Alles rund um ein Gutachten exakt im Blick
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SV my MACS Alles rund um ein Gutachten exakt im Blick Softwarelösung zur Büroorganisation für Sachverständige bzw. Gutachter www.rummel-ag.de myMACS SV erleichtert und beschleunigt Ihren Büroalltag Für Sie als Sachverständigen sind hohe Fachkompetenz, Genauigkeit, Sorgfalt und Vollständigkeit sowie die zuverlässige Einhaltung von Terminen und Fristen der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg. Voraussetzung dafür ist eine reibungslose und effiziente Büroorganisation. Die praxisorientierte Software myMACS SV dient der zentralen Verwaltung aller relevanten Daten rund um ein Gutachten sowie der effizienten Steuerung und Erledigung der erforderlichen Aufgaben. Dabei kombiniert sie allgemein einsetzbare mit speziell auf Sachverständige ausgelegte Funktionen. Branchenunabhängig stellen die Verwaltung von Akten und Adressen, die Erstellung und Verwaltung der Korrespondenz mit allen Beteiligten sowie die Überwachung von Wiedervorlagen, Fristen und Terminen die Basis der Büroorganisation dar. Das Basismodul myMACS deckt diese Funktionalitäten im vollen Umfang ab. Darüber hinaus bietet myMACS SV speziell an die Anforderungen Ihres Berufsstandes ausgerichtete Funktionalitäten. Die flexible Programmstruktur ermöglicht es, je nach Ausrichtung und Schwerpunkt Ihrer Gutachtertätigkeit hier gegebenenfalls individuelle Anpassungen vorzunehmen. Desweiteren bietet myMACS SV voll integrierte Ausbaumöglichkeiten wie beispielsweise mit dem Dokumenten-Management-System ScanMACS, dem digitalen Diktiersystem VoiceMACS oder auch die Integration Ihrer Telefonanlage mittels DM-Phone. Ob Miete, Kauf oder Kauf mit Mietanrechnung - flexibel sind wir auch bei den Anschaffungskosten! Alle Informationen strukturiert verknüpft und somit immer nur wenige Mausklicks entfernt Bei der Entwicklung von myMACS SV haben wir größten Wert darauf gelegt, eine möglichst realitätsnahe Struktur zu schaffen, um auf die Ansprüche von Sachverständigen bzw. Gutachtern zielgerichtet eingehen zu können. Da sich alles um das letztendlich zu erstellende Gutachten dreht, gibt Ihnen myMACS SV die Möglichkeit, alle Informationen und Dokumente die, für ein jeweiliges Gutachten benötigt werden, gebündelt zu erfassen und alle Vorgänge rund um ein Gutachten zu koordinieren. Sammelstelle und Ausgangspunkt zugleich: die Gutachter-Akte Die Gutachter-Akte stellt das Zentrum des Arbeitens dar. Dieser Sammelpunkt aller Informationen, Daten und Dokumente kann von jedem Arbeitsplatz aus eingesehen und bearbeitet werden. Gleichzeitig ist die Akte der Ausgangspunkt für nahezu jeden Arbeitsschritt. Die ausgeklügelte Datenstruktur bietet die Möglichkeit, den kompletten Datenbestand nach individuell gestaltbaren Abfragekriterien auszuwerten. Gegenstand und Nummer des Gutachtens, Gutachtenart, Auftragsdatum und -wert, Gericht mit Aktenzeichen sowie eine Beschreibung der Gutachteraufgabe gehören zu den Stammdaten einer Akte. Alle relevanten Vorgänge werden in der Aktenhistorie hinterlegt. Hierzu gehören z.B. Telefonnotizen, Aktenvermerke aber auch die selbst gefertigten Dokumente. Chronologisch gelistet, einsortiert über eine frei definierbare Baumstruktur oder mittels Volltextsuche können die benötigten Informationen jederzeit schnell gefunden werden. Je nach Sachgebiet erfassen Sie Detailangaben und Informationen zum Tatbestand, Zeit und Ort sowie Angaben zu beteiligten Fahrzeugen bei Unfallanalysen, Zeitpunkt und Ort der Messung, Gerätetypen und Eichschein-Gültigkeit bei Verkehrsmessungen - um einige Beispiele zu nennen. Die Adressen aller beteiligten Personen wie Auftraggeber, ggf. Kläger und Beklagte sowie Anwaltskanzleien als deren anwaltliche Vertreter werden in einem seperatem Datenpool erfasst und ihrer jeweiligen Rolle entsprechend der Gutachterakte zugeordnet. Aktenspezifischen Angaben – wie beispielsweise Sachbearbeiter und Aktenzeichen der beteiligten Anwaltskanzleien – werden zudem in Unterakten ergänzt. Eine leistungsfähige Suchfunktion ermöglicht das schnelle Finden aller in Feldern eingegebener Daten. Insbesondere hilfreich bei der Suche nach Aktenzeichen, die von Gericht vergeben werden oder KFZ-Kennzeichen. Anstehende Termine, Fristen, Vorfristen und Wiedervorlagen sehen Sie sofort bei Öffnen der Akte, aber auch in aktenübergreifenden Auswertungen wie Terminlisten, Wiedervorlagenlisten, Vorfristen u.s.w. Verknüpfen Sie Akten für ein Maximum an Nachvollziehbarkeit. Beispielsweise bei einem vorangegangenen Gutachten und einem Folge-Gutachten. Mit drag and drop integrieren Sie PDFs, E-Mails etc. Mit ScanMACS erfassen Sie auch papiergebundene Dokumente. Dieser Bereich wird stetig erweitert und auf die Sachgebiete der jeweiligen Gutachter angepasst. Mit einem Klick erhalten Sie eine Satelliten Ansicht des eingetragenen Unfallortes via Googlemaps. So können Sie sich einen ersten Überblick zu Verkehrs- und Straßenlage machen. Dokumente verwalten und erstellen Alle Daten – Stammdaten der Akten, Adressen sowie aktenspezifische Angaben wie Ansprechpartner, Aktenzeichen, Detail- angaben zur Sache – dienen neben der zentralen Zusammenfassung auch der automatisierten Erstellung von Dokumenten. Insbesondere bei immer wieder benötigten Standardanschreiben zeigt sich der enorme Vorteil der nahezu automatischen Erstellung gegenüber der manuellen Abänderung alter Dokumente aus anderen Fällen. Der Textprozessor ist das Bindeglied zwischen myMACS und der Standard-Textverarbeitung Microsoft Word. Die Basis bilden die Rohtexte, eine Sammlung von mitgelieferten und selbst erstellten Textvorlagen, die aus normalem Text, Platzhaltern und Steuerungsanweisungen bestehen. Nach der Auswahl des benötigten Rohtextes füllt der Textprozessor dessen Platzhalter mit den aktenspezifischen Inhalten, erstellt Textbausteine im Dialog mit Ihnen und erzeugt damit ein individuelles Dokument. Dieses wird schließlich in der Textverarbeitung angezeigt und kann dort gegebenenfalls noch abgeändert werden. Eine enorme Zeitersparnis im täglichen Arbeitsalltag! Eine Vielzahl an Rohtexten sind bereits enthalten: Die so zur Akte erzeugten Dokumente werden im Textbestand zu der Akte und in der Aktenhistorie verwaltet. Von hier aus sind sie erneut aufruf- und bearbeitbar. Das praktische Versionskontrollsystem erlaubt die Nachvollziehbarkeit bei mehrfach abgeänderten Versionen eines Dokuments. Versenden Sie Dokumente als E-Mail-Anhang direkt aus der Akte an eine hinterlegte E-Mail-Adresse, wahlweise als Word-Dokument oder auch im PDF-Format. Auftragsbestätigungen Anforderung Unterlagen Sachstandsanfragen Aufforderungen Termin/Ortstermin Standard - Liquidatation und vieles mehr… SV SV my MACS Liquidation my MACS Rechnungsbereich Im Rechnungsbereich laufen die eingetragenen Informationen aus Zeit- und Kostenkonto zusammen. Für die Erstellung (speziell) von Liquidationen steht ein Rechnungsprogramm zur Verfügung, das die Besonderheiten Ihres Berufsstandes berücksichtigt. Die Abrechnung / Liquidation wird gemäß dem Gesetz über die Vergütung von Sachverständigen (Justizvergütungs- und Justizentschädigungsgesetz – JVEG) vorgenommen und beinhaltet alle Vorschriften wie z.B. die Staffelung der Kosten für Kopien, die Quotelung der Fahrtkosten und Fahrtzeitkosten zum Gericht bei mehreren Terminen sowie die Berechnung der Anschläge. Zusätzlich können Sie hier auch Kosten für Kopien mit Staffelung oder Kosten benötigter Anschläge bei der Erstellung eines Gutachtens festhalten, sowie explizit die Anfahrt zu Terminen bei Gericht für eine Quotelung. Kostenkonto Im Kostenkonto werden alle darüber hinaus anfallenden Kosten erfasst : Telefon Fax Porto inkl. Vorkorrespondenz Lichtbilder Farbkopien Fahrtkosten zu Ortsterminen Fremdrechnungen weitere frei einstellbare Eingabefelder Rechnungsnummern werden automatisiert vergeben Rechnungserstellung Die Rechnungserstellung selbst erfolgt automatisiert. Der Textprozessor erstellt die fertige Rechnung mit allen in der Gutachter-Akte enthaltenen Infomationen bzw. im Kosten- und Zeitkonto erfassten Werte. Die Rechnung wird als Word-Dokument ausgegeben und kann direkt als E-Mail versendet oder ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt werden. Zeitkonto Im Zeitkonto werden alle für das Erstellen des Gutachtens benötigten Zeiten erfasst: die Vorbereitung Aktenstudium Diktatdurchsicht Ausarbeitung und Besichtigungen weitere frei einstellbare Eingabefelder Die Erfassung der Zeiten ist bei Bedarf auch per Stoppuhr möglich. Die Auswertung und Kontrolle aller Rechnungen übernimmt das Auswertungsmodul. Neben der Auswertung Ihrer mündlichen sowie schriftlichen Gutachten haben Sie einen Überblick über Ihre offenen Posten oder geleistete Teilbeträge. Steuerung und Koordination des Büros myMACS SV verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Sie bei einer übersichtlichen und transparenten Organisation und Verteilung von täglichen Aufgaben ebenso unterstützt wie bei einer überschneidungsfreien Planung von Terminen und einer schnellen Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern in Ihrem Büro. Im integrierten Kalender werden die in den Akten oder direkt im Kalender eingetragenen Termine in Wochen- oder Tagesübersichten dargestellt. Überschneidungen, beispielsweise Kollision von Gerichtsterminen, Ortsterminen usw. werden sofort erkennbar. Am Bildschirm oder als Ausdruck werden Wiedervorlagen ebenso aktenübergreifend zusammengestellt wie Fristen- und Vorfristenlisten, die rechtzeitig an die Erledigung erinnern. Darüber hinaus stellt Ihnen myMACS eine übersichtliche und einfach zu handhabende Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Mit ihr können Sie sich selbst oder anderen Mitarbeitern Jobs zuweisen, die sich erforderlichenfalls zeitpunktgenau am Bildschirm in Erinnerung bringen – z.B. wenn ein vereinbarter Rückruf erfolgen soll. Für einen zusätzlichen schnellen Kommunikationsweg unter Ihren Mitarbeitern sorgt das integrierte Nachrichtensystem. Dieses ermöglicht das Versenden von Nachrichten zwischen allen myMACS Nutzern in Ihrem Büro. Die Synchronisation mit Outlook ermöglicht Ihnen, Termine, Aufgaben und Adressen mit diesem Standard-System abzugleichen und ggf. auf Ihr Smartphone zu übertragen. Funktionen im Überblick Daten verwalten Dokumente Akten und Adressen beliebig viele Kontakte und Ansprechpartner Orte, Straßen und PLZ-Verzeichnis Gerichte der Bundesrepublik Online-Routenplaner zu Adressen und Gerichten Zeitkonto Kostenkonto Liquidationen Akten- und Adresshistorie Bildverwaltung zur Akte Frei definierbare Felder Aktenverknüpfungen Aktensuche über Aktennummer, Aktenname, externe Aktenzeichen, Volltextsuche Übersicht/Planung Terminkalender Wiedervorlagen, Fristen Aufgaben/Jobsteuerung Integration Microsoft Word Generieren von Standard-Schreiben Dokumente zur Akte verwalten E-Mail-Versand aus Dokumentbestand Versionskontroll-System Viele Rohtexte im Lieferumfang Erstellung eigener Standardtexte Individuelle Rechnungsformulare Kommunikation Synchronisation von Terminen, Adressen und Aufgaben mit Microsoft Outlook Internes Nachrichtensystem E-Mail-Versand mit Anlagen aus Akte Auswertung Reportgenerator für individuelle Auswertung des Akten- und Adressbestandes Serienbrief-Funktion Export in Excel Rechnung/Liquidation Hilfefunktion kontextsensitive Programmhilfe gedrucktes Handbuch Tooltips Suchfunktion Nach Adressen oder Suchbegriff einer Akte Nach Telefonnummern, Ansprechpartnern oder Postleitzahl Volltextsuche über alle Felder der Akte oder Adresse Zusatzmodule DM Phone Integration Telefonanlage ScanMACS Dokumenten-Management-System VoiceMACS digitales Diktiersystem Sankt-Salvator-Weg 7 91207 Lauf a.d. Pegnitz Tel. 09123/1830-0 Fax 09123/1830-183 [email protected] www.rummel-ag.de