Die Grenzen der Excel-Liste in der Terminologiearbeit

Special E-Publishing
Die Grenzen der Excel-Liste in der
Terminologiearbeit
Corporate Identity, Redaktionssysteme, Echtzeitzugriff, Widgets, Fuzzy-Suche
www.sdl.com/de/
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„Mit einer Stimme sprechen“ – unter diesem oder einem ähnliche Motto laufen in den letzten Jahren verschiedenste Initiativen in vielen, internationalen Unternehmen. Hintergrund dieser
Initiativen ist oftmals die Erkenntnis, dass es enorm wichtig ist,
sowohl gegenüber Kunden als auch intern einheitlich aufzutreten und zu kommunizieren. So besteht auch bei Fusionen ein
wichtiger Schritt darin, die interne Kommunikation, aber auch
den Auftritt des Unternehmens im Außenverhältnis zusammenzuführen und konsistent zu gestalten. Sprache, insbesondere die
Unternehmenssprache, spielt dabei eine zentrale Rolle – nicht
zuletzt als Abgrenzungsfaktor zum Wettbewerb.
In fast jedem Unternehmen findet sich „ein bisschen Terminologie“, die Mitarbeiter – meistens aus einem konkreten Projekt
heraus – ad-hoc zusammengestellt haben. Meist wird dafür eine
Excel-Tabelle gewählt, die als Einstieg in eine unternehmensweite Terminologieliste tatsächlich eine gute Arbeitsgrundlage ist.
Strategische Projekte wie beispielsweise die Zusammenführung
der Unternehmenssprache nach einer Fusion lassen sich damit
aber nicht umsetzen und langfristig zum Erfolg führen.
In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wodurch sich einfache
(Excel-) Terminologielisten und professionelle Terminologiemanagement-Lösungen unterscheiden und wie Unternehmen mit
dem richtigen Ansatz einen hohen Nutzen aus Terminologiearbeit ziehen können.
Excel-Listen – aus der Not wird nicht immer eine
Tugend
Fast jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen hat Excel oder eine
andere Tabellenkalkulation installiert. Das ist einer der Haupt-
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gründe, dass Terminologielisten vorwiegend mit dieser Software erstellt werden. Zudem sind Excel-Listen relativ leicht zu
handhaben und können schnell und einfach an andere Kollegen
verschickt werden.
Doch wie viele Kollegen haben diese Terminologieliste täglich
im Gebrauch? Und verwenden sie immer die aktuellste Version?
Anhand dieser zentralen Fragen zeigen sich schnell die Nachteile von Excel & Co.: Terminologielisten müssen nach Aktualisierungen immer wieder neu verteilt werden. Auch besteht in
der Regel nicht die Möglichkeit, mit beliebig vielen Benutzern
gleichzeitig auf die Liste (=Datei) zuzugreifen. Die Grenzen sind
spätestens dann erreicht, wenn mehrere Benutzer die Möglichkeit haben sollen, neue Terminologie hinzuzufügen, zu verändern oder zu beantragen.
Wenn die Terminologiearbeit mehr leisten muss
Bild 1: Ein eingebettetes Multimediaobjekt in SDL MultiTerm
Professionelle Terminologiemanagement-Systeme verfolgen
daher einen anderen Ansatz: Die Unternehmensterminologie
wird über einen Server zur Verfügung gestellt, alle Benutzer
haben dadurch Echtzeitzugriff auf die aktuellen Daten. Die Terminologiesuche ist über verschiedenste Anwendungen möglich
(z.B. Browser, Textverarbeitung oder so genannte Widgets) und
bedient so unterschiedlichste Nutzungskontexte. Über Zugriffsberechtigungen wird darüber hinaus genau gesteuert, wer Leseund Schreibberechtigungen hat, um die inhaltliche Korrektheit
der Daten zu gewährleisten.
Einige Systeme bieten über diese Grundlagen hinaus die Möglichkeit, die Datenstruktur völlig frei nach den eigenen Bedürfnissen zu definieren. So können Informationen, die zusätzlich
gespeichert werden sollen, selbst festgelegt werden. Diese
komplexeren Datenstrukturen hingegen in Excel abzubilden, ist
fast ein Ding der Unmöglichkeit. Schnell wächst eine Liste auf
sechs bis sieben verschiedene Sprachen mit jeweils fünf bis zehn
Zusatzinformationen an. Das lässt sich in der Anwendungspraxis nicht mehr wirklich überblicken. Sollten dann noch Multimediaobjekte (z.B. Abbildungen, technische Zeichnungen oder
Videos) zusammen mit der Terminologie hinterlegt werden, ist
dies mit Excel überhaupt nicht mehr möglich. Viele Terminologiemanagement-Systeme hingegen können Multimediaobjekte speichern und diese dem Anwender direkt anzeigen
(siehe Bild 1). Das ist gerade im Übersetzungskontext eine wertvolle Hilfestellung.
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Bild 2: Das Ergebnis einer unscharfen Suche im Terminologiesystem
Bild 3: Terminologie-Erkennung in der Übersetzungsumgebung
Auch bezüglich der Suchfunktionalitäten sind professionelle Terminologiesysteme klar im Vorteil. So bieten sie neben Standardsuchfunktionen die Möglichkeit, nach Wortgruppen zu suchen.
Eine der größten Stärken ist jedoch die unscharfe Suche (FuzzySuche), die auch Terminologie findet, wenn beispielsweise die
genaue Schreibweise des Suchbegriffs unbekannt ist oder wenn
das Wort im Plural eingegeben, aber nur die Singularform in der
Datenbank hinterlegt ist (siehe Bild 2).
Das Gleiche gilt für den Redaktionsprozess: Auch hier haben
viele Redaktionssysteme eine Terminologiekomponente integriert, die schon in der Ausgangssprache dafür sorgt, dass der
Redakteur die richtigen Begriffe einheitlich verwendet. Das
erhöht zum einen die sprachliche Qualität der Ausgangstexte.
Zum anderen wird dadurch die Übersetzung erleichtert, da z.B.
viele Nachfragen zu uneinheitlicher Terminologie entfallen.
Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess
Ein weiterer Vorteil von Terminologiesystemen gegenüber Excel
ist die direkte Integration in den Redaktions- und Übersetzungsprozess. Professionelle Übersetzungslösungen haben typischerweise bereits eine Terminologiekomponente integriert. Dadurch
wird dem Übersetzer automatisch die korrekte Terminologie
ohne zusätzliche Schritte angezeigt (siehe Bild 3).
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Fazit
Terminologie ist weit mehr als nur eine Wortliste. Sie ist ein strategisches Instrument, das die Markenidentität eines Unternehmens schärft, effiziente Kommunikation ermöglicht und einen
internationalen Auftritt erfolgreich macht. Professionelle Terminologiemanagement-Lösungen bieten die hierzu notwendige
technische Infrastruktur.
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