Digital von der Ambulanz bis zur Pflege

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“Wir erleben in
hohem Maße, dass
die Entscheidung für
ORBIS der richtige
Schritt war. Wir haben
im Laufe der Zeit alle
unsere Forderungen
und Erwartungen
erfüllt bekommen.”
Gerhard Bauer,
Geschäftsbereichsleiter
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT)
Kreiskliniken Esslingen
Kreiskliniken Esslingen
Digital von der Ambulanz
bis zur Pflege
Kreiskliniken Esslingen setzen durchgehend auf Lösungen von
Agfa HealthCare
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Die Digitalisierung in Gesundheitseinrichtungen hat vor vielen Jahren begonnen
und Jahr für Jahr ihren Siegeszug fortgesetzt. Dies unter anderem, da die
Papierdokumentation mindestens einen gravierenden Nachteil hat: Sie erzeugt
Unikate, die nur an einem Ort verfügbar sind. Es ist zudem – ohne adäquate
IT-Lösungen - nicht nur unter Workflowaspekten schwierig, alle Dokumente aus
der Medizin und Pflege – Anamnesen, Diagnosen, Therapien, Krankheitsverläufe,
einzelne Maßnahmen und Evaluationen, Röntgenaufnahmen und vieles mehr –
gesetzeskonform vorzuhalten.
Bereits in den 90er Jahren haben die ersten Häuser der Kreiskliniken Esslingen
vorausschauend begonnen, IT verstärkt zu nutzen, um ein erstes KrankenhausInformationssystem (KIS) zu implementieren. Der Verbund ist im Jahr 2005 aus der
Fusion zwischen den Kliniken in Kirchheim und Nürtingen entstanden, 2006 kamen
das Kreiskrankenhaus Plochingen und das Paracelsus Krankenhaus Ruit dazu.
Heute gehören insgesamt vier Kliniken zum Verbund. Die Kreiskliniken
sind ein Haus der Grund- und Regelversorgung mit zertifiziertem Darm-,
Brust-, Onkologie- und Diabetes Typ I.-Zentrum.
In den 1.136 Betten werden jährlich etwa 40.000 Fälle stationär und
gut 100.000 Fälle ambulant behandelt. Alle vier Kliniken verfügen über
eine eigene radiologische Abteilung, in denen jedes Jahr etwa 180.000
Leistungen an über 78.000 Fällen erbracht werden.
Strategische Entscheidung für KIS-Partner
IT-Systeme sollten nach einer gewissen Laufzeit immer wieder einer
kritischen Betrachtung unterzogen werden. "Dabei haben wir festgestellt,
dass das damals bestehende KIS unseren gegenwärtigen und künftigen
Erwartungen nicht mehr entsprechen konnte. Es war in Teilen defizitär,
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so dass wir es ablösen wollten", blickt Gertrud Türk-Ihli, Pflegemanagerin
in der zentralen IT der Kreiskliniken Esslingen, zurück. Ein Ziel der
Einführung eines integrierten KIS/RIS war es unter anderem, die Zahl
der Schnittstellen zu minimieren.
Hinter den Überlegungen standen jedoch auch strategische Gründe,
wie Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT), erläutert: "Um die Fallzahlen zu erhöhen und
gleichzeitig die Verweildauer zu verkürzen, müssen die Prozessabläufe
optimiert werden. Das war, kurz gesagt, der Hintergrund der KISAblösung, die wir 1999 gestartet haben." Im Auswahlprozess waren
die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sowie die Integration der
vorhandenen Teilverfahren wesentliche Kriterien. Darüber hinaus sollte
die Lösung einen gewissen Wiedererkennungseffekt zur Papierabbildung
haben und intuitiv zu bedienen sein. "Am Ende fiel die Wahl bei Ärzten,
Pflegekräften und der Verwaltung einstimmig auf ORBIS. Und das
haben wir bis heute nicht bereut", stellt Bauer fest. In die Systemauswahl
wurden hier wie auch später etablierte Berater einbezogen, die speziell
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“Agfa HealthCare
bietet seinen Kunden
die Möglichkeit,
ORBIS entsprechend
anzupassen oder
sogar hausindividuelle
Anwendungen zu
konfigurieren.”
Gertrud Türk-Ihli,
Pflegemanagerin
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT
Kreiskliniken Esslingen
auch die Prozessabbildungsmöglichkeiten des neuen KIS beleuchtet
haben.
Tiefe Integration von KIS und DMS
2004 folgte die Anschaffung eines unabhängigen, releasesicheren
Archivs, in das die Papierakten digital übernommen werden. Hier
entschieden sich die Kreiskliniken für HYDMedia, die neben ORBIS
und IMPAX dritte Produktsäule der Agfa HealthCare. Heute kann direkt
aus dem KIS heraus jede Altakte ab 2005 angesehen werden. Um das
Archiv schrittweise zu leeren, wurden Akten von entlassenen Patienten
zusammen mit den gezogenen Altakten digitalisiert.
"Am Ende fiel die Wahl bei
Ärzten, Pflegekräften und
der Verwaltung einstimmig
auf ORBIS. Und das haben
wir bis heute nicht bereut."
Gerhard Bauer,
Geschäftsbereichsleiter
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT
Kreiskliniken Esslingen
Die Integration geht aber noch einen Schritt weiter. Über die Funktion
'ORBIS to HYDMedia' können digitale Formulare aus dem KIS direkt ins
releasesichere Archiv übermittelt werden. "So sparen wir die Prozesse
und Kosten des Ausdrucks, Einsortierens in die Patientenakte und
Einscannens", sagt Herr Bauer. Die Kreiskliniken sind mit HYDMedia
auf dem Weg zum integrierten klinischen Content-Managementsystem.
Es dient als strategisches Langzeitarchiv für alle Anwendungen sowie
der klinischen und Verwaltungsprozesse. Dabei sind bereits die
Personalakten und das Vertragsmanagement umgesetzt. Für die Zukunft
ist die Umsetzung der E-Mail- und Rechnungseingangsarchivierung
projektiert, sowie der elektronische Postweg fest eingeplant.
Digitalisierung der Radiologie
Nach der Einführung des digitalen Archivs stand die Digitalisierung
der Radiologie an. Dazu wurde 2008 in allen Häusern das RadiologieInformationssystem ORBIS RIS und bis 2010 schrittweise das digitale
Bildarchivierungs- und -kommunikationssystem (PACS) IMPAX
eingeführt. "Damit haben wir mehrere Ziele verbunden. Durch
das weitgehend filmlose Arbeiten und den Wegfall von manuellen
Tätigkeiten wollten wir Kosten einsparen und die Arbeitsabläufe
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“Um die Fallzahlen
zu erhöhen und
gleichzeitig die
Verweildauer zu
verkürzen, müssen
die Prozessabläufe
optimiert werden.”
Gerhard Bauer,
Geschäftsbereichsleiter
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT)
Kreiskliniken Esslingen
optimieren. Mit einer verbesserten und schnelleren Bild- und
Befundverfügbarkeit können wir die Behandlungsqualität steigern.
Die Verfügbarkeit der Röntgenbilder und Befunde eines Patienten
zeitgleich an allen Standorten der Kreiskliniken kann insbesondere
im Rahmen der fachübergreifenden Tumorkonferenzen und
klinischen Besprechungen zum Vorteil des Patienten genutzt
werden“, beschreibt Prof. Dr. Holger Greess, Chefarzt der Klinik
für Radiologie, die Effizienzpotenziale der integrierten RIS/PACSLösung. In den Kreiskliniken arbeiten die Ärzte an 31 Befund- und
34 Betrachtungsstationen, die Bilder werden klinikweit auf WebViewer verteilt. "Der Kampf ums Röntgenbild und die ständige
"Eine immense
Effektivitäts- und
Qualitätssteigerung."
Elisabeth Frank,
IT Abteilungsleitung
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT)
Kreiskliniken Esslingen
Suche nach den benötigten Aufnahmen haben aufgehört. Das hat
die Patientenbehandlung – nicht nur in der Radiologie – deutlich
beschleunigt", bilanziert der Chefradiologe.
Im Bereich der Radiologie gehören die Kreiskliniken dem
teleradiologischen Verbund an, der sich in der Metropolregion
Stuttgart engagiert. Dieser ermöglicht den Austausch zwischen den
Krankenhäusern der Zentralversorgung und den Neurochirurgen bei der
Einholung einer Zweitmeinung zur Anamnese des Patienten.
Alles aus einer Hand
Bei allen IT-Entscheidungen folgen die Kreiskliniken Esslingen einer
klaren strategischen Ausrichtung. "Wir bauen auf ein homogenes
Gesamtsystem. Es muss schon sehr schwerwiegende Gründe geben, dass
wir nach dem Motto 'Best of Breed' beschaffen", fasst IT-Leiter Gerhard
Bauer das Vorgehen zusammen. "Unserer Meinung nach muss die
Integration Patient - Befund - Bild aus einer Hand kommen. So gibt es
auch aus ärztlicher Sicht nur selten Nachfragen nach anderen Systemen
als denen der Agfa HealthCare." Genau so sind die Kliniken auch bei der
Anbindung der Abteilung für Kardiologie vorgegangen, die künftig auch
mit ORBIS Kardiologie-Komponenten arbeiten wird. Dieses generelle
Kreiskliniken Esslingen
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“Unserer Meinung nach
muss die Integration
Patient - Befund Bild aus einer Hand
kommen.”
Gerhard Bauer,
Geschäftsbereichsleiter
GB VI - Medizin- und
Informationstechnik (MIT)
Kreiskliniken Esslingen
Vorgehen erspart unter anderem die aufwändige Programmierung und
Pflege von Schnittstellen zu Fremdsystemen oder gar die Installation
eines Kommunikationsservers.
Das System ermöglicht den Radiologien aller Standorte übergreifend
auf alle Bilder und Befunde zuzugreifen. Das führt zur Verbesserung
der Behandlungsqualität. Die Kreiskliniken haben an den einzelnen
Standorten Schwerpunkte gebildet, so dass die Patienten häufiger verlegt
werden. Für diese Fälle muss ein sofortiger Zugriff auf alle Informationen
sicher gestellt werden, was den Kreiskliniken die Systeme von Agfa
HealthCare hervorragend ermöglichen.
Digitale Ambulanz eigenständig im KIS umgesetzt
Die Effizienz eines digitalen Krankenhauses hängt von durchgehend
digitalen Prozessen ab. Viele Patienten kommen über die Ambulanz in
die Klinik. In analogen Zeiten wurden dazu Ambulanzkarten manuell
erstellt und von einem externen Dienstleister archiviert. Das stellte in
vielfacher Hinsicht ein Problem dar, z.B. wenn einer der chirurgischen
Chefärzte aus Kirchheim in einer anderen Klinik seine Sprechstunde
abhält und keinen Zugriff auf die Unterlagen hat.
Auch aus diesem Grund haben die Kreiskliniken Esslingen den Bezug
des Neubaus – ermöglicht durch die größte Investition im Jahr
2010 im Landkreis Esslingen - am 26. November 2010 genutzt, um
auch die Ambulanz zu digitalisieren. "Agfa HealthCare bietet seinen
Nutzern die Möglichkeit, ORBIS entsprechend anzupassen oder sogar
hausindividuelle Anwendungen zu konfigurieren", erläutert Gertrud
Türk-Ihli, die als Vorstandsmitglied auch in der ORBIS Anwendergruppe
engagiert ist. So wurden in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe eine
digitale Ambulanz- und eine Leistungskarte erstellt und unter ORBIS
mit Hilfe der Komponente „Strukturierte Leistungserfassung“ und
Parametriertools von Agfa HealthCare umgesetzt. In dieser Lösung
wurden dann zu Krankheiten bestimmte Maßnahmen und Vorgehen
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definiert, die den Mitarbeitern in der Ambulanz und der Pflege
die Arbeit wesentlich erleichtern und eine hohe Qualität in der
Patientenversorgung gewährleisten.
"Im Patienten-Servicecenter werden in Spitzenzeiten täglich bis zu 180
Patienten aufgenommen, die stationär einbestellt werden oder in die
Sprechstunde kommen. Ohne die digitale Ambulanz wäre es nicht mehr
möglich, hier den Überblick zu behalten", stellt die pflegerische Leitung
Claudia Kassil heraus.
Eine weitere Anwendung der Anpassungsmöglichkeiten unter
ORBIS kommt beim ORBIS-Planungsbogen auf den Stationen zum
Tragen. Die Klinik hat diagnosespezifische Standards entwickelt,
nach denen Patienten untersucht und versorgt werden. Am OP-Tag
stellt sich dann immer die Frage, ob tatsächlich alle notwendigen
Voruntersuchungen gemacht wurden. "Mit dem Planungsmodul haben
die Stationsschwestern jetzt stets den kompletten Überblick über
alle Interventionen. Das bedeutet eine immense Effektivitäts- und
Qualitätssteigerung", erläutert Elisabeth Frank, IT Abteilungsleitung
Medizin und Pflege.
Mobile Visite erfolgreich im Einsatz
Um das selbst gesteckte Ziel, vollständig papierlos zu arbeiten, zu
erreichen, mussten die Kreiskliniken Esslingen auch die Visiten
digital durchführen. "Und auch hier bietet uns ORBIS sehr schöne
Werkzeuge, so dass wir heute alle Formulare direkt in das digitale Archiv
übermitteln", erläutert Gerhard Bauer. Der Weg begann bereits 2009 mit
der Auswahl geeigneter mobiler Geräte für den Einsatz am Point of Care.
"Nachdem Laptops bei unseren Pflegekräften nicht gut aufgenommen
worden sind, haben wir Thinclient-Wagen und parallel Tablet-PCs
getestet. In dieser Testphase haben uns die Tablet-PCs überzeugt", so Eva
Sutus, pflegerische Bereichsleitung der interdisziplinären Privatstation.
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Die Tablets 'vertragen' sich auch besonders gut mit dem KIS, da ORBIS
bei den Pflegemodulen sehr viele Listenformulare vorhält, die dann
stiftbasiert nur abgeklickt werden müssen. "Also auch hier ermöglicht
uns die ORBIS Lösung ein schnelles und intuitives Arbeiten. Darüber
hinaus verfügen die Tablets über eine 3-in-1-Funktion: dokumentieren,
fotografieren und scannen", erläutert Diana Heuer, pflegerische
Bereichsleitung des Darmzentrums. So können die Aufnahmen bei der
Wunddokumentation direkt in die digitale Patientenakte archiviert
werden. "Mit einer Digitalkamera mussten wir immer erst den Chip
auslesen und die Zuordnung zum Patienten manuell vornehmen, was
eine potentielle Fehlerquelle darstellte", ergänzt Oberärztin Dr. Svenja
Haaga aus der Allgemeinchirurgie.
Auf den Stationen ist heute ein Gerätemix im Einsatz, bestehend aus
feststehenden PCs in den Dienstzimmern, Thinclient-Wagen, die eine
Akkuleistung von etwa 18 Stunden haben, und Tablet-PCs. Bei denen ist
ein kontinuierlicher Betrieb gewährleistet, da im laufenden Betrieb der
kleine Akku ausgetauscht werden kann.
Effizienz- und Qualitätssteigerung dank sauberer
Prozesse
Von Gesundheitseinrichtungen werden heute höchster medizinischer
Standard sowie die Steigerung der Qualität in der Patientenversorgung
bei gleichzeitiger Kostenreduzierung verlangt. Steigende Fallzahlen und
eine Steigerung der Produktivität bedeutet für die Mitarbeiter auch eine
höhere Arbeitsbelastung. "Das ist nur zu leisten, wenn das ärztliche und
pflegerische Personal von administrativen Tätigkeiten entlastet wird. Die
EDV soll eine Hilfe im täglichen Ablauf sein, keine zusätzliche Belastung
durch Eingabe von irgendwelchen Daten. Das haben wir mit ORBIS
geschafft", zieht Gertrud Türk-Ihli zufrieden Bilanz. Das unterstreicht
auch Elisabeth Frank: "Software muss die Prozesse, gerade in Medizin
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und Pflege, möglichst exakt abbilden, um von den Anwendern akzeptiert
zu werden. Die Verfügbarkeit, auch die schnelle Anpassung, wenn sich
Prozesse ändern, ist dann in der Umsetzung ein ganz wichtiger Aspekt.
Hier haben wir mit Agfa HealthCare einen erfahrenen und starken
Partner an der Seite."
Software und mobile Dokumentation sind jedoch kein Allheilmittel.
Wenn die Prozesse nicht sauber definiert sind und umgesetzt werden,
hilft auch die beste IT-Lösung nicht. "Wir erleben in hohem Maße, dass
die Entscheidung für ORBIS der richtige Schritt war. Wir haben im Laufe
der Zeit alle unsere Forderungen und Erwartungen erfüllt bekommen",
findet auch Gerhard Bauer nur lobende Worte. 
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