Moderne Kämmerer haushalten mit Microsoft Dynamics NAV

THEMEN DES MONATS
BEHÖRDEN
Moderne Kämmerer haushalten mit Microsoft Dynamics NAV
Deutschlands Kommunen modernisieren ihre Buchhaltung. Der Bund hat die Kämmerer dazu verpflichtet, ihr Rechnungswesen von der
einfachen kameralistischen auf kaufmännische doppelte Buchführung umzustellen. Spezielle, für Behörden und die öffentliche Verwaltung
entwickelte Branchenlösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV helfen dabei.
Auch die Schatztruhen der Kommunen
sind nicht mehr prall gefüllt. Umso
wichtiger ist es für Gemeinden, Städte
und Landkreise, Sparmöglichkeiten
zu nutzen und ihr Vermögen, ihre
Ausgaben und künftigen finanziellen
Belastungen genau zu kennen. Deshalb soll nun das Finanzwesen modernisiert werden.
Im November 2003 beschloss die
Innenministerkonferenz, das kommunale Haushaltsrecht zu reformieren.
Kommunen werden in den kommenden Jahren von der traditionellen Kameralistik auf das doppische System
umstellen. Dieser Schritt zu einem
grundlegend neuen Haushalts- und
Rechnungswesen im öffentlichen Sektor war längst überfällig.
Die Kameralistik
Die im 18. Jahrhundert in Deutschlands Kommunalverwaltungen eingeführte Buchführungsmethode, die
Kameralistik, stellt nur Einnahmen
den Ausgaben gegenüber. Damit legt
sie zwar detailliert die Verwendung
der Gelder dar, sagt jedoch nichts über
Gewinn und Verlust, Kosteneffizienz,
Rückstellungen oder Abschreibungen
aus. Künftig wird sie um die Kostenund Leistungsrechnung erweitert und
in den Gesamtkontext eines kommunaltypischen Budgetierungs- und
Controllingprozesses eingebettet.
Diese Buchführungsmethode nennt
man auch erweiterte Kameralistik. Da
die Kosten- und Leistungsrechnung
eine Vermögensbewertung voraussetzt,
kann mithilfe eines stichtagbezogenen
Ressourcenstatus auch in der erweiterten Kameralistik eine bilanzähnliche Übersicht zu steuerungsrelevanten
Werten erreicht werden.
Allerdings sprechen viele Gründe
dafür, gleich zu einer kaufmännischen
Buchführung zu wechseln: Es gibt
in diesem Umfeld mehr Auswahl an
Software und Lösungen, vielfältigere
Schulungsmöglichkeiten und viel Erfahrung seitens Wirtschaftsprüfern
und Steuerberatern. Auch die handelsrechtlich saubere Konsolidierung der
Abschlüsse kommunaler Unternehmen mit der Kernverwaltung wird
erst dadurch möglich.
Die Doppik
Das doppische Rechnungssystem, auch
doppelte Buchführung in Konten oder
kurz Doppik genannt, besteht aus drei
Komponenten:
■ die Ergebnisrechnung (Gewinnund Verlustrechnung)
■ die Vermögensrechnung (Bilanz)
analog zum kaufmännischen Rechnungswesen
■ die Finanzrechnung
Die doppelte Buchführung unterteilt
die Finanzen einer Behörde in Konten, zum Beispiel Aktiva und Passiva,
die wiederum in eine Soll- und Habenseite aufgespalten sind. Am Ende jedes Wirtschaftsjahrs zieht der Buchhalter eine Bilanz, die er mit der des
Vorjahrs vergleicht. Daraus ergibt
sich die Gewinn- und Verlustrechnung.
Privatwirtschaftliche Unternehmen
setzen diese Rechnungsart normalerweise ein.
Indem sie beliebig viele Konten eröffnen, erhalten sie einen genauen Überblick über die Finanzen und können
detaillierte Analysen erstellen. So
schafft die Doppik einen optimalen
Überblick über das Vermögen, die
Kontenbewegungen und weitere Werte
wie Abschreibungen oder Rückstellungen.
Kommunalpolitik benötigt
Haushaltspläne
Durch eine geschickte Kontenwahl
und -gliederung lassen sich auch Haushaltsplanstrukturen einarbeiten. Das
ist wichtig, damit die Haushaltspläne
künftig nicht isoliert vom übrigen
Rechnungswesen stehen, sondern
nach wie vor öffentlich nachweisen,
dass die Steuermittel aufgabenorientiert verwendet werden. Die Kommunalpolitik wird schließlich nicht ohne
das Instrument „Haushaltsplan“ auskommen.
Die Finanzrechnung entspricht in
der Wirtschaft der Kapitalflussrechnung. Sie wird jedoch nicht jährlich
beim Abschluss erstellt, sondern kontinuierlich mitgeschrieben. Damit lassen sich Investitionen abbilden, die
Herkunft und Verwendung liquider
lieren, denn die bisherigen Lösungen deren Finanzmanagement gleicherentsprechen nur selten den Anforde- maßen den Anforderungen der Kamerungen. Bei der Umstellung ist zwi- ralistik, der erweiterten Kameralistik
schen einem „harten“, sofortigen und und der Doppik genügt.
einem „weichen“ Umstieg zu unterMicrosoft Dynamics NAV bietet die
scheiden, bei dem beide Systeme ei- Sicherheit einer international bewährnige Zeit parallel laufen.
ten Standardlösung und die FlexibiIn beiden Varianten sind drei Ebe- lität einer Individuallösung. Der weitnen zu berücksichtigen: die Auswahl aus größte Teil der Funktionen bader IT-Struktur, die fachliche Qualifi- siert auf Standardprozessen. Diese
zierung der Mitarbeiter und die Im- Basis stabiler, vollständig integrierter
plementierung des Projekts. Ein harter und prozessorientierter Funktionen
Umstieg ist zu empfehlen, wenn alle wird ergänzt um branchenspezifische
Schritte ausführlich vorbereitet werden Funktionalität. Das macht Microsoft
und die Mitarbeiter hoch motiviert Dynamics NAV zu einer der flexibelssind. Beim Wechsel des Softwareanbie- ten Businesslösungen für den öffentters ist das in der Regel die bessere lichen Dienst.
Die Branchenanpassungen für
Variante.
Beim weichen Umstieg bleibt zwar den kommunalen Markt haben zwei
mehr Zeit für die Systemumstellung, Microsoft-Partner mit ihren Produksie ist jedoch nur empfehlenswert, ten vorgenommen:
wenn das alte und das neue System
harmonieren.
INFOMA: Die INFOMA Software ConAuch bei der Auswahl der Software sulting GmbH ist einer der führenden
gilt es, einige Punkte zu beachten: Da Anbieter von Softwarelösungen und
die Verwaltungen bereits viele IT-LöDienstleistungen für komsungen einsetzen, sollte die
munale Verwaltungen und
Finanzsoftware so
öffentliche Einrichumfassend und
tungen. Mit newMicrosoft
integrationsfähig
system kommunal
Dynamics
wie möglich sein.
stellt INFOMA eine
Neues kommunales
Dabei deckt sie am
integrierte Komplettlösung für die klassiFinanzsche Kameralistik
wesen
und das neue kommunale Finanzwesen zur
Verfügung. Mit der 2002 gegründeten INFOMA PartnerGroup – einer Kooperation mit
innovativen kommunalen ITDienstleistern – adressiert INFOMA
über 1100 Kunden.
Bund
Lösung eignet sich für
Länder
Kommunen
Das „Neue Kommunale Finanzwesen“ ist ein wichtiger Baustein zur Verwaltungsmodernisierung.
Das Angebot von Microsoft im Rahmen seines E-Government-Lösungsportfolios unterstützt
Kommunen bei der Umstellung auf die kaufmännische doppelte Buchführung.
Mittel nachweisen sowie die Liquidität
selbst darstellen. Die Finanzrechung
ist das Werkzeug, um die Finanzlage
einer Kommune neben der Ertragsund Vermögenslage zu beurteilen.
Die Umstellung
Obwohl die Gewinn- und Verlustrechnung für Behörden durchaus sinnvoll
ist, schrecken viele noch vor der Umstellung auf Doppik zurück. Sie erfordert unter anderem die vollständige
Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens. Zusätzlich müssen einige
kommunale Geschäftsprozesse neu definiert werden. Auch neue Software ist
nötig, etwa Kameralistik und Doppik
abbildende Finanzprogramme. Und
schließlich müssen die Mitarbeiter für
das neue System geschult werden.
In den meisten Fällen müssen die
Kommunen eine neue Software instal-
besten verschiedene Fachverfahren
ab, die künftig nicht mehr als eigenständige Lösung gebraucht werden.
Zum Beispiel gibt es zwischen der
Bilanzierung sowie der Vermögensverwaltung und -betreuung von Gebäuden und Liegenschaften viele funktionelle Überschneidungen.
Im Rahmen der Umstellung kann
die Software vereinigt werden, und
gleichzeitig lassen sich die Schnittstellen für die Datenüberleitung in die
Finanzsoftware einsparen. Dabei ist
es wichtig, dass sich die Programme
individuellen Wünschen und Anforderungen anpassen.
Branchenlösungen
Branchenlösungen auf Basis von
Microsoft Dynamics NAV, früher
Microsoft Navision genannt, sind vollständig integrierte Businesslösungen,
mps: Das Finanzmanagementsystem
mpsNF integriert doppische Elemente in ein kameral geführtes Verfahren
und ermöglicht das Drei-Komponenten-Rechnungswesen mit Ergebnis-,
Finanz- und Vermögensrechnung. Die
Lösung enthält außerdem Module für
die kommunale Vermögensverwaltung,
zum Beispiel Anlagenbuchhaltung,
Inventar- und Darlehensverwaltung.
Durch den modularen Aufbau von
mpsNF können Verwaltungen ihre
Systeme Schritt für Schritt umstellen
und bleiben auch danach offen und
flexibel für Veränderungen und Erweiterungen. Bundesweit vertrauen
mehr als 1 000 Verwaltungen auf die
mps-Lösungen.
Integration in das E-GovernmentStarter-Kit
Finanzsysteme sind wichtige IT-Bestandteile im öffentlichen Dienst. Deshalb kommt den Schnittstellen eine
große Bedeutung zu. Um nicht jedes
Fachverfahren einzeln an das Finanzsystem ankoppeln zu müssen, hat
Microsoft für die beiden Produkte
newsystem kommunal und mpsNF
eine Schnittstelle zum E-GovernmentStarter-Kit implementiert, sodass SollStellungen und Ist-Buchungen automatisch erfolgen. Das Herzstück dafür
ist BizTalk Server, der im Starter-Kit
integriert ist. Damit lassen sich mit
geringem Aufwand auch andere Fachverfahren an das Finanzsystem ankoppeln, sofern sie an das E-Government-Starter-Kit angebunden sind.
Petra Krickl, Lösungsspezialistin bei der
Microsoft Deutschland GmbH, berät Städte,
Gemeinden und Landkreise beim Umstieg
auf Microsoft Dynamics NAV. Sie empfiehlt:
„Mit der Flexibilität von Microsoft Dynamics
NAV lässt sich je nach Voraussetzungen und
Rahmenbedingungen entweder sofort oder
schrittweise von der Kameralistik auf die
Doppik umsteigen.“
Durch die Kombination von Soll-Stellung und Ist-Buchung lassen sich
auch E-Government-Prozesse implementieren, die einen „Vorkasse-Charakter“ aufweisen. Ein Beispiel: Stellt
ein Bürger einen beliebigen kostenpflichtigen Antrag, prüft das StarterKit, ob er dazu überhaupt berechtigt
ist. Danach ermittelt es die Kosten
und meldet im Kassensystem eine
Soll-Stellung. Je nach Zahlungsweise
wird der fällige Betrag per Lastschrift
vom Konto des Antragsstellers eingezogen oder ein elektronisch erstellter
Gebührenbescheid verschickt. Wenn
die Kommune den Geldeingang verbucht (die Ist-Buchung), bearbeitet
das Starter-Kit den Antrag weiter. Das
garantiert, dass die Kommune die Gebühr für ihre Dienstleistung erhält.
Falls jedoch der Zahlungseingang
innerhalb einer bestimmten Frist ausbleibt, sorgt BizTalk Server dafür, dass
der Antragsprozess abgebrochen und
der Antragsteller darüber benachrichtigt wird.
Viel Lob für das neue
Finanzwesen
Kommunen, die bereits auf die Doppik
umgestellt haben, äußern sich sehr
positiv über ihre ersten Erfahrungen.
Mehr Transparenz bei den Einnahmen und Ausgaben und ein höheres
Verantwortungs- und Kostenbewusstsein in den Fachbereichen sind die
wichtigsten Vorteile.
LINK | INFO | KONTAKT
E-Government-Lösungen
C17
Branchenlösungen für den öffentlichen
Dienst und mehr
C18
Infoma: newsystem kommunal
www.infoma.de
MPS: mpsNF
www.mps-kommunal.de
MONATSSPIEGEL · OKTOBER 2005 | 5