Häufig gestellte Fragen - Der Paritätische Gesamtverband

Qualität managen im
Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys®
Häufig gestellte Fragen zum Qualitätsmanagement
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„Qualität managen im PQ-Sys® – Häufig gestellte Fragen“
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Liebe Paritäterinnen, liebe Paritäter,
der Begriff „Qualität“ wird vielfältig verwendet. Jede Person hat diesbezüglich einen eigenen
Anspruch. Daher ist Qualität kein objektiver Sachverhalt. Sie ist abhängig von Haltungen, Werten, Professionalität und Rahmenbedingungen für ihre Erbringung.
Dieses Faltblatt soll Ihnen Unterstützung bei der Beantwortung von typischen Fragen zum Paritätischen Qualitätsmanagement PQ-Sys® bieten. Weiterführende Informationen finden Sie unter: www.pq-sys.de
Ihr Serviceteam
Zentrum für Qualität und Management
Aufgabe des Qualitätsmanagements
Welches Ziel verfolgt eine Organisation mit dem Qualitätsmanagement?
Das Ziel von QM ist Zufriedenheit.
Wie wird die Zufriedenheit erzeugt?
Sie wird bewirkt durch das Einhalten von
 Gesetzen und Richtlinien
 freiwilligen Arbeits- und Verhaltensregeln in der sozialen Einrichtung inkl. der haupt- und
ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen, der Vorstand und der Leitungsebene
 vertraglichen Vereinbarungen mit Leistungsberechtigten sowie Leistungsträgern
 Vorgaben der Aufsichtsbehörden bzw. Kontrollgremien (z.B. Heimaufsicht, MDK, BAMF,
Rechnungshof, Leistungsträger eines Projektes, Bundesagentur für Arbeit, REZ)
Verschiedene Gruppen stellen an die Organisation vielfältige Ansprüche und nehmen z. T. in
starkem Maße Einfluss auf die jeweilige Organisation. Sie setzen sich für jede Organisation
unterschiedlich zusammen. Die Anspruchsgruppen und ihre dynamischen Einflüsse zu kennen,
ist die Voraussetzung für ein angemessenes an den Bedarfen ausgerichtetes Qualitätsmanagement. Eine regelmäßige Betrachtung der Anspruchsgruppen ist unerlässlich und ist die
Grundlage für die strategische Ausrichtung der Organisation. Insbesondere die Leistungsberechtigten, die Leistungsträger, die Mitarbeiterschaft sowie die Mitbewerber sind immer fester
Bestandteil der Analyse der Anspruchsgruppen einer Organisation.
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Worauf kommt es an?
 transparentes Handeln/Partizipation von Anspruchsgruppen
 vereinbarte Handhabung und abgestimmtes Leiten von qualitätsrelevanten Prozessen
 gezieltes Forcieren der fortlaufende Weiterentwicklung der Organisation
Das Qualitätsmanagement stellt transparent die Organisation unter dem Aspekt der
Qualität nach außen und innen dar.
So wird zwischen der Organisation und den Nutzerinnen und Nutzern, den Leistungsträgern
und der Gesellschaft ein Vertrauensverhältnis aufgebaut. Dieses transportiert, dass die angebotenen und zu erbringenden Dienstleistungen zuverlässig wie vereinbart erbracht werden können
und die Organisation sich stetig weiterentwickelt.
Was leistet ein Qualitätsmanagement für die Einrichtung?
 Gestaltungs- und Handlungsempfehlungen für den beruflichen Alltag
 maßgeschneidertes Konzept zur Befriedigung der Qualitätsbedürfnisse
 reibungslose Abläufe, klare Zuständigkeiten, Nachvollziehbarkeit
In einem gelebten Qualitätsmanagement werden die Grundsätze des gemeinsamen Handelns
für alle in der Organisation Tätigen verbindlich festgelegt. Mit Zielen werden die Prioritäten für
den täglichen Ablauf gesetzt. Der fachliche Austausch zu den Prozessen und deren Schnittstellen führt zu effektiveren Abläufen. Der damit verbundene bereichsübergreifende Wissenstransfer motiviert die Mitarbeitenden zu mehr Initiative für erforderliche Veränderungen. Die Kommunikation und die Informationswege in der Organisation werden ebenfalls verbessert. Es entwickelt sich eine Unternehmenskultur, die der Leitung effizientes und proaktives Vorbereiten der
Organisation auf die künftigen Herausforderungen ermöglicht. Die Dokumentation der qualitätsrelevanten Aspekte steigert die Prüf- und Rechtssicherheit hinsichtlich der Leistungsberechtigten und der gesetzlichen Anforderungen.
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Paritätisches Qualitätsmanagement PQ-Sys®
Welches sind die kennzeichnenden Merkmale des PQ-Sys®?
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Rahmenvereinbarungen mit den Leistungsträgern
Werte, Leitsätze und Ziele der Organisation
Fachstandards der angebotenen Sozialdienstleistung/en
qualifiziertes Personal, erforderliche Räumlichkeiten mit Ausstattung und Arbeitsmitteln,
Sicherung finanzieller Quellen
 nachweisbare Ergebnisse hinsichtlich Erfolg, möglicher Wirkung, Zufriedenheit der Anspruchsteller wie Nutzer/innen, Leistungsträger, Belegschaft
Was zeichnet das PQ-Sys® aus?
Im Qualitätsmanagement PQ-Sys® sind die Grundsätze der Freien Wohlfahrtspflege (Werteund Gemeinwohlorientierung) und die des Paritätischen (Prinzipien der Toleranz, Offenheit und
Vielfalt) verpflichtend. Die Organisationen positionieren sich zu diesen Grundsätzen im Rahmen
ihrer Werte, ihres Leitbildes und ihrer Konzeption.
Die Qualitätsansprüche aus den Sozialgesetzbüchern werden im PQ-Sys® fachspezifisch, unter
Einbeziehung aller Beteiligten einer Organisation und in leicht verständlicher Sprache umgesetzt.
Phasen 1 und 2 im Qualitätsmanagement
Wie komme ich zu einem Qualitätsmanagement? – Phase 1
(siehe auch Tabelle: Zentrale Elemente, Instrumente, Aus- und Weiterbildungen im PQ-Sys®)
Die erste Phase dient der Analyse der vorhandenen Voraussetzungen, Erfordernisse und Ressourcen sowie der Abstimmungen und Umsetzung festgelegter Maßnahmen, die für ein Qualitätsmanagement erforderlich sind. Das Qualitätsmanagement muss für Außenstehende nachvollziehbar sein. Aber hier geht es erst los. Die wichtige Arbeit erfolgt erst in der Phase 2.
Wie kann ich das eigene Qualitätsmanagement aufrechterhalten, pflegen und weiterentwickeln? – Phase 2
Die an die soziale Organisation gestellten einschlägigen gesetzlichen, vertraglichen und fachlichen Forderungen und auch das Wissen zu deren Umsetzung verändern sich oft. Auch die erzielte Zufriedenheit der Anspruchsberechtigten erzeugt erneut weitere Bedürfnisse. Daher ist
eine permanente Prüfung aller an die Organisation gerichteten Anforderungen und die Koordination der Anpassung an die aktuelle Situation eine fortlaufende Aufgabe des Qualitätsmanagements.
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Akteure und ihre Aufgaben im Qualitätsmanagement
Was haben die Leistungsträger (gemäß § 12 SGB I) für eine Aufgabe?
Mit Körperschaften, Anstalten und Behörden, den sogenannten Leistungsträgern, werden Rahmenverträge, in denen der Anspruch von Leistungsempfängern an Sozialleistungen vereinbart
ist, abgeschlossen. Die Organisationen leiten daraus qualitätsrelevante Arbeitsaufträge für ihre
Arbeitsbereiche und für festgelegte Zeiträume ab.
Welche Verantwortung hat die Leitung?
Die Leitung ist für das strategische Qualitätsmanagement verantwortlich. Die Analyse aller wesentlichen Einflussfaktoren ist die Basis, um eine Balance zwischen den gestalterischen Möglichkeiten und den organisationsrelevanten Abhängigkeiten herzustellen. Es geht um die Auseinandersetzung mit Einflüssen, Chancen und Risiken für die zukünftige Ausrichtung der Organisation, Planung ihrer Strategie und ihrer Zielsetzung.
Welche Aufgaben hat ein/e Qualitätsmanagementbeauftragte/r heute?
Er oder sie ist die administrative Verbindung zwischen Leitung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Er/sie ist bevollmächtigt zur Koordinierung aller QM-Aktivitäten und ist verantwortlich für
die Systematik der Abläufe in den QM-Phasen. Außerdem berät er/sie alle Beteiligten der Organisation und leitet diese hinsichtlich der transparenten Nachweisführung zu den qualitätsrelevanten Aktivitäten an. Beispielsweise wird in der Vereinbarung zum internen Qualitätsmanagement nach § 20 Absatz 2a SGB IX ein/e bestellte/r Qualitätsmanagementbeauftragte/r gefordert.
Was müssen Mitarbeiter/innen im Qualitätsmanagement tun?
Die Mitarbeiter/innen übernehmen die Verantwortung für ihre eigenen Arbeitsaufgaben. Die Arbeitsaufgaben werden unter den qualitätsrelevanten Aspekten im Qualitätsmanagement sinnvoll aufeinander abgestimmt, zusammengeführt oder anders als bisher zugeordnet.
Diese Systematik findet sich in den sogenannten Prozessen wieder.
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Zentrale Elemente, Instrumente, Aus- und Weiterbildungen im PQ-Sys®
Elemente
QM als strategisches Ziel festlegen
Die Leitung (Geschäftsführung, Vorstand) gibt die strategische Ausrichtung für
die operative Tätigkeit im QM u. a. durch Leitbild und Ziele vor.
Instrumente, Ausbildung PQ-Sys®
(Anwendung optional)
Qualitätsmanagement als Führungsaufgabe
PQ-Pys®
QM-Basiswissen Modul 1, 2 PQ-Sys®
Qualitätsmanager/in PQ-Sys®
Ausgangslage ermitteln
Der Ausgangspunkt ist die Analyse von Anforderungen und Zielen, die sich u. a.
aus dem SGB, den Rahmenverträgen, dem Leitbild ergeben. Es sollen die Stärken und Schwächen der Organisation sichtbar gemacht und notwendige Aktivitäten ermittelt werden.
fachliche Kompetenzen im QM aufbauen
Benötigt wird eine Person (QMB), die bevollmächtigt ist, sich um das QM zu
kümmern und die verschiedenen Akteure in der täglichen Arbeit zu Fragen der
Qualität anzuleiten. Die Kompetenzen können im Rahmen der modularen QMFachpersonal-Ausbildung erlangt werden.
alle Beteiligten einer Organisation ins QM einbinden
QM ist ein gemeinschaftlicher Auftrag in der Organisation. Alle Mitarbeitenden
haben die Verantwortung, ein gemeinsames und tragfähiges Verständnis für QM
zu entwickeln.
im QM Kommunikation und Information
Die Abstimmung zu den einzelnen Arbeitsschritten bei der Dienstleistungserbringung und zu deren Nachweisführung ermöglicht ein aufeinander abgestimmtes
Vorgehen. Dieses Organisieren eines routinierten Handelns spiegelt sich in der
eigenen Dokumentation zum QM wieder und gilt als Vorgabe für das Tagesgeschäft.
Arbeitsabläufe gestalten
In der täglichen Arbeit wird der Standard der Organisation gelebt. Damit das
gelingt, unterstützt QM die Gestaltung der Arbeitsabläufe gemäß den Anforderungen (u. a. Vision, Leitbild, Konzeption) und hilft Schwachstellen zu identifizieren, zu beseitigen und Innovation zu fördern.
Zufriedenheit zur Erfüllung der Anforderungen feststellen und bewerten;
Maßnahmen ergreifen, um QM aufrechtzuerhalten, zu pflegen und weiterentwickeln zu können
Ein erfolgreich angewandtes Qualitätsmanagement führt zu der Erfüllung aller an
die Organisation gestellten Anforderungen (u. a gesetzlichen) und der Erzielung
der Zufriedenheit von Nutzer/innen, den Leistungsträgern sowie den Mitarbeitenden. Die Organisation beurteilt vielfältig selbst ihre erworbenen und angewandten
Kompetenzen im QM. Die Leitung bewertet die Funktionsweise des QM und plant
weitere Vorgehensweisen. QM unterstützt gezielt die fortlaufende Weiterentwicklung der Organisation.
Siegel PQ-Sys® erwerben
Qualitäts-Check PQ-Sys®
Qualitäts-Check plus PQ-Sys®
Qualitätsmanagement-Assistent/in PQ-Sys®
Qualitätsmanagement-Beauftragte/r PQ-Sys®
Qualitäts-Check PQ-Sys®
Qualitäts-Check plus PQ-Sys®
Informationsveranstaltung PQ-Sys®
Qualität managen PQ-Sys® - Dokumentation und
Beispiele
Prozessmanagement PQ-Sys®
Methoden und Werkzeuge PQ-Sys®
Kunden- und Mitarbeiterbefragungen PQ-Sys®
Qualitätsauditor/in PQ-Sys®
Managementbewertung PQ-Sys®
Paritätisches Qualitäts-Siegel PQ-Sys®
Für die Darlegung der Kompetenzen im QM kann eine externe Bewertung durchgeführt und die Impulse daraus für die Weiterentwicklung verwendet werden.
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Zertifizierung nach dem Paritätischen Qualitätssiegel PQ-Sys®
Müssen wir uns zertifizieren lassen?
Ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement wird zum Beispiel im § 113 SGB XI für stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen und in der Vereinbarung der Bundesarbeitsgemeinschaft
für Rehabilitation (BAR) für stationäre Rehabilitationseinrichtungen gem. § 20 Abs. 2a SGB IX
als Qualitätsnachweis gefordert. Die Recherche zu den konkreten Anforderungen ist empfehlenswert. Eine unparteiische Auskunft können die Referenten für Qualitätsmanagement in den
Landesverbänden geben. Auch das Zentrum für Qualität und Management beim Gesamtverband unterstützt Sie.
Wie können wir unsere Zertifizierungsfähigkeit prüfen?
Der Qualitäts-Check PQ-Sys® ist ein einfaches und durch die Kosten- und Leistungsträger vielfach anerkanntes QM-Instrument. Er dient der Selbstevaluation und der Steuerung von Qualitätsentwicklungen. Ebenso ist dieser Qualitäts-Check Voraussetzung für das Paritätische Qualitäts-Siegel. Er liegt in zahlreichen Fachvarianten vor.
In strukturierten Fragebögen werden wichtige QM-Fragen aus der Sicht der Interessengruppen
(Nutzer, Leistungsträger, Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Führungskräfte), fachliche Standards
sowie wichtige Fragen zum Daten- und Arbeitsschutz, Hygienevorschriften etc. berücksichtigt.
Durch ein Bewertungssystem und Kennzeichnung nach dem Ampel-Prinzip können bei erkannten Schwächen Maßnahmen vereinbart und nachverfolgt werden.
Wie läuft eine Zertifizierung nach dem Paritätischen Qualitätssiegel PQ-Sys® ab?
Die Zertifizierung umfasst eine Prüfung der Dokumente und eine Vor-OrtBegutachtung (Audit) durch eine zugelassene Zertifizierungsgesellschaft (Rahmenvertragspartner im Paritätischen unter www.pq-sys.de). Eine Vor-Ort-Prüfung erfolgt
regulär einmal in 3 Jahren. Jährlich ist ein Qualitätsentwicklungsbericht an die Zertifizierungsgesellschaft zu senden. Dadurch kann effizient eine systematische Qualitätsentwicklung nachgewiesen werden.
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Welche Zertifizierungsverfahren im PQ-Sys® sind anerkannt?
 Paritätisches Qualitäts-Siegel® Weiterbildung: Baden-Württemberg, NRW, Thüringen
 Paritätisches Qualitäts-Siegel® Reha
 MGW-Qualitätssiegel
 Paritätisches Qualitäts-Siegel® Integrationskurse
 Qualitäts-Siegel Selbsthilfekontaktstellen (SKS)
 länderspezifische Paritätische Qualitäts-Siegel® Kita
Woher bekomme ich weitere Informationen zum verbandlichen Qualitätsmanagement PQ-Sys®?
Paritätischer Gesamtverband
Zentrum für Qualität und Management
Oranienburgerstr. 13/14
10178 Berlin
Tel. 030/24 636-362
Fax 030/24 636-110
E-Mail: [email protected]
Internet: http://www.pq-sys.de
SQ Cert GmbH
Düsseldorfer Straße 9
60329 Frankfurt/Main
Tel.: 069/26956877 - 0
Fax.: 069/26956877 - 1
E-Mail: [email protected]
Internet: http://www.sq-cert.de
Legende:
QM = Qualitätsmanagement
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