Projekt- und Portfoliosteuerung eines DAX

Projekt- und Portfoliosteuerung eines DAX-Unternehmens
mit Top-LogicTMProject
Bei einem DAX-Unternehmen nutzen die Projektleiter Top-LogicTMProject für die
Projektsteuerung und die Berichterstellung. Die Projektleiter und das verantwortliche Management werden dabei von einer umfassenden Berichterstattung unterstützt. Ergänzt um Programm- und Portfoliomanagement werden derzeit ca. 800
Projekte prozesskonform von den Anforderungen bis zum Wirkbetrieb gesteuert
und berichtet.
Die Aufgabe:
Permanente neue Markt- bzw. Leistungsanforderungen sowie neue Geschäftsmodelle und geänderte Geschäftsprozesse bedingen einen stetig steigenden Aufwand von Änderungen und Erneuerungen in der bestehenden Anwendungslandschaft des Unternehmens. Hieraus abzuleitende Anforderungen werden über einen definierten Projektprozess geplant, priorisiert und realisiert. Die Verbesserung der Projektdurchlaufzeiten und die Erhöhung der Lieferqualität erfordern
einen durchgängigen Projektstandard in den Prozessen und Methoden. Hierfür
wurden folgende Aufgaben identifiziert:
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Reduktion der Bearbeitungsaufwände pro Bericht
Reduktion der Aufwände für eine revisionssichere Projektdokumentation
Verbesserung der Transparenz in den Projekten
Ausschöpfung des Standardisierungspotentials
Aufbau eines durchgängigen Portfoliomanagements
Vereinfachung und Automatisierung von komplexen Arbeitsabläufen
Die Lösung:
Das Berichten und Steuern von Projekten, Programmen und Portfolios erfolgt
über einen methodenbasierten Ansatz, mit dem das Projektmanagement auf Basis des BOS-Standardprodukts Top-LogicTMProject systematisiert und standardisiert
wird. Durch das systemische Nachhalten des Projektprozessmodells wird bei
gleichzeitiger Reduktion von Arbeitsaufwänden die Qualität in den Projekten und
den zugehörigen Dokumentationen sichergestellt.
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Trends und Abweichungen werden mittels versionierter Statusinformationen verfolgt und ausgewertet.
Mit einem Set bereitgestellter Methoden, Funktionen und Definitionen unterstützt
Top-LogicTMProject die Anwender rollenspezifisch und auf allen beteiligten Unternehmensebenen. Es ist geplant, Top-LogicTMProject als Governance-System in dem
Unternehmen einzusetzen.
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Der Nutzen
Durch die Einführung eines verbesserten durchgängigen Projektmanagementprozesses in Verbindung mit dem Standardprodukt Top-LogicTMProject werden folgende Ziele erreicht:
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Zunehmend umfangreichere und komplexere Projektanforderungen bleiben beherrschbar.
Fehlsteuerungen und Mehraufwendungen lassen sich durch die systemische Prozessunterstützung zum Teil automatisieren und deutlich minimieren.
Ein komplett automatisierter Dokumentationsprozess reduziert die Aufwände auf einen Knopfdruck.
Die erreichte Standardisierung ermöglicht das Berichtswesen und die
Steuerung umfangreicher Projektprogramme und -portfolios. Die Bearbeitungsaufwände werden deutlich reduziert.
Projektprozesse sind für das Management transparent und damit steuerbar.
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vor der Nutzung von
Top-LogicTMProject
mit der Nutzung von
Top-LogicTMProject
Anzahl Projekte im gesamten Berichtsportfolio
2007:
140 Projekte
2010:
Budgetvolumen des gesamten
Berichtsportfolios
2007:
95 Mio €
2010: 600 Mio €
Budgettransparenz /Planungsgüte
Abweichung 2007: ca.
10 %
Abweichung 2009: ca.
0,2 %
Aufwand zur Erstellung der Monatsberichterstattung zum Berichtsportfolio
Bei 140 Projekten Aufwand/Monat ca. 100
Stunden – bei zusätzlichen Datenkonsistenzproblemen.
Bei 800 Projekten Aufwand/Monat bei ca.100
Stunden geblieben - bei
konsistenten Daten.
Aufwand zur Erstellung eines Wochenberichts zum Einzelprojekt
Aufwand für ein Projekt/Woche: 60 Min.
Aufwand für ein Projekt/Woche: 5 Min.
Aufwand zur Erstellung eines Vorstandsberichts
Projektbericht für Vorstand: ca. 1-2 Tage Aufwand.
Projektbericht für Vorstand: ca. 15 Min Aufwand.
Portfoliomanagement, Aufwand für
Portfoliobericht, inkl. Übersicht
über Projektstatus
Kein durchgängiges Portfoliomanagement möglich.
Durchgängiges Portfoliomanagement eingeführt.
Risikomanagement auf Projektund Portfolioebene
Risikomanagement wurde
nur in ca. 10 % der 140
Projekte durchgeführt.
Risikoportfoliomanagement nicht möglich.
Durchgängiges Risikomanagement wurde eingeführt für das Gesamtportfolio - 100 %
Keine synchronisierten
Wochenberichte – Problem: Keine
Portfoliosteuerung möglich
Automatisierte Wochenberichte mit konsistenten
Daten – bei durchgängiger Portfoliosteuerung
Erfolgskennzahlen
Berichtszyklen auf Projekt- und
Portfolioebene
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800 Projekte
Bei früherer Vorgehensweise hätte der Personalaufwand entsprechend
ca. 570 Stunden/Monat
betragen.
Automatische Risikoberichte für Einzelprojekte
und Portfolio.