Microsoft Referenz Vapiano ERP - IT
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Microsoft Dynamics NAV vormals Business Solutions–Navision Kundenreferenz Thema: Enterprise Resource Planning Die Pasta wird per RFID-Karte kassiert Überblick Land: Deutschland Branche: Gastgewerbe Mitarbeiter: 1200 Unternehmen Die Vapiano AG gehört zu den Vorreitern der neuen Systemgastronomie und betreibt weltweit 31 Restaurants. Die Restaurantkette beschäftigt insgesamt 1200 Mitarbeiter und erzielt in Deutschland unter Berücksichtigung der Franchise-Restaurants einen Umsatz von 43,5 Millionen Euro. Ausgangssituation Das starke Wachstum stellte die Unternehmensorganisation vor neue Herausforderungen: Die Systeme waren eher auf kleine, nationale Strukturen zugeschnitten. Dem Management standen Geschäftszahlen nur mit zeitlicher Verzögerung zur Verfügung. Lösung Die Vapiano AG entschied sich für Microsoft Dynamics NAV. Neben der internationalen Ausrichtung gab die Kassenlösung Microsoft Dynamics Retail Management System den Ausschlag. Nutzen Heute profitiert das Management von zeitnahen Informationen. Da alle Unternehmensbereiche mit einem System arbeiten, sind Fehlbestände oder Kontostände schnell zu erkennen. „Heute können wir unsere Geschäftsdaten flexibel auswerten – ohne zeitliche Verzögerung.“ Mirko Silz, Vorstand der VAPIANO AG Träum ich oder wach ich? Diese Frage dürften sich die Gründer der Vapiano AG wohl gestellt haben, als sie vom Erfolg ihres ersten Restaurants in Hamburg buchstäblich überwältigt wurden. Inzwischen gibt es weltweit 31 Niederlassungen, die sich durch kurze Wartezeiten, ein angenehmes Ambiente und Frische auszeichnen. Das Konzept der Systemgastronomie stellt das Unternehmen jedoch immer wieder vor die gleiche Herausforderung: an allen Standorten dieselbe hohe Qualität zu gewährleisten. Damit dies angesichts des rasanten Wachstums weiterhin gelingt, entschied sich die Bonner Restaurantkette kürzlich für den Wechsel auf eine integrierte, internationale Unternehmenssoftware mit Kassenanbindung. Jetzt machen die Mitarbeiter in den Restaurants ihre Gäste mit wenigen Fingerbewegungen auf den Touchscreens der Kassen glücklich, und dem Management stehen transparente Geschäftszahlen zeitnah zur Verfügung. „Entscheidend war für uns die Kassenanbindung, die sich mit dem Dynamics Retail Management System realisieren ließ.“ Mirko Silz, Vorstand der VAPIANO AG Wer sich etwas Gutes tun will, geht in der Mittagspause zum Italiener um die Ecke. Zermürbt von der langen Wartezeit, bleiben dem gestressten Büropersonal jedoch oft nur wenige Minuten, um eine Portion Tortellini hinunterzuschlingen, die bereits den halben Tag fröhlich in der Schinken-SahneSoße vor sich hinblubberten. Etwas anders sieht das Konzept der Bonner Restaurantkette Vapiano AG aus, die mittlerweile in 21 deutschen Städten vertreten ist. Die Lokale sind in den besten Geschäftslagen zu finden und haben ein durchgestyltes Ambiente. Vapiano gehört zu den Vorreitern der neuen Systemgastronomie. Zu erkennen am „Front-Cooking“-Konzept, der Beschränkung auf Pasta, Pizzen und Salate und vor allem der frischen Zubereitung. Eine Idee, die binnen kürzester Zeit für Furore sorgte. „Als wir 2002 unser erstes Restaurant eröffneten, haben wir den Erfolg zunächst für ein Hamburger Phänomen gehalten“, gesteht Mirko Silz, Vorstand der Vapiano AG. Doch wie sich herausstellte, ziehen Argumente wie Qualität, Frische, Geschwindigkeit, Atmosphäre und faire Preise auch in anderen Großstädten. Erst kürzlich eröffnete die Gruppe in Mannheim Deutschlands Restaurant Numero 21. International gibt es inzwischen 31 Niederlassungen. Ein Teil davon wird im Rahmen eines Franchisekonzepts von Partnern geführt. Vapiano beschäftigt hierzulande 362 Mitarbeiter. Nimmt man das Personal der Franchisenehmer hinzu, sind es etwa 1200. Der Umsatz stieg 2007 allein in Deutschland unter Berücksichtigung der Franchise-Restaurants sprunghaft von 24,5 auf 43,5 Millionen Euro. Kassenanbindung gab Ausschlag Eine Entwicklung, die das Unternehmen organisatorisch vor viele neue Herausforderungen stellte. Bislang arbeitete die Vapiano AG mit Kassensystemen und einer Warenwirtschaft eines kleineren Anbieters, während in der Buchhaltung DATEV-Lösungen eingesetzt wurden. Eine eher national ausgerichtete Kombination, die der interna- tionalen Expansion im Weg stand. „Mit zunehmendem Wachstum machte sich die fehlende Integration der einzelnen Programme schmerzlich bemerkbar. Der Arbeitsaufwand für die Konsolidierung der Restaurantumsätze war sehr hoch. Darüber hinaus hatten wir keinen Einblick in die aktuelle Liquiditätssituation, da die täglichen Einzahlungen auf den Konten erst manuell erfasst werden mussten“, erinnert sich Mirko Silz. Anfang 2006 suchte Vapiano deshalb nach einer Unternehmenssoftware, die zum einen in der Lage war, das starke internationale Wachstum zu kompensieren, und zum anderen sämtliche erforderlichen Funktionen – von Buchhaltung über Warenwirtschaft bis zur Kassenlösung – im Rahmen eines integrierten Gesamtkonzepts abdeckte. Im Frühjahr 2006 machte das ERP-System Microsoft Dynamics NAV das Rennen. „Entscheidend war für uns die Kassenanbindung, die sich mit dem Dynamics Retail Management System realisieren ließ. Hinzu kam die Investitionssicherheit einer verbreiteten Standardsoftware, die weltweit bestens aufgestellt ist“, begründet Vorstand Silz die Wahl. Mindestens ebenso wichtig war ein weiterer Aspekt, der bei der Umsetzung des Softwareprojekts eine große Rolle spielen sollte: die Flexibilität der Programmstruktur. Schließlich waren nicht nur die Oberflächen der Kassensysteme an die Bedürfnisse der Restaurantkette anzupassen, langfristig sollten auch die Bezirksleiter und Restaurantmanager personalisierte Geschäftsberichte zu ihren Verantwortungsbereichen bekommen. Den Zuschlag für die Implementierung sicherte sich der Bonner Microsoft-Partner Bechtle GmbH & Co. KG. Die Kassenlösung steuerte hingegen der Microsoft-Partner MS-POS GmbH bei. „Wir haben uns bewusst für einen Partner in der Nähe entschieden, der Erfahrung mit internationalen Projekten hat. In Bonn führt an Bechtle einfach kein Weg vorbei“, erklärt Silz augenzwinkernd. Foto: Vapiano AG Gläserne Küche: Die frische Zubereitung in der gläsernen Küche gehört zum Konzept der Restaurantkette VAPIANO Technik im Überblick Microsoft Dynamics NAV Derzeit sind 42 Restaurantkassen und zehn Arbeitsplätze in der Verwaltung an die Unternehmenssoftware Microsoft Dynamics NAV angeschlossen. Schnittstellen bestehen zu den Zahlungsverkehrsprogrammen KK und EC-Cash, der DATEV und den noch im Einsatz befindlichen alten Kassensystemen. Microsoft Dynamics Retail Management System In allen Restaurants ist das Microsoft Dynamics Retail Management System im Einsatz. Es zeichnet sich durch eine komfortable Bedienung per Touchscreen aus und umfasst Funktionen aus der Warenwirtschaft. Die Vapiano AG setzt IBM-Kassensysteme ein, deren Daten mehrmals täglich an die Unternehmenszentrale übertragen werden. Zusätzlich sind Bestellterminals auf Basis von Microsoft Windows CE angeschlossen. Microsoft Office SharePoint Server 2007 Derzeit baut die Vapiano AG auf Basis des Portalsystems Microsoft Office SharePoint Server 2007 ein Managementinformationssystem auf, das Führungskräfte gezielt mit Geschäftszahlen aus ihrem Verantwortungsbereich versorgt. Pasta & Hightech Bei der Implementierung konzentrierte sich das Projektteam zunächst auf die Anpassung des Microsoft Dynamics Retail Management System an die Besonderheiten der Systemgastronomie. Hierzu zählt beispielsweise die Pflege der Rezepturen für alle Positionen der Speisekarte. Darin verzeichnet sind die Mengen der eingesetzten Gemüse, Kräuter oder Lebensmittel. „Die Rezepturen sind gleichzeitig Basis für die täglichen Inventuren. Beim Tagesabschluss werden aus den verkauften Speisen die verbrauchten Mengen berechnet und vom Bestand abgezogen. Die verbleibenden Restmengen vergleichen wir dann mit den gezählten beziehungsweise gewogenen Ergebnissen“, erläutert Vorstand Silz. Auf diese Weise könne man signifikante Fehlbestände sofort erkennen. Ein weiteres technisches Highlight gibt es in den Restaurants zu bewundern. Hier kommen Chipkarten mit RFID-Technologie zum Einsatz: Jeder Gast erhält eine Karte, auf der zunächst alles gebucht wird, was er im Restaurant konsumiert. Bezahlt wird am Ausgang. Mithilfe der Chipkarte wird der im System hinterlegte Bon aufgerufen, ausgedruckt und der Betrag kassiert. Manuelle Eingaben sind am Kassenterminal in aller Regel nicht erforderlich. Im kaufmännischen Bereich lag das Hauptaugenmerk auf dem Aufbau eines strukturierten Berichtswesens. Dabei galt es, zunächst einen international gültigen Konzernkontenrahmen zu definieren und einen Betriebsabrechnungsbogen für die Kostenrechnung zu erarbeiten. Buchungsdaten, Waren- und Kassenbestände der Restaurants werden mehrmals täglich an die Vapiano-Zentrale übermittelt. Künftig sollen relevante betriebswirtschaftliche Kennzahlen in einem Managementinformationssystem zur Verfügung gestellt werden, doch bis es so weit ist, müssen erst sämtliche Restaurants umgestellt sein. „Wir haben zunächst alle Neueröffnungen mit dem neuen Kassensystem ausgestattet und ziehen die übrigen Niederlassungen jetzt schrittweise nach. Im Moment arbeiten noch zehn Restaurants mit dem alten Kassensystem“, stellt der Vapiano-Chef klar. Die Weitere Informationen Microsoft-Partner Bechtle GmbH & Co. KG Pennenfeldsweg 10 53177 Bonn Tel.: 0228 6888-157 Fax: 0228 6888-100 E-Mail: [email protected] www.bechtle.de Geschäftskundenbetreuung Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim Tel.: 0180 5 672330* Fax: 0180 5 229554* E-Mail: [email protected] *0,14 Euro/Min., deutschlandweit ©2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. Daten der alten Kassensysteme werden in einem halbmanuellen Verfahren per Schnittstelle eingespielt. Transparente Daten Inzwischen sind 42 Kassen in 21 Restaurants und acht Arbeitsplätze in der Verwaltung an Microsoft Dynamics NAV angeschlossen. Mirko Silz schätzt vor allem die transparenten Geschäftszahlen der neuen Unternehmenssoftware: „Wir können unsere Geschäftsdaten heute flexibel ohne zeitliche Verzögerung auswerten. Jetzt liegen mir spätestens am nächsten Morgen die Zahlen des vergangenen Tages vor.“ Auf diese Weise kann er schnell erkennen, welche Menüs und Speisen gut ankommen und welche gewöhnungsbedürftig sind. Auch der Vergleich einzelner Restaurants ist per Knopfdruck möglich. Mit Blick auf das hek- tische Tagesgeschäft lobt Vorstand Silz vor allem die einfache Bedienung der Kassen: „Wenige Fingerbewegungen reichen aus, um die Vorgänge zu verarbeiten. Dadurch können wir neue Mitarbeiter rasch anlernen und in größeren Städten flexibel in den verschiedenen Restaurants einsetzen.“ Mindestens ebenso effizient würden die Bestellterminals mit den RFID-Funkchips arbeiten. Selbst in Spitzenzeiten, etwa zur Mittagspause, laufe alles in geordneten Bahnen. „Früher war es mitunter schon etwas unübersichtlich“, gesteht der VapianoChef. Ein Thema, das mit Blick auf den weiteren Systemausbau diskutiert wird, ist die Prozessintegration mit dem Logistikdienstleister und einzelnen Lieferanten. Microsoft Dynamics NAV ist auf den Datenaustausch bestens vorbereitet, sodass man das Bestellwesen schnell umstellen könnte. Weitere Kundenreferenzen finden Sie unter: www.microsoft.com/germany/ kundenreferenzen Software und Services g g g g g 5000-899-24 YU 05/08 Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics Retail Management System Microsoft SQL Server 2005 g g g Microsoft Windows Small Business Server 2003 R2 Microsoft Windows Server 2005 (64 Bit) Windows Mobile CE Microsoft Office SharePoint Server 2007 Partner Microsoft Office 2003 Professional g Bechtle GmbH & Co. KG
