PLS AG Outsourcing

IT-Dienstleistungen:
Herausforderungen, Strategien und
Trends aus Sicht eines
Beratungsunternehmens
Autor: Ralf Streib, Dr. Thomas Lampert (PLS AG)
Datum: 09. Mai 2017
Agenda
1
PLSAG:einBeratungshausfürIT-Dienstleistungen
2
AktuelleHerausforderungenderIT-Leiter
3
SteigendeKomplexitätinderIT
4
DieRollederITimWandel:VomProduktzurDienstleistung
5
IT-Sourcing-ManagementalsLösungsansatz
6
Outsourcing:ErfolgsfaktorenimAusschreibungsprozess
PLS AG
Anforderungen
Ausschreibungsprozess
Anbieter- undAngebotsbewertung
Preis-Leistungsbetrachtung
AngemessenePreismodelle
7
Resumee
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 2
PLS AG
Ein Beratungsunternehmen für IT-Dienstleistungen
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 3
PLS AG
Aktuelle Herausforderungen der IT-Leiter
Und nicht zu vergessen …
Digitalisierung, Industrie 4.0
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 4
PLS AG
Steigende Komplexität in der IT
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 5
PLS AG
Die Rolle der IT im Wandel: vom Produkt zur Dienstleistung
• Anzahl der Lieferanten steigt durch
Spezialisierung (Multisourcing)
• Dynamik der Marktveränderungen; kürzere
Reaktionszeiten
• Technik-+ Business Knowhow
• Wertschöpfungsorientierung
• Integration- und Steuerung
Fachabteilung
(Business)
Integrator
Governance
(Verantwortung)
Dienstleistersteuerung
© PLS AG, 2016
Rolle
derIT
• Vertragsmgt.
• SLA
• Leistungen,
Konditionen
und
Preismodelle
• Steuerung
07.05.17
• Beitragzum
Geschäftserfolg
(„e“-sales,
„e“-service,…)
Leistungserbringer
Interner
Dienstleister
• Produkte
• Technik
• Unterstützungsfunktion
Folie 6
PLS AG
IT-Sourcing Management als Lösungsansatz
Commodity
Wertschöpfung
Neue
Strategie
Out – InRe-Back
IT-Sourcing
GlobalLocal
Shared
Services
SingleMulti-
Vendormgt
Der Begriff „IT-Sourcing“ beinhaltet IT-Beschaffungsaktivitäten von Gütern und
Dienstleistungen; es dient zur Bewältigung der Komplexitätsanforderungen
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 7
PLS AG
Outsourcing: Ausschreibung von IT-Leistungen
Problemstellung:
Viele mittelständische IT-Abteilungen arbeiten im Spannungsfeld zwischen “make“ or „buy“.
Schlagworte wie
• Konzentration auf das Kerngeschäft
• Kostensenkung und Transparenz
• Innovative Ausrichtung (Internet- Dienste) oder
• Fehlende Personalressourcen führen zur Outsourcing-Überlegung
• Wie kann der geeignete Dienstleister gefunden werden?
Ziel: Transparente Auswahl des Outsourcing-Anbieters:
• Entscheidungsprozess soll nachvollziehbar bleiben
• Entscheidungsvorlage für das Topmanagement (im Falle größerer Ausschreibungen)
• Die Schnittstelle zwischen interner und externer Leistung klar festlegen
• Aufgaben und Mitwirkungspflichten der Parteien ist klar
(Rollen: Verantwortlich, Mitwirkung, zu informieren)
• Die Bestimmung des angestrebten Mehrwerts für das Unternehmen wird fixiert
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 8
PLS AG
Outsourcing: Ausschreibung von IT-Leistungen
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 9
PLS AG
Outsourcing: Anbieterauswahl
Auf die Wahl des „richtigen“ Anbieters kommt es an
„auf Augenhöhe“
• Portfolio
• Globalisierung
• Zukunftsorientierung
• Stabilität des Anbieters
• Branchenkenntnis
• Innovationsgrad
• Arbeitsweise / Formalisierungsgrad / Administration
• ..
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 10
PLS AG
Outsourcing: Vorgehensweise
Parteien:
Ziele:
Inhalte:
Ergebnis:
Phase 1:
Inhalte festlegen
Phase 2:
Ausschreibung
• Fachabteilung
• IT
• Fachabteilung
• IT
• Berater (opt)
• Anbieter
• Projektleiter
• Einkauf
• Fachabteilung
• IT
• Berater (opt)
• Anbieter
• Projektleiter
• Einkauf
• Anforderungen
festlegen
• RFI/RFP
• Synchronisieren
• Transparenz
• Ideen
entwickeln
• Lerneffekt
• Umfang
• Inhalt
• Nutzen
• Risiko
• Klarheit
über make or
buy
• RFIStandard
• RFP
Standard
• Anforderungen
vollständig?
Phase 3:
Verhandlung
Phase 4:
Phasen
Entscheidung
Phase 5:
Umsetzung
• Fachabteilung
• IT
• Berater (opt)
• Projektleiter
• Einkauf
• Fachabteilung
• IT
• Berater (opt)
• Anbieter
• Anwender
• Einkauf
• Bewertung
• Zeitgerechte
Umsetzung
• Konstruktive
Zusammenarbeit
sichern
• Anforderungsgerechter Betrieb
• Spannungen und
Probleme lösen
• Zusammenwachsen
• Klärung
• Abstimmung
• Weiterentwicklung
• Vergleich
• Sicherheit
• Vergleich
• Unklarheiten
diskutieren
• Der beste Anbieter
ist ausgewählt
• Reibungsloser
Betrieb
RFI = Request for Information (Aufforderung zur Selbstdarstellung von Anbietern,
RFP = Request for Proposal (Aufforderung zur Angebotsabgabe)
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 11
PLS AG
Outsourcing: Anbieterbewertung
Preis
Phase 2:
Nicht nur der Preis zählt,
Welche Potenziale ergeben
sich aus der Partnerschaft?
§ „Commodity“,Wertschöpfung
§ Innovationsleistung
§ Standard- Individualleistung
§ Leistungsumfang
§ Leistungsqualität
Schritt 1:
Zuverlässigkeit prüfen,
Viele Anbieter scheiden aus
Attraktivität
§ Zugangs- und
ZugriffsmöglichkeitenaufPersonen
§ Serviceorganisation
§ BetreuungundSympathie
§ NetzwerkundKontakte
BewertungdesanbietendenUnternehmens
§ Stabilität
§ Größe
§ ErfahrungmitdemAnbieter
§ OrtderLeistungserbringung
§ Standorte
§ AusbildungstandPersonal
§ Investitionen
§ WirtschaftlicheSituation
DieVorauswahlgeeigneterAnbieteralsEmpfehlung
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 12
PLS AG
Outsourcing: Spannungsfeld Preis - Leistung
Größtes
Potenzialdes
Anbieters
Attraktivität
Hoch
Idealer
Partner
A
2
A
3
§ DerBilligste(A5)
§ DerAttraktivste(A2)
§ DerAusgewogenste?(A4)
A
1
A
4
A
5
WelcherAnbieter(A1bisA5)
bietetdengrößtenNutzen?
Günstigstes
Angebot
Niedrig
Hoch
Preis
Niedrig
EinezielgerichteteundtransparenteEntscheidungsfindungschafftfürbeidePartner
(KundeundProvider)dienötigeSicherheit
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 13
PLS AG
Outsourcing: Preismodelle
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 14
PLS AG
Resume
¡ Die Entwicklung von der Produkt- zur Dienstleistungsorientierung ist
in der IT akzeptiert und gewinnt weiter an Fahrt
¡ Die interne Leistungserbringung verändert sich; von der Problematik
neues Personal zu gewinnen bis zum Zeitbedarf für den Aufbau von
Know-How suchen viele IT-Abteilungen nach Lösungsoptionen
¡ Die Entwicklung geht hin zu einem flexiblen Sourcing-Management,
!
zur Bewältigung der steigenden IT-Aufgaben
¡ Mit der Veränderung der IT-Aufgaben in Richtung
Wertschöpfungsorientierung entstehen weiter Anforderungen
¡ Ein effizienter Ausschreibungsprozess zur Beschaffung der IT-
Dienste leistet einen Beitrag zur Steigerung der Leistungsfähigkeit
¡ Die Ausrichtung von Microsoft oder SAP treiben Outsourcing und
Cloudsourcing; die Notwendigkeit zur Weiterentwicklung der IT
besteht bereits
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 15
PLS AG
© PLS AG, 2016
07.05.17
Folie 16