Schnelles Planen und Verwalten

BETRIEB + MANAGEMENT
Seit zwei Jahren verwendet Michael Ballenberger das Verwaltungs- und Abrechnungssystem FR3. Das
neue Programm erleichtert die Planung
und Verwaltung im
Friedhofsbereich.
M
ichael Ballenberger erinnert sich noch gut
an den ersten Rechner,
der vor 15 Jahren in den Betrieb kam – ein Toshiba mit eigenem Betriebssystem. Damals
wurde ein Programm zum Etikettendruck eingesetzt. Nach
ein bis zwei Jahren war dies sogar im Stande, zwei Drucker
anzusteuern, was zur damaligen Zeit ein großer Fortschritt
war. Das DOS-System stellte
sich bald als nachteilig dar.
Vor rund acht Jahren wechselte der Betrieb zu einem neuen Programm für Friedhofsgärtnereien, das unter Windows
lief. Ursprünglich für das Programm geplante Module und
Erweiterungen wurden aber
nicht zu Ende gebracht. Dadurch stieg die Unzufriedenheit
beim Arbeiten mit der EDV.
Die Firma Logec, Bonn, hatte
erkannt, dass bestehende Branchen-Softwarelösungen immer
spezifisch für eine Branche ausgelegt waren. Betriebe, die in
mehreren Sparten tätig sind,
mussten verschiedene Programme installieren, die untereinander nicht kompatibel waren.
Das Anlegen mehrerer Kundenkarteien war notwendig, in denen teilweise die gleichen Personen enthalten waren. Die
Programmvielfalt brachte weitere Nachteile mit sich, beispielsweise beim Support.
Neue Idee vereinfacht
Bedienung
In Zusammenarbeit mit der Firma Datenspezial, Reutlingen,
hat Logec eine neue Software
entwickelt. Die Idee dabei war,
30
EDV anwenden
Schnelles
Planen und
Verwalten
eine Grundplattform zu schaffen, auf die verschiedene Module aufgesetzt werden können. Alle Module nutzen wichtige Dateien gemeinsam, beispielsweise die Kundenkartei.
Die Kundenverwaltung sowie
das Rechnungs- und Mahnwesen werden dadurch erleichtert.
Zunächst wurde die Software
für den Blumengroßhandel und
die Friedhofsgärtnerei ausgelegt.
Derzeit ist ein Ausbau für den
Baumschulbereich in Arbeit. Für
den Garten- und Landschaftsbau
Michael Ballenberger ist nicht
nur Gärtner und Floristmeister,
sondern auch Computerfreak
bietet das Unternehmen ein spezielles Programm an.
Ein Programm für alles
Die Grundlage des neuen Programms bildet der Datenbankserver Microsoft SQL. Als weiteres Qualitätsmerkmal wird
die Programmiersprache Microsoft Visual C++ gesehen.
G Ä RT N E R E I BA L L E N B E R G E R
Vielseitig und flexibel
B
Blumen Ballenberger ist nicht nur im Raum Frankfurt bekannt, sondern hat sich bundesweit einen Namen durch
Buga- und IGA-Beteiligungen und erhaltene Auszeichnungen gemacht. Die Friedhofsgärtnerei ist ein wichtiges
Standbein – die Gärtnerei betreut und pflegt 1400 Grabstätten, für ein Drittel sind Dauergrabpflegeverträge ausgestellt. Etwa 40 bis 45 % des Umsatzes wird mit der
Friedhofsgärtnerei erzielt. Zweites Standbein ist die Einzelhandelsgärtnerei. Auf der 2000 m² großen Gewächshausfläche werden Beet- und Balkonpflanzen, Bodendecker und Gehölze kultiviert. Ein Haus dient der Überwinterung von Kübelpflanzen. Im angegliederten Verkaufsbereich mit 300 m² Ladenfläche bietet Ballenberger Topfpflanzen und Schnittblumen an. Zum Service zählen Beratung, Planung und Ausführung von Begrünungen, einschließlich der Innenraumbegrünung und -pflege und Koordination der verschiedenen Gewerke. Bis zur Einführung
des Euro spielte das Geschäft mit Firmenkunden eine Rolle. Dieses Segment ist seither jedoch um 40 bis 50 % eingebrochen, da die Unternehmen verstärkt Einsparpotenziale nutzen. Dabei rangiert der Blumenbereich ganz oben.
Die EDV hat bereits vor 15 Jahren Einzug in die Gärtnerei
erhalten und wurde über die Jahre dem aktuellen Stand
angepasst. Vor drei Jahren installierte Ballenberger das
Verwaltungs- und Abrechnungssystem Logec FR3.
Das Programm, das bei Logec unter der Bezeichnung
FR3 und bei Datenspezial unter dem Namen DS FAFRI
läuft, lässt sich in bestehende
und zukünftige Systemumgebungen integrieren. Vorteilhaft
ist die Nutzung nur eines Programms für alle Anwendungen
und die dadurch niedrigen Anschaffungs- und Wartungskosten. Derzeit nutzen etwa 250
bis 300 Anwender das Programm.
Einsatz in der Praxis
Das Programm erstellt Rechnungen für die Bereiche Friedhofsgärtnerei, Endverkauf und
Innenraumbegrünung und bearbeitet städtische Aufträge.
Die gesamte Warenwirtschaft
läuft darüber.
Bankeinzüge und Rechnungseingänge können vom
Programm eingelesen und eindeutig zugeordnet werden. Dazu ist ein spezieller Zahlungsträger mit Zahlencode notwendig. Früher war die manuelle
Kontrolle der Zahlungseingänge
sehr aufwändig.
Michael Ballenberger sieht
die Gräberverwaltung als Vorteil gegenüber anderer Standardsoftware, die nicht auf jährlich wiederkehrende Zahlungen ausgerichtet sei.
➜ Mit der neuen Software können Jahresrechnungen und
Rechnung für Sonderleistungen
ausgegeben werden, die sich
46/2003
Blick in das Programm
FR3 für die (Friedhofs-)
verwaltung und -abrechnung
auf verschiedene Zeiträume
splitten lassen.
➜ Alte Rechnungen können erneut aufgerufen werden. Günstig sei dies, wenn Kunden ein
identisches Gesteck oder einen
Blumenstrauß wie im letzten
46/2003
Jahr kaufen möchten. Dann
lässt sich anhand der Rechnung
nachvollziehen, was der Kunde
damals erhalten hat.
➜ Es lässt sich eine Liste der
Grabstätten in Arbeitsreihenfolge erstellen. Sind die Arbei-
ten ausgeführt, wird diese Liste
für die Rechnungserstellung genutzt, ohne dass sie erneut erfasst werden muss.
➜ Verknüpfungen sind möglich, beispielsweise mit Word,
zum Internet oder Outlook und
dies in Verbindung mit der
Kundenkartei. Direkte Anschreiben aus dem Programm
heraus können erstellt werden.
Ballenberger plant, die Vertragsverwaltung und Sonderkostenrechnung zu integrieren.
„Dann ist das Programm rund“,
sagt er.
Günstig sei, dass Logec über
das Internet und die ComputerIP vom Firmensitz aus auf den
Rechner zugreifen und so Fehler beheben kann. Durch diese
Verbindung können Updates
automatisch geladen werden.
Ein Grund für den Programmwechsel sei auch der Support
gewesen, der beim früheren
Softwarehaus nicht funktioniert
hätte.
Derzeit noch Zukunftsmusik
ist der Wunsch Ballenbergers,
die Kasse im Endverkauf durch
ein Netzwerk mit dem Programm zu koppeln.
Text und Bilder: Werner Oschek,
Übach-Palenberg
31