0.1 Angebotserstellung
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Phase I: Angebotsvorbereitung Ziele der Phase I / Angebotsvorbereitung ¾ Kontakt herstellen ¾ Kundenerwartungen an das Angebot ermitteln ¾ Auftrag spezifizieren ¾ Rahmenbedingungen feststellen ¾ Beziehung aufbauen/Vertrauensbasis schaffen ¾ Beraterische Kompetenz demonstrieren 1 1 Teilschritte der Angebotsvorbereitung Kontaktaufnahme Erstkontakt Information Interne Abstimmung Interne Organisation Erstgespräch Kontaktaufnahme Analyse Information Erstgespräch II Auslösen des Angebotsprozesses IIII Sammlung von Informationen zu Kunde, Thema, Hintergrund und Konkurrenz III III Interne Abstimmung mit Sales/Account Manager IV IV Benennung der Verantwortlichen für die Angebotserstellung VV Kontaktaufnahme zur Vorbereitung und Vereinbarung des Erstgesprächs VI VI Analyse der Kontaktaufnahme VII VII Gesprächsvorbereitung und Information für das Erstgespräch VIII VIII Durchführung des Erstgesprächs Phase II: Angebotserstellung 2 2 Ziele der Phase II - Angebotserstellung ¾ Strukturierung der Problemstellung ¾ Herausarbeiten des Business Value/Nutzen für den Kunden ¾ Professionelle Angebotsgestaltung ¾ Auftragsvorbereitung, die die Grundlage für eine spätere Auftragsplanung ist Teilschritte der Angebotserstellung Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden II Machbarkeitsanalyse: Bestimmung der erforderlichen Ressourcen IIII Strukturierung der Problemstellung III III Erstellung des Initial Project Quality Plan IV IV Besprechung des Angebots mit dem Kunden 3 3 Machbarkeitsprüfung Angebotserstellung Strukturierung Analyse Initial Project Quality Plan aus Kundensicht Besprechung mit Kunden aus Herstellersicht ¾ Fachliche Kompetenz ¾ Ist das Projekt mit dem Kundenbudget realisierbar? ¾ Verträglichkeit mit anderen Projekten ¾ Verträglichkeit mit FirmenStrategie und Leitlinien ¾ Fachliche Kompetenz ¾ Ist das Projekt mit dem Kundenbudget realisierbar? ¾ Wirtschaftlichkeitsanalyse Machbarkeitsprüfung Angebotserstellung ¾ Wirtschaftlichkeitsanalyse Analyse Abklärung der erforderlichen Ressourcen Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Beim Hersteller und beim Kunden ¾ Wer ist verfügbar? ¾ In welchem Zeitraum? ¾ Heranziehung externer Ressourcen (im Budgetrahmen)? ¾ Mitarbeiterprofile sichten (Staffing Manager kontaktieren) 4 4 Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden ¾ Klarheit über den Projektinhalt/Hintergründe ¾ Sichern der Übereinstimmung von Projektzielen mit Unternehmenszielen ¾ Klarheit über Rollen und erforderliches Know How ¾ Klarheit über Methodik und Vorgehensweise Wird zur Entwicklung eines Initial Project Quality Plan benötigt ¾ Fundierte Schätzung von Projektkosten und -nutzen Inhalte des Initial-Project-Plan(1) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung ¾ Introduction (Einführung) ¾ Executive Summary (Management-Zusammenfassung) ¾ Projekt goals and objectives (Strategische und operative Projektziele) ¾ Project Scope (Projektrahmen, Projektumfang) Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden ¾ Organization (Organisation, Rollen) ¾ High-Level-Workplan (grober Arbeitsplan) ¾ High-Level-Budgetplan (grober Budgetplan) ¾ Investment Analysis (Investitions-Analyse) ¾ Management Approach (Management-Ansatz) 5 5 Inhalte des Initial-Project-Plan (2) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Project Quality Plan - Introduction enthält Hintergründe und Kurzbeschreibung über das Projekt - Executive Summary enthält eine Zusammenfassung des Projekts mit Schlüsselinformationen - Project Goals and Objectives enthält strategische und operative Ziele des Projekts und des Geschäftsbereichs Inhalte des Initial-Project-Plan (3) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Project Scope ¾ Deliverable Scope enthält die Ergebnisse, Arbeitsprodukte und Komponenten, die durch das Projekt produziert werden sollen ¾ Logical Scope enthält den sachlogischen Inhalt des Projekts bzw. grenzt ihn exakt ein; typischerweise erfolgt dies in einer Modelldarstellung (z.B. Prozessmodell) 6 6 Inhalte des Initial-Project-Plan (4) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Project Scope ¾ Organizational Scope Hier werden die im Projekt involvierten Organisationseinheiten festgelegt ¾ Temporal Scope Spezifiziert den zeitlichen Rahmen des Projekts, vom Start bis zum Abschluß ¾ Financial Scope Weist die angesetzten Kosten für die Ausführung des Projekts aus (entspricht High-Level-Budget) Inhalte des Initial-Project-Plan (5) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Projekt Management Approach ¾ Route Map Profile Phase and Approach beschreibt das ausgewählte Vorgehensmodell zur Bewältigung der Problemstellung ¾ Issue Management Approach beschreibt den Ansatz für das Erfassen, Untersuchen und Lösen offener Fragestellungen ¾ Knowledge Coordination Approach beschreibt das Verfahren für die Wissensübertragung an den Kunden 7 7 Inhalte des Initial-Project-Plan (6) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Projekt Management Approach ¾ Knowledge Transfer Approach beschreibt den Ansatz für die Wissensübertragung innerhalb der Mitarbeiter des Projektteams ¾ Quality Management Approach beschreibt die Qualitätsmanagement-Komponenten (Standards etc.) zur Sicherstellung der geforderten Qualität im Projekt ¾ Risk Management Approach enthält die bewerteten Projektrisiken und Strategien Inhalte des Initial-Project-Plan (7) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Projekt Management Approach ¾ Scope Management Approach beschreibt die Vorgehensweise (Vorlage, Bewertung und Untersuchung) von Change Requests ¾ Training Approach beschreibt das allgemeine Vorgehen bezüglich der Schulung der Teammitarbeiter, definiert die erforderlichen Fähigkeiten, enthält Vergleiche mit den vorhandenen skills und zeigt den Schulungsbedarf auf 8 8 Inhalte des Initial-Project-Plan (8) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Project Organization beschreibt die Mitwirkenden im Projekt, ihre Rollen, Verantwortung und ihre Kompetenzen Project Workplan (High-Level) beinhaltet eine produkt- und aktivitätenbezogene Aufwandsschätzung sowie eine Rollenzuordnung Project Budget (High-Level) beinhaltet eine grobe Kostenschätzung Inhalte des Initial-Project-Plan (9) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Related Projects gibt einen Überblick über alle Projekte, die zu dem vorgeschlagenen Projekt eine inhaltliche Verbindung aufweisen Project Investment Analysis beschreibt die Ergebnisse des Projekts, die erforderlichen Investitionen, Kosten, Nutzen, Cash Flow und die getroffenen Annahmen 9 9 Beizufügende Anlagen für Angebote Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden ¾ Unternehmensprofil des Herstellers ¾ Referenzprojekte ¾ Profile der Projektmitarbeiter ¾ Allgemeine Auftragsbedingungen/Geschäftsbedingungen Qualitätsmanagement (Quality Advisor Program) Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden ¾ Angebotsverantwortlicher fordert Quality Manager als Qualitätsberater an ¾ Laufende Information des Qualitätsberaters über Angebotsprozeß ¾ Vor Ort Reviews des Qualitätsberaters - mit Angebotsverantwortlichem - mit Angebotsteam - mit Kunden ¾ Entwicklung eines Qualitätsverbesserungsplans 10 10 Reviews in der Planungsphase / Durchführungsphase Machbarkeitsprüfung Analyse Wissen ¾ Team hat klares Verständnis vom Wert des Auftrags für den Kunden ¾ ausreichender Wissensaustausch Team/ Kundenmitarbeiter Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden Kunde Standards ¾ Es gibt Standards, anhand derer eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden kann ¾ Kundenbedürfnissen wird entsprochen ¾ Zufriedenheit mit Auftrags -team, -fortschritt, -ergebnissen Auszug aus “Qualitätssicherung und Risikomanagement im Fachbereich Unternehmensberatung”, Achitag Ernst & Young, 1998 Checkliste für den Abschluss der Phase Angebotserstellung Machbarkeitsprüfung Analyse Angebotserstellung Strukturierung Initial Project Quality Plan Besprechung mit Kunden ¾ Stimmt das Angebot mit Kundenerwartungen überein? ¾ Sind die Ziele des Auftrags richtig erfasst? ¾ Wurden die Organisationsstrukturen des Kunden entsprechend berücksichtigt? 11 11