Muster für Schreiben und Berichte an den Hauptausschuss

Senatsverwaltung für Bildung,
Jugend und Wissenschaft
- ZS C -
Berlin, den
Telefon
Fax:
23.1.2012
9227-5937
9227-6003
E-Mail: [email protected]
An den
Vorsitzenden des Hauptausschusses
0003 B
über
den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin
über Senatskanzlei – G Sen –
Entwicklung eines einheitlichen IT-Systems für die Berliner Schulen
- Schlussbericht 108. Sitzung des Hauptausschusses vom 31.August 2011
- Rote Nummern 2205, 2205 A und 2205 A-1, 2205 B, 2205 B-1 und 17/0003 und 17/003 A
Kapitel 10 00, Titel 812 60
Ansatz des Haushaltsjahres 2010:
Ansatz des Haushaltsjahres 2011:
Vorläufiger Ansatz des Haushaltsjahres 2012:
Ist des Haushaltsjahres 2010:
Verfügungsbeschränkungen:
Festlegungen:
Aktuelles Ist am 31.12.2011
Gesamtkosten:
5.585.000,00 €
7.882.000,00 €
0,00 €
2.810.644,83 €
0,00 €
0,00 €
7.204.215,53 €
bisher 22,85 Mio. € neu voraussichtlich 18,539 Mio. €
Der Hauptausschuss hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen:
„Die Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung wird um einen Fortschrittsbericht
zu den dem Bericht zu Grunde liegenden Fragen bis zum 30.10.2011 gebeten. In diesem Fortschrittsbericht soll besonderes Gewicht auf den bis zu diesem Zeitpunkt erreichten Stand der Inbetriebnahme der Schülerdatei und des gesamten einheitlichen IT-Systems für die Berliner Schulen
sowie auf die Gewährleistung der Standards für die Datensicherheit gelegt werden.“
Mit Schreiben vom 28.10.2011 wurde der Hauptausschuss um Fristverlängerung bis Ende Dezember 2011 für die Vorlage des Berichtes zum vorstehenden Berichtsauftrag gebeten. Mit dem
2. Zwischenbericht vom 15.12.2011 wurde um erneute Fristverlängerung bis Mitte Februar 2012
gebeten (siehe Konsensliste).
Es wird gebeten, mit nachfolgendem Bericht den Beschluss aus der Sitzung vom 31. August 2011
als erledigt anzusehen.
1. Stand des einheitlichen IT-Systems für die Berliner Schulen
Das einheitliche IT-System für die Berliner Schulen wird in Form einer modularen IT-Plattform aufgebaut. Das Gesamtsystem umfasst sowohl IT-Infrastruktur (Netze, Server, Endgeräte, Peripheriegeräte) der Domäne Schule, als auch IT-Dienste (Mail, IT-Management, technische Services,
etc.), definierte Schnittstellen sowie IT-Verfahren (Anwendungssoftware zur Unterstützung bzw.
Abbildung von Fachprozessen).
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Hierzu wurden u.a. die nachfolgend genannten fünf Teilprojekte durchgeführt:
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•
•
•
•
die Einrichtung einer automatisierten Schülerdatei.
die Einführung einer sicheren Berliner Schul-E-Mail,
die Pilotierung einer sicheren IT-Infrastruktur (Netze, Hardware) im Sinne einer verfahrensunabhängigen IT,
die Beschaffung einer einheitlichen Schulmanagementsoftware für die Schulverwaltung
und Stundenplanung an allen öffentlichen Schulen,
die erstmalige einheitliche, elektronische Erfassung und Übermittlung der Abiturdaten
und die Bereitstellung dieser Daten für das ISQ.
1.1 Stand der Inbetriebnahme der Schülerdatei
Die Online-Erhebung der Schülerdaten erfolgt derzeit stichtagsbezogen. Die Datenübertragung
aus den Schulen in die zentrale Datei wird mittels einer zertifikatsbasierten Schul-E-Mail und verschlüsselter Dateianhänge realisiert. Die Einrichtung des neuen E-Mailsystems und die Einbindung
der Zertifikate sind an allen öffentlichen allgemeinbildenden Schulen und beruflichen Schulen bis
Oktober 2011 umgesetzt.
Die Lieferung der Schülerdaten 2011 der allgemeinbildenden Schulen ist im Zeitraum Mai 2011 bis
August 2011 zu vier Stichtagen erfolgt.
Die Erhebung der Schülerdaten 2011 der beruflichen und zentralverwalteten Schulen ist im Zeitraum von 17.10. bis 24.10.2011 erfolgt.
Die Daten werden mittels einer eigens entwickelten Prüf- und Trennsoftware in den Schulen geprüft und gemäß den Vorgaben des Schulgesetzes und der Schuldatenverordnung in zwei Dateien
getrennt.
Die Bereitstellung der Schülerdaten für die gemäß Schulgesetz § 64a berechtigten Verwaltungsstellen erfolgt nach einem Stufenkonzept.
•
Im ersten Schritt ist den regionalen Außenstellen der Schulaufsicht der Senatsverwaltung für
Bildung, Jugend und Wissenschaft ein sogenanntes „Schülerdatei-Cockpit“ zur Verfügung gestellt worden. Hier stehen Standardberichte zu schülerbezogenen Auswertungen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt mit rollenbasierten Zugriffsberechtigungen. Für statistische Auswertungen und Qualitätssicherung stehen die Daten berechtigten Nutzern der Senatsverwaltung
für Bildung, Jugend und Wissenschaft zur Verfügung. Gegenwärtig erfolgt eine Planstabilisierung der bisherigen Datenbestände mit den jetzt erstmals auf Individualdaten beruhenden Datenerhebungen aus der automatisierten Schülerdatei.
•
Die Nutzung der Datenbank durch die Schulämter der Bezirke erfolgt in einer Weblösung, die
sichere rollenbasierte Zugriffe auf die Datenbestände der Schülerdatei ermöglicht. Dieses Portal befindet sich in der Erprobung mit Pilotbezirken.
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Zum Zwecke der Beantwortung von Anfragen der sonstigen berechtigten Stellen (den Strafverfolgungsbehörden, den Polizeibehörden, den Jugendämtern einschließlich der Jugendgerichtshilfe, der Bewährungshilfe für Jugendliche und Heranwachsende und den Gesundheitsämtern) wurde ein Prototyp realisiert, der sich ebenfalls in der Erprobung befindet.
Der fachliche Ausbau und die Weiterentwicklung des Berichtssystems aus der Schülerdatei erfolgt
in gemeinsamen Arbeitsgruppen der Verwaltungsbereiche.
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1.2 Schaffung der Sicheren IT-Infrastruktur und Hardwareinventarisierung
Die Beschaffung der eigens für das Projekt konfigurierten sicheren Schulserversysteme (der sogenannten „Datacenterboxen“) ist abgeschlossen. Die notwendigen abschließenden Konfigurationsarbeiten werden zurzeit umgesetzt. Die Bereitstellung der Datacenterboxen an den Schulen erfolgt
seit 01.11.2011 und wird voraussichtlich Ende 2012 abgeschlossen sein. Die Ausstattung der
Schulen ist in einem Einführungskonzept beschrieben. Neben der Bereitstellung von Standardsoftware für die Bürokommunikation (Office 2003) wird den Schulen auch die Berliner Schulmanagementsoftware (BSM) auf den Datacenterboxen bereitgestellt.
Zum Ausbau des sicheren Berliner Schulintranets stellt der zentrale Dienstleister die notwendigen
Transportnetze zur Verfügung und baut die für den Betrieb notwendigen zentralen Komponenten
auf. In einem ersten Schritt wird das bestehende Netz in die neue Umgebung übergeführt. Die Ertüchtigung der lokalen Verkabelung an den Schulen erfolgt gemäß dem im Bericht (rote Nummer
2205B, Anlage 2) dargestellten Finanzierungsmodell. Dieser Prozess wird voraussichtlich Ende
2012 abgeschlossen sein.
Über den Aufbau und Betrieb der verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur ist mit den Bezirken
eine Verwaltungsvereinbarung abgeschlossen worden.
1.3 Stand der Inventarisierung der Hardware an den Schulen
Im Rahmen der Beschaffung der Datacenterboxen wurde eine Software beschafft, die eine automatisierte Inventarisierung aller Komponenten der IT-Plattform ermöglicht. Die damit erfassten
lokal vorhandenen Inventardaten stehen als Datenset für die unterschiedlichsten Abfragen zur Verfügung. Eine Auswertungsplattform wird innerhalb der zukünftigen Portallösung bereit gestellt. Die
Zugriffe für die regionalen Außenstellen der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft sind realisiert; die Zugänge für die bezirklichen Schulträger werden zurzeit in Zusammenarbeit mit den bezirklichen IT-Verantwortlichen eingerichtet. Gleichzeitig werden vorhandene Inventarisierungs- und Statistikgrunddaten über Inventarbestände der IT der Berliner Schulen konsolidiert und übernommen.
1.4 Einführung der Berliner Schulmanagementsoftware (BSM)
Die zukünftige einheitliche Schulmanagementsoftware wird vor allem aus den beiden Softwareprodukten Magellan (Fa. Stüber Systems) und Untis (Fa. Gruber & Petters) bestehen. Gegenwärtig
werden berlinspezifische Anpassungen für Schülerdaten entwickelt, so dass für die Schulen mit
Einsatz der Software zukünftig keine Mehrfacherhebungen mehr anfallen. Eine Präsentation vor
Schulpraktikern erfolgte am 12.12.2011.
Bei der konkreten Einführung vor Ort sind schulartspezifische Rahmenbedingungen zu beachten.
Darüber hinaus sind technisch-organisatorische Vorkehrungen zu treffen, um den laufenden
Schulbetrieb nicht zu gefährden. Es ist ein Konzept festgelegt worden, das die Einführung der Software quartalsweise als Diffusionsstrategie vorsieht. Dieses legt den Zeitpunkt für die Bestellung
und Implementierung der BSM weitgehend in die Eigenverantwortung der Einzelschule. Demnach
wird die Gesamteinführung als Bereitstellung der Hard- und Software im Berliner Schulsystem voraussichtlich mit dem letzten Quartal 2012 abgeschlossen sein.
Um zu einer möglichst großen Einheitlichkeit der Datenverarbeitung bereits in Teilschritten zu gelangen, werden die Gymnasien sowie die beruflichen und zentral verwalteten Schulen prioritär behandelt.
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Die Einführung der BSM wird begleitet vom Ausbau des Schulservicezentrums Berlin (SSZB) als
Beratungs- und Supportinstanz auch für Fragen im Zusammenhang mit der Funktionalität der
BSM. Das Schulungskonzept sieht die Gewinnung von Multiplikatoren aus den verschiedenen
Schularten vor, die bei den Herstellern zu schulen sind und ihr Wissen an die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer weitergeben sollen.
Die Schulen geben ihre Anforderungen in ein webbasiertes Bestellportal ein und erhalten vom
Schulservice einen Vereinbarungstext mit einem 10-Punkte-Plan zur Einführung der BSM. Die
Auslieferung der Software-Lizenzen, die Ertüchtigung der Netze und der Hardware sowie die notwendigen Schulungsmaßnahmen wurden entkoppelt, um die Schulen zügig mit der BSM versorgen zu können.
1.5 Elektronische Übermittlung und Bereitstellung der Abiturdaten
Mit dem Teilprojekt „elektronische Abiturdatenerfassung 2011“ wurden erstmalig die Voraussetzungen geschaffen,, um in einem Probelauf die Abiturdaten 2011 für alle öffentlichen und privaten
Schulen mit gymnasialer Oberstufe online zu übermitteln. Das neue Verfahren soll zukünftig durch
die Berliner Schulmanagementsoftware Unterstützung finden, in welcher eine entsprechende
Schnittstelle integriert sein wird. Somit können zukünftig aufwändige Arbeitsschritte entfallen. Die
Auswertungen werden schneller und differenzierter vom gemeinsamen Institut für Schulqualität der
Länder Berlin und Brandenburg (ISQ) durchgeführt und die Schulen sehen sich von bisher aufwendigen Arbeitsschritten entlastet.
165 öffentliche und private Schulen mit gymnasialer Oberstufe waren aufgefordert ihre Abiturdaten
2011 in elektronischer Form zu übermitteln. Für das ISQ konnten Datensätze von allen 165 Schulen bereitgestellt werden. Die zeitnahen Auswertungsmöglichkeiten der Daten konnten durch die
Online-Lösung deutlich verbessert werden. Die rechtlichen Grundlagen sind durch die Evaluationsverordnung geschaffen und die gesetzeskonforme Datentransformation wurde analog zur
Schülerdatei durch eine spezifische Softwarekomponente realisiert. Auch dieses Teilprojekt dient
der erstmaligen technischen Normierung von Daten und Merkmalen, z.B. ein-eindeutigen Fächerkürzeln.
2. Gewährleistung der Standards für die Datensicherheit
Datenschutz und IT-Sicherheit werden im Projekt eGovernment@School als Querschnittsanforderung bei der Schaffung der technischen und organisatorischen Grundlagen für den Betrieb des
einheitlichen IT-Systems für die Berliner Schulen besonders berücksichtigt. Projektbegleitend erfolgt der Aufbau eines IT-Sicherheitsmanagements.
Mit der Entscheidung durch das Parlament wurden 13 Stellen (Kapitel 1012 Titel 425 01, finanziert
aus dem Lehrerstellenplan) für den Aufbau von geeigneten Strukturen zur nachhaltigen Unterstützung und Verbesserung der Belange des Datenschutzes in den Berliner Schulen zur Verfügung
gestellt. Diese Stellen dürfen nur mit Lehrkräften besetzt werden, die den Herausforderungen des
regulären Unterrichtens nicht mehr gewachsen sind.
Diese Strukturen sollen durch ein IT-Sicherheitsmanagementteam gebildet werden. Das Team
besteht aus Regionalen IT-Sicherheitsbeauftragten, die die Einhaltung des technischen Datenschutzes und der IT-Sicherheit gewährleisten werden, sowie aus Regionalen Datenschutzbeauftragten, die den Berliner Schulen als externe Datenschutzbeauftragte zur Verfügung stehen. Der
Aufbau und der Aufgabenumfang dieser Teams wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Berliner
Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit geplant.
Für die regionale Verteilung wurden aus jeweils zwei Bezirken Doppelregionen gebildet. Dabei
wurde die unterschiedliche Anzahl der Schulen in den Bezirken beachtet.
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Für die Gewinnung der erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden zwei Interessenbekundungsverfahren durchgeführt. Mit Hilfe dieser Verfahren sollten sechs Regionale Beauftragte
für Datenschutz, sechs Beauftragte für IT-Sicherheit, sowie eine Person für die Aufgabenwahrnehmung bei den zentral verwalteten Schulen gefunden werden. Die Verfahren konnten nicht vollständig abgeschlossen werden, da nicht genügend geeignete Bewerberinnen und Bewerber zur
Verfügung standen. Es konnten bisher nur neun Personen für die neue Tätigkeit gewonnen werden. Fünf Regionale Beauftragte für IT-Sicherheit, drei Regionale Datenschutzbeauftragte, sowie
die für die zentral verwalteten Schulen zuständige Person.
Um die Besetzung der vakanten vier Stellen zu gewährleisten läuft ein drittes Interessenbekundungsverfahren. Es gingen 16 Bewerbungen ein. Diese werden derzeit ausgewertet.
Das IT-Sicherheitsmanagementteam hat bereits in seiner momentanen Besetzung seine Arbeit
aufgenommen. Es finden Qualifizierungsmaßnahmen statt, nach deren Abschluss die Teams ihre
regionale Tätigkeit aufnehmen und mit der Beratung und Unterstützung der Schulen beginnen
können.
In Vertretung
Mark Rackles
Senatsverwaltung für Bildung,
Jugend und Wissenschaft