Projektmanagement - New Connection GmbH

Projektmanagement
Warum Projektmanagement wichtig ist
Wann immer wir beschliessen, etwas zu unternehmen, irgendwohin zu gehen, etwas
aufzubauen, etwas zu erreichen, brauchen wir Antworten auf Fragen wie: Was wollen
wir eigentlich erreichen? Wann werden wir beginnen? Was brauchen wir dafür?
Können wir das allein schaffen oder brauchen wir Hilfe? Wie lange wird es dauern?
Wie viel wird es kosten? Dies sind die typischen Fragen, die sich zu Anfang eines
jeden Projekts stellen. Die Antworten darauf sind die Bausteine des
Projektmanagements – sie definieren, was wir erreichen wollen, und helfen den
besten Weg zur Erreichung dieser Ziele zu finden.
Strukturiertes Projektmanagement heisst, ein Projekt auf logische und organisierte
Weise durchführen und dabei nach vorab festlegten Schritten vorgehen. Eine
strukturierte Projektmanagementmethode ist die schriftliche Dokumentation dieses
logischen, organisierten Ansatzes. PRINCE2 ist eine derartige Methode für
strukturiertes Projektmanagement.
Viele Projekte misslingen. Einige dieser Fehlschläge machen Schlagzeilen, aber die
Mehrheit wird schnell vergessen. Die Gründe für das Misslingen von Projekten sind
ebenso zahlreich wie unterschiedlich. Häufig genannte werden:
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Das Fehlen eines gültigen Business Case oder geschäftlichen Rechtfertigung für
das Projekt
Mangelhafte Definition von Qualitätsstandards und –prozessen zu Beginn des
Projekts und während der Durchführung
Unzureichende Definition der Ergebnisse, dadurch unklare Vorstellungen, was mit
dem Projekt erreicht werden soll
Unzureichende Definition der Ergebnisse, dadurch unklare Vorstellungen, was mit
dem Projekt erreicht werden soll
Unzureichende Kommunikation mit den beteiligten Parteien, so dass die
gelieferten Produkte nicht den Vorstellungen des Kunden entsprechen
Unzureichende Definition und mangelnde Akzeptanz der
Projektmanagementrollen und –verantwortlichkeiten, dadurch fehlende Lenkung
und schlechte Entscheidungsfindung
Fehlerhafte Einschätzung der Projektdauer und –kosten, so dass Projekte zeitund kostenaufwändiger sind als geplant
Unzureichende Planung und Koordination der Ressourcen, dadurch mangelhafte
Zeitplanung
Unzureichende Messkriterien und Mangelnde Fortschrittskontrolle, so dass der
tatsächliche Status eines Projekts zu spät erkannt wird
Mangelnde Qualitätskontrolle, dadurch Lieferung inakzeptabler oder
unbrauchbarer Produkte
Ohne eine übergreifende Projektmanagementmethode haben die Auftraggeber eines
Projektes, die Projektmanagementteams und die Lieferanten unterschiedliche
Vorstellungen, wie ein Projekt organisiert werden sollte und wann die verschiedenen
Schritte durchgeführt werden sollten. Die Beteiligten kennen Ihre
Verantwortlichkeiten nicht, was häufig zu allgemeiner Verwirrung führt. Deshalb
werden Projekte – ganz besonders Grossprojekte – ohne eine
Projektmanagementmethode in den seltensten Fällen zeit- und kostengerecht
abgewickelt werden können.
New Connection GmbH kann Ihnen all das ersparen. Wir arbeiten nach der
Prince2TM Methode und unsere Projektleiter sind zertifiziert. Ganz egal, ob wir ein
Projekt für Sie durchführen oder ob Sie nur einen unserer Projektleiter engagieren
wollen, mit uns sind Sie immer auf dem richtigen Weg.
Umfang von PRINCE2
Nach PRINCE2 sollte ein Projekt:
einen organisierten und kontrollierten Anfang haben, d.h. alles sollte sorgfältig
organisiert und geplant sein, bevor man sich an die eigentliche Arbeit macht.
organisiert und kontrolliert fortschreiten, d.h. sobald das Projekt angelaufen ist,
sollte es kontrolliert auf Kurs bleiben.
einen organisierten und kontrollierten Abschluss haben, d.h. wenn alle Ziele
erreicht worden sind und das Projekt zum Ende gekommen ist, sind eventuell
noch unerledigte Punkte zu klären.
Was in einem Projekt wann stattfinden sollte, beschreibt PRINCE2 durch eine Folge
von Prozessen, die alle Aktivitäten – ab dem Projektstart bis zum Projektabschluss –
abdecken.
Für die Organisation und Steuerung eines Projekts braucht man jemanden, der die
diese Aufgaben übernimmt – diese Person ist bei PRINCE2 der Projektmanager. Der
Projektmanager wählt die Personen aus, die an dem Projekt mitarbeiten, und ist
dafür verantwortlich, dass alle geplanten Arbeiten ordnungsgemäss und pünktlich
erledigt werden. Er erstellt die Projektpläne, in denen festgelegt ist, welche Aufgaben
dem Team gestellt werden und bis zu welchem Termin sie erledigt sein sollten.
Die Person, die die finanziellen Mittel für das Projekt bereitstellt, wird als Kunde bzw.
Auftraggeber bezeichnet. Derjenige, der die Projektergebnisse verwenden bzw.
davon betroffen sein wird, ist der Benutzer. Bei einigen Projekten können Kunde und
Benutzer ein und dieselbe Person sein. Das Know-how für die eigentliche
Projektarbeit (d. h. für den Entwurf und den Aufbau des Ergebnisses) bringt der
Lieferant bzw. der Spezialist ein. Alle diese Personen müssen organisiert und
koordiniert werden, damit das Projekt das angestrebte Ergebnis etatgerecht,
fristgerecht und in der gewünschten Qualität liefern kann.
Jedes PRINCE2-Projekt hat einen Lenkungsausschuss, dem der Kunde, ein
Vertreter der Benutzerseite und ein Vertreter der Lieferanten- bzw. Spezialistenseite
angehören. PRINCE2 bezeichnet diese Rollen als Auftraggeber, Benutzervertreter
und Lieferantenvertreter. Der Projektmanager berichtet dem Lenkungsausschuss
regelmässig über den erzielten Fortschritt und macht ihn auf potenzielle Probleme
aufmerksam. Der Lenkungsausschuss ist dafür verantwortlich, dass die notwendigen
Entscheidungen getroffen werden, damit der Projektmanager auftretende Probleme
beseitigen und das Projekt fortführen kann.
Die objektive Überwachung des Projektfortschritts ist Aufgabe der Projektsicherung.
In PRINCE2 erfolgt diese Projektsicherung aus drei verschiedenen Perspektiven –
aus der Sicht des Unternehmens, der Benutzer und der Spezialisten – was die
Interessen der drei im Lenkungsausschuss vertretenen Parteien widerspiegelt. Die
Projektsicherung prüft, ob das Projekt sich im Hinblick auf Kosten und Nutzen
weiterhin lohnt (Sicherung der Unternehmensinteressen), ob die Anforderungen der
Benutzer erfüllt werden (Sicherung der Benutzerinteressen) und ob das Projekt eine
geeignete Lösung liefert (Sicherung der Spezialisten- bzw. technischen Interessen).
Je nach den Anforderungen eines Projekts kann ein eigenes Projektsicherungsteam,
die Sicherungsverantwortung übernehmen. Aber die Mitglieder des
Lenkungsausschusses können diese Aufgaben durchaus auch selbst wahrnehmen.
Bei den meisten Projekten ist der administrative Aufwand relativ hoch, da alle
Beteiligten informiert, Besprechungen arrangiert, Pläne aktualisiert, Arbeiten
kontrolliert, Akten angelegt etc. werden müssen. Bei kleineren Projekten erledigen
die Projektmanager diese Arbeiten selbst. Wenn allerdings mehrere Projekte
gleichzeitig laufen, kann ein Projektbüro eingerichtet werden, das den
Projektmanagern einen Teil ihrer Arbeit abnimmt.
Die PRINCE2-Methode beschreibt allerdings nicht nur die an einem PRINCE2Projekt mitwirkenden Personen und ihre Zuständigkeiten, sondern auch Aktivitäten
wie Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Änderungsteuerung. Beim
Risikomanagement geht es darum, frühzeitig festzustellen, wo Risiken auftreten
könnten und wie man sie vermeiden könnte. Das Qualitätsmanagement ermöglicht
die Qualitätskontrolle der abgeschlossenen Projektarbeiten durch Tests oder
Prüfungen. Während der Laufzeit eines Projekts ergeben sich immer wieder
Änderungen, weil beispielsweise Menschen ihre Meinung ändern oder unerwartete
Ereignisse den Projektablauf beeinflussen. PRINCE2 bietet deshalb für die gezielte
Steuerung von Änderungen in einem Projekt eine Technik an, die verhindert, dass
ein Projekt in die falsche Richtung läuft.
PRINCE2 ist also eine Methode für das Management von Projekten. PRINCE2 hilft
festzulegen, welche Personen beteiligt und wofür diese verantwortlich sein sollten.
PRINCE2 stellt eine Reihe von Prozessen zur Verfügung und beschreibt, welche
Informationen während der Durchführung des Projekts zusammengestellt werden
sollten. Aber PRINCE2 nimmt Ihnen nicht die Arbeit ab und kann nicht garantieren,
dass Ihre Projekte erfolgreich sein werden. Gute Projekte, die etat- und fristgerecht
die gewünschte Qualität liefern, sind abhängig von der Qualität der Mitwirkenden,
und zwar vom Lenkungsausschuss ebenso wie von den einzelnen Mitgliedern des
Projektteams.