1 Ziele dieses Dokuments

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1
1 Ziele dieses Dokuments
Dieses Dokument ist ein „lebendiges“ Dokument und wird von Kurstag 1 bis
zum letzten Kurstag fortgeschrieben, es dient als Grundlage/Logbuch für
jeden einzelnen Studierenden und kann und soll persönlich ergänzt werden.
Am Kursende stellt es die eigene persönliche Zusammenfassung dar und
eignet sich somit optimal zur Prüfungsvorbereitung.
Quellenhinweis:“ einzelne Grafiken und Teile vom Content stammen
aus dem Buch Compendio -Buch „Organisation und Projektmanagement
für technische Kaufleute5. Auflage 2014 ISBN 978-3-7155-99304©Compendio Bildungsmedien AG Zürich
Diese Zusammenfassung dient ausschliesslich der Ausbildung zum
Technischen Kaufman an der KV Zürich BusinessSchool/ Weiterbildung ab
2015 bis 2026 und steht nur für TK- und HWD-Studierenden der KV
Zürich Business School zur Verfügung. Ein Kopieren, Weiterleiten
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ausserhalb der KV Zürich Business School ist verboten sowie auch
generell das Vertreiben dieser Zusammenfassung
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Inhaltsverzeichnis
1
Ziele dieses Dokuments ............................................................................................. 1
2
Projektmerkmale ....................................................................................................... 7
3
Projektmanagementprozesse .................................................................................... 8
4
Projekt Erfolgsfaktoren .............................................................................................. 8
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5
Erfolgsfaktor Projektleiter ............................................................................................ 9
Erfolgsfaktor Topmanagement...................................................................................... 9
Erfolgsfaktor Projektteam............................................................................................. 9
Erfolgsfaktor Methodik................................................................................................. 9
Erfolgsfaktor Kommunikation und Information ............................................................. 9
Erfolgsfaktor Projektumfeld und Projektidee................................................................. 9
Gliederung und Inhalte vom Basis Phasenkonzept ...................................................... 9
5.1
Planungszyklus ............................................................................................................. 9
5.2
Planungsphase Vorstudie ............................................................................................. 9
5.2.1 Typische Aufgaben Vorstudie ............................................................................................. 9
5.3
Planungsphase Grobkonzept ...................................................................................... 10
5.3.1 Typische Aufgaben Grobkonzept ..................................................................................... 10
5.4
Planungsphase Detailkonzept ..................................................................................... 10
5.4.1 Typische Aufgaben Detailkonzept .................................................................................... 10
5.5
Projektinitialisierung .................................................................................................. 10
5.5.1 Definitionsphase ............................................................................................................... 11
5.5.2 reaktive oder visionäre Projektidee ................................................................................ 11
5.6
Projektantrag ............................................................................................................. 11
5.6.1 Projektantrag formulieren, Inhalt und typische Aufgaben .............................................. 11
5.7
Antragsprüfung .......................................................................................................... 11
5.7.1 Typische Fragen zur Antragsprüfung................................................................................ 11
5.8
Projektentscheid ........................................................................................................ 11
5.8.1 Typische Überlegungen zum Projektentscheid ................................................................ 12
5.8.2 Typische Aufgaben der Projektinitialisierung .................................................................. 12
5.9
Projektauftrag ............................................................................................................ 12
5.10 Projektfreigabe .......................................................................................................... 13
5.10.1
Typische Aufgaben der Projektfreigabe ....................................................................... 13
5.11 Lastenheft .................................................................................................................. 13
5.11.1
Typische Inhalte vom Lastenheft ................................................................................. 14
5.12 Pflichtenheft .............................................................................................................. 14
5.12.1
Typische Inhalte vom Pflichtenheft ............................................................................. 14
5.13 Realisierung ............................................................................................................... 14
5.13.1
Typische Aufgaben Realisierung .................................................................................. 14
5.14 Einführung ................................................................................................................. 14
5.14.1
Typische Aufgaben der Einführung .............................................................................. 14
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3
5.15 Erhaltung ................................................................................................................... 14
5.15.1
Typische Aufgaben der Erhaltung ................................................................................ 14
5.16 Projektziele definieren ............................................................................................... 15
5.16.1
Systematischer Zieldefinitionsprozess ......................................................................... 15
5.16.2
Ziele ermitteln/erheben............................................................................................... 16
5.16.3
Ziele analysieren .......................................................................................................... 16
5.16.4
Ziele klassifizieren ........................................................................................................ 17
5.16.5
Ziele operationalisieren, .............................................................................................. 17
5.17 Projektorganisation .................................................................................................... 18
5.17.1
Stellen und Instanzen allgemein .................................................................................. 18
5.17.2
Projektleiter ................................................................................................................. 18
5.17.3
Projektausschuss .......................................................................................................... 19
5.17.4
Organisationsformen in Projekten ............................................................................... 19
5.17.5
Reine Projektorganisation ............................................................................................ 19
5.17.6
Stabs-Projektorganisation Projektmanagementoffice (PMO) ..................................... 20
5.17.7
Matrix-Projektorganisation .......................................................................................... 21
5.18 Projektstrukturplan (PSP) ........................................................................................... 21
5.18.1
Ebenen des Projektstrukturplans ................................................................................. 22
5.18.2
Gliederungsprinzipien des Projektstrukturplans ......................................................... 22
5.19 Arbeitspakete beschreiben ......................................................................................... 23
5.20 Ablauf und Terminplanung ......................................................................................... 24
5.20.1
Hauptschritte der Ablauf und Terminplanung ............................................................. 24
5.21 Vorgangsliste ............................................................................................................. 24
5.22 Netzplan: ................................................................................................................... 24
5.23 Vorgehensdauer bestimmen ....................................................................................... 25
5.24 Terminplan als Balkendiagramm/ Gant Diagramm ...................................................... 26
5.25 Einsatzmittel- und Kosten-Planung ............................................................................. 26
5.25.1
Bedarf ermitteln ........................................................................................................... 27
5.25.2
Einsatzmittel evaluieren............................................................................................... 27
5.25.3
Einsatzmittelplanung ................................................................................................... 27
5.25.4
Kostenplanung ............................................................................................................. 28
5.26 Kapitel 15 Projektcontrolling ...................................................................................... 30
5.26.1
Ziele und Definition Projektcontrolling ........................................................................ 32
5.26.2
Schritt 1 des Projektcontrollings .................................................................................. 32
5.26.3
Schritt 2 EV Istzustand visualisieren ............................................................................ 33
5.26.4
Schritt3 Ist-Situation SPI/CPI visualisieren ................................................................... 34
5.26.5
Schritt 4 Ist-Situation Rückmeldungen konsolidieren ................................................. 35
5.27 Kapitel 16 Änderungsmanagement ............................................................................. 36
5.27.1
Definition und Folgen des Änderungsmanagements .................................................. 37
5.27.2
Grundsätze des Änderungsmanagements ................................................................... 37
5.27.3
Inhalt eines Änderungsantrages .................................................................................. 37
5.28 Kapitel17 Risikomanagement ..................................................................................... 38
5.28.1
Kap.17.1 Ziele Definition Grundsätze des Risikomanagements .................................. 38
5.28.2
Die sechs Teilschritte im Projektmanagement ............................................................ 39
5.28.3
Risikoportfolio Akzeptanzlinie Risikopolitik/Strategie ................................................. 39
5.29 Kapitel18 Projektmarketing ........................................................................................ 40
5.29.1
Kapitel 18.1 Ziele und Grundsätze des Projektmarketings: ......................................... 40
5.29.2
Die vier einzelschritte im Projektmarketingprozess .................................................... 41
5.30 Kapitel 19 Projekt/-Information-Dokumentation ......................................................... 44
5.30.1
Kap.19.1 Ziele und Grundsätze der Projektinformation .............................................. 44
5.30.2
Kommunikationsinstrumente/Massnahmen ............................................................... 44
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4
5.30.3
Informationspyramide bedürfnisgerecht .................................................................... 44
5.31 Kapitel 20 Projektabschluss ........................................................................................ 45
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1Projektmerkmale .................................................................................................... 7
Abbildung 2 Projektmanagementprozesse ................................................................................ 8
Abbildung 3 Projekterfolgsfaktoren ........................................................................................... 8
Abbildung 4 Basis Phasenkonzept .............................................................................................. 9
Abbildung 5 Planungszyklus ....................................................................................................... 9
Abbildung 6 Projektinitialisierung ............................................................................................ 10
Abbildung 7 Projektantrag ....................................................................................................... 11
Abbildung 8 Projektportfolio zur Antragsprüfung ................................................................... 12
Abbildung 9 Projektauftrag ...................................................................................................... 12
Abbildung 10 Projektfreigabe .................................................................................................. 13
Abbildung 11 Lastenheft .......................................................................................................... 13
Abbildung 12 Pflichtenheft....................................................................................................... 14
Abbildung 13 Projektziele definieren und SMART umschreiben ............................................. 15
Abbildung 14 Zieldefinitionsprozess ........................................................................................ 16
Abbildung 15 Stakeholder-Analyse .......................................................................................... 16
Abbildung 16 Ziele klassifizieren .............................................................................................. 17
Abbildung 17 Ziele operationalisieren ..................................................................................... 17
Abbildung 18 Präferenzmatrix ................................................................................................. 18
Abbildung 19 Projektorganisation ............................................................................................ 18
Abbildung 20 Instanz-Ebenen eines Projektes ......................................................................... 19
Abbildung 21 Projektausschuss/Lenkungsausschuss ............................................................... 19
Abbildung 22 reine Projektorganisation .................................................................................. 20
Abbildung 23 Stabs-Projektorganisation/Projektmanagementoffice/Projektbüro ................. 20
Abbildung 24 Matrix- Projektorganisation ............................................................................... 21
Abbildung 25 Elemente des Planungsprozesses zum Projektstrukturplan (PSP) .................... 22
Abbildung 26 Aufbau des Projektstrukturplans ....................................................................... 22
Abbildung 27 Gliederungsprinzipien des (PSP) ........................................................................ 23
Abbildung 28 Chronologische Hauptschritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung
.......................................................................................................................................... 24
Abbildung 29 Arbeitspakete, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden .. 24
Abbildung 30 Vorgänge auf den kritischen Pfad erkennen ..................................................... 25
Abbildung 31 Schätzgenauigkeit/ Abweichung in Bezug des Projektfortschritts .................... 25
Abbildung 32 Schätzverfahren auswählen Siehe Buch Seite 138 Abb. 12-4 ........................... 26
Abbildungen 33 Gant /Balkendiagramme ............................................................................... 26
Abbildung 34 Teilschritte einer Kosten- und Einsatzmittelplanung......................................... 27
Abbildung 35 Bedarfs- und Kapazitätsabbildung ..................................................................... 27
Abbildung 36 Rekrutierung von Mitarbeitern und Sachmittel ................................................ 27
Abbildung 37 Überlegungen zu internen und externen MA .................................................... 27
Abbildung 38 Ressourcen-Belastungsdiagramm...................................................................... 28
Abbildung 39 Kostenplanungsprozess ..................................................................................... 28
Abbildung 40 Symbolbild Kostenträger Bsp. Lehrgang: HWD und TEKA Lehrgang und
Kostenarten, Bücher, Räume Doz. Honorar. Lehrmittel Infrastruktur, etc...................... 29
Abbildung 41 Kostenaufteilung nach Kostenstellen ................................................................ 30
Abbildung 42 Symbolbild Kostenträger Definition................................................................... 30
Abbildung 43 Projektcontrolling als Teil des Unternehmenscontrolling ................................. 31
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6
Abbildung 44 Instrumente des Controllings ............................................................................ 31
Abbildung 45 Formel für Earned Value EV ............................................................................... 32
Abbildung 46 Instrumente zur Ist Aufnahme ........................................................................... 33
Abbildung 47 Earnet Value (EV visualisiert. ............................................................................. 33
Abbildung 48 Formel zur Berechnung vom Earnet Value EV ................................................... 33
Abbildung 49 Grafische Darstellung von CPI und SPI ............................................................... 34
Abbildung 50 Erläuterung SPI ................................................................................................... 34
Abbildung 51 Erläuterung CPI .................................................................................................. 34
Abbildung 52 Projektcontrolling cockbit visualisiert................................................................ 35
Abbildung 53 Handlungsempfehlungen/Massnahmen im Rahmen der Controlling Arbeit .... 36
Abbildung 54 Zeitabschnitt des Änderungsmanagements ...................................................... 36
Abbildung 55 Grundsäte des Änderungsmanagements .......................................................... 37
Abbildung 56 Symbolbild Risikomanagement.......................................................................... 38
Abbildung 57 Die sechs Teilschritte des Projektmanagements ............................................... 39
Abbildung 58 Grafik Risikomanagementprozess ..................................................................... 39
Abbildung 59 Grafik Risikoportfolio Akzeptanzlinie (gelb) ...................................................... 40
Abbildung 60 Symbolbild Projektmarketing ............................................................................ 40
Abbildung 61 Grundsätze des Projektmarketings .................................................................... 41
Abbildung 62 Steakholder Umfeldanalyse ............................................................................... 42
Abbildung 63 Grafik Einfluss-Interessen Matrix....................................................................... 43
Abbildung 64 Projektmarketingmassnahmen .......................................................................... 43
Abbildung 65 Projekt- Information- und- Kommunikation ...................................................... 44
Abbildung 66 Symbolbild Kommunikationsmassnahem/Instrumente .................................... 44
Abbildung 67 Informationspyramide definiert Informationsgehalt/Dichte ............................ 45
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7
2 Projektmerkmale
Abbildung 1Projektmerkmale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
zeitlich befristet,
hohe Komplexität,
Einmaligkeit,
begrenzte Ressourcen
Innovativ
Risikobehaftet.
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8
3 Projektmanagementprozesse
Abbildung 2 Projektmanagementprozesse
1.
2.
3.
4.
5.
6.
(Initialisierungsprozess,
Planungsprozess,
Durchführungsprozess,
Controlling Prozess,
Kommunikationsprozess,
Abschlussprozess
4 Projekt Erfolgsfaktoren
Abbildung 3 Projekterfolgsfaktoren
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4.1 Erfolgsfaktor Projektleiter
•
•
schafft die Rahmenbedingungen, seine Akzeptanz ist ein Erfolgsfaktor
braucht die notwendigen Kompetenzen
4.2 Erfolgsfaktor Topmanagement
•
Hat die Entscheidungskompetenz über das Projekt
4.3 Erfolgsfaktor Projektteam
•
entwickelt durch die Teambildungsphasen das WIR- Gefühl
4.4 Erfolgsfaktor Methodik
•
Stellt das einheitliche Vorgehen sicher und setzt die Leitplanken
4.5 Erfolgsfaktor Kommunikation und Information
•
Sichert den Informationsaustausch innerhalb des Projektes und nach Aussen
4.6 Erfolgsfaktor Projektumfeld und Projektidee
•
notwendige Ressourcen werden zur Verfügung gestellt, Wechselwirkungen werden
berücksichtigt
5 Gliederung und Inhalte vom Basis Phasenkonzept
Abbildung 4 Basis Phasenkonzept
Die ersten drei Phasen gehören zur Planung, und dienen zur Ausarbeitung der
Lösungsvarianten.
5.1 Planungszyklus
Innerhalb der Planungsphase gibt es den Planungszyklus, welcher durchlaufen wird, um
innerhalb eines Zyklus in die nächste Planungsphase zu gelangen.
Abbildung 5 Planungszyklus
5.2 Planungsphase Vorstudie
5.2.1 Typische Aufgaben Vorstudie
• · Wichtigsten Funktionen ermitteln, (Muss und Kann Anforderungen)
• Prinzipielle Lösungsvarianten ermitteln und evaluieren
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•
10
Empfehlung für nächste Planungsphase erarbeiten
5.3 Planungsphase Grobkonzept
5.3.1
•
•
•
•
Typische Aufgaben Grobkonzept
Ergebnisse aus Vorstudie verfeinern
Benutzeranforderungen erheben
Lösungsvarianten hinsichtlich Kosten/Nutzen und Risiken bewerten
Handlungsempfehlung für nächste Planungsphase erarbeiten
5.4 Planungsphase Detailkonzept
5.4.1
•
•
•
Typische Aufgaben Detailkonzept
· Funktionale Anforderungen und Ziele vervollständigen
· Lastenheft erstellen
Handlungsempfehlung für Kauf oder selber realisieren
5.5 Projektinitialisierung
Abbildung 6 Projektinitialisierung
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5.5.1 Definitionsphase
5.5.2 reaktive oder visionäre Projektidee
5.6 Projektantrag
Abbildung 7 Projektantrag
Die Projektidee wird zu einem Projektantrag formuliert
5.6.1 Projektantrag formulieren, Inhalt und typische Aufgaben
Inhalt
Typische Aufgaben
Ausgangslage
Ausgangslage für Projektantrag formulieren
Probleme
Problemfolge bzw. verpasste Chancen auflisten
Lösungsideen
Erste Ideen zur Lösung der Problemfolge und
Chancen aufzeigen
Erwarteter Nutzen/ Ziele Nutzen und Ziele strategisch und wirtschaftlich
bewerten
Wirtschaftlichkeit
Erste Berechnungen der Wirtschaftlichkeit erstellen
Realisierungszeitraum
Schätzung des Realisierungszeitraums erstellen
5.7 Antragsprüfung
5.7.1
•
•
•
•
•
Typische Fragen zur Antragsprüfung
Handelt sich um ein Projekt?
Ist es mit der Unternehmensstrategie vereinbar?
Wie hoch ist das Risiko für einen Misserfolg?
Haben wir genügend eigene Ressourcen, oder brauchen wir externe Ressourcen?
steht die Unternehmung hinter dem Projekt?
5.8 Projektentscheid
Projektentscheid basierend auf Projektportfolio
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Abbildung 8 Projektportfolio zur Antragsprüfung
5.8.1 Typische Überlegungen zum Projektentscheid
Als Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung für dient das sogenannte Projektportfolio
Die einzelnen Projekte werden in Beziehung zur strategischen- und zur
Wirtschaftlichen Bedeutung für die Unternehmung(Auftraggeber)gebracht und
dargestellt. Diejenigen Projekte, mit den höchsten strategischen-und wirtschaftlichen
– Bedeutung (im Quadranten oben rechts, werden realisiert, andere eventuell später
oder gar nicht.
5.8.2 Typische Aufgaben der Projektinitialisierung
Die Projektinitialisierungsphase wird durch den Projektinitialisierungsprozess bestimmt.
1.Die Projektidee wird zu einem Projektantrag formuliert.
2. Projektantrag durchläuft die Antragsprüfung
3. Die Begründung der Entscheidung erfolgt mittels Projektportfolio
4. Bei positiver Entscheidung, wird der Projektauftrag formuliert.
5.9 Projektauftrag
Abbildung 9 Projektauftrag
•
•
Inhalt
Der Projektauftrag stellt eine klare, einvernehmliche Zielvereinbarung dar und hat
Vertragscharakter
Typische Aufgaben
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Ausgangslage
Ausgangslage für Projektantrag formulieren
Zielsetzungen
Problemfolge bzw. verpasste Chancen auflisten
Restriktionen
Erste Ideen zur Lösung der Problemfolge und
Chancen aufzeigen
Projektabgrenzung
Systemgrenzen ziehen, Stakeholder Analyse
erstellen
Projektorganisation
Vorschlag zu Händen des Projektausschusses
Realisierungszeitraum
Schätzung des Realisierungszeitraums erstellen
Budget
Kostendach vom Auftraggeber?, sonst
Informationen aus Grobkonzept
Abstimmungsbedarf
Abstimmungsbedarf mit anderen Projekten
festhalten und klären
Informations-konzept
Information und Dokumentation Kapitel 19 im Buch
5.10 Projektfreigabe
Abbildung 10 Projektfreigabe
5.10.1 Typische Aufgaben der Projektfreigabe
Der Projektauftrag wird formal und Inhaltlich geprüft und eventuell ergänzt oder präzisiert,
so dass keine Missverständnisse entstehen können.
5.11 Lastenheft
Abbildung 11 Lastenheft
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5.11.1 Typische Inhalte vom Lastenheft
Das Lastenheft
(Teils auch Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Produktskizze,
Kundenspezifikation) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an
die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.
5.12 Pflichtenheft
Abbildung 12 Pflichtenheft
5.12.1 Typische Inhalte vom Pflichtenheft
Das Pflichtenheft
Das Pflichtenheft beschreibt in konkreter Form, wie der Auftragnehmer die
Anforderungen des Auftraggebers zu lösen gedenkt. Das sogenannte wie und womit
und bildet die Grundlage des Dienstleistungsvertrages.
5.13 Realisierung
5.13.1 Typische Aufgaben Realisierung
Die Realisierungsphase ist durch die Durchführungs-Controlling- und KommunikationsProzesse geprägt.
5.14 Einführung
5.14.1
•
•
•
•
•
Typische Aufgaben der Einführung
Übergabe an Auftraggeber und Benutzer
Schulungs- und Informationsveranstaltungen
Fehlerkorrekturen
Nachbesserungen
Systemanpassungen
5.15 Erhaltung
5.15.1
•
•
•
Typische Aufgaben der Erhaltung
Überwachung und Sicherstellung vom Betrieb
Projektorganisation auflösen
Betriebsorganisation sicherstellen
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5.16 Projektziele definieren
Ziel ist es eine erwünschte Wirkung, bzw. Ergebnis eines Projektes zu erreichen, aufgrund
dessen werden die Ziele S M A R T beschrieben.
Abbildung 13 Projektziele definieren und SMART umschreiben
5.16.1 Systematischer Zieldefinitionsprozess
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16
Abbildung 14 Zieldefinitionsprozess
5.16.2 Ziele ermitteln/erheben
Die unterschiedlichen Interessengruppen haben auch unterschiedliche Ansprüche an die
Projektergebnisse. Diese müssen systematisch in Workshops oder Einzelgesprächen
abgeklärt und festgehalten werden. Diese erste Phase nennt man auch Stakeholder Analyse.
Dies stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten, welche anfänglich unterschiedliche
Vorstellungen wie und was das Projektziel sei, schlussendlich die gleichen
Erwartungshaltungen an die Projektergebnisse haben.
Abbildung 15 Stakeholder-Analyse
5.16.3 Ziele analysieren
In diesem Prozessschritt werden die Ziele kritisch überprüft, ob es sich um ein „echtes Zieloder um ein „unechtes handelt, Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Muss Zielen(KOKriterium) und den Kann Zielen, welche klassifiziert und gewichtet erden.
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5.16.4 Ziele klassifizieren
Abbildung 16 Ziele klassifizieren
5.16.5 Ziele operationalisieren,
Man unterscheidet zwischen der Vogelperspektive (von oben nach unten gewichten)
Abbildung 17 Ziele operationalisieren
und der Froschperspektive (von unten, jedes Kriterium mit jedem) mittels Präferenzmatrix
(jedes Kriterium wird mit jedem verglichen, die Anzahl Nennungen entscheiden über die
präferierten Ziele.)
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18
Abbildung 18 Präferenzmatrix
5.17 Projektorganisation
Abbildung 19 Projektorganisation
5.17.1 Stellen und Instanzen allgemein
Weil Projekte zeitlich befristet sind, werden für die Abwicklung temporäre Stellen gebildet,
die für eine bestimmte Zeit bestimmte Aufgaben zu erfüllen haben.
5.17.2 Projektleiter
Die Aufgabe der Projektleiterin, im Rahmen der Projektorganisation ist, die einzelnen
Stellen in der Führungsebene und Ausführungsebene zu definieren zu regeln.
Er leitet die operative Führung des Projektes in der Führungsebene, als Innenminister
vertritt und verantwortet er das Projekt nach innen, unterstützt und leitet die
Teilprojektleiter(TP).
als Aussenminister kommuniziert er regelmässig mit der Lenkungsebene und vertritt die
Projektergebnisse nach aussen und berichtet gegenüber dem Lenkungs-Projekt-ausschuss
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19
Abbildung 20 Instanz-Ebenen eines Projektes
5.17.3 Projektausschuss
Der Begriff Lenkungsausschuss/Projektausschuss bezeichnet im Projektmanagement das
oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation (Aufbauorganisation), es
sollten die Vertreter möglichst aller Beteiligten am Projekt (Stakeholder) – zumindest jedoch
die Geschäftsverantwortlichen – umfassen.
Alternative Bezeichnungen sind Steering Committe, Steering Board, Steuerungsausschuss,
Lenkungskreis, Steuerungskreis, Control board oder auch Entscheidungsgremium und bildet
die Lenkungsebene.
Abbildung 21 Projektausschuss/Lenkungsausschuss
5.17.4 Organisationsformen in Projekten
5.17.5 Reine Projektorganisation
Eine reine Projektorganisation ist eine bestimmte Organisationsform mit der
ein Projekt betrieben wird. Sie zeichnet sich durch hohe Weisungs- und
Entscheidungsbefugnisse des Projektleiters und einer beträchtlichen Entfernung
zur Linienorganisation aus. Diese Organisationsform wird auch als autonome
Projektorganisation genannt. Der Projektleiter ist meist innerhalb der Geschäftsleitung
angesiedelt und eignet sich für Grossprojekte wie Fusion zweier Unternehmungen mit einer
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Vielzahl von daraus abgeleiteten Projekten wie IT,
/Organisation/Change/Integration/Marketing/Verkauf/ und so weiter.
Vorteile:
Wenig Konflikt mit Fachbereichen, da die Projektmitarbeiter für das Projekt freigestellt sind.
Abbildung 22 reine Projektorganisation
Nachteile:
Teure Organisationsform mit hohem Umstellungsaufwand. Die Mitarbeiter entfremden sich
von Ihrem angestammten Fachbereichsorganisationen.
5.17.6 Stabs-Projektorganisation Projektmanagementoffice (PMO)
Ein Projektbüro (auch Project Management Office, PMO) ist ein Teil
des Projektmanagements (PM)-Teams und übernimmt innerhalb eines Projektes alle
entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben. Der Vorteil
eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden Projektbüros liegt dabei in der
optimalen Auslastung des PM-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von
projektadministrativen Tätigkeiten.
Vorteile:
Das reguläre Tagesgeschäft wird wenig beeinträchtigt.
Abbildung 23 Stabs-Projektorganisation/Projektmanagementoffice/Projektbüro
Nachteile:
Umständliche Entscheidungsvorbereitungen und Kompetenzschwierigkeiten.
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5.17.7 Matrix-Projektorganisation
Die Matrixprojektorganisation folgt dem Prinzip der Mehrfachunterstellung
(Mehrliniensystem). Bei ihr überlagern sich die
vertikalen Kompetenzen der Primärorganisation mit den horizontalen Kompetenzen
der Projektleitung, der Sekundärorganisation.
Die Mitarbeiter sind dem Projekt entweder vollständig oder teilzeitlich zugeordnet, inhaltlich
unterstehen sie dem Projektleiter, der mit den dafür erforderlichen Kompetenzen
ausgestattet werden muss, personell und disziplinarisch jedoch sind sie weiterhin dem
Linienvorgesetzten unterworfen.
Vorteile:
Wenig Umstellungsaufwand einfachere Rekrutierung. Die Akzeptanz der Projektergebnisse
ist meist höher, weil die Projektmitarbeiter ihr „reguläres“ Arbeitsumfeld in der
angestammten Organisation besser miteinbeziehen können.
Abbildung 24 Matrix- Projektorganisation
Nachteile:
Die Projektmitarbeitenden haben zwei Vorgesetzte, was eine hohe Selbständigkeit und
Disziplin und Motivation verlangt. Projektleiter und Linienvorgesetzter müssen transparent
Ihre Planungen regelmässig abstimmen und kommunizieren
5.18 Projektstrukturplan (PSP)
Als Grundlage für eine gute Planung liegen die definierten Ziele, das angestrebte
Projektresultat und das Phasenkonzept mit der Projektvorgabe.
Der Projektstrukturplan liefert die Grundlage für die weitere Projektplanung.
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Abbildung 25 Elemente des Planungsprozesses zum Projektstrukturplan (PSP)
5.18.1 Ebenen des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan(PSP) erlaubt die Aufteilung auf bis zu vier Ebenen, deren
Beziehungen zueinander dargestellt werden können.
Abbildung 26 Aufbau des Projektstrukturplans
5.18.2 Gliederungsprinzipien des Projektstrukturplans
Für die Strukturierung von Projekten werden in der Praxis die vier Gliederungsprinzipien
verwendet: Objekten, Funktionen, Projektphasen und gemischte Gliederung
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Projektstrukturplan
Strukturiert nach
Fragestellungen
Objekt-orientiert
Baugruppen, Komponenten
und Elementen
Aufgaben, Rollen,
Funktionen und Aktivitäten
Was wird benötigt und
geliefert?
Was wird erledigt?
Organisations-orientiert
Organisationseinheiten,
Teams und Abteilungen
Wer erledigt was?
Projektphasen-orientiert
Basis-Phasenkonzept
In welcher Projektphase
wird dies erledigt?
Tätigkeiten, –Funktionsorientiert
Gemischte Gliederungen
Abbildung 27 Gliederungsprinzipien des (PSP)
5.19 Arbeitspakete beschreiben
Rubrik
Allgemein
Informationen
Eindeutige Kennzeichnung
des Projektes Start und
Endtermin Verantwortliche
Person, Auftraggeber
Ziele
Definition der mit diesem
Arbeitspaket zu
erreichenden Ziele
Beschreibung der
Ergebnisse
Ergebnis
Schnittstellen
Schnittstellen zu den
anderen Arbeitspaketen
Aktivitäten/Termine/Aufwand
Termine für die einzelnen
Teilschritte
Voraussetzungen/Restriktionen Finanzielle Ressourcen,
Kostenbudget Verfügbare
Sachmittel
Anhang
Dokumente Pläne
Beispiele
Titel des Arbeitspaketes mit
Nummernzeichen,
FA xy/MM/JJ
Fliesenleger/AG,
Projektleiter
Wand und Bodenfliessen
nach Planvorgaben zu
versetzen
Wandfliessen im Lot fertig
verfugt
Bodenfliessen mit 3%
Gefälle fertig verfugt
Abnahme der
Verputzerarbeiten vor dem
verlegen. Fliessen Arbeiten
übergeben an die
Baureinigung
Meilensteine nach Datum
festlegen
Staubfreies Arbeiten,
Staubschutz einrichten
verkleben jeden Abend
aufräumen
Musterfliessen,
Zeichnungen, Fotos
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5.20 Ablauf und Terminplanung
Das Ziel der Ablauf und Terminplanung ist es, die Reihenfolge der Vorgänge eines Projektes,
und Ihre Abhängigkeiten von anderen Vorgängen sowie Start und Endtermine jedes
einzelnen Vorgangs zu bestimmen.
Die Ablauf- und Terminplanung hängt wesentlich von der Qualität des Projektstrukturplans
ab, der die Vorgabenliefert.
Wichtig ist auch, dass nicht die Projektleiterin alleine die Ablauf- und Terminplanung erstellt.
Die Mitarbeitenden verfügen in der Regel über mehr Fachwissen als ein Projektleiter.
Dank einer gemeinsamen Planung sind die beteiligten Mitarbeitenden zudem besser
informiert. Dadurch steigt die Motivation und Bereitschaft. Für die eigenen Arbeitspakete
Verantwortung zu übernehmen.
5.20.1 Hauptschritte der Ablauf und Terminplanung
Abbildung 28 Chronologische Hauptschritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung
5.21 Vorgangsliste
Aus dem Projektstrukturplan ergeben sich alle auszuführenden Tätigkeiten bzw. Vorgänge
(Arbeitspakete), die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden:
ID
V1
V2
V3
V4
V5
V6
V7
V8
Vorgang (Arbeitspaket)
Erhebungsplan
Vorbereitung Interviews
Durchführung Interviews
Auswertung Interviews
Vorbereitung Fragebogen
Druck & versand Fragebogen
Auswertung Fragebogen
Konsolidierung Fragebogeninterviews
…
…
Dauer
3 Tage
6 Tage
2 Tage
6 Tage
4 Tage
12 Tage
4 Tage
5 Tage
Verantwortlicher
P. Edel
T. Hilbert
T. Hilbert
T. Hilbert
O. Dilier
O. Dilier
O. Dolier
P. Edel
Vorgänger
V1
V2
V3
V1
V5
V6
V4, V7
Abbildung 29 Arbeitspakete, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden
5.22 Netzplan:
Der Netzplan ist die grafische Darstellung der chronologisch angeordneten Vorgänge
(Arbeitspakete) aus der Vorgangsliste.
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Abbildung 30 Vorgänge auf den kritischen Pfad erkennen
5.23 Vorgehensdauer bestimmen
Die Vorgangsdauer (in Tagen, Wochen oder Monaten) ist die Zeitspanne zwischen Start und
Ende eines Arbeitspakets.
Abbildung 31 Schätzgenauigkeit/ Abweichung in Bezug des Projektfortschritts
Die Abweichung zwischen geschätzten/ angenommenen Werten und den
effektiven/gemessenen Werten verringern sich gegen Projektende gegen Null.
Schätzverfahren zur Bestimmung der Vorgehensdauer
Folgende Methoden haben sich in der Praxis bewährt.
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Abbildung 32 Schätzverfahren auswählen Siehe Buch Seite 138 Abb. 12-4
5.24 Terminplan als Balkendiagramm/ Gant Diagramm
Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach seinem Erfinder Henry L. Gantt (1861–
1919) benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von
Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.
Abbildungen 33 Gant /Balkendiagramme
5.25 Einsatzmittel- und Kosten-Planung
Einsatzmittel- und Kosten-Planung erfolgt in drei Teilschritten
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Abbildung 34 Teilschritte einer Kosten- und Einsatzmittelplanung
5.25.1 Bedarf ermitteln
Die Bedarfsermittlung erfolgt über die Arbeitspakete, die einen bestimmten Bedarf an Personal und Sachmittel aufweisen.
Nach der Arbeitspaketanalyse erfolgt die Darstellung dieses Bedarfs
Art
Personal
Personal
Personal
Sachmittel
Sachmittel
Kapazitätsgruppe
Wirtschaftsinformatiker
Benutzervertreter Verk.
Benutzervertreter
Produktion
Planungssoftware
Geschäftsauto
Arbeitspakete
P3.1.1,P3.1.4
P3.3.1, P3.2.5
P4.2.1, P2.3.4
Bedarf(Tg.)
40
15
30
Kapazität(Tg.)
35 Tg.
15
25
Alle
P3.1.1,P3.1.4
230
40
250
35
Abbildung 35 Bedarfs- und Kapazitätsabbildung
5.25.2 Einsatzmittel evaluieren
Ziel der Evaluierung ist es, für die Bearbeitung der Arbeitspakete am besten geeigneten
Mitarbeiter und Sachmittel zu bestimmen. Dabei unterscheiden wir zwischen interner
oder externer Rekrutierung von Mitarbeitern:
Abbildung 36 Rekrutierung von Mitarbeitern und Sachmittel
Abbildung 37 Überlegungen zu internen und externen MA
5.25.3 Einsatzmittelplanung
Wann, In welche Woche und bei welchem Arbeitspaket, brauche ich wie Lange welche
Ressourcen?
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Abbildung 38 Ressourcen-Belastungsdiagramm
5.25.4 Kostenplanung
Abbildung 39 Kostenplanungsprozess
Die Kostenplanung ist die Erstellung einer Kostenbasislinie und Bestandteil des
Kostenmanagements in Projekten. Hierbei geht es um Prozesse im Projektmanagement, die
dazu dienen, sicherzustellen, dass die bei der Umsetzung des Projektes entstehen Kosten mit
Hilfe der der Planung, Schätzung, Budgetierung und Steuerung innerhalb des Projektbudgets
liegen. Bei der Kostenplanung handelt es sich um die Aufwandsschätzung und die
Darstellung für die Durchführung des Projektes anfallenden, voraussichtlichen Kosten der
einzelnen Vorgänge oder Arbeitspakete. Die Kostenplanung ist Teil der Kostenrechnung
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5.25.4.1 Grundlagen der Kostenrechnung
Abbildung 40 Symbolbild Kostenträger Bsp. Lehrgang: HWD und TEKA Lehrgang und Kostenarten, Bücher, Räume Doz.
Honorar. Lehrmittel Infrastruktur, etc.
5.25.4.2 Kostenarten
Die Kostenartenrechnung ist die erste von drei Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung.
Im Rahmen der Kostenartenrechnung müssen die Kosten von Aufwendungen und Leistungen
von Erträgen abgegrenzt und die angefallenen Kosten sowie Leistungen einer
Abrechnungsperiode erfasst und gegliedert werden. Die Kostenartenrechnung befasst sich
dabei mit der Frage „Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen?“
Mögliche Gliederung nach Art der Verbrauchsfaktoren,
Personalkosten (Löhne, Gehälter, Aufwand für Abfertigung und Pension, Sozialaufwand etc.)
Materialkosten (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Vorprodukte etc.)
Dienstleistungskosten (inklusive öffentlicher Abgaben; Transport, Energie, Beratung,
Versicherung etc.)
Kapitalkosten (Zinsen, Dividenden)
Raumkosten (Miete, Pacht, Reinigung)
kalkulatorische Kosten (kalk. Abschreibung, kalk. Zinsen, kalk. Wagnisse etc.)
5.25.4.3 Kostenstellen
Wo entstehen die Kosten?
Eine Kostenstelle (vergleiche den englischen Begriff costcenter) ist der Ort der
Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen,
räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten
gebildet. Die Kostenstelle ist ein Kostenrechnungsobjekt mit der Aufgabe, die in einem
Unternehmensteil, meist einer Abteilung, angefallenen Kosten zu sammeln. Beispiele für
funktionale Kostenstellen sind Materialkostenstellen, Fertigungskostenstellen, Forschungsund Entwicklungskostenstellen, Verwaltungskostenstellen, Vertriebskostenstellen.
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Eine Weiterentwicklung des Kostenstellenkonzepts ist das Profitcenter, das nicht nur mit
Kosten, sondern auch mit Erlösen gebucht wird und auf diese Weise erlaubt, die Rentabilität
einzelner Geschäftsbereiche zu ermitteln.
Abbildung 41 Kostenaufteilung nach Kostenstellen
5.25.4.4 Kostenträger
Abbildung 42 Symbolbild Kostenträger Definition
Kostenträger sind in der Betriebswirtschaftslehre die in einem Unternehmen hergestellten
Produkte oder Dienstleistungen.
Die Kostenträgerrechnung gibt an, wofür entstehen die Kosten? und für welche Produkte
als Kostenträger bestimmte Kosten angefallen sind.
In Abbildung 39: Kostenträger: HWD- und TEKA- Lehrgang, Lehrgangs-Entwicklung- undderen Durchführungen.
5.26 Kapitel 15 Projektcontrolling
Das Projektcontrolling richtet sich vornehmlich auf Leistungs-, Zeit- und Ergebnisziele von
Projekten und ist in das Unternehmenscontrolling zu integrieren. IT-Projekte stellen
besondere Anforderungen an das Projektcontrolling. Dazu stehen dem
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Abbildung 43 Projektcontrolling als Teil des Unternehmenscontrolling
Projektcontrolling steht ein umfangreiches Instrumentarium zur Verfügung.
Das Projektmanagement umfasst die Gesamtheit der Führungsaufgaben für die Abwicklung
eines Projektes, welche Planung, Kontrolle, Organisation, Personalführung und
Informationsversorgung beinhalten [Fiedler 2008, S. 7 ff.]. Als Teil des Projektmanagements
dient das Projektcontrolling der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten v.a. mit
Blick auf Leistungs-, Zeit- und Ergebnisziele [Hahn, Hungenberg 2001, S. 737 ff.]. Ob das
Projektcontrolling neben der projektbezogenen Entscheidungsunterstützung auch der
Verhaltenssteuerung von Projektleiter und -mitarbeitern dient, hängt vom
zugrundeliegenden Controlling Verständnis ab [Wall 2008, S. 463 ff.].
Abbildung 44 Instrumente des Controllings
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5.26.1 Ziele und Definition Projektcontrolling
Projektcontrolling ist Bestandteil des Projektmanagements. Nach der DIN 69901 steht
Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-IstVergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen
von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der
Durchführung.“ Während sich Projektmanagement unter anderem auch mit der Auswahl
und Führung der Mitarbeiter, Zeiterfassung und Personalplanung beschäftigt, konzentriert
sich das Projektcontrolling darauf zu planen, welche Ressourcen für ein Projekt
erforderlich sind, und zu prüfen, ob Projektziele und Projektkosten eingehalten werden.
5.26.2 Schritt 1 des Projektcontrollings
Ist-Situation des Projektes mittels Earned Value Methode erheben
Die Earned Value Methode oder EarnedAnalysis (auch als Earned-ValueAnalyse, Leistungswertanalyse, Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse beze
ichnet) ist ein Werkzeug des Projektcontrollings. Sie dient zur Fortschrittsbewertung
von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen
beschrieben. Die Schlüsselwerte sind dabei Planwert (engl. planned value), Ist kosten (actual
costs) und Fertigstellungswert (earned value). Durch die Verfolgung der Kennzahlen ist
eine Trendanalyse möglich.
Der Fertigstellungswert ist die zentrale Kennzahl in diesem Modell zur Kontrolle des
Projektfortschritts und den damit verbundenen Kosten.
EV beantwortet die Frage: „Was hätte ich für das bisherig Erbrachte ausgeben dürfen,
angelehnt an das ursprüngliche Budget
Abbildung 45 Formel für Earned Value EV
Es ist schwer genau zu ermitteln und zu erheben, da der genaue Stand nur ungefähr
abgeschätzt werden kann
Best möglich realitätsnahe Ermittlung
Zur Aufnahme des IST-Zustandes gibt es verschiedene Kontrollinstrumente
A: Arbeitsrapport als schriftliche Rückmeldung
B: Rückmeldung über Projektmanagement Tool
C: Projektteamsitzung
D: Einzelgespräche
E: Mischformen und externe Assesments
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Abbildung 46 Instrumente zur Ist Aufnahme
5.26.3 Schritt 2 EV Istzustand visualisieren
Abbildung 47 Earnet Value (EV visualisiert.
Kurve zeigt, dass die Kosten unter Berücksichtigung des Fertigstellungswertes aus dem
Ruder laufen könnten
EV beantwortet die Frage: „Was hätte ich für das bisherig Erbrachte ausgeben dürfen,
angelehnt an das ursprüngliche Budget“ und berücksichtig dabei gleichzeitig den
Fertigstellungsgrad (Werthaltigkeit der Arbeit) und nicht nur die reinen Kosten in diesem
Zeitpunkt!
Abbildung 48 Formel zur Berechnung vom Earnet Value EV
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5.26.4 Schritt3 Ist-Situation SPI/CPI visualisieren
Abbildung 49 Grafische Darstellung von CPI und SPI
Abbildung 50 Erläuterung SPI
Abbildung 51 Erläuterung CPI
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5.26.5 Schritt 4 Ist-Situation Rückmeldungen konsolidieren
Abbildung 52 Projektcontrolling cockbit visualisiert
Schritt 5 Steuerungsmassnahmen vorschlagen/beantragen.
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Abbildung 53 Handlungsempfehlungen/Massnahmen im Rahmen der Controlling Arbeit
5.27 Kapitel 16 Änderungsmanagement
Abbildung 54 Zeitabschnitt des Änderungsmanagements
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5.27.1 Definition und Folgen des Änderungsmanagements
Das Änderungsmanagement stellt mit einem definierten Prozess sicher, dass Änderungen
des Projekts identifiziert, beurteilt und entschieden werden.
er Änderungsprozess ist im Projektmanagementplan dokumentiert.
Die Änderungsstatusliste führt alle behandelten Änderungen auf. Sie gibt eine Übersicht
über deren Status und dokumentiert die Konsequenzen der Realisierung oder NichtRealisierung.
Aktivitäten
Änderungsprozess festlegen, im Projektmanagementplan dokumentieren und bekannt
machen
Änderungsanträge in der Änderungsstatusliste erfassen und nachführen
Änderungsanträge analysieren und bewilligen/ablehnen
Bewilligte Änderungen planen, umsetzen und überprüfen
Projektmanagementplan aufgrund der Entscheide zu Änderungsanträgen anpassen
5.27.2 Grundsätze des Änderungsmanagements
Abbildung 55 Grundsäte des Änderungsmanagements
5.27.3 Inhalt eines Änderungsantrages
Inhalt
Ausgangslage
Beantragte Änderung
Betroffene Projektresultate
Erklärungen
Situation erklären, die zur beantragten
Änderung geführt hat, und den oder die
Urheber dieses Antrages benennen.
Änderung gegenüber ursprünglicher
Planung umschreiben
Einfluss auf die bereits verabschiedeten
Projektresultate. Welche Ergebnisse
müssen überarbeitet werden, oder von
neuem Angefangen werden.
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Betroffene Projektdaten
Risiken
Konsequenzen bei nicht- Änderung
Empfehlung der Projektleitung
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Einfluss der Änderung auf die aktuell
vereinbarten Projektdatenbeschreiben: Wie
verändern sich Kosten, Termine oder der
Umfang des Projekts, wenn die Änderungen
angenommen und durchgeführt wird?
Mögliche Risiken beschreiben, die sich bei
der Bewilligung der Änderung ergeben
Alle absehbaren Konsequenzen
beschreiben, die sich bei einer Ablehnung
oder Zurückstellung der Änderung ergeben.
Eine persönliche Stellungnahme bzw.
Empfehlung zuhanden des Auftraggebers
5.28 Kapitel17 Risikomanagement
Abbildung 56 Symbolbild Risikomanagement
5.28.1 Kap.17.1 Ziele Definition Grundsätze des Risikomanagements
Definition: Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen
Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken
Aktivitäten
Identifikation von potentiellen Risiken
• Vermeidung von erkennbaren Risiken
• Absicherung gegen unvermeidbare Risiken
• Abschätzen der Risikohaftigkeit eines Projektes vor dem Projektstart.
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5.28.2 Die sechs Teilschritte im Projektmanagement
Abbildung 57 Die sechs Teilschritte des Projektmanagements
Abbildung 58 Grafik Risikomanagementprozess
5.28.3 Risikoportfolio Akzeptanzlinie Risikopolitik/Strategie
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Abbildung 59 Grafik Risikoportfolio Akzeptanzlinie (gelb)
5.29 Kapitel18 Projektmarketing
Abbildung 60 Symbolbild Projektmarketing
5.29.1 Kapitel 18.1 Ziele und Grundsätze des Projektmarketings:
•
•
Über ein Projektinformationssystem/Konzept werden alle für die Projektplanung, diagnose, -steuerung und -durchführung wichtigen Informationen den verschiedenen
Interessengruppen verfügbar gemacht.
Eine systematische und zielgerichtete, transparente Kommunikation fördert die
Akzeptanz der vom Projektbetroffenen und daran Beteiligten Personen, das heisst:
Betroffene Stakeholder zu Beteiligte Stakeholder machen.
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Grundsatz
Was heisst das?
rechtzeitig
Start bei?
Initialisierungsphase
Proaktiv
Gerüchteküche vermeiden
Adressatengerecht
Bedürfnisgerecht
Situationsgerecht
Politisch korrekt?
Sorgfalt
Vorbereitung und
Nachbearbeitung
Verbindlich
Nur versprechen, was
eingehalten werden kann
41
Abbildung 61 Grundsätze des Projektmarketings
5.29.2 Die vier einzelschritte im Projektmarketingprozess
Schritt 1: Projekt Umfeldanalyse: Erfolgt am besten noch vor Projektbeginn. Ziel ist es,
möglichst viele Informationen zu sammeln, um daraus ein zielgerichtetes (Stakeholder-Map.
zu entwickeln und zu klassifizieren basierend auf der Einfluss- Interessen-Matrix.
Schritt 2: Die Auswahl der Projektmarketinginstrumente.
(Mitarbeiterinformationsmeeting/Projekthandbuch/Motivationsposter/schwarzes
Brett/Newsletter/wöchentliches Projektmeeting/Intranet/etc. entsprechend dem EinflussInteressen-Matrix zusammenstellen.
Schritt 3: Marketingmassnahmen basierend auf dem nach der Einfluss-Interessen-Matrix
erarbeiten
Schritt4: Durchführung der Projektmarketingmassnahmen und Wirksamkeit Kontrolle
überprüfen.
Stakeholder Umfeldanalyse
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Abbildung 62 Steakholder Umfeldanalyse
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Abbildung 63 Grafik Einfluss-Interessen Matrix
Beispiel Projektinformationskonzept
Abbildung 64 Projektmarketingmassnahmen
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5.30 Kapitel 19 Projekt/-Information-Dokumentation
Abbildung 65 Projekt- Information- und- Kommunikation
5.30.1
•
•
•
•
Kap.19.1 Ziele und Grundsätze der Projektinformation
Informationsfluss systematisieren
Gesetzliche und interne Informationspflichten erfüllen
Informationen standardisieren und klassifizieren
Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse und Entscheide gewährleisten. (siehe auch
Hermes Vorschrift für öffentlich-rechtliche Auftraggeber)
Erfolgsfaktoren:
• Auftraggeber bzw. Geschäftsleitung einbeziehen
• Dafür sorgen, dass sämtliche Vertreter der betroffenen Fachbereiche an den
Projektmeetings teilnehmen
• Die Ängste und Bedenken der Opponenten ernst nehmen
• Die Informationen sollten eindeutig sein, das heisst von allen Beteiligten gleich
verstanden werden.
5.30.2 Kommunikationsinstrumente/Massnahmen
Abbildung 66 Symbolbild Kommunikationsmassnahem/Instrumente
Kick-off/Periodische Teamsitzungen/Informationsveranstaltungen/Projekt Newsletter/
Sitzungsberichte/Projektstatusberichte/Projektfortschrittsplakate.etc.
5.30.3 Informationspyramide bedürfnisgerecht
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Abbildung 67 Informationspyramide definiert Informationsgehalt/Dichte
5.31 Kapitel 20 Projektabschluss
Abbildung 68Symbolbild Projektabscchluss
5.31.1 Ziele und Grundsätze beim Projektabschluss
Übergabe der Lösung in den produktiven Betrieb
Projektschlussbericht, Projektabschlussrechnung
Erfolgskontrolle (Leistungen, Termine, Kosten)
• vom Projekt lernen, Know-how-Sicherung
• das Gelernte in anderen/neuen Projekten anwenden
• Entlastung und Auflösung der Projektorganisation
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5.31.2 Zeitpunkt der Lösungs- und Ergebnis- Übergabe
Abbildung 69 Projektergebnis- Übergabe
5.31.3 Erkenntnisse aus dem Projekt.
Abbildung 70 Lessons learnt aus der Projektauswertung
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5.31.4 Abschlussveranstaltung
Abbildung 71 Symbolbild Projektabschlussveranstaltung
5.31.4.1 Ziele der Projektabschlussfeier:
• Mitarbeitern für die geleistete Arbeit Danken
• Projektteam in dieser Form auflösen
• Mitteilung „Projekt ist jetzt fertig / Ziel erreicht“
• Aber
• Einige Mitarbeiter werden Task-Force zugeteilt (Behebung Mängel,
• Begleitung Betrieb, etc.)
• Offizielle Projektauflösung erfolgt mit Abgabe Projektabschlussbericht
• und Nachkalkulation
5.31.4.2 Projektmanagement Kursende und Semesterprüfung
Abbildung 72 Symbolbild PM Kursende und Semesterprüfung
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Zugehörige Unterlagen
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