Immobilienrisikomanagement

Immobilienrisikomanagement
- Softwareüberblick -
Februar 2011
Gastbeitrag von
Abu Dhabi
Herrn Prof. Dr. Lausberg
Professor für Immobilienwirtschaft, insb. Immobilienbanking
CoRE Campus of Real Estate
an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen
Berlin
Milan
Munich
Paris
Vienna
Zurich
Immobilienrisikomanagement
Das Immobilienrisikomanagement befasst sich mit dem Identifizieren, Messen, Steuern und Überwachen von
Objekt-, Markt- und Produktrisiken. Dafür gibt es viele einzelne Instrumente.
Risikomanagement (RM)
Identifizierung
Überwachung
RisikomanagementKreislauf
Messung
Steuerung
Immobilienrisiken
1
Produkt/Unternehmen
Managementrisiken
Organisationsrisiken
strategische Risiken
… weitere
Markt/Standort
Immobilienmarktrisiken
demographische Risiken
Umweltrisiken
… weitere
Objekt
Mieterrisiken
Kostenrisiken
rechtliche Risiken
… weitere
Instrumente
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Checkliste
Risikoinventur
Scoring
Szenarioanalyse
Sensitivitätsanalyse
Simulation
Limit
Monatsreports
… weitere
Anforderungen an Immobilienrisikosoftware
Bisher gibt es nur wenige Systeme, die den gesamten Risikokreislauf unterstützen, auf allen Risikoebenen
einsetzbar sind und mehrere Instrumente integrieren. Dies gehört jedoch zu den Anforderungen, die an
eine gute Risikosoftware gestellt werden.
Methodische Anforderungen (Beispiele)
 Unterstützung des gesamten Risikoprozesses
 Nachgewiesene Eignung für Immobilienrisiken
 Durchgängiges Konzept von der Objekt- bis zur Unternehmensebene
 Verknüpfung von Risiken mit Maßnahmen und verantwortlichen Personen
 Integration quantitativer und qualitativer Instrumente
 Frühwarnfunktionalität
Technische Anforderungen (Beispiele)
 Ablösung bisheriger Insellösungen
 Integration in die vorhandene EDV-Landschaft
 Sicherheitskonzept
Sonstige Anforderungen (Beispiele)
 Erfüllung rechtlicher und interner Vorgaben
 Deutlicher Kosten- und Zeitvorteil gegenüber Eigenentwicklung
 Guter Service und Support
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Der Markt für Immobilienrisikosoftware
Der Markt für Immobiliensoftware allgemein ist unübersichtlich. Risikomanagement ist nur ein kleiner,
relativ neuer Teilmarkt.
Immobilien-ferne
Bereiche
Rewe, Finanzen,
Controlling
Spezialsoftware
Immobilienmanagement
Baubereich
Verwaltung
Facility Mgt.
ERP-Systeme
Verwaltungssysteme
CAFM-Systeme
Spezialsoftware
Spezialsoftware
Personalwesen
Finanzbuchhaltung
Liegenschaftsverwaltung
Objekt- und
Liegenschaften
Baubuch
Makler
Beschaffung
Anlagenbuchhaltung
Mietvertragsverwaltung
Reinigungsmanagement
Projektabwicklung
Bewerter
Unternehmenplanung
Controlling
… weitere
Schlüsselverwaltung
AVA
Bauträger
… weitere
… weitere
… weitere
… weitere
Gebäudeanalyse
MS Office
Portfoliomanagement
Risikomanagement
… weitere
Grafische Systeme
Unternehmensdatenbank, Data Warehouse
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Branchenlösungen
Der Markt für Immobilienrisikosoftware
Man kann den Markt in drei Segmente einteilen. Zum Teil haben die Systeme sich schon auf anderen
Feldern bewährt, die meisten speziellen Immobilienrisikosysteme sind jedoch neu.
Segmente für Risikomanagement-(RM)-Software
Immobiliensoftware mit
RM-Funktionalitäten
Branchenübergreifende
RM-Software
Risikomanagement
Ferner: Portfoliomanagementsysteme
4
Spezielle ImmobilienRM-Software
Auswahl und Einführung einer Software
Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen – von der Software-Auswahl über die Konzeption bis zu fertigen
Analysen
Projektphase I
Software-Auswahl
Projektphase II
Konzeption
Projektphase III
Umsetzung
Definition der
Ziele für die
RM-Software
Erarbeitung der
Anforderungen
(Checkliste)
Modulkonzeption
Fachliche Unterstützung des
Software-Partners
Erarbeitung
Testkonzept
Erarbeitung
Schulungskonzept
Erstellung
Grobkonzept
Erstellung
Pflichtenheft*
Erstellung
Feinkonzept
ggf. Datenkontrolle und
Aufnahme
Erarbeitung
Kommunikationskonzept
Anpassung
der Organisation
Marktsichtung
Vorentscheidung
Verhandlung
Entscheidung
Implementierung des RM-Systems
Softwareauswahl
Durchführung
von Analysen
Überarbeitung
RM-Strategie
Projektcontrolling
* Durch zunehmende Kompetenz der Softwarehersteller und Standardisierung der EDV konnte der Aufwand für die Pflichtenhefterstellung in den letzten
Jahren deutlich reduziert werden. Bei manchen Programmen ist kein Pflichtenheft mehr erforderlich.
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Auswahl und Einführung einer Software
Ziel der Softwareauswahl ist, durch einen geordneten Prozess zum optimalen Produkt zu kommen
Ziele und
Anforderungen
Marktsichtung
und Kandidatenauswahl
Vorentscheidung
Entscheidung
Definition der
Ziele für das RMSystem
Marktüberblick
verschaffen
Briefing, ggf.
Testdaten
versenden
Ggf. Ausschreibung
Besprechung der
Ergebnisse im
Team
Erarbeitung der
Anforderungen
(Checkliste)
Erstes, grobes
Aussortieren
(„Long List“)
Produkt- bzw.
Anbieterpräsentationen
Ggf. zweite
Präsentation
Festlegung und
Dokumentation der
Teamempfehlung
Grobkonzept,
Pflichtenheft
Informationen von
restlichen Anbietern
anfordern
Auswertung mittels
Checkliste
Einbindung EDV,
Einkauf und ggf.
weitere Abteilungen
Präsentation im
Lenkungsausschuss
Informationen
auswerten
Checkliste und
Grobkonzept ggf.
anpassen
Verhandlungen
Entscheidung
Auswahl von
Kandidaten („Short
List“) und Einladung
Vorentscheidung für
ca. 3-5 Systeme
mittels Scoring
Einladung zum
verbindlichen
Angebot (ca. 2-3)
Beauftragung
Reduktion der Anzahl der relevanten Systeme
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Verhandlung
Auswahl und Einführung einer Software
Viele Implementierungen von Immobilienmanagementsystemen scheitern. Das kann man vermeiden,
indem man 7 Erfolgsfaktoren beachtet.
Erfolgsfaktoren Implementierung
Hohe Implementierungsgeschwindigkeit
1
 1 Monat Konzeption, 4 Monate Implementierung, 1 Monat Analysen
 erste Ergebnisse sollen nach einem halben Jahr vorliegen
 Besser eine Insellösung akzeptieren, als auf Veränderungen im SAP zu warte
Vollständigkeit
2
 Alle Immobilien müssen erfasst werden, denn Lücken führen zur Ablehnung
 Sind größere Lücken zu erwarten, sollte parallel eine Datenerhebung stattfinden
3
Keine Perfektion anstreben
 Kleinere Lücken und Datenfehler sind unvermeidbar; sie werden durch das
Risikomanagementsystem aufgedeckt und später geschlossen
 Vollständigkeit und Geschwindigkeit sind wichtiger als technische + fachliche Perfektion
4
Individualisierung
 Ein RM-System muss immer individuell angepasst werden
 Systemanpassung ist einfacher als Prozess- und Organisationsanpassung
5
Enge Projektsteuerung
 Der Projektsteuerer muss fachlich und technisch versiert sein
6
Begleitendes Change Management
 Ein RM-System verwandelt das RM; darauf müssen sich die Beteiligten einstellen
7
Committment
 So ein Projekt braucht die Unterstützung des Geschäftsführung
7