Professionelles Projektmanagement in der Praxis
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Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 1 (27.05.2013): Projektplanung 3: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung SS 2013 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 1 Agenda Organisatorisches Projektplanung 3: Netzplantechnik, Ablauf- und Terminplanung Projektplanung – mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Projektplanung 4: Ressourcen- und Kostenplanung, Planoptimierung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 2 Feedback zur Aufgabe 4 ☺ Insgesamt gute bis sehr gute Lösungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 3 Feedback zum Projektbericht (Kapitel 1, 2, 5, 6) Der Projektbericht ist das vom Team verfasste „PM-Skript“ mit Beschreibung bzw. Darstellung von PM-Theorie und -Methodik Anwendung der PM-Methodik auf das Projekt Ergebnisse, die im Projekt erzielt wurden – möglichst mit Reflektion Ihrer spezifischen Erfahrungen Der Projektbericht ist das einzige zulässige Dokument für die Klausur! Feedback Berichte zwischen „mager“ bis „vorbildlich“ – mit positiver Tendenz Optimierungsmöglichkeiten teile ich in Einzelfeedbacks mit Bitte Änderungen und Ergänzungen stets in die Folgeversion des Berichtes einbauen Tabellen und Abbildungen: Bezeichnungen & Durchnummerierung Lesbarkeit des Druckexemplars beachten! z.B. keine weiße Schrift auf hellem Hintergrund Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 4 Projektplanung erfolgt in Stufen Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandsschätzung Planoptimierung mit ToolUnterstützung Ablauf- und Termine Einsatzmittel und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Kommunikationsplan (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualitätsplanung Chancen- und Risikomanagement Tooleinsatzplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 5 Projektstrukturplan, Arbeitspakete und die Verantwortlichen in der Projektorganisation Projekt TP1 TP2 TP3 AP11 AP21 AP31 AP12 AP22 AP32 AP13 AP23 AP33 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 6 Vom PSP zum Ablauf- und Zeitplan PSP mit AP-Beschreibungen klärt PSP Was ist zu tun? Wer ist für was verantwortlich? Welche Aufwände entstehen? Wie lange dauern die einzelnen APs? AP1 AP3 AP2 AP4 APn Ablaufplan zeigt an Logisch-zeitliche Reihenfolge der Bearbeitung der Arbeitspakete Ablaufplan AP1 AP2 AP3 AP4 Zeitplan / Terminplan Aus dem Ablaufplan ergibt sich durch Berücksichtigung der Dauer der APs der Zeitplan /Terminplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia Zeitplan AP1 AP2 AP3 kubus IT 7 AP 4 Vorgangsliste: Vorstufe zum Projektnetzplan Vorgangsliste: Tabellarische Aufstellung aller Arbeitspakete mit den logischen Abhängigkeiten PSP-Code Vorgangsname Arbeitspakete im PSP 1 Arbeitspaket 1 Arbeitspaket m Arbeitspakete Dauer (PT) Aufwand Vorgänger Vorgänge im Ablaufplan 1 Vorgang (Normalfall) n Vorgänge 1 Vorgang Bei vielen Software-Tools wird eine 1:1 Abbildung von Arbeitspaketen in Vorgänge vorgenommen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 8 Vorgänge und Abhängigkeiten Aus der Abhängigkeit der Arbeitspakete / Vorgänge untereinander können – ohne der Kenntnis von Dauer und Aufwände – Ablaufpläne abgeleitet werden: Serieller Ablauf: Paralleler Ablauf: Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 5 Vorgang 1 Vorgang 4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 9 Anordnungsbeziehungen (1): Normal- und Anfangsfolge Normalfolge (NF): Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beginnen kann (sequentielle Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun sehr häufig Jul 1. Anwendungsdesign abgenommen 2. Codierung der Anwendung Anfangsfolge (AF): Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Der Beginn von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn von Vorgang 2 (paralleler Start der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Codierung der Anwendung 2. Programmdokumentation Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 10 Anordnungsbeziehungen (2): End- und Sprungfolge Endfolge (EF): Ende-Ende-Beziehung (EE) Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beendet werden kann (paralleles Ende der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Tests durchführen 2. Dokumentation erstellen Sprungfolge (SF): Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Vorgang 2 kann erst dann abgeschlossen werden, wenn Vorgang 1 begonnen wurde Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun extrem selten Jul 1. Neue Anwendung in Betrieb genommen 2. Alte Anwendung abschalten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 11 Anordnungsbeziehungen (3): Zeitabstände Anordnungsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang / Ende des Vorgängers beginnen kann: ... + Zeit oder ... + % Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul V1 EA+1M V2 V3 EA-1M V2 startet einen Monat nach Ende von V1 V3 startet einen Monate vor dem Ende von V1 Tipp: Keine unnötigen Anordnungsbeziehungen kreieren, da jede AOB Aufwand erzeugt! Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 12 Anordnungsbeziehungen (AOB) im Überblick Bezeichnung Normalfolge (NF) Ende-Anfang Anfangsfolge (AF) Anfang-Anfang Endfolge (EF) Ende-Ende Sprungfolge (SF) Anfang-Ende Überlappung Kürzel Beschreibung EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge EE Gleichzeitiges Ende der beiden Vorgänge AE Der Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers ... + Zeit ... + % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 13 Motivation für Netzplantechnik Ablaufpläne (Darstellung der logischen Abhängigkeiten) und Terminpläne werden erzeugt Projektdauer und Projektende-Termin werden über Netzplan-Berechnungen ermittelt Kritische Aktivitäten werden im Netzplan aufgezeigt Arbeitspakete/Vorgänge werden als kritisch bezeichnet , wenn sich durch deren Verzögerungen der ProjektendeTermin verlängert. Puffer im Projekt werden aufgezeigt Netzplan stellt die Basis für Optimierungen des Projektplans dar Netzplan ermöglicht Überwachung und Steuerung Netzplan: Bewerteter Digraph (Graphentheorie) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 14 Netzplantechnik – Grundbegriffe Netzplan: Grafische oder tabellarische Darstellung einer Ablaufstruktur, die aus Vorgängen bzw. Ereignissen und Anordnungsbeziehungen (AOB) besteht [DIN 69900:2009] Elemente eines Netzplans Vorgang: Ablaufelement zur Beschreibung eines bestimmten Geschehens mit definiertem Anfang und Ende [DIN 69900:2009] Ereignis: Ablaufelement, das das Eintreten eines bestimmten Zustandes beschreibt. Ein Meilenstein ist die bekannteste Form Anordnungsbeziehung (AOB): gerichtete Verknüpfung von Vorgängen oder Ereignissen Dauer: Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs Grafische Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 15 Netzplanarten: Basistypen Vorgangs-Pfeil-Netz (VPN) Vorgänge: Pfeile Ereignisse: Knoten (Kreise) Beispiel: Critical Path Method (CPM) Ereignis Vorgangs-Knoten-Netz (VKN) Vorgänge: Knoten (Rechtecke) AOBs: Pfeile Beispiel: Metra Potential Method (MPM) Vorgang Ereignis Standardtyp Vorgang AOB Vorgang Ereignis-Knoten-Netz (EKN) Ereignisse: Knoten (Kreise) AOBs: Pfeile Beispiel: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia Ereignis AOB kubus IT Ereignis 16 Vorgangsknotennetze (VKN) haben sich in der Praxis durchgesetzt Vorteile von VKN Einfachere Darstellung der Vorgänge Änderungsfreundlichkeit: Änderungen in der Logik werden durch Änderungen der Pfeile realisiert Alle Informationen zu einem Vorgang in einem Knoten Nr. VA D Vorgang MINZ FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia MAXZ kubus IT 17 Vorgangsknoten: Begriffe Kürzel Begriff Bedeutung Nr. Vorgangsnummer PSP-Code oder Vorgangsnummer VA Verantwortlicher Verantwortlicher für den Vorgang D Dauer Dauer des Vorgangs FAZ* Frühester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens beginnen kann SAZ* Spätester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens beginnen muss FEZ** Frühester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens enden kann SEZ** Spätester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens enden muss GP Gesamtpuffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf den Projektendtermin verschoben werden kann FP Freier Puffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf die Anfangszeitpunkte der nachfolgenden Vorgänge verschoben werden kann MINZ Minimaler Zeitabstand Minimaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen MAXZ Maximaler Zeitabstand Maximaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, ©durch 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes *) wird ausgehend vom Projektbeginn Vorwärtsrechnung ermittelt Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia **) wird ausgehend vom Projektende durch Rückwärtsrechnung ermittelt kubus IT 18 Berechnung eines Netzplans Vorwärtsrechnung (VWR) Ausgehend vom ersten Vorgang werden die jeweils frühestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der frühestmögliche Endzeitpunkt des Projektes ermittelt Rückwärtsrechnung (RWR) Ausgehend vom letzten Vorgang werden die jeweils spätestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der spätestmögliche Anfangszeitpunkt des Projektes ermittelt Berechnung von Kenngrößen Gesamtpuffer Freier Puffer Kritischer Vorgang Kritischer Pfad Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 19 Vorwärtsrechnung: Berechnung von FAZ, FEZ 1. Vorgang: FAZ (1) = 0 Ende Vorgang i: FEZ (i) = FAZ (i) + D (i) Frühester Endzeitpunkt eines Vorgangs FEZ (i) ergibt sich durch seinen frühesten Anfangszeitpunkt FAZ (i) plus der Dauer des Vorgangs D (i) Anfang Nachfolger j: FAZ (j) = max (FEZ (i) aller Vorgänger von j) Frühester Anfangszeitpunkt ist der höchste FEZ-Wert aller Vorgänger, d.h. der Vorgänger, der als letzter endet, ist bestimmend Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 20 Rückwärtsrechnung: Berechnung von SAZ, SEZ Letzter Vorgang: SEZ (= FEZ) ist der Ausgangspunkt SAZ = SEZ - D Anfang Vorgang j: SAZ (j) = SEZ (j) - D (j) Spätester Anfangszeitpunkt eines Vorgangs SAZ (j) ergibt sich durch den spätesten Endzeitpunkt SEZ (j) minus der Dauer des Vorgangs D (j) Ende Nachfolger i: SEZ (i) = min (SAZ (j) aller Nachfolger von i) Spätester Endzeitpunkt ist der kleinste SAZ-Wert aller Nachfolger Terminberechnung erfolgt in der Regel Tool-unterstützt Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 21 Beispiel: VWR und RWR 10 2 Vorgang B Vorgang D 18 18 8 8 5 4 23 23 18 18 8 1 6 Vorgang A 0 0 10 Vorgang F 8 8 23 23 3 5 5 6 Vorgang E Vorgang C 8 12 33 33 13 17 13 17 19 23 Vorwärtsrechnung Rückwärtsrechnung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 22 Gesamtpuffer eines Vorgangs Gesamtpuffer: GP (i) = SAZ (i) – FAZ (i) = SEZ (i) – FEZ (i) Berechnung: Differenz aus dem spätesten und frühesten Anfangszeitpunkt oder Differenz aus dem spätesten und frühesten Endzeitpunkt Gesamtpuffer SAZ Vorgang FAZ Vorgänger Früheste Lage SEZ Vorgang Nachfolger Späteste Lage FEZ Gesamtpuffer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 23 Freier Puffer eines Vorgangs Freier Puffer: FP (i) = min (FAZ (j) aller Nachfolger von i) – FEZ (i) Berechnung: Minimum aus dem FAZ der Nachfolger minus FEZ des Vorgangs selbst Der Freie Puffer ist die Zeitspanne, um die der Vorgang verschoben werden kann, wenn sich der Vorgang selbst und seine Nachfolger in der frühesten Lage befinden. Eine Ausnutzung des Freien Puffers hat keinen Einfluss auf die Lage nachfolgender Vorgänge FEZ FAZ Vorgang früheste Lage Nachfolger früheste Lage Freier Puffer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 24 Beispiel: Puffer, kritischer Pfad GP = SAZ – FAZ = SEZ – FEZ FP = min (FAZ aller Nachfolger) – FEZ 2 10 Vorgang B 0 18 8 18 8 0 1 4 5 Vorgang D 18 0 23 23 18 0 Kritischer Pfad 8 6 Vorgang A 0 0 8 8 0 0 10 Vorgang F 0 23 33 23 0 33 3 5 Vorgang C 4 13 8 12 0 17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 5 6 Vorgang E 4 19 13 17 4 23 kubus IT 25 Kritischer Vorgang, kritischer Pfad Kritischer Vorgang: Vorgang mit Pufferzeit = 0 Kritischer Pfad: Pfad vom Projektstart bis zum Projektende, auf dem nur kritische Vorgänge liegen. Der kritische Pfad bestimmt die Dauer des Projektes Kritischer Pfad Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Nachfolger 1 v1 5 Tage Do 23.05.13 2 v2 5 Tage Do 30.05.13 Mi 05.06.13 4 3 v3 3 Tage Do 30.05.13 Mo 03.06.13 4 4 v4 0 Tage 5 v5 5 Tage Do 06.06.13 Mi 12.06.13 7 6 v6 7 Tage Do 06.06.13 Fr 14.06.13 7 7 v7 3 Tage Mo 17.06.13 Mi 19.06.13 8 8 v8 0 Tage Mi 19.06.13 Mi 05.06.13 Mi 19.06.13 20. Mai '13 27. Mai '13 03. Jun '13 10. Jun '13 17. Jun '13 M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F Mi 29.05.13 2;3 2 Tage Mi 05.06.13 5;6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 2 Tage kubus IT 26 Terminplanungstechniken / -Darstellungen Terminliste (Vorgangsliste / Arbeitspaketliste / Aktivitätenliste) PSP-Code Vorgangsname Dauer (PT) Aufwand Vorgänger Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Übersichtliche grafische Darstellung der Terminliste mit Dauer als Rechteck-Elemente Vernetzter Balkenplan Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Zeigt leichtverständlich und übersichtlich Terminsituation auf Netzplan Reine logische Abfolge der Vorgänge mit Zusatzinformationen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 27 Vernetzter Balkenplan 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D Nr. 1 2 3 4 28.05. 5 6 7 8 08.06. Vorteile von vernetzten Balkenplänen: + sehr übersichtlich und selbsterklärend + + + + „kritische Pfade“ werden sichtbar zeitliche Parallelen werden aufgezeigt schnell zu erstellen (mit PM-Tool) weit verbreitet Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 28 Netzplan Berechneter Netzplan mit kritischem Pfad, durch MS Project erzeugt Vorbereitung Anfang: 22.05.06 Nr.: 1 Anforderungen definieren Angebote einholen Anfang: 22.05.06 Nr.: Anfang: 24.05.06 Nr.: 3 Anfang: Anfang: 01.06.06 01.06.06 Nr.: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 1 Woche 07.06.06 Ende:Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage Ende: 07.06.06 Dauer: 11 Tage Ende: Abg.: 0% Res.: 23.05.06 2 31.05.06 Auswahl Auswahl der der PM-Software PM-Software Res.: Res.:Res.: 4 Präsentation und Mittelfreigabe Meilensteindatum: Mit 07.06.06 Nr.: 5 Installation der Software auf Server Durchführung Anfang: 08.06.06 Nr.: 14.06.06 Dauer: 5 Tage Ende: Dauer: 1 Tag 0% Res.: Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Abg.: 6 08.06.06 7 Installation der Software auf Clients Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Dauer: 3 Tage 12.06.06 8 Res.: Schulung vorbereiten Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Beispiel: Einführung einer PM-Software Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia kubus IT 29 09.06.06 9
