MS Excel zur Toolunterstützung im Projektmanagement

MS Excel zur Toolunterstützung im Projektmanagement: Ausweg oder
Irrweg?
Laut einer Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmen techconsult aus dem Jahr 2014, ist Microsoft
Excel das meistgenutzte Projektmanagement-Tool im deutschen Mittelstand. 53 Prozent der Unternehmen planen
demnach ihre Projekte mit dem klassischen Tabellenkalkulations-Programm. Im Gegensatz zu StandardProgrammen, die speziell für das Projektmanagement konzipiert wurden, wie beispielsweise MS Project, spricht für
Excel, dass das Programm auf vielen Computern im Unternehmen standardmäßig installiert ist und einzelne ExcelDateien schnell auf neue Gegebenheiten oder Bedürfnisse angepasst werden können. Zudem fällt der Mehrheit der
Projektmitarbeiter der Umgang mit Excel leicht, sodass keine großen Investitionen in Schulungen notwendig sind.
Nichtsdestoweniger bringt der Einsatz von Excel als PM-Tool auch Nachteile mit sich. Die Daten zwischen einzelnen
Excel-Tabellen müssen manuell übertragen werden. Eine Automatisierung über VBA-Makros ist oft fehleranfällig.
Bereits kleine Änderungen im Excel-Datenblatt führen möglicherweise zu fehlerhaften Bezügen und gefährden die
korrekte Funktionsweise. Ferner ist die Aktualität aller Projektdaten und eine zeitnahe Interaktivität schwierig zu
gewährleisten. Reports können nur umständlich generiert werden oder einzelne Ressourcen sind über mehrere
Tage im Monat mit der Datenkonsolidierung beschäftigt. Nicht zuletzt können mögliche Probleme auftreten, sofern
User zeitgleicher Zugriff auf ein Datenblatt eingeräumt werden muss.
Im Folgenden soll eine Möglichkeit aufgezeigt werden mit der eine höhere Performanz einer PM-Tool-Lösung über
Excel erreicht werden kann - bei gleichbleibender Usability aus Benutzersicht. Die Lösung wird anhand eines
klassischen Anwendungsfalls aufgezeigt in dem für jedes Projekt eine Excel-Datei angelegt wird, die auf einem
vordefinierten Standard basiert. Die Standard-Dateien dienen dazu, den Projektfortschritt und die einzelnen
Arbeitsschritte zu dokumentieren.
Weitere Anforderungen an das System sind:
• Die Projektdaten aus den Einzeldateien sollen zu einer Multiprojekt-Übersicht aggregiert werden können
• Die Projektleiter möchten aus den Einzeldateien Statusreports generieren, um diese an das höhere (Projekt-)
Management weiterzuleiten
• Sofern Mitarbeiter in unterschiedlichen Projekten zeitgleich eingebunden sind, sollen auf Mitarbeiterebene
individuelle To-Do Listen aus den Einzelprojektdateien generiert werden.
Nachfolgende Grafik zeigt auf wie diesen Anforderungen durch die Anbindung eines Excel-Frontends an eine SQLDatenbank entsprochen werden kann.
Insbesondere ermöglicht die Anbindung an eine zentrale Datenbank, dass:
• alle Projektdaten in einer zentralen Datenbank gespeichert sind. Die Multiprojektübersicht ist somit jederzeit auf
dem aktuellen Stand. Eine manuelle oder semi-automatische Übertragung der Daten ist nicht notwendig;
• eine gleiche, nachvollziehbare Datengrundlage für Projektleiter, Controlling und Project Management Office
gewährleistet ist;
• die Projektleiter können aus der Datenbank heraus das Reporting für das Controlling oder das höhere
Management generieren;
• die Daten aus anderen Systemen (ERP, CRM etc.) über eine Schnittstelle (z.B. WebServices) in das System
eingebunden werden können;
• ein lediglich geringer Change Management Aufwand notwendig ist, da das vertraute Excel-Frontend beibehalten
werden kann.
Die Kosten für eine professionelle und vom Fachmann betreute Umsetzung der Datenbankanbindung sind
abhängig von der Anzahl der Einzelprojekte sowie der Anzahl der Nutzer. Außerdem macht es einen Unterschied
ob eine Datenbank installiert werden muss oder auf eine bestehende Datenbank zurückgegriffen werden kann. In
der deutlichen Mehrzahl der Fälle liegen die Implementierungskosten einer solchen Lösung jedoch deutlich unter
den Kosten für die Implementierung einer Standard-Software, wie beispielsweise MS Project.
Hinzu kommen bei der Wahl einer Standardlösung Kosten für das Customizing und die Anpassung an die
bestehende Planungssystematik. Diese könnten je nach Ausprägung in der gleichen Größenordnung wie die
Lizenzkosten - oder höher – liegen; vorbehaltlich der Entwicklung eines Pflichtenheftes. Durch einen hoher Change
Management Aufwand sind weitere Kosten für die Schulung der Anwender zu kalkulieren.
Ist Excel als Projektmanagement-Tool also Ausweg oder Irrweg? Richtig ist, dass Excel mit zunehmender Reife des
Projektmanagements an seine Grenzen stößt. Richtig ist aber auch, dass gerade kleine und mittelständische
Unternehmen durch die Datenbankanbindung an ein Excel-Frontend mit überschaubaren Kosten ihre
Toolunterstützung im Projektmanagement signifikant verbessern können ohne in ein teures Standard-System
investieren zu müssen.
Für weitere Auskünfte und Fragen steht die Tiba Technologieberatung GmbH gerne jederzeit zur Verfügung Kontakt
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