Projektbericht Projectspace EJPD II - sharepoint
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Projektbericht Projectspace – die elektronische Zusammenarbeitsplattform am EJPD für das Eidg. Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) Für die Umsetzung des Schengener Abkommens (Bundesratsbeschluss im Juni 2007) mussten alle betroffenen Informatik-Systeme für die nahtlose Zusammenarbeit mit den europäischen Systemen angepasst werden. Innerhalb von nur zwei Wochen sollten trotz hoher sicherheitstechnischer Anforderungen alle Projekt-Teilnehmer auf einer elektronischen Collaboration - Plattform Informationen austauschen und zusammenarbeiten. Auf Basis Microsoft SharePoint und GRIDworks Projektportal und entstand „projectspace“, eine Plattform für elektronische Zusammenarbeit, auf die bis heute täglich über 1000 Benutzer zugreifen. Ausgangslage Im Juni 2007 beschloss der Bundesrat beschloss, das Schengener Abkommen möglichst rasch umzusetzen. Folglich mussten alle betroffenen Informatik-Systeme so angepasst werden, dass eine nahtlose Zusammenarbeit mit den europäischen Systemen möglich wurde. Anfang Juli 2007 wurde im Eidg. Justiz- und Polizeidepartement ein Projekt-Programm (IT-Umsetzung Schengen/Dublin) gestartet, das alle relevanten Informatikprojekte koordinieren sollte. Ein Vorhaben dieses Umfangs erforderte eine zentrale Zusammenarbeits-Plattform, welche einerseits den hohen sicherheitstechnischen Anforderungen gerecht wurde und andererseits einen möglichst unkomplizierten und umfassenden Informationsaustausch zwischen allen Parteien ermöglichte - und dies bei konstanter Nachvollziehbarkeit. Zudem mussten wichtige Stützpfeiler der Kommunikation und des Programm-Managements standardisiert werden. Anforderungen Eine elektronischen Zusammenarbeitsplattform musste bereitgestellt werden, die es allen Projekt-Teilnehmern sowohl innerhalb des Departements als extern ermöglichte, gemeinsam an verschiedenen Inhalten zu arbeiten. Alle Dokumente sollten für die bessere Nachvollziehbarkeit einer Versionskontrolle unterworfen sein. Pendenzen und Risiken sollten online gepflegt werden können, um sie über alle Projekte und Teilprojekte hinweg aggregieren und auswerten zu können. Kritisch war der zur Verfügung stehende Zeitraum: die Plattform sollte innerhalb von zwei Wochen nach dem Entscheid des Bundesrates online gehen und auch langfristig nach Ende des Schengen/Dublin - Programmes weiterlaufen. Lösung Unter Berücksichtigung der Anforderungen und der zur Verfügung stehenden Zeit bis zur Aufschaltung war schnell klar, dass nur eine Lösung basierend auf dem GRIDWORKS Projektportal, in Frage kam, da es rasch und unkompliziert an die verschiedensten Bedürfnisse angepasst werden kann. Ausserdem mussten unterschiedliche Versionen von Windows-Betriebssystemen und Microsoft Office-Varianten, die von den Projektmitgliedern eingesetzt wurden, unterstützt werden. Die neue Lösung musste also einen sehr hohen Integrationsgrad bieten. Das Projekt wurde in zwei Phasen umgesetzt. Phase I (2007): Mit dem Einsatz des praxiserprobten GRIDWORKS Projektportal auf der Basis von Microsoft SharePoint Server 2007 konnte die die geforderte Projektplattform innerhalb von nur zwei Wochen bereitgestellt werden. Sämtliche Anforderungen des SchengenProgramms waren damit abgedeckt. Die Plattform beinhaltet neben einer umfassenden Dokumentverwaltung auch Werkzeuge zur Aufgaben-, Problem- und Risikoverwaltung sowie eine eigenständige Benutzerverwaltung, um auch die Partizipation der zahlreichen externen Experten sicherzustellen. Projektbericht Phase II (2009): Im Mai 2009 wurde die Projektplattform erweitert, um die generelle Projektarbeit im Departement zu unterstützen. Weitere Funktionen wie das „Tailoring“, basierend auf Projekttyp und -kategorie, die elektronische Freigabe von Projektphasen und das Projektplanungselement kamen in diesem Ausbauschritt hinzu. Zusätzlich konnte der Besitzer eines Projektes die Funktionen und Projektrollen nun selbst verwalten, ohne über Administratorenrechte zu verfügen. Aufgrund der Erfahrungen aus der vorhergehenden Phase wurde zudem die Möglichkeit geschaffen, dass auch weitere elektronische Arbeitsräume für Teams, Arbeitsgruppen und Gremien zur Verfügung stehen. Ergebnis Die Zusammenarbeitsplattform Projectspace wird mittlerweile von über 1‘000 Benutzern des Departementes, der Kantone sowie externen Partnern tagtäglich verwendet Technologie Microsoft SharePoint Server 2007 Microsoft SQL Server 2008 GRIDWORKS Projektportal GRIDWORKS Benutzerverwaltung GRIDSOFT Team Adrian Fiechter, Luis Gamiz, Dirk Hulbert, Markus Lengacher
