2.2 Projektbeauftragung und -startprozess Urheberrechtlich

Urheberrechtlich geschütztes Material
Projektmanagement
2.2 Projektbeauftragung und -startprozess
2.2.1 Projektdefinition (Projektauftrag, Project Charter, Projektbeschreibung)
Die Projektdefinition enthält die Anforderungen und Ziele, die mit einem
Projekt verbunden sind. Darüber hinaus werden die wesentlichen Eckdaten des Projekts festgehalten. In der Praxis sowie in den Regelwerken
der IPMA und PMI existieren eine Reihe von weiteren Begriffen, wie
Projektauftrag, Projektbeschreibung, Project Charter, Projektsteckbrief,
Project Management Summary.
ICB-Element 1.03 beschreibt die Projektanforderungen und Projektziele
als Anforderungsmanagement. Es werden diejenigen Anforderungen
und Ziele definiert, die die Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Parteien und Umwelten, insbesondere jene der Kunden und Nutzer,
erfüllen können.
Ziele
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Definition dessen, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung dessen,
was nicht Inhalt des Projekts ist)
Entwicklung der gröbsten Form der Projektplanung (alle wesentlichen Elemente der Projektplanung, Projektorganisation und Kommunikation sind enthalten)
Basis für detaillierte Planungen (Projektstrukturplan, Balkenplan, ...)
Eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter über die Ziele, den Umfang und die
Rahmenbedingungen des Projekts festlegen
Ein gemeinsames Verständnis über die wesentlichen Projektzusammenhänge innerhalb des Projektteams herstellen
Eine Informationsgrundlage für später dazukommende Teammitglieder, Lieferanten und andere am Projekt beteiligte Personen zur
Verfügung haben. Dadurch wird der Informationsaufwand im
Laufe des Projekts verringert.
Vorgehensschritte/Inhalte einer Projektdefinition
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Festlegung des Projektnamens, der Projektnummer
Ausgangssituation, Vorgeschichte, Problemstellung beschreiben
Projekt-Ziele/Nicht-Ziele definieren
Projektinhalte/Hauptaufgaben festlegen
Urheberrechtlich geschütztes Material
Projektmanagement in der Projektstartphase
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Projektphasen, Termine, Meilensteine festlegen
Kosten und Aufwandsschätzung vornehmen
Projektorganisation definieren
kritische Erfolgsfaktoren, Risiken definieren
Kommunikationsregeln vereinbaren
Unterschriften Projektauftraggeber/Projektleiter
Viele Ursachen führen dazu, dass Projekte zum Zeitpunkt ihres Entstehens keineswegs klar definiert und abgegrenzt sind:
z die Neuartigkeit einer Idee/Aufgabe
z ihre Komplexität
z die unterschiedlichen Sichtweisen und Interessen der Beteiligten
z die fehlende Zeit und das fehlende Detail-Know-how des Projektauftraggebers
z das fehlende Verständnis der Bedeutung einer klaren Projektdefinition
z Eine zielorientierte, effiziente Durchführung des Projekts verlangt
allerdings, dass Projektziele klar formuliert, der Projektumfang
abgesteckt und die organisatorische Einbettung des Projekts vereinbart sind. Daher ist die Definition des Projekts eine der ersten
Aufgaben innerhalb des Projektmanagements.
z Unter Projektdefinition ist eine umfassende Kurzbeschreibung
des Projekts zu verstehen. Man sollte darauf achten, dass die Projektbeschreibung kurz und prägnant auf die projektrelevanten
Gesamtzusammenhänge konzentriert ist. Lösungen sollten eher
noch nicht beinhaltet sein, sondern lediglich die Ziele, die im Zuge
des Projekts zu erreichen sind.
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Es wird hier zwischen Projektantrag und Projektauftrag unterschieden.
Der Projektantrag (vgl. Kap. 2.1.3) wird vom Projektleiter oder vom Antragsteller dem Projektauftraggeber als erste Dokumentation übergeben.
Dieser entscheidet, ob eine Idee in Projektform weiter zu verfolgen ist.
Im positiven Falle wird das Projekt mit Hilfe des Projektauftrags, der
das Projekt während seines ganzen Lebenszyklus begleitet, freigegeben.
Im Folgenden werden die unserer Erfahrung nach wesentlichen Bestandteile, die eine Projektdefinition enthalten sollte, zuerst allgemein
und später im Kapitel 10 „Fallbeispiele“, angepasst an verschiedene Projektarten, vorgestellt.
In Abbildung 2-24 findet sich die grafische Zusammenfassung.
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