Zukunftssicherheit für das BMW Autohaus Block am Ring. - T

Zukunftssicherheit für das
BMW Autohaus Block am Ring.
BMW incadea.engine®
Mit neuem Dealer Management System zu effektiver Unternehmenssteuerung und optimierten Prozessen.
„Wer nicht wächst, wird langfristig verlieren“, so die Überzeugung von
Claudia Block, Geschäftsführerin des Autohauses Block am Ring, das
mit seinen sieben Standorten zu den erfolgreichen BMW-Händlern gehört. Das Geschäft des traditionsreichsten BMW Autohauses in Deutschland ist geprägt von Wachstum und Übernahmen. Doch Expansion will
gesteuert und gewachsene Strukturen wollen konsolidiert sein. Deshalb
standen 2008 eine Modernisierung, Neuausrichtung und Vereinheitlichung der unterschiedlichen firmeninternen Dealer Management
Systeme (DMS) und der dazu gehörigen IT-Infrastruktur an. Geplant
war ein zentrales, ebenso effizientes wie transparentes DMS für den
modernen Automobilhandel. Gleichzeitig hatte es die Aufgabe eines
effektiven IT-Führungs- und Informationssystems für das Controlling zu
erfüllen. Mit der Möglichkeit zu Echtzeitberichten, umfassenden Auswertungen sowie der Integration weiterer Betriebsstätten. T-Systems setzte
sich gegen den Wettbewerb mit der Lösung BMW incadea.engine®
durch, die auch von BMW strategisch empfohlen wird. T-Systems rechtfertigte in einem anspruchsvollen Implementierungsprozess bis hin zu
Roll-out und Help Desk auch das Vertrauen, das durch jahrelange Betreuung in Hardware- und TK-Themen bei der Geschäftsleitung im Autohaus Block bereits aufgebaut war. „Auf meine T-Systems lasse ich nichts
kommen,“, so Claudia Block. Sie sollte Recht behalten.
Auf einen Blick.
Umfassendes Führungs- und Informationssystem für BMW Händler
Integration beliebig vieler Betriebsstätten
n Bündelung aller IT-Anwendungen der Autohäuser mit Datenaustausch
und Datenaufbereitung
n Exklusiver Roll-out-Partner für die von BMW für die Handelsorganisation
in Deutschland empfohlene Lösung BMW incadea.engine®
n Alles aus einer Hand – von der Istanalyse über Training und
Datenmigration bis Help Desk mit Remote-Support
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Die Referenz im Detail.
Der Kunde. Der traditionsreichste BMW Betrieb Deutschlands begann
1896 in Braunschweig als Fahrradgeschäft, kurz darauf wurden hier auch
BMW-Motorräder vertrieben. 1923 ging Block eine Partnerschaft mit BMW
ein, die bis heute Bestand hat. Die Wachstumsstrategie sah vor, sich durch
Übernahmen im Raum Braunschweig/Hildesheim stärker zu positionieren.
Der nach der Wiedervereinigung hinzu gekommene Betrieb in Magdeburg
wurde 2008 wieder abgegeben, dafür wurden BMW Betriebe in Hildesheim,
Salzgitter und Peine übernommen. Heute arbeiten ca. 250 Mitarbeiter an
sieben Standorten.
Die Aufgabe. Eine effizientes und transparentes Führungs- und Infor-
mations-System sowie die Vernetzung der Betriebe mit zukunftssicherer
Technik standen auf der Anforderungsliste – ebenso keine doppelte DatenEingabe mehr und die Minimierung von Fehleingaben. Bei der Zentralisierung
von Buchhaltung und Disposition sowie im Auswertungs- und Controllingbereich lag großes Effizienz-Potential. Moderne IT sollte für die buchhalterischen
Prozesse ein hilfreiches Werkzeug werden. Über die neue Lösung sollten
kundenrelevante Prozesse, wie Auftragserteilung, Zahlungseingang, Mahnungen oder Ersatzteilversorgung EDV-seitig zentral abgewickelt werden
können. Hier wollte das Autohaus Kosten einsparen und den Kundenservice
verbessern.
Die Lösung. Heute muss niemand mehr auf Tages- und Monatsab-
schlüsse warten. Auswertungen für die Geschäftsbereiche erscheinen in
Echtzeit. Wichtige Voraussetzung für die zentrale Buchhaltung und Disposition war die Vernetzung aller Betriebe mittels Multiprotocol Label Switching
(MPLS) und ein modernes DMS auf Basis einer SQL-Datenbank, Ein- und
Verkauf von Neu- und Gebraucht-Fahrzeugen, Serviceabwicklung, Zeiterfassung, Teilevertrieb, Garantieabwicklung – alles läuft mit hochautomatisiertem Datenaustausch zum Hersteller BMW AG. So löst eine gebuchte
Rechnung einen automatischen Prozess aus, in dem alle Daten von den
Erlösen bis zur Steuerverbuchung zur Verarbeitung an die richtigen Zielkonten
gelangen. Auch die Teilebestellung läuft automatisiert ab. Für die Kommunikation mit BMW wurden Schnittstellen eingerichtet. So hat Block am Ring
auch Zugriff auf den BMW Ersatzteilkatalog. T-Systems verantwortete auch
den Roll-out an allen Standorten.
Vom Projekt-Beginn bis zum Live-Start sind nur 10 Monate vergangen: Die ITInfrastruktur wurde aufgebaut, alle technischen Komponenten implementiert,
Daten aus den beiden früheren Systemen NASA-System und C/A/R/E
konvertiert, migriert, Schulungen durchgeführt. Dabei musste der Live-Start
wegen Eingliederung der neuen Betriebe in Hildesheim, Salzgitter und
Peine kurzfristig gesplittet werden – diesen internen betriebswirtschaftlichen
Prozess unterstützte T-Systems mit Flexibilität in der Ressourcen-Bereitstellung.
Insgesamt wurden über 100 User von 6 Trainern innerhalb von je 2–3 Tagen
vor Ort und teilweise parallel in Braunschweig und Hildesheim in allen
Modulen geschult – die Mitarbeiter bewerteten diese Schulungen mit der
Note 1,4. So konnte zum Live-Start trotz terminlicher Herausforderungen
sicher gestellt werden, dass Mensch und Technik effizient arbeiten konnten.
„Wir wollten ein System, das alle Betriebe vernetzt, alle Funktionalitäten
abdeckt und alle Mitarbeiter motiviert und einbindet – das ist T-Systems in
einem oft terminlich engen Rahmen, in enger Abstimmung mit uns und mit
einer Vielzahl von Maßnahmen hervorragend gelungen,“ so Jürgen Koller,
ebenfalls Geschäftsführer von Block am Ring.
Der Kundennutzen. Das Autohaus Block am Ring profitiert vor allem
von der Automatisierung. Z. B. bestellt das System automatisch nach, wenn
Ersatz- oder Zubehörteile einen Mindestbestand unterschreiten. Buchen, wo
die Prozesse stattfinden und zentral automatisiert auswerten ist so zeiteffizient,
dass der Aufwand durch drei neue Standorte vom gleichen Personal bewältigt
werden kann. Dank der verbesserten Kommunikation mit dem BMW Stammwerk dauert z. B. ein Garantieprozesses von der Beantragung bis zum Mittelrückfluss anstelle der bisherigen drei Wochen jetzt weniger als eine Woche
– das schafft Liquidität. Weiterer Vorteil: Die Fehlerquote bei der Bearbeitung
sank von 8 % auf unter 3 %, und die Fehler sind im System problemlos korrigierbar. Die strategische System-Empfehlung durch BMW garantiert Investitionsschutz, denn herstellerseitige Änderungen sind für den Händler kostenneutral. Über eine integrierte Schnittstelle in BMW incadea.engine® werden
alle ausgewählten Gebrauchtfahrzeugangebote in die gängigen InternetGebrauchtwagenbösen automatisch übertragen.
„Ohne die BMW incadea.engine müssten wir das Unternehmen im Blindflug
steuern. Auswertungen würde ich sonst nur mit sehr viel Aufwand und nach
jeder Menge Zeitinvestition bekommen. Großes Lob auch an unseren Partner
T-Systems, der mich in allen Bereichen kompetent und zuverlässig betreut
hat. Schön, dass es auch in der heutigen Zeit jemanden gibt, bei dem ich
zuverlässig alles aus einer Hand bekomme“, so Claudia Block.
Die Vorteile.
Zentralisiertes Buchhaltungssystem mit Auswertungen in Echtzeit
Prozessoptimierung durch Einbindung aller Programme, Bündelung
aller kundenrelevanter Vorgänge
n Zeitersparnis durch effektiven Datenaustausch aller Programme
und auto-matisierte Datenweiterverarbeitung
n Effiziente Kommunikation und Datenaustausch mit Servicemodulen
des BMW Stammwerks
n T-Systems als Partner von der MPLS-Implementierung über den
DMS-Roll-out mit Anwendertrainings bis hin zum Help Desk
n Investitionsschutz durch BMW zertifizierte, lizenzierte Lösung
n Einheitlicher Kunden- und Fahrzeugstamm auf SQL Basis
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