgeführt, die die Stadt Haan gemeinsam mit der Stadt Hilden unterhält. Kennzahlen und Ziele werden derzeit noch nicht als Steuerungsgrundlage genutzt. Beides befindet sich durch die Umstellung auf NKF zum 01.01.2009 im Aufbau. Die Verantwortlichkeit für die Planung und Zielerreichung ihrer Budgets obliegt den einzelnen Sachbereichen. Die Zusammenführung der Daten erfolgt auf Leitungsebene. Plan- und IstEntwicklungen werden insbesondere im Rahmen der jährlichen Haushaltsberatungen verfolgt und diskutiert. Ein unterjähriges standardisiertes Controlling und Berichtswesen erfolgt nicht. Die internen Arbeitsabläufe des Jugendamtes werden durch das EDV-Verfahren PROSOZ unterstützt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 33 Jugend Handlungsempfehlungen Die strategische Zielausrichtung des Jugendamtes sollte intensiviert werden. Die operativen Verfahrensabläufe sollten an konkreten Zielvorgaben ausgerichtet werden. Orientiert am Produkthaushalt sollten ein Fach- und Finanzcontrolling aufgebaut werden, dass auf hochaggregierter Ebene steuerungsrelevante Kennzahlen zu aussagekräftigen Gesamtaussagen zusammenführt. Wir empfehlen die Bildung folgender Kennzahlen, die den einzelnen Produkten und Produktgruppen zugeordneter werden: ◊ Finanzkennzahlen – charakterisieren den Mitteleinsatz in Relation zu einer festen Bezugsgröße (Einwohner); z.B. Zuschussbedarf des Produktbereiches Leistungen für Kinder, Jugendliche und Familien je Einwohner; ◊ Wirtschaftlichkeitskennzahlen – charakterisieren den Mitteleinsatz in Relation zu einer Leistung; z.B. Zuschussbedarf Produkt Hilfen zur Erziehung je Leistungsempfänger; ◊ Leistungskennzahlen – charakterisieren die Leistungserbringung, gemessen an einem Zielwert (relativer Wert); z.B. Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 36 SGB VIII; ◊ Strukturkennzahlen – charakterisieren strukturelle Rahmenbedingungen, in denen die Kommune handelt; z.B. Kaufkraft der Bevölkerung, SGB II Quote. Am Beispiel der Produkte der Hilfe zur Erziehung wird dies beispielhaft dokumentiert. Für die Produktgruppe werden die Ziele der Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familie, des Ausbaus ambulanter Hilfen bei stabiler Falldichte und die Reduzierung von stationären Fallausgaben definiert. Operationalisierte Produktziele, wie die konsequente Weiterentwicklung und Flexibilisierung ambulanter Hilfen und die Reduzierung fallbezogener Ausgaben können über Kennzahlen gesteuert und dokumentiert werden. Ju - 34 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Produktgruppe Hilfen in und außerhalb der Familie Ziele: Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familie, Ausbau ambulanter Hilfen und Reduzierung stationärer Fallkosten Produkt Ziel Kennzahl Hilfen zur Erziehung Weiterentwicklung und Flexibilisierung der Angebote Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 36 SGB VIII Hilfen zur Erziehung Ausbau, Werbung und Qualifizierung von Pflegefamilien Anteil der Vollzeitpflegen an den stationären Fällen insgesamt Hilfen zur Erziehung Reduzierung der stationären Fallkosten Ausgaben für die stationären Hilfen je Hilfefall in Euro Hilfen zur Erziehung Vermeidung steigender Fallzahlen durch kontinuierliche Zielreflektion bis zur Beendigung des Hilfefalls Falldichte (Anzahl der Hilfeempfänger je 1.000 Einwohner bis zum 21. Lebensjahr) Es sollten Quartalsberichte entwickelt werden, die anhand von Standardvorgaben wesentliche Kennzahlen in Zeitverläufen darstellen, um so gezielt Tendenzen und Verläufe aufzuzeigen und unterjährig gegenzusteuern. Die Berichte sollten einmal im Jahr zu einem Gesamtbericht gebündelt werden. Feststellung Durch Zusammenführung steuerungsrelevanter Informationen zur Führungsunterstützung (Fach- und Finanzcontrolling) insbesondere in Form von Kennzahlen können die Steuerungsleistungen im Jugendamt optimiert werden. Dies sollte im Rahmen der Einführung von NKF im Blickpunkt der Verwaltung stehen. Planungsund Koordinationstätigkeiten sowie die Vernetzung von Arbeitsfeldern sollten im Rahmen der Besetzung der Stelle der Jugendhilfeplanung weiterführend fokussiert werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 35 Jugend Personal Zur Überprüfung, inwieweit die einzelnen Aufgaben im Jugendamt ausreichend personalisiert sind, dient die an Richtwerten der GPA orientierte vergleichende Personalbemessung. Die Richtwerte wurden aus den bisherigen Prüfungen und Personal- und Organisationsuntersuchungen in verschiedenen Jugendämtern in NRW gewonnen. Die Richtwerte orientieren sich an der Fragestellung, wie viele Fälle bei voller Ausprägung der gesetzlichen und fachpolitisch geforderten Anforderungen an die Aufgabenerledigung bearbeitet werden können. Die Werte können nur erreicht werden, wenn die Aufgaben ganzheitlich wahrgenommen werden (Einheitssachbearbeitung), in der Aufbauorganisation die Aufgaben zusammen geführt sind und keine Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten oder in Entscheidungsabläufen bestehen und der Workflow der Aufgabenwahrnehmung optimiert ist. Besonderer Hinweis Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass unsere nachfolgenden Stellenvergleiche lediglich als Anhaltspunkt dafür dienen sollen, ob das vorhandene Stellenvolumen in den verschiedenen untersuchten Produktbereichen der „Kinder-, Jugend- und Familienhilfe“ einer näheren Überprüfung bedarf. Eine solche Überprüfung wird in aller Regel nur durch vertiefende organisatorische Untersuchungen und Stellenbedarfsanalysen vollzogen werden können. Darüber hinaus ist uns bewusst, dass Stellen-/Aufgabeninhalte, örtliche Besonderheiten bzw. kommunalpolitische Schwerpunktsetzungen, die wir im Rahmen der Prüfung nicht alle umfassend würdigen können, ein im Vergleich zu anderen Kommunen abweichendes Stellenvolumen durchaus erklären und rechtfertigen können. Ju - 36 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Personal- und Leistungskennzahlen für die vergleichende Personalbemessung Aufgaben Fallzahl12 Indikator GPA Richtwert Personalbedarf Personalbestand Wirtschaftliche Jugendhilfe 130 HP Fälle 166 0,78 1,10 Jugendgerichtshilfe 137 Anklagen und Diversionen 252 0,54 1,00 35 3,71 3,90 364 0,87 1,00 97 0,26 0,80 250/ 350 0,41 0,50 Besonderer sozialer Dienst 31 Beistandschaften 318 Amtspflegschaften, Amtsvormundschaften Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz 25 146/101 HP Fälle Fallzahl Beistandschaften Fallzahl Laufende Fälle/Verfolgungsfälle Feststellung Durch Effizienzsteigerung in der Aufbau- und Ablauforganisation können Ergebnisverbesserungen bei der dargestellten richtwertbezogenen Bemessung des Personalbedarfs erreicht werden. 12 Fallzahlen 2008 sind wie folgt definiert: Wirtschaftliche Jugendhilfe: Durchschnittliche Anzahl der laufenden Hilfeplanfälle (Jahresdurchschnitt); Jugendgerichtshilfe: Anzahl der Anklagen und Diversionen im Jahr (Summe); BSD: Hilfeplanfälle pro Mitarbeiter/in; UVG: Laufende und eingestellte Fälle (Jahresdurchschnitt) Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 37 Jugend Zuschussbedarf des Jugendamtes Den Zuschussbedarf des Jugendamtes ermitteln wir auf Grundlage der kommunalen Rechnungsergebnisse der Abschnitte 45 (Jugendhilfe nach SGB VIII), 46 (Einrichtungen der Jugendhilfe) und der Unterabschnitte 407 (Verwaltung der Jugendhilfe) und 481 (Vollzug des Unterhaltsvorschussgesetzes). Bereinigt haben wir Kostenbeiträge für Betreuungsmaßnahmen in Schulen im Unterabschnitt 451, weil nicht alle Kommunen die Buchungen in diesem Unterabschnitt vornehmen. Für das Jahr 2007 handelt es sich hierbei um Einnahmebeträge i.H.v. 21.600 Euro und Ausgabebeträge i.H.v. 43.260 Euro. Darstellung der Ist-Situation Im Jahr 2007 liegt der Zuschussbedarf des Jugendamtes bei insgesamt rund 6,2 Mio. Euro. Der intrakommunale Zeitverlauf zeigt nach einem Anstieg des Zuschussbedarfes im Jahr 2005 rückläufige Werte. Im Eckjahresvergleich 2004/2007 sinkt der Zuschussbedarf um drei Prozentpunkte. Zuschussbedarf des Jugendamtes in Euro 2004 6.447.212 2005 6.658.106 2006 6.289.445 2007 6.244.675 Bezogen auf den Einwohner positioniert sich die Stadt Haan im interkommunalen Vergleich wie folgt: Ju - 38 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 250 230 Euro 200 150 213 183 141 100 50 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Stadt Haan positioniert sich deutlich über dem Mittelwert. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner in 2007 in Klassen und Euro unter 150 150 bis unter 180 180 bis unter 210 ab 210 3 5 3 6 Aufgaben- und produktgruppenbezogen verteilt sich das Finanzvolumen wie folgt: Ausgaben des Jugendamtes nach Produktgruppen Hilfen innerhalb und außerhalb der Familie 40% Tagesbetreuung für Kinder 47% Kinder- und Jugendarbeit 13% Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 39 Jugend KIWI-Kennzahl „Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner“ Der Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner bildet die höchst aggregierte Kennzahl im Prüfgebiet. Die Kiwi-Bewertung generiert sich aus den wesentlichen Erkenntnissen und Ergebnissen des Berichtes. Wir stellen nachfolgend die wichtigsten Kriterien für die Bewertung noch einmal zusammen: Ju - 40 Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt in 2007 insgesamt bei rund 6,2 Mio. Euro. Davon entfallen auf den Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder rund 2,9 Mio. Euro, auf den Bereich der Erzieherischen Hilfen rund 2,3 Mio. Euro und auf den Bereich der Kinder- und Jugendarbeit rund 827.000 Euro. Im Eckjahresvergleich 2004/2007 sinkt der Zuschussbedarf um drei Prozentpunkte. Bezogen auf den Einwohner positioniert sich die Stadt Haan mit einem Zuschussbedarf von 213 Euro deutlich über dem Durchschnittswert der Vergleichskommunen. Der Zuschussbedarf der Hilfen zur Erziehung liegt im Mittelwert der Vergleichskommunen. Dennoch sind hier Ergebnisverbesserungen in Höhe von rund 1,1 Mio. Euro durch den Ausbau ambulanter Hilfen und des Bereiches der Vollzeitpflege zu erzielen. Hierfür sind zunächst personelle Umstrukturierungen und Ressourceneinsätze erforderlich. Der Bereich „Kinderschutz“ ist noch nicht optimal organisiert. Es fehlen insbesondere qualitative Standards. Präventive Leistungsangebote sollten an ihrer Wirkung ausgerichtet werden und in einem Gesamtkonzept vernetzt werden. Insbesondere der Bereich der Kinder- und Jugendarbeit sollte in übergreifende strategische Gesamtzielsetzungen für den Jugendbereich eingebunden werden. Im Bereich der Tagesbetreuung für Kinder wäre der weitere Ausbau des Anteils der Tagespflege an der institutionellen Betreuung eine Zielvorgabe, die sich in eine Gesamtkonzeption für eine flexible Betreuung und ein qualitativ gutes und strukturiertes Angebot einfügt und die die Kosten für die institutionelle Betreuung langfristig senkt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Jugend Die Gesamtzielsetzung ist ein generelles Erfordernis für die Stadt Haan. Das operative Geschehen sollte verstärkt an strategischen Zielvorgaben ausgerichtet werden. Für eine wirksame Gesamtsteuerung sollten Kennzahlen gebildet werden, die kontinuierlich erhoben und evaluiert werden, um der Leitungsebene als Steuerungsunterstützung zu dienen. KIWI-Bewertung Angesichts der beschriebenen Gesamtsituation bewerten wir die Kennzahl „Zuschussbedarf oder Ergebnis des Jugendamtes“ mit dem Index 2. Potenziale und Fazit Die Potenziale im Prüfgebiet Jugend stellen sich wie folgt dar: Übersicht der Potenziale – Prüfgebiet Jugend Potenziale in Euro Prüfungsschwerpunkt absolut (gerundet auf 1.000 Euro) je Einwohner Hilfe zur Erziehung – Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen insgesamt 383.000 13,06 Hilfe zur Erziehung – Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfefällen 721.000 24,58 1.104.000 37,64 Potenzial insgesamt: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ju - 41 Jugend Fazit Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt bei rund 6,2 Mio. Euro insgesamt und bei 213 Euro je Einwohner. Mit diesem Wert positioniert sich das Jugendamt der Stadt Haan deutlich über dem Durchschnitt der Vergleichskommunen. Der Zuschussbedarf verteilt sich zu 47 Prozent auf den Bereich der Tagesbetreuung für Kinder, zu 40 Prozent auf den Bereich der erzieherischen Hilfen und zu 13 Prozent auf die Kinder- und Jugendarbeit. Für die einzelnen Bereiche erscheint uns insbesondere eine vernetzende Gesamtkonzeption notwendig, die strategische Ansätze übergreifend für die einzelnen Teilbereiche bündelt und das operative Handlungsgeschehen hieran ausrichtet. Zur Steuerungsunterstützung sollten Kennzahlen gebildet werden, die kontinuierlich nachgehalten und evaluiert werden, um den Erfüllungsgrad von Zielvorgaben ausweisen. Durch Optimierung von Verfahrensabläufen, Umstrukturierung bzw. vertiefende Betrachtung von Personalressourcen und kurzfristige Investitionen können langfristig Ergebnisverbesserungen erzielt werden, die wir allein im Bereich der erzieherischen Hilfen auf rund 1,1 Mio. Euro beziffern. Hierfür müsste der Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanverfahren und der Anteil der Vollzeitpflege an den stationären Hilfen entsprechend unserer ermittelten Benchmark-Werte gesteigert werden. Weiterführende Potenziale durch eine verstärkte Wirkungsorientierung der Kinder- und Jugendarbeit sowie den Ausbau von Tagespflegeplätzen an der institutionellen Betreuung sind zu erwarten. Ju - 42 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Gebäudewirtschaft Vorbemerkungen Inhalte, Ziel und Methodik Unser Ziel ist es, durch Prüfung und Vergleich zu einer nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zeitgemäßen Gebäudewirtschaft beizutragen. Sie sollte als ein auf Dauer angelegter Organisations- und Optimierungsprozess mit Potenzial verstanden, umgesetzt und entwickelt werden. Die Fachprüfung Gebäudewirtschaft beinhaltet die Erfassung, Darstellung und Bewertung der im Rahmen der Gebäudewirtschaft anfallenden Prozesse und der aufbauorganisatorischen Gestaltung in den Kommunen, Untersuchung der Wirtschaftlichkeit der Aufgabe Gebäudebewirtschaftung in folgenden Bereichen: Bauunterhaltung, Bewirtschaftung, o Hausmeisterdienste, o Reinigung, o Versorgungsmedien, Flächenmanagement, Ausweisung monetärer Potenziale aus verschiedenen Themenfeldern auf Basis von Benchmarks. Zur Bildung der Kennzahlen sowie zur Ableitung von Aussagen bei der Stadt Haan sind im Folgenden Grundannahmen und Erläuterungen aufgeführt: Objekte Im Rahmen der Betrachtung der Gebäudewirtschaft wurden für die beiden Verwaltungsgebäude, sechs Grundschulen, das Schulzentrum, das Gymnasium sowie die Förderschule mit insgesamt rund 56.000 Quad- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 1 Gebäudewirtschaft ratmetern Bruttogrundfläche (m² BGF) Grunddaten und Kennzahlen ermittelt. Daten Grundsätzlich betrachten wir in unseren Analysen die Jahre 2004 bis 2007. In Absprache mit dem Amt 65 Hochbauamt beschränken wir uns aufgrund des erheblichen Aufwandes bei der Datenerfassung in einigen Teilgebieten (Versorgungsmedien, Reinigung) auf die Jahre 2006 und 2007. Flächen Die Flächenangaben bezüglich BGF und Reinigungsfläche (RF) basieren nach Angaben des Amtes 65 Hochbauamt auf gemessenen Werten im Zuge von Reinigungsflächenermittlungen sowie der Bewertung des Immobilienvermögens. Bauunterhaltung Die Betrachtung der Bauunterhaltung erfolgt inklusive der Ausgaben des Vermögenshaushaltes, die inhaltlich und sachlich grundsätzlich bauunterhaltenden Maßnahmen zuzuordnen sind (insoweit nach handelsrechtlichen Gesichtspunkten sowie nach den Rahmenbedingungen des NKF grundsätzlich bilanziell nicht aktivierungsfähig sind). Kennzahlen Es werden Kennzahlen gebildet, die in den jeweiligen Berichtsabschnitten ausführlich erläutert werden. Die Kennzahlen unterteilen sich in: Kennzahlen zur Organisation (inwieweit ist eine Aufgabe organisatorisch optimiert), Kennzahlen zur Gebäudebewirtschaftung (Leistungswerte und zugehörige Ausgaben zu relevanten Themenblöcken des aktuellen Gebäudebestandes), Kennzahlen zum Flächenmanagement (Flächenverbrauch und seine monetären Auswirkungen). Die Betrachtungen der Kennzahlen im interkommunalen Vergleich erfolgen im Bereich der Gebäudewirtschaft ohne eine differenzierende Clusterung. Die Erhebung und Analyse der Kennzahlen zeigt, dass weder die Einteilung in Größenklassen, die Betrachtung nach Betriebsform, noch eine Differenzierung nach den Gesichtspunkten kameral oder NKF Gw - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft zielführend ist. Vorteile wie Nachteile einer funktionierenden Gebäudewirtschaft offenbaren sich nach den gewonnenen Erkenntnissen unabhängig von der in der Einleitung zu diesem Gesamtbericht dargestellten Clusterung nach Strukturmerkmalen. Benchmarks und Potenziale Auf verschiedenen Themenfeldern der Gebäudewirtschaft Benchmark bezogene Potenziale ermittelt und aufgeführt. werden Als Benchmark definieren wir im Bereich der Gebäudewirtschaft bezogen auf die jeweils betrachtete Kennzahl den niedrigsten in einer Stadt vorgefundenen Wert, der gesteuert erreicht worden ist. Damit ist ein in der Praxis grundsätzlich erreichbarer Zielwert gegeben. Wir verweisen an dieser Stelle nochmals auf die Ausführungen im Vorbericht. Organisation und Steuerung Die Organisation und Steuerung der Gebäudewirtschaft wird komprimiert mit Hilfe der Kennzahl „Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft“ analysiert. Die Kennzahl zeigt auf, in welchem Umfang und welcher Ausprägung die aktuelle Situation bei der Stadt Haan einer zeitgemäßen kommunalen Gebäudewirtschaft entspricht und inwieweit Handlungsbedarfe abzuleiten sind. Die Kennzahl beruht auf einer Nutzwertanalyse, deren Basis ein standardisierter Fragebogen bildet. Die jeweiligen Antworten werden in fünf Kategorien bewertet und im Nachgang mit einem festgelegten Gewichtungsfaktor versehen. Die fünf Kategorien (Skalierungen) sind im Einzelnen: 0 nicht erfüllt 1 ansatzweise erfüllt 2 teilweise erfüllt Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 3 Gebäudewirtschaft 3 überwiegend erfüllt 4 vollständig erfüllt Die Gewichtung erfolgt im Rahmen von Faktoren (eins bis drei) entsprechend ihrer Bedeutung für eine wirtschaftliche und erfolgreiche kommunale Gebäudewirtschaft. Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft Steuerung und Organisation Werden gebäudewirtschaftliche Aufgaben zentral innerhalb einer Organisations/Serviceeinheit wahrgenommen? Gibt es strategische Ziel-/Rahmenvorgaben durch die Verwaltungsführung, z. B. Wert- und Substanzerhaltung des Immobilienvermögens, Kostensenkung, Kundenzufriedenheit, Standards …? Wurden hieraus operative Ziele abgeleitet und festgelegt? Werden Kennzahlen zu einzelnen immobilienwirtschaftlichen Kostenblöcken und Leistungsarten erhoben und ausgewertet? Bestehen Kontrakte/Zielvereinbarungen mit den Nutzern? Werden Sonderleistungen der zentralen Gebäudewirtschaft schriftlich durch den Nutzer beauftragt und gesondert abgerechnet? Findet ein regelmäßiger Erfahrungs- und Informationsaustausch zwischen Nutzer und zentraler Gebäudewirtschaft statt? Bestehen für die Nutzer Anreize zur Kostensenkung? Besteht ein zentrales, Datenbank unterstütztes Gebäudeinformationskataster mit dem Ziel einer ganzheitlichen Steuerung des Gebäudebestandes (insbesondere Flächenmanagement?) Im Optimalfall ein Raumbuch Gibt es zur Identifizierung und Realisierung von Nutzungspotenzialen eine systematische Vorgehensweise (Flächenmanagement, Portfolioanalysen o. ä.)? j/n Punktwert Skalierung Gewichtung j 12 4 3 j 6 2 3 j 3 1 3 j 2 1 2 n 0 0 1 n 0 0 1 j 3 3 1 n 0 0 2 j 6 2 3 j 12 4 3 Zwischensumme Flächenmanagement Erfolgt ein kontinuierliches, zukunftsorientiertes, nachhaltiges und ganzheitliches Büroflächenmanagement (mit dem Ziel der Flächenoptimierung); - Existiert ein entsprechendes (strategisches) Konzept? - Wie wird dieses Konzept umgesetzt? - Wie wird der Erfolg gemessen? Gw - 4 50% j 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 4 3 Gebäudewirtschaft Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft Inwieweit werden zur Büroflächenoptimierung auch moderne Arbeitsformen und Arbeitsmittel ziel gerichtet eingesetzt (Desksharing, Telearbeit, Jobsharing)? Gibt es ein Zukunfts- und Standortkonzept für die kommunalen Schulen, welches neben den Erkenntnissen des Schulentwicklungsplanes/demografische Entwicklungen auch aus immobilienwirtschaftlichen Strategien und Kosten abgeleitet wird? Wenn ja, wie wird dieses auch konsequent umgesetzt? Werden die Nebennutzungen der Schulgebäude (VHS, Vereine) räumlich konzentriert? j/n Punktwert Skalierung Gewichtung n 0 0 1 j 12 4 3 j 4 4 1 Zwischensumme 88% Technisches Gebäudemanagement Wird die Instandhaltung (Bau/TGA) systematisch vorausschauend geplant, durchgeführt und dokumentiert? Sind für den technischen Bereich Standards festgelegt? Wird ein objekt- und gewerkebezogenes EDVgestütztes Baukostencontrolling betrieben? Wird ein zentrales und effektives Energiemanagement betrieben? Werden im Bereich Instandhaltung für wiederkehrende Leistungen Jahres-/Rahmenverträge geschlossen? j 12 4 3 j 8 4 2 j 6 3 2 j 4 2 2 j 2 2 1 Zwischensumme 80% Infrastrukturelles Gebäudemanagement Werden Reinigungsverträge regelmäßig in einem breiten Wettbewerb ausgeschrieben und entsprechen sie einem zeitgemäßen Standard? Wenn Eigenreinigung vorhanden ist, werden regelmäßig Kostenvergleiche zur Fremdreinigung hergestellt? Ist die Eigenreinigung wettbewerbsfähig? Wird ihre Wettbewerbsfähigkeit regelmäßig geprüft und dokumentiert? Sind für die infrastrukturellen Aufgaben Standards festgelegt und dokumentiert? Wurden oder werden bei den Hausmeistern durchgreifende Optimierungen durchgeführt, z. B. sind Ihnen - neben ihrer klassischen Hausmeistertätigkeit - typische gebäudewirtschaftliche Aufgaben übertragen worden (per Dienstanweisung, Verfügung …), hat eine Poolbildung stattgefunden, wurden etwaige Abenddienste optimiert? Gibt es Checklisten? j 6 3 2 j 9 3 3 j 8 4 2 j 8 4 2 Zwischensumme 86% Kaufmännisches Gebäudemanagement Sind die Gebäudewerte bekannt (Anschaffungs- / Wiederbeschaffungszeitwerte)? Sind gebäudewirtschaftliche Produkte gebildet worden? Gibt es einen Produktplan? Gibt es eine immobilienbezogene Kosten- und Leistungsrechnung? j 8 4 2 j 1 1 1 j 3 1 3 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 5 Gebäudewirtschaft Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft Gibt es ein zentrales immobilienspezifisches outputorientiertes Controlling? Werden Leistungen zwischen GM und Nutzer unter Berücksichtigung der Vollkosten verursachungsgerecht verrechnet? Gibt es ein zentrales Vertragsmanagement? (Überwachung, Anpassung, Optimierung) Wird die Wirtschaftlichkeit von Investitionsentscheidungen unter Berücksichtigung der gesamten Lebenszykluskosten nachgewiesen und dokumentiert? j/n Punktwert Skalierung Gewichtung n 0 0 3 n 0 0 2 j 8 4 2 j 12 4 3 Zwischensumme 50% Gesamtergebnis Ermittelter Wert Optimalwert Erfüllungsgrad 167 260 64% Da bei dieser Kennzahl der Zielwert sachgemäß nur bei 100 Prozent liegen kann, ist ein interkommunaler Vergleich wenig zielführend. Gleichwohl stellen wir anhand einer Klassierung dar, in welcher Spannbreite sich die Kommunen bewegen. Klassierungen Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft Ergebnisse in Klassen bis 25 26 - 50 51 - 75 über 75 3 19 18 0 Die Stadt Haan bewegt sich mit rund 64 Prozent im zweithöchsten Segment. Insgesamt stellt der „Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft“ hohe Anforderungen an die Kommunen. Dies zeigt sich auch darin, dass bisher keine Kommune einen Erfüllungsgrad von über 75 Prozent erreicht. Das Gebäudemanagement der Stadt Haan wurde zum 1. Januar 2000 durch die Zusammenlegung des Hochbauamtes mit verschiedenen, auf mehrere Ämter verteilten Arbeitsbereichen gegründet. Nach einer dreijährigen Erfahrungsphase wurde ein endgültiges Organisations- und Handlungskonzept für das Gebäudemanagement erstellt, um die wesentlichen organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und technischen Grundlageninformationen zu ermitteln. Die organisatorische Bezeichnung lautet auch heute noch Amt 65 „Hochbauamt“. Gw - 6 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Empfehlung Die Stadt sollte dem Amt eine der Funktion des Amtes angemessene Bezeichnung geben. Seitdem hat sich das Immobilienmanagement kontinuierlich weiterentwickelt. Nachfolgend stellen wir die weiteren Handlungsfelder dar. Organisationsoptimierungen – Handlungsfelder Bei einer Betrachtung der Teilbereiche liegt die Stärke der Stadt Haan im „infrastrukturellen“ und „technischen“ Gebäudemanagement sowie insbesondere im Flächenmanagement mit Erfüllungsgraden von 80 bis 88 Prozent. Die Positionierungen in den Bereichen „kaufmännisches Management“ sowie „Steuerung und Organisation“ mit jeweils 50 Prozent weisen hingegen auf weiteren Handlungsbedarf hin. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Die Stadt Haan hat mit einer Bündelung aller immobilienwirtschaftlichen Kompetenzen und Zuständigkeiten durch Zusammenführung im Amt 65 Hochbauamt die Gebäudewirtschaft zentral organisiert. Eine Ausnahme bilden lediglich einige wenige Hausmeisterstellen, die organisatorisch noch anderen Ämtern zugeordnet sind. Die Reinigungsleistungen für Schulen und Verwaltungsgebäude werden derzeit zu 80 Prozent durch Fremdreinigungsfirmen erbracht. Die Eigenreinigungsanteile wurden in der Vergangenheit sukzessive abgebaut. Eine immobilienbezogene Kosten- und Leistungsrechnung für die zu erbringenden Einzelleistungen besteht noch nicht. Der Aufbau dieses Instrumentariums soll mit der Einführung des NKF zum 01.01.2009 erfolgen. Ein differenziertes, auf Kennzahlen basierendes Controlling- und Berichtswesen existiert derzeit ebenfalls noch nicht. Dieses kann erst aufgebaut werden, wenn eine entsprechende Datenbasis vorliegt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 7 Gebäudewirtschaft Eine verursachungsgerechte, objektbezogene und auf Vollkosten basierende Verrechnung und informatorische Darstellung der Kosten erfolgt im Haushalt noch nicht. Handlungsempfehlungen Die Stadt sollte zur inhaltlichen Optimierung folgende Aspekte berücksichtigen. Durch den Verwaltungsvorstand sollte in Absprache mit den Fachbereichen die Entwicklung von (messbaren) strategischen sowie operativen Zielvorgaben vorgenommen werden, um so den Immobilienbestand der Stadt Haan als strategische Größe im Entwicklungsprozess der Kommune noch besser steuern zu können. Hierzu ist die Einführung eines Zielcontrollings zur Überprüfung von Zielerreichungsgraden und ggf. deren Korrektur, Anpassung, Verwerfung, Neupositionierung unabdingbar. Grundlage für die Erfolgskontrolle sollte dabei ein standardisiertes immobilienwirtschaftliches, unterjähriges Kennzahlensystem bilden, das sowohl strategisch als auch operativ ausgerichtet ist. Ein weiterer wichtiger Baustein ist die verursachungsgerechte und budgetrelevante Zuordnung von Ausgaben bzw. Aufwand zu den einzelnen Nutzern. Erfahrungsgemäß fördert dies das Kostenbewusstsein der Nutzer und führt mittel- bis langfristig zu deutlichen Einsparungen. Technisches Gebäudemanagement Das technische Gebäudemanagement wird von uns in den nachfolgenden Kapiteln „Bauunterhaltung“ und „Versorgungsmedien“ näher gehend betrachtet und bewertet. Infrastrukturelles Gebäudemanagement Auch das infrastrukturelle Gebäudemanagement wird bezogen auf die dortigen Hauptkostenblöcke Reinigung und Hausmeisterdienste weitergehend betrachtet und analysiert. Gw - 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Flächenmanagement Für die Aufgabe des Flächen- und Portfoliomanagements gibt es derzeit keine organisatorische Zuordnung in der Stadt Haan. Faktisch wird diese Aufgabe jedoch durch Amt 65 wahrgenommen. Personal Ansatzpunkt der Betrachtung sind die Personalausgaben der mit gebäudewirtschaftlichen Aufgaben betrauten Mitarbeiter (ohne Reinigungskräfte und Hausmeister), um hieraus ableiten zu können, mit welchem personellen Aufwand (qualitativ und quantitativ) die Gebäudebewirtschaftung realisiert wird. Dieses erfolgt unabhängig von der organisatorischen und/oder rechtlichen Ausgestaltung in der jeweiligen Kommune. In Verbindung mit der betreuten Gesamtfläche ergibt sich hieraus eine Aussage, mit welchen Personalausgaben der einzelne m² BGF bewirtschaftet wird. Personalausgaben der Gebäudewirtschaft je m² BGF (gesamt bewirtschaftete Fläche = alle eigenen und angemieteten Flächen) Einbezogen werden: Leitungsfunktionen inkl. zugeordneter Stäbe und Unterstützungsbereiche (soweit eindeutig zuzuordnen), Personal- und Organisationsmanagement (soweit eindeutig zuzuordnen), kaufmännisches Gebäudemanagement, technisches Gebäudemanagement, infrastrukturelles Gebäudemanagement (unberücksichtigt blieben hierbei die Personalausgaben für Hausmeister und Reinigungskräfte), ein einheitlicher Aufgabenkatalog, der die o. a. Funktionen weiter konkretisiert. In der Phase der Datenerhebung wie auch in der anschließenden Analyse hat sich gezeigt, dass die Kommunen hinter scheinbar gleich lauten- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 9 Gebäudewirtschaft den Aufgabenwahrnehmungen unterschiedliche Tätigkeiten und Prozesse verstehen. Daneben ist festzustellen, dass die Personalausgaben nicht in jeder Kommune gleichwertig zu ermitteln waren. Wir weisen an dieser Stelle deshalb darauf hin, dass der interkommunale Vergleich lediglich eine Annäherung an ein einheitliches Leistungsspektrum darstellen kann. Insofern verzichten wir auf eine abschließende Bewertung der Kennzahlenausprägung und beschränken uns hier weitestgehend auf die Darstellung der ermittelten Ergebnisse. Personalausgaben GW je m² BGF (gesamt) --- Euro je m² BGF --- 5,64 5,00 4,62 3,67 4,00 3,00 2,30 2,00 1,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Im Haaner Wert sind nur die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit unbefristetem Beschäftigungsverhältnis enthalten. Die derzeit wegen der durchzuführenden Bauprojekte zusätzlich eingestellten befristeten Beschäftigungsverhältnisse haben wir bereinigt. Der unbereinigte Kennzahlenwert beträgt 5,86 Euro je qm BGF. Klassierungen Personalausgaben GW je m² BGF (gesamt) in Euro Ergebnisse in Klassen bis 2,99 3,00 – 3,99 4,00 – 4,99 über 5,00 7 10 6 4 Das Haaner Gebäudemanagement ist als zentrale Einrichtung für alle Belange im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung der städtischen Immobilien verantwortlich. Dies umfasst neben dem kaufmännischen Gw - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Management incl. Controlling und Buchführung auch das technische und infrastrukturelle Gebäudemanagement mit der Steuerung der Reinigung und der Hausmeister. Aufgrund der umfangreichen Bauprojekte ist geplant, zwei weitere Stellen befristet einzurichten. Das zusätzliche Personal ist aufgrund der aktuell zu bewältigenden Aufgaben erforderlich. Dies wird auch in unseren Ausführungen zum Flächenmanagement und den daraus resultierenden Potenzialen deutlich. Nach Beendigung der Projekte werden die zeitlich befristeten Stellen nicht mehr erforderlich sein. Die GPA NRW leitet aus den oben genannten Gründen grundsätzlich keine monetären Potenziale aus der interkommunalen Darstellung ab, gleichwohl sollte nach Abschluss der Projekte insbesondere im Hinblick auf die Reduktion der zu betreuenden Flächen eine Neuorientierung erfolgen. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, zur Feststellung des zukünftigen Personalbedarfs, den Aufgabenbestand nach Abschluss der Projekte quantitativ und qualitativ kritisch zu analysieren. Bauunterhaltung Bauunterhaltungsausgaben in Euro je m² BGF Die Kennzahl gibt an, welche Ausgaben bezogen auf die Bruttogrundfläche jährlich für Bauunterhaltung und technische Gebäudeunterhaltung angefallen sind. Bei unserer Betrachtung haben wir auf die Gesamtausgaben abgestellt, d. h., soweit notwendig und möglich, auch „investiv“ gebuchte Ausgaben der Bauunterhaltung berücksichtigt (z. B. energetische Verbesserungen, Dachsanierungen, Brandschutzmaßnahmen). Die einzelnen Positionen wurden mit der Stadt Haan besprochen. Durch die Zuordnung soll die notwendige Transparenz sowie eine einheitliche Vergleichsbasis sichergestellt werden. Nicht enthalten sind eindeutig investive Maßnamen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 11 Gebäudewirtschaft Bauunterhaltungsausgaben Hochbau in Euro Rathaus und Schulen 2004 Verwaltungshaushalt Vermögenshaushalt Gesamtsumme 605.158 2005 659.599 2006 604.207 2007 576.537 9.327 41.129 328.588 299.630 614.486 700.729 932.795 876.167 Bauunterhaltungsausgaben in Euro je Einwohner und je m² BGF Jahr Ausgaben Hochbau in Euro Einwohner lt. LDS BGF in m² Ausgaben Hochbau je Ew. in Euro Ausgaben Hochbau je m² BGF in Euro 2004 614.486 29.370 54.862 20,92 11,20 2005 700.729 29.325 55.045 23,90 12,73 2006 932.795 29.411 55.045 31,72 16,95 2007 876.167 29.323 55.881 29,88 15,68 Im Mittel 781.044 29.357 55.208 26,60 14,14 Intrakommunale Entwicklung Die im Verwaltungshaushalt zur Verfügung gestellten Ausgaben für die Bauunterhaltung am Rathaus und den kommunalen Schulen betrugen 2004 bis 2007 rund 0,6 Millionen Euro. Bis zum Jahr 2003 wurde allerdings grundsätzlich nur die Hälfte dieses Betrages zur Verfügung gestellt. Bezieht man die im Vermögenshaushalt abgewickelte Bauunterhaltung mit ein, so zeigt sich im Betrachtungszeitraum ein Anstieg von rund 0,6 Mio. auf 0,87 Mio. Euro. Bei den im Vermögenshaushalt gebuchten Maßnahmen handelt es sich im Wesentlichen um Umbauten zur Offenen Ganztagsschule sowie Brandschutzmaßnahmen. Im Rahmen unserer Prüfung ist auch aufgefallen, dass nicht alle unter Gruppierung 54 gebuchten Ausgaben die Bewirtschaftung der Grundstücke und baulichen Anlagen betreffen. So wurden als „sonstige Bewirtschaftungskosten“ beispielsweise die Verlegung von Datenkabeln zur erstmaligen Herstellung eines Internetanschlusses, die Entsorgung von Altakten oder Spülmaschinentabs der Feuerwehr zu Lasten des Bauunterhaltungsbudgets abgewickelt. Auch wenn es sich hier lediglich um vergleichsweise geringe Beträge handelt, sollte die Stadt Haan auf eine sachgerechte Zuordnung achten, um das ohnehin knappe Budget für Bauunterhaltung nicht unnötig zu belasten. Gw - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Feststellung Die Stadt Haan muss zukünftig im Hinblick auf die Grundsätze der Haushaltswahrheit und -klarheit auf eine korrekte Verbuchung der Ausgaben achten. Der Zustand der Gebäude in Haan ist insgesamt als nicht zufriedenstellend zu betrachten. Die Objekte wurden vor rund 30 bis 40 Jahren gebaut bzw. zuletzt instand gesetzt. Bei einer Bestandsaufnahme im Jahr 2005 wurde ein Sanierungsstau von rund 40 Mio. Euro festgestellt. In einzelnen Fällen mussten sogar Gebäude stillgelegt werden, weil die Nutzbarkeit nicht mehr gewährleistet werden konnte (Schwimmbad in Gruiten, Untergeschoss der Stadtbücherei). Der Einsatz der Mittel für Bauunterhaltung beschränkte sich daher in den letzten Jahren insbesondere auf Maßnahmen, welche sich aus den Betreiberrisiken ergeben. Hier sind vor allem der Brandschutz sowie weitere Maßnahmen zur Erhaltung der Verkehrssicherheit zu nennen. Die Bauunterhaltung in der Stadt Haan wird über eine mehrjährige Prioritätenliste gesteuert. Basis der Liste sind die Erkenntnisse aus den Begutachtungen der Gebäude. Aus dieser Maßnahmenliste wird der mittelfristige Instandhaltungs- und Investitionsbedarf abgeleitet. Interkommunaler Vergleich Ausgaben Bauunterhaltung je m² BGF 42,03 --- Euro je m² BGF --- 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 13,30 15,00 10,00 5,00 15,68 4,83 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Inwieweit die von der Stadt Haan eingesetzten Finanzmittel grundsätzlich als problematisch oder auskömmlich für eine sanierungsstauabbauende und im Folgenden dann substanzerhaltende, nachhaltige Bauun- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 13 Gebäudewirtschaft terhaltung zu bewerten ist, zeigt erst die Reflexion der eingesetzten Mittel am zu unterhaltenden Immobilienwert: Ausgaben der Bauunterhaltung 2004 – 2007 Ausgaben gesamt Immobiler Vermögenswert Prozent Bauunterhaltung vom Vermögenswert Ausgaben je m² BGF 781.044 81.068.582 0,96 14,14 Ausgaben der Bauunterhaltung prozentual vom Vermögenswert 2007 Ergebnisse in Klassen Bis 0,79 0,80 – 1,39 1,40 – 1,99 über 2,00 7 18 3 6 Die Stadt Haan befindet sich mit ihren Ausgaben für die Bauunterhaltung (prozentual vom Vermögenswert) – im Rahmen unserer punktuellen Betrachtung im zweiten Segment. Die KGSt und auf dem Gebiet der Immobilienwirtschaft spezialisierte Beratungsunternehmen veranschlagen regelmäßig Richtwerte abhängig vom Alter der Gebäude (von 0,4) bis 1,2 Prozent der Gebäudezeitwerte. Betrachtet man den Durchschnitt der Jahre 2004 bis 2007, so betrug der Anteil der Bauunterhaltungsausgaben 0,96 Prozent vom Vermögenswert. In Relation zum Vermögenswert erscheint das aufgebrachte Finanzvolumen ab 2004 grundsätzlich als angemessen, um die Substanz der Gebäude zu erhalten. Zum Abbau des erheblichen Instandhaltungsstaus sind die Mittel allein allerdings nicht ausreichend. Die Stadt Haan hat die Missstände erkannt und ein entsprechendes Handlungskonzept („Szenario B“) entwickelt, das neben anderen Zielen (siehe „Flächenmanagement“) auch den Abbau des Instandhaltungsstaus anstrebt. Durch gezielte Investitionen, Instandsetzungen und letztlich auch Veräußerungen wird eine nachhaltige Verbesserung der Gebäudesubstanz erreicht werden. Das Volumen der reinen Instandhaltungen orientiert sich zukünftig am Richtwert der KGSt (1,20%). Hierbei wird insbesondere auch eine deutliche energetische Verbesserung zu erwarten sein. In Anbetracht der hohen Energieverbrauchswerte sollte gerade hier ein zukünftiger Schwerpunkt in der Bauunterhaltung liegen, um zum einen durch Verbrauchssenkungen wirtschaftliche Vorteile zu generieren und zum anderen mit energiepolitischem Denken eine Vorbildfunktion zu übernehmen. Gw - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Versorgungsmedien Erfüllungsgrad Energiemanagement Das Energiemanagement stellt einen wesentlichen Teil des umfassenden ganzheitlichen Gebäudemanagements dar. Die Kennzahl zeigt auf, in welchem Umfang und welcher Ausprägung die aktuelle Situation bei der Stadt Haan einem zeitgemäßen Energiemanagement entspricht. Die Kennzahl beruht auf einer Nutzwertanalyse, deren Basis und Bewertung den Ausführungen zum „Erfüllungsgrad Gebäudewirtschaft“ entspricht. Erfüllungsgrad Energiemanagement Steuerung und Organisation Gibt es ein zentrales Energiemanagement? D. h. sind alle Informationen und Kompetenzen zum Thema Energie an einer Stelle gebündelt und organisatorisch zusammengeführt? Bestehen strategische Zielvorgaben seitens der Verwaltungsführung und Politik für das Energiemanagement/die Energiebewirtschaftung? Bestehen für das Energiemanagement konkrete messbare/quantifizierbare Ziele? Sind der energiebewirtschaftenden Stelle alle wichtigen verbrauchsbeeinflussenden Faktoren bekannt? Sind die Stammdaten der bewirtschafteten Gebäude zentral erfasst und werden sie zeitnah fortgeschrieben? Werden die Energieverbräuche und –kosten periodengerecht und unterjährig systematisch erfasst, überwacht und ausgewertet? Werden flächen- und objektbezogene Energiekennwerte als Basis zur Grobeinordnung von Gebäuden gebildet? Werden zur Bildung von Energiekennwerten einheitliche Bezugsflächen verwendet und fortgeschrieben (insbesondere Flächenzuund -abgänge)? Werden die ermittelten Wärmeverbräuche auf der Basis der einschlägigen DINVorschriften witterungsbereinigt? Wird das Energiecontrolling EDV-gestützt durchgeführt? Finden in regelmäßigen Abständen Erfahrungsaustausche auf interkommunaler Ebene statt? Bestehen konkrete Überlegungen zur gemeinsamen interkommunalen Aufgabenwahrnehmung im Bereich des Energiemanagements? Zwischensumme j/n Punktwert Skalierung Gewichtung n 0 0 3 j 3 1 3 n 0 0 2 j 6 3 2 j 2 2 1 j 3 1 3 n 0 0 3 n 0 0 2 j 2 1 2 j 2 1 2 j 1 1 1 n 0 0 1 19% Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 15 Gebäudewirtschaft Erfüllungsgrad Energiemanagement Optimierung der Betriebstechnik Wird die Regelungstechnik hinsichtlich Nutzungszeiten und Temperaturen in den einzelnen Gebäuden optimal ausgenutzt? Erfolgen Belegungs- und Nutzungsoptimierungen unter dem Aspekt der Energieeffizienz und ist dies als dauerhafter Prozess angelegt? Werden die Wartungs- und Inspektionsintervalle gebäudetechnischer Anlagen regelmäßig überprüft und ggf. angepasst? Sind die Möglichkeiten und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von Gebäudeleittechnik grundsätzlich geprüft und bewertet worden? j/n Punktwert Skalierung Gewichtung j 8 4 2 j 6 3 2 j 4 4 1 j 4 4 1 Zwischensumme Modernisierung/Sanierung/Neubau Gibt es dokumentierte Energiestandards für Neubau-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen? Werden in regelmäßigen Abständen und auf der Basis des Energiecontrollings Gebäudeanalysen und –begehungen durchgeführt Wird eine mehrjährige Prioritätenliste auf der Basis der Grob- und Feinanalysen der Gebäude geführt und jährlich fortgeschrieben? Werden zur Entscheidungsfindung Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen unter Einbeziehung von Folgekosten vorgenommen? 92% n 0 0 2 j 2 1 2 j 8 4 2 j 4 4 1 Zwischensumme Vertragsmanagement/Tarifsystem Werden Energielieferverträge und –tarife in regelmäßigen Abständen überprüft und ggf. angepasst? Besteht eine interkommunale Zusammenarbeit bei der Energiebeschaffung? Wird bei Vertragsneugestaltungen neben der konventionellen Strategie auch die Variante Contracting geprüft? Erfolgt eine aktive und stets aktuelle Auseinandersetzung mit den öffentlichen Förderprogrammen zur (Teil-Finanzierung) von energetischen Maßnahmen? 50% j 6 3 2 n 0 0 1 j 8 4 2 j 4 4 1 Zwischensumme Öffentlichkeitsarbeit Erfolgt eine kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit? Gibt es einen jährlichen Energiebericht und entspricht er einem zeitgemäßen Standard? Zwischensumme Nutzer/Motivation Werden die Nutzer durch zielgerichtete und laufende Informationen für das Thema Energie sensibilisiert und/oder durch Anreizmodelle in die Verantwortung genommen? Gw - 16 75% j 3 3 1 n 0 0 2 25% j 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 1 2 Gebäudewirtschaft Erfüllungsgrad Energiemanagement Sind die Hausmeister in die betriebstechnischen Anlagen umfassend eingewiesen und erfolgen in regelmäßigen Abständen fachliche Unterweisungen? Sind in Dienstanweisungen für die Hausmeister auch spezifische Regelungen zum Energiemanagement enthalten oder gibt es sogar eine DA „Energie“? Gibt es im Bereich der Gebäudetechnik Wartungs- und/oder Checklisten für die Hausmeister mit entsprechenden Dokumentationspflichten? j/n Punktwert Skalierung Gewichtung j 8 4 2 j 4 4 1 Zwischensumme 70% Gesamtergebnis Ermittelter Wert 90 Optimalwert 208 Erfüllungsgrad 43% Klassierungen Erfüllungsgrad Energiemanagement Ergebnisse in Klassen bis 25 25 – 50 51 – 75 76 – 100 6 11 11 8 Die Stadt Haan positioniert sich im zweitniedrigsten Ergebnissegment. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Betrachtung) Die Energiebewirtschaftung der städtischen Immobilien erfolgt im Amt 65 Hochbauamt. Eine zentrale organisatorische Stelle, die sämtliche energiebewirtschaftenden Informationen und Kompetenzen bündelt, wurde bisher noch nicht geschaffen, ist allerdings für die Zukunft geplant. Ausgaben und Verbräuche für die Medien Strom, Gas und Wasser wurden erstmalig für unsere Prüfung gebäudescharf ausgewertet. Kennzahlenvergleiche und ein entsprechendes Berichtswesen existieren derzeit noch nicht. Die Stadt Haan hat auch noch kein energiepolitisches Leitbild festgelegt, beziehungsweise konkrete Zielvorgaben für das einzurichtende Energiemanagement abgeleitet. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 17 Gebäudewirtschaft Sowohl die Vertragssteuerung als auch die Sammlung von Verbrauchs- und Ausgabedaten erfolgt innerhalb des Immobilienmanagements zentral. Positiv ist die gute Abstimmung der Betriebstechnik auf die Belegungszeiten und verschiedenen Nutzungen zu bewerten. Die Stadt hat in den vergangenen Jahren auch – soweit finanziell möglich und wirtschaftlich geboten – alte Anlagen durch modernere Standards ersetzt. Die verbrauchsbeeinflussenden Faktoren wie z. B. Kenntnis über die Entwicklung der Nutzerzahlen, besondere Veranstaltungen, Schließzeiten, Umfang und Intensität der außerschulischen Nutzung, künftige Änderungen im baulichen Bestand etc. sind dem Immobilienmanagement bekannt. Bei Baumaßnahmen (Sanierung/Umbau/Neubau) gibt es derzeit keine schriftlich fixierten energetischen Standards (beispielsweise die Verwendung bestimmter Materialien). Einen wesentlichen Einfluss auf die Energieverbräuche hat das Nutzerverhalten. Bis zu 15 Prozent an Energiekosten können erfahrungsgemäß durch Verhaltensänderungen eingespart werden. • An den Haaner Schulen gibt es derzeit keine nutzerbezogenen Energieeinsparprojekte, die auf eine Senkung der Verbräuche hinwirken würden. • Verhaltensmodifizierend wirkt sich in der Regel eine verursachungsgerechte und budgetrelevante Kostenzuordnung aus. In Haan werden die Gebäudekosten im Haushalt derzeit den einzelnen Nutzern nicht verursachungsgerecht zugewiesen. • Eine Kostenbeteiligung von Drittnutzern (Vereinen) für die Nutzung von Sporthallen gibt es ebenfalls nicht. Handlungsempfehlungen Grundsätzlich ist festzustellen, dass sich das Energiemanagement des Amtes 65 erst in der Aufbauphase befindet. Gleichwohl werden bereits zahlreiche Funktionen wahrgenommen, die für ein effizientes und zukunftsgerichtetes Energiemanagement wegweisend sind. Im Rahmen Gw - 18 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft der von uns angestellten, übergreifenden Betrachtung bieten sich insbesondere folgende Ansatzpunkte zur Optimierung bei der Energiebewirtschaftung an: Die Stadt Haan sollte alle energiewirtschaftlichen Kompetenzen organisatorisch bündeln und ein entsprechendes Energiemanagement aufbauen. Von besonderer Bedeutung ist hierbei der Aufbau eines Energieverbrauchscontrollings, das auf belastbaren Kennzahlen basiert. Die Stadt Haan sollte die im Rahmen unserer Prüfung erhobenen Grunddaten und Kennzahlen als erste Steuerungsbasis für das Controlling verwenden und zukünftig weiter fortschreiben. Mit einem unterjährigen Berichtswesen kann dann zeitnah und regelmäßig sichergestellt werden, dass Reaktionszeiten verbessert werden und die Nutzer der Objekte unmittelbare Rückkopplung zu ihren Verbräuchen erhalten. Wir empfehlen der Stadt Haan bei zukünftigen Modernisierungsund Sanierungsmaßnahmen sowie Neubauten verstärkt auf die Definition von konkreten Energiestandards hinzuwirken. Es sollten verstärkt Anstrengungen zur Steigerung der Nutzermotivation und –sensibilisierung unternommen werden. Insbesondere sollten im Haushalt budgetrelevante Verrechnungen zwischen Immobilienmanagement und Fachämtern ausgewiesen werden. Darüber hinaus empfiehlt sich eine Beteiligung von Drittnutzern über eine Sportstättennutzungsgebühr. Schließlich sollte sich die Stadt Haan intensiver am interkommunalen Austausch beteiligen und auch die Öffentlichkeitsarbeit (Energiebericht) intensivieren. Wärmeenergie Kennzahlen Verbrauch Wärme in KWh (witterungsbereinigt) je m² BGF Ausgaben Wärme je m² BGF Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 19 Gebäudewirtschaft Die Kennzahlen zeigen an, welcher Verbrauch und welche Ausgaben bezogen auf die BGF jährlich für das Versorgungsmedium Wärme anfallen. Ein wesentlicher, nicht beeinflussbarer Faktor ist die Witterung. Diese wird durch Einbeziehung der Gradtagszahlen nach der VDI-Richtlinie 2067 berücksichtigt. Wärmeenergie - Verbrauch in KWh und Ausgaben in Euro je m² BGF Verbrauch in KWh je m² witterungsbereinigt Ausgaben je m² BGF 2006 2007 159,38 162,01 7,32 6,62 Der witterungsbereinigte Verbrauch ist im Jahresvergleich leicht angestiegen, während die Ausgaben je qm BGF spürbar gesunken sind. Die Ursache für diese gegenläufige Entwicklung ist in der Witterungsbereinigung begründet. Der tatsächliche Wärmeverbrauch ist von 128,84 KWh je qm BGF im Jahr 2006 auf 113,56 KWh im Jahr 2007 gesunken. Wärmeenergie – Verbrauch in KWh je m² BGF 172,44 162,01 --- KWh je m² BGF --- 160,00 140,00 117,85 120,00 100,00 80,00 74,86 74,86 60,00 40,00 20,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen Wärmeenergie-Verbrauch in KWh Ergebnisse in Klassen Gw - 20 bis 89,99 90,00 - 109,99 110,00 - 129,99 ab 130,00 4 12 8 13 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Die Stadt Haan befindet sich mit ihrem Wärmeverbrauch bezogen auf das Jahr 2006 im höchsten Segment. Fast alle Gebäude weisen extrem hohe Wärmeverbräuche aus. Ausnahmen bilden hier lediglich die GGS Unterhaan Steinkulle 24 und ab 2007 die GGS Gruiten mit witterungsbereinigten Verbrauchswerten von 85,00 bzw. 79,29 KWh je qm BGF. Ursächlich für die schlechten Wärmewerte sind vor allem fehlende Wärmedämmungen an den Gebäuden sowie teilweise veraltete Heiztechnik. Aufgrund der geringen zur Verfügung gestellten Mittel für Bauunterhaltung waren nachhaltige energetische Verbesserungen an der Gebäudesubstanz in den letzten Jahren nicht möglich. Stromenergie Kennzahlen Verbrauch Strom in KWh je m² BGF Ausgaben Strom je m² BGF Die Kennzahlen zeigen an, welcher Verbrauch und welche Ausgaben bezogen auf die BGF jährlich für das Versorgungsmedium Strom anfallen. Stromenergie - Verbrauch in KWh und Ausgaben in Euro je m² BGF Verbrauch in KWh je m² Ausgaben je m² BGF 2006 2007 17,68 18,20 2,82 3,11 Der Stromverbrauch ist von 2006 nach 2007 leicht angestiegen. Hiermit korrespondiert auch die Entwicklung der Ausgaben. Im interkommunalen Vergleich positioniert sich die Stadt Haan wie folgt: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 21 Gebäudewirtschaft Stromenergie – Verbrauch in KWh je m² BGF 21,74 --- KWh je m² BGF --- 20,00 18,20 16,66 15,00 13,33 12,61 10,00 5,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benc hmark Klassierungen Stromenergie-Verbrauch in KWh Ergebnisse in Klassen bis 12,99 13,00 - 15,99 16,00 – 18,99 Ab 19,00 1 15 13 6 Die Stadt Haan befindet sich mit ihrem Stromverbrauch bezogen auf das Jahr 2007 erkennbar über dem Mittelwert. Damit liegt die Positionierung im zweithöchsten Klassierungssegment. Auch hier lassen sich deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Gebäuden identifizieren. So weisen die GGS Gruiten, GGS Mittelhaan, GGS Unterhaan und die KGS Don Bosco gute Stromverbrauchswerte aus, während insbesondere das Schulzentrum „Walder Straße“ mit 21,56 KWh je qm BGF einen besonders hohen Wert aufweist. Wasser/Abwasser Kennzahlen Gw - 22 Verbrauch Wasser/Abwasser in m³ je m² BGF Ausgaben Wasser/Abwasser je m² BGF Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Die Kennzahlen zeigen an, welcher Verbrauch und welche Ausgaben bezogen auf die BGF jährlich für das Versorgungsmedium Wasser/Abwasser anfallen. Wasser - Verbrauch in m³ und Ausgaben in Euro je m² BGF Verbrauch in m³ je m² BGF Ausgaben je m² BGF 2006 2007 0,216 0,247 1,03 1,21 Die Ausgaben und Verbräuche für Wasser und Abwasser weisen jeweils im Jahresvergleich eine Steigerung auf. Ursächlich hierfür ist insbesondere die GGS Bollenberg, wo es 2007 Probleme mit der Spülung der WCAnlagen gab. Wasser/Abwasser – Verbrauch in m³ je m² BGF 0,298 --- m³ je m² BGF --- 0,247 0,250 0,200 0,159 0,150 0,103 0,100 0,078 0,050 0,000 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen Wasser - Verbrauch in m³ Ergebnisse in Klassen bis 0,129 0,130 - 0,169 0,170 – 0,209 ab 0,210 10 16 5 6 Sowohl die Grafik als auch die Klassierung verdeutlichen, dass der Wasserverbrauch der Stadt Haan extrem hoch ist. Die einzelnen Gebäude weisen auch hier erhebliche Unterschiede auf, die einer weiteren tiefergehenden Analyse bedürfen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 23 Gebäudewirtschaft Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan, die Ursachen für die Wasserverbräuche gebäudebezogen zu untersuchen und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen einzuleiten. KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Versorgungsmedien je m² BGF“ Die Kennzahl gibt an, welche Ausgaben bezogen auf die Bruttogrundfläche jährlich für die Bewirtschaftung bezogen auf Versorgungsmedien, angefallen sind. Die zuvor gebildeten Kennzahlen zu den Versorgungsmedien Wärmeenergie, Stromenergie und Wasserverbrauch fließen nunmehr auf Basis der Bruttogrundflächen zusammen. Interkommunaler Vergleich --- Euro je m² BGF --- Ausgaben der Versorgungsmedien je m² BGF 12,02 12,00 10,95 9,37 10,00 8,00 6,94 6,00 4,00 2,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Klassierungen Ausgaben der Versorgungsmedien je m² BGF Ergebnisse in Klassen Gw - 24 bis 7,99 8,00 - 9,99 10,00 -11,99 über 12,00 8 19 15 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Mit einem Kennwert von 10,95 Euro je m² BGF befindet sich die Stadt Haan bei den mittleren kreisangehörigen Städten im zweithöchsten Ausgabensegment. Die Streuung und die Bandbreite der Kennzahlen zeigen deutlich, dass die Stadt Haan ein vergleichsweise hohes Ausgabenniveau im Bereich der Versorgungsmedien ausweist. Dies spiegelt sich folglich auch in der nachfolgenden Potenzialermittlung wider. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Betrachtung) Die Stadt Haan bildet beim Wärme- und Strom- und Wasser/Abwasserverbrauch im interkommunalen Vergleich sehr hohe Werte ab. Mit Blick auf die interkommunalen Benchmarks sollten deutliche Verbrauchsreduzierungen bei allen drei Versorgungsmedien möglich sein. Das im Kapitel „Flächenmanagement“ näher beschriebene gebäudewirtschaftliche Handlungskonzept wird hier positive Akzente setzen können. Unverzichtbarer Bestandteil des Energieverbrauchscontrollings ist die EDV-gestützte kontinuierliche Erfassung und Auswertung der Verbräuche. Im Rahmen unserer Prüfung wurden erstmalig Verbräuche erfasst und Kennzahlen gebildet. Zukünftig sollten diese Kennzahlen unterjährig (monatlich) fortgeschrieben und ausgewertet werden. Zu weiteren Aspekten der Organisation und Steuerung der Versorgungsmedien verweisen wir auf unsere Ausführungen im Kapitel „Erfüllungsgrad Energiemanagement“. Interkommunaler Vergleich – Gesamtüberblick Versorgungsmedien – Verbrauch im interkommunalen Vergleich Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Verbrauch Wärme in KWh je m² BGF (bereinigt) 74,86 172,44 117,85 162,01 74,86 Verbrauch Strom in KWh je m² BGF 12,61 21,74 16,66 18,20 13,33 Verbrauch Wasser in m³ je m² BGF 0,078 0,298 0,159 0,247 0,103 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 25 Gebäudewirtschaft Potenzialberechnung Die Ausweisung des Potenzials erfolgt an dieser Stelle mit Bezug auf den ermittelten Verbrauch und die zugehörigen Ausgaben je m² BGF. Potenzial Versorgungsmedien Versorgungsmedium Wärme Verbrauch in kWh je m² BGF – Haan 162,01 V Benchmark 74,86 B Potenzial in Prozent 53,79 PV = (V-B)*100/V Ausgabe je m² BGF in Euro – Haan. Ausgabepotenzial je m² BGF in Euro Betrachtete m²BGF – Haan. Potenzial in Euro (gerundet) 6,62 A 3,56 PA = A*PV/100 55.881 199.000 F M*PA Versorgungsmedium Strom Verbrauch in kWh je m² BGF – Haan 18,20 V Benchmark 13,33 B Potenzial in Prozent 26,77 PV = (V-B)*100/V Ausgabe je m² BGF in Euro – Haan Ausgabepotenzial je m² BGF in Euro Betrachtete m² BGF – Haan. Potenzial in Euro (gerundet) 3,11 A 0,83 PA = A*PV/100 55.881 F 47.000 M*PA Versorgungsmedium Wasser Verbrauch in m² je m² BGF – Haan 0,247 V Benchmark 0,103 B Potenzial in Prozent 58,27 PV = (V-B)*100/V Ausgabe je m² BGF in Euro – Haan. 1,21 A Ausgabepotenzial je m² BGF in Euro 0,71 PA = A*PV/100 Betrachtete m² BGF – Haan. Potenzial (gerundet) 55.881 F 40.000 M*PA 199.000 A 47.000 A Zusammenstellung: Versorgungsmedien - Wärme - Strom - Wasser/Abwasser Gesamt Bruttogrundfläche Gesamtpotenzial je BGF Einwohner Gesamtpotenzial je Einwohner Gw - 26 40.000 286.000 55.881 A G F 5,12 G/F 29.323 EW 9,75 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 G/EW Gebäudewirtschaft KIWI-Bewertung Aus den Einzelbetrachtungen leiten sich Handlungsmöglichkeiten ab, die durch das ausgewiesene Potenzial beziffert werden. Diese begründen in Anbetracht der aktuellen Finanzlage der Stadt Haan gleichsam Handlungsnotwendigkeiten. Ist-Situation Die Versorgungsmedien stellen sich verbrauchsseitig insbesondere aufgrund der schlechten Bausubstanz als sehr ungünstig heraus. Hieraus resultiert ein hohes Ausgabevolumen, das sich in der Kennzahl entsprechend niederschlägt. Ein zentrales Energiemanagement ist bisher noch nicht installiert. Die für eine Steuerung notwendige Datentransparenz in Form von Kennzahlen liegt derzeit noch nicht vor. Handlungsmöglichkeiten Das Immobilienmanagement sollte kurzfristig Informationen und Kompetenzen zum Thema Energie bündeln und ein entsprechendes Energiemanagement aufbauen. Hierbei kommt dem Aufbau eines Energiecontrollings eine besondere Bedeutung zu. Die Stadt sollte ein entsprechendes Berichtswesen auf Kennzahlenbasis erstellen, um so eine optimale Entscheidungsgrundlage für energetische Optimierungen zu erhalten. Im Rahmen des gebäudewirtschaftlichen Handlungskonzeptes („Szenario B“) sind durch Investitionen und Sanierungen erhebliche energetische Verbesserungen zu erwarten. Die Stadt Haan sollte ihr Handlungskonzept konsequent weiterverfolgen. Durch die Definition von energetischen Standards im Rahmen von Neubau-, Instandsetzungs- und Sanierungsmaßnahmen lassen sich deutliche Effekte für die Energieverbräuche erzielen. Darüber hinaus sollten weitere positive Wirkungen mit verstärkten Maßnahmen zur Nutzermotivation, insbesondere einer budgetrelevanten Zuordnung des Aufwands, erzielt werden. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 27 Gebäudewirtschaft Schließlich bieten auch interkommunaler Erfahrungsaustausch und interkommunale Zusammenarbeit Möglichkeiten zur weiteren Optimierung. KIWI Bewertung Aus der Schilderung der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ausgaben der Versorgungsmedien in Euro je m² BGF“ mit dem Index 1. Reinigung Die Stadt Haan reinigt ihre städtischen Immobilien im Wesentlichen mit externen Reinigungskräften. Eigene Reinigungskräfte sind nur noch in geringem Umfang im Einsatz und wurden in der Vergangenheit sukzessive abgebaut. Darüber hinaus wird in den Grundschulen sowie in der Sonderschule in geringem Umfang noch Eigenreinigung durch die Hausmeister betrieben. Insgesamt beträgt die Eigenreinigungsquote für die Schulen und Verwaltungsgebäude rund 20 Prozent. Im Folgenden werden die Werte der Stadt Haan in den Gesamtvergleich gestellt, also Ausgaben der Reinigung unabhängig vom jeweiligen Eigenund Fremdreinigungsanteil, um hierüber das grundsätzliche Potenzial aufzuzeigen. Dabei werden die Ausgaben und Inhalte der Eigenreinigung und der Fremdreinigung zunächst getrennt betrachtet und interkommunal verglichen. Eigenreinigung Ausgaben der Eigenreinigung in Euro je m² RF Die Kennzahl gibt an, welche Ausgaben bezogen auf die von eigenen Reinigungskräften bearbeitete Fläche jährlich für die Gebäudereinigung aufgewendet werden. Hierbei wird auf die Unterhaltsreinigung (Boden) abgestellt. Gw - 28 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Ausgaben der Eigenreinigung in Euro je m² RF 2006 Ausgaben Eigenreinigung gesamt (Personalausgaben und Ausgaben Reinigungsmittel) 140.163 Reinigungsfläche in m² Ausgaben/m² RF 2007 144.016 8.463 8.463 16,56 17,02 In den Personalausgaben sind neben den Ausgaben für die Eigenreinigungskräfte auch geschätzte Ausgabeanteile der Hausmeister enthalten, die derzeit noch mit Reinigungsaufgaben betraut sind. Interkommunaler Vergleich Ausgaben Eigenreinigung je m² RF 33,80 --- Euro je m² RF --- 30,00 25,00 18,05 20,00 17,02 15,00 10,61 10,40 10,00 5,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen Ausgaben Eigenreinigung je m² RF Ergebnisse in Klassen bis 12,99 13,00 – 15,99 16,00 - 19,99 über 20,00 4 9 9 10 Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Die Stadt Haan hat in der Vergangenheit die Eigenreinigungsanteile zu großen Teilen abbauen können (Eigenreinigungsquote 20 Prozent). Einen politischen Beschluss zum vollständigen Abbau der Eigenreinigung gibt es derzeit noch nicht. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 29 Gebäudewirtschaft Hiermit korrespondiert die aktuelle Altersstruktur der Reinigungskräfte: im Wege der natürlichen Fluktuation ist ein Abbau der Eigenreinigung nur innerhalb eines Zeitraumes von 30 Jahren möglich. Das Durchschnittsalter der Reinigungskräfte beträgt rund 49 Jahre. Um zusätzliche Synergien zu erzielen, sollten auch die Eigenreinigungs-Anteile der Schulhausmeister durch Fremdreinigung ersetzt werden. Wir verweisen auch auf unsere Ausführungen zu den Hausmeisterleistungen. Fremdreinigung Ausgaben der Fremdreinigung in Euro je m² RF Die Kennzahl gibt an, welche Ausgaben bezogen auf die von externen Reinigungskräften (Unternehmerreinigung) bearbeitete Fläche jährlich für die Gebäudereinigung aufgewendet werden. Hierbei wird ebenso auf die Unterhaltsreinigung (Boden) abgestellt. Ausgaben der Fremdreinigung in Euro je m² RF 2006 Ausgaben Fremdreinigung gesamt Reinigungsfläche in m² Ausgaben/m² RF 2007 299.282 325.044,39 34.736 35.581 8,62 9,14 Ausgaben Fremdreinigung je m² RF 15,80 --- Euro je m² RF --- 14,00 12,00 9,43 10,00 8,00 9,14 7,03 6,20 6,00 4,00 2,00 0,00 Minimum Gw - 30 Maximum Mittelwert Haan Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Benchmark Gebäudewirtschaft Betrachtet man die einzelnen Gebäude, so fallen deutliche Unterschiede auf. Während in den Grundschulen im Jahr 2007 Werte zwischen 9,55 und 14,17 Euro je qm erzielt werden, können im Schulzentrum Walder Straße (6,79) sowie im Gymnasium Adlerstraße (8,07) sehr viel günstigere Werte realisiert werden. Klassierungen Ausgaben Fremdreinigung je m² RF Ergebnisse in Klassen 5,00 – 6,99 7,00 – 8,99 9,00 - 10,99 Über 11,00 4 15 9 8 Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Die Stadt Haan positioniert sich mit ihren Fremdreinigungsausgaben im zweithöchsten Ausgabesegment. Die Verträge werden in regelmäßigen Abständen neu ausgeschrieben. Zuletzt wurden die Verträge für die weiterführenden Schulen ausgeschrieben. Um zukünftig durch Bündelung weitere Potenziale zu erschließen, ist geplant, im Jahr 2010 eine europaweite Ausschreibung aller Gebäude durchzuführen. Standards und Leistungswerte (Reinigungsleistung je Stunde) werden objektspezifisch ermittelt und vorgegeben. Die Reinigungsintervalle sind für die Hauptraumraumarten im 2,5fachen Rhythmus angesetzt. Grundreinigungen werden grundsätzlich ein Mal pro Jahr durchgeführt. Aufgrund massiver Beschwerden über die Reinigungsqualität wurde allerdings in den Grundschulen 2007 ein täglicher Reinigungsrhythmus eingeführt. Die Fremdreinigungskräfte werden durch die Hausmeister kontrolliert. Hierbei übernehmen Anwesenheitsbücher, in denen sich die Reinigungskräfte eintragen müssen, eine wichtige Funktion ein. Um die Tariftreue der Fremdreinigungsfirmen zu gewährleisten, lässt sich die Stadt Haan die Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes vorlegen und prüft diesen. Darüber hinaus wird in den Ausschreibungen auf die Erfordernisse des Mindestlohns hingewiesen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 31 Gebäudewirtschaft Die städtischen Gebäude werden – soweit dies möglich ist – mit Schmutzauffangmatten ausgerüstet. Bei zukünftigen Sanierungen bzw. Neubauten wird auf reinigungsfreundliche Materialstandards geachtet. KIWI-Kennzahl „Reinigungsausgaben je m² RF“ Ausgaben der Reinigung in Euro je m² RF Die Kennzahl gibt an, welche Ausgaben bezogen auf die jährlich gereinigte Fläche für die Gebäudereinigung insgesamt aufgewendet werden. Ausgaben Reinigung je m² RF --- Euro je m² RF --- 22,11 20,00 15,00 11,65 10,00 10,65 7,23 7,03 5,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen Ausgaben Reinigung je m² RF Ergebnisse in Klassen 5,00 – 7,99 8,00 - 10,99 11,00 - 13,99 über 14,00 4 18 8 12 Bei den Gesamtausgaben je qm RF positioniert sich Haan im zweitniedrigsten Segment und liegt erkennbar unter dem Mittelwert der von uns geprüften Kommunen. Ursächlich hierfür ist der hohe Anteil an Fremdreinigung, der sich positiv auf die von uns ermittelte Kennzahl niederschlägt. Gw - 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Die GPA NRW vertritt aus wirtschaftlichen Aspekten als Grundsatz die Position, dass Fremdreinigung vor Eigenreinigung zu realisieren ist. Dementsprechend ist der für die Gesamtreinigung festgelegte Benchmark der Wert der günstigsten Fremdreinigung. Potenzialberechnung Quantifizierung Potenzial bei Umstellung auf Fremdreinigung Ausgaben je m² RF in Euro – Haan Benchmark Fremdreinigung Potenzial je m² RF in Euro Betrachtete m² RF – Haan Potenzial in Euro (gerundet) 10,65 A 7,03 B 3,62 P = A-B 44.044 159.000 F P*F KIWI-Bewertung Ist-Situation Die aktuelle Ausgabesituation und das ausgewiesene Potenzial in Höhe von 159.000 Euro jährlich lassen erkennen, dass weitere Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Dies erfordert in erster Linie grundsätzliche Entscheidungen bezüglich der weiteren Umstellung auf Fremdreinigung, insbesondere auch unter Einbeziehung der Eigenreinigungsanteile der Hausmeister sowie auch über die anzusetzenden Reinigungsintervalle. Handlungsempfehlungen Die Stadt Haan sollte den eingeschlagenen Kurs weiter konsequent verfolgen und die bestehenden Eigenreinigungskräfte im Rahmen der natürlichen Fluktuation sozialverträglich abbauen. Hierbei sollten auch die Eigenreinigungsanteile der Hausmeister einbezogen werden. Zur Umsetzung ist hier zunächst ein politischer Grundsatzbeschluss zu fassen. Um den Umstellungsprozess schneller zum Abschluss zu bringen, bietet es sich an, die Möglichkeit von Abfindungen zu prüfen. Dies kann, je nach Alter der beschäftigten Eigenreinigungskräfte, eine interessante Alternative darstellen, von der sowohl die Beschäftigten als auch die Stadt profitieren können. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 33 Gebäudewirtschaft Bei der Ausschreibung von Reinigungsleistungen können durch die Berücksichtigung der folgenden Aspekte weitere Verbesserungen erzielt werden: • Exakte Kalkulation der Reinigungstage unter Berücksichtigung aller Nicht-Schultage (z. B. bewegliche Ferientage). • Die Reinigungsfrequenzen, insbesondere in den Grundschulen, sollten überprüft und angepasst werden. Die deutlichen Kostenunterschiede zu den weiterführenden Schulen machen den Handlungsbedarf deutlich. Erfahrungen aus anderen Kommunen zeigen, dass auch bei geringeren Reinigungsintervallen eine gute Reinigungsqualität erreicht werden kann. • Gebündelte Ausschreibung aller Objekte im Jahr 2010. Die Kontrolle der Reinigungskräfte durch die Hausmeister sollte – insbesondere im Hinblick auf eine mögliche Reduzierung der Reinigungsintervalle in den Grundschulen – weiter intensiviert werden. Die Hausmeister sollten für dieses Thema sensibilisiert und geschult werden. Die Stadt Haan sollte auch den Einsatz innovativer Reinigungskonzepte prüfen. Derzeit ist die „ergebnisorientierte Reinigung“ als neuer Ansatz in der Diskussion. Hier werden nicht Reinigungsintervalle festgelegt, sondern es wird die Reinigungsqualität definiert und vorgegeben. Erste Erfahrungen aus dem kommunalen Raum mit dem Einsatz der „ergebnisorientierten Reinigung“ zeigen, dass dieser Ansatz positive Effekte sowohl auf die Qualitätsals auch auf die Kostenkomponente der Reinigungsleistungen hat. Darüber hinaus ist auch hier die Budgetierung der Reinigungsleistungen ein hilfreiches Instrument zur positiven Beeinflussung des Nutzerverhaltens. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Reinigungsausgaben je m² RF“ mit dem Index 2. Gw - 34 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Hausmeisterdienste KIWI-Kennzahl „Ausgaben Hausmeisterdienste je m² RF“ Die Optimierung dieser Ausgabeposition erfordert einen Hausmeistereinsatz, der sich an der Kernaufgabe der Hausmeisterfunktion, der Mitwirkung an Erhalt und Bewirtschaftung von Gebäuden, orientiert. Grundlage dieses Vergleichs sind die Bruttopersonalausgaben der Hausmeister an den untersuchten Gebäuden. Hierbei haben wir die Eigenreinigungsanteile der Hausmeister bereinigt. Diese sind in den im vorigen Abschnitt behandelten Reinigungsleistungen enthalten. Arbeitsmittel der Hausmeister werden im Rahmen der Prüfung nicht einbezogen. Die ermittelten Bruttopersonalausgaben wurden mit den Reinigungsflächen ins Verhältnis gesetzt. Interkommunaler Vergleich Ausgaben Hausmeisterdienste je m² RF 16,63 --- Euro je m² RF --- 16,00 14,00 12,00 10,00 8,98 8,00 8,75 6,80 6,70 6,00 4,00 2,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen Ausgaben Hausmeisterdienste je m² RF Ergebnisse in Klassen bis 6,99 7,00 - 8,99 9,00 – 10,99 über 11,00 4 17 11 3 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 35 Gebäudewirtschaft Die Hausmeisterdienste in Haan positionieren sich im zweitniedrigsten, am stärksten repräsentierten Klassierungsbereich der mittleren kreisangehörigen Kommunen. Der folgende Zeitreihenvergleich der Hausmeisterausgaben verdeutlicht, dass in den letzten Jahren bereits deutliche Ergebnisverbesserungen erzielt werden konnten: Ausgaben für Hausmeister 2004 - 2007 ----- Euro je Einwohner ----- 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 2004 2005 2006 2007 Das Ausgabevolumen ist von rund 470.000 Euro im Jahr 2004 auf rund 385.000 Euro im Jahr 2007 gesunken. Potenzialberechnung Quantifizierung Potenzial Hausmeisterdienste Ausgaben je m² RF in Euro – Haan 8,75 Benchmark 6,80 B Potenzial je m² RF in Euro 1,95 P = A-B Betrachtete m² RF – Haan Potenzial in Euro (gerundet) A 44.044 F 86.000 P*F KIWI-Bewertung Ist-Situation Gw - 36 Die Hausmeister sind organisatorisch in das Gebäudemanagement eingebunden. Im zuständigen Amt 65 ist die Stelle eines Hausmeister-Koordinators angesiedelt, der als zentraler Ansprechpartner fungiert. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Die Aufgaben der Hausmeister sind in einer Dienstanweisung und Betriebshandbüchern umfassend und ausführlich geregelt. Zu den Aufgaben zählen auch Reparaturarbeiten, Wartungen und die Überwachung der Reinigungsleistungen. In den letzten Jahren wurden wesentliche Optimierungen im Schulhausmeistereinsatz umgesetzt, die zu der oben beschriebenen Ausgabensenkung geführt haben. Die Hausmeister betreuen in der Regel nun mehrere Objekte, wobei grundsätzlich eine Objektzugehörigkeit von Gebäude und Hausmeister beibehalten wurde. Vertretungen werden nicht mehr von den Schulhausmeistern gestellt, vielmehr sind die Vertretungsregeln entsprechend differenziert geregelt und den neuen Erfordernissen angepasst worden, so dass hieraus wesentliche Synergien gewonnen werden konnten. Die Tätigkeit der Schulhausmeister konzentriert sich auf die gebäudewirtschaftlich notwendigen Aufgaben. Botengänge, Kopierarbeiten o. ä. werden nach Auskunft des Hochbauamtes nicht mehr durchgeführt. Die Hausmeister in den Verwaltungsgebäuden nehmen neben gebäudewirtschaftlichen Aufgaben auch noch andere Tätigkeiten wahr. Zur Überstundenreduzierung der Hausmeister wurde der Schließdienst in den Abendstunden überwiegend den Vereinen übertragen. Darüber hinaus wurde bei den Drittnutzungen eine Konzentration auf wenige Objekte vorgenommen. Die Hausmeister verfügen über eine handwerkliche Ausbildung und unterstützen die Bauunterhaltung im Rahmen ihrer Möglichkeiten. Das Störungsmanagement ist zentral über den Hausmeister-Koordinator organisiert, der je nach Art des Schadens und der Höhe des Volumens über die Beseitigung des Schadens entscheidet. Dass der von uns ermittelte Benchmark noch nicht erreicht wird, liegt an den folgenden Gegebenheiten: • Derzeit ist an einer Schule ein leistungsgeminderter Arbeitnehmer eingesetzt, wodurch der Einsatz eines zweiten Hausmeisters erforderlich ist. • Einige Alt-Verträge mit den Hausmeistern stellen sich derzeit finanziell als vergleichsweise ungünstig für die Stadt Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 37 Gebäudewirtschaft dar. Die entsprechenden Potenziale lassen sich erst im Rahmen der natürlichen Fluktuation realisieren. Handlungsempfehlungen Die Hausmeister sollten von den Eigenreinigungsaufgaben entlastet werden. Die wertvolle Arbeitskraft der Hausmeister sollte für andere gebäudewirtschaftliche Tätigkeiten nutzbar gemacht werden. Wir verweisen insoweit auf unsere Ausführungen zum Thema „Reinigung“. Organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten sehen wir darüber hinaus nur noch in der Einbindung der für Verwaltungsgebäude zuständigen Hausmeister. Hier sollte eine Zuordnung zu Amt 65 geprüft werden. Durch eine Konzentration auf die gebäudewirtschaftlichen Tätigkeiten können weitere Potenziale erschlossen werden. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ausgaben Hausmeisterdienste je m² RF“ mit dem Index 3. Flächenmanagement Das Thema Flächenmanagement wird systematisch für Verwaltungsgebäude und Schulen betrachtet. Die Potenziale, die in einem strategischen Flächenmanagement liegen, sind nachhaltig und übertreffen die Einsparmöglichkeiten bei den Betriebs- und Unterhaltungskosten regelmäßig deutlich. Es gilt hier zunächst der einfache Grundsatz, dass Gebäudeflächen, die im Rahmen der Nutzungsoptimierung eingespart werden, gar nicht erst teuer unterhalten und bewirtschaftet werden müssen. Aus den zuvor dargestellten Einzelkennzahlen ergeben sich für die Stadt Haan folgende jährliche Ausgaben je bewirtschaftetem m² Bruttogrundfläche (BGF): Gw - 38 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Quantifizierung Potenzial Fläche Bezeichnung Summe in Euro Erläuterungen 5,86 Tatsächlich ermittelte Personalausgaben je m² BGF aus dem entsprechenden Berichtsteil Bauunterhaltung 15,68 Tatsächlich ermittelte Bauunterhaltungsausgaben je m² BGF aus dem entsprechenden Berichtsteil Bewirtschaftung 26,24 Tatsächlich ermittelte Bewirtschaftungsausgaben je m² BGF aus dem entsprechenden Berichtsteil - KIWI Abschreibungen auf Gebäude 15,40 „fiktiv“ 1 Prozent vom Gebäudewert Kapitalkosten* 38,49 5 Prozent auf den halben Gebäudewert ohne Berücksichtigung der Grundstücke Personalausgaben der Gebäudewirtschaft *hierbei gehen wir davon aus, dass die Gebäude zum Buchwert (abzüglich Sonderposten) veräußert werden können). Ausgaben je m² BGF 101,66 Addition der zuvor genannten Einzelwerte Die in der obigen Tabelle errechneten Ausgaben je m² BGF bilden die Basis für die monetäre Ausweisung der von uns im Rahmen der folgenden Analysen festgestellten Flächenüberhänge. KIWI-Kennzahl „Flächenverbrauch BGF je Verwaltungsmitarbeiter“ Ansatzpunkt sind zur Verfügung gestellte Flächen für Verwaltungsmitarbeiter (eigene wie auch angemietete Verwaltungsgebäude – VG -), um hieraus gegebenenfalls über den Faktor Fläche weitere Potenziale bei den Ausgaben für Gebäudewirtschaft lokalisieren zu können. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 39 Gebäudewirtschaft m² BGF VG je Verwaltungsmitarbeiter 77,88 --- m² BGF VG --- 70,00 60,00 46,27 50,00 42,23 40,00 27,90 30,00 28,04 20,00 10,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen m² BGF VG je Verwaltungsmitarbeiter Ergebnisse in Klassen bis 29,99 30,00 - 39,99 40,00 – 49,99 über 50,00 2 5 12 8 Die Positionierung der Stadt Haan bei den Flächen je Verwaltungsmitarbeiter ist durchschnittlich. Wir haben bei diesem Vergleich das Rathaus sowie das Verwaltungsgebäude in der Alleestraße berücksichtigt. Diesen Flächen werden die Anzahl der hier beschäftigten Bediensteten gegenübergestellt. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Gw - 40 Eine eindeutige Verantwortlichkeit für das Aufgabengebiet Flächenmanagement gibt es in der Stadt Haan nicht. Gleichwohl wird diese Aufgabe faktisch durch Amt 65 Hochbauamt wahrgenommen. In den beiden Verwaltungsgebäuden sind rund 160 Verwaltungsmitarbeiter mit rund 145 vollzeitverrechneten Stellen untergebracht. Die Flächeneffizienz beider Gebäude ist aus heutiger Sicht als nicht optimal einzustufen. Das Verwaltungsgebäude in der Alleestraße wurde nicht als Bürogebäude konzipiert, sondern befindet sich in einem alten Schulgebäude. Es fehlt derzeit neben Büroräumen auch an Pausen- und Besprechungsräumen. Bei ei- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft ner modernen und flächeneffizienten Bauweise ist es heute grundsätzlich möglich, mehr nutzbare Flächen in einem deutlich kleineren Baukörper unterzubringen. Aufgrund des Alters (Rathaus BJ 1903/1924; VG Alleestraße BJ 1920/1968) und des Zustandes der Gebäude stehen kurzfristig erhebliche Sanierungen an. Der Verwaltungsvorstand hat keine verbindlichen Rahmenvorgaben/Eckwerte für Flächenstandards festgelegt. Neue Arbeitsformen (zur Reduzierung des Flächenbedarfes) wie nicht festgelegte Büros (non-territorial), Desksharing und alternierende Telearbeit werden bislang noch nicht eingesetzt. Da die Gebäudekosten den Nutzern nicht in Rechnung gestellt werden bzw. keine budgetrelevante Verrechnung der Kosten stattfindet, gibt es kein effektives Anreizsystem für die Nutzer zur Rückgabe und (Eigen-)Optimierung von Flächen. Potenzialberechnung Verwaltungsgebäude Quantifizierung Potenzial Fläche Verwaltungsgebäude m² BGF je VerwMA – Haan 42,23 A Benchmark 28,04 B Potenzial je MA (m² BGF) Anzahl MA – Haan 14 161 Potenzial in m² BGF (gerundet) Potenzial in Euro (gerundet) 2.000 203.000 P = A-B F P*F Euro Grundsätzlich sind alle Kommunen, also auch die Kommune, die den Benchmark des interkommunalen Vergleiches generiert, weiter optimierungsfähig. So lassen sich – wie oben angesprochen - zusätzliche Potenziale über eine veränderte Sichtweise von Fläche in Form der Einführung alternativer Arbeitsformen erschließen. KIWI-Bewertung Ist-Situation Der Flächenverbrauch (BGF) je Mitarbeiter in der Stadt Haan bewegt sich am interkommunalen Durchschnitt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 41 Gebäudewirtschaft Gleichwohl ist zu konstatieren, dass die Flächeneffizienz aufgrund der vorhandenen Gebäudestruktur suboptimal ist. Derzeit sind für einige Mitarbeiter/innen Anmietungen erforderlich. Alter und Zustand der Gebäude lassen einen entsprechenden Handlungsbedarf erkennen. Handlungsempfehlungen Zunächst sollte grundsätzlich eine offizielle organisatorische Regelung bezüglich der Aufgabenwahrnehmung erfolgen. Faktisch erfolgt das Flächenmanagement bereits durch Amt 65. Aufgrund der dortigen gebäudewirtschaftlichen Fachkompetenzen halten wir diese Zuordnung für sachgerecht. Darüber hinaus sollte eine grundsätzliche Entscheidung über die budgetrelevante Zuordnung von Gebäudekosten zu den einzelnen Nutzern getroffen werden. Wie bereits an anderer Stelle beschrieben, halten wir diesen Schritt für erforderlich, um die Nutzer für die Faktoren „Fläche“ und „Kosten“ zu sensibilisieren. Die Stadt prüft aktuell anlässlich der anstehenden Sanierungen der Verwaltungsgebäude mehrere Varianten der Umsetzung. Ein externes Ingenieurbüro hat für die in Frage stehenden Alternativen eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsanalyse erstellt. Die möglichen Varianten sind nachfolgend genannt: • Sanierung des Bestandes, keine Flächenänderungen. • Sanierung historisches Rathaus, Abriss Anbau und konventioneller Neubau, Flächeneinsparung von 8 Prozent möglich. • Sanierung historisches Rathaus, Abriss Anbau und Neubau mit non-territorialem Konzept, Flächeneinsparung von 45 Prozent möglich. Eine Sanierung im Bestand hat den Nachteil, dass die Flächendefizite und strukturellen Nachteile weiter bestehen bleiben. Der Wirtschaftlichkeitsvergleich kommt zu einem erheblichen Barwertvorteil für die letztgenannte Variante. Aufgrund der enormen Flächeneinsparung könnte der Flächenanteil je Mitarbeiter damit auf rund 23,3 qm gesenkt werden, was deutlich unter unserem Gw - 42 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Benchmark liegt und somit ein noch höheres Einsparpotenzial (rund 300.000 Euro p. a.) bedeutet. Darüber hinaus bietet diese Variante neue Möglichkeiten für die städtebauliche Entwicklung der Innenstadt. Die Stadt Haan sollte daher auf Basis der vorhandenen Wirtschaftlichkeitsanalysen nun zeitnah eine Entscheidung treffen. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Flächenverbrauch je Verwaltungsmitarbeiter“ mit dem Index 3. KIWI-Kennzahl „Flächenverbrauch BGF je Schüler“ Ausgangspunkt sind zur Verfügung gestellte Flächen für Schüler sowie Schülerzahlen, um hieraus gegebenenfalls über den Faktor Fläche weitere Potenziale bei den Ausgaben für Gebäudewirtschaft lokalisieren zu können. Grundsätzlich sind die von uns ausgewiesenen Potenziale unter Berücksichtigung folgender Aspekte zu betrachten: Die von der GPA im Rahmen der Datenerhebung ermittelten Kennwerte sind im Hinblick auf ihre faktische Richtigkeit und Belastbarkeit überprüft worden. Hierzu hat die GPA NRW auf Grundlage der Schulbaurichtlinien Musterschulen mit verschiedenen Parametern (Schultyp, Zügigkeit, bauliche Ausgestaltung, Nutzungsintensität) entworfen und den sich so für jede einzelne Kommune ergebenden Flächenbedarf anhand der tatsächlichen Schülerzahlen errechnet. Die so berechneten Referenzwerte decken sich mit den von uns ermittelten und zitierten Benchmarks aus der Datenerhebung bei den bisher geprüften mittleren kreisangehörigen Kommunen. Das von uns dargestellte Potenzial ist rechnerisch ermittelt. Also finden sich auch kleinere und kleinste Flächen (Anteile) einzelner Standorte hierin wieder, die nicht unmittelbar und „eins zu eins“ realisierbar sind. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 43 Gebäudewirtschaft Gw - 44 Insoweit erfüllen die von uns ermittelten Flächenüberhänge die Funktion einer „Größenordnung mit Sensibilisierungsfunktion, die grundsätzliche Handlungsfelder lokalisiert“, da aus zeitlichen Gründen nicht immer objektscharf analysiert und hinterlegt werden kann. Das bedeutet, dass Flächenüberhänge - soweit vorhanden - im Nachgang zu unserer Betrachtung auf den vorhandenen Gebäudebestand abzustimmen sind. Geografische Einflussfaktoren, die der Aufgabe von Schulstandorten entgegenstehen, sind hierbei zu berücksichtigen. Ebenso sind entstehende Schülerbeförderungskosten bei Aufgabe von Schulstandorten den von uns ausgewiesenen Potenzialen gegenüberzustellen. Der von uns zugrunde gelegte Benchmark ist wie alle unsere Kennzahlen die Darstellung eines Status quo zu einem bestimmten Zeitpunkt – demnach sind im Potenzial künftig beeinflussende, demografische Entwicklungen nicht berücksichtigt. Für die meisten mittleren kreisangehörigen Städte in NRW bedeutet dieses ein sich noch zum Teil deutlich erhöhendes Potenzial. Dies gilt auch für die Stadt Haan. Die Aktivitäten der Kommunen im Zusammenhang mit dem Thema „offene Ganztagsschule“ sind vielfältig und werden von uns über die Parameter zur Flächenermittlung mitberücksichtigt. Diese sind bewusst konservativ gesetzt, so dass ggf. auftretender Flächenbedarf hierfür berücksichtigt bzw. abgedeckt ist. Als zusätzliche Quellen benutzen wir im Rahmen der Mittelfristbetrachtung die Studie „Bestandsgefährdung weiterführender Schulen in Nordrhein-Westfalen“, erstellt im Auftrag des Verbandes Bildung und Erziehung, Landesverband NRW vom September 2005. Die Prognose zur Entwicklung der Schülerzahlen stammt von der Bertelsmannstiftung. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Interkommunaler Vergleich m² BGF Schule je Schüler 25 --- m² BGF Schule --- 20,17 20 15,20 16,03 15 11,12 10 5 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Klassierungen m² BGF Schule je Schüler Ergebnisse in Klassen bis 11,99 12,00 - 13,99 14,00 – 15,99 über 16,00 2 9 16 12 Bezogen auf den gesamten Schulbestand positioniert sich die Stadt Haan im Vergleich der bisher geprüften Kommunen im höchsten Segment. Für eine vertiefende Betrachtung wird eine Unterteilung in Grundund weiterführende Schulen vorgenommen. Grundschulen Der aktuelle Schulentwicklungsplan der Stadt Haan geht von einem Rückgang der Grundschüler von 1.181 im Schuljahr 2007/2008 auf rund 1.050 im Schuljahr 2013/2014 aus. Dies entspricht einem analogen Rückgang der Klassen von 48 (2007/2008) auf 42 (2013/2014). Bei der nachfolgenden Kennzahlenanalyse ist die demografische Entwicklung daher mit einzubeziehen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 45 Gebäudewirtschaft m² BGF Schule je Schüler (Grundschulen) 21,89 --- m² BGF Schule --- 20,00 15,51 14,90 15,00 12,71 9,64 10,00 5,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierungen M² BGF Schule je Grundschüler Ergebnisse in Klassen bis 11,99 12,00 - 13,99 14,00 – 15,99 über 16,00 2 6 18 13 Die Stadt Haan bewegt sich bei den Grundschulen leicht unterhalb des Mittelwertes im zweithöchsten Segment der von uns geprüften Kommunen. In Anbetracht der aufgezeigten demografischen Entwicklung würde die Kennzahl sich weiter nach oben entwickeln. Feststellung Die Stadt Haan hat die bestehenden Potenziale erkannt und in ihrem gebäudewirtschaftlichen Handlungskonzept mit der geplanten Aufgabe der Grundschule „Bachstraße“ eine entsprechende Lösung erarbeitet. Weiterführende Schulen Der Schulentwicklungsplan geht auch im Bereich der Sekundarstufen von einem spürbaren Schülerrückgang aus. Die Entwicklung stellt sich für die einzelnen Schulformen wie folgt dar: Gw - 46 Gymnasium: 853 (2007/08) 884 (2013/14) Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Schulzentrum - Realschule: 565 (2007/08) 460 (2013/14) Schulzentrum - Hauptschule: 399 (2007/08) 343 (2013/14) Demnach sinkt das erforderliche Raumprogramm im Schulzentrum mit Haupt- und Realschule um insgesamt acht Klassen, während der Raumbedarf am Gymnasium im wesentlichen unverändert bleibt. m² BGF Schule je Schüler (weiterführende Schulen*) 31,82 --- m² BGF Schule --- 30,00 25,00 20,00 16,05 14,62 15,00 10,19 10,00 5,00 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Haan *weiterführende Schulen ohne Förderschulen und Berufskollegs Klassierungen m² BGF Schule je Schüler (weiterführende Schulen) Ergebnisse in Klassen bis 11,99 12,00 - 13,99 14,00 – 15,99 über 16,00 6 12 13 6 Im Segment der weiterführenden Schulen positioniert sich die Stadt Haan mit 16,05 qm je Schüler im obersten Segment. Nachfolgend stellen wir unsere Potenzialberechnung differenziert nach Schultypen dar: Potenzialberechnung Schulgebäude M² BGF je Schüler 2007 Schultyp Benchmark Haan Flächenpotenzial Schulzentrum (Hauptschule und Realschule) 12,91 14,96 2.000 Gymnasium 13,55 17,27 3.000 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 47 Gebäudewirtschaft Die Potenzialberechnung stellt auf die konkret vorgefundene Situation vor Ort ab. Für jeden Schultyp wurden auf Basis der Musterbaurichtlinie Benchmarks entwickelt, die je nach vorgefundenem Gebäudebestand, anzuwenden sind. Quantifizierung Potenzial Fläche Schulzentrum 2007 M² BGF je Schüler – Haan 14,96 A Benchmark 12,91 B Potenzial je Schüler (m² BGF) Anzahl Haupt- und Realschüler - Haan Potenzial in m² BGF (gerundet) Potenzial in Euro (gerundet) 2,05 P = A-B 964 F 2.000 203.000 P*F Euro Quantifizierung Potenzial Fläche Gymnasien 2007 M² BGF je Schüler – Haan 17,27 Benchmark 13,55 Potenzial je Schüler (m² BGF) Anzahl Gymnasiasten – Haan 3,72 853 A B P = A-B F Potenzial in m² BGF (gerundet) 3.000,00 P*F Potenzial in Euro (gerundet) 305.000 Euro Die Potenzialberechnungen beziehen sich auf das Jahr 2007. Einen wesentlichen Einfluss auf die möglichen Potenziale hat die demografische Entwicklung der nächsten Jahre. Die Prognosen der Stiftung Bertelsmann gehen von einem Rückgang der Bevölkerung bis zum Jahr 2020 um 4,2 Prozent aus. Darüber hinaus sinkt der Anteil der unter 18jährigen voraussichtlich von 18 auf 15 Prozent. Dies korrespondiert mit dem im Schulentwicklungsplan der Stadt Haan dargestellten Schülerrückgang. KIWI-Bewertung Ist-Situation Gw - 48 Die Stadt Haan hat unter Beteiligung eines Ingenieurbüros für die kommunalen Schulen („Szenario B“) und Sportstätten ein strategisches Konzept erarbeitet und beschlossen. In diesem Konzept kommt klar zum Ausdruck, dass der Schlüssel zu einer nachhaltigen Verbesserung des Haushaltes nur in einer Bedarfsanpassung liegen kann. Dies impliziert letztlich eine Reduzierung von Standorten und damit auch eine erhebliche Reduzierung der Kosten. Durch die aufgezeigten Maßnahmen werden die von uns ausge- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft wiesenen Potenziale im Wesentlichen realisiert werden können. Als wichtigste Einzelmaßnahmen seien hier in chronologischer Reihenfolge aufgeführt: • Aufgabe der Pestalozzi-Förderschule • Neubau der Grundschule Dieker Straße mit Nutzungsverdichtung • Sanierungen/Modernisierungen an weiteren Schulen • Sanierung des Gymnasiums mit Nutzungsverdichtung • Aufgabe der Grundschule Bachstraße Besonders positiv ist die ganzheitliche, transparente und auf den Lebenszyklus der Gebäude bezogene Betrachtungsweise des Konzeptes hervorzuheben. Durch die Nutzungsverdichtungen in der Grundschule Dieker Straße sowie im Gymnasium können die derzeit von Musikschule und VHS genutzten Gebäude einer Veräußerung zugeführt werden. Die Investitionen, Sanierungen und Modernisierungen werden sich positiv auf die Energieverbräuche und den Abbau des Instandhaltungsstaus auswirken. Wir verweisen diesbezüglich auch auf die von uns aufgezeigten Handlungsnotwendigkeiten zu den entsprechenden Themenfeldern. Handlungsempfehlungen Die Handlungsfelder wurden von der Stadt Haan erkannt und ein entsprechendes strategisches Handlungskonzept („Szenario B“) erarbeitet. Die ersten Maßnahmen hieraus wurden bereits umgesetzt. Eine Empfehlung kann hier allenfalls dahingehend gegeben werden, die gesteckten Ziele weiterhin konsequent zu verfolgen. Bezüglich der von uns ausgewiesenen Potenziale im Schulzentrum sollte die Stadt Haan – unter Berücksichtigung der weiteren demografischen Entwicklung (Acht Klassen Wenigerbedarf) - prüfen, ob und inwieweit hier ebenfalls Handlungsmöglichkeiten z. B. durch Nutzungsverdichtungen generierbar sind. Derzeit wird durch Amt 65 anhand von detaillierteren Flächendaten und der Anzahl der Räume eine tiefergehende Analyse vorgenommen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 49 Gebäudewirtschaft KIWI Bewertung Aus der Schilderung der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Flächenverbrauch je Schüler“ mit dem Index 4 Potenziale und Fazit Die nachfolgend ausgewiesenen absoluten Potenziale sind nicht kumulativ zu sehen, sondern beeinflussen sich wechselseitig. Die aus der Betrachtung der Bewirtschaftungsausgaben (Versorgungsmedien, Reinigung und Hausmeisterdienste) resultierende Größe bezieht sich auf den derzeit vorgehaltenen Gebäudebestand im Bereich der Verwaltungsgebäude und Schulen. Insoweit ist dieses Potenzial als „im Bestand vorhanden“ zu bewerten. Realisiert die Stadt Haan das durch uns im Zusammenhang mit dem Thema Fläche ermittelte Potenzial, so verringert sich das Potenzial der Bewirtschaftungsausgaben um eben diesen Flächenanteil, also die hierfür anfallenden Bewirtschaftungsausgaben. Übersicht Potenzial Thema Einzelpotenziale (derzeitiger Gebäudebestand) in Euro Alternativ Versorgungsmedien 286.000 Reinigung 159.000 5,42 86.000 2,93 Hausmeisterdienste Bewirtschaftung (gesamt) Flächenmanagement Einzelpotenziale (optimierter Gebäudebestand) 9,75 531.000 18,11 1.017.000 34,68 Additiv Versorgungsmedien 234.000 7,98 Reinigung 131.000 4,47 Hausmeisterdienste 71.000 2,42 436.000 14,87 Flächenmanagement 1.017.000 34,68 Gesamtpotenzial 1.453.000 49,55 Bewirtschaftung (gesamt) Gw - 50 in Euro je Einwohner Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gebäudewirtschaft Fazit Die Stadt Haan hat seit 2000 wesentliche gebäudewirtschaftliche Aufgabenkomplexe im städtischen Hochbauamt zentralisiert. Hier wird ein Gebäudebestand mit insgesamt 83.200 qm BGF betreut. Der Vermögenswert für die von uns näher untersuchten Schulen und Verwaltungsgebäude beträgt rund 81 Mio. Euro. Die hierfür erforderlichen Bauunterhaltungs- und Bewirtschaftungsausgaben belaufen sich auf rund 2,3 Mio. Euro jährlich. Die Steuerung der gebäudewirtschaftlichen Teilaufgaben ist insgesamt gut organisiert. Der Bereich des Energiemanagements muss in der Stadt Haan allerdings erst noch aufgebaut werden. Die regelmäßige Erfassung und Kontrolle der Energieverbräuche sollte installiert und ein unterjähriges Berichtswesen eingerichtet werden. Die Verbrauchsund damit auch die Ausgabewerte bei Wärme, Strom und Wasser/Abwasser sind extrem hoch. Ursächlich hierfür ist in erster Linie der schlechte Gebäudezustand (Potenzial: 286.000 Euro). Die Reinigungsleistungen in der Stadt Haan werden zum größten Teil (80 Prozent) durch Fremdreinigungsfirmen erledigt. Die Ausgaben bei Eigen- und Fremdreinigung bewegen sich am Durchschnitt der von uns geprüften Kommunen. Verbesserungsmöglichkeiten sind zunächst in der vollständigen Umstellung auf die deutlich günstigere Fremdreinigung zu sehen. Darüber hinaus können positive Effekte durch eine Optimierung bei den Fremdreinigungsverträgen (Bündelung von Objekten; Anpassung Reinigungsintervalle u. a.) generiert werden (Potenzial: 159.000 Euro). Schließlich sollte auch der Einsatz innovativer Ansätze wie der „ergebnisorientierten Reinigung“ geprüft werden. Bei den Hausmeisterleistungen hat sich die Stadt Haan in den letzten Jahren organisatorisch gut aufgestellt. Die Steuerung und Einbindung der Hausmeisterleistungen in die gebäudewirtschaftlichen Prozesse sind weitgehend optimiert. Wesentliche Verbesserungen lassen sich hier allenfalls aus der Fluktuation von Mitarbeitern ableiten (Potenzial 86.000 Euro). Im Bereich des Flächenmanagements macht sich die Architektur des Rathauses und des zweiten Verwaltungsgebäudes negativ bemerkbar. Fehlende Räumlichkeiten und teilweise Auslagerungen sind die Folge. Derzeit prüft die Stadt Haan im Vorfeld erforderli- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Gw - 51 Gebäudewirtschaft Fazit cher Sanierungen mehrere alternative Durchführungen anhand eines detaillierten Wirtschaftlichkeitsvergleichs. Aus diesem Vergleich geht die Neubaualternative mit non-territorialem Konzept als mit Abstand günstigste Alternative hervor. Das auf unseren Benchmark bezogene Potenzial beläuft sich auf rund 203.000 Euro jährlich. Bei Realisierung der genannten Neubau-Variante wäre das realisierbare Potenzial noch deutlich höher. Für den Themenbereich Schulen hat die Stadt die möglichen Handlungserfordernisse und –möglichkeiten erkannt und in vorbildlicher Weise ein ganzheitliches gebäudewirtschaftliches Handlungskonzept erarbeitet, das durch Reduzierung von Standorten, Nutzungsverdichtungen, Modernisierung von Bestandsgebäuden und Investitionen die von uns aufgezeigten Potenziale weitestgehend realisiert. Das Gesamtpotenzial für die Gebäudewirtschaft beläuft sich bezogen auf das Vergleichsjahr 2007 auf rund 1,45 Mio. Euro jährlich. Hiervon entfallen 436.000 Euro auf die Bewirtschaftung und 1.017.000 Euro auf die Reduzierung von Flächen. Gw - 52 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Bauleistungen Inhalt, Ziel und Methodik der Prüfung Inhalt Das Prüfgebiet Bauleistungen umfasst eine Betrachtung der allgemeinen Maßnahmen zur Korruptionsprävention und der Organisation des Vergabewesens sowie eine, Funktionsprüfung des Vergabewesens. Ziel Bei der Betrachtung dieser Prüffelder stehen der Schutz der Kommune vor finanziellen Schäden, die Rechtmäßigkeit der Verfahren, eine optimale Organisation und Steuerung der Abläufe sowie der Schutz der Mitarbeiter im Vordergrund. Unsere Fragebögen zeigen über den Erfüllungsgrad das Erreichen optimaler Organisationsstrukturen auf. Methodik Diese Prüfungen werden auf der Grundlage eines einheitlichen Fragenkatalogs mit bestimmten Gewichtungen der einzelnen Antworten durchgeführt und einem interkommunalen Vergleich unterzogen. Diesem Vergleich liegen die Ergebnisse aus mittleren kreisangehörigen Kommunen Nordrhein-Westfalens zu Grunde. Das für alle Kommunen zu erreichende Ziel ist die Beantwortung aller Fragen mit „ja“, also ein Erfüllungsgrad von 100 Prozent. Der Themenbereich der „Allgemeinen Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens“ wurde mit dem Leiter des Rechnungsprüfungsamtes erörtert. Als Datenbasis für die Funktionsprüfung des Vergabewesens dienten insgesamt fünf VOB-Maßnahmen, verteilt auf das Hochbauamt (Amt 65) als auch das Tiefbauamt (Amt 66). Es handelte sich um folgende Maßnahmen: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 1 Bauleistungen Baumaßnahmen der Stadt Haan Maßnahme: Verlängerung der SW Druckleitung Flurstraße in Haan Kanalsanierung Karlstraße bis Steinkuhle Auftragssumme / Abrechnungssumme 48.100 25.000 Straßenausbau Kölner Straße 442.811 GGS Gruiten Dachdecker und Klempnerarbeiten 111.276 Sanierung Sporthalle Walder Str. Trockenbau Akustikdecke 74.781 Die geprüften Maßnahmen stammen aus den Jahren 2004 bis 2007 und hatten ein Auftragsvolumen von insgesamt ca. 0,7 Mio. Euro. Korruptionsprävention und Vergabewesens Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens Allgemeines Korruption ist sicherlich das Verbrechen, das dem öffentlichen Dienst im Ansehen und finanziell den größten Schaden zufügt. Der Vertrauensverlust in der Öffentlichkeit wirkt so nachhaltig, dass er auch durch Ahndung, Bestrafung und anschließender Verfahrensänderung in den korrumpierten Bereichen kaum wieder rückgängig gemacht werden kann. Der Vermeidung von Korruption ist hierbei auf alle Fälle Vorzug vor der Ahndung zu geben. Da das Vergabewesen einer der korruptionsanfälligsten Bereiche ist, sollte hier eine möglichst genaue Regelung der Verfahrensabläufe erfolgen, die strickte Trennung von Ausführung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen sowie die genaue Einhaltung der Vorgaben des Korruptionsbekämpfungsgesetzes (KorruptionsbG). Bei der Stadt Haan haben wir keinen konkreten Vorfall als Anlass für unsere Empfehlungen festgestellt, sodass diese in vorbeugendem Sinn zu verstehen sind. Darstellung der Ist-Situation Die Ist-Situation zum Zeitpunkt der Prüfung wird anhand des folgenden Fragebogens dargestellt. Ba - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens Fragenkatalog I. 1 2 3 4 5 6 7 Allgemeine Korruptionsprävention (Allgemeine Verwaltung) Gibt es eine Dienstanweisung zur Korruptionsprävention? Werden Schulungen zum Thema Korruptionsprävention durchgeführt? Werden Mitarbeitergespräche zum Thema Korruptionsprävention durchgeführt? Gibt es interne Verhaltensregelungen für den Verdachtsfall? Sind ggf. Tochterunternehmen und die Politik in die Korruptionsprävention einbezogen? Wurde eine Schwachstellenanalyse betrieben? Sind die Bediensteten über mögliche Schwachstellen befragt worden? Bestehen Regelungen für ja nein Gewicht ung j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 n 0 1,5 1,5 j 1,5 0 1,5 j 3,0 0 3,0 n 0 3,0 3,0 n 0 3,0 3,0 j/n Punktwert 8 ●die Annahme von Vergünstigungen? j 1,5 0 1,5 9 ● die Bedingungen von Sponsoring? ● die Anfrage an die Informationsstelle (§ 8 KorruptionsbG)? ● die Anzeigepflicht für die Vergabe auf Aufträgen und Vermögensveräußerungen (§ 16 KorruptionsbG)? ● die Überwachung der Veröffentlichungspflicht (§ 17 KorruptionsbG)? ● die Überwachung von Nebentätigkeiten (§ 18 KorruptionsbG)? j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 10 11 12 13 Zwischensumme in Prozent: II. 14 15 16 17 18 19 20 68,8 Organisation des Vergabewesens Vergabestelle Ist eine zentrale Vergabestelle vorhanden bzw. sind die Vergaben zentral organisiert? Gibt es eine Vergabedatenbank? Wenn ja, wird sie nach Wirtschaftlichkeits- und Korruptionsaspekten ausgewertet? Wird eine Bieterdatenbank geführt und auch entsprechend gepflegt? Ist eine zentrale Submissionsstelle vorhanden? Wenn ja, wo ist sie angesiedelt? (Amt/Fachbereich) Beschreiben Wenn nein, sind andere Regelungen vorhanden? Beschreiben n 0 5,0 5,0 n 0 4,0 4,0 n 0 3,0 3,0 j 1,0 0 1,0 j 4,0 0 4,0 1,0 Interne Dienstanweisung zur Vergabe von Bauleistungen 21 22 23 Ist eine Dienstanweisung/Vergabeordnung vorhanden? Wenn ja, entsprechen deren Regelungen den rechtlichen Bestimmungen und erlauben sie ein wirtschaftliches Handeln? Bestehen Regelungen bezüglich: ● Festlegung/Änderung des Bieterkreises bei nicht-öffentlichen Verfahren? j 1,0 0 1,0 j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 3 Bauleistungen Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens Fragenkatalog 24 25 26 27 28 29 30 31 ja nein Gewicht ung j 1,5 0 1,5 j 1,5 0 1,5 j 1,0 0 1,0 n 0 1,5 1,5 n 0 1,5 1,5 n 0 1,5 1,5 j 3,0 0 3,0 n 0 1,5 1,5 Punktwert j/n ● Auswahl der Bieter (nicht ausschließlich im Fachamt)? ● Zusammenstellung der Angebotsunterlagen und Versand an die Bieter (zentral)? ● Sammlung und Verwahrung der eingegangenen Angebote (zentral)? ● Personalrotation von Verhandlungsleiter und Schriftführer? ● rechnerischer Prüfung der Angebote (außerhalb des Fachbereiches)? ● Erstellung der Preisspiegel (außerhalb des Fachbereiches)? ● Einhaltung des Vieraugenprinzips bei Vergabe von Aufträgen? (§ 20 KorruptionsbG) ● Beauftragung von Nachträgen? Zwischensumme in Prozent: 47,1 Gesamtergebnis: Gewichtung JA 32,5 Gewichtung NEIN 25,5 Summe 58,0 Ergebnis Stadt Haan (JA) in Prozent 56 Zur Information hier die Klassierung über die Verteilung des Erfüllungsgrads „Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens“. Erfüllungsgrad " Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens " in Prozent Ergebnisse in Klassen 0 - 25 26 - 50 51 – 75 76 - 100 0 Städte 9 Städte 19 Städte 13 Städte Analyse: Der erreichte Erfüllungsgrad von 56 Prozent ergibt sich aus den Themenbereichen der allgemeinen Korruptionsprävention zu 69 Prozent und der Organisation des Vergabewesens zu 47 Prozent erfüllt. Die Werte zeigen in beiden Bereichen noch mögliche Verbesserungspotenziale, die nachfolgend genannt sind. Ba - 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Fragenkomplex I. „Allgemeine Korruptionsprävention (Allgemeine Verwaltung)“ Das Ansehen des öffentlichen Dienstes wurde in der Vergangenheit von zahlreichen Korruptionsfällen nachhaltig geschädigt. Korruption ist nach wie vor ein aktuelles Thema in der gesellschaftlichen und politischen Diskussion. Aus allgemeinen Erwägungen und aufgrund besonders spektakulärer Fälle sollten geeignete Präventivmaßnahmen ergriffen werden. Positiv ist festzustellen, dass innerhalb der Stadtverwaltung Haan bereits viele Aspekte im Hinblick auf Korruptionsprävention behandelt und umgesetzt wurden; so besteht eine eigene Dienstanweisung zum Thema und aktuelle Schulungen der gesamten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben statt gefunden, so zum Beispiel am 23.02.2007. Ebenso wird die bestehende Regelungsdichte den bestehenden Anforderungen weitgehend gerecht. Zu Frage 3: „Werden Mitarbeitergespräche zum Thema Korruptionsprävention durchgeführt? Die bereits durchgeführten Schulungen sollten in den Bereichen, in denen aufgrund der dort durchgeführten Tätigkeiten mit einer erhöhten Korruptionsgefährdung zu rechnen wäre, durch Mitarbeitergespräche unterstützt werden. Zu Frage 6 und 7: „Ist eine Schwachstellenanalyse betrieben worden? Sind die Bediensteten über mögliche Schwachstellen befragt worden?“ Eine Schwachstellenanalyse und eine Befragung der Bediensteten wurden bei der Stadt Haan bisher nicht durchgeführt. Die Stadt sollte das Risikopotenzial in den einzelnen Fachbereichen ermitteln und die Bediensteten an der Erstellung einer erweiterten Analyse durch eine Befragung - mit der Möglichkeit zur Abgabe von Vorschlägen oder Stellungnahmen zur Korruptionsprävention - beteiligen. So werden einerseits die entsprechenden Erkenntnisse allen Betroffenen frühzeitig zugänglich gemacht und andererseits wird verhindert, dass ihnen das Gefühl vermittelt wird, die Schwachstellenanalyse erzeuge einen pauschalen Korruptionsverdacht gegen sie. Auf diese Weise kann die allgemeine Akzeptanz verbessert bzw. erreicht werden. Die Schwachstellenanalyse sollte die folgenden Module enthalten: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 5 Bauleistungen Potenzial: In welchen Bereichen wird wie viel Geld ausgegeben? Risiko: Mit welchem Aufwand kann eine Manipulation zu Ungunsten der Stadt Haan durchgeführt werden? Beteiligung Dritter: Profitieren Dritte von der dienstlichen oder politischen Entscheidung dieses Bereichs? Entscheidungsbefugnis: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirken bei einer Entscheidung mit? Wird das Vier-AugenPrinzip eingehalten? Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan zur Einschätzung ihres individuellen Potenzials hinsichtlich von Korruptionsmöglichkeiten, eine Schwachstellenanalyse unter Beteiligung aller Mitarbeiter/innen durchzuführen. Allgemein zum Thema Korruptionsprävention Seit dem 01.05.2005 gilt für die öffentliche Verwaltung in NordrheinWestfalen das Korruptionsbekämpfungsgesetz. (KorruptionsbG) Das Gesetz enthält Regelungen, mit denen der Korruption wirkungsvoll vorgebeugt werden soll und korruptive Praktiken verstärkt aufgedeckt, verfolgt und geahndet werden sollen. Es dient allen Beschäftigten als Richtschnur ihres Verhaltens und bietet zugleich Handlungsanleitung und Hilfestellung für notwendige Maßnahmen zur Korruptionsprävention und -bekämpfung. Innerhalb der Stadtverwaltung Haan sollte eine Ansprechpartnerin oder ein Ansprechpartner für Korruptionsbekämpfung benannt werden. In dieser Funktion handelt es sich um einen direkten Ansprechpartner für Beschäftigte, Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen in Fragen der Korruptionsprävention und -bekämpfung. Aufgaben des Ansprechpartners für Korruptionsbekämpfung Zum Aufgabenbereich des Ansprechpartners für Korruptionsbekämpfung gehören u. a.: Ba - 6 Die Förderung der Sensibilität der Beschäftigten durch Beratung und Aufklärung; Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Die Darstellung von Vorschlägen gegenüber der Verwaltungsführung zur Korruptionsprävention; Die Funktion als Ansprechpartner bei Verdacht auf Verfehlungen im Sinne des KorruptionsbG; Die Zusammenarbeit mit den Strafverfolgungsbehörden in allgemeinen Fragen der Korruptionsbekämpfung bzw. bei einem durch Tatsachen gerechtfertigten Korruptionsverdacht. Die Aufgaben des Korruptionsschutzbeauftragten ergeben sich aus dem Runderlass des Innenministeriums zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung vom 26.04.2005. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan die Benennung eines Korruptionsschutzbeauftragten. Fragenkomplex II. „Organisation des Vergabewesens“ Zu Frage 14: „Ist eine zentrale Vergabestelle vorhanden bzw. sind die Vergaben zentral organisiert?“ Die Stadt Haan unterhält seit 2007 eine zentrale Submissionsstelle jedoch bisher keine zentrale Vergabestelle. Die Ausschreibungen erledigen die von Vergaben betroffenen Fachbereiche in eigener Zuständigkeit. Die Verquickung der Aufgaben zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und zur Bauausführung mit den Aufgaben zur Vergabedurchführung widerspricht nach Auffassung der GPA den wesentlichen Vergabegrundsätzen. Die Einrichtung bzw. Vorhaltung einer zentralen Vergabestelle mit dem Ziel, die Vergabe verfahrensmäßig von der Planung und Ausführung zu trennen, sollte für die Stadt Haan Standard sein. Soweit vertretbar, sollten alle Zuständigkeiten, die nicht unmittelbar die Planung und Ausführung von Vorhaben ab einer bestimmten Größenordnung betreffen, den Ämtern bzw. Fachdiensten entzogen und zur zentralen Vergabestelle verlagert werden. Folgende Gründe sprechen für die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 7 Bauleistungen Zur Vermeidung von Korruptionsmöglichkeiten muss gerade im Verdingungswesen darauf geachtet werden, dass im Rahmen des Vertretbaren die verschiedenen Stadien des Vergabeverfahrens auf unterschiedliche Stellen verteilt sind. Liegen alle Schritte in einer Hand, wird sich die Manipulationsmöglichkeit der Ausschreibungs- und Vergabeabwicklung stark erhöhen. Müssen hingegen mehrere Beteiligte am Ablauf des Vergabeverfahrens mitwirken, so erfolgt bereits eine innerbetriebliche Kontrolle, die eine mögliche Korruption in diesem Verfahrensablauf weitestgehend erschwert. Bei der Stadt Haan werden in unterschiedlichen Bereichen Vergaben im VOB-, VOL- und VOF-Bereich vorgenommen. Die Vergabeordnung der Stadt Haan regelt dies in § 2 (Geltungsbereich / Vergabestellen). Bei allen Sachbearbeitern muss hier neben dem fachlichen Wissen (insbesondere bezüglich des Leistungsverzeichnisses) das Verwaltungswissen (zur Art der Ausschreibung, Verwendung von Formblättern, Anwendung der VOB, VOL oder VOF etc.) vorgehalten und ständig aktualisiert werden. Durch eine Bündelung dieser Kenntnisse der Ausschreibungs- und Vergabeabwicklung im nichttechnischen Bereich lassen sich zudem Kapazitäten bei den technischen Mitarbeitern/innen freisetzen, die für andere dienstliche Belange genutzt werden könnten. Das Vergabewesen ist spätestens durch die Neufassung der Vergabeordnung und Einführung der VOF sowie seiner Europäisierung immer komplizierter und schwerer überschaubar geworden. Diese Rechtsmaterie bedingt ein Spezialwissen, das „nur nebenbei“ nicht erarbeitet werden kann. Eine Stelle, die sich primär mit dem Vergabewesen befasst, verschafft daher zusätzliche Rechtssicherheit. Als Folge des erhöhten Rechtsschutzes der Bieter läuft die Verwaltung ansonsten Gefahr, bei Verfahrensfehlern eventuellen Regressansprüchen der Bieter ausgesetzt zu sein. Empfehlung Zur Optimierung des Vergabeverfahrens wird der Stadt Haan empfohlen, die bestehende zentrale Submissionsstelle zu einer zentralen Submissions- und Vergabestelle für VOL-, VOB- und VOF-Vergaben auszubauen. Unabhängig von den bereits bestehenden Zuständigkeiten der zentralen Submissionsstelle der Stadt Haan, möchten wir im Folgenden das Auf- Ba - 8 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen gabenspektrum einer zentralen Submissions- und -vergabestelle benennen: Aufgaben einer zentralen Submissions- u. Vergabestelle: Auswahl des Vergabeverfahrens bzw. Zustimmung zum vorgeschlagenen Vergabeverfahren, Einflussnahme auf die Bieterauswahl bei den nicht-öffentlichen Vergabeverfahren bzw. Änderung der Bieterlisten, Bereitstellung der Vertragsunterlagen, zentrale Zusammenstellung und Versand der Bieterunterlagen (auch bei extern erstellten Ausschreibungsunterlagen), Sammlung und Verwahrung der Angebote unter Verschluss, zentrale Durchführung der Submissionen - einschließlich Kennzeichnung und erster Plausibilitätskontrolle, rechnerische Prüfung und Erstellung der Preisspiegel, Erledigung der Anfragen gemäß § 8 KorruptionsbG, Durchführung der Anzeigen gemäß § 16 KorruptionsbG, Führung und Auswertung einer Vergabedatenbank, Einrichtung und Pflege einer Bieterdatenbank, vorbereitende Tätigkeiten der Vergabeentscheidung und Fertigung des Auftragsschreibens. Entsprechend der durch die Stadt Haan definierten Regelungen erfolgt eine Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes am Vergabeprozess. Zu Frage 15 und 16: „Wird eine Bieterdatenbank geführt und gepflegt bzw. ausgewertet?“ Eine Bieterdatenbank besteht im Fachbereich des Gebäudemanagement. Wie bereits dargestellt sollte eine zentrale Vergabestelle eine Bieterdatenbank als auch eine Vergabedatenbank führen. In diese Datenbank sollten dann auch alle Fachbereiche entsprechend der Freigabe Einsicht Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 9 Bauleistungen nehmen können. Hier werden Daten über mögliche Auftragnehmer als auch über bestehende Firmenkontakte hinterlegt. Innerhalb der Informationen zu bestehenden Vergaben muss ein Überblick bestehen, darüber welche Firmen in welcher Auftragshöhe welche Aufträge bekommen haben. Darüber hinaus werden u. a. Informationen benötigt über die Submissionsergebnisse, eventuell Auftrag über Nebenangebote, Auftragsdatum, die Abrechnungssumme, Nachträge falls vorhanden und Name der Bauleiterin bzw. des Bauleiters. Erst wenn eine solche umfassende Datenbank besteht können Auswertungen im Hinblick auf Korruptionsprävention vorgenommen werden. Außerdem lässt eine solche Datenbank auch Auswertungen zu, wie hoch die einzelnen Aufträge im Bezug auf fremd vergebene Ingenieurleistungen waren oder wie hoch die Summe der vergebenen Bauleistungen war unterteilt nach Hoch- und Tiefbau etc. Zu Frage 27, 28, 29 und 31: Personalrotation von Verhandlungsleiter und Schriftführer rechnerischer Prüfung der Angebote (außerhalb des Fachbereiches) Erstellung der Preisspiegel (außerhalb des Fachbereiches) Beauftragung von Nachträgen Zu den hier dargestellten Punkten bestehen keine direkten Regelungen innerhalb der Vergabeordnung der Stadt Haan vom 15.09.2008. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan ihre Vergabeordnung mit Stand vom 15.09.2008 entsprechend der im Text aufgeführten Regelungspunkte zu erweitern. Wie zuvor dargestellt, wären die hier angegebenen Regelungspunkte im Rahmen der Zuständigkeitserweiterung der zentralen Submissionsstelle zu einer zentralen Vergabestelle bereits enthalten. Ba - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Vergabewesen Funktionsprüfung des Vergabewesens In diesem Prüffeld werden die wesentlichen organisatorischen Standards und die rechtlichen Anforderungen der Funktionsprüfung des Vergabewesens auf der Grundlage der VOB/A sowie des Vergabehandbuches K VHB NW bewertet. Darstellung der Ist-Situation Die Ist-Situation – d. h. das Ergebnis der geprüften Maßnahmen - ist nachfolgend dargestellt: Funktionsprüfung des Vergabewesens Fragenkatalog 1 Prozent Gewichtung 100 1,0 100 1,0 80 1,5 100 1,0 100 1,0 80 2,0 50 2,0 8 Entspricht die Veröffentlichung dem § 17 VOB/A? Nachvollziehbare Begründung der gewählten Vergabeart? Angebote gestanzt bzw. gekennzeichnet? (§ 22 VOB/A) Möglichkeit zur Eintragung von Nachlässen und Nebenangeboten an festgelegter Stelle im Angebotsanschreiben gegeben? (§ 21.3 u. 4 VOB/A) Angebotsunterlagen inhaltlich gemäß Vergabehandbuch? Niederschrift über Verdingungsverhandlung vorhanden? (§ 22 VOB/A) Ggf. vollständig ausgefüllt (Angebote eingetragen, Niederschrift unterschrieben, Nachlässe/Skonti, Anzahl der Nebenangebote, geprüfte Angebotsendsumme eingetragen)? ( §§ 22, 23.3 VOB/A) Preisspiegel vorhanden? (§ 25 VOB/A) 100 4,0 9 Anfrage gemäß § 8 KorruptionsbG? 100 1,5 Vergabevermerk vorhanden? (§ 30 VOB/A) Angebote geprüft und im Vergabevermerk vollständig dokumentiert? Bei Nebenangeboten und Mustern: Geprüft, dokumentiert und Gleichwertigkeit festgestellt? Bei unangemessen niedriger Angebotssumme: schriftliche Aufklärung über die Preisermittlung verlangt? (§ 25 VOB/A) Anzeige gemäß § 16 KorruptionsbG? 100 4,0 100 1,0 66,7 1,0 100 1,0 2 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 Ergebnis Stadt Haan in Prozent - 1,5 91,4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 11 Bauleistungen Erfüllungsgrad " Funktionsprüfung des Vergabewesens “ in Prozent Ergebnisse in Klassen 0 - 25 26 - 50 51 – 75 76 - 100 0 Städte 0 Städte 1 Stadt 39 Städte Analyse: Zu Frage 3 und 6: „Angebote gestanzt bzw. gekennzeichnet? (§ 22 VOB/A) bzw. Niederschrift über Verdingungsverhandlung vorhanden?“ (§ 22 VOB/A) Lediglich bei einer eingesehenen Maßnahme wurden diese beiden Fragen mit „nein“ gewertet. Hierbei handelte es sich um die Maßnahme: GGS Gruiten, Dachdecker und Klempnerarbeiten. Auftragsdatum: 14.06.2006 bzw. Auftragssumme: 111.276 Euro. Bei dieser Maßnahme handelte es sich um eine freihändige Vergabe. Die Art der Vergabe wurde durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Haan befürwortet. Nach Auffassung der GPA hätte allerdings bei einer Auftragssumme von ca. 111.000 Euro eine Art von Submission durchgeführt werden sollen, bei dem alle Angebote gelocht und ein Submissionsprotokoll hätte angefertigt werden sollen. Zu Frage 7: „Ggf. vollständig ausgefüllt (Angebote eingetragen, Niederschrift unterschrieben, Nachlässe/Skonti, Anzahl der Nebenangebote, geprüfte Angebotsendsumme eingetragen)?“ ( §§ 22, 23.3 VOB/A). Alle Angebote müssen eingetragen und die Niederschrift vom Verhandlungsleiter unterschrieben sein, Nachlässe/Skonti, Anzahl der Nebenangebote und die geprüfte Angebotsendsumme müssen eingetragen sein. Auf eine lückenlose Eintragung dieser Angaben in den Submissionsniederschriften muss geachtet werden. Bei zwei der Maßnahmen war dies nicht der Fall. Maßnahmen: Verlängerung der SW Druckleitung Flurstraße in Haan bzw. Kanalsanierung Karlstraße bis Steinkuhle. Zu Frage 12: „Bei Nebenangeboten und Mustern: Geprüft, dokumentiert und Gleichwertigkeit festgestellt?“ Erwähnen möchten wir an dieser Stelle folgende Maßnahme: Lieferung und Montage einer ballwurfsicheren Akustikdecke im Rahmen der Komplettsanierung der Drei-Feld-Sporthalle Schulzentrum Walder Str. 15, 42781 Haan. Ba - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Bauleistungen Im Rahmen der Angebotseinholung wurden insgesamt 9 Angebote eingereicht. Alle 9 Angebote wurden auch gewertet. Insgesamt wurden 4 Nebenangebote abgegeben. Die in den Bauablauf integrierten Ingenieure kamen in ihrer Vergabeempfehlung zu folgender Empfehlung: Das Nebenangebot (einer an dieser Stelle nicht näher bezeichneten Trockenbaufirma) beinhaltete als wesentliche Änderung gegenüber dem Hauptangebot eine ballwurfsichere Deckenbekleidung von Knauf System D 127, Knauf Cleano Akustik Designdecke, gelocht oder geschlitzt mit Luftreinigungseffekt. Die Decke unterscheidet sich in Optik und Material vom Hauptangebot. Die Decke erfüllt alle Anforderungen einer ballwurfsicheren Decke mit den erforderlichen akustischen Eigenschaften. Der Preisvorteil dieses Angebotes ist beachtenswert. Die Auftragsvergabe erfolgte an den preiswertesten Bieter entsprechend dem Hauptangebot in Höhe von 74.781,27 Euro. Das Nebenangebot eines Mitbewerbers belief sich auf 59.733,59 Euro. Es handelte sich somit um eine Angebotsdifferenz in Höhe von 15.047,68 Euro brutto. Der durch das Fachamt erstellte Vergabevermerk nach § 30 VOB/A vernachlässigte eine Darstellung der Nebenangebote sowie eine Begründung zur Ablehnung einer o. g. möglichen Ersparnis. Empfehlung Wir empfehlen die Wertung möglicher Nebenangebote auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten in einem Vergabevermerk stärker zu berücksichtigen. Auch wenn Nebenangebote abgelehnt werden, sollte eine aussagekräftige Begründung zur Ablehnung enthalten sein. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Ba - 13 Bauleistungen Fazit Fazit Im Prüffeld „Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens“ erreicht die Stadt Haan einen Erfüllungsgrad von 56 Prozent. Allgemeine Korruptionsprävention: Optimierungspotenzial besteht in der Erstellung einer Schwachstellenanalyse für die gesamte Verwaltung unter Einbeziehung aller Mitarbeiter/innen. Darüber hinaus sollte ein/e Korruptionsschutzbeauftragte/r für die Stadtverwaltung Haan benannt werden. Organisation des Vergabewesens: Im Wesentlichen kann die Organisation des Vergabewesens optimiert werden durch die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle. Möglichkeiten hierzu bietet der Ausbau der zentralen Submissionsstelle zu einer zentralen Submissions- und Vergabestelle. Hierdurch sollte eine Trennung von Planung, Ausschreibung und Vergabe erreicht werden. Eine Verlagerung von Aufgabenbereichen innerhalb der technischen Bereiche hin zur Zentralen Vergabestelle erscheint notwendig. Das Prüffeld „Funktionsprüfung des Vergabewesens“ wurde mit einem sehr guten Ergebnis von 91 Prozent bewertet. Es zeigt anhand der ausgewählten Baumaßnahmen nur ganz geringfügig Optimierungspotenzial. Dieses besteht in der Dokumentation der Vergabeentscheidung sowie in der Bearbeitung der Submissionsprotokolle. Ba - 14 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Infrastruktur Inhalte, Ziel und Methodik der Prüfung Das Prüfgebiet „Infrastruktur“ umfasst folgende Bereiche: Erfassung und Analyse des Leistungsspektrums der Unterhaltung der Verkehrsflächen und –anlagen mit Blick auf die aufbau- und ablauforganisatorische Gestaltung innerhalb der Stadt Haan, Untersuchung der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung in den Bereichen o Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung und o Straßenbeleuchtung, Organisationsbetrachtung und Aufgabenanalyse des Bauhofs. Ziel unserer Prüfung ist die Untersuchung und Bewertung der systematischen, nachhaltigen Steuerung sowie der effizienten und effektiven Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der gesamtstädtischen Finanzsituation, um Handlungsmöglichkeiten bzw. zukünftige Haushaltsrisiken aufzuzeigen. Die Organisation und Steuerung der betrachteten Aufgaben wird komprimiert auf der Grundlage der Ergebnisse der Kennzahlen „Erfüllungsgrad Steuerung der Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen“ sowie „Erfüllungsgrad optimierter Bauhof“ analysiert. Die Kennzahlen zeigen auf, in welchem Umfang und welcher Ausprägung die aktuelle Situation innerhalb der Stadt Haan einer zeitgemäßen Steuerung der Aufgaben bzw. Organisation der Verkehrsflächenunterhaltung bzw. eines optimierten Bauhofs entspricht und inwieweit Handlungsbedarfe abzuleiten sind. Beide Erfüllungsgrade beruhen auf einer Nutzwertanalyse, deren Basis standardisierte Fragebögen bilden. Die jeweiligen Antworten werden auf einer Skala von 0 bis 41 bewertet und im Nachgang mit einem festgelegten Gewichtungsfaktor multipliziert. 1 nicht erfüllt = 0; ansatzweise erfüllt = 1; teilweise erfüllt = 2; überwiegend erfüllt = 3; vollständig erfüllt = 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 1 Infrastruktur Die Gewichtung erfolgt im Rahmen von Faktoren (eins bis drei) entsprechend ihrer Bedeutung für eine wirtschaftliche und erfolgreiche Steuerung der Unterhaltung bzw. des Bauhofs. Im Rahmen der Kennzahlenerhebung und –analyse betrachten wir die oben dargestellten Aufgaben unabhängig von individuellen Organisationsformen. Zur Schaffung einer einheitlichen und vergleichbaren Datengrundlage berücksichtigen wir nur Ausgaben, die direkt dem jeweiligen Produkt bzw. der Aufgabe zugeordnet werden können. Dieser Systematik folgend berücksichtigen wir sämtliche der Unterhaltung zuzuordnende Ausgaben unabhängig davon, ob diese im Verwaltungs- oder Vermögenshaushalt gebucht wurden. Die Ausgaben werden um Einnahmen aus Schadensersatzleistungen, Kostenerstattungen und Zuweisungen – soweit sie im direkten Zusammenhang mit der Aufgabe stehen – bereinigt. In den Ausgaben Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung sind für das interkommunale Vergleichsjahr 2007 auch die Personalausgaben der Verwaltungsmitarbeiter sowie der manuell-technischen Mitarbeiter des Bauhofs enthalten. Weiterer Schwerpunkt unserer Prüfung ist die Aufgabe der Straßenbeleuchtung, deren Ausgaben sich im Wesentlichen aus den Unterhaltungs- und Energieausgaben zusammensetzen. Kennzahlen Im Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit (KIWI) werden die Kennzahlen Ausgaben für die Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung je 1.000 Quadratmeter (m²) Verkehrsfläche bzw. je Einwohner und Ausgaben für die Straßenbeleuchtung je 1.000 m² Verkehrsfläche unter Einbeziehung weiterer Kennzahlen analysiert und bewertet. Bei der Straßenbeleuchtung sind die Unterhaltungsausgaben in ihrer Höhe von dem Eigentumsverhältnis (im Eigentum der Stadt oder im Eigentum Dritter) an der Beleuchtung beeinflusst. Wir haben deshalb zwei entsprechende Cluster gebildet. In - 2 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Benchmarks und Potenziale Für die Unterhaltung der Straßen und Wirtschaftswege wird derzeit kein Benchmark benannt da die Datenlage in den geprüften Städten häufig zu unzureichend ist, um konkrete monetäre Potenziale ermitteln zu können. Bei der Betrachtung der Straßenbeleuchtung haben wir die Benchmarks bei den Energieausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche und bei den Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche – jeweils in dem entsprechenden Cluster – definiert und Potenziale berechnet. Verkehrsflächen und –anlagen Organisation und Steuerung Erfüllungsgrad "Steuerung der Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen" j/ n Punktwert Skalierung Gewichtung j 12 4 3 j 8 4 2 j 9 3 3 j 6 3 2 j 3 1 3 n 0 0 3 j 2 1 2 j 6 2 3 j 4 2 2 Organisation und Steuerung Werden die Aufgaben im Bereich der Verkehrsflächen und -anlagen differenziert dargestellt? Wird der Ressourcenverbrauch für die einzelnen Leistungen differenziert und vollständig dargestellt? Besteht ein eindeutiges Auftraggeber/Auftragnehmer-Verhältnis? Ist die Ressourcenverantwortung eindeutig geregelt? Besteht ein Kontraktmanagement /eine Zielvereinbarung mit der Verwaltungsführung? Wurden operative Ziele für die Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen gesetzt und dokumentiert? Sind im Sinne von Zielvorgaben Standards für die Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen definiert? Besteht ein Controlling mit einem standardisierten Berichtswesen? Ist das Berichtswesen outputorientiert? Zwischensumme 54 % Wirtschaftlichkeit Sind die Verkehrsflächen und -anlagen vollständig erfasst? j 2 2 1 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 3 Infrastruktur Erfüllungsgrad "Steuerung der Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen" Sind die Verkehrsflächen und -anlagen vollständig bewertet? Sind wesentliche Informationen zu den Verkehrsflächen und -anlagen hinsichtlich des zukünftigen Unterhaltungsaufwandes erhoben? Wird die Unterhaltung systematisch geplant, durchgeführt und dokumentiert? Liegt ein Produktplan vor? Ist eine Kosten- und Leistungsrechnung implementiert? Werden Kennzahlen zur Wirtschaftlichkeit erhoben? Werden Folgekostenbetrachtungen angestellt? Werden die Leistungen der Unterhaltung einem Wettbewerb mit privaten Anbietern ausgesetzt? j/ n Punktwert Skalierung Gewichtung j 8 4 2 j 6 2 3 j 9 3 3 j 4 4 1 j 6 2 3 j 4 2 2 j 12 4 3 j 6 3 2 Zwischensumme 71 % Gesamtergebnis Ermittelter Wert 107 Optimalwert 172 Erfüllungsgrad 62 % Da bei dieser Kennzahl der Zielwert naturgemäß nur bei 100 Prozent liegen kann, ist ein interkommunaler Vergleich wenig zielführend. Gleichwohl stellen wir aus statistischen Gründen nachfolgend die Klassierung der Ergebnisse dar. Erfüllungsgrad "Steuerung der Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen" in Prozent Ergebnisse in Klassen bis 25 26 – 50 51 – 75 über 75 0 Städte 2 Städte 8 Städte 7 Städte Die Stadt Haan erreicht mit 62 Prozent einen Wert, der aufzeigt, dass bereits betriebswirtschaftliche Instrumente sinnvoll implementiert sind, gleichwohl aber noch weiterer Optimierungsbedarf besteht. Positiv konnten wir Folgendes feststellen: In - 4 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Die Aufgaben im Bereich der Unterhaltung von Verkehrsflächen und Anlagen werden weitestgehend nach den verschiedenen Aufgabenebereichen dargestellt ebenso deren Ressourcenverbrauch. Das Auftragnehmer- / Auftraggeber-Verhältnis ist über Dauerund Einzelaufträge incl. einer Auftragskontrolle klar geregelt. Der Bauhof fungiert als interner Dienstleister und die Produktverantwortung ist aufgeteilt. Die Bauhofsleitung ist verantwortlich für die Unterhaltung und Instandsetzung der Straßen. Die Fachbereichsleitung „Tiefbau“ ist zuständig für die Planung und den Neubau von Straßen. Die Verkehrsflächen und Anlagen sind überwiegend erfasst und vollständig bewertet. Aus der Erfassung heraus können Informationen zum zukünftigen Unterhaltungsaufwand generiert werden. Der Aufbau der Straßebewertung ist insgesamt in sechs einzelne Bewertungsklassen eingeteilt. Es liegt ein Produktplan vor. Maßnahmen im Bereich der Investitionen als auch der Unterhaltungen gehen Folgekostenberechnungen voraus. Darüber hinaus werden Eigenleistungen zur Unterhaltung einem Preisvergleich unterzogen. Organisationsoptimierungen – Handlungsfelder Die Steuerung und Organisation der Unterhaltung der Verkehrsflächen und –anlagen könnte insofern noch verbessert werden als das zukünftig die Elemente „Kontraktmanagement / Zielvereinbarung mit der Verwaltungsführung“ konkretisiert werden. Hieraus abzuleiten wären operative Ziele für die Unterhaltung der Verkehrsflächen und –anlagen, die dann auch entsprechend zu dokumentieren sind. Beispielhaft bedeutet dies, mit welchem Aufwand soll das Anlagevermögen „Verkehrsflächen und Anlagen“ in den nächsten Jahren welche Entwicklung nehmen. Aussagen hierüber liegen in der Stadt Haan momentan nicht vor. Zur Umsetzung der vorgenannten Empfehlung bedarf es in der Stadt Haan dringend eines geeigneten Erhaltungsmanagements in Bezug auf das Infrastrukturvermögen –Verkehrsflächen / Straßen- u. Wirtschaftswege-. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 5 Infrastruktur Die bisher vorliegenden, auf verschiedene Fachbereiche verteilten und auch in verschiedenen Datenablagen abgelegten Informationen müssen zentral zusammengefügt und anschließend auch entsprechend verwaltet werden. Die bisher angetroffene Gesamtsituation ist nicht mehr zeitgerecht. Hinsichtlich der Steuerungsmöglichkeiten bezogen auf die Wirtschaftlichkeit sollte die bestehende Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) weiter ausgebaut werden. Sie sollte differenziert nach den einzelnen Aufgabenbereichen (Straße, Wirtschaftswege, Brücken, Anlagenteile, Straßenbegleitgrün, etc) eine entsprechende Transparenz des eigenen Handelns abbilden und die Darstellung verschiedenster Wirtschaftlichkeitskennzahlen zulassen. Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung In unsere Betrachtung beziehen wir alle Straßen und Wirtschaftswege der Stadt Haan mit ein, die sich in der Baulast der Stadt befinden. Der Bergriff „Bauunterhaltung“ wird durch die GPA NRW weit gefasst und beinhaltet im Rahmen der Betrachtung ebenfalls Ausgaben in den Bereichen der Erhaltung und Instandsetzung. Weiterhin gehören auch die nachfolgenden Aufgaben (entsprechend der kameralen Zuordnungsvorschriften) zum Unterabschnitt 63 und 78 der Straßen- bzw. Wirtschaftswegeunterhaltung: Straßen, Wege, Plätze, Streckenkontrollen, Straßenbegleitgrün, Beschilderung, Lichtzeichenanlagen, Brücken, Über- und Unterführungen, Fahrrad- und Gehwege. Wirtschaftswege Die Ermittlung der Ausgaben für die Straßenunterhaltung bzw. Wirtschaftswegeunterhaltung erfolgt durch Übernahme der Ausgaben (Rech- In - 6 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur nungsergebnis) aus dem Unterabschnitt 630 der Jahresrechnung. Folgende Ausgaben fließen in die Kennzahl mit ein: Ausgaben für die Straßenunterhaltung durch Vergabe, Ausgaben der Straßenunterhaltung durch den Bauhof (Personalausgaben, Geräte und Material), Beschilderung (Fremdvergabe und Bauhof), Lichtzeichenanlagen (Fremdvergabe und Bauhof), Straßenbegleitgrün einschließlich Straßenbäume (Fremdvergabe und Bauhof). Die jeweilige Zuordnung erfolgt anhand der Parzellengrenzen, unabhängig von Art der Bepflanzung. Unterhaltungsaufwand der nicht im Verwaltungshaushalt, sondern im Vermögenshaushalt veranschlagt wurde wie zum Beispiel Deckensanierungen der Straßen. Ausgaben für die Wirtschaftswegeunterhaltung durch den Bauhof Bereinigungen Folgende Ausgabepositionen werden gegebenenfalls aus dem Unterabschnitt herausgerechnet: Entwässerungsausgaben (Straßenentwässerungsanteil), Winterdienst, Straßenreinigung, Straßenbeleuchtung, Bei der Stadt Haan sind derzeit gerundet 1.150.000 m² Verkehrsfläche zu unterhalten. Für das Jahr 2007 wurden für Haan insgesamt 29.323 Einwohner festgestellt. Die Verkehrsfläche, die teilweise auf geschätzten Flächenangaben beruht, setzt sich nach Angaben der Verwaltung wie folgt zusammen: Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 7 Infrastruktur Flächenbestandteile der Verkehrsfläche der Stadt Haan in m² Verkehrsfläche gesamt 1.150.000 (gerundet) Länge der Gemeindestraßen 80,00 km Fläche der Gemeindestraßen 1.150.000,00 m² Fläche der Fahrbahn 715.000,00 m² Fläche der Gehwege 300.000,00 m² Fläche der Radwege nicht bekannt Fläche des Straßenbegleitgrüns 100.000,00 m² (geschätzt) Parkplatzflächen 28.200,00 m² Länge der Wirtschaftswege 73,00 km bituminöse Befestigung 30,00 km wassergebundene Decke 7,00 km ohne Oberflächenbefestigung 36,00 km Fläche oder Länge des Begleitgrüns nicht bekannt Fläche der Wirtschaftswege 255.500,00 m² (geschätzt) Länge der Brücken 412,00 m Fläche der Brücken 2.160,00 m² Fläche des Stadtgebietes 2.422,00 ha Im interkommunalen Vergleich liegt die Stadt Haan im Segment der mittleren kreisangehörigen Kommunen mit der Gesamtfläche von 1.150.000 m² Verkehrsfläche rund 23 Prozent unter dem bisherigen Durchschnittswert in Höhe von 1.498.000 m². Welche Bedeutung dieser Wert für den einzelnen Bürger hat zeigt die nächste Grafik. Verkehrsfläche (m²) je Einwohner 2007 90 76 80 ---m²/EW--- 70 60 50 40 39 39 Mittelwert Haan 30 20 10 10 0 Minimum In - 8 Maximum Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Die nachfolgenden Auswertungen, die einen Einwohnerbezug herstellen, sind also nicht durch einen über- oder unterproportionalen Anteil an Fläche geprägt, da der Wert für Haan dem bisherigen Durchschnittswert entspricht. Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung Die in der Jahresrechnung 2004 bis 2007 dargestellten Ausgaben der Straßenunterhaltung setzen sich wie folgt zusammen: Verteilung der Ausgaben für die Straßenunterhaltung Ausgabeart 2004 2005 2006 2007 7.351 5.713 3.318 2.605 231.502 407.873 332.254 352.935 148.595 335.705 252.577 269.929 39.241 34.726 35.554 27.569 7.424 7.154 7.432 17.760 36.241 30.289 36.691 37.677 40.469 34.469 41.652 37.180 686.573 721.079 828.652 708.360 958.544 1.163.421 1.202.558 1098.475 7.351 5.713 3.318 2.605 951.193 1.157.709 1.199.241 1095.870 Einnahmen Schadensersatzleistungen Kostenerstattungen Zuweisungen Ausgaben Personalausgaben (Verwaltung) Unterhaltungsausgaben davon Straßen, Wege, Plätze davon Straßenbegleitgrün davon Brücken davon weitere Ingenieurbauten davon Beschilderung davon Fahrrad- und Gehwege davon Fremdingenieurleistungen Weitere Unterhaltungsausgaben (Vermögenshaushalt) Innere Verrechnung Bauhof Summe aller Ausgaben Einnahmen Summe Ausgaben minus Einnahmen Die Summe aller Ausgaben für die Straßenunterhaltung umfassen Personalausgaben, Ausgaben für die Bauhofleistungen, die Unterhaltungsausgaben unabhängig vom Ort der Veranschlagung im Verwaltungsund/oder Vermögenshaushalt sowie weitere Sachausgaben. Wenn in einzelnen Zeilen keine Eintragung vorliegt so waren diese Ausgaben bereits in anderen genannten Kostenarten der jeweiligen Jahre enthalten oder nicht bekannt. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 9 Infrastruktur Die Unterhaltungsausgaben wurden um die Einnahmen aus Schadensersatzleistungen bereinigt. Die Ausgabenentwicklung der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung bezogen auf die Jahre 2004 bis 2007 stellt sich wie folgt dar: Intrakommunale Entwicklung ----- Euro ----- 1.500.000 1.300.000 1.163.421 1.100.000 1.202.558 1.098.475 958.544 900.000 700.000 2004 2005 2006 2007 Die Ausgabenentwicklung für die Unterhaltung der Straßen und Wirtschaftswege ist, bezogen auf die Zeitreihe von 2004 bis 2007 geprägt durch eine Ausgabensteigerung von 2004 nach 2006 in Höhe von 25 Prozent. Diese Ausgabensteigerung ist bedingt durch eine Steigerung der Kostenerstattung an den Bauhof der Stadt Haan für gestiegene Bauunterhaltungsarbeiten als auch durch einen Ausgabenanstieg der Straßenerneuerungen bzw. Deckenerneuerungen. 2007 liegen die Gesamtausgaben nur noch 15 Prozent über dem Wert aus 2004. Um die Ausgaben zur Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung (2007) im Interkommunalen Vergleich einordnen zu können wurden die Ausgaben und speziell die Position der Inneren Verrechnung der Bauhofleistungen entsprechend der bereits erläuterten Vorgehensweise bereinigt. Die bereinigten Ausgaben für das Jahr 2007 ergeben demnach folgende Summe: In - 10 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Bereinigte Ausgaben für die Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung Ausgabeart 2007 Einnahmen Schadensersatzleistungen 2.605 Ausgaben Unterhaltungsausgaben davon Sachausgaben für Straßen, Wege, Plätze davon Stunden Bauhof für Straßen, Wege, Plätze davon Sachausgaben für Straßenbegleitgrün davon Stunden Bauhof für Straßenbegleitgrün davon Sachausgaben für Brücken u.a. davon Stunden Bauhof für Brücken u.a. davon Sachausgaben für Beschilderung davon Stunden Bauhof für Beschilderung Weitere Unterhaltungsausgaben (Vermögenshaushalt) Summe aller Ausgaben Einnahmen Summe bereinigte Ausgaben minus Einnahmen 840.715 269.929 191.997 27.569 247.828 17.760 6.691 37.677 41.264 37.180 877.895 2.605 875.290 Aufteilung der Ausgabearten für die Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung 2007 9% 4% 3% 53% 31% davon Straßen, Wege, Plätze 53% davon Straßenbegleitgrün 31% davon Brücken 3% davon Beschilderung 9% weitere Sachausgaben 4% Straßenbegleitgrün Die Unterhaltungsausgaben für das Straßenbegleitgrün haben bei der Stadt Haan mit einunddreißig Prozent einen sehr hohen Anteil an den von uns betrachteten Gesamtausgaben der Straßenunterhaltung. Darüber hinaus ist die Straßenbegleitgrünunterhaltung der personalintensivste Unterhaltungsbereich aller betrachteten Aufgabenbereiche. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 11 Infrastruktur Dieser Wert kann nur dadurch gesenkt werden, dass die eigentliche Leistung reduziert wird, z. B. durch eine Reduzierung der Wechselbepflanzung oder der Absenkung der Pflegestandards und weniger pflegeintensiver Bepflanzungen, auch wenn dies zu einer Reduzierung des optischen Erscheinungsbildes innerhalb der Stadt Haan führt. Empfehlung In Anbetracht des Anteils der Unterhaltung des Straßenbegleitgrüns an der gesamten Straßenunterhaltung regen wir an, Konsolidierungspotenziale im Bereich des Straßenbegleitgrüns durch Standardreduzierung zu prüfen. Dabei sollten die Grünflächen einerseits nach ihren Kosten und andererseits nach ihrer Bedeutung für ihr öffentliches Erscheinungsbild bewertet werden. Um einen möglichen Anstieg der Ausgaben zur Straßenbegleitgrünunterhaltung zu vermeiden, sollte ebenfalls zum Beispiel bei der Erstellung von Neubaugebieten die Erweiterung der Flächen auf ein notwendiges Minimum reduziert werden. Eine Bewertung im interkommunalen Vergleich kann derzeit nicht vorgenommen werden, da die Ausgaben für die Unterhaltung des Straßenbegleitgrüns nur bei wenigen Kommunen bekannt sind. Bauhof Im Jahr 2007 wurden im UA 630 insgesamt ca. 708.000 Euro als Kostenersatz an den UA 771 Bauhof dargestellt. Die Ausgaben für die Leistungen des Baubetriebshofes der Stadt Haan für die durch die GPA definierte Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung, wurden von uns mit insgesamt ca. 488.000 Euro ermittelt. Dies entspricht einem Anteil von ca. 56 Prozent an den Gesamtausgaben der Straßenunterhaltung. Von diesen Ausgaben für die Baubetriebshofleistung sind 248.000 Euro entsprechend 51 Prozent dem „Grünen Bereich“ (Straßenbegleitgrün) und 240.000 Euro entsprechend 49 Prozent dem „Schwarzen Bereich“ (Verkehrsflächen etc). zuzuordnen. Hier wird deutlich, dass die mit der Pflege des Straßenbegleitgrüns verbundenen Personalausgaben, die auf den Einsatz der Mitarbeiter des Baubetriebshofes zurückzuführen sind, einen großen Teil der Kapazitäten des Baubetriebshofes in diesem Aufgabenbereich binden und sehr personalintensiv sind. Positiv kann an dieser Stelle angemerkt werden, dass die Stadt Haan jeweils prüft welche Art der Aufgabenwahrnehmung In - 12 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur die kostengünstigere Variante ist; die Fremdvergabe oder die Erledigung mit eigenem Personal. Zu weiteren Ausführungen den Bauhof betreffend verweisen wir an dieser Stelle auf den nachfolgenden Berichtsteil zum Baubetriebshof. KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung“ Die zunächst intrakommunal und separat betrachteten Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung werden nachfolgend in den interkommunalen Vergleich gestellt. Dabei gilt es jedoch zu berücksichtigen, dass die Ausgabenhöhe allein keinen Rückschluss auf eine wirtschaftliche Unterhaltung zulässt. Vielmehr sind hier der Straßenzustand, die strategische Ausrichtung sowie die Steuerung der Unterhaltung mit einzubeziehen. Nachfolgend werden die bereinigten Ausgaben der Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung in Relation zur Einwohnerzahl und zu 1.000 m² Straßenfläche gesetzt. Dabei ergeben sich folgende Finanz- bzw. Wirtschaftlichkeitskennzahlen: Interkommunaler Vergleich Für den Interkommunalen Vergleich waren die einzelnen Summen wie in der Tabelle dargestellt ermittelt. Ausgaben für die Unterhaltung der Straßen- u. Wirtschaftswege 2007 in Euro Ausgaben gesamt 875.290 Ausgaben je Einwohner Ausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche 29,85 622,75 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 13 Infrastruktur Interkommunaler Vergleich 2007: Ausgaben Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung je Einwohner 56 60 ---Euro--- 50 40 30 30 Mittelwert Haan 30 20 9 10 0 Minimum Maximum Klassierung Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung in Euro je Einwohner Ergebnisse in Klassen bis 15,00 15,01 – 20,00 20,01 – 25,00 25,01 – 30,00 über 30,00 2 Städte 2 Städte 1 Stadt 4 Städte 8 Städte Interkommunaler Vergleich 2007: Ausgaben Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung je 1000m² Verkehrsfläche 1.200 974 ---Euro--- 1.000 800 623 600 455 400 241 200 0 Minimum In - 14 Maximum Mittelwert Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Haan Infrastruktur Klassierung Ausgaben der Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung je 1000 m²Verkehrsfläche in Euro Ergebnisse in Klassen bis 400 401 – 475 476 – 550 551 - 625 über 625 6 Städte 5 Städte 1 Stadt 2 Städte 2 Städte Wie in der ersten Grafik dargestellt liegt der Ausgabenwert für die Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung der Stadt Haan in Bezug zum Einwohner genau im Durchschnitt der bisher geprüften Kommunen. Bezogen auf 1.000 m² Verkehrsfläche liegen die Ausgaben jedoch deutlich oberhalb des Durchschnittswertes. Bei der Interpretation der Grafiken muss berücksichtigt werden, dass der hier dargestellte Mittelwert keinen Referenzwert darstellt, der es ermöglichen würde ein bestehendes Straßennetz wirtschaftlich zu unterhalten bzw. den Netzzustand zu verbessern. Vielmehr zeigt dieser Mittelwert ein durchschnittliches Finanzvolumen, dass zurzeit durch eine Vielzahl von Kommunen, auch und gerade durch Kommunen die sich schon lange in einer finanziellen Schieflage befinden, bereitgestellt werden kann. Der ermittelte Durchschnittswert im Jahr 2006 lag bei 520 Euro je 1.000 m² Verkehrsfläche. Literaturhinweise über den Finanzbedarf der Straßenerhaltung in den Gemeinden zu Folge, beträgt der jährliche Finanzbedarf bei einer sachund fachgerechten Erhaltungsstrategie ca. 1,10 Euro je m² Verkehrsfläche. Bei diesem Wert ist jedoch nicht die Unterhaltung des Straßenbegleitgrüns enthalten. Zieht man die Ausgaben für die Unterhaltung des Straßenbegleitgrüns bei der Stadt Haan ab und korrigiert die dazugehörigen Flächenanteile so erhält man einen Wert in Höhe von ca. 0,52 Euro je m² Verkehrsfläche. Unterhaltung der Wirtschaftswege Eine separate Bewertung der Ausgaben zur Unterhaltung der Wirtschaftswege der Stadt Haan kann nur eingeschränkt vorgenommen werden. Dies liegt an der bestehenden Datentransparenz. So liegen für die Wirtschaftswege keine genauen Informationen vor, die etwas über deren Gesamtlänge bzw. -fläche aussagen. Darüber hinaus sind die Ausgaben Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 15 Infrastruktur für die Unterhaltung der Wirtschaftswege (Personalkosten ja / Sachkosten nein) in der Summe nicht zu ermitteln. Würde man von der Annahme ausgehen, dass es sich bei den Flächenangaben in der Straßenzustandsdatei um die gesamte Fläche der befestigten als auch der unbefestigten Wirtschaftswege handelt, so läge eine Fläche von insgesamt 118.575 m² vor. Geht man weiterhin davon aus, dass durch den Bauhof der Stadt Haan nur Stundenleistungen für die Unterhaltung der Wirtschaftswege aufgewendet wurden und keine Sachausgaben, so würden sich für das Jahr 2007 insgesamt 11.858 Euro ergeben. Bringt man beide Werte ins Verhältnis so ergeben sich Ausgaben für die Unterhaltung der Wirtschaftswege in Höhe von 100,00 Euro je 1.000m². Dieser Wert würde sich im interkommunalen Vergleich wie folgt einfügen: Ausgaben Unterhaltung Wirtschaftswege je 1000m² 300 243 250 200 136 150 100 100 50 27 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Allgemein gilt für Wirtschaftswege, dass Wirtschaftswege gemäß ihrer Widmung ausschließlich dem landwirtschaftlichen Verkehr dienen, sodass sich geringere Anforderungen an die Verkehrssicherungspflicht ergeben. Nach unseren Erfahrungen haben sich die Wirtschaftswege vor allem in ländlich geprägten Kommunen hinsichtlich ihrer tatsächlichen Nutzung jedoch weiter entwickelt. Vielfach sind diese Wege durch Asphaltierungen komfortabel hergerichtet worden und werden zusätzlich durch Individualverkehr belastet. Oftmals ist ein Teil der asphaltierten Wirtschaftswege aus der Historie heraus auch ein Verbindungsweg zwi- In - 16 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur schen einzelnen Gemeindeteilen und dient heutzutage einem immer höher werdenden Komfortanspruch der Bevölkerung, es bleiben aber Wirtschaftswege. Infolge der Nutzung durch landwirtschaftlichen Verkehr entstehen häufig Schäden, jedoch stellt die tatsächliche Nutzung durch den Individualverkehr - ungewollt - höhere Anforderungen an die Verkehrssicherungspflicht. Um festzustellen, welche verkehrliche Bedeutung und Verkehrsbelastung (quantitativ und qualitativ) ein jeder Wirtschaftsweg im Stadtgebiet hat, kann die Stadt Verkehrszählungen durchführen. Aus diesen Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse für die Einschätzung von Folgeschäden und Sanierungsnotwendigkeiten gewinnen. Empfehlung Die Stadt Haan sollte auch Wirtschaftswege in ein Straßenerhaltungsmanagement mit aufnehmen. Darüber hinaus sollte der Anteil der asphaltierten Wirtschaftswege aufgrund der Folgekosten in der Unterhaltung auf ein Minimum reduziert werden. Über die vorangegangene Bewertung der einzelnen Ausgabearten für die Gemeindestraßen und Wirtschaftswege hinaus, haben wir auch den Allgemeinzustand hinsichtlich der Straßenzustandsklassen betrachtet. Die Stadt Haan hat in Vorbereitung auf ein zu installierendes Erhaltungsmanagement ihr Straßennetz erfasst und bewertet. Gemäß den Angaben der Verwaltung befindet sich das Straßennetz in folgendem Zustand: Straßenzustand Analog der durch das Fachamt zur Verfügung gestellten Daten ergibt sich der in der nachfolgend dargestellten Grafik aufgeführte Allgemeinzustand aller Verkehrsflächen. Bei den Flächen handelt es sich um Fahrbahnflächen die der Baulast der Stadt Haan unterliegen und von Nebenstraßen bzw. Wohnstraßen bis hin zu Hauptverkehrs- bzw. Straßen in Industriegebieten reicht. Insgesamt bezieht sich die nachfolgende Grafik auf ca. 490.000 m² Fahrbahnfläche. Aufgrund der Bedeutung der Fahrbahnen für die Verkehrsflächen der Stadt Haan kann der Zustand der Fahrbahnen als Durchschnittsbetrachtung aller Verkehrsflächen betrachtet werden. Der Allgemeinzustand der befestigten und unbefestigten Wirtschaftswege wird durch die Verwaltung mit einer Durchschnittsbewertung von 3,0 angegeben. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 17 Infrastruktur Verteilung der Fahrbahnflächen in Prozent nach Zustandsklassen 60 53 --- Prozent --- 50 40 31 30 20 10 0 12 2 1 2 2 3 4 5 --- Zustandsbewertung --- Analog der Zustandsbewertung werden die Fahrbahnzustände wie in der Tabelle dargestellt bezeichnet. Zustandsbewertung analog der Erfassung und Bewertung nach NKF Zustandsklassen / Noten 1 2 34 4 5 Zustandsbewertung Neuwertig Gut Mittel Ausreichend Schlecht Anteil in Prozent 1,7 31,4 52,6 12,2 2,1 Im Ergebnis beinhalten ca. 33 Prozent aller Fahrbahnoberflächen leichte Abnutzungen bzw. leichte Schadensbilder. Die Straßen befinden sich in einem noch unkritischen Bereich. Ca. 53 Prozent der Straßen werden mit dem Zustandswert –mittel- bewertet. Es handelt sich um Straßen mit einem leicht ausgeprägten Schadensbild; insgesamt Schäden die sich im Allgemeinen in den ersten vier cm der Straßenoberfläche befinden. Diese Straßenoberflächen sind reparaturbedürftig, d.h. sie befinden sich in einem kritischen Zustand, in dem eine Instandsetzung aus wirtschaftlichen Erwägungen zur Verlängerung der Haltbarkeit durchgeführt werden sollte. In - 18 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur 14 Prozent der Straßenoberflächen sind in einem schlechten bis sehr schlechten Zustand. Hierbei handelt es sich um Straßen mit einem stark ausgebildeten Schadensbild. Solch betroffene Straßenabschnitte sind allgemein nur durch einen Vollausbau in den betroffenen Teilbereichen wieder herzustellen. Dies bedeutet, dass bei diesen Straßen der strategische Zeitpunkt zur Straßeninstandsetzung bereits überschritten wurde. In der vorangegangenen Grafik ist eine Linie eingetragen die eine Normalverteilung der Straßenzustände anzeigt. Bei der Normalverteilung handelt es sich um einen Prozentansatz der bei einer ausgewogenen Verteilung der Zustandsklassen vorliegen kann. Die Zustandsbewertung aller Verkehrsflächen der Stadt Haan zeigt einen deutlichen Überhang an Flächen die sich in einem kritischen Zustand befinden. Anhand der Grafik zeigt sich, dass die Verwaltung in Zukunft erhebliche Mittel aufwenden muss um im Rahmen eines wirtschaftlichen Handelns die bisherigen Flächen in Zustandsklasse 3 zukünftig vor einer Verschlechterung und damit einem Werteverlust zu bewahren. Wir verweisen an dieser Stelle auch auf den Inhalt der Strategievorlage des Fachamtes zum Thema „Kommunaler Straßenbau in Haan“ KIWI-Bewertung Ist-Situation Die Höhe der Ausgaben zur Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung war geprägt durch einen Anstieg der Ausgaben in den betrachteten Jahren 2004 bis 2006 um ca. 25 Prozent. Im interkommunalen Vergleich liegen die Ausgaben (2007) zur Straßen- u. Wirtschaftswegeunterhaltung bezogen auf 1.000m² deutlich über dem Durchschnittswert. Die Datentransparenz muss verbessert werden. Im Bereich der Wirtschaftswegeunterhaltung musste mit Schätzwerten gearbeitet werden. Die Straßenzustandserfassungen für die Verkehrsflächen der Stadt Haan weisen für einen Großteil der Verkehrsflächen einen kritischen Zustand aus in dem Investitionen zur Vermeidung eines Werteverlustes notwendig sind. Der Flächenanteil der einzel- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 19 Infrastruktur nen Schadensklassen weicht stark von einer Normalverteilung ab. Die Zuständigkeit für Straßenunterhaltung und -erhaltung ist innerhalb der Baubetriebshofverwaltung installiert. Wir weisen an dieser Stelle daher auch auf den Berichtsteil „Bauhof“ hin. Der Erfüllungsgrad "Steuerung der Unterhaltung der Verkehrsflächen und -anlagen" liegt im mittleren Bereich bei 62 Prozent und bietet Verbesserungspotenzial. Die Haushaltssituation der Stadt Haan ist für den Prüfzeitraum als unkritisch einzuschätzen; in den Folgejahren werden allerdings Defizite erwartet. Handlungsempfehlungen Zur weiteren Steuerung der Ausgaben für die Unterhaltung der Verkehrsflächen und Wirtschaftswege sollten Zielvereinbarungen hinsichtlich der Entwicklung des gesamten Anlagenbestandes gefasst werden. Es bedarf einer Straßenerhaltungsstrategie. Zur konkreten Planung muss die Datentransparenz verbessert werden. Die bestehende Kosten- u. Leistungsrechnung sollte weiter ausgebaut werden und der Ressourcenverbrauch entsprechend differenziert werden. Eine Ausgabensenkung in Bezug zur Straßenunterhaltung sollte im Bereich einer Standardsenkung beim Straßenbegleitgrün geprüft werden. Darüber hinaus könnte ggfs. eine Fremdvergabe der Straßenbegleitgrünunterhaltung zur Kostenreduzierung beitragen. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ausgaben Straßen- und Wirtschaftswegeunterhaltung“ mit dem Index 3. In - 20 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Straßenbeleuchtung Im Bereich der Verkehrsanlagen betrachten wir die Ausgaben für die Straßenbeleuchtung. Die Ausgaben der Straßenbeleuchtung setzen sich zu einem geringen Anteil aus verwaltungsseitigen Personalausgaben, überwiegend aber aus den Energie- und Unterhaltungsausgaben zusammen. Die Höhe der Unterhaltungsausgaben ist erfahrungsgemäß stark vom jeweiligen Eigentumsverhältnis an der Beleuchtung abhängig, sodass wir in diesem Bereich zwei Cluster – Beleuchtung im Eigentum der Stadt und Beleuchtung in fremdem Eigentum – gebildet haben. Die Benchmarks haben wir für die Energieausgaben und die Unterhaltungsausgaben getrennt – in dem jeweiligen Cluster - bezogen auf 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche definiert. Das Potenzial wird zunächst getrennt ermittelt und bei der KIWI-Kennzahl abschließend zusammengefasst. Flächenbestandteile der Verkehrsfläche der Stadt Haan in m² sowie Angaben zur Beleuchtung Verkehrsfläche s. h. Aufstellung Seite In-8 1.150.000,00 m² Straßenflächen der Bund-, Land- und Kreisstraßen innerhalb der beleuchteten Ortsdurchfahrt 100.750,00 m² Anzahl der Leuchtenstandorte 2.495,00 Stk. eigene Leuchten fremde Leuchten 2.495,00 Stk. Anzahl der Leuchtenpunkte Nicht bekannt eigene Leuchten fremde Leuchten Darstellung der Ist-Situation Die Stadt Haan hatte am 22.06.1994 einen Straßenbeleuchtungsvertrag mit der damaligen RWE Energie Aktiengesellschaft, Essen, der so genannten „RWE Energie“ abgeschlossen. Die heutige RWE Rhein-Ruhr AG ist zuständig für die Herstellung, Erweiterung, Änderung, Erneuerung, Instandhaltung und den Betrieb sowie die Deckung des benötigten Strombedarfes. Die gesamten Straßenbeleuchtungsanlagen im Vertragsgebiet stehen im Eigentum der RWE. Lediglich wenige Straßenleuchten im Stadtteil Gruiten befinden sich noch im Eigentum der Stadt Haan. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 21 Infrastruktur Über Instandhaltung, Betrieb und Erneuerung entscheidet die RWE; über die Ein- und Ausschaltzeiten entscheidet die Stadt Haan nach Vorschlägen der RWE. Für die Herstellung, Erweiterung und Änderung zahlt die Stadt Haan die der RWE entstandenen Selbstkosten. Die Kosten für die Erneuerung gehen zu Lasten der RWE. Für die Instandhaltung und den Betrieb zahlt die Stadt Haan einen Pauschalpreis je Leuchte und Jahr. Für die Strombedarfsdeckung besteht mit der RWE Rhein-Ruhr auf Basis von „RWE Licht kommunal“ ein Stromliefervertrag mit einer Laufzeitvereinbarung bis 2013. Die von uns betrachteten Ausgaben für die Straßenbeleuchtung setzen sich wie folgt zusammen: Verteilung der Ausgaben für die Unterhaltung und den Betrieb der Straßenbeleuchtung der Stadt Haan In - 22 Ausgabeart 2004 2005 2006 2007 Kostenerstattungen -4.931 0 -337 -1.797 Personalausgaben Verwaltung 11.478 10.387 11.234 11.067 Unterhaltungsausgaben 272.807 280.834 247.264 256.898 Summe Unterhaltungsausgaben 279.354 291.221 258.161 266.168 Energieausgaben 88.089 93.357 112.970 114.435 Gesamtergebnis 367.443 384.578 371.131 380.603 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Intrakommunale Entwicklung Ausgaben der Straßenbeleuchtung im Zeitverlauf 384.578 367.443 371.131 380.603 ---- Euro ----- 300.000 200.000 100.000 0 2004 Gesamt 2005 Energieausgaben 2006 2007 Unterhaltungsausgaben Die Gesamtausgaben zur Straßenbeleuchtung sind im Zeitreihenvergleich lediglich um ca. 4 Prozent gestiegen. Wie auch in der Grafik zu sehen ist, ist die Ausgabensteigerung geprägt durch eine Steigerung der Energieausgaben um ca. 30 Prozent. Es kann davon ausgegangen werden, dass ursächlich für die gestiegenen Energieausgaben, neben einer Steigerung der Kosten für eine KW/h, auch eine Steigerung der benötigten Energiemenge ist. Im Vergleich sind die Unterhaltungsausgaben um 5 Prozent gesunken. Beeinflussbare Faktoren Anzahl der Leuchten Weiterhin beeinflusst wird die Höhe der Ausgaben von der Beleuchtungsdichte. Die Anzahl der Leuchten liegt in der Stadt Haan bei ca. 1,99 je 1.000 m² beleuchteter Verkehrsfläche (2.495 Leuchtpunkte bei 1.250.750 m²). Im Durchschnitt aller geprüften Kommunen liegt dieser Wert momentan bei 2,58 je 1.000 m² Verkehrsfläche. Energieausgaben je Leuchte Ein interkommunaler Vergleich der Energieausgaben je Leuchte ergibt einen durchschnittlichen Wert in Höhe von 44 Euro. Der Wert für die Stadt Haan liegt bei 46 Euro und damit nur leicht überdurchschnittlich. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 23 Infrastruktur Interkommunaler Vergleich Bedingt durch die vorangestellten Ergebnisse liegt die Stadt Haan bei den Energieausgaben je 1.000m² beleuchteter Verkehrsfläche momentan deutlich unter dem Durchschnittswert. Energieausgaben je 1.000 m² beleuchte Verkehrsfläche 250 199 ----- Euro ----- 200 150 113 91 100 60 42 50 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Benchmark Klassierung Energieausgaben je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche Ergebnisse in Klassen bis 75,00 75,01 – 100,00 6 Städte 3 Städte 100,01 – 125,00 125,01 – 150,00 2 Städte 2 Städte über 150,00 5 Städte Benchmark und Potenzialberechnung Im Vergleich zum Benchmark der Energieausgaben, dieser liegt bei ca. 60 Euro, leitet sich für die Stadt Haan folgendes Potenzial ab: In - 24 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Quantifizierung Potenzial Energieausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche (Basisjahr 2006) Bezeichnung Wert Energieausgaben 114.435 Euro Verkehrsfläche (in 1.000 m²) 1.250,75 Energieausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche 91,49 Euro Benchmark 59,99 Euro Potenzial je 1.000 m² Verkehrsfläche Potenzial absolut 31,50 Euro 39.403 Euro Potenzial je Einwohner 1,34 Euro Das Erreichen des Benchmarks von 60 Euro je 1.000 m² Verkehrsfläche ergäbe ein Potenzial von rund 39.400 Euro jährlich. Dieses ist im Wesentlichen durch die Reduzierung der Betriebsstunden erreichbar, aber auch durch eine Modernisierung der Anlage und dem Einsatz von Lampen mit hoher Lichtausbeute bzw. Energiespartechnik. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan eine Reduzierung der benötigten Energiemenge durch folgende Maßnahmen : Austausch bestehender Beleuchtungskörper gegen energiesparende Technik. Betriebsstundenreduzierung durch Prüfung der An- und Abschaltzeiten. Unterhaltungsausgaben Wie bereits ausgeführt, ist die Höhe der Unterhaltungsausgaben stark vom jeweiligen Eigentumsverhältnis an der Beleuchtung geprägt, sodass wir in diesem Bereich zwei Cluster – Beleuchtung im Eigentum der Stadt und Beleuchtung in fremdem Eigentum – gebildet haben. Die Ausgaben der Stadt Haan werden demnach mit den Kommunen verglichen, bei denen die Straßenbeleuchtung nicht mehr im städtischen Vermögen steht. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 25 Infrastruktur Unterhaltungsausgaben je fremde Leuchte 180 154 160 140 107 120 88 100 80 60 54 40 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Haan Die Ausgaben für die Unterhaltung je Leuchte liegen mit 106,68 Euro überdurchschnittlich. Als nächstes haben wir die Unterhaltungsausgaben auf 1.000m² beleuchtete Verkehrsfläche bezogen. Interkommunaler Vergleich Unterhaltungsgaben je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche (Beleuchtung im Eigentum der RWE) 500 450 450 ----- Euro ----- 400 350 300 250 211 200 150 100 213 141 111 50 0 Minimum In - 26 Maximum Mittelwert Haan Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Benchmark Infrastruktur Klassierung Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche Ergebnisse in Klassen bis 80,00 80,01 – 100,00 0 Städte 0 Städte 100,01 – 150,00 150,01 – 200,00 4 Städte 2 Städte über 200,00 4 Städte Benchmark und Potenzialberechnung Im Vergleich zum Benchmark der Unterhaltungsausgaben leitet sich für die Stadt Haan folgendes Potenzial ab: Quantifizierung Potenzial Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche (Basisjahr 2006) Bezeichnung Wert Unterhaltungsausgaben Verkehrsfläche (in 1.000 m²) Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² Verkehrsfläche Benchmark 266.168 Euro 1.250,75 212,81 Euro 141 Euro Potenzial je 1.000 m² Verkehrsfläche Potenzial absolut 71,81 Euro 89.816 Euro Potenzial je Einwohner 3,06 Euro Die Stadt Haan liegt mit den Unterhaltungsausgaben der Straßenbeleuchtung leicht über dem Durchschnitt aller bisher geprüften Kommunen in diesem Segment. Der Benchmark liegt um ca. 72 Euro je 1.000 m² Verkehrsfläche niedriger. Das Erreichen des Benchmarks von ca. 141 Euro je 1.000 m² Verkehrsfläche bzw. das Unterschreiten des Benchmarks ist ggfs. durch eine Reduzierung der bisher durch die RWE zugrunde gelegten Standards möglich. Hierbei sollte die Stadt Haan gemeinsam mit der RWE prüfen ob Unterhaltungsintervalle verlängert werden können oder ob durch den Einsatz entsprechender Leuchtmittel eine Reduzierung der Unterhaltungsausgaben möglich ist. Wir betrachten nun das gesamte Ausgabevolumen der Straßenbeleuchtung in Relation zur beleuchteten Verkehrsfläche. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 27 Infrastruktur KIWI-Kennzahl „Ausgaben der Straßenbeleuchtung je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche“ Interkommunaler Vergleich Ausgaben je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche 700 625 600 ---Euro--- 500 400 273 304 Mittelwert Haan 300 200 100 98 0 Minimum Maximum Klassierung Ausgaben je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche Ergebnisse in Klassen bis 180 181 – 240 241 – 300 301 - 375 über 375 4 Städte 5 Städte 2 Städte 5 Städte 3 Städte Mit Ausgaben in Höhe von 304 Euro je 1.000 m² beleuchtete Verkehrsfläche positioniert sich die Stadt Haan überdurchschnittlich. Wir haben für den Teilbereich der Straßenbeleuchtung Handlungsfelder und -möglichkeiten aufgezeigt, die bei konsequenter Umsetzung zu geringeren Ausgaben führen. Zusammengefasst ergibt sich damit für die Stadt Haan folgendes Potenzial: In - 28 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Zusammenfassung Potenzial Straßenbeleuchtung (Basisjahr 2006) Bezeichnung Wert Potenzial Energieausgaben 39.000 Euro Potenzial Unterhaltungsausgaben 90.000 Euro Potenzial Straßenbeleuchtung 129.000 Euro Potenzial je Einwohner 4,40 Euro KIWI-Bewertung Ist-Situation Die Ausgaben der Straßenbeleuchtung sind von 2004 bis 2007 um 4 Prozent gestiegen. Ursächlich dafür sind die um 30 Prozent gestiegenen Ausgaben für die Bereitstellung der benötigten Energiemenge. Im Vergleichsjahr 2007 liegt das gesamte Ausgabevolumen bezogen auf die beleuchte Verkehrsfläche auf einem überdurchschnittlichen Niveau. Die Anzahl der Leuchtenstandorte je 1.000 m² beleuchtete Straßenfläche liegt deutlich unter dem Mittelwert vergleichbarer Kommunen. Bei den Energieausgaben je 1.000 m² beleuchte Verkehrsfläche liegt die Stadt Haan zurzeit deutlich unter dem Durchschnittswert (Potenzial absolut 39.000 Euro), bei den Unterhaltungsausgaben besteht ebenfalls ein Potenzial (Potenzial 90.000 Euro). Handlungsempfehlungen Der Austausch von stark Energie verbrauchenden Beleuchtungsmittel gegen Energiesparende sollte durch die RWE forciert werden. Die An- und Abschaltzeiten sollten reduziert werden. Regelmäßiges Controlling, um besonders ausgabenintensive Streckenabschnitte identifizieren zu können und den Erfolg von Sparmaßnahmen überprüfen zu können. Anpassung der Wartungsintervalle im Rahmen der Unterhaltung. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 29 Infrastruktur Es sollte ein Berichtswesen auf Basis von Netzdaten dargestellt werden, in dem deutlich stärker als bisher über einzelne Komponenten und Entwicklungen der Straßenbeleuchtungsanlage berichtet wird. Die bisherige Datentransparenz ist unzureichend, ein Berichtswesen ist nicht existent. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl „Ausgaben der Straßenbeleuchtung“ mit dem Index 3. In - 30 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Bauhof Organisation und Steuerung Wie einleitend unter Vorbemerkungen erläutert, stellen wir mit dem Erfüllungsgrad dar, inwieweit der Bauhof unserem Idealbild eines Bauhofes entspricht und ob der Bauhof insgesamt optimal in die Entscheidungsstrukturen der Kommune eingebunden ist. Die Beantwortung der Fragen zeigt folgendes Ergebnis. Erfüllungsgrad "optimierter Bauhof" j/ n Punktwert Skalierung Gewichtung j 9 3 3 j 12 4 3 j 8 4 2 j 8 4 2 Organisation/Aufgaben Sind die Aufgaben des Bauhofes klar definiert? Ist der Bauhof eine eigenständige Organisationseinheit (Regiebetrieb / eigenbetriebsähnliche Einrichtung)? Untersteht das Bauhofpersonal einer einheitlichen Führung? Macht der Bauhof optisch einen strukturierten Eindruck? Zwischensumme 93 % Verantwortung/Entscheidungskompetenz Hat der Bauhof Budgetverantwortung für die Sachausgaben/ den Sachaufwand? Hat der Bauhof Budgetverantwortung für Personalausgaben/ Personalaufwand? Entscheidet die Bauhofleitung federführend über eigene Investitionen? j 12 4 3 n 0 0 2 j 8 4 2 Zwischensumme 71 % Auftraggeber- Auftragnehmerverhältnis Erhält der Bauhof schriftliche Aufträge durch andere Organisationseinheiten? Werden die Leistungen des Bauhofes über Aufträge abgerechnet? Sind wiederkehrende Aufgaben als Daueraufträge standardisiert? Erfolgen Aufträge nur durch die Stelle, die für die Bewirtschaftung der entsprechenden Haushaltsstelle verantwortlich ist? Erfolgt durch den Auftraggeber eine ausreichende Leistungsbeschreibung? Besteht ein Kontraktmanagement zwischen Auftraggeber und Bauhof? Zwischensumme j 12 4 3 n 0 0 2 j 4 2 2 j 4 2 2 j 12 4 3 n 0 0 3 53 % Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 31 Infrastruktur Erfüllungsgrad "optimierter Bauhof" j/ n Punktwert Skalierung Gewichtung j 9 3 3 j 6 2 3 j 12 4 3 n 0 0 2 j 4 2 2 Sind Pausen- und Rüstzeiten optimiert? j 8 4 2 Sind flexible Arbeitszeiten vereinbart? j 6 3 2 Gibt es Tourenpläne? j 8 4 2 Wird Verantwortung delegiert? j 12 4 3 j 12 4 3 j 4 2 2 j 4 2 2 Interne Steuerung des Bauhofs Erfolgt eine Stundenaufzeichnung der Mitarbeiter? Werden die Stundensätze des Bauhofes kalkuliert? Verfügt der Bauhof über eine Kostenrechnung (BAB) in der die Kostenarten den einzelnen Betriebsteilen als Kostenstelle zugeordnet werden? Kalkuliert der Bauhof Leistungspreise auf der Grundlage arbeitszeitunabhängiger Bezugsgrößen (m², lfd. m, km)? Werden Kennzahlen zu einzelnen Kostenarten erhoben und ausgewertet? Wird die Wirtschaftlichkeit von Investitionsentscheidungen nachgewiesen Bestehen interkommunale Kooperationen? Besteht eine regelmäßige Berichtspflicht gegenüber übergeordneter Stellen/Politik? Zwischensumme 73 % Gesamtergebnis Ermittelter Wert 174 Optimalwert 244 Erfüllungsgrad 71 % Da bei dieser Kennzahl der Zielwert sachgemäß nur bei 100 Prozent liegen kann, ist ein interkommunaler Vergleich wenig zielführend. Gleichwohl stellen wir aus statistischen Gründen nachfolgend die Klassierung dar. Erfüllungsgrad "Optimierter Bauhof" in Prozent Ergebnisse in Klassen 0 – 25 26 – 50 51 – 75 76 – 100 0 Städte 1 Stadt 10 Städte 6 Städte Der Bauhof der Stadt Haan liegt mit einem Erfüllungsgrad von 71 Prozent im oberen Bereich der Kommunen der „Klasse 51 – 75 Prozent“. In - 32 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Im Ergebnis der Prüfung sind insbesondere folgende Aspekte positiv hervorzuheben: Die Aufbauorganisation des Bauhofes ist gut strukturiert. Verantwortung wird auf Vorarbeiter delegiert. Die Aufgaben sind im Rahmen von Ratsbeschlüssen bzw. Dienstanweisungen klar definiert. Die Stadt Haan hat entsprechend einem im Jahr 2002 erstellten Gutachten insgesamt vier Bauhofstandorte geschlossen und zu einem zentralen Standort zusammengefasst. Im Stadtgebiet Haan konnte während der Prüfung ein neues Baubetriebshofgelände mit einem modernen Gebäudekomplex bezogen werden. Im Rahmen des mit der Verwaltung abgestimmten Budgetrahmens entscheidet der Bauhof eigenverantwortlich über die Ausschöpfung der Mittel. Die Mitarbeiter zeichnen ihre Stunden auf. Es wird die geleistete Arbeitszeit für den Auftrag, geleistete Tätigkeit, Materialien, verwendete Maschinen und Fahrzeuge dokumentiert. Die Stundensätze des Bauhofes werden auf Basis der Jahreslohnsumme und der Soll-Stunden kalkuliert. Organisationsoptimierungen – Handlungsfelder Gleichwohl besteht im Bauhof der Stadt Haan noch ein Optimierungspotenzial, was sich auch in den Erfüllungsgraden der Teilbereiche verdeutlicht: Erfüllungsgrad „Organisation Aufgaben“: 93 Prozent Klare Aufgabenzuordnungen und Zuständigkeiten sind der erste Schritt zu einer produktorientierten Preisfindung im späteren Vergleich im Wettbewerb. Die Aufgabenbereiche des Bauhofes der Stadt Haan sind klar zugeordnet, eine Aufgabenübersicht liegt durch die Einbindung der EDV vor. Empfehlung Wir empfehlen, die Aufgaben auch schriftlich zu dokumentieren. Durch Aufgabenbeschreibungen erhält die Stadt als Auftraggeber Einblick in die geleisteten Standards des Bauhofes. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 33 Infrastruktur Erfüllungsgrad „Verantwortung/Entscheidungskompetenz“: 71 Prozent Die Baubetriebshofleitung verfügt in Absprache mit der Verwaltung über eine Budgetverantwortung hinsichtlich der Sachausgaben und kann Investitionsentscheidungen in einem festgelegten Rahmen frei entscheiden. Empfehlung In diesem Rahmen sollte die Baubetriebshofleitung zu Steuerung der Aufgabenerledigung auch in die Budgetverwaltung der Personalausgaben mit einbezogen werden. Erfüllungsgrad „Auftraggeber-Auftragnehmerverhältnis“: 53 Prozent Die Zuordnung der Kosten der erbrachten Leistungen des Bauhofes zu den Haushaltsstellen des Auftraggebers ist bei der Stadt Haan durch die vorhandene Kosten-/Leistungsrechnung organisatorisch sichergestellt. Verbesserungen sehen wir durch den Abschluss eines Kontraktmanagements zwischen den Auftraggebern der Stadt und dem Bauhof. Dadurch würde der Bauhof wie ein privater Dritter gestellt, also eine Art „Vertrag“ über den beauftragten Leistungsumfang geschlossen, der auch Kostenund Qualitätsrisiken abdeckt. Dies ist die Weiterentwicklung des Auftragnehmer-Auftraggeber Verhältnisses. Grundsätzlich halten wir es für denkbar, zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer weitergehende Vereinbarungen abzuschließen, als sich über Leistungsumfang und Kosten einig zu werden. Hier sind unterschiedliche Konstellationen denkbar. Auch die Frage der Beauftragung von Subunternehmen könnte erfasst sein. Wenn die Stadt Haan zukünftig ein transparentes AuftraggeberAuftragnehmer Verhältnis entwickelt hat, und der Bauhof bereits in einem gewissen Wettbewerbsdruck steht, kann mit diesen zusätzlichen Vereinbarungen der Zustand noch weiter verbessert werden. Die Leistungen des Bauhofes sollten grundsätzlich entsprechend der Aufträge verrechnet werden. Ausschließlich durch Rechnungslegung über die geleisteten Dienste können die kostenmäßigen Auswirkungen der Beauftragung durch den Auftraggeber erkannt, gemessen und letztendlich gesteuert werden. Die Kosten, die der Auftrag an den Bauhof verursacht, müssen sich somit in den Rechnungsergebnissen der Unterabschnitte des Haushaltsplan wieder finden, für die der Bauhof Leistungen erbracht hat. Die Rechnung muss daher auf den Auftrag Bezug nehmen In - 34 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur und der tatsächlich verursachte Ressourcenverbrauch muss in der Rechnung enthalten sein. Es ist aus unserer Sicht zwingend erforderlich, über eine genaue Abrechnung der Bauhofleistungen den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abzubilden. Wir empfehlen dem Bauhof darüber hinaus, die Kostentransparenz durch die Bildung von Kennzahlen zu erhöhen (z.B. Kosten pro Fläche im Bereich Grünpflege). Hieraus sollten Zielvorgaben mit der Verwaltung getroffen werden (z.B. Senkung der Kosten für Grünpflege pro Quadratmeter bis zum Jahr x um y Prozent) anhand derer konkrete Umsetzungsvorschläge erarbeitet werden. Empfehlung Wir empfehlen eine direkte Leistungsverrechnung mit den Auftraggebern des Bauhofes sowie den verstärkten Einsatz von Kennzahlen. Erfüllungsgrad „Interne Steuerung des Bauhofes“: 73 Prozent Für Dienstleistungen im Rahmen der Pflege und Unterhaltung des Infrastrukturvermögens gilt, dass die Leistungen durch denjenigen erbracht werden sollten, der diese Leistungen am kostengünstigsten erbringen kann. Um dazu die nötigen wirtschaftlichen Kennzahlen vorzuhalten, sollte der Bauhof Leistungspreise auf der Grundlage arbeitszeitunabhängiger Bezugsgrößen (m², lfd. m, km) berechnen. Die Informationen bzw. Grundlagen dafür sind bei der Stadt Haan seit der Erfassung des Infrastrukturvermögens vorhanden, Kennzahlen sollten kurzfristig für ein Leistungsverzeichnis definiert werden. Weitere Voraussetzung hierfür ist, dass die Leistungsbeschreibung des Auftraggebers diese Grunddaten (Flächen, Längen, Anzahl) benennt. Diese Preise können im Weiteren für einen Vergleich mit dem freien Markt genutzt werden, um die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung zu dokumentieren und um aus diesen Erkenntnissen weitere strategische Entwicklungsschritte der Organisationseinheit Bauhof abzuleiten. Damit ist die Entwicklung arbeitszeitunabhängiger Preise ein entscheidender und wichtiger Schritt zu einem optimierten Bauhof. Den übergeordneten Stellen sind regelmäßig die aus ihrer Sicht steuerungsrelevanten Informationen zu übermitteln, die diese für ihre strate- Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 35 Infrastruktur gische Planung und die gesamtwirtschaftliche Betrachtung benötigen. Die mittelbare Folge einer regelmäßigen Berichtspflicht ist auch eine verbesserte interne Steuerung und Datenpflege. Die Berichtspflicht muss auf die Wirtschaftlichkeit ausgerichtet sein und deshalb Kostenentwicklungen und Leistungskennzahlen transferieren. Aufgabenanalyse Die Mitarbeiter des Bauhofes der Stadt Haan haben im Jahr 2007 die Aufgabenerledigung mit einer Jahressumme von rund 41.205 Arbeitsstunden erreicht. Die Aufzeichnungen ergeben folgende Verteilung der Bauhofstunden. Verteilung der Bauhofstunden in 2007 Stunden Anteil in Prozent 41.205 100% 1.986,75 5% 2.815,75 7% Tiefbau / Straßenwesen 6.193,00 15% Straßenbegleitgrün 6.947,79 17% Park. u. Gartenanlagen 5.944,34 14% Kinderspielplätze 4.182,13 10% Außenanlagen 1.955,75 5% 5.700,00 14% 633,75 2% 1.117,00 3% 3.728,50 9% Gesamtstunden Hochbau / Gebäudeunterhaltung Tiefbau / Kanal u. Pumpen Straßenreinigung / Reinigung Sonstiges Abfallbeseitigung Gebührenpflichtig KFZ Reparaturen, Transporte, Wochenmarkt, Lohnarbeiten, Sonstiges Ein Schwerpunkt des Aufgabengebietes des Bauhofes der Stadt Haan ist die Grünflächenpflege. Die Anteile betragen insgesamt etwa 46 Prozent (14% aus den Park- und Gartenanlagen, 17% aus der Straßenunterhaltung und 15% bei den Kinderspielplätzen und Außenanlagen). In - 36 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Grade der Grünflächenbereich sollte als Leistungsschwerpunkt sowohl von der Stadt Haan als Auftraggeber als auch vom Bauhof als Auftragnehmer analysiert werden. Ziel der Analyse sollte die Darstellung der vorliegenden Standards sein. Wie hier dargestellt ist, sind immerhin 46 Prozent der Tätigkeiten weniger durch gesetzliche Vorschriften geprägt als vielmehr durch den Anspruch an Optik in Bezug auf das Stadtbild sowie das vorhandene Maß an Ausstattung. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan einen Großteil der Bauhoftätigkeiten (46 Prozent) im Hinblick auf mögliche Standardreduzierungen zu prüfen. Ein weiterer Schwerpunkt ist neben der Reinigung auch die Unterhaltung der Straßen mit einem Anteil von 15 Prozent. Im Bereich der Straße finden die bauliche Unterhaltung, die Instandsetzung sowie die Straßenerneuerung statt. Der Bauhof der Stadt Haan wird hauptsächlich im Tätigkeitsbereich der baulichen Unterhaltung eingesetzt. Hierbei handelt es sich um punktuelle Unterhaltung, kleinflächige Reparaturen an Pflaster, Rinnen oder Abläufen oder das regulieren von Pflaster und Plattenbelägen. Die klassische großflächige Instandsetzung oder die Straßenerneuerung wird über Fremdaufträge vergeben. Um den Verkehrsteilnehmern einen verkehrssicheren Straßenzustand zu gewährleisten zu können, dabei aber die Gesamtwirtschaftlichkeit nicht außer Acht zu lassen, ist ein sinnvolles Erhaltungsmanagement erforderlich. Darüber hinaus ist Grundvoraussetzung für ein nutzbares Erhaltungsmanagement nicht nur die einmalige Erfassung und Bewertung des Straßenzustandes, sondern auch die kontinuierliche Pflege der Bestandsdaten. Empfehlung Wir empfehlen der Stadt Haan die Leitung und Organisation der Straßenunterhaltung mit der Straßeninstandsetzung bzw. dem Straßenneubau zu koppeln und mit einem Erhaltungsmanagement zu hinterlegen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 37 Infrastruktur Potenziale und Fazit Die Potenziale im Prüfgebiet Infrastruktur stellen sich wie folgt dar: Übersicht der Potenziale – Prüfgebiet Infrastruktur Potenziale in Euro absolut (gerundet auf 1.000 Euro) je Einwohner Energieausgaben Straßenbeleuchtung 39.000 1,34 Unterhaltungsausgaben Straßenbeleuchtung 90.000 3,06 129.000 4,41 Prüfungsschwerpunkt Potenzial Straßenbeleuchtung insgesamt: Fazit Bei den Ausgaben für die Unterhaltung der Gemeindestraßen und der Wirtschaftswege liegt die Stadt Haan im Vergleichsjahr 2007 mit einem Wert von 623 Euro je 1.000 m² deutlich über dem derzeitigen interkommunalen Durchschnittswert. Im Eckjahresvergleich sind die Ausgaben für die Bauunterhaltung um ca. 15 Prozent gestiegen. Der Jahresverlauf war geprägt durch zahlreiche Instandsetzungsmaßnahmen. Der Straßenzustand ist der Verwaltung bekannt. Der Allgemeinzustand der Verkehrsflächen ist geprägt durch einen hohen Anteil an Flächen in der Zustandsklasse drei. Aus wirtschaftlich / technischer Sicht sollten gerade diese Flächen vor dem „abrutschen“ in eine niedrigere Zustandsklasse bewart werden. Zur wirtschaftlichen Straßenunterhaltung empfehlen wir den Einsatz einer Straßenerhaltungsstrategie; diese wird jedoch abhängig sein von der Haushaltsentwicklung der Stadt Haan. Die Datentransparenz sowie die allgemeine Steuerung der Ausgaben kann als befriedigend bezeichnet werden, hier besteht entsprechendes Verbesserungspotenzial. Ein mögliches Einsparpotenzial sehen wir bei der Struktur und Pflege des Straßenbegleitgrün. Hier können Standardreduzierungen im Bereich der Ausgestaltung der Flächen und deren Pflege den größten Erfolg zeigen. Die Betrachtung der Ausgaben zur Straßenbeleuchtung der Stadt Haan, hierbei handelt es sich um ca. 380.600 Euro, gliedert sich in In - 38 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Infrastruktur Fazit die Betrachtung der Energieausgaben sowie der Unterhaltungsausgaben. Für die Energieausgaben je 1.000 m² b.Fl. besteht ein Benchmark von 60 Euro. In der Differenz zu den in Haan festgestellten Ausgaben errechnet sich ein Potenzial in Höhe von ca. 39.000 Euro. Ebenso besteht für die Unterhaltungsausgaben je 1.000 m² b. Fl. ein Benchmark, dieser liegt bei 141 Euro. Demnach errechnet sich für die Unterhaltungsausgaben ein Potenzial in Höhe von ca. 90.000 Euro. In der Summe haben wir somit ein Potenzial in Höhe von insgesamt 129.000 Euro (4,40 Euro je Einwohner) berechnet. Als wichtigstes Kriterium zur Umsetzung möglicher Einsparungen erachten wir die Anpassung der Unterhaltungsausgaben als auch die Verringerung der benötigten Energiemenge. Die Betrachtung des Bauhofes der Stadt Haan zeigt in wenigen Bereichen ein Optimierungspotenzial. Anhand der Verteilung der Aufgabenbereiche sollte der Grünflächenbereich überprüft werden. Hier sind ggfs. Standardreduzierungen zu berücksichtigen. Für den Bereich der Straßenunterhaltung sollte im Tiefbauamt ein Erhaltungsmanagement eingerichtet werden. Darüber hinaus wäre eine direkte Leistungsverrechnung mit allen Auftraggebern des Bauhofes zu vereinbaren. Besonders positiv wurde der neu errichtete Standort des Bauhofes der Stadt Haan wahrgenommen. Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 In - 39 Infrastruktur In - 40 Überörtliche Prüfung der Stadt Haan von Oktober bis Dezember 2008 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ■ Projekt Nr. 4926 Nachsatz Nachsatz Die im Prüfungsbericht behandelten Themenschwerpunkte waren Gegenstand der überörtlichen Prüfung. Eine umfassende und abschließende Rechtmäßigkeitskontrolle des kommunalen Handelns war mit der Prüfung nicht verbunden. Mit der Übersendung des Berichtes ist die Prüfung abgeschlossen. Auf das weitere Verfahren nach § 105 Abs. 5 GO NRW weisen wir hin. Eine Weiterverfolgung der getroffenen Feststellungen obliegt dem Landrat als untere staatliche Verwaltungsbehörde in eigener Kompetenz. Herne, den 05.06.2009 Präsident der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Im Auftrag Thomas Nauber GPA NRW Heinrichstraße 1 · 44623 Herne Postfach 101879 · 44608 Herne Telefon (02323) 1480-0 Fax (02323) 1480-333 [email protected] www.gpa.nrw.de Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen