Projektbericht Projectspace EJPD II - sharepoint

Projektbericht
Projectspace – die elektronische Zusammenarbeitsplattform am EJPD
für das Eidg. Justiz- und Polizeidepartement (EJPD)
Für die Umsetzung des Schengener Abkommens (Bundesratsbeschluss im Juni 2007) mussten alle
betroffenen Informatik-Systeme für die nahtlose Zusammenarbeit mit den europäischen Systemen
angepasst werden. Innerhalb von nur zwei Wochen sollten trotz hoher sicherheitstechnischer
Anforderungen alle Projekt-Teilnehmer auf einer elektronischen Collaboration - Plattform
Informationen austauschen und zusammenarbeiten. Auf Basis Microsoft SharePoint und GRIDworks
Projektportal und entstand „projectspace“, eine Plattform für elektronische Zusammenarbeit, auf die
bis heute täglich über 1000 Benutzer zugreifen.
Ausgangslage
Im Juni 2007 beschloss der Bundesrat beschloss, das
Schengener Abkommen möglichst rasch umzusetzen.
Folglich mussten alle betroffenen Informatik-Systeme so
angepasst werden, dass eine nahtlose Zusammenarbeit
mit den europäischen Systemen möglich wurde.
Anfang Juli 2007 wurde im Eidg. Justiz- und Polizeidepartement ein Projekt-Programm (IT-Umsetzung Schengen/Dublin) gestartet, das alle relevanten Informatikprojekte koordinieren sollte.
Ein Vorhaben dieses Umfangs erforderte eine zentrale
Zusammenarbeits-Plattform, welche einerseits den hohen sicherheitstechnischen Anforderungen gerecht
wurde und andererseits einen möglichst unkomplizierten
und umfassenden Informationsaustausch zwischen allen
Parteien ermöglichte - und dies bei konstanter Nachvollziehbarkeit.
Zudem mussten wichtige Stützpfeiler der Kommunikation und des Programm-Managements standardisiert
werden.
Anforderungen
Eine elektronischen Zusammenarbeitsplattform musste
bereitgestellt werden, die es allen Projekt-Teilnehmern
sowohl innerhalb des Departements als extern ermöglichte, gemeinsam an verschiedenen Inhalten zu arbeiten.
Alle Dokumente sollten für die bessere Nachvollziehbarkeit einer Versionskontrolle unterworfen sein. Pendenzen und Risiken sollten online gepflegt werden können,
um sie über alle Projekte und Teilprojekte hinweg aggregieren und auswerten zu können.
Kritisch war der zur Verfügung stehende Zeitraum: die
Plattform sollte innerhalb von zwei Wochen nach dem
Entscheid des Bundesrates online gehen und auch
langfristig nach Ende des Schengen/Dublin - Programmes weiterlaufen.
Lösung
Unter Berücksichtigung der Anforderungen und der zur
Verfügung stehenden Zeit bis zur Aufschaltung war
schnell klar, dass nur eine Lösung basierend auf dem
GRIDWORKS Projektportal, in Frage kam, da es rasch
und unkompliziert an die verschiedensten Bedürfnisse
angepasst werden kann.
Ausserdem mussten unterschiedliche Versionen von
Windows-Betriebssystemen und Microsoft Office-Varianten, die von den Projektmitgliedern eingesetzt wurden,
unterstützt werden. Die neue Lösung musste also einen
sehr hohen Integrationsgrad bieten.
Das Projekt wurde in zwei Phasen umgesetzt.
Phase I (2007): Mit dem Einsatz des praxiserprobten
GRIDWORKS Projektportal auf der Basis von Microsoft
SharePoint Server 2007 konnte die die geforderte Projektplattform innerhalb von nur zwei Wochen bereitgestellt werden. Sämtliche Anforderungen des SchengenProgramms waren damit abgedeckt. Die Plattform beinhaltet neben einer umfassenden Dokumentverwaltung
auch Werkzeuge zur Aufgaben-, Problem- und Risikoverwaltung sowie eine eigenständige Benutzerverwaltung, um auch die Partizipation der zahlreichen externen
Experten sicherzustellen.
Projektbericht
Phase II (2009): Im Mai 2009 wurde die Projektplattform
erweitert, um die generelle Projektarbeit im Departement
zu unterstützen. Weitere Funktionen wie das „Tailoring“,
basierend auf Projekttyp und -kategorie, die elektronische Freigabe von Projektphasen und das Projektplanungselement kamen in diesem Ausbauschritt hinzu.
Zusätzlich konnte der Besitzer eines Projektes die Funktionen und Projektrollen nun selbst verwalten, ohne über
Administratorenrechte zu verfügen. Aufgrund der Erfahrungen aus der vorhergehenden Phase wurde zudem
die Möglichkeit geschaffen, dass auch weitere elektronische Arbeitsräume für Teams, Arbeitsgruppen und Gremien zur Verfügung stehen.
Ergebnis
Die Zusammenarbeitsplattform Projectspace wird mittlerweile von über 1‘000 Benutzern des Departementes,
der Kantone sowie externen Partnern tagtäglich verwendet
Technologie
Microsoft SharePoint Server 2007
Microsoft SQL Server 2008
GRIDWORKS Projektportal
GRIDWORKS Benutzerverwaltung
GRIDSOFT Team
Adrian Fiechter, Luis Gamiz, Dirk Hulbert,
Markus Lengacher