6 Das Modellunternehmen BüroFix eK
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6 Großhandel Lieferanten Industrie Kreditinstitute Krankenkasse Peter Lehmann Yvonne Klein Lager Einkauf Sekretariat Klaus Schneider BüroFix e. K. Versicherungen Copyshop Stadtverwaltung Benno Ludwig Marketing Finanzamt Webshop Verkauf Barbara Lantz Ingo Meier, Dieter Wohlfahrt Reparaturwerkstatt Personalabteilung Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Inhaber und Geschäftsführer Das Modellunternehmen Geschäftskunden Kunden Privatkunden Das Modellunternehmen 60286 Einführung 1 Einführung 1.1 Unser Modellunternehmen BüroFix e. K. stellt sich vor Information Die BüroFix e. K. ist ein Handelsunternehmen für Bürobedarf, das sowohl im Einzelhandel als auch im Großhandel tätig ist. Der Inhaber Klaus Schneider übt die Geschäftsführung zusammen mit seiner Tochter Barbara Lantz aus. Das Unternehmen ist in das Handelsregister eingetragen. Handelsregisterauszug Amtsgericht Speyer Nr. der Eintragung 1 a) Firma HR A 273 Geschäftsinhaber Prokura b) Ort der Persönlich Niederlassung haftende (Sitz der Gesellschaft) Gesellschafter c) Gegenstand des Unternehmens (bei juristischen Personen) Abwickler a) BüroFix e. K. Klaus Schneider 11. August 1954 Speyer Rechtsa) Tag der Einverhältnisse tragung und Unterschrift b) Bemerkungen … … b) … b) Speyer 2 … a) 17. Januar 1993 … Barbara Lantz, … geb. Schneider, in Speyer, ist Einzelprokura erteilt. a) 14. Juli 2004 b) Bl. 45 d. A. Das Geschäftsjahr der BüroFix e. K. entspricht dem Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.). Das Sortiment der BüroFix e. K. besteht aus den Warengruppen: á Büroartikel (z. B. Druckerpapier, Ordner, Schreibgeräte) á Büromaschinen (z. B. Aktenvernichter, Kopierer, Tischrechner) á EDV-Geräte und Zubehör (z. B. Computer, Bildschirme, Drucker) á Büromöbel (z. B. Aktenschränke, Schreibtische, Bürostühle) Ein großer Verkaufsraum von ca. 600 m² steht den Privat- und Geschäftskunden zur Verfügung, die sich dort von fünf Mitarbeitern beraten lassen oder sich aus den offen zugänglichen Regalen selbst bedienen können. In den Verkaufsraum integriert ist ein umfangreich ausgestatteter Copyshop. Die Geschäftskunden werden im Umkreis von ca. 100 km von Speyer von zwei Außendienstmitarbeitern betreut. Im Betriebsgebäude der BüroFix e. K. ist auch eine Reparaturwerkstatt für Büromaschinen untergebracht, in der zwei Mitarbeiter beschäftigt sind. Die traditionellen Vertriebswege Ladenverkauf und Verkauf über den Außendienst wurden um einen Webshop-Versand erweitert. Dieser neue Vertriebsweg gewinnt immer mehr an Bedeutung. 60287 7 Einführung 1.2 Stellung der Finanzbuchhaltung in der Betriebswirtschaftslehre Situation Tim Neuhof hat einen Ausbildungsplatz bei der BüroFix e. K. erhalten. Er meldet sich an seinem ersten Ausbildungstag bei Barbara Lantz, die für das Personal der BüroFix e. K. zuständig ist. Frau Lantz bespricht mit ihm den Ausbildungsplan für die nächsten Monate. Barbara Lantz: „Herr Neuhof, die ersten drei Monate Ihrer Ausbildung werden Sie überwiegend in unserer Rechnungswesenabteilung bei Herrn Meier verbringen. Auch Herrn Wohlfahrt, der Sie während Ihrer gesamten Ausbildung betreuen wird, werden Sie dort kennen lernen. In dieser Abteilung können Sie sehr viel über die BüroFix e. K. erfahren, denn Herr Meier ist sozusagen unser wichtigster Mann.“ Tim Neuhof: „Ich dachte, Herr Schneider als Geschäftsführer der BüroFix e. K. ist der wichtigste Mann?“ Barbara Lantz: „Das ist natürlich richtig. Aber Herr Meier sammelt und dokumentiert mit Herrn Wohlfahrt betriebswirtschaftliche Vorgänge aus den anderen Abteilungen. Somit hat er den besten Überblick über unser Unternehmen.“ Tim Neuhof: „Tut mir Leid, Frau Lantz, aber mit den Begriffen ‚betriebswirtschaftlich‘ und ‚Rechnungswesen‘ kann ich gar nichts anfangen. Was bedeutet das alles?“ Barbara Lantz: „Das werden Sie in den nächsten drei Jahren alles lernen. Schließlich sind Sie ja noch am Anfang Ihrer Ausbildung. Ich mache Sie jetzt erst einmal mit Herrn Meier bekannt. Er wird Ihnen gerne seine Abteilung vorstellen und all Ihre Fragen beantworten.“ Information Die Betriebswirtschaftslehre beschäftigt sich mit den innerbetrieblichen Vorgängen des Unternehmens und den Beziehungen zu seiner Umwelt, z. B. zu Lieferanten, Kunden, Kreditinstituten und Behörden. innerbetriebliche Vorgänge der BüroFix e. K. Beziehungen der BüroFix e. K. zur Umwelt z. B.: á Leitung des Unternehmens á Personalverwaltung á Lagerverwaltung á Zusammenstellung des Sortiments á Kalkulation der Verkaufspreise á Erstellung von Absatzplänen für die nächsten Abrechnungsperioden z. B.: á Wareneinkauf bei Lieferanten á Warenverkauf an Kunden á Eröffnung eines Geschäftskontos bei einem Kreditinstitut á Aufnahme eines Kredits bei einem Kreditinstitut á Zahlung von Steuern an das Finanzamt 8 60288 Einführung Da die Betriebswirtschaftslehre das wirtschaftliche Handeln aus der Sicht des Unternehmens selbst untersucht, lässt sie sich unter anderem nach folgenden betrieblichen Funktionen gliedern: Rechnungswesen • Finanzbuchhaltung • Kosten- und Leistungsrechnung • Statistik • Planungsrechnung Organisation Personalwesen Finanzierung Lagerwirtschaft Absatz Marketing (Vgl. hierzu das Buch „Betriebswirtschaftslehre für die BF I“.) 1.3 Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens n Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung nimmt im betrieblichen Rechnungswesen eine Schlüsselfunktion ein. Sie erfasst aufgrund von Belegen, z. B. Rechnungen von Lieferanten, Rechnungen an Kunden, Kontoauszügen über die Bankkonten, lückenlos und sachlich geordnet alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens für die einzelnen Abrechnungszeiträume (Abrechnungsperioden). Mit ihrem Zahlenmaterial bildet sie die Grundlage für die anderen Bereiche des Rechnungswesens. n Kosten- und Leistungsrechnung Wichtigste Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Sie berechnet den Erfolg des Unternehmens aus seiner betrieblichen Tätigkeit (Betriebserfolg), indem sie dem Wertezuwachs (Leistungen/ Erlöse) den Werteverzehr (Kosten) gegenüberstellt. Dabei werden nur die Daten aus der Finanzbuchhaltung verwendet, die direkt mit dem Geschäftsziel der BüroFix e. K., also dem Kauf und Verkauf von Büroartikeln, EDV-Geräten, Büromöbeln, dem Kauf von Kopierpapier und Verkauf der Kopien sowie der Reparatur von Büromaschinen, in Verbindung stehen. Eine Spende der BüroFix e. K. zum Beispiel an das Rote Kreuz wird somit zwar in der Finanzbuchhaltung, aber nicht in der Kosten- und Leistungsrechnung erfasst. 60289 9 Einführung Ermittlung des Erfolgs für das letzte Geschäftsjahr der BüroFix e. K. Werteverzehr (Kosten) z. B.: 1. Einkauf von Büroartikeln für den Verkauf 2. Einkauf von Büromöbeln für den Verkauf 3. Einkauf von Computern und Zubehör für den Verkauf 4. Einkauf von Papier für den Copyshop 5. Einkauf von Ersatzteilen für die Reparaturwerkstatt 6. Gehaltszahlungen 7. Stromkosten Kosten insgesamt Wertezuwachs (Leistungen) z. B.: 458.000,00 € 1. Verkauf von Büroartikeln 732.800,00 € 297.000,00 € 2. Verkauf von Büromöbeln 445.200,00 € 45.000,00 € 3. Verkauf von Computern und Zubehör 63.000,00 € 4. Einnahmen des Copyshops 16.000,00 € 9.600,00 € 162.000,00 € 510.000,00 € 20.400,00 € 1.502.000,00 € Leistungen – Kosten = Erfolg (Gewinn) 5. Einnahmen der Reparaturwerkstatt Erlöse insgesamt 307.000,00 € 1.564.000,00 € 1.564.000,00 € 1.502.000,00 € 62.000,00 € Außerdem ermittelt die Kosten- und Leistungsrechnung die entstandenen Kosten für die einzelnen Handelswaren und Dienstleistungen und liefert somit wichtige Daten für die Kalkulation der Verkaufspreise der Waren und Dienstleistungen. n Statistik Die Statistik übernimmt die Daten aus der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung und stellt diese in übersichtlichen Tabellen, Schaubildern und Diagrammen dar. So werden zum Beispiel Statistiken über die Umsatzentwicklung der einzelnen Warengruppen, über die Veränderung der Beschaffungspreise, über die Personalkosten und über die Gewinne der einzelnen Geschäftsjahre der BüroFix e. K. erstellt. Die ermittelten Daten werden innerbetrieblich (intern) mit früheren Abrechnungsperioden und außerbetrieblich (extern) mit Unternehmen der gleichen Branche verglichen. Deshalb wird die Statistik auch als Vergleichsrechnung bezeichnet. Aus den statistisch aufbereiteten Daten kann die Geschäftsführung der BüroFix e. K. sich einen Überblick über die Geschäftsentwicklung verschaffen und Entscheidungen für die künftige Unternehmensplanung treffen. 10 602810 Einführung Umsatzanteile des Webshops an den gesamten Umsätzen Umsätze in EUR der BüroFix e. K. im letzten Geschäftsjahr Büroartikel 732.800 800.000 gesamte Umsätze Werkstatt 307.000 Copyshop 16.000 Computer 63.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 Büromöbel 445.200 Büroartikel Umsätze über den Webshop Kreisdiagramm Büromöbel Computer Copyshop Werkstatt Umsätze über herkömmliche Vertriebswege Säulendiagramm n Planungsrechnung Bei der Planungsrechnung trifft die Geschäftsführung der BüroFix e. K. auf der Basis der Daten der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung und der Statistik wichtige wirtschaftliche Entscheidungen über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Es werden zum Beispiel Beschaffungspläne, Absatzpläne, Kostenpläne, Investitionspläne und Finanzpläne mit Soll-Werten für künftige Abrechnungsperioden erstellt. Am Ende einer jeden Abrechnungsperiode werden die Soll-Werte mit den tatsächlich in dieser Abrechnungsperiode erreichten Ist-Werten verglichen (Soll-Ist-Vergleich) und deren Abweichung ermittelt. Die Ursachen werden analysiert, um damit die Erreichung der unternehmerischen Ziele überprüfen und in Zukunft Fehlentwicklungen vermeiden zu können. Umsatzplanung (EUR) für das folgende Geschäftsjahr Warengruppen/ Abteilungen Umsätze des letzten Geschäftsjahres Soll-Werte Ist-Werte Abweichung folgendes Geschäftsjahr Soll-Werte geplante Veränderung Büroartikel 710.000 782.800 + 72.800 840.000 + 57.200 Büromöbel 450.000 445.200 – 4.800 440.000 – 5.200 Computer 75.000 63.000 – 12.000 60.000 – 3.000 Copyshop 15.000 16.000 + 1.000 16.000 +/– 0 Werkstatt 320.000 307.000 – 13.000 290.000 – 17.000 insgesamt 1.570.000 1.614.000 + 44.000 1.646.000 + 32.000 davon Umsatz des Webshops 120.000 188.000 + 68.000 230.000 + 42.000 602811 11 Einführung Kurz und bündig Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Diese Teilbereiche verarbeiten die Zahlen der Vergangenheit (Ist-Zahlen). Statistik Planungsrechnung Dieser Teilbereich legt Zahlen für die Zukunft fest (Soll-Zahlen). Übungsaufgaben 1. Ordnen Sie die folgenden Vorgänge den einzelnen Bereichen des Rechnungs- wesens zu. 1. Im Juli dieses Jahres wurden Büromaterial und Büroeinrichtungen im Wert von 490.000,00 € verkauft. Im selben Monat wurden für die Beschaffung der verkauften Waren, für Gehälter und Strom 430.000,00 € ausgegeben. Durch die Gegenüberstellung dieser beiden Größen wird ein betrieblicher Erfolg von 60.000,00 € ermittelt. 2. Mithilfe der Absatzzahlen werden in einer Übersicht für das letzte Quartal die Umsätze für Büromaterial, Computer und Büroeinrichtungen gegenübergestellt. 3. Auf einem Konto werden aufgrund von Ausgangsrechnungen und Kontoauszügen unsere Forderungen an unsere Kunden ermittelt. 4. Für den Webshop-Versand soll im nächsten Jahr ein neues Auslieferungslager eingerichtet werden. Für die Finanzierung der notwendigen Investitionen werden alle zu erwartenden Ausgaben zusammengestellt. 5. Für die Stadtverwaltung Speyer wird der Angebotspreis für die Lieferung von 20 Schreibtischen, 20 Schreibtischstühlen und 10 Aktenschränken ermittelt. 6. Da die Aufträge für die Reparaturwerkstatt rückläufig sind, sollen im nächsten Geschäftsjahr die Personalkosten durch die Nichtbesetzung eines frei gewordenen Arbeitsplatzes gesenkt werden. 7. Die Anschaffung eines Kopierers für den Copyshop wird als Betriebs- und Geschäftsausstattung erfasst. 8. In einem Diagramm werden dem Umsatz im Webshop-Versand die Personalkosten in diesem Bereich gegenübergestellt und mit den Ergebnissen der anderen Abteilungen verglichen. 2. Ermitteln Sie aufgrund der folgenden Werte den Betriebserfolg der BüroFix e. K. für das letzte Quartal: á Kauf von 10 Tischkopiergeräten für den Wiederverkauf: . . 12 2.899,00 € 602812 Einführung á á á á á á á á á á á á á á Kauf von 3 Farblaserdruckern für den Wiederverkauf . . . . . Kauf von 50 Druckerpatronen für den Wiederverkauf . . . . Kauf von 20 Mauspads für den Wiederverkauf . . . . . . . . . . Kauf von 5 Aktenvernichtern für den Wiederverkauf . . . . . Kauf von 15 Bürodrehstühlen für den Wiederverkauf . . . . Ausgaben für einen Werbeprospekt in der örtlichen Wochenzeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter/-innen . . . . . . . . . . . Spende an das Deutsche Kinderhilfswerk e. V. . . . . . . . . . . Verkauf von Büroartikeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verkauf von 5 Schreibtischen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verkauf von 2 Bürodrehstühlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einnahmen des Copyshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einnahmen der Reparaturwerkstatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einnahmen aus der Vermietung einer Geschäftswohnung 1.187,00 € 899,00 € 61,00 € 650,00 € 4.385,00 € 9.800,00 € 57.187,00 € 2.000,00 € 52.000,00 € 5.600,00 € 620,00 € 2.100,00 € 7.800,00 € 670,00 € 3. Im letzten Monat wurden den Mitarbeitern der BüroFix e. K. folgende Bruttogehälter gezahlt: Sekretariat Yvonne Klein: ...... Einkauf Peter Lehmann: ... Rechnungswesen Ingo Meier: Dieter Wohlfahrt: Personalabteilung Barbara Lantz: ..... Marketing Benno Ludwig: ..... Verkauf Beate Deuter: ...... Paul Kober: ......... Gerlinde Kohl: ...... Max Ohler: .......... Alexandra Schmitt: 3.600,00 € 4.000,00 € 4.600,00 € 4.200,00 € Außendienstmitarbeiter Erkan Sözer: ........ 3.600,00 € Monika Wendel: .... 3.600,00 € Reparaturwerkstatt Markus Ertel: ....... 3.200,00 € Franz Lang: ......... 2.800,00 € 6.200,00 € 4.400,00 € 2.400,00 € 3.600,00 € 2.000,00 € 2.800,00 € 3.400,00 € Stellen Sie in einem Säulendiagramm die Summe der gezahlten Gehälter für die einzelnen Abteilungen der BüroFix e. K. dar. Hinweis für die Grafik: 1 cm auf der y-Achse entspricht 1.000,00 € Bruttogehalt. 602813 13 Finanzbuchhaltung 2 Finanzbuchhaltung Situation Tim Neuhof ist jetzt zwar klar, weshalb Ingo Meier eine zentrale und wichtige Rolle in der BüroFix e. K. einnimmt. Allerdings sind immer noch viele Fragen offen. Tim Neuhof: „Herr Meier, die Finanzbuchhaltung scheint wirklich eine ganz wichtige Rolle bei der BüroFix e. K. zu spielen. Was genau wird denn in der Finanzbuchhaltung gemacht?“ Ingo Meier: „Es ist nahezu unmöglich, diese Frage in wenigen Sätzen zu beantworten. In erster Linie dokumentiert die Finanzbuchhaltung alle finanziellen Vorgänge, die mit unseren Bankkonten, unseren Kunden, Lieferanten usw. zu tun haben. Diese Vorgänge bezeichnet man als Geschäftsvorfälle. Wir müssen sehr genau aufpassen, dass wir jeden dieser Vorgänge erfassen und festhalten. Aber dabei sind noch eine ganze Menge anderer Dinge zu beachten.“ Tim Neuhof: „Das klingt ja sehr kompliziert.“ Ingo Meier: „Kein Grund zur Sorge. Ich werde Ihnen die wichtigsten Informationen geben und sie Ihnen erklären.“ 2.1 Inhalte der Finanzbuchhaltung Information Bei der BüroFix e. K. fallen an jedem Geschäftstag viele Vorgänge an, die das Vermögen (z. B. Betriebs- und Geschäftsausstattung, Warenbestände, Bankguthaben) und das Kapital (z. B. Eigenkapital, Schulden) des Unternehmens verändern. 14 602814 Finanzbuchhaltung Wir zahlen an die Volksbank Speyer einen Kredit von 10.000,00 € über das Girokonto zurück. Wir kaufen einen neuen Kopierer für den Copyshop. Der Rechnungsbetrag über 2.350,00 € wird erst in 2 Monaten an den Lieferanten überwiesen. Unser Bankkonto nimmt um 10.000,00 € ab. Der Bestand unserer Betriebsund Geschäftsausstattung nimmt um 2.350,00 € zu. Abnahme des Vermögens Zunahme des Vermögens Unsere Schulden an die Volksbank Speyer nehmen um 10.000,00 € ab. Unsere Schulden an den Lieferanten nehmen um 2.350,00 € zu. Abnahme des Kapitals Zunahme des Kapitals Nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) müssen solche Geschäftsvorfälle lückenlos, zeitlich und sachlich geordnet aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen werden als Finanzbuchführung oder Geschäftsbuchführung bezeichnet. Handelsgesetzbuch HGB § 238 Buchführungspflicht (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. […] Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Abgabenordnung AO § 141 Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb 1. Umsätze […] von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder […] 4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr […] gehabt haben, sind […] verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen […]. 602815 15 Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung umfasst folgende Tätigkeiten: á Ermittlung des gesamten Vermögens und des gesamten Kapitals á Buchung der Geschäftsvorfälle, die das Vermögen und das Kapital verändern á Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung) zum Ende eines Geschäftsjahres n Belegprinzip Eine Buchung in den Geschäftsbüchern der BüroFix e. K. darf nur dann vorgenommen werden, wenn ein Beleg vorliegt. Merke keine Buchung ohne Beleg aber auch kein Beleg ohne Buchung Mithilfe der Belege kann die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Buchhaltung nachgewiesen werden. Belegarten Eigenbelege Fremdbelege Diese Belege werden von der BüroFix e. K. selbst erstellt. Diese Belege werden von anderen Unternehmen erstellt. z. B.: z. B.: á Rechnungen an ihre Kunden á Rechnungen von den Lieferanten á erstellte Kassenbelege beim Warenverkauf á Stromabrechnungen á ausgestellte Quittungen für die Kunden á erhaltene Quittungen á á Überweisungen an Lieferanten erhaltene Kassenbelege beim Einkauf á á Lohn- und Gehaltsabrechnungen Kontoauszüge der Kreditinstitute 16 Künstliche Belege (Notbelege) Diese Belege werden von der BüroFix e. K. selbst erstellt, wenn kein Eigenoder Fremdbeleg vorliegt. Sie werden nur für die Buchhaltung angefertigt. z. B.: á Ersatzbelege für verloren gegangene Quittungen á Belege für die Buchung von Kassendifferenzen 602816 Finanzbuchhaltung n Aufbewahrung der Belege Die BüroFix e. K. muss alle Geschäftsunterlagen nach den handelsrechtlichen Vorschriften aufbewahren. Für die einzelnen Unterlagen gelten folgende Aufbewahrungsfristen: á 10 Jahre: Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse á 6 Jahre: Handelsbriefe, Geschäftsbriefe Handelsgesetzbuch HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, […] 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). […] (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, […], der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. 602817 17 Finanzbuchhaltung 2.2 Anforderungen an die Finanzbuchhaltung Grundsätzlich muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sich eine sachverständige Person (z. B. ein Mitarbeiter des Finanzamts oder ein Wirtschaftsprüfer) innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Entsprechende Regeln werden aus dem Handelsrecht abgeleitet und unter der Bezeichnung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) zusammengefasst. Sie sind nicht auf unbestimmte Zeit festgeschrieben, sondern werden ständig von der Wissenschaft, der Geschäftspraxis sowie von der Rechtsprechung weiterentwickelt und aktuellen Gegebenheiten angepasst. Handelsgesetzbuch HGB § 239 Führung der Handelsbücher (2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. […] (4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. […] n Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Bei der Buchung der Geschäftsvorfälle müssen bestimmte Regeln beachtet werden: á Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und richtig erfasst werden. Es dürfen keine Geschäftsvorfälle weggelassen werden. Die Buchungen in den Geschäftsbüchern müssen mit den Angaben auf den Belegen (z. B. Datum, Betrag) übereinstimmen. á Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen sachlich geordnet (z. B. nach Wareneinkauf, Warenverkauf, Kassenbestand, Bankguthaben) und zeitlich nach dem Datum geordnet aufgezeichnet werden. á Grundsatz der Zeitgerechtigkeit: Die Geschäftsvorfälle sind in angemessener Zeit, nachdem sie angefallen sind, zu buchen. Der Kassenbestand soll täglich aufgenommen werden. á Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss jederzeit von einer sachverständigen Person (z. B. Betriebsprüfer des Finanzamts) nachvollziehbar sein. Der Jahresabschluss muss übersichtlich gegliedert sein. á Grundsatz der Eindeutigkeit: Werden bei der Buchung der Geschäftsvorfälle Abkürzungen oder Symbole verwendet, muss deren Bedeutung eindeutig festgelegt sein (z. B. BGA für Betriebs- und Geschäftsausstattung). á Grundsatz der Nachprüfbarkeit: Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Damit die Aufzeichnungen auf ihre Richtigkeit überprüft werden können, sind die Belege aufzubewahren und die Daten der Finanzbuchhaltung zu sichern. Elektronisch gespeicherte Daten dürfen somit während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder überspielt werden. 18 602818 Finanzbuchhaltung á Grundsatz der Ordentlichkeit: Erfolgt die Buchführung nicht über die elektronische Datenverarbeitung, muss sie mit urkundensicheren Schreibmaterialien verfasst werden (z. B. nicht mit einem Bleistift). Buchungen dürfen nicht unleserlich sein. Wenn ein Fehler gemacht wurde, darf der ursprüngliche Buchungsinhalt nicht unleserlich gemacht werden (z. B. mit Tintenkiller oder Tipp-Ex, durch Überschreiben). Die falsche Eintragung darf nur mit einem einfachen Strich durchgestrichen werden, sodass die ursprüngliche Eintragung immer noch lesbar ist. Zwischen den einzelnen Buchungen dürfen keine Leerzeilen gelassen werden, damit nachträglich keine Eintragungen mehr vorgenommen werden können. 2.3 Aufgaben der Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung nimmt viele Aufgaben für unterschiedliche Interessenten innerhalb und außerhalb des Unternehmens wahr. n Dokumentation Die Finanzbuchhaltung hat die Aufgabe, den Stand und alle Veränderungen von Vermögen und Kapital anhand von Belegen lückenlos, richtig, zeitgerecht, geordnet und fortlaufend aufzuzeichnen. n Erfolgsermittlung Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Aufwendungen (z. B. Gehaltszahlungen, Stromkosten) und Erträge (z. B. Warenverkäufe, Provisionserträge), um durch ihre Gegenüberstellung den Erfolg (Gewinn oder Verlust) des Unternehmens ermitteln zu können. n Aufstellung des Jahresabschlusses Die Finanzbuchhaltung erstellt den Jahresabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Lagebericht. Der Lagebericht soll besondere Vorgänge und voraussichtliche Entwicklungen des Unternehmens näher erläutern (z. B. Umsatzentwicklung der letzten Jahre und erwartete Umsätze in den nächsten Jahren). n Kontrolle Die Inhaber und die Geschäftsführer erhalten Informationen über den Stand und die Entwicklung des Vermögens und der Schulden, über die angefallenen Kosten sowie über den Erfolg des Unternehmens. Sie können sich damit einen Überblick über die finanzielle Lage und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verschaffen. n Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen Auf der Grundlage des erstellten Zahlenmaterials können Inhaber und Geschäftsführer Entscheidungen für die Zukunft treffen (z. B. eine Entscheidung über die Vergrößerung des Verwaltungsgebäudes). 602819 19 Finanzbuchhaltung n Weiterleitung von Daten Die Buchhaltung liefert den anderen Teilbereichen des Rechnungswesens Basisdaten zur weiteren Verarbeitung. n Bereitstellung von Grundlagen für die Preiskalkulation Auf der Grundlage der Daten der Finanzbuchhaltung werden die Verkaufspreise für die Waren ermittelt. n Überwachung der Außenstände Die Finanzbuchhaltung führt Kundenkonten, auf denen die Außenstände (Forderungen an die Kunden) aufgezeichnet werden. Dadurch wird die Überwachung der Zahlungseingänge erleichtert. Kunden, die ihren Zahlungsverpflichtungen nicht fristgerecht nachkommen, können somit festgestellt und gemahnt werden. n Bereitstellung von Informationen für Geschäftspartner Geschäftspartner können sich anhand von Daten aus der Finanzbuchhaltung über die finanzielle Lage und damit über die Sicherheit des Unternehmens informieren. Kreditinstitute werden auf der Grundlage der Zahlen der Finanzbuchhaltung ihre Entscheidungen für die Kreditvergabe treffen. n Zusammenstellung von Daten zur Berechnung von Steuern Die Buchhaltung liefert das Zahlenmaterial für die Berechnung der Steuern (z. B. Umsatzsteuer, Lohn- und Kirchensteuer, Gewerbeertragsteuer). n Sicherung von Beweismitteln Bei Rechtsstreitigkeiten mit Lieferern, Kunden, Kreditinstituten, Behörden usw. können die Aufzeichnungen der Buchhaltung als Beweismittel dienen. Kurz und bündig • Kosten- und Leistungsrechnung • Statistik • Planungsrechnung • Geschäftsinhaber • Gesellschafter • Staat, z. B. Finanzamt, Gericht Interessenten an den Daten der Finanzbuchhaltung • Geschäftsführer • Mitarbeiter 20 • Kreditinstitute • Lieferanten • Kunden 602820 Finanzbuchhaltung 2.4 Organisation der Finanzbuchhaltung Information Damit wir alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß buchen können, müssen wir bei der Bearbeitung der Belege in folgenden Schritten vorgehen: Geschäftsvorfälle Belege 1. Belegprüfung Die Angaben auf den Belegen werden auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Kontoauszug BA 39 Ausgangsrechnung AR 672 2. Belegsortierung Gehaltsabrechnung GL 21 Die Belege werden nach Beleggruppen geordnet und nummeriert (z.B. nach Eingangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelegen). Eingangsrechnung ER 160 Konten Waren Soll Haben 450,00 3. Kontierung Verbindlichkeiten Auf den Belegen wird in einem Kontierungsstempel der Buchungssatz festgehalten. Der Buchungssatz gibt an, auf welchen Konten der betreffende Betrag gebucht wird. 450,00 Gebucht: 13.09. ../me Übertragung Grundbuch (Journal) Im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge in Form von Buchungssätzen aufgezeichnet. Grundbuch Seite: _____ Jahr: _____ Monat: _____ Datum Beleg- Buchungssatz nummer 12.09. .. ER 160 Warenbestand an Verbindlichkeiten 20.09. .. GL 21 Gehaltszahlung an Bank 05.10. .. AR 672 Forderungen an Warenverkauf 11.11. .. BA 39 Bank an Forderungen Soll Haben 450,00 – – 450,00 1.295,00 – – 1.295,00 2.387,00 – – 2.387,00 2.387,00 – – 2.387,00 Nebenbücher Lohn- und Gehaltsbuch Kassenbuch Forderungsbuch (Debitoren) Lagerbuch Inventurbuch In der Praxis wird das Grundbuch in der Regel elektronisch geführt. Der Sachbearbeiter muss die Buchungssätze in das Programm eingeben. Je nach Bedarf werden zusätzlich zum Grundbuch verschiedene Nebenbücher geführt. Darin werden spezielle buchhalterische Tatbestände und Informationen festgehalten. Übertragung Hauptbuch Soll Verbindlichkeiten Warenbestand Forderungen Soll Warenverkauf 2.387,00 Bank Soll Warenverkauf 2.387,00 Gehälter Bank Gehälter Soll Bank 1.295,00 Soll Verbindlichkeiten Wareneinkauf Soll Warenverkauf Forderungen 602821 Haben 450,00 Haben 2.387,00 Haben 1.295,00 Haben Haben 450,00 Haben 2.387,00 Die Geschäftsvorfälle werden sachlich geordnet auf den entsprechenden Konten gebucht. Nach der Buchung werden die Belege abgelegt (z.B. nach dem jeweiligen Sachgebiet, chronologisch) und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt. Das Hauptbuch liefert ein vollständiges Bild über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens. In der Praxis wird das Hauptbuch meist elektronisch geführt. Die Konten des Hauptbuchs werden nach der Eingabe der Buchungssätze (Grundbuch) automatisch vom Programm geführt. 21 Finanzbuchhaltung Übungsaufgaben 4. Beantworten Sie mithilfe der §§ 257 und 239 HGB (vgl. Seiten 17 und 18) 5. 6. 22 folgende Fragen: 1. Warum ist die BüroFix e. K. nach den gesetzlichen Vorschriften verpflichtet eine Finanzbuchführung durchzuführen? 2. Über welche Sachverhalte muss die Buchhaltung der BüroFix e. K. Auskunft geben können? 3. Welche Formen der Buchhaltung kann die BüroFix e. K. wählen? 4. Kann die BüroFix e. K. die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung des letzten Geschäftsjahres nur als gespeicherte Datei auf einer CD aufbewahren? Begründen Sie Ihre Entscheidung. 5. Warum muss die BüroFix e. K. Eingangsrechnungen, Quittungen, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge usw. für eine bestimmte Zeit aufbewahren? Klären Sie, welche der folgenden Aussagen richtig und welche falsch sind. 1. Im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet. 2. Die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle erfolgt im Grundbuch, im Hauptbuch und bei Bedarf in Nebenbüchern. 3. Die Daten der Finanzbuchhaltung sind nur für den internen Gebrauch im Unternehmen bestimmt. 4. Der Kontierungsstempel auf den Belegen beweist nur, dass die Angaben, wie z. B. das Datum oder der Betrag auf dem jeweiligen Beleg, überprüft wurden. 5. Die Buchhaltung ermittelt am Ende eines jeden Geschäftsjahres den Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Der Auszubildende der BüroFix e. K. Tim Neuhof ist zurzeit in der Rechnungswesenabteilung beschäftigt. Dieter Wohlfahrt gibt ihm die auf Seite 23 abgebildeten Belege zur weiteren Bearbeitung. Tim Neuhof muss dazu folgende Fragen klären: 1. Um welche Belegarten nach § 257 HGB handelt es sich? 2. Müssen diese beiden Belege als Geschäftsvorfälle in das Grund- und in das Hauptbuch übernommen werden? Begründen Sie Ihre Entscheidung. 3. In welchen einzelnen Arbeitsschritten erfolgt die Bearbeitung dieser Belege in der Buchhaltung? 4. Wie lange müssen diese beiden Belege nach den gesetzlichen Vorschriften des HGB aufbewahrt werden? 5. In welcher Weise sind diese Belege aufzubewahren? 6. Ab welchem Datum können diese Belege frühestens vernichtet werden? 602822 Beleg 1 Beleg 2 Finanzbuchhaltung 602823 23 Finanzbuchhaltung 7. Bestimmen Sie nach den Vorschriften des § 257 HGB (vgl. Seite 17), bis zu welchem Datum die BüroFix e. K. folgende Unterlagen aufbewahren muss: 1. Die Gehaltsabrechnung für die Außendienstmitarbeiterin Monika Wendel für den Monat Juli dieses Jahres über 3.600,00 €. 2. Das Inventar, das im Dezember des letzten Geschäftsjahres erstellt wurde. 3. Der Kontoauszug der Kreis- und Stadtsparkasse Speyer vom 17. Mai dieses Jahres. 4. Ein Werbeprospekt der Firma Pelikan über Druckerpatronen vom 14. Juli des letzen Jahres. 5. Die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung vom 31. Dezember des letzten Geschäftsjahres. 6. Die Eröffnungsbilanz vom 1. Januar dieses Jahres. 7. Eine Tankrechnung des Außendienstmitarbeiters Patrick Braun vom 13. November des letzten Jahres über 53,60 €. 8. Ein Mahnschreiben vom 15. Mai dieses Jahres an die Firma ebo-Fußbodenbau OHG wegen einer noch nicht beglichenen Forderung über 1.765,98 €. 8. Überprüfen Sie, in welchen der folgenden Fälle die BüroFix e. K. gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verstößt. 1. Der Außendienstmitarbeiter Erkan Sözer erhält einen Reisekostenvorschuss über 150,00 € in bar. Die Sekretärin Yvonne Klein erstellt einen Auszahlungsbeleg über diesen Betrag für die Buchhaltung. 2. Die Mitarbeiterin Gerlinde Kohl sammelt die Belege des Copyshops über die verkauften Kopien und gibt diese immer am letzten Arbeitstag eines Monats an die Buchhaltung zur Buchung. 3. Ingo Meier lässt heute die Buchungsbelege aus den Jahren 1990–1994 vernichten, um im Archiv Platz für die Ablage neuer Belege zu schaffen. 4. Um die Anzahl der zu führenden Konten möglichst gering zu halten, bucht die BüroFix e. K. im Hauptbuch die Forderungen an Kunden und die Verbindlichkeiten an Lieferanten auf einem Konto. 5. Während der Inventur hat sich der Auszubildende Tim Neuhof bei der Bestandsaufnahme der Aktenordner verzählt. In das Inventuraufnahmeblatt trägt er statt der 35 die Zahl 30 ein. Als er den Fehler bemerkt, überpinselt er mit Tipp-Ex die falsche Eintragung und berichtigt sie. 24 602824