geprüfter industriemeister - information, kommunikation & planung
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Fachrichtungsübergreifende MARKETING-MANAGEMENT Basis-Qualifikationen GEPRÜFTE INDUSTRIEMEISTER von Diplom-Wirtschaftsingenieurin (FH), Diplom-Betriebswirtin (FH), M.Sc. WiWi (Uni) und Dozentin Bianca Wolfschmidt Information, Kommunikation & Planung www.lern-einfach.de GEPRÜFTER BETRIEBSWIRT (IHK)| 1 Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung Inhalt Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung ........................................................ 1 I. Zur Autorin ......................................................................................................................................................................... 5 II. Zur Serie „DON’T PANIC“ – „INDUSTRIEMEISTER“ ............................................................................................................ 6 I. Information & Kommunikationstechnik ....................................................................................................................... 7 1 Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik ...................................................................................... 7 1.1 Entwicklungstendenzen der Informationsgesellschaft ........................................................................................... 7 1.2 Bedeutung der Informations- und Kommunikationstechniken für Unternehmensorganisationen ....................... 7 1.3 Management der luK .............................................................................................................................................. 9 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 2 Ableitung von luK-Zielen aus der Strategie ....................................................................................................................11 Planung des luK-Einsatzes ..............................................................................................................................................12 Wirtschaftliche Grundfragen des Unternehmens ..........................................................................................................14 Funktionsweise eines luK-Controllings...........................................................................................................................17 Einführung von IuK in Projekten ....................................................................................................................................18 Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen ............................................................................. 20 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 1 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung 2.1 Informations- und Kommunikationssysteme als Grundlage betrieblicher Entscheidungen und Abwicklung von Prozessen ........................................................................................................................................................................ 20 2.1.1 2.1.2 2.2 Betriebliche Informations- und Übertragungssysteme ........................................................................................ 23 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 3 II. 1 2 3 4 2 Aufgaben von und Anforderungen an lnformationssystemen ...................................................................................... 20 Informationsmanagement ............................................................................................................................................ 22 Unstrukturierte Daten, ohne Ordnungskriterium ........................................................................................................ 23 Strukturierte, unkodierte Daten mit Ordnungskriterien ............................................................................................... 24 Strukturierte und kodierte Dateien ............................................................................................................................... 25 Vernetzungstechnik....................................................................................................................................................... 26 Möglichkeiten zur Integration von Anwendungssystemen ........................................................................................... 27 Sicherheit in der IT ..................................................................................................................................................... 28 3.1 Sicherheitstechnik ................................................................................................................................................ 28 3.2 Zugangs- und Zugriffsschutz ................................................................................................................................. 29 Präsentation ............................................................................................................................................................... 30 Ziel und Gegenstand einer Präsentation .................................................................................................................... 30 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation ................................................................................................ 31 2.1 Rhetorisch-methodische Bedingungen ................................................................................................................ 32 2.2 Gestaltungselemente ........................................................................................................................................... 33 Präsentationen vorbereiten ....................................................................................................................................... 34 3.1 Thema und Ziel der Präsentation ......................................................................................................................... 34 3.2 Zielgruppe und deren Zusammensetzung ............................................................................................................ 35 3.3 Inhaltliche Vorbereitung ....................................................................................................................................... 35 3.4 Organisatorische Vorbereitung ............................................................................................................................ 36 Präsentationen umsetzen .......................................................................................................................................... 37 4.1 Eröffnung, Hauptteil und Abschluss der Präsentation durch Einsatz von Medien und Methoden ...................... 37 4.2 Umgang mit unvorhergesehenen Tatsachen........................................................................................................ 38 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 4.3 Nachbereitung einer Präsentation ....................................................................................................................... 38 Planung....................................................................................................................................................................... 39 Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Planung .................................................................................................. 39 1.1 Elemente der Planung........................................................................................................................................... 39 1.2 Funktionsweise von Planungs- und Kontrollsystemen ......................................................................................... 42 1.3 Budgetierung ........................................................................................................................................................ 45 2 Instrumente zur Planung ............................................................................................................................................ 48 2.1 Ziel der Planung: Förderung der Qualität ............................................................................................................. 48 2.2 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ...................................................................................................... 54 III. 1 2.2.1 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.2 2.3 Instrumente zur Fehlererfassung................................................................................................................................................... 56 Instrumente zur Fehleranalyse ...................................................................................................................................................... 59 Weitere Werkzeuge .......................................................................................................................................................64 Weiterentwicklung zum „Integrierten Management" .......................................................................................... 66 2.3.1 2.3.2 IV. 1 Analysemethoden - Qualitätswerkzeuge (Q7) ...............................................................................................................56 Integrierte Managementsysteme (IMS) .........................................................................................................................66 Total-Quality-Management (TQM) ................................................................................................................................67 Projektmanagement................................................................................................................................................... 69 Festlegung der Organisationsform von Projekten ..................................................................................................... 69 1.1 Managementrelevanter Kontext von Projekten ................................................................................................... 71 1.1.1 1.1.2 1.2 Projektarten ...................................................................................................................................................................71 Projektinitiierung ...........................................................................................................................................................72 Organisatorische Grundsätze im Projektmanagement......................................................................................... 77 1.2.1 1.2.2 Gestaltungsfelder der Aufbauorganisation ....................................................................................................................77 Gestaltungsfelder der Ablauforganisation .....................................................................................................................79 1.3 Gestaltung von Projekten im Unternehmen......................................................................................................... 80 5.4 Gremien, Instanzen und Rollen im Projekt ............................................................................................................... 86 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 3 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 2 Basiswissen – Geprüfter Industriemeister – Information, Kommunikation & Planung Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten ...................................................................................................... 88 2.1 Projektmanagement-Funktionskreis .................................................................................................................... 91 2.2 Aufgaben des Projektmanagements .................................................................................................................... 93 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 Anforderungsmanagement ........................................................................................................................................... 93 Terminmanagement ...................................................................................................................................................... 95 Risikomanagement ...................................................................................................................................................... 100 Aufwandsmanagement ............................................................................................................................................... 105 Informationsmanagement .......................................................................................................................................... 107 Ordnungsgemäßer Projektabschluss .................................................................................................................. 109 2.3.1 2.3.2 „Lesson learned" - der „Know-how-Transfer" ............................................................................................................. 109 Weiterentwicklung, Anschlussfähigkeit und Rückführung .......................................................................................... 110 2.4 Erfolgreiches Projektmanagement ..................................................................................................................... 111 Stichwortverzeichnis ......................................................................................................................................................... 112 4 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER I. Zur Autorin INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG I. Zur Autorin Diese Publikation ist von Frau Diplom-Wirtschaftsingenieurin (FH) Bianca Wolfschmidt erstellt worden. Als erfahrene Dozentin für Weiterbildungen in kaufmännischen und technischen Kursen an verschiedenen Bildungsinstituten hat Sie durch ihre jahrelange Erfahrung das Basiswissen für den Geprüften Industriemeister zusammengestellt. Durch ihre Erfahrungen ist der Stoffinhalt für Prüfungen zum Geprüften Industriemeister bei der IHK, HWK aber auch für andere Abschlüsse deckend, kann jedoch nicht garantiert werden. Grund hierfür ist, dass Sie den genauen Stoffumfang immer in den Rahmenstoffplänen der einzelnen Institute finden. Rechtlicher Hinweis zu dieser Publikation – Impressum: Copyright: © 2015 Bianca Wolfschmidt Druck und Verlag: epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de ISBN: 978-3-7375-2962-4 Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung dieser Publikation ist nur mit Zustimmung der Autorin zulässig. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autorin können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Bianca Wolfschmidt Diplom-Wirtschaftsing. (FH) Diplom-Betriebswirtin (FH) Master of Science WiWi (Uni) www.bianca-wolfschmidt.de www.lern-einfach.de Die Vollständigkeit der Inhalte ist angestrebt, wird jedoch nicht rechtlich bindend gewährleistet! GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 5 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG II. Zur Serie „DON’T PANIC“ – „INDUSTRIEMEISTER“ II. Zur Serie „DON’T PANIC“ – „INDUSTRIEMEISTER“ In der Serie „DON’T PANIC“ können Sie unter der Kategorie „BASISWISSEN – INDUSTRIEMEISTER“ folgende Medien für die „FACHRICHTUNGSÜBERGREIFENDE BASIS-QUALIFIKATIONEN“ (z.B. unter www.lern-einfach.de) erhalten: - Rechtsbewusstes Handeln Information, Kommunikation & Planung Zusammenarbeit im Betrieb Naturwissenschaft & Technik Betriebswirtschaftliches Handeln mit - Betriebswirtschaftslehre Organisation Rechnungswesen BEACHTE – AUSFÜLLBARES SKRIPT: Sie können neben den ausgefüllten Büchern auch diese Medien „zum Ausfüllen“ (Text mit Schreibschrift ist nicht abgedruckt) erhalten. Zielsetzung ist hierbei, dass Dozenten diese Skripte im Unterricht verwenden können. Ebenso ist es aber auch jedem Lernenden möglich, das Gelernte durch Schreiben zu intensivieren. Diese Skripte erhalten Sie auf der Seite www.lern-einfach.de 6 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER I. Information & Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG I. Information & Kommunikationstechnik 1 Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik 1.1 Entwicklungstendenzen der Informationsgesellschaft Der Trend der Informationsgesellschaft führt zu stetiger stärkere Vernetzung der Netze aller Art 1.2 Bedeutung der Informations- und Kommunikationstechniken für Unternehmensorganisationen Veränderte Herausforderungen fürs Unternehmen bezüglich: - Wettbewerbssituation Allgemeiner Wertewandel Neue Potenziale durch IuK GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 7 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik Barrieren der stetigen Informations- und Kommunikationsentwicklung im Unternehmen: − hoher Kosten- und Zeitaufwand − mangelndes Verständnis für die neuen Möglichkeiten − geringe Anpassungsfähigkeit und Wandlungsbereitschaft − Ängste vor den Folgen der neuen Strukturen Daher muss man umdenken zur „grenzenlosen Unternehmung“ 8 mit der Fähigkeit zur Marktorientierung mit der Fähigkeit zur Kooperation GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik 1.3 Management der luK Ziel der IuK (Teil des Informationsmanagements): Verbesserung der Effizienz & Profitabilität eines Unternehmens mit IuK Interne und externe Einflussfaktoren IM-Funktionen IM-Phasen IM-Objekte •Planung •Organisation •Koordination •Kontrolle •Analyse •Entwurf •Bedienung •Nutzung •Wartung •Informationsressourcen •IuK-Systeme •IuK-Technologien Informatinosinput • Interne Informationen • Externe Informationen Informationsoutput Management • Information an Externe • Information als Aufgabe • Operative Informationen GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 9 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik Aufgabe des Informationsmanagement − Sammeln und Erfassen von Informationen − Bereitstellung einer elektronischen Plattform mit Daten Neueste Entwicklung: Business Intelligence Werkzeug zur Datenverdichtung und Entscheidungsunterstützung 10 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 1.3.1 Ableitung von luK-Zielen aus der Strategie Somit hat man das Ziel, Informationen zu verteilen - zum richtigen Zeitpunkt, in einer adressatengerechten Präsentationsform, in ausreichender Qualität und Aktualität, im notwendigen Kontext, unter effektiver und wirtschaftlicher Nutzung der Informationsinfrastruktur. Anforderungen sind dabei: − Aktualität − Vollständigkeit − Selektion − Aufbereitung GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 11 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik 1.3.2 Planung des luK-Einsatzes Initiierung Problemidentifikation Analyse Lösungskonzeptionen Umsetzung Installation vorläufiges Ende 12 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Dabei sind bei der Planung folgende Methoden möglich: − schlagartige Umstellung − inkrementale Systemeinführung − parallele Systemeinführung Um die Notwendigkeit der Umstellung festzustellen, kann man wie folgt den IuK-Einsatz zuvor abschätzen: - Definition der „Muss-Investitionen" Priorisierung der Rangfolge der „Muss-Investitionen" Aufstellen der Argumente-Bilanz Abschätzen der einzelnen Vorteile Abschätzen des Risikos Ermitteln des Nettonutzens GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 13 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik 1.3.3 Wirtschaftliche Grundfragen des Unternehmens Die Information- und Kommunikationstechnik kann man auch aus dem Unternehmen auslagern. Dem sogenannten IuK-Outsourcing Gründe dafür und dagegen liegen im 14 − Personal − Kosten & Finanzen − Technologie & Know-How − Datenschutz − Risiko GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Ablauf eines Outsourcing Projektausschreibung an Externe Angebote prüfen Externe bei positiven Bescheid beauftragen Qualität prüfen Unterschied Fremdbezug und Outsourcing − Fremdbezug ist Kauf von Ressourcen − Outsourcing ist die vollständige Ausgliederung GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 15 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik 3 Arten von Backup-Konzepten: Differenzielles Backup Inkrementales Backup Vollständiges Backup Sicherung geänderter Daten seit letztem vollständigen Backup Sicherung der Daten seit der letzten Datensicherung Sicherung aller Daten unabhängig von letzter Sicherung Datensicherung benötigt - 16 − Datensicherung in regelmäßigen Abständen − Wahrung der Aktualität der Daten − sichere Verwahrung ständige Prüfung auf Vollständigkeit und Integrität regelmäßige Überprüfung auf Wiederherstellbarkeit GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 1.3.4 Funktionsweise eines luK-Controllings Grundlegende Aufgabe oder Grundfunktion des IuK-Controllings = Planungs- und Kontrollaufgabe des IuK GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 17 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 1.3.5 Einführung von IuK in Projekten IuK-Systeme die schon in der Praxis gängig sind: − 18 E-Mail − Netzwerke (LAN, WLAN) − Groupware − Video- und Telefonkonferenzen − SMS-Reports GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik Grundlagen von Informations- und Kommunikationstechnik INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Chancen und Risiken von IuK-Projekten werden beeinflusst durch − Technische Komplexität − Verständnis für Methoden und Werkzeuge − Projektkultur − Kommunikation zum Anwender − Technologie-Management − luK-Management GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 19 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen 2 Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen 2.1 Informations- und Kommunikationssysteme als Grundlage betrieblicher Entscheidungen und Abwicklung von Prozessen 2.1.1 Aufgaben von und Anforderungen an lnformationssystemen Informationen helfen bei 20 − Entscheidungen − Weisungen − Aufgabenverteilung und –ausführung GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Informationen müssen − zielgerichtet − vollständig − wahrheitsgemäß sein sowie − kurz − aussagefähig − zuverlässig GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 21 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen 2.1.2 Informationsmanagement Aufgaben des Informationsmanagements: − Feststellen der Informationsbedarfe − Organisation der lnformationsbeschaffung − Verarbeitung der Informationen − Steuern der Informationswege − Archivierung der Daten Ablauf: Informationsgewinnung 22 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Informationsverarbeitung Informationsübermittlung Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 2.2 Betriebliche Informations- und Übertragungssysteme 2.2.1 Unstrukturierte Daten, ohne Ordnungskriterium Unstrukturierte Daten entstehen = − Notizen − Skizzen − Entwürfen Gefahr: Fehlinterpretation GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 23 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen 2.2.2 Strukturierte, unkodierte Daten mit Ordnungskriterien Strukturierte, unkodierte Daten = − Arbeitsplan − Zeichnung − Folgekarten Vorteil: Verbesserung der Verständlichkeit der Informationen 24 GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 2.2.3 Strukturierte und kodierte Dateien Strukturierte und kodierte Dateien = Daten mit vereinfachter Eingabe, Verarbeitung und Weitergabe durch Kodierung Beispiele von Kodierungen: Programmiersprache GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER 25 INFORMATION, KOMMUNIKATION & PLANUNG 2.2.4 Vernetzungstechnik Vernetzungstechnik = Lokaler Netzverbund von Computern sowie Ein- und Ausgabegeräten untereinander Arten von Netzen: 26 − Stern-Topologie − Ring-Topologie − Baum-Topologie − Zell-Topologie GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER Anwenden von Informations- und Kommunikationssystemen Ende der Leseprobe von: BASISWISSEN - GEPRÜFTER INDUSTRIEMEISTER - INFORMATION, KOMMUNIKATION Bianca Wolfschmidt Hat Ihnen die Leseprobe gefallen? 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