1 Ziele dieses Dokuments
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Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 1 1 Ziele dieses Dokuments Dieses Dokument ist ein „lebendiges“ Dokument und wird von Kurstag 1 bis zum letzten Kurstag fortgeschrieben, es dient als Grundlage/Logbuch für jeden einzelnen Studierenden und kann und soll persönlich ergänzt werden. Am Kursende stellt es die eigene persönliche Zusammenfassung dar und eignet sich somit optimal zur Prüfungsvorbereitung. Quellenhinweis:“ einzelne Grafiken und Teile vom Content stammen aus dem Buch Compendio -Buch „Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute5. Auflage 2014 ISBN 978-3-7155-99304©Compendio Bildungsmedien AG Zürich Diese Zusammenfassung dient ausschliesslich der Ausbildung zum Technischen Kaufman an der KV Zürich BusinessSchool/ Weiterbildung ab 2015 bis 2026 und steht nur für TK- und HWD-Studierenden der KV Zürich Business School zur Verfügung. Ein Kopieren, Weiterleiten 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 1 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 2 ausserhalb der KV Zürich Business School ist verboten sowie auch generell das Vertreiben dieser Zusammenfassung © [email protected] Inhaltsverzeichnis 1 Ziele dieses Dokuments ............................................................................................. 1 2 Projektmerkmale ....................................................................................................... 7 3 Projektmanagementprozesse .................................................................................... 8 4 Projekt Erfolgsfaktoren .............................................................................................. 8 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 Erfolgsfaktor Projektleiter ............................................................................................ 9 Erfolgsfaktor Topmanagement...................................................................................... 9 Erfolgsfaktor Projektteam............................................................................................. 9 Erfolgsfaktor Methodik................................................................................................. 9 Erfolgsfaktor Kommunikation und Information ............................................................. 9 Erfolgsfaktor Projektumfeld und Projektidee................................................................. 9 Gliederung und Inhalte vom Basis Phasenkonzept ...................................................... 9 5.1 Planungszyklus ............................................................................................................. 9 5.2 Planungsphase Vorstudie ............................................................................................. 9 5.2.1 Typische Aufgaben Vorstudie ............................................................................................. 9 5.3 Planungsphase Grobkonzept ...................................................................................... 10 5.3.1 Typische Aufgaben Grobkonzept ..................................................................................... 10 5.4 Planungsphase Detailkonzept ..................................................................................... 10 5.4.1 Typische Aufgaben Detailkonzept .................................................................................... 10 5.5 Projektinitialisierung .................................................................................................. 10 5.5.1 Definitionsphase ............................................................................................................... 11 5.5.2 reaktive oder visionäre Projektidee ................................................................................ 11 5.6 Projektantrag ............................................................................................................. 11 5.6.1 Projektantrag formulieren, Inhalt und typische Aufgaben .............................................. 11 5.7 Antragsprüfung .......................................................................................................... 11 5.7.1 Typische Fragen zur Antragsprüfung................................................................................ 11 5.8 Projektentscheid ........................................................................................................ 11 5.8.1 Typische Überlegungen zum Projektentscheid ................................................................ 12 5.8.2 Typische Aufgaben der Projektinitialisierung .................................................................. 12 5.9 Projektauftrag ............................................................................................................ 12 5.10 Projektfreigabe .......................................................................................................... 13 5.10.1 Typische Aufgaben der Projektfreigabe ....................................................................... 13 5.11 Lastenheft .................................................................................................................. 13 5.11.1 Typische Inhalte vom Lastenheft ................................................................................. 14 5.12 Pflichtenheft .............................................................................................................. 14 5.12.1 Typische Inhalte vom Pflichtenheft ............................................................................. 14 5.13 Realisierung ............................................................................................................... 14 5.13.1 Typische Aufgaben Realisierung .................................................................................. 14 5.14 Einführung ................................................................................................................. 14 5.14.1 Typische Aufgaben der Einführung .............................................................................. 14 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 2 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 3 5.15 Erhaltung ................................................................................................................... 14 5.15.1 Typische Aufgaben der Erhaltung ................................................................................ 14 5.16 Projektziele definieren ............................................................................................... 15 5.16.1 Systematischer Zieldefinitionsprozess ......................................................................... 15 5.16.2 Ziele ermitteln/erheben............................................................................................... 16 5.16.3 Ziele analysieren .......................................................................................................... 16 5.16.4 Ziele klassifizieren ........................................................................................................ 17 5.16.5 Ziele operationalisieren, .............................................................................................. 17 5.17 Projektorganisation .................................................................................................... 18 5.17.1 Stellen und Instanzen allgemein .................................................................................. 18 5.17.2 Projektleiter ................................................................................................................. 18 5.17.3 Projektausschuss .......................................................................................................... 19 5.17.4 Organisationsformen in Projekten ............................................................................... 19 5.17.5 Reine Projektorganisation ............................................................................................ 19 5.17.6 Stabs-Projektorganisation Projektmanagementoffice (PMO) ..................................... 20 5.17.7 Matrix-Projektorganisation .......................................................................................... 21 5.18 Projektstrukturplan (PSP) ........................................................................................... 21 5.18.1 Ebenen des Projektstrukturplans ................................................................................. 22 5.18.2 Gliederungsprinzipien des Projektstrukturplans ......................................................... 22 5.19 Arbeitspakete beschreiben ......................................................................................... 23 5.20 Ablauf und Terminplanung ......................................................................................... 24 5.20.1 Hauptschritte der Ablauf und Terminplanung ............................................................. 24 5.21 Vorgangsliste ............................................................................................................. 24 5.22 Netzplan: ................................................................................................................... 24 5.23 Vorgehensdauer bestimmen ....................................................................................... 25 5.24 Terminplan als Balkendiagramm/ Gant Diagramm ...................................................... 26 5.25 Einsatzmittel- und Kosten-Planung ............................................................................. 26 5.25.1 Bedarf ermitteln ........................................................................................................... 27 5.25.2 Einsatzmittel evaluieren............................................................................................... 27 5.25.3 Einsatzmittelplanung ................................................................................................... 27 5.25.4 Kostenplanung ............................................................................................................. 28 5.26 Kapitel 15 Projektcontrolling ...................................................................................... 30 5.26.1 Ziele und Definition Projektcontrolling ........................................................................ 32 5.26.2 Schritt 1 des Projektcontrollings .................................................................................. 32 5.26.3 Schritt 2 EV Istzustand visualisieren ............................................................................ 33 5.26.4 Schritt3 Ist-Situation SPI/CPI visualisieren ................................................................... 34 5.26.5 Schritt 4 Ist-Situation Rückmeldungen konsolidieren ................................................. 35 5.27 Kapitel 16 Änderungsmanagement ............................................................................. 36 5.27.1 Definition und Folgen des Änderungsmanagements .................................................. 37 5.27.2 Grundsätze des Änderungsmanagements ................................................................... 37 5.27.3 Inhalt eines Änderungsantrages .................................................................................. 37 5.28 Kapitel17 Risikomanagement ..................................................................................... 38 5.28.1 Kap.17.1 Ziele Definition Grundsätze des Risikomanagements .................................. 38 5.28.2 Die sechs Teilschritte im Projektmanagement ............................................................ 39 5.28.3 Risikoportfolio Akzeptanzlinie Risikopolitik/Strategie ................................................. 39 5.29 Kapitel18 Projektmarketing ........................................................................................ 40 5.29.1 Kapitel 18.1 Ziele und Grundsätze des Projektmarketings: ......................................... 40 5.29.2 Die vier einzelschritte im Projektmarketingprozess .................................................... 41 5.30 Kapitel 19 Projekt/-Information-Dokumentation ......................................................... 44 5.30.1 Kap.19.1 Ziele und Grundsätze der Projektinformation .............................................. 44 5.30.2 Kommunikationsinstrumente/Massnahmen ............................................................... 44 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 3 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 4 5.30.3 Informationspyramide bedürfnisgerecht .................................................................... 44 5.31 Kapitel 20 Projektabschluss ........................................................................................ 45 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 4 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1Projektmerkmale .................................................................................................... 7 Abbildung 2 Projektmanagementprozesse ................................................................................ 8 Abbildung 3 Projekterfolgsfaktoren ........................................................................................... 8 Abbildung 4 Basis Phasenkonzept .............................................................................................. 9 Abbildung 5 Planungszyklus ....................................................................................................... 9 Abbildung 6 Projektinitialisierung ............................................................................................ 10 Abbildung 7 Projektantrag ....................................................................................................... 11 Abbildung 8 Projektportfolio zur Antragsprüfung ................................................................... 12 Abbildung 9 Projektauftrag ...................................................................................................... 12 Abbildung 10 Projektfreigabe .................................................................................................. 13 Abbildung 11 Lastenheft .......................................................................................................... 13 Abbildung 12 Pflichtenheft....................................................................................................... 14 Abbildung 13 Projektziele definieren und SMART umschreiben ............................................. 15 Abbildung 14 Zieldefinitionsprozess ........................................................................................ 16 Abbildung 15 Stakeholder-Analyse .......................................................................................... 16 Abbildung 16 Ziele klassifizieren .............................................................................................. 17 Abbildung 17 Ziele operationalisieren ..................................................................................... 17 Abbildung 18 Präferenzmatrix ................................................................................................. 18 Abbildung 19 Projektorganisation ............................................................................................ 18 Abbildung 20 Instanz-Ebenen eines Projektes ......................................................................... 19 Abbildung 21 Projektausschuss/Lenkungsausschuss ............................................................... 19 Abbildung 22 reine Projektorganisation .................................................................................. 20 Abbildung 23 Stabs-Projektorganisation/Projektmanagementoffice/Projektbüro ................. 20 Abbildung 24 Matrix- Projektorganisation ............................................................................... 21 Abbildung 25 Elemente des Planungsprozesses zum Projektstrukturplan (PSP) .................... 22 Abbildung 26 Aufbau des Projektstrukturplans ....................................................................... 22 Abbildung 27 Gliederungsprinzipien des (PSP) ........................................................................ 23 Abbildung 28 Chronologische Hauptschritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung .......................................................................................................................................... 24 Abbildung 29 Arbeitspakete, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden .. 24 Abbildung 30 Vorgänge auf den kritischen Pfad erkennen ..................................................... 25 Abbildung 31 Schätzgenauigkeit/ Abweichung in Bezug des Projektfortschritts .................... 25 Abbildung 32 Schätzverfahren auswählen Siehe Buch Seite 138 Abb. 12-4 ........................... 26 Abbildungen 33 Gant /Balkendiagramme ............................................................................... 26 Abbildung 34 Teilschritte einer Kosten- und Einsatzmittelplanung......................................... 27 Abbildung 35 Bedarfs- und Kapazitätsabbildung ..................................................................... 27 Abbildung 36 Rekrutierung von Mitarbeitern und Sachmittel ................................................ 27 Abbildung 37 Überlegungen zu internen und externen MA .................................................... 27 Abbildung 38 Ressourcen-Belastungsdiagramm...................................................................... 28 Abbildung 39 Kostenplanungsprozess ..................................................................................... 28 Abbildung 40 Symbolbild Kostenträger Bsp. Lehrgang: HWD und TEKA Lehrgang und Kostenarten, Bücher, Räume Doz. Honorar. Lehrmittel Infrastruktur, etc...................... 29 Abbildung 41 Kostenaufteilung nach Kostenstellen ................................................................ 30 Abbildung 42 Symbolbild Kostenträger Definition................................................................... 30 Abbildung 43 Projektcontrolling als Teil des Unternehmenscontrolling ................................. 31 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 5 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 6 Abbildung 44 Instrumente des Controllings ............................................................................ 31 Abbildung 45 Formel für Earned Value EV ............................................................................... 32 Abbildung 46 Instrumente zur Ist Aufnahme ........................................................................... 33 Abbildung 47 Earnet Value (EV visualisiert. ............................................................................. 33 Abbildung 48 Formel zur Berechnung vom Earnet Value EV ................................................... 33 Abbildung 49 Grafische Darstellung von CPI und SPI ............................................................... 34 Abbildung 50 Erläuterung SPI ................................................................................................... 34 Abbildung 51 Erläuterung CPI .................................................................................................. 34 Abbildung 52 Projektcontrolling cockbit visualisiert................................................................ 35 Abbildung 53 Handlungsempfehlungen/Massnahmen im Rahmen der Controlling Arbeit .... 36 Abbildung 54 Zeitabschnitt des Änderungsmanagements ...................................................... 36 Abbildung 55 Grundsäte des Änderungsmanagements .......................................................... 37 Abbildung 56 Symbolbild Risikomanagement.......................................................................... 38 Abbildung 57 Die sechs Teilschritte des Projektmanagements ............................................... 39 Abbildung 58 Grafik Risikomanagementprozess ..................................................................... 39 Abbildung 59 Grafik Risikoportfolio Akzeptanzlinie (gelb) ...................................................... 40 Abbildung 60 Symbolbild Projektmarketing ............................................................................ 40 Abbildung 61 Grundsätze des Projektmarketings .................................................................... 41 Abbildung 62 Steakholder Umfeldanalyse ............................................................................... 42 Abbildung 63 Grafik Einfluss-Interessen Matrix....................................................................... 43 Abbildung 64 Projektmarketingmassnahmen .......................................................................... 43 Abbildung 65 Projekt- Information- und- Kommunikation ...................................................... 44 Abbildung 66 Symbolbild Kommunikationsmassnahem/Instrumente .................................... 44 Abbildung 67 Informationspyramide definiert Informationsgehalt/Dichte ............................ 45 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 6 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 7 2 Projektmerkmale Abbildung 1Projektmerkmale 1. 2. 3. 4. 5. 6. zeitlich befristet, hohe Komplexität, Einmaligkeit, begrenzte Ressourcen Innovativ Risikobehaftet. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 7 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 8 3 Projektmanagementprozesse Abbildung 2 Projektmanagementprozesse 1. 2. 3. 4. 5. 6. (Initialisierungsprozess, Planungsprozess, Durchführungsprozess, Controlling Prozess, Kommunikationsprozess, Abschlussprozess 4 Projekt Erfolgsfaktoren Abbildung 3 Projekterfolgsfaktoren 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 8 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 9 4.1 Erfolgsfaktor Projektleiter • • schafft die Rahmenbedingungen, seine Akzeptanz ist ein Erfolgsfaktor braucht die notwendigen Kompetenzen 4.2 Erfolgsfaktor Topmanagement • Hat die Entscheidungskompetenz über das Projekt 4.3 Erfolgsfaktor Projektteam • entwickelt durch die Teambildungsphasen das WIR- Gefühl 4.4 Erfolgsfaktor Methodik • Stellt das einheitliche Vorgehen sicher und setzt die Leitplanken 4.5 Erfolgsfaktor Kommunikation und Information • Sichert den Informationsaustausch innerhalb des Projektes und nach Aussen 4.6 Erfolgsfaktor Projektumfeld und Projektidee • notwendige Ressourcen werden zur Verfügung gestellt, Wechselwirkungen werden berücksichtigt 5 Gliederung und Inhalte vom Basis Phasenkonzept Abbildung 4 Basis Phasenkonzept Die ersten drei Phasen gehören zur Planung, und dienen zur Ausarbeitung der Lösungsvarianten. 5.1 Planungszyklus Innerhalb der Planungsphase gibt es den Planungszyklus, welcher durchlaufen wird, um innerhalb eines Zyklus in die nächste Planungsphase zu gelangen. Abbildung 5 Planungszyklus 5.2 Planungsphase Vorstudie 5.2.1 Typische Aufgaben Vorstudie • · Wichtigsten Funktionen ermitteln, (Muss und Kann Anforderungen) • Prinzipielle Lösungsvarianten ermitteln und evaluieren 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 9 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] • 10 Empfehlung für nächste Planungsphase erarbeiten 5.3 Planungsphase Grobkonzept 5.3.1 • • • • Typische Aufgaben Grobkonzept Ergebnisse aus Vorstudie verfeinern Benutzeranforderungen erheben Lösungsvarianten hinsichtlich Kosten/Nutzen und Risiken bewerten Handlungsempfehlung für nächste Planungsphase erarbeiten 5.4 Planungsphase Detailkonzept 5.4.1 • • • Typische Aufgaben Detailkonzept · Funktionale Anforderungen und Ziele vervollständigen · Lastenheft erstellen Handlungsempfehlung für Kauf oder selber realisieren 5.5 Projektinitialisierung Abbildung 6 Projektinitialisierung 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 10 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 11 5.5.1 Definitionsphase 5.5.2 reaktive oder visionäre Projektidee 5.6 Projektantrag Abbildung 7 Projektantrag Die Projektidee wird zu einem Projektantrag formuliert 5.6.1 Projektantrag formulieren, Inhalt und typische Aufgaben Inhalt Typische Aufgaben Ausgangslage Ausgangslage für Projektantrag formulieren Probleme Problemfolge bzw. verpasste Chancen auflisten Lösungsideen Erste Ideen zur Lösung der Problemfolge und Chancen aufzeigen Erwarteter Nutzen/ Ziele Nutzen und Ziele strategisch und wirtschaftlich bewerten Wirtschaftlichkeit Erste Berechnungen der Wirtschaftlichkeit erstellen Realisierungszeitraum Schätzung des Realisierungszeitraums erstellen 5.7 Antragsprüfung 5.7.1 • • • • • Typische Fragen zur Antragsprüfung Handelt sich um ein Projekt? Ist es mit der Unternehmensstrategie vereinbar? Wie hoch ist das Risiko für einen Misserfolg? Haben wir genügend eigene Ressourcen, oder brauchen wir externe Ressourcen? steht die Unternehmung hinter dem Projekt? 5.8 Projektentscheid Projektentscheid basierend auf Projektportfolio 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 11 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 12 Abbildung 8 Projektportfolio zur Antragsprüfung 5.8.1 Typische Überlegungen zum Projektentscheid Als Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung für dient das sogenannte Projektportfolio Die einzelnen Projekte werden in Beziehung zur strategischen- und zur Wirtschaftlichen Bedeutung für die Unternehmung(Auftraggeber)gebracht und dargestellt. Diejenigen Projekte, mit den höchsten strategischen-und wirtschaftlichen – Bedeutung (im Quadranten oben rechts, werden realisiert, andere eventuell später oder gar nicht. 5.8.2 Typische Aufgaben der Projektinitialisierung Die Projektinitialisierungsphase wird durch den Projektinitialisierungsprozess bestimmt. 1.Die Projektidee wird zu einem Projektantrag formuliert. 2. Projektantrag durchläuft die Antragsprüfung 3. Die Begründung der Entscheidung erfolgt mittels Projektportfolio 4. Bei positiver Entscheidung, wird der Projektauftrag formuliert. 5.9 Projektauftrag Abbildung 9 Projektauftrag • • Inhalt Der Projektauftrag stellt eine klare, einvernehmliche Zielvereinbarung dar und hat Vertragscharakter Typische Aufgaben 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 12 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 13 Ausgangslage Ausgangslage für Projektantrag formulieren Zielsetzungen Problemfolge bzw. verpasste Chancen auflisten Restriktionen Erste Ideen zur Lösung der Problemfolge und Chancen aufzeigen Projektabgrenzung Systemgrenzen ziehen, Stakeholder Analyse erstellen Projektorganisation Vorschlag zu Händen des Projektausschusses Realisierungszeitraum Schätzung des Realisierungszeitraums erstellen Budget Kostendach vom Auftraggeber?, sonst Informationen aus Grobkonzept Abstimmungsbedarf Abstimmungsbedarf mit anderen Projekten festhalten und klären Informations-konzept Information und Dokumentation Kapitel 19 im Buch 5.10 Projektfreigabe Abbildung 10 Projektfreigabe 5.10.1 Typische Aufgaben der Projektfreigabe Der Projektauftrag wird formal und Inhaltlich geprüft und eventuell ergänzt oder präzisiert, so dass keine Missverständnisse entstehen können. 5.11 Lastenheft Abbildung 11 Lastenheft 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 13 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 14 5.11.1 Typische Inhalte vom Lastenheft Das Lastenheft (Teils auch Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Produktskizze, Kundenspezifikation) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. 5.12 Pflichtenheft Abbildung 12 Pflichtenheft 5.12.1 Typische Inhalte vom Pflichtenheft Das Pflichtenheft Das Pflichtenheft beschreibt in konkreter Form, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers zu lösen gedenkt. Das sogenannte wie und womit und bildet die Grundlage des Dienstleistungsvertrages. 5.13 Realisierung 5.13.1 Typische Aufgaben Realisierung Die Realisierungsphase ist durch die Durchführungs-Controlling- und KommunikationsProzesse geprägt. 5.14 Einführung 5.14.1 • • • • • Typische Aufgaben der Einführung Übergabe an Auftraggeber und Benutzer Schulungs- und Informationsveranstaltungen Fehlerkorrekturen Nachbesserungen Systemanpassungen 5.15 Erhaltung 5.15.1 • • • Typische Aufgaben der Erhaltung Überwachung und Sicherstellung vom Betrieb Projektorganisation auflösen Betriebsorganisation sicherstellen 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 14 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 15 5.16 Projektziele definieren Ziel ist es eine erwünschte Wirkung, bzw. Ergebnis eines Projektes zu erreichen, aufgrund dessen werden die Ziele S M A R T beschrieben. Abbildung 13 Projektziele definieren und SMART umschreiben 5.16.1 Systematischer Zieldefinitionsprozess 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 15 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 16 Abbildung 14 Zieldefinitionsprozess 5.16.2 Ziele ermitteln/erheben Die unterschiedlichen Interessengruppen haben auch unterschiedliche Ansprüche an die Projektergebnisse. Diese müssen systematisch in Workshops oder Einzelgesprächen abgeklärt und festgehalten werden. Diese erste Phase nennt man auch Stakeholder Analyse. Dies stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten, welche anfänglich unterschiedliche Vorstellungen wie und was das Projektziel sei, schlussendlich die gleichen Erwartungshaltungen an die Projektergebnisse haben. Abbildung 15 Stakeholder-Analyse 5.16.3 Ziele analysieren In diesem Prozessschritt werden die Ziele kritisch überprüft, ob es sich um ein „echtes Zieloder um ein „unechtes handelt, Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Muss Zielen(KOKriterium) und den Kann Zielen, welche klassifiziert und gewichtet erden. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 16 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 17 5.16.4 Ziele klassifizieren Abbildung 16 Ziele klassifizieren 5.16.5 Ziele operationalisieren, Man unterscheidet zwischen der Vogelperspektive (von oben nach unten gewichten) Abbildung 17 Ziele operationalisieren und der Froschperspektive (von unten, jedes Kriterium mit jedem) mittels Präferenzmatrix (jedes Kriterium wird mit jedem verglichen, die Anzahl Nennungen entscheiden über die präferierten Ziele.) 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 17 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 18 Abbildung 18 Präferenzmatrix 5.17 Projektorganisation Abbildung 19 Projektorganisation 5.17.1 Stellen und Instanzen allgemein Weil Projekte zeitlich befristet sind, werden für die Abwicklung temporäre Stellen gebildet, die für eine bestimmte Zeit bestimmte Aufgaben zu erfüllen haben. 5.17.2 Projektleiter Die Aufgabe der Projektleiterin, im Rahmen der Projektorganisation ist, die einzelnen Stellen in der Führungsebene und Ausführungsebene zu definieren zu regeln. Er leitet die operative Führung des Projektes in der Führungsebene, als Innenminister vertritt und verantwortet er das Projekt nach innen, unterstützt und leitet die Teilprojektleiter(TP). als Aussenminister kommuniziert er regelmässig mit der Lenkungsebene und vertritt die Projektergebnisse nach aussen und berichtet gegenüber dem Lenkungs-Projekt-ausschuss 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 18 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 19 Abbildung 20 Instanz-Ebenen eines Projektes 5.17.3 Projektausschuss Der Begriff Lenkungsausschuss/Projektausschuss bezeichnet im Projektmanagement das oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation (Aufbauorganisation), es sollten die Vertreter möglichst aller Beteiligten am Projekt (Stakeholder) – zumindest jedoch die Geschäftsverantwortlichen – umfassen. Alternative Bezeichnungen sind Steering Committe, Steering Board, Steuerungsausschuss, Lenkungskreis, Steuerungskreis, Control board oder auch Entscheidungsgremium und bildet die Lenkungsebene. Abbildung 21 Projektausschuss/Lenkungsausschuss 5.17.4 Organisationsformen in Projekten 5.17.5 Reine Projektorganisation Eine reine Projektorganisation ist eine bestimmte Organisationsform mit der ein Projekt betrieben wird. Sie zeichnet sich durch hohe Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse des Projektleiters und einer beträchtlichen Entfernung zur Linienorganisation aus. Diese Organisationsform wird auch als autonome Projektorganisation genannt. Der Projektleiter ist meist innerhalb der Geschäftsleitung angesiedelt und eignet sich für Grossprojekte wie Fusion zweier Unternehmungen mit einer 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 19 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 20 Vielzahl von daraus abgeleiteten Projekten wie IT, /Organisation/Change/Integration/Marketing/Verkauf/ und so weiter. Vorteile: Wenig Konflikt mit Fachbereichen, da die Projektmitarbeiter für das Projekt freigestellt sind. Abbildung 22 reine Projektorganisation Nachteile: Teure Organisationsform mit hohem Umstellungsaufwand. Die Mitarbeiter entfremden sich von Ihrem angestammten Fachbereichsorganisationen. 5.17.6 Stabs-Projektorganisation Projektmanagementoffice (PMO) Ein Projektbüro (auch Project Management Office, PMO) ist ein Teil des Projektmanagements (PM)-Teams und übernimmt innerhalb eines Projektes alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben. Der Vorteil eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden Projektbüros liegt dabei in der optimalen Auslastung des PM-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von projektadministrativen Tätigkeiten. Vorteile: Das reguläre Tagesgeschäft wird wenig beeinträchtigt. Abbildung 23 Stabs-Projektorganisation/Projektmanagementoffice/Projektbüro Nachteile: Umständliche Entscheidungsvorbereitungen und Kompetenzschwierigkeiten. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 20 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 21 5.17.7 Matrix-Projektorganisation Die Matrixprojektorganisation folgt dem Prinzip der Mehrfachunterstellung (Mehrliniensystem). Bei ihr überlagern sich die vertikalen Kompetenzen der Primärorganisation mit den horizontalen Kompetenzen der Projektleitung, der Sekundärorganisation. Die Mitarbeiter sind dem Projekt entweder vollständig oder teilzeitlich zugeordnet, inhaltlich unterstehen sie dem Projektleiter, der mit den dafür erforderlichen Kompetenzen ausgestattet werden muss, personell und disziplinarisch jedoch sind sie weiterhin dem Linienvorgesetzten unterworfen. Vorteile: Wenig Umstellungsaufwand einfachere Rekrutierung. Die Akzeptanz der Projektergebnisse ist meist höher, weil die Projektmitarbeiter ihr „reguläres“ Arbeitsumfeld in der angestammten Organisation besser miteinbeziehen können. Abbildung 24 Matrix- Projektorganisation Nachteile: Die Projektmitarbeitenden haben zwei Vorgesetzte, was eine hohe Selbständigkeit und Disziplin und Motivation verlangt. Projektleiter und Linienvorgesetzter müssen transparent Ihre Planungen regelmässig abstimmen und kommunizieren 5.18 Projektstrukturplan (PSP) Als Grundlage für eine gute Planung liegen die definierten Ziele, das angestrebte Projektresultat und das Phasenkonzept mit der Projektvorgabe. Der Projektstrukturplan liefert die Grundlage für die weitere Projektplanung. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 21 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 22 Abbildung 25 Elemente des Planungsprozesses zum Projektstrukturplan (PSP) 5.18.1 Ebenen des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan(PSP) erlaubt die Aufteilung auf bis zu vier Ebenen, deren Beziehungen zueinander dargestellt werden können. Abbildung 26 Aufbau des Projektstrukturplans 5.18.2 Gliederungsprinzipien des Projektstrukturplans Für die Strukturierung von Projekten werden in der Praxis die vier Gliederungsprinzipien verwendet: Objekten, Funktionen, Projektphasen und gemischte Gliederung 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 22 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 23 Projektstrukturplan Strukturiert nach Fragestellungen Objekt-orientiert Baugruppen, Komponenten und Elementen Aufgaben, Rollen, Funktionen und Aktivitäten Was wird benötigt und geliefert? Was wird erledigt? Organisations-orientiert Organisationseinheiten, Teams und Abteilungen Wer erledigt was? Projektphasen-orientiert Basis-Phasenkonzept In welcher Projektphase wird dies erledigt? Tätigkeiten, –Funktionsorientiert Gemischte Gliederungen Abbildung 27 Gliederungsprinzipien des (PSP) 5.19 Arbeitspakete beschreiben Rubrik Allgemein Informationen Eindeutige Kennzeichnung des Projektes Start und Endtermin Verantwortliche Person, Auftraggeber Ziele Definition der mit diesem Arbeitspaket zu erreichenden Ziele Beschreibung der Ergebnisse Ergebnis Schnittstellen Schnittstellen zu den anderen Arbeitspaketen Aktivitäten/Termine/Aufwand Termine für die einzelnen Teilschritte Voraussetzungen/Restriktionen Finanzielle Ressourcen, Kostenbudget Verfügbare Sachmittel Anhang Dokumente Pläne Beispiele Titel des Arbeitspaketes mit Nummernzeichen, FA xy/MM/JJ Fliesenleger/AG, Projektleiter Wand und Bodenfliessen nach Planvorgaben zu versetzen Wandfliessen im Lot fertig verfugt Bodenfliessen mit 3% Gefälle fertig verfugt Abnahme der Verputzerarbeiten vor dem verlegen. Fliessen Arbeiten übergeben an die Baureinigung Meilensteine nach Datum festlegen Staubfreies Arbeiten, Staubschutz einrichten verkleben jeden Abend aufräumen Musterfliessen, Zeichnungen, Fotos 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 23 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 24 5.20 Ablauf und Terminplanung Das Ziel der Ablauf und Terminplanung ist es, die Reihenfolge der Vorgänge eines Projektes, und Ihre Abhängigkeiten von anderen Vorgängen sowie Start und Endtermine jedes einzelnen Vorgangs zu bestimmen. Die Ablauf- und Terminplanung hängt wesentlich von der Qualität des Projektstrukturplans ab, der die Vorgabenliefert. Wichtig ist auch, dass nicht die Projektleiterin alleine die Ablauf- und Terminplanung erstellt. Die Mitarbeitenden verfügen in der Regel über mehr Fachwissen als ein Projektleiter. Dank einer gemeinsamen Planung sind die beteiligten Mitarbeitenden zudem besser informiert. Dadurch steigt die Motivation und Bereitschaft. Für die eigenen Arbeitspakete Verantwortung zu übernehmen. 5.20.1 Hauptschritte der Ablauf und Terminplanung Abbildung 28 Chronologische Hauptschritte zur Erstellung einer Ablauf- und Terminplanung 5.21 Vorgangsliste Aus dem Projektstrukturplan ergeben sich alle auszuführenden Tätigkeiten bzw. Vorgänge (Arbeitspakete), die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden: ID V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 Vorgang (Arbeitspaket) Erhebungsplan Vorbereitung Interviews Durchführung Interviews Auswertung Interviews Vorbereitung Fragebogen Druck & versand Fragebogen Auswertung Fragebogen Konsolidierung Fragebogeninterviews … … Dauer 3 Tage 6 Tage 2 Tage 6 Tage 4 Tage 12 Tage 4 Tage 5 Tage Verantwortlicher P. Edel T. Hilbert T. Hilbert T. Hilbert O. Dilier O. Dilier O. Dolier P. Edel Vorgänger V1 V2 V3 V1 V5 V6 V4, V7 Abbildung 29 Arbeitspakete, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden 5.22 Netzplan: Der Netzplan ist die grafische Darstellung der chronologisch angeordneten Vorgänge (Arbeitspakete) aus der Vorgangsliste. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 24 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 25 Abbildung 30 Vorgänge auf den kritischen Pfad erkennen 5.23 Vorgehensdauer bestimmen Die Vorgangsdauer (in Tagen, Wochen oder Monaten) ist die Zeitspanne zwischen Start und Ende eines Arbeitspakets. Abbildung 31 Schätzgenauigkeit/ Abweichung in Bezug des Projektfortschritts Die Abweichung zwischen geschätzten/ angenommenen Werten und den effektiven/gemessenen Werten verringern sich gegen Projektende gegen Null. Schätzverfahren zur Bestimmung der Vorgehensdauer Folgende Methoden haben sich in der Praxis bewährt. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 25 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 26 Abbildung 32 Schätzverfahren auswählen Siehe Buch Seite 138 Abb. 12-4 5.24 Terminplan als Balkendiagramm/ Gant Diagramm Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach seinem Erfinder Henry L. Gantt (1861– 1919) benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. Abbildungen 33 Gant /Balkendiagramme 5.25 Einsatzmittel- und Kosten-Planung Einsatzmittel- und Kosten-Planung erfolgt in drei Teilschritten 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 26 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 27 Abbildung 34 Teilschritte einer Kosten- und Einsatzmittelplanung 5.25.1 Bedarf ermitteln Die Bedarfsermittlung erfolgt über die Arbeitspakete, die einen bestimmten Bedarf an Personal und Sachmittel aufweisen. Nach der Arbeitspaketanalyse erfolgt die Darstellung dieses Bedarfs Art Personal Personal Personal Sachmittel Sachmittel Kapazitätsgruppe Wirtschaftsinformatiker Benutzervertreter Verk. Benutzervertreter Produktion Planungssoftware Geschäftsauto Arbeitspakete P3.1.1,P3.1.4 P3.3.1, P3.2.5 P4.2.1, P2.3.4 Bedarf(Tg.) 40 15 30 Kapazität(Tg.) 35 Tg. 15 25 Alle P3.1.1,P3.1.4 230 40 250 35 Abbildung 35 Bedarfs- und Kapazitätsabbildung 5.25.2 Einsatzmittel evaluieren Ziel der Evaluierung ist es, für die Bearbeitung der Arbeitspakete am besten geeigneten Mitarbeiter und Sachmittel zu bestimmen. Dabei unterscheiden wir zwischen interner oder externer Rekrutierung von Mitarbeitern: Abbildung 36 Rekrutierung von Mitarbeitern und Sachmittel Abbildung 37 Überlegungen zu internen und externen MA 5.25.3 Einsatzmittelplanung Wann, In welche Woche und bei welchem Arbeitspaket, brauche ich wie Lange welche Ressourcen? 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 27 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 28 Abbildung 38 Ressourcen-Belastungsdiagramm 5.25.4 Kostenplanung Abbildung 39 Kostenplanungsprozess Die Kostenplanung ist die Erstellung einer Kostenbasislinie und Bestandteil des Kostenmanagements in Projekten. Hierbei geht es um Prozesse im Projektmanagement, die dazu dienen, sicherzustellen, dass die bei der Umsetzung des Projektes entstehen Kosten mit Hilfe der der Planung, Schätzung, Budgetierung und Steuerung innerhalb des Projektbudgets liegen. Bei der Kostenplanung handelt es sich um die Aufwandsschätzung und die Darstellung für die Durchführung des Projektes anfallenden, voraussichtlichen Kosten der einzelnen Vorgänge oder Arbeitspakete. Die Kostenplanung ist Teil der Kostenrechnung 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 28 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 29 5.25.4.1 Grundlagen der Kostenrechnung Abbildung 40 Symbolbild Kostenträger Bsp. Lehrgang: HWD und TEKA Lehrgang und Kostenarten, Bücher, Räume Doz. Honorar. Lehrmittel Infrastruktur, etc. 5.25.4.2 Kostenarten Die Kostenartenrechnung ist die erste von drei Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung. Im Rahmen der Kostenartenrechnung müssen die Kosten von Aufwendungen und Leistungen von Erträgen abgegrenzt und die angefallenen Kosten sowie Leistungen einer Abrechnungsperiode erfasst und gegliedert werden. Die Kostenartenrechnung befasst sich dabei mit der Frage „Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen?“ Mögliche Gliederung nach Art der Verbrauchsfaktoren, Personalkosten (Löhne, Gehälter, Aufwand für Abfertigung und Pension, Sozialaufwand etc.) Materialkosten (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Vorprodukte etc.) Dienstleistungskosten (inklusive öffentlicher Abgaben; Transport, Energie, Beratung, Versicherung etc.) Kapitalkosten (Zinsen, Dividenden) Raumkosten (Miete, Pacht, Reinigung) kalkulatorische Kosten (kalk. Abschreibung, kalk. Zinsen, kalk. Wagnisse etc.) 5.25.4.3 Kostenstellen Wo entstehen die Kosten? Eine Kostenstelle (vergleiche den englischen Begriff costcenter) ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet. Die Kostenstelle ist ein Kostenrechnungsobjekt mit der Aufgabe, die in einem Unternehmensteil, meist einer Abteilung, angefallenen Kosten zu sammeln. Beispiele für funktionale Kostenstellen sind Materialkostenstellen, Fertigungskostenstellen, Forschungsund Entwicklungskostenstellen, Verwaltungskostenstellen, Vertriebskostenstellen. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 29 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 30 Eine Weiterentwicklung des Kostenstellenkonzepts ist das Profitcenter, das nicht nur mit Kosten, sondern auch mit Erlösen gebucht wird und auf diese Weise erlaubt, die Rentabilität einzelner Geschäftsbereiche zu ermitteln. Abbildung 41 Kostenaufteilung nach Kostenstellen 5.25.4.4 Kostenträger Abbildung 42 Symbolbild Kostenträger Definition Kostenträger sind in der Betriebswirtschaftslehre die in einem Unternehmen hergestellten Produkte oder Dienstleistungen. Die Kostenträgerrechnung gibt an, wofür entstehen die Kosten? und für welche Produkte als Kostenträger bestimmte Kosten angefallen sind. In Abbildung 39: Kostenträger: HWD- und TEKA- Lehrgang, Lehrgangs-Entwicklung- undderen Durchführungen. 5.26 Kapitel 15 Projektcontrolling Das Projektcontrolling richtet sich vornehmlich auf Leistungs-, Zeit- und Ergebnisziele von Projekten und ist in das Unternehmenscontrolling zu integrieren. IT-Projekte stellen besondere Anforderungen an das Projektcontrolling. Dazu stehen dem 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 30 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 31 Abbildung 43 Projektcontrolling als Teil des Unternehmenscontrolling Projektcontrolling steht ein umfangreiches Instrumentarium zur Verfügung. Das Projektmanagement umfasst die Gesamtheit der Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projektes, welche Planung, Kontrolle, Organisation, Personalführung und Informationsversorgung beinhalten [Fiedler 2008, S. 7 ff.]. Als Teil des Projektmanagements dient das Projektcontrolling der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten v.a. mit Blick auf Leistungs-, Zeit- und Ergebnisziele [Hahn, Hungenberg 2001, S. 737 ff.]. Ob das Projektcontrolling neben der projektbezogenen Entscheidungsunterstützung auch der Verhaltenssteuerung von Projektleiter und -mitarbeitern dient, hängt vom zugrundeliegenden Controlling Verständnis ab [Wall 2008, S. 463 ff.]. Abbildung 44 Instrumente des Controllings 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 31 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 32 5.26.1 Ziele und Definition Projektcontrolling Projektcontrolling ist Bestandteil des Projektmanagements. Nach der DIN 69901 steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-IstVergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“ Während sich Projektmanagement unter anderem auch mit der Auswahl und Führung der Mitarbeiter, Zeiterfassung und Personalplanung beschäftigt, konzentriert sich das Projektcontrolling darauf zu planen, welche Ressourcen für ein Projekt erforderlich sind, und zu prüfen, ob Projektziele und Projektkosten eingehalten werden. 5.26.2 Schritt 1 des Projektcontrollings Ist-Situation des Projektes mittels Earned Value Methode erheben Die Earned Value Methode oder EarnedAnalysis (auch als Earned-ValueAnalyse, Leistungswertanalyse, Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse beze ichnet) ist ein Werkzeug des Projektcontrollings. Sie dient zur Fortschrittsbewertung von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Die Schlüsselwerte sind dabei Planwert (engl. planned value), Ist kosten (actual costs) und Fertigstellungswert (earned value). Durch die Verfolgung der Kennzahlen ist eine Trendanalyse möglich. Der Fertigstellungswert ist die zentrale Kennzahl in diesem Modell zur Kontrolle des Projektfortschritts und den damit verbundenen Kosten. EV beantwortet die Frage: „Was hätte ich für das bisherig Erbrachte ausgeben dürfen, angelehnt an das ursprüngliche Budget Abbildung 45 Formel für Earned Value EV Es ist schwer genau zu ermitteln und zu erheben, da der genaue Stand nur ungefähr abgeschätzt werden kann Best möglich realitätsnahe Ermittlung Zur Aufnahme des IST-Zustandes gibt es verschiedene Kontrollinstrumente A: Arbeitsrapport als schriftliche Rückmeldung B: Rückmeldung über Projektmanagement Tool C: Projektteamsitzung D: Einzelgespräche E: Mischformen und externe Assesments 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 32 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 33 Abbildung 46 Instrumente zur Ist Aufnahme 5.26.3 Schritt 2 EV Istzustand visualisieren Abbildung 47 Earnet Value (EV visualisiert. Kurve zeigt, dass die Kosten unter Berücksichtigung des Fertigstellungswertes aus dem Ruder laufen könnten EV beantwortet die Frage: „Was hätte ich für das bisherig Erbrachte ausgeben dürfen, angelehnt an das ursprüngliche Budget“ und berücksichtig dabei gleichzeitig den Fertigstellungsgrad (Werthaltigkeit der Arbeit) und nicht nur die reinen Kosten in diesem Zeitpunkt! Abbildung 48 Formel zur Berechnung vom Earnet Value EV 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 33 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 34 5.26.4 Schritt3 Ist-Situation SPI/CPI visualisieren Abbildung 49 Grafische Darstellung von CPI und SPI Abbildung 50 Erläuterung SPI Abbildung 51 Erläuterung CPI 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 34 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 35 5.26.5 Schritt 4 Ist-Situation Rückmeldungen konsolidieren Abbildung 52 Projektcontrolling cockbit visualisiert Schritt 5 Steuerungsmassnahmen vorschlagen/beantragen. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 35 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 36 Abbildung 53 Handlungsempfehlungen/Massnahmen im Rahmen der Controlling Arbeit 5.27 Kapitel 16 Änderungsmanagement Abbildung 54 Zeitabschnitt des Änderungsmanagements 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 36 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 37 5.27.1 Definition und Folgen des Änderungsmanagements Das Änderungsmanagement stellt mit einem definierten Prozess sicher, dass Änderungen des Projekts identifiziert, beurteilt und entschieden werden. er Änderungsprozess ist im Projektmanagementplan dokumentiert. Die Änderungsstatusliste führt alle behandelten Änderungen auf. Sie gibt eine Übersicht über deren Status und dokumentiert die Konsequenzen der Realisierung oder NichtRealisierung. Aktivitäten Änderungsprozess festlegen, im Projektmanagementplan dokumentieren und bekannt machen Änderungsanträge in der Änderungsstatusliste erfassen und nachführen Änderungsanträge analysieren und bewilligen/ablehnen Bewilligte Änderungen planen, umsetzen und überprüfen Projektmanagementplan aufgrund der Entscheide zu Änderungsanträgen anpassen 5.27.2 Grundsätze des Änderungsmanagements Abbildung 55 Grundsäte des Änderungsmanagements 5.27.3 Inhalt eines Änderungsantrages Inhalt Ausgangslage Beantragte Änderung Betroffene Projektresultate Erklärungen Situation erklären, die zur beantragten Änderung geführt hat, und den oder die Urheber dieses Antrages benennen. Änderung gegenüber ursprünglicher Planung umschreiben Einfluss auf die bereits verabschiedeten Projektresultate. Welche Ergebnisse müssen überarbeitet werden, oder von neuem Angefangen werden. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 37 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] Betroffene Projektdaten Risiken Konsequenzen bei nicht- Änderung Empfehlung der Projektleitung 38 Einfluss der Änderung auf die aktuell vereinbarten Projektdatenbeschreiben: Wie verändern sich Kosten, Termine oder der Umfang des Projekts, wenn die Änderungen angenommen und durchgeführt wird? Mögliche Risiken beschreiben, die sich bei der Bewilligung der Änderung ergeben Alle absehbaren Konsequenzen beschreiben, die sich bei einer Ablehnung oder Zurückstellung der Änderung ergeben. Eine persönliche Stellungnahme bzw. Empfehlung zuhanden des Auftraggebers 5.28 Kapitel17 Risikomanagement Abbildung 56 Symbolbild Risikomanagement 5.28.1 Kap.17.1 Ziele Definition Grundsätze des Risikomanagements Definition: Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken Aktivitäten Identifikation von potentiellen Risiken • Vermeidung von erkennbaren Risiken • Absicherung gegen unvermeidbare Risiken • Abschätzen der Risikohaftigkeit eines Projektes vor dem Projektstart. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 38 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 39 5.28.2 Die sechs Teilschritte im Projektmanagement Abbildung 57 Die sechs Teilschritte des Projektmanagements Abbildung 58 Grafik Risikomanagementprozess 5.28.3 Risikoportfolio Akzeptanzlinie Risikopolitik/Strategie 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 39 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 40 Abbildung 59 Grafik Risikoportfolio Akzeptanzlinie (gelb) 5.29 Kapitel18 Projektmarketing Abbildung 60 Symbolbild Projektmarketing 5.29.1 Kapitel 18.1 Ziele und Grundsätze des Projektmarketings: • • Über ein Projektinformationssystem/Konzept werden alle für die Projektplanung, diagnose, -steuerung und -durchführung wichtigen Informationen den verschiedenen Interessengruppen verfügbar gemacht. Eine systematische und zielgerichtete, transparente Kommunikation fördert die Akzeptanz der vom Projektbetroffenen und daran Beteiligten Personen, das heisst: Betroffene Stakeholder zu Beteiligte Stakeholder machen. 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 40 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] Grundsatz Was heisst das? rechtzeitig Start bei? Initialisierungsphase Proaktiv Gerüchteküche vermeiden Adressatengerecht Bedürfnisgerecht Situationsgerecht Politisch korrekt? Sorgfalt Vorbereitung und Nachbearbeitung Verbindlich Nur versprechen, was eingehalten werden kann 41 Abbildung 61 Grundsätze des Projektmarketings 5.29.2 Die vier einzelschritte im Projektmarketingprozess Schritt 1: Projekt Umfeldanalyse: Erfolgt am besten noch vor Projektbeginn. Ziel ist es, möglichst viele Informationen zu sammeln, um daraus ein zielgerichtetes (Stakeholder-Map. zu entwickeln und zu klassifizieren basierend auf der Einfluss- Interessen-Matrix. Schritt 2: Die Auswahl der Projektmarketinginstrumente. (Mitarbeiterinformationsmeeting/Projekthandbuch/Motivationsposter/schwarzes Brett/Newsletter/wöchentliches Projektmeeting/Intranet/etc. entsprechend dem EinflussInteressen-Matrix zusammenstellen. Schritt 3: Marketingmassnahmen basierend auf dem nach der Einfluss-Interessen-Matrix erarbeiten Schritt4: Durchführung der Projektmarketingmassnahmen und Wirksamkeit Kontrolle überprüfen. Stakeholder Umfeldanalyse 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 41 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 42 Abbildung 62 Steakholder Umfeldanalyse 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 42 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 43 Abbildung 63 Grafik Einfluss-Interessen Matrix Beispiel Projektinformationskonzept Abbildung 64 Projektmarketingmassnahmen 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 43 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 44 5.30 Kapitel 19 Projekt/-Information-Dokumentation Abbildung 65 Projekt- Information- und- Kommunikation 5.30.1 • • • • Kap.19.1 Ziele und Grundsätze der Projektinformation Informationsfluss systematisieren Gesetzliche und interne Informationspflichten erfüllen Informationen standardisieren und klassifizieren Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse und Entscheide gewährleisten. (siehe auch Hermes Vorschrift für öffentlich-rechtliche Auftraggeber) Erfolgsfaktoren: • Auftraggeber bzw. Geschäftsleitung einbeziehen • Dafür sorgen, dass sämtliche Vertreter der betroffenen Fachbereiche an den Projektmeetings teilnehmen • Die Ängste und Bedenken der Opponenten ernst nehmen • Die Informationen sollten eindeutig sein, das heisst von allen Beteiligten gleich verstanden werden. 5.30.2 Kommunikationsinstrumente/Massnahmen Abbildung 66 Symbolbild Kommunikationsmassnahem/Instrumente Kick-off/Periodische Teamsitzungen/Informationsveranstaltungen/Projekt Newsletter/ Sitzungsberichte/Projektstatusberichte/Projektfortschrittsplakate.etc. 5.30.3 Informationspyramide bedürfnisgerecht 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 44 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 45 Abbildung 67 Informationspyramide definiert Informationsgehalt/Dichte 5.31 Kapitel 20 Projektabschluss Abbildung 68Symbolbild Projektabscchluss 5.31.1 Ziele und Grundsätze beim Projektabschluss Übergabe der Lösung in den produktiven Betrieb Projektschlussbericht, Projektabschlussrechnung Erfolgskontrolle (Leistungen, Termine, Kosten) • vom Projekt lernen, Know-how-Sicherung • das Gelernte in anderen/neuen Projekten anwenden • Entlastung und Auflösung der Projektorganisation 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 45 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 46 5.31.2 Zeitpunkt der Lösungs- und Ergebnis- Übergabe Abbildung 69 Projektergebnis- Übergabe 5.31.3 Erkenntnisse aus dem Projekt. Abbildung 70 Lessons learnt aus der Projektauswertung 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 46 Projektmanagementzusammenfassung © [email protected] 47 5.31.4 Abschlussveranstaltung Abbildung 71 Symbolbild Projektabschlussveranstaltung 5.31.4.1 Ziele der Projektabschlussfeier: • Mitarbeitern für die geleistete Arbeit Danken • Projektteam in dieser Form auflösen • Mitteilung „Projekt ist jetzt fertig / Ziel erreicht“ • Aber • Einige Mitarbeiter werden Task-Force zugeteilt (Behebung Mängel, • Begleitung Betrieb, etc.) • Offizielle Projektauflösung erfolgt mit Abgabe Projektabschlussbericht • und Nachkalkulation 5.31.4.2 Projektmanagement Kursende und Semesterprüfung Abbildung 72 Symbolbild PM Kursende und Semesterprüfung 4/25/2017 12:28:00 PM ©Martin Spenger; 99_Projektmanagement zusammenfassung Kurstag 1 .bis 10.Tg. für HWD und TEKA_Version 10. Januar2017 final.doc 47
