Neues - PostOffice Manager
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Neues im PostOffice Manager V7 Index VORWORT .................................................................................................................... 4 1 1.1 1.2 NEUES IN V7.6 .......................................................................................... 5 allgemeines ................................................................................................ 5 Änderungen zum 1.5.2014 ......................................................................... 6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.12.1 2.12.2 2.12.3 2.13 2.14 2.14.1 2.14.2 2.15 2.15.1 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.22.1 2.22.2 2.22.3 2.22.4 2.22.5 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27 2.28 2.29 2.30 2.31 2.32 2.33 2.34 NEUES IN V7.5 .......................................................................................... 9 Systemvorrausetzungen............................................................................. 9 MS-Acess 2010, 2013 ................................................................................ 9 Änderungen bei der Aufbereitung............................................................... 9 Allgemein / Felder mit einer FeldHistory................................................... 10 Allgemein / Meldungen............................................................................. 11 Aufgabelisten............................................................................................ 12 Auftrag / Aufgabeliste „Sponsoring.Post“.................................................. 12 Auftrag / Drucksorten ............................................................................... 12 Auftrag / Feld „Aufgabedatum“ ................................................................. 12 Auftrag / Feld „Spalten“ ............................................................................ 12 Auftrag / Bundfaktor ................................................................................. 14 Auftrag / „Felderweiterung“....................................................................... 14 Auftrag / Funktion: Adressen importieren ....................................... 14 Auftrag / Funktion: Export von Adressen........................................ 15 Auftrag / Funktion: Felderweiterung ............................................... 15 Auftrag / Funktionsübersicht..................................................................... 15 Auftrag / Funktion: Adressen importieren ................................................. 16 optionale Felder.............................................................................. 16 Verbundene Felder im Profil speichern .......................................... 16 Auftrag / Funktion: Adressen prüfen......................................................... 16 Prüfung der PLZ bei Auslandsendungen........................................ 17 Auftrag / Funktion: Auftrag aufteilen (Mutationen) .................................... 17 Auftrag / Funktion: Auftrag kopieren......................................................... 17 Auftrag / Funktion: Auftrag zurücksetzen ................................................. 17 Auftrag / Funktion: Betriebsmittel erfassen............................................... 17 Auftrag / Funktion: Dokumentübersicht .................................................... 18 Auftrag / Funktion: Dokumentgruppe bearbeiten...................................... 19 Auftrag / Funktion: Export von Adressen.................................................. 19 Profil-Daten ein- bzw. ausblenden................................................. 19 Registerblatt „Eigenschaften“ - Dateiname bei Auslandsauftrag .... 19 Registerblatt „Erweitert“ - Größe der Exportdatei ........................... 20 Registerblatt „Aufträge“ - Feldbreite ............................................... 20 Registerblatt „Aufträge“ - Auswahlautomatik .................................. 20 Auftrag / Funktion: Export-Profil bearbeiten.............................................. 21 Auftrag / Funktion: Feldaufbereitung bearbeiten ...................................... 22 Auftrag / Funktion: Feldaufbereitung ausführen ....................................... 23 Auftrag / Funktion: Felder prüfen.............................................................. 23 Auftrag / Funktion: Mehrfach-Export von Adressen.................................. 24 Auftrag / Funktion: Nachdrucken von Adressen ....................................... 25 Auftrag / Adressübersicht ......................................................................... 26 Auftrag / Palettierung / Feld: Anzahl der Lagen........................................ 26 Auftrag / Portooptimierung........................................................................ 26 AVISO über das WebService ................................................................... 26 QuickSupport............................................................................................ 28 Stammdaten / Anwender.......................................................................... 29 2 PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 2 2.35 2.36 2.37 2.38 2.39 2.40 2.41 2.41.1 2.41.2 2.42 3 Stammdaten / Betriebsmittel .................................................................... 29 Stammdaten / Kunden.............................................................................. 29 Stammdaten / Länder............................................................................... 29 Stammdaten / Nummernkontingent automatisch anfordern ..................... 29 Wartung / DatenUpdate............................................................................ 30 Wartung / LiveUpdate............................................................................... 30 SystemParameter..................................................................................... 31 Auftrag: IMIS-Nummer beim Auftrag automatisch zuordnen .......... 31 Webservice Parameter................................................................... 31 Änderungen bei den Versandarten in V7.5 .............................................. 31 INFO.POST EXPRESS ............................................................................ 31 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 INFO.POST COLLECT............................................................................. 32 Auftrag / Verarbeitungsschritte ................................................................. 32 Rückmeldungen vom WebService ........................................................... 33 Collator-Streuplandaten............................................................................ 34 Auftrag / diverse Felder ............................................................................ 34 Auftrag / Funktion „Collator-Einlieferung“ (Bereich „Streuplan“) ............... 36 Auftrag / Funktion „kundenspezifische Überlieferung“.............................. 36 gelöschte Mutationen ............................................................................... 37 Stammdaten / Collator Auflieferorte ......................................................... 37 Wartung / Datenupdate ............................................................................ 37 5.1 5.2 VERSAND SCHWEIZ............................................................................... 38 Auftrag...................................................................................................... 38 Wartung / Datenupdate CH ...................................................................... 38 5 Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Kein Teil dieses Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung von proxim-IT reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt, verbreitet oder weiterverarbeitet werden. proxim-IT netServices Neilreichgasse 75/5/3 1100 Wien - Austria fon: fax: web: +43 1 60 272 44 0820 9494 94 272 44 (0,20 €/Min aus dem Festnetz) http://www.proxim-it.at Copyright © proxim-IT netServices. Alle Rechte vorbehalten. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 3 Vorwort Herzlich Willkommen Wir wünschen Ihnen einen schönen, guten Tag und freuen uns, dass Sie sich für den PostOffice Manager entschieden haben. PostOffice Manager V7 Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen die wichtigsten Neuerungen unserer Standardsoftware für den Postversand kurz präsentieren. Warum mit „halben Sachen“ herumwursteln, wenn es eine Profi-Lösung gibt? Der PostOffice Manager wurde für die Ansprüche von Profi-Versendern entwickelt - und rechnet sich bereits nach kürzester Zeit. Wir hoffen, Ihnen mit diesem kurzen Leitfaden zu einigen Neuerungen des PostOffice Manager V7 den Umstieg zu erleichtern – damit Sie Ihre Ziele schneller erreichen. Die folgenden Informationen basieren auf Version 7 Release 7601 PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 4 1 Neues in V7.6 1.1 allgemeines Beim Start des PostOffice Manager wird überprüft, ob Einstellungen in der Registrierungs-Datenbank von Windows Probleme beim Import von Excel-Dateien verursachen können. Je nach Sicherheitseinstellungen von Windows wird dabei u.U. die nachfolgende Meldung angezeigt. Die Überprüfung kann über einen Parameter in der Konfigurationsdatei „iM-pro.ini“ deaktiviert werden. Setzen Sie dazu den Parameter „Check_Jet40TypeGuessRows“ im Bereich „[Start]“ auf „Nein“. Beispiel für die Deaktivierung der Prüfung: [Start] Check_Jet40TypeGuessRows=Nein Wird der Parameter „Check_Jet40TypeGuessRows“ im Bereich „[Start]“ auf „?“ gesetzt, findet keine Prüfung statt, es wird jedoch im Modul „Menü“ ein Warnhinweis angezeigt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 5 1.2 Änderungen zum 1.5.2014 Bitte beachten Sie, dass die nachfolgend beschriebenen Änderungen ggf erst bei Aufträgen mit einem Aufgabedatum ab 1.5.2014 enthalten sind. Medienpost (Tages-, Wochen-, Monats- und Pluszeitung) • Kostenpflichtige Retouren Am Auftrag ist im Registerblatt „Versand“ nun auch bei Medienpost das Feld „Entgelt für Rücksendungen“ verfügbar. Die Information wird auch auf den Aufgabelisten ausgegeben. • Fremdbeilagen Im Registerblatt „Porto“ wird im Feld „Beilagen“ das Porto für Fremdbeilagen und überschwere Fremdbeilagen berechnet. • Überschwere Fremdbeilagen Die Erfassung der überschweren Fremdbeilagen erfolgt im Registerblatt „Zeitungen“ bei den Beilagen. • Aufgabelsite Beiblatt Fremdbeilagen Bei mehr als 5 Fremdbeilagen oder 3 überschwere Fremdbeilagen wird mit der Aufgabeliste das Beiblatt 'Fremdbeilagen' ausgegeben. • Neue Aufgabelisten Es sind die Formate der aktuellen Aufgabelisten der Öst. Post AG verfügbar. • Porto für Fremdbeilagen Am Versandtyp wurde das aktuelle Porto für Fremdbeilagen und überschwere Fremdbeilagen ergänzt. Pluszeitung und Firmenzeitung • Wegfall von Nachlieferungen Im Registerblatt „Zeitungen“ ist das Feld „Bemerkung“, über das die Nachlieferung aktiviert wurde, nicht mehr verfügbar. • Aufzahlungsmöglichkeit auf Mindestmenge Im Registerblatt „Porto“ wird das Feld „Aufzahlung Mindeststück“ berechnet. • Neue Aufgabelisten Es sind die Formate der aktuellen Aufgabelisten der Öst. Post AG verfügbar. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 6 Brief Inland und Eco Brief Inland • Sofortrabatt Der Sofortrabatt wird im Registerblatt „Porto“ über das Feld „Sofortrabatt“ aktiviert. Über die nebenbei befindliche Schaltfläche wird der Modul für die Vorleistungen aufgerufen. • geändertes AVISO bei Sofortrabatt Bei aktivierten Sofortrabatt wird das AVISO immer per e-Mail versendet. Dabei werden die Daten der „Aviso Formatvorlage“ mit „Aufgabeliste“, „Streuplan“, „Beiblatt Genaue Gewichtsangabe“ und „Import Aufgabeliste“ befüllt und im Anhang gezippt versendet. Weiters ist vor dem AVISO im Auftrag keine „IMIS-Nr“ anzugeben. Nach Erhalt der Rückmeldung muss im Feld „IMIS-Nr“ die retournierte Avisonummer eingetragen werden. • Neue Aufgabelisten Es sind die Formate der aktuellen Aufgabelisten der Öst. Post AG verfügbar. • Sortierung nach VZ Bei den Adressen wird je nach Auswahl - unter Berücksichtigung der Sonderregelung für LG 48 - die Sortierung nach Eigen- und Fremd-VZ oder die Sortierung nach Ziel-VZ durchgeführt. • Genaue Gewichtsangabe Das Formular für die genaue Gewichtsangabe ist im AVISO integriert, kann jedoch auch gesondert über die Funktion „Beiblatt genaue Gewichtsangabe“ unter „Erweitert“ im Bereich „Drucksorten“ ausgegeben werden. • Behälterzettel Die Liste „Behälterzettel“ enthält eine Übersicht der Behälter für die Auswahl der korrekten Labels zur erforderlichen Beschriftung der A-Behälter. • Vorleistungen Die geplanten Vorleistungen müssen vor dem Versand vom AVISO ausgewählt werden, da diese auf der Aufgabeliste übermittelt werden. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 7 Betriebsmittel Im Modul „Betriebsmittel“ aus dem Menü Stammdaten werden die im Auftrag zur Auswahl stehenden Betriebsmittel erfasst. Die Eingabe der Maße und der Tara sind optional. Neben den Betriebsmitteln der Post können auch eigene bei einem Auftrag verwendete Betriebsmittel erfasst werden – wie zBsp. Maschinen, Personal, etc. Am Auftrag werden die für den Auftrag verwendeten Betriebsmittel erfasst. Betriebsmittel mit Eigentümer „Post“ werden – außer „Diverses“ – auf den Aufgabelisten ausgegeben. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 8 2 Neues in V7.5 2.1 Systemvorrausetzungen Ab dem RELEASE 7528 ist für den Einsatz des PostOffice Manager das Microsoft Sicherheitsupdate MS12-060 für MS-Office erforderlich. Mit diesem Sicherheitsupdate wird eine Systemkomponente von Windows aktualisiert, die auch Auswirkungen auf ein im PostOffice Manager eingebundenes Objekt hat. Üblicher weise wird das Sicherheitsupdate MS12-060 über das Windows-Update aktualisiert. Nachfolgend auch die Links für eine manuelle Installation: Sicherheitsupdate MS12-060 für MS-Office 2003 http://www.proxim-it.at/download/support/MS12-060/office2003-KB2687323-FullFile-DEU.exe Sicherheitsupdate MS12-060 für MS-Office 2007 http://www.proxim-it.at/download/support/MS12-060/mscomctlocx2007-kb2687441-fullfile-x86-glb.exe Sicherheitsupdate MS12-060 für MS-Office 2010 http://www.proxim-it.at/download/support/MS12-060/mscomctlocx2010-kb2597986-fullfile-x86-glb.exe Da Microsoft bei diesem Sicherheitsupdate wieder mal ganze Arbeit geleistet hat, muss in den meisten Fällen anschließend auch die Datei "HotFix MS12-060.bat" ausgeführt werden, die einen durch das Sicherheitsupdate verursachten Fehler in der Windows Registrierungsdatenbank behebt. http://www.proxim-it.at/download/support/HotFix_MS12-060.zip 2.2 MS-Acess 2010, 2013 Der PostOffice Manager kann nun auch mit MS-Access 2013 ausgeführt werden. Unter MS-Access 2010 und 2013 wurde die Menüzeile durch ein Menüband ersetzt. Die bisher in der Menüzeile enthaltenen Module und Funktionen stehen nach der Anmeldung am PostOffice Manager im Modul „Menü“ zur Verfügung. 2.3 Änderungen bei der Aufbereitung Betrifft: beanschriftete und unbeanschriftete Sendungen Werden auf einer VZ-, LG-, LG-BEREICH- oder Misch-Palette Bunde für nur eine PLZ oder Zustellbasis abgelegt, z.B. weil die Gewichtsgrenze für eine PLZ- oder BASISPalette unterschritten wird, ist eine Palettenoptimierung durchzuführen. Dabei werden alle Bunde dieser Zustellbasis (BASIS), auch von anderen Paletten (z.B.: Bunde auf er vorherigen Palette), auf einer PLZ- bzw. BASIS-Palette zusammengefasst selbst wenn das Palettenmindestgewicht für BASIS-Paletten nicht erreicht wird. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 9 2.4 Allgemein / Felder mit einer FeldHistory (enthalten in: allen Versionen) Bei Feldern mit einer FeldHistory werden die letzten Eingaben je Benutzer gespeichert und in der Auswahl des Feldes angezeigt. Solche Felder sind zBsp. im Modul „Suchen & Ersetzen“ oder im Modul „Exportieren von Adressen“ (Felder: Dateiname, Pfad) enthalten Die bei dem jeweiligen Feld hinterlegten Daten können über das Kontextmenü "FeldHistory bearbeiten" geändert werden. Einzelne Daten werden über die Schaltfläche gelöscht. Der Benutzer "Admin" bzw Benutzer mit gleicher Sicherheitseinstufung können auch die FeldHistory anderer Benutzer bearbeiten. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 10 2.5 Allgemein / Meldungen (enthalten in: allen Versionen) Die neuen Meldungs-Fenster wurden nun in allen Versionen aktiviert. Hilfe aufrufen Meldung in die Zwischenablage kopieren Meldung zum überarbeiten markieren Übersetzungen anzeigen Bei einigen Meldungen besteht die Möglichkeit, diese zukünftig auszublenden. Die verfügbaren Optionen (zBsp: [Ja] [Nein]) werden bei der Auswahl unter Umständen eingeschränkt. Die anschließend ausgewählte Option wird zukünftig immer angewendet. Der Modul „Ausgeblendete Meldungen“ im Menü „Verwaltung“ enthält eine Übersicht der ausgeblendeten Meldungen. Durch Auswahl und löschen einer Meldung wird diese zukünftig wieder angezeigt. Diese Einstellungen sind für den jeweiligen Benutzer gültig PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 11 2.6 Aufgabelisten (enthalten in: allen Versionen) Die am Auftrag erfassten Betriebsmittel mit dem Eigentümer "Post" werden in der Matrix der Betriebsmittel ausgegeben. 2.7 Auftrag / Aufgabeliste „Sponsoring.Post“ (enthalten in: allen Versionen) Es wurden die Betriebsmittel / Behältnisse ergänzt. 2.8 Auftrag / Drucksorten (enthalten in: allen Versionen) Bei der Aufgabeliste für Zeitungen der Öst. Post AG wurde die Anzahl der angezeigten Beilagen von 8 auf 11 erhöht. 2.9 Auftrag / Feld „Aufgabedatum“ (enthalten in: allen Versionen) Bei einem Stammauftrag kann das Aufgabedatum nun auch geändert werden, wenn dieses mit den Mutationen synchronisiert wird und eine der Mutationen bereits aufbereitet ist. Wurde bei einer Mutation bereits ein Aviso versendet, wird der Hinweis "Das AVISO muss aktualisiert werden!" angezeigt und das AVISO wird aktualisiert (nochmals versendet), wenn die Aufgabeliste gedruckt wird. 2.10 Auftrag / Feld „Spalten“ (enthalten in: allen Versionen) Über das Feld „Spalten:“, das sich oberhalb der Adressübersicht befindet, kann ausgewählt werden, welche Felder in der Adressübersicht angezeigt werden. alle importiert default lt. Profil Zeigt alle Felder an Zeigt die Felder an, die importiert wurden Zeigt die als Default hinterlegten Felder an (siehe Spalten-Profil ändern) Zeigt die im Spalten-Profil hinterlegten Felder an Ein am Auftrag hinterlegtes "Spalten-Profil" wird durch die Auswahl von "default" bei Feld "Spalten:" nicht gelöscht. Es werden nur die Spalten laut der aktuellen Einstellung angezeigt. Um ein am Auftrag hinterlegtes "Spalten-Profil" zu löschen, müssen Sie das SpaltenProfil wie nachfolgend beschrieben ändern. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 12 Spalten-Profil ändern Über die Funktion „Spalten-Profil ändern“, die sich in der der Funktionsübersicht unter "Optionen", "Spalten im der Adressübersicht" befindet, können die bei „lt. Profil“ angezeigten Spalten ausgewählt und deren Reihenfolge festgelegt werden. Weiters kann diese Einstellung als Default gespeichert werden, die bei Auswahl von „default“ im Feld „Spalten:“ im Auftrag angezeigt werden. Ein beim Auftrag hinterlegtes Spalten-Profil löschen Feld um eins weiter nach oben (links in der Adressübersicht) verschieben Feld um eins weiter nach unten (rechts in der Adressübersicht) verschieben Sofern bei dem Auftrag ein "Spalten-Profil" hinterlegt ist, wird neben "Feldauswahl für den aktuellen Auftrag" eine Schaltfläche zum löschen des bei diesem Auftrag hinterlegten Spalten-Profils angezeigt. Alternativ kann das bei dem Auftrag hinterlegte Spalten-Profil auch durch Auswahl der Schaltfläche "Default laden" gelöscht werden. Bild: Auftrag ohne hinterlegtes Spalten-Profil Bild: Auftrag mit einem hinterlegten Spalten-Profil PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 13 2.11 Auftrag / Bundfaktor Über die Schaltfläche im Registerblatt „Versand“ steht eine erweiterte Ansicht zur Ermittlung der Bundgröße zur Verfügung: Liegt ein Feld außerhalb der Spezifikation, wird eine gelbe Markierung angezeigt. Im Feld „größte Bundhöhe:“ wird die maximale Höhe eines Bundes berechnet. Im Feld „höchstes Bundgewicht:“ wird das maximale Gewicht eines Bundes berechnet. 2.12 2.12.1 Auftrag / „Felderweiterung“ Auftrag / Funktion: Adressen importieren (enthalten in: allen Versionen) Im Bereich „Adressfelder“ wurde das Feld "Felderweiterung" ergänzt. Dieses kann zBsp. bei Direktmarketing-Adressen mit eine größeren Feldanzahl verwendet werden. Die dem Feld „Adressfelder“ zugeordneten Spalten können in den diversen Modulen nicht geändert werden und stehen erst beim Export der Adressdaten wieder zur Verfügung. So erstellen Sie eine Mehrfachverbindung mit dem Feld "Felderweiterung": 1.) Verbinden Sie eine Spalte mit dem Feld "Felderweiterung". 2.) Wählen Sie anschließend eine weitere Spalte aus und erstellen durch Auswahl der Schaltfläche "Spalte bei Feld anfügen >>" eine Mehrfachverbindung mit dem Feld "Felderweiterung". Wiederholen Sie Schritt 2 für alle gewünschten Spalten. Die Spaltenüberschriften werden zwischengespeichert und beim Export von Feld "Felderweiterung" 1:1 ausgegeben. Hinweis: Werden mehrere Adressdateien in einem Auftrag zusammengeführt, müssen auch die bei der "Felderweiterung" zugeordneten Felder (bzw. deren Spaltenüberschriften) übereinstimmen. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 14 2.12.2 Auftrag / Funktion: Export von Adressen (enthalten in: allen Versionen) Im Registerblatt „Felder“ wurde das Feld "Felderweiterung" ergänzt. Bei Auswahl dieses Feldes werden die beim Import zugeordneten Felder inklusive der Spaltenüberschriften 1:1 ausgegeben. 2.12.3 Auftrag / Funktion: Felderweiterung (enthalten in: allen Versionen) Im Bereich "Adressen - erweiterte Funktionen" wurde die Funktion "Felderweiterung" ergänzt. Diese zeigt die bei der Felderweiterung hinterlegten Felder an. 2.13 Auftrag / Funktionsübersicht (enthalten in: allen Versionen) Bei der Funktionsübersicht stehen nun zwei Ansichten zur Verfügung. standard angepasst enthält alle Funktionen enthält die vom Anwender ausgewählten Funktionen Durch einen klick auf „Funktionsübersicht - …“ wird zwischen den beiden Ansichten gewechselt. Weiters kann die Ansicht auch über das Feld neben „Funktionsübersicht …“ ausgewählt werden. Dieses enthält auch die Funktion zum anpassen der Funktionsübersicht. Bei der Ansicht „Funktionsübersicht - anpassen“ werden zwei Schaltflächen zum bestätigen bzw. verwerfen der Änderungen angezeigt Weiters kann bei jeder Funktion ausgewählt werden, ob diese in der Ansicht „angepasst“ angezeigt wird. Diese Einstellungen gelten nur für den jeweils angemeldeten Benutzer. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 15 2.14 2.14.1 Auftrag / Funktion: Adressen importieren optionale Felder (enthalten in: allen Versionen) Im Registerblatt „Erweitert“ wurde der Bereich „optionale Felder“ ergänzt. In diesem Bereich können für die Felder „Beilagenkennzeichen“ und „SubMutation“ Werte angegeben werden, die bei allen importierten Adressen hinterlegt werden, sofern die entsprechenden Felder im Registerblatt 'Felder verbinden' nicht ausgewählt wurden. Über die Optionen „Wert im Profil speichern“ kann festgelegt werden, ob die angegebenen Werte im Profil gespeichert werden oder ob diese bei jedem Import anzugeben sind. Ist bei einem der Felder ein Wert hinterlegt, wird im Registerblatt „Erweitert“ das folgende Symbol angezeigt. 2.14.2 Verbundene Felder im Profil speichern (enthalten in: allen Versionen) Im Registerblatt "Optionen" wurde "Verbundene Felder im Profil speichern" ergänzt. Sofern diese Option deaktiviert ist, werden die Felder laut dem Default, der bei der Autokorrektur „Import-Felder“ mit dem Profil "_default ohne Profil" hinterlegt ist, bzw. gleich lautende Felder verbunden. 2.15 Auftrag / Funktion: Adressen prüfen Bei den Funktionen wurde im Bereich "Drucksorten/Ausgabe" die Ausgabe als PDF-Datei ergänzt. Bei den Funktionen wurde im Bereich „Optionen“ "Datensatz nach Änderung sofort prüfen" ergänzt. Die Einstellung kann auch als Default gespeichert werden. Bei den Funktionen wurde im Bereich „Optionen“ "nur kritische Mängel beim öffnen des Moduls anzeigen" ergänzt. Die Einstellung kann auch je Benutzer als Default gespeichert werden. Bei den Mängeln „Adressierung nicht zulässig“ und „Postfach-Adressierung nicht zulässig“ wurde das Adressfeld „Postfach“ nicht berücksichtigt. Im Bericht und in der Exportdatei wurde der Status des Mangels (Information, Warnung, Kritisch) ergänzt. Es wurde die Prüfung „ungültiges PLZ-Format“ ergänzt. (siehe: Stammdaten / Länder / Feld „PLZ-Prüfung“) PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 16 2.15.1 Prüfung der PLZ bei Auslandsendungen Bei Auslandssendungen wird nun geprüft, ob eine Postleitzahl hinterlegt ist. Daher wird bei Auslandssendungen ggf die Meldung "Es sind ... ungültige Postleitzahlen enthalten" angezeigt. Diese Prüfung kann über die Funktion "Einstellungen für Adressmängel" ausgeschaltet werden. Die Funktion ist im Auftrag über die Funktionsübersicht unter "Optionen" bzw. in der Funktion "Adressen prüfen" oder im VersandTyp (im Menü „Stammdaten“) verfügbar. Um die Prüfung bei dem Auftrag bzw. dem VersandTyp zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen bei "ungültige PLZ" Wird die Funktion im Auftrag aufgerufen, sind die Einstellungen nur für den aktuellen Auftrag gültig. Bei Aufruf der Schaltfläche "Adressmängel" am Versandtyp sind diese am VersandTyp hinterlegt. Wird am Auftrag der VersandTyp geändert, werden die Einstellungen vom VersandTyp auf den Auftrag übernommen. Ist "ungültige PLZ" als kritischer Adressmangel (rote Markierung) definiert, kann am jeweiligen VersandTyp eingestellt werden, ob kritische Adressmängel zulässig sind oder die Verarbeitung abgebrochen wird, wenn ein kritischer Adressmangel bei den Adressen enthalten ist. 2.16 Auftrag / Funktion: Auftrag aufteilen (Mutationen) Bei einer Gruppierung mit Bereichsangaben (von-bis) wurde die Genauigkeit verbessert. • Bei Werten ohne * (zBsp: 1010-1020) muss nun auch die Feldlänge übereinstimmen. So wird 10101 oder 10201 nicht der Gruppe zugeordnet. • Bei Werten mit * (zBsp: A*-B*) wird die Feldlänge nicht berücksichtigt. So werden alle mit 'A' und 'B' beginnenden Datensätze der Gruppe zugeordnet. * ist ein Stellvertreterzeichen für beliebige Zeichen 2.17 Auftrag / Funktion: Auftrag kopieren (enthalten in: Premium, Enterprise, MySQL) Es wurde die Option "Dokumentgruppen nicht kopieren, sondern vom VersandTyp übernehmen" ergänzt. 2.18 Auftrag / Funktion: Auftrag zurücksetzen (enthalten in: allen Versionen) Bei Aufruf dieser Funktion am Stammauftrag wird bei allen Mutationen die Aufbereitung zurückgesetzt. 2.19 Auftrag / Funktion: Betriebsmittel erfassen Die für den Auftrag verwendeten Betriebsmittel der Post (bzw. auch eigene) können hier erfasst werden. Betriebsmittel mit dem Eigentümer "Post" werden ggf. auf den Aufgabelisten ausgegeben. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 17 2.20 Auftrag / Funktion: Dokumentübersicht (enthalten in: allen Versionen) In der Dokumentübersicht wird der Status der verfügbaren Dokumente und Dokumentgruppen angezeigt. Ansicht aktualisieren Einstellungen der Dokumentübersicht speichern Dokumentfilter (siehe nachfolgend) Ausgewählte Dokumente drucken Über das Auswahlfeld in der Übersicht können bei bereits aufbereiteten Aufträgen die Dokumente für den Nachdruck ausgewählt werden. Diese Funktion steht bei allen Sortierungen zur Verfügung. Dokumentfilter Über den Dokumentfilter, der je Benutzer gespeichert wird, werden die in der Übersicht angezeigten Dokumente ausgewählt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 18 2.21 Auftrag / Funktion: Dokumentgruppe bearbeiten (enthalten in: allen Versionen) Im Modul „Dokumentgruppe bearbeiten“ wurde die Schaltfläche „Funktionen …“ ergänzt. Bei Auswahl der Schaltfläche „Funktionen …“ wird eine Liste der verfügbaren Funktionen angezeigt. So wird zum Beispiel über die Funktion „Dokumentgruppe auf alle Mutationen kopieren“ die aktuelle Dokumentgruppe auf die anderen bei dem Stammauftrag hinterlegten Mutationen übertragen. 2.22 2.22.1 Auftrag / Funktion: Export von Adressen Profil-Daten ein- bzw. ausblenden Über diese Schaltfläche werden die Profil-Daten ein- bzw. ausgeblendet. 2.22.2 Registerblatt „Eigenschaften“ - Dateiname bei Auslandsauftrag Es wurde das Feld "Dateiname bei Auslandsauftrag ergänzen" erweitert. Ist der Auftrag ein Auslandsauftrag, wird der Dateiname mit den angegebenen Zeichen ergänzt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 19 2.22.3 Registerblatt „Erweitert“ - Größe der Exportdatei Im Registerblatt "Erweitert" können die Einstellungen im Bereich "Größe der Exportdatei" nun alternativ im Profil der auftragsbezogen gespeichert werden. 2.22.4 Registerblatt „Aufträge“ - Feldbreite (enthalten in: allen Versionen) Bei Datei-Typ "fixe Feldlänge“ kann die Breite bei den meisten Feldern geändert werden. Die Breite wird beim Speichern im Profil hinterlegt. Kann die Breite nicht geändert werden, so wird diese über eine andere Einstellung in dem Modul festgelegt. So wird zum Beispiel der Wert für die Layout-Zeilen über das Feld „Breite der Layout-Zeile:“ im Registerblatt „Eigenschaften“ festgelegt. 2.22.5 Registerblatt „Aufträge“ - Auswahlautomatik (enthalten in: allen Versionen) Über die Option „Inlands- und Auslands-Auftrag automatisch auswählen“ kann die Auswahlautomatik aktiviert werden. Ist die Auswahlautomatik aktiviert und bei einem Stammauftrag sind zwei aufbereitete Mutationen (1x Inland und 1x Ausland) hinterlegt, werden diese im Export-Modul ausgewählt und in einer Export-Datei zusammengeführt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 20 2.23 Auftrag / Funktion: Export-Profil bearbeiten (enthalten in: allen Versionen) In der Funktionsübersicht wurde unter "Drucksorten/Ausgabe" die Funktion "Export-Profil im bearbeiten" ergänzt. Weiters kann diese Funktion auch über das Symbol Registerblatt „Optionen“ aufgerufen werden. Damit ist es möglich, ein Export-Profil bereits vor der Ausgabe der Adressen beim Auftrag zu hinterlegen. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 21 2.24 Auftrag / Funktion: Feldaufbereitung bearbeiten (enthalten in: Premium, SQL) Mit der in der Funktionsübersicht im Bereich „Adressen - erweitert“ enthaltene Funktion „Feldaufbereitung bearbeiten“ können mehrere Feldaufbereitungen erstellt und bearbeitet werden. Mit dem folgenden Beispiel wird im Feld „Info1“ eine Briefanrede zusammengestellt. Feld Beschreibung Ursprung Feld Suchbegriff Enthält das mit dem Suchbegriff überprüfte Feld. Ist kein Stellvertreterzeichen (zBsp: * ) angegeben, muss das gesamte Ursprung Feld mit dem Suchbegriff übereinstummen. Enthält das Feld, in dem Text und Felder eingefügt werden. Enthält den Text, der in Ziel Feld eingefügt wird. Gibt an, ob der Text rechts oder links von den Feldern eingefügt wird. Enthält die Felder, die im Zielfeld eingefügt werden. Ziel Feld Text Position Felder Beim ausführen einer Feldaufbereitung wird das Ziel Feld anfangs initialisiert – dadurch werden alle darin befindlichen Daten überschreiben! Anschließend werden die einzelnen Positionen aufsteigend nach der Positionsnummer verarbeitet und bei Übereinstimmung von „Ursprung Feld“ mit dem Suchbegriff das „Ziel Feld“ entsprechend geändert - jedoch nur, wenn das Ziel Feld noch keinen Wert enthält. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 22 2.25 Auftrag / Funktion: Feldaufbereitung ausführen (enthalten in: Premium, SQL) Mit der in der Funktionsübersicht im Bereich „Adressen - erweitert“ enthaltene Funktion „Feldaufbereitung ausführen“ wird eine Feldaufbereitung ausgewählt und mit den Adressen des aktuellen Auftrages ausgeführt. 2.26 Auftrag / Funktion: Felder prüfen (enthalten in: allen Versionen) In der Funktionsübersicht wurde im Bereich „Adressen - erweitert“ die Funktion „Adressen prüfen“ ergänzt. In dieser Funktion können Auftrags- oder Adress-Felder auf Inhalt und Länge überprüft werden. Über die Schaltfläche „Optionen“ kann festgelegt werden, wann die Feldprüfungen automatisiert ausgeführt werden. Darüber hinaus können die Feldprüfungen jederzeit über die Schaltfläche „Feldprüfungen ausführen“ gestartet werden. Entsprechen die Daten in dem angegebenen Feld den Parametern, wird je Feldprüfungs-Datensatz eine Meldung im Registerblatt „Meldungen“ ergänzt. Bei Feldprüfungen für den Bereich „Adressen“ werden alle bei dem Auftrag hinterlegten Adressen geprüft, jedoch nur eine Meldung je Feldprüfung angezeigt. Entsprechend der Meldungsart werden die Meldungen farblich und mit dem entsprechenden Symbol angezeigt - blau für Informationen, gelb für Warnungen und rot für Fehler. Sind bei der Aufbereitung des Auftrages nicht alle Meldungen als „gelesen“ markiert, wird eine Warnmeldung angezeigt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 23 2.27 Auftrag / Funktion: Mehrfach-Export von Adressen (enthalten in: allen Versionen - ausgenommen bei Erweiterung „aufbereitete Anschrift für externe Prüfprogramme“) Die Einstellungen für den Mehrfach-Export von Adressen werden über die Funktion "Mehrfach-Export bearbeiten", die sich Im Bereich "Drucksorten/Ausgabe" unter „Standard“ befindet, oder über die Schaltfläche im Registerblatt „Optionen“ aufgerufen. Modul „Profile für Mehrfach-Export bearbeiten“ Im Modul „Profile für Mehrfach-Export bearbeiten“ werden die Export-Profile für den aktuellen Auftrag ausgewählt, die beim Mehrfach-Export ausgegeben werden. Das Profil wird am Auftrag hinterlegt. Ein Default kann jedoch für den am Auftrag hinterlegten Versandtyp gespeichert bzw. von diesem geladen werden. Je Auftrag kann eine einzelne Position oder mehrere Positionen, die jeweils ein Profil enthalten, hinterlegt werden. Default vom VersandTyp laden Default am VersandTyp speichern Default am VersandTyp löschen Datensatz hinzufügen Reihenfolge ändern Profil öffnen Profil bearbeiten PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 24 Modul „Profile für Mehrfach-Export bearbeiten“ Über die Funktion "Mehrfach-Export von Adressen", die sich Im Bereich "Drucksorten/Ausgabe" unter „Standard“ befindet, wird der Export der Adressen mit den hinterlegten Export-Profilen gestartet Optional kann diese Funktion auch am Stammauftrag aufgerufen werden. Beachten Sie in diesem Fall jedoch, dass nur Mutationen angezeigt werden, bei denen bereits ein Profil für den Mehrfach-Export hinterlegt ist. 2.28 Auftrag / Funktion: Nachdrucken von Adressen Der Nachdruck von Adressen erfolgt über die Funktion "Nachdrucken von Adressen" im Bereich "Drucksorten/Ausgabe" der Funktionsübersicht. Bitte beachten Sie, dass die Funktion "Nachdrucken von Adressen" erst zur Verfügung steht, wenn Adressen bereits exportiert oder ein Serienbrief ausgegeben wurde. Standard Modus Im Filter ist nur das Feld „von AdresseNr“ aktiviert. Bei Eingabe der AdressNr werden alle Adressen ab dieser AdresseNr für den Nachdruck markiert. Erweiterter Modus Dieser Modus wird über das gleichnamige Optionsfeld aktiviert. Im Filter sind alle Felder für eine selektive Auswahl von unterschiedlichen Adressen aktiviert. So kann zBsp. die Adressnummer (von, bis) ausgewählt werden oder ein Filter für ein bestimmtes Feld festgelegt werden. Die so gefilterten Adressen können nun manuell oder über die Schaltfläche "gefilterte Adressen markieren" ausgewählt werden. Dieser Vorgang kann so lange wiederholt werden, bis alle zu druckenden Adressen markiert wurden. Bei Bestätigung des Moduls mit "OK" (grüne Schaltfläche mit Häkchen rechts oben) werden die markierten Adressen laut der Auswahl in Feld "Ausgabe" nachgedruckt. Bei Feld „Sortierung nach AdressNr“ kann die aktuelle Einstellung als Default, der beim nächsten öffnen angewendet wird, über das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf das Feld) festgelegt werden. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 25 2.29 Auftrag / Adressübersicht (enthalten in: SQL) Ist das Feld "anzeigen:" auf "alle" gesetzt, werden nur einige Adressen geladen und die Navigationsleiste unterhalb der Adressen ausgeblendet, um das Laden des Auftrages zu beschleunigen. Erst bei Auswahl der Adressen werden diese komplett geladen und die Navigationsleiste wieder eingeblendet. 2.30 Auftrag / Palettierung / Feld: Anzahl der Lagen (enthalten in: allen Versionen) Im Registerblatt „Palettierung“ wurde das Feld „Anzahl der Lagen“ ergänzt. Das Feld enthält die maximale Anzahl der Lagen, die auf einer Palette gefertigt werden und steht nun bei allen Versandarten mit Palettierung zur Verfügung. 2.31 Auftrag / Portooptimierung Bei der Aufbereitung von einem Auftrag mit dem VersandTyp „Info.Mail plus“ wird überprüft, ob das Porto bei Aufgabe als „Brief Inland“ günstiger ist. 2.32 AVISO über das WebService (enthalten in: allen Versionen) Neben dem AVISO per e-Mail steht nun auch das AVISO über das WebService der Öst. Post AG zur Verfügung. Die Einstellungen für das AVISO werden am VersandTyp hinterlegt. Im Registerblatt "Erweitert" wurde die Schaltfläche "Einstellungen für das AVISO" ergänzt. Über diese Funktion wird je VersandTyp festgelegt, wie und wann das AVISO versendet wird. Bei manuellem Aufruf der Funktion "AVISO senden/stornieren" im Auftrag kann diese Einstellung übersteuert werden. Weiters kann der Versand vom AVISO am Kundenstamm übersteuert werden (siehe: Kunde / Aviso). Für das AVISO über das WebService ist ein Internetzugang erforderlich, da das Aviso direkt an das WebService der Post übertragen wird. Weiters ist dafür auch ein Login-Name für das WebService erforderlich, das im Modul „WebService-Parameter“ im Menü „Verwaltung“ eingegeben werden muss. Den LoginNamen für das WebService erhalten Sie von Ihrem Kundenbetreuer der Post. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 26 VersandTyp Am VersandTyp (Menü: Stammdaten) kann im Registerblatt „Erweitert“ über die Schaltfläche bei „Einstellungen für das AVISO“ festgelegt werden, wann (Feld: Ereignis) und wie (Feld: Aktion) das AVISO für den jeweiligen VersandTyp versendet wird. Unter „Versandpapiere“ sind folgende Dokumente zu verstehen: Aufgabeliste, Aufgabeliste - SubMutationen-Aufstellung, Teilaufgabeliste, Streuplan, Streuplan gruppiert, Bundzettel, Behälterzettel, Palettenzettel, Palettenliste. Weiters wird das AVISO bei der Ausgabe vom Serienbrief und dem Export von Adressen versendet. Auftrag In der Funktionsübersicht wurden die Funktionen "AVISO senden" und "AVISO stornieren" durch die Funktion "AVISO senden/stornieren" ersetzt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 27 2.33 QuickSupport (enthalten in: allen Versionen) Im Menü „Hilfe“ wurde die Funktion „QuickSupport“ ergänzt. Über diese Funktion wird TeamViewer QuickSupport, eine Fernwartungssoftware, über die unser Support eine Verbindung mit Ihrem Rechner über das Internet herstellen kann, aufgerufen. Über das Symbol werden. können Änderungen bei den Einstellungen vorgenommen Da die Software nicht installiert wird, ist eine Verbindung von unserem Support zu ihrem Rechner nur möglich, während der „QuickSupport“ gestartet ist und Sie einer Verbindung zustimmen. . Sofern Sie Unterstützung benötigen, starten Sie den „QuickSupport“ und kontaktieren Sie nach dem Start bitte unseren Support. Sobald unser Support eine Verbindung herstellt, erhalten Sie eine Meldung, die Sie mit „OK“ bestätigen müssen. Aus Gründen der Sicherheit sollten Sie den „QuickSupport“ jedoch nur starten, wenn Sie Unterstützung per Fernwartung wünschen. Nach Abschluss der Fernwartung sollten Sie den „QuickSupport“ wieder beenden. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 28 2.34 Stammdaten / Anwender Sicherheitsstufe 0 (enthalten in: SQL) Bei Sicherheitsstufe 0 wird die Bearbeitung der Daten gesperrt. Module können jedoch aufgerufen werden, wenn deren Berechtigung ebenfalls Sicherheitsstufe 0 beträgt. Übersicht der Modul-Berechtigungen (enthalten in: allen Versionen) Über die gleichnamige Schaltfläche kann eine Übersicht der Modul-Berechtigungen des Benutzers aufgerufen werden. 2.35 Stammdaten / Betriebsmittel (enthalten in: allen Versionen) Hier werden die im Auftrag zur Verfügung stehenden Betriebsmittel (wie zBsp: Paletten oder Briefbehälter) verwaltet. 2.36 Stammdaten / Kunden (enthalten in: allen Versionen) AVISO Am Kundenstamm wurde im Registerblatt "Versand Öst. Post" das Feld "AVISO versenden (wenn Rechnungsempfänger)" ergänzt. Ist dieses nicht aktiviert, wird kein AVISO versendet, wenn der Kunde als Rechnungsempfänger am Auftrag hinterlegt ist. Default-Ordner für den Import Im Registerblatt "Extras" wurde das Feld "Default-Ordner für den Import" ergänzt. 2.37 Stammdaten / Länder (enthalten in: allen Versionen) Es wurde das Feld "PLZ-Prüfung" ergänzt. Dieses enthält einen regulären Ausdruck, mit dem das Format der PLZ überprüft wird. Das Feld wird mittels Doppelklick bearbeitet. 2.38 Stammdaten / Nummernkontingent automatisch anfordern (enthalten in: allen Versionen) Bei aktivierter Option „Nummernkontingent automatisch über das KVS WebService anfordern“ werden die IMIS-Nummern bei unterschreiten der Mindestanzahl automatisch mit der angegebenen Anzahl vom KVS WebService abgerufen und im Nummernkontingent ergänzt. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 29 2.39 Wartung / DatenUpdate Das Datenupdate vom FTP-Server der Post „ftp://transfer.post.at“ kann optional im Registerblatt "Optionen" aktiviert werden. Ist dies nicht aktiviert, werden die Daten mit dem Stand auf http://www.proxim-it.at aktualisiert. 2.40 Wartung / LiveUpdate (enthalten in: Enterprise, SQL) Ab Release 7533 wird das Update mit nachfolgender Konfiguration nur einmal je angegebenem Intervall über das Internet aktualisiert. Weitere Arbeitsplätze greifen dann nur mehr auf das im lokalen Netzwerk gespeicherte Update zu. Dieser Modus wird mit den folgenden Einstellungen aktiviert: 1.) Registerblatt „LiveUpdate“ Setup-Datei speichern unter: enthält einen Netzwerkpfad 2.) Registerblatt „AutoUpdate“ 3.) Registerblatt „Gateway“ Gateway-Modus: deaktiviert Beispiel: 08:00 - der PostOffice Manager wird an diesem Tag zum ersten Mal gestartet - es ist kein Update im Internet verfügbar. 12:00 - ein Update wurde freigegeben und steht im Internet zur Verfügung. 13:00 - ein anderer Anwender startet den PostOffice Manager - am lokalen Netzwerk ist kein Update verfügbar. Andere Arbeitsplätze müssen wegen einem Update nicht beendet werden. nächster Tag: 08:00 - der PostOffice Manager wird an diesem Tag zum ersten Mal gestartet - das Update wird über das Internet installiert und die Datenbank aktualisiert. 08:30 - ein anderer Anwender startet den PostOffice Manager - Das Update wird vom lokalen Netzwerk installiert. Somit ist die Installation von Updates auf allen Arbeitsplätzen durch einen Administrator nur mehr in Ausnahmefällen erforderlich. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 30 2.41 2.41.1 SystemParameter Auftrag: IMIS-Nummer beim Auftrag automatisch zuordnen (enthalten in: allen Versionen) Über den SystemParameter "IMIS-Nummer beim Auftrag automatisch zuordnen" im Bereich "Auftrag" kann festgelegt werden, ob die IMIS-Nummer einem Auftrag ohne Rückfrage zugeordnet wird. Anderenfalls wird eine IMIS-Nummer nur zugeordnet, wenn der entsprechende Meldungs-Dialog bestätigt wird. 2.41.2 Webservice Parameter (enthalten in: allen Versionen) Im Bereich "KVSWebSvc" wurde der SystemParameter "Übergabe der Mutation" ergänzt. Dieser enthält die Felder, die an das KVS-WebService der Post als "Mutation" übergeben werden. Es stehen "Mutation", "Bezeichnung" oder "Mutation, Bezeichnung" zur Auswahl ("Bezeichnung" steht für "Mutationsbezeichnung"). Der SystemParameter kann nur vom Benutzer "Admin" geändert werden. 2.42 Änderungen bei den Versandarten in V7.5 (enthalten in: Erweiterung Info.Post Classic) Es wurde der VersandTyp „Info.Post Classic“ ergänzt. „Info.Post Classic“ ist ab 1.2.2012 gültig und ersetzt „Info.Post“. Die Gültigkeit von VersandTyp „Info.Post“ endet mit 31.1.2012. Der Nachfolger ist „Info.Post Classic“. 3 Info.Post Express (enthalten in: Erweiterung Info.Post Express) Es wurde der VersandTyp „Info.Post Express Kommerziell“ ergänzt. „Info.Post Express Kommerziell“ ist ab 1.7.2012 gültig und im PostOffice Manager als optionale Erweiterung „Info.Post Express“ verfügbar. Es wurde der VersandTyp „Info.Post Express Partezettel“ ergänzt. „Info.Post Express Partezettel“ ist ab 1.7.2012 gültig und im PostOffice Manager als optionale Erweiterung „Info.Post Express“ verfügbar. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 31 4 Info.Post Collect (enthalten in: Erweiterung Info.Post Collect) Ab V7.5 ist das neue Produkt der Öst. Post AG „Info.Post Collect“ im PostOffice Manager als optionale Erweiterung verfügbar. Für „Info.Post Collect“ ist ein Internetzugang zwingend erforderlich, da die StreuplanAnfrage und das Aviso direkt über das WebService der Öst. Post AG erfolgt. Dementsprechend ist auch ein Login-Name für das WebService erforderlich, das im Modul „WebService-Parameter“ im Menü „Verwaltung“ eingegeben werden muss. Den Login-Namen für das WebService erhalten Sie von Ihrem Kundenbetreuer der Öst. Post AG. 4.1 Auftrag / Verarbeitungsschritte Bild 1: Bereich „Verarbeitungsschritte“ Nach der Auswahl von „Info.Post Collect“ als VersandTyp, welches bei einem Aufgabedatum ab 1.2.2012 zur Verfügung steht, müssen Sie im Bereich „Verarbeitungsschritte“ den Modus für die Anfrage auswählen. Es stehen folgende Modi zur Auswahl: • Anfrage mit GUID Wählen Sie diesen Modus aus, wenn auf post.at bereits eine Geomarketing Abfrage erstellt wurde und Sie eine Geomarketing-Auftragsnummer erhalten haben. • Ad Hoc Anfrage Bei diesem Modus können Sie einen beliebigen Streuplan erfassen, importieren oder über die Funktion „Streuplan“ im Bereich „erweiterte Funktionen“ auswählen. Bitte beachten Sie, dass dabei immer eine Vollstreuung der ausgewählten Postleitzahlen erfolgt. Der aktuell zu verarbeitende Verarbeitungsschritt ist farblich hervorgehoben. Bereits verarbeitete Schritte sind weiß hinterlegt. Durch einen Klick auf ein weiß hinterlegtes Feld wird die Verarbeitung auf den entsprechenden Verarbeitungsschritt zurückgesetzt. Bild 2: Bereich „Verarbeitungsschritte“ bei Ad Hoc Anfrage Bild 3: Bereich „Verarbeitungsschritte“ bei Anfrage mit GUID Der nächste grau hinterlegte Verarbeitungsschritt wird erst verfügbar, wenn der aktuelle Verarbeitungsschritt durch einen Mausklick ausgewählt und erfolgreich abgeschlossen wird. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 32 PLZ-Liste importieren Beim Import der PLZ-Liste mit den Streuplandaten können neben der PLZ optional auch die Stückzahl und Rayone importiert werden. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass bei der Anfrage immer die aktuellen Stückzahlen für eine PLZ bzw die Rayone retourniert werden. Rayone müssen dem 4-stelligen numerischen Format der Post entsprechen. Anfrage senden Nach dem senden der Anfrage wird vom WebService der Collator-Streuplan retourniert. Dieser enthält die Stückzahlen je Collator-Standort. Die Streuplan-Daten mit PLZ, Stückzahl und Rayone werden vom WebService der Post nicht rückgemeldet. Werden bei Modus „GUID“ Mutationen zurückgeliefert, so wird der Auftrag auf Basis der Collator-Streuplandaten automatisch auf Mutationen aufgeteilt. Sind bei Modus „AdHoc“ ungültige Rayone beim Streuplan enthalten, werden diese bei den Meldungen ausgegeben und müssen überarbeitet werden. Palettenzettel und Palettenliste vor dem Aviso senden Sofern der Verarbeitungsschritt „Aviso senden“ aktiv ist und eine Überlieferung angegeben wurde, können Palettenzettel und Palettenliste bereits zu diesem Zeitpunkt (also vor dem senden von dem Aviso) aufbereitet und ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass dadurch die Menge je Collator-Standort fixiert wird. Die Menge bleibt auch erhalten, wenn die Anfrage mit GUID neu ausgeführt wird. Aviso senden Bei Auswahl des Verarbeitungsschrittes „Aviso senden“ wird der Auftrag aufbereitet und auf Basis der Collator-Streuplandaten ein Aviso übermittelt. Wurde dies erfolgreich abgeschlossen, wird der Druck der Aufgabeliste und - sofern diese nicht bereits vor dem Aviso gedruckt wurden - der Palettenzettel und der Palettenliste freigegeben. Voraviso Sofern die Aufgabe nach dem 15. eines Monats liegt, die Aufbereitung jedoch vor dem 15. eines Monats erfolgt, wird ein Voraviso erstellt und der Verarbeitungsschritt bleibt auf „Aviso senden“. Weiters wird eine entsprechende Meldung vom WebService zurückgemeldet. In diesem Fall muss ab dem 15. des Monats nochmals der Verarbeitungsschritt „Aviso senden“ ausgeführt werden. 4.2 Rückmeldungen vom WebService Rückmeldungen vom WebService werden als Dialog-Fenster und am Auftrag im Registerblatt „Meldungen“ angezeigt. Bei Auswahl eines Stammauftrages werden alle Meldungen der hinterlegten Mutationen angezeigt. Bild 4: Rückmeldungen vom WebService Rechts neben der Meldung werden folgende Schaltflächen angezeigt: Zeigt die vollständige Meldung an. Kopiert den Text der Meldung in die Zwischenablage PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 33 4.3 Collator-Streuplandaten Nach dem senden der Anfrage werden im Registerblatt „CT-Streuplan“ die von der Post übermittelten Collator-Streuplandaten angezeigt Bild 5: Collator-Streuplandaten In der Übersicht kann je Collator ein individueller Aufgabeort ausgewählt werden. Ruft den Modul „Art der Collator-Einlieferung“ auf. Die in diesem Modul eingegebenen Daten je Collator-Standort übersteuern die gleichnamigen Felder im Auftrag. siehe nachfolgend „Funktion: Collator-Einlieferung“. Diese Schaltfläche entfernt den Aufgabeort bei dem Datensatz. Ist kein Aufgabeort angegeben, werden als Default die Daten vom Feld „Aufgabeort“ im Auftrag genommen. 4.4 Auftrag / diverse Felder Registerblatt „Auftrag“ / VersandTyp Der VersandTyp „Info.Post Collect“ kann bei einem Aufgabedatum ab 1.2.2012 im Feld „VersandTyp“ ausgewählt werden. Registerblatt „Auftrag“ / Geomarketing-AuftragsNr Das Feld „Geomarketing-AuftragsNr:“ (Registerblatt „Auftrag“) enthält die 32-stellige GUID. Bei Modus „Anfrage mit GUID“ muss diese manuell eingegeben werden bzw kann auch über die Zwischenablage mit Strg+v eingefügt werden. Registerblatt „Auftrag“ / Relationen Das Feld „Relationen“ enthält das Datum der letzten Anfrage. Registerblatt „Auftrag“ / Zyklus-Aufliefertag bei Feld „Zyklus-Auflief.:“ Der Zyklus-Aufliefertag wird über die Schaltfläche (Registerblatt „Auftrag“) ausgewählt. Bitte beachten Sie, dass das Aufgabedatum nur einige Werktage (Mo-Fr) vor dem Zyklus-Aufliefertag liegen darf. Der Zyklus-Aufliefertag kann bei Modus „Ad Hoc“ bis Verarbeitungsschritt 4 und bei Modus „GUID“ bis Verarbeitungsschritt 2 geändert werden. Ist bei Modus „Ad Hoc“ bereits eine Geomarketing-AuftragsNr vorhanden, wird diese bei Änderung des ZyklusAufliefertages gelöscht - und somit bei der nächsten Anfrage ein neuer Auftrag im WebService generiert. Bild 6: Auftrag – Registerblatt „Versand“ PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 34 Registerblatt „Versand“ / Vollbund Die im Feld „Vollbund“ (Registerblatt „Versand“) angegebene Anzahl der Sendungen ergibt die Höhe einer Lage – diese soll (sofern es die Stabilität zulässt) mindesten 100 mm betragen. Registerblatt „Versand“ / Art der CT-Einlieferung Über das Feld „Art der CT-Einlieferung“ wird festgelegt, ob eine Überlieferung, Unterlieferung, fixe Stückzahl oder die Stückzahl laut Collator aufgegeben werden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann ein Default-Wert festgelegt werden, der bei neu angelegten Aufträgen mit Info.Post collect angewendet wird. Registerblatt „Versand“ / Wert Im Feld „Wert“ wird die entsprechende %-Zahl mit bis zu drei Nachkommastellen oder die entsprechende Stückzahl (Menge) angegeben. Bei „Stk der Überlieferung“ bzw Unterlieferung wird die Stückzahl der Überlieferung bzw Unterlieferung angegeben. Hingegen wird bei „fixe Stückzahl“ die Menge der Auflieferung angegeben. Registerblatt „Versand“ / CT-Menge runden Über dieses Feld wird angegeben, wie die Mengen gerundet werden: • genau • auf Vollbund abrunden • auf Vollbund aufrunden Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann ein Default-Wert festgelegt werden. Registerblatt „Palettierung“ / Palettenoptimierung Ist die Palettenoptimierung auf „Ja“ eingestellt, werden die Paletten auf das maximale Gewicht mit vollen Lagen optimiert. Bei „Nein“ werden die Bunde gleichmäßig auf alle Paletten verteilt – ohne Berücksichtigung voller Lagen. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann der Defaultwert festgelegt werden, der bei Änderung des VersandTyp vorgeschlagen wird. Registerblatt „Palettierung“ / Grenzmenge (Bunde) Die Grenzmenge gibt die Anzahl der Bunde auf der letzten Palette an, ab der kein Ausgleich der beiden letzten Paletten stattfindet. Wird die Grenzmenge auf 0 gesetzt, wird nur eine Restpalette erstellt. Die Feldauswahl (Dropdown) enthält die jeweilige Bundanzahl für volle Lagen – es ist jedoch auch die Eingabe eines individuellen Wertes möglich. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann der Defaultwert festgelegt werden, der bei Änderung des VersandTyp vorgeschlagen wird. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 35 4.5 Auftrag / Funktion „Collator-Einlieferung“ (Bereich „Streuplan“) Über die Funktion „Collator-Einlieferung“ können die Felder bei den Mutationen bzw beim hinterlegten Collator-Streuplan individuell geändert werden. Bei Aufruf der Funktion auf einem Stammauftrag werden alle hinterlegten Mutationen angezeigt. Der obere Bereich enthält die auf den Mutationen gespeicherten Informationen. Im unteren Bereich sind die Werte der einzelnen Collatoren enthalten. Sofern hier Werte in den Feldern „Art der CT-Einleiferung“, „Wert“ oder „AufgabeOrt“ angegeben sind, übersteuern diese Werte die Angaben auf den Mutationen. 4.6 Auftrag / Funktion „kundenspezifische Überlieferung“ Über die Funktion „kundenspezifische Überlieferung“ im Bereich „Streuplan“ können bei jedem Kunden mehrere %-Werte für Überlieferungen hinterlegt werden. Ist im Feld „Auftrag (Bezeichnung)“, in dem auch das Stellvertreterzeichen * zulässig ist, ein Wert angegeben, so wird diese Überlieferung dem Auftrag nur zugeordnet, wenn die Bezeichnung mit dem Auftrag übereinstimmt. So können unterschiedliche Überlieferungen erfasst werden. Neben der Spalte „Aktiv“ ist auch die Reihenfolge wichtig, da der erste mit der Bezeichnung im Auftrag (Feld „Auftrag (Bezeichnung)“) übereinstimmende %-Wert der Überlieferung von einem aktiven Datensatz dem Auftrag zugeordnet wird, wenn im Auftrag bei Feld „Art der CT-Einlieferung“ der Wert „Überlieferung %“ ausgewählt wird. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 36 4.7 gelöschte Mutationen Auch bei einer Anfrage mit GUID können einzelne Mutationen gelöscht werden. Die gelöschten Mutationen werden am Ende der Mutationsübersicht im Bereich „gelöschte CT-Streupläne“ angezeigt. Weiters werden diese bei einer Aktualisierung der Streuplan-Daten und neuerlicher Aufteilung der Mutationen nicht mehr berücksichtigt. 4.8 Stammdaten / Collator Auflieferorte Im Modul „Collator Auflieferorte“ werden die verfügbaren Auflieferorte verwaltet. Die als Aktiv ausgewählten Datensätze werden im Auftrag bei Feld „Aufgabepostamt“ und in der Übersicht „CT-Streuplan“ bei Feld „Auflieferort“ angezeigt. 4.9 Wartung / Datenupdate Das Datenupdate wurde mit dem Update der Daten für Info.Post Collect ergänzt. Die Aktualisierung der Info.Post Collect – Daten ist nur über das Internet möglich. Optional kann im Registerblatt „Info.Post Collect“ die Aktualitätsprüfung übersteuert werden um somit alle Daten neu zu importieren. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 37 5 Versand Schweiz (enthalten in: Zusatzmodul - Schweiz) 5.1 Auftrag Bei den Versandarten „CH Monatstitel“ und „CH B-Post Massen“, die eine Sortierung nach Botenbezirksbunden enthalten, wurde die Aufbereitung an die neue Version des MAT[CH]sort Sortfile angepasst. Weiters wurde die Sortierung nach Gangfolgeschlüssel ergänzt. 5.2 Wartung / Datenupdate CH Der Import vom Sortfile wurde and die neue Version des MAT[CH]sort Sortfile angepasst. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen unser Support unter support @ proxim-it.at gerne zur Verfügung. PostOffice Manager V7 Neues im PostOffice Manager V7 Seite 38
