2 Personalplanung

Personalplanung
2 Personalplanung
Lernziele
Dieses Kapitel liefert Ihnen Antworten auf die Fragen:
DD Welche Zielsetzung verfolgt die Personalplanung und welche
Vorteile ergeben sich daraus für das Unternehmen und die
Mitarbeiter?
DD Von welchen Einflussfaktoren hängt die Personalplanung ab?
DD Welche Teilbereiche der Personalplanung gibt es?
DD Welche Planungskriterien müssen dabei beachtet werden?
DD Warum ist die Personalbedarfsplanung der wichtigste Teilbereich der Personalplanung?
DD Nach welchem grundlegenden Berechnungsschema wird der
Nettopersonalbedarf ermittelt?
DD Welche Personalbedarfsarten werden unterschieden?
DD Wie wird mithilfe unterschiedlicher Verfahren der Personalbedarf ermittelt?
Betrachtet man den Begriff der „Planung“ zunächst einmal ganz allgemein, kann es als gedankliche Vorwegnahme von Entscheidungen
unter Unsicherheiten beschrieben werden. Diese Darstellung kann
auf alle planerischen Tätigkeiten in einem Unternehmen übertragen
werden.
Somit ist die Personalplanung der Ausgangspunkt aller zu bewältigenden Aufgaben des Personalmanagements. Hier findet vorausschauend und zukunftsorientiert die gedankliche Vorbereitung aller
im Zusammenhang mit dem „Produktionsfaktor Arbeit“ stehenden
Maßnahmen statt.
Mit der Personalplanung werden die quantitativen und qualitativen
Ziele verfolgt, um Fehlentwicklung beim Personal zu vermeiden, Kosten zu minimieren und Unsicherheiten in Bedarf, Beschaffung, Einsatz und Freisetzung der Mitarbeiter zu verringern.
Eine gute Personalplanung bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch
für das Unternehmen eine Vielzahl positiver Aspekte:
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Personalplanung
Vorteile aus Unternehmenssicht:
DD Personalengpässe oder Überkapazitäten werden rechtzeitig
erkannt
DD Rechtzeitige Personalsuche und -entwicklung reduziert die Abhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt
DD Potenziale der Mitarbeiter können besser genutzt werden
DD Imageverbesserung durch eine bekannte und nachhaltige
Personalpolitik
DD Motivationsverbesserung durch gezieltere
Personalentwicklungsmaßnahmen
Vorteile aus Mitarbeitersicht:
DD Gezielte Personalplanung erhöht die Sicherheit des
Arbeitsplatzes
DD Individuelle Wünsche nach beruflicher Qualifizierung können
besser berücksichtigt werden
DD Möglichkeiten und Chancen des internen Arbeitsmarktes können
erkannt werden
2.1 Einflussfaktoren auf die Personalplanung
Die Personalplanung hängt von diversen internen und externen Einflussfaktoren (Determinanten) ab. Die Aussagekraft der Personalplanung ist wiederum in einem großen Maße abhängig von der Qualität
der zur Verfügung stehenden Informationen über diese Einflussfaktoren. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren gehören:
Interne Einflussfaktoren
Unternehmensplanung
Personalbestand
Altersstruktur
Qualifikationsstruktur
Arbeitszeitregelungen
Fluktuationsquote
Fehlzeiten
Organisatorische Veränderungen
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(Aufbau- und
Ablauforganisation)
Personalkosten
Externe Einflussfaktoren
Entwicklung am Absatzmarkt
Entwicklung des Arbeitsmarktes
Arbeitsrechtliche Veränderungen
Bevölkerungsstruktur und
-entwicklung
Technologische Entwicklung
Teilbereiche der Personalplanung
Die externen Einflussfaktoren sind nur in einem begrenzten Maße
vom Unternehmen beinflussbar.
2.2 Teilbereiche der Personalplanung
Personalplanung
Personalbedarfsplanung
Personalbescha≠ungsplanung
Personalfreisetzungsplanung
Personalentwicklungsplanung
Personaleinsatzplanung
Personalkostenplanung
Teilbereiche der Personalplanung
Die oben dargestellten Teilbereiche der Personalplanung beantworten folgende Fragen:
DD Personalbedarfsplanung: Wie viele Arbeitskräfte werden mit welcher Qualifikation wann und wo benötigt?
DD Personalbeschaffungsplanung: Was muss unternommen werden, damit dem Unternehmen die benötigten Arbeitskräfte zur
Verfügung gestellt werden können?
DD Personalfreisetzungsplanung: Was muss unternommen werden,
damit eine personelle Überdeckung abgebaut oder verhindert
werden kann?
DD Personalentwicklungsplanung: Wie und wann lassen sich die
Qualifikationen der Mitarbeiter verbessern?
DD Personaleinsatzplanung: Welche Arbeitsplätze sind mit welchen
Mitarbeitern zu besetzen?
DD Personalkostenplanung: Welche Kosten verursachen die beabsichtigten personellen Maßnahmen?
Allen dargestellten Teilbereichen der Personalplanung ist gemein,
dass sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden können, wenn
nicht die vier grundsätzlichen Planungskriterien beachtet werden:
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Personalplanung
Planungskriterium
Ausprägung
Planungshierarchie
DD Strategisch (abstrakt, langfristig)
DD Taktisch (abgeleitet aus der strategischen Planung, mittlerer Detaillierungsgrad, mittelfristig)
DD Operativ (detailliert, kurzfristig)
Planungshorizont
DD Langfristig (mehr als vier bis fünf Jahre)
DD Mittelfristig (zwischen einem und vier
bis fünf Jahre)
DD Kurzfristig (bis zu einem Jahr)
Planungsobjekt
DD Kollektiv (für Gesamtbelegschaft oder
größere Teilbereiche)
DD Individuell (für den einzelnen Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Unternehmens- und Mitarbeiterziele)
Planungsinhalt
DD Quantitativ (Anzahl der Mitarbeiter je
Bereich/Abteilung, Voll- oder Teilzeit)
DD Qualitativ (Fähigkeiten der Mitarbeiter
und Qualifikationserfordernisse)
Alle vier Planungskriterien finden sich in den einzelnen Teilbereichen
der Personalplanung in unterschiedlicher Ausprägung wieder.
2.3 Instrumente für die Ermittlung des quantitativen
und qualitativen Personalbedarfs
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Die Personalbedarfsplanung ist das Herzstück der Planung. Aus ihr
leiten sich alle anderen Teilbereiche der Personalplanung ab.
Wird der Personalbedarf nicht genau ermittelt, so können erhebliche
Folgen auf das Unternehmen zukommen. Wird z. B. der Bedarf zu hoch
festgelegt und dementsprechend eine zu große Anzahl an neuen Mitarbeitern beschafft, entstehen kostenintensive Personalüberhänge,
die wieder abgebaut werden müssen. Das verursacht über den Kostenblock hinaus auch einen Ansehensverlust für das Unternehmen.
Wird jedoch der Bedarf zu niedrig festgelegt, kommt es zwangsläufig
zu Engpässen. Daraus resultierend können Aufträge nicht rechtzeitig
oder nur mit großer Belastung für die vorhandenen Arbeitnehmer
bearbeitet werden. Dies kann wiederum zum Kundenverlust durch
Instrumente für die Ermittlung des Personalbedarfs
Lieferverzögerungen und minderwertige Qualität aber auch zu erhöhten Krankenständen und Fluktuation beim Personal führen.
Wie zu erkennen ist, muss bei der Personalbedarfsplanung sehr sorgfältig gearbeitet werden, um Planungsfehler zu vermeiden.
Die Ausgangsgröße für die Personalbedarfsplanung ist der aktuelle
Personalbestand. Dieser ist Schwankungen unterworfen, da sich der
Bestand an Mitarbeitern durch das Eintreten oder Ausscheiden von
Arbeitskräften verändert.
Der aktuelle Personalbestand ist einfach zu ermitteln, muss aber die
unterschiedlichen Arbeitnehmergruppen berücksichtigen und festlegen, wie diese zu zählen sind. Zu diesen Arbeitnehmergruppen zählen z.B.:
DD Vollbeschäftigte, sie bilden i.d.R. die Grundlage der Ermittlung,
DD Teilzeitbeschäftigte, z.B. Mitarbeiter mit flexibler Jahresarbeitszeit, Jobsharing-Mitarbeiter oder die Teilzeitbeschäftigten mit
unterschiedlichen Wochenarbeitszeitstunden
DD Leiharbeiter, die sich das Unternehmen durch Inanspruchnahme
der Arbeitnehmerüberlassung beschafft hat.
Nun müssen die Personalzugänge und -abgänge ermittelt werden:
Zu- und Abgänge
Beispiele
Zugänge durch unternehmerische
Entscheidung
DD Übernahme von Auszubildenden
DD Versetzung von Mitarbeitern aus
anderen Abteilungen
DD Besetzung von frei gewordenen
Stellen
DD Rückkehr nach Beurlaubung
Zugänge ohne unternehmerische Entscheidung
DD Wiederaufnahme der Arbeit nach
Langzeiterkrankung
DD Arbeitsgerichtsurteile
Abgänge durch unternehmerische
Entscheidung
DD Kündigungen (personen-, verhaltens- und betriebsbedingt)
DD Aufhebungsverträge
DD Versetzung
(Forts.)
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Personalplanung
Zu- und Abgänge
Beispiele
(Forts.)
DD Beendigung von befristeten
Arbeitsverträgen
DD Abstellungen zu langfristigen
Fortbildungsmaßnahmen
Abgänge ohne unternehmerische Entscheidung
DD Kündigung des Arbeitsvertrages
durch den Arbeitnehmer
DD Renteneintritt
DD Todesfälle
Die Zugänge sind relativ genau zu planen, da in den wesentlichen
Punkten eine unternehmerische Entscheidung zu diesen führt. Bei
den Abgängen hingegen besteht ein Unsicherheitsfaktor, der daraus
resultiert, dass Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsverträge zu kündigen. Da hier eine genaue Planung unmöglich ist, muss
auf Schätzungen bzw. Erfahrungswerte der Vergangenheit zurückgegriffen werden.
Diese vorstehenden Informationen liefern aber noch nicht genug
Hinweise auf den Personalbedarf. Es muss darüber hinaus auch ermittelt werden, wie sich der Stellenbedarf zukünftig darstellt. Das
bedeutet:
DD Welche Aufgabenbereiche sind durch Mitarbeiter besetzt oder
noch nicht besetzt?
DD Welche Aufgabenbereiche müssen neu besetzt werden, weil weitere Stellen geschaffen werden?
DD Welche Aufgabenbereiche müssen frei werden, weil Stellen abgeschafft werden?
Beispiele:
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Stellenzugang:
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde bisher durch einen Steuerberater durchgeführt; in Zukunft soll diese Tätigkeit im eigenen
Unternehmen angesiedelt sein.
Stellenabgang:
Bisher wurden die Produktkataloge im eigenen Unternehmen hergestellt. Aus Kostengründen sollen diese Aufgaben ausgelagert
werden und einer Druckerei übergeben werden.