(k)ein Projekt? - SPS

Leiten – Führen – Managen: Projektmanagement
Wann ist ein Projekt
(k)ein Projekt?
In unserem zweiten Beitrag zum Thema Projektmanagement befassen wir uns mit der Frage, ab wann von
einem Projekt gesprochen werden und dies als solches behandelt werden kann. Damit das eingeführte Projektmanagement-Regelwerk von den Anwendern akzeptiert wird und den erwünschten Nutzen bringt, müssen Projekt- und Tagesgeschäft klar unterscheidbar sein. Wichtigstes Kriterium sollte dabei die Frage sein,
wie groß oder komplex ein Vorhaben sein muss, damit sich die Vorteile der Projektmanagementmethodik
entfalten können und einen gesunden Mehrwert bringen.
I
st das geplante Vorhaben ein Projekt
oder nicht? Lassen die Abgrenzungskriterien Raum für Interpretationen, werden die Mitarbeiter bei der
Projektdefinition individuelle Maßstäbe
anlegen. Jene, die sich z.B. Vorteile im
Kampf um Ressourcen und eine Aufwertung ihres Status als ‘Projektleiter’
erhoffen, werden soviel wie möglich
als Projekt deklarieren. Andere Kollegen assoziieren Projektmanagement
vielleicht mit Formalismus und Kontrolle. Dann werden sie Kriterien suchen und finden, die ihre Vorhaben
durch das ‘Projektdefinitionsraster’ fallen lassen.
Folgen einer unklaren Abgrenzung
Ist es schlimm, wenn die Mitarbeiter
bei der Projektdefinition unterschiedlich schalten und walten? Eindeutig
Ja, denn schädliche Folgen bleiben
nicht aus: ‘Projektitis’ führt schnell zu
Planungsaufwänden, die in keinem
sinnvollen Verhältnis zum Nutzen stehen. Verärgerung und Demotivation
betroffener Kollegen ist nur eine
Folge. Das Verschleiern von Projekten
führt dazu, dass auf wichtige Vorteile
des Projektmanagements verzichtet
wird: saubere Zieldefinition, Transparenz, schnelle Reaktionsfähigkeit bei
Fehlentwicklungen etc. Und ohne projektübergreifende Ressourcenplanung
werden Engpässe bei den Mitarbeitern
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SPS-Magazin Ausgabe 11/2011
oft nicht frühzeitig erkannt – es drohen Verzögerungen und schmerzhafte
finanzielle Einbußen.
Wirksame Abgrenzungskriterien
In Anlehnung an gängige Projektdefinitionen gehören in der Regel folgende
Punkte zu einer firmeninternen Abgrenzung: zeitliche Limitierung, Einmaligkeit der Zielsetzung, eigens zusammengestelltes Team, vorgegebene Rahmenbedingungen bezüglich Zeit, Kosten und Qualität. Doch das funktioniert
nur, wenn die Aussagen präzise und
unmissverständlich definiert sind. Was
genau bedeutet beispielsweise das Kriterium: „Ein Vorhaben ist ein Projekt,
wenn es Kosten von mehr als
25.000€ verursacht?“ Welche Kosten
sind da gemeint? Sind interne Personalkosten inbegriffen oder geht es nur
um externe Ressourcen und Investitionen? Zum anderen muss die Trennlinie
zwischen Projekt- und Tagesgeschäft
zum Unternehmen passen und von
den Betroffenen als plausibel und sinnvoll erlebt werden. Und das bedeutet
u.a.: Der Planungsaufwand muss in
einem gesunden Verhältnis zum
Nutzen stehen. Oft ist eine Abstufung
der Projektmethodik für kleine, mittlere
und große Projekte oder auch für thematisch unterschiedene Projektkategorien sinnvoll – wofür es dann natürlich
ebenfalls klare Kriterien geben muss.
Den Entscheidungsprozess
definieren
Zu einer unmissverständlichen Antwort
auf die Frage „Was ist (k)ein Projekt?“
gehört nicht zuletzt ein Bewilligungsprozess mit klaren Schritten und Entscheidungswegen. Gut strukturierte Vorlagen
für die Projektanträge tragen dazu bei,
dass die Vorhaben verständlich formuliert
und miteinander vergleichbar werden –
eine große Hilfe für die Managemententscheidung, welche der Projektideen
bei einem begrenzten Budget verwirklicht
werden sollen und welche nicht. Transparenz über diese Antrags- und Auswahlprozesse könnte z.B. ein eigener
Projektbereich im Firmenintranet schaffen, der selbstverständlich auch für alle
weiteren relevanten Informationen für die
Projektdurchführung bestens geeignet ist.
Ausführliche Informationen zu diesem
Thema am Beispiel eines Maschinenbauunternehmens bietet Ihnen der Artikel
„Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt“ im
Projekt Magazin, zu dessen kostenfreier
Lektüre wir Sie herzlich einladen.
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Herzliche Grüße
Petra Berleb
Chefredakteurin und Gründerin des Projekt
Magazins
www.projektmagazin.de/
projektitis