YSoft SafeQ Authentifizierung - IT

YSoft SafeQ Authentifizierung
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Das
Unternehmen
Foto
Case Study
SSI SCHÄFER
Peem GmbH
Graz
www.ssi-schaefer.at
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Bei SSI Schäfer nutzen rund 550 Mitarbeiter die vorhandenen 50 Multifunk• dunt et qui omnis exceprem inist quiamus molesto dolesto
tionsgeräte (MFD). Davon wurden 25 Maschinen mit dem Authentifizie• de
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rungsmodul von
SafeQ
ausgestattet.
Die bereits
vorhandenen
Zutrittskarten
werden nun für die Authentifizierung an den Maschinen verwendet um
Druckjobs, Scanaufträge und Kopien zu verwalten. Dies spart Papier und
Toner und schützt die Sicherheit sensibler Daten.
Problemstellung
Das größte Problem, das aufgetreten
ist, war, dass Mitarbeiter einen Druckauftrag mit sensiblen Daten sendeten,
diesen jedoch nicht abholten. Hier war
definitiv die Sicherheit der internen
Daten gefährdet. Ein weiteres Problem
fand man im administrativen Bereich;
zu viele unterschiedliche Druckermodelle und -hersteller verursachten
einen enormen Aufwand und noch
dazu eine unüberschaubare Lagerhaltung der Verbrauchsmaterialien.
Es wurden alle Maschinen durch
wenige Xerox-Modelle mit Managed
Print Service ersetzt. 25 der MFD wurden
mit dem SafeQ Authentifizierungsmodul ausgestattet, was nicht abgeholte Druckaufträge verhindert.
„Da bereits jeder Mitarbeiter
eine Zutrittskarte hatte, bot es
sich an, diese auch zur Authentifizierung zu nutzen. Mit
dem externen Terminal von
YSoft SafeQ können wir ohne
einen einzigen Klick auf unsere
Druckaufträge zugreifen.
Die Papierkörbe neben den
Maschinen sind seitdem deutlich leerer. Wir drucken einfach
nur mehr jene Dokumente, die
wir auch wirklich benötigen und zwar auf jedem beliebigen
Drucker im Netzwerk.“
Walter Lindsberger, IT Helpdesk
IT Speicherkraft Vertriebs- und Dienstleistungs GmbH
UniCredit Tower • A-8054 Seiersberg • Haushamerstraße 2 • Stock 2 • Top 14b
Tel.: +43 316 58 79 53 0 • Fax: DW 20 • Kostenlose Hotline: 0800 / 08 05 16
mail: [email protected] • web: www.speicherkraft.com
Case Study
Wie funktioniert dies in der Praxis?
Der Druckauftrag wird in die Cloud gesendet und kann an jeder beliebigen
Maschine abgeholt werden. Man geht zum gewünschten Gerät, hält seine Karte
zum externen Kartenleser (Terminal) und erhält sofort eine persönliche Auflistung
aller gesendeten Druckaufträge. Nun kann man wählen ob alle oder nur vereinzelte
Aufträge gedruckt werden sollen.
Die Druckaufträge bleiben 48 Stunden für den Mitarbeiter verfügbar. Danach
werden sie vom Server gelöscht werden um keinen unnötigen Speicher zu belegen.
Prozess
Schritt 1: Druckauftrag von PC
Schritt 2: Mit Zutrittskarte
am Terminal der Maschine
authentifizieren
Schritt 3: Druckaufträge
auswählen
Authentifizierung per Karte
Follow-me
Da bei SSI Schäfer Besprechungen
häufig in unterschiedlichen Gebäuden
stattfinden, war es notwendig, dass
die Druckaufträge an allen Maschinen
abgeholt werden können. Und das
ist auch der große Vorteil der Print
Roaming Funktion: Druckaufträge sind
an allen Maschinen abrufbar, somit
hat man alle wichtigen Informationen
jederzeit parat.
Durch das Reporting-Modul von
SafeQ hat man zusätzlich immer alle
Kosten im Blick und kann diese pro
Mitarbeiter, Abteilung oder Projekt
auswerten.
Direct Print
Eine Print Roaming Funktion ist nicht
in jeder Abteilung effizient. Daher
kann beispielsweise im Wareneingang
direkt gedruckt werden um sich nicht
für jeden einzelnen Lieferschein
authentifizieren zu müssen.
Welche Abteilungen diese Berechtigung haben, kann bereits in nur
wenigen Schritten hinterlegt werden.
Dies fördert die Produktivität einzelner
Unternehmensbereiche.
Fazit
Die Authentifizierung sorgt für
Sicherheit sensibler Daten und Kosteneinsparungen. Die wahre Zeit- und
Kostenersparnis im Alltag liefert
jedoch die Follow-me-Funktion.
Im administrativen Bereich konnte
der Verwaltungsaufwand schon nach
kurzer Zeit verringert werden, wird
doch dank Managed Print Service jede
Tonerbestellung automatisiert ausgelöst.
IT Speicherkraft Vertriebs- und Dienstleistungs GmbH
UniCredit Tower • A-8054 Seiersberg • Haushamerstraße 2 • Stock 2 • Top 14b
Tel.: +43 316 58 79 53 0 • Fax: DW 20 • Kostenlose Hotline: 0800 / 08 05 16
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