Reporting Design
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Reporting Design Status quo und neue Wege in der Gestaltung des internen und externen Berichtswesens 2013 Reporting Design – Status quo und neue Wege in der internen und externen Berichtsgestaltung - eine empirische Studie von KPMG Advisory AG, FH Oberösterreich und pmOne GmbH Autoren: Christoph Eisl, Heimo Losbichler, Lisa Falschlunger, Bianca Fischer, Peter Hofer Herausgeber: Michael Büttner, Christoph Eisl, Christian Engelbrechtsmüller, Heimo Losbichler, Andreas SchmidtPöstion, Hannes Wambach Jänner 2013 1 2 3 4 5 6 Vorwort............................................................................. 4 Zusammenfassung der Ergebnisse.................................... 5 Möglichkeiten der Visualisierung von Finanzdaten...... 8 Grundlagen und Ziele der Studie................................ 11 3.1Zielsetzung..................................................................................... 11 3.2 Methodik........................................................................................ 11 3.3 Studiendemographie Geschäftsberichte........................................ 12 3.4 Studiendemographie Monatsberichte............................................ 12 Status quo der Geschäftsberichterstattung der Unternehmen im ATX Prime Market......................... 14 4.1Berichtsumfang...................... ...................................................... 14 4.2 Gestaltung von Tabellen................................................................ 16 4.3 Gestaltung von Diagrammen........................................................ 18 Status quo des internen Monatsreportings................ 22 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Berichtserstellung und genutzte Medien...................................... 22 Leseverhalten und Entscheidungsrelevanz................................... 25 Tabellen, Diagramme, Texte.......................................................... 27 Alternative Darstellungsformen.................................................... 33 Zufriedenheit und Änderungswünsche......................................... 34 Neue Wege im Reporting Design mit Hilfe von Eye-Tracking-Analysen............................................... 37 6.1 6.2 Informationsgestaltung und -wahrnehmung als Grundlage von Entscheidungen................................................... 37 Eye Tracking als Schlüsseltechnologie zur Optimierung des Reporting Designs.............................................................. 38 Nachwort und Ausblick............................................ 40 Literaturverzeichnis................................................. 41 4 | Reporting Design 2013 Vorwort Wie sieht ein optimal gestalteter Finanzbericht aus? Es gibt nur wenige Unternehmen, die sich in den vergangenen Jahren nicht diese Frage stellen mussten oder aktuell nicht vor der Aufgabe stehen, ihr internes Reporting bzw. ihre Geschäftsberichte zu optimieren. Dies hat einen einfachen, aber bedeutsamen Grund. Führungskräfte in Unternehmen und externe Kapitalgeber haben heute eine herausragende gesellschaftliche Verantwortung. Mit ihren Entscheidungen gestalten sie die weltweite wirtschaftliche und soziale Entwicklung. Die Qualität ihrer Entscheidungen beruht maßgeblich auf den ihnen zur Verfügung stehenden Informationen. In unserer datengeprägten Geschäftswelt wird die Informationsversorgung dieser Personengruppen von umfangreichen, quantitativen Berichten dominiert. Unternehmensintern in Form von Managementreports wie Monats- oder Quartalsberichten, nach außen vor allem durch die veröffentlichten Geschäftsberichte. Die Empfehlungen zur optimalen visuellen Aufbereitung von Tabellen und Diagrammen sind jedoch uneinheitlich. Es fehlen wissenschaftlich fundierte, empirisch abgesicherte Gestaltungsgrundlagen und in der Praxis akzeptierte Standards. Tabellenanordnungen, Diagrammtypen, Farben oder Achsenskalierungen werden meist individuell und inkonsistent aufbereitet. Als Folge sind viele Berichte schwer lesbar und für eine rasche Informationswahrnehmung häufig ungeeignet. Im Extremfall können sie sogar zu Fehlentscheidungen führen. Darüber hinaus ist der Aufwand für die von Unsicherheit begleitete Berichtserstellung beträchtlich. Neben inhaltlichen Aspekten spielt die Informationsaufbereitung bei der Berichtsgestaltung eine zentrale Rolle, da 70 % der menschlichen Sinnesrezeptoren für die visuelle Wahrnehmung vorgesehen sind. Während der Frage richtiger Kennzahlen in Wissenschaft und Praxis seit jeher großer Raum gegeben wurde, hat sich das Bewusstsein für die Bedeutung der visuellen Aufbereitung erst in den letzten Jahren entwickelt und in vielen Unternehmen zu einem Umbruch in der Berichtsgestaltung geführt. Die vorliegende Studie ist Teil eines gemeinsamen Forschungsprojektes von KPMG, pmOne und dem Studiengang Controlling, Rechnungswesen und Finanzmanagement der FH OÖ in Steyr. Ziel des Projektes ist die Entwicklung von Gestaltungsrichtlinien, die Management- und Geschäftsberichte nachweislich schneller und besser lesbar machen. Die vorliegende Studie ist empirischer Ausgangspunkt des Gesamtvorhabens und gibt erstmals einen umfassenden Überblick über die heute gängige Praxis in der internen Monatsberichtsgestaltung und der externen Geschäftsberichterstattung österreichischer Unternehmen. Michael Büttner Heimo Losbichler Mit Hilfe einer neuen Eye-Tracking-Technologie können Blicke und Blickverläufe der Berichtsleser aufgezeichnet und analysiert werden. Eye Tracking ist damit ein Schlüssel für die empirische Überprüfung der Wirksamkeit unterschiedlicher Darstellungsformen. Christoph Eisl Christian Engelbrechtsmüller Andreas Schmidt-Pöstion Hannes Wambach Gendergerechte Formulierung Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen in dieser Studie sind geschlechtsneutral zu verstehen. Sie werden aus Gründen der Kürze und besseren Lesbarkeit verwendet und drücken damit keinerlei Geschlechtspräferenz aus. Reporting Design 2013 | 5 1. Zusammenfassung der Ergebnisse Die Studie „Reporting Design – Status quo und neue Wege in der Gestaltung des internen und externen Berichtswesens“ wurde im Frühjahr und Sommer 2012 durchgeführt. Sie gibt Auskunft über die aktuelle Praxis der internen und externen Berichtsgestaltung. Die Ergebnisse zum internen monatlichen Reporting beruhen auf 326 Fragebögen von Berichtsempfängern und Berichtserstellern österreichischer Unternehmen. Die Ergebnisse zur externen Berichterstattung beruhen auf der Analyse der Geschäftsberichte der 40 Unternehmen des ATX Prime Market. Wesentliche Ergebnisse zur Geschäftsberichterstattung Geschäftsberichte stellen ein wesentliches Instrument der Kommunikation von Unternehmen mit Investoren und der Öffentlichkeit dar. Die darin dargestellten Informationen beeinflussen maßgeblich deren Vertrauen. Der angestrebte „true and fair view“ wird dabei von Inhalt und Darstellungsform gleichermaßen beeinflusst. Die detaillierten Studienergebnisse bezüglich Tabellen, Diagrammen und sonstigen grafischen Elementen indizieren, dass in den Unternehmen des ATX Prime Market in Hinblick auf die Berichtsgestaltung Optimierungspotenzial besteht. Die wesentlichen Studienergebnisse können wie folgt zusammengefasst werden: 1 Durchschnittlich 165 Seiten. Der durchschnittliche Geschäftsbericht 2010 bzw 2010/11 im ATX Prime Market umfasst 165 Seiten (Median 149 Seiten). Der Konzernabschluss beansprucht mit durchschnittlich 87 Seiten dabei mehr Raum als der allgemeine Teil mit 78 Seiten. Die DO&CO Restaurants & Catering AG veröffentlichte mit 102 Seiten den Bericht mit der geringsten Seitenanzahl, der Geschäftsbericht der Immofinanz AG war mit 286 Seiten der seitenmäßig umfassendste Bericht. 2 6.800 Tabellen, Diagramme und sonstige grafische Elemente. In den Geschäftsberichten der Unternehmen des ATX Prime Market werden mehr als 6.800 Tabellen, Diagramme und sonstige grafische Elemente zur Darstellung von Informationen verwendet. Diese beanspruchen damit im Durchschnitt mehr als ein Drittel (= 34,9 %) der in den Geschäftsberichten verfügbaren Nettofläche. Umgerechnet entspricht dies einer durchschnittlichen Seitenanzahl von 57,5 Seiten pro Geschäftsbericht, die ausschließlich Tabellen, Diagramme und sonstige grafische Elemente beinhalten. Pro Bericht werden im Schnitt 119 Tabellen, 21 Diagramme und 39 sonstige grafische Elemente verwendet. Damit wird deutlich, dass der Gestaltung dieser Elemente große Bedeutung beikommt. 3 Tabellen dominieren. Von diesen 57,5 Seiten sind wiederum 58,3 % Tabellen (= 33,5 Seiten), 6,1 % Diagramme (= 3,5 Seiten) und 35,6 % sonstige grafische Elemente (= 20,5 Seiten). Es ist festzustellen, dass Tabellen insbesondere im Konzernabschluss mit 93,4 % der Fläche grafischer Elemente sehr breiten Raum einnehmen. 4 Große Unterschiede zwischen den Unternehmen. Der Vergleich der Geschäftsberichte zeigt große Unterschiede zwischen den Unternehmen bezüglich der Seitenanzahl und der visuellen Gestaltung. Tabellen und Diagramme werden für unterschiedlichste Zwecke eingesetzt und unterschiedlich gestaltet. Von einem etablierten Standard kann keinesfalls gesprochen werden. 6 | Reporting Design 2013 Wesentliche Ergebnisse zur Monatsberichterstattung Informationen sind die Grundlage menschlicher Entscheidungs- und Willensbildung. Die Qualität betrieblicher Entscheidungen hängt damit direkt mit der Qualität der den Führungskräften zur Verfügung stehenden Informationen zusammen. Monatsberichte haben, als zentrales Instrument der regelmäßigen Informationsversorgung des Managements, einen besonders hohen Einfluss auf die Entscheidungsqualität in den Unternehmen. Diese Entscheidungsrelevanz wird durch die Ergebnisse der Studie bestätigt. Im Vergleich zu Geschäftsberichten sind Unternehmen in der Gestaltung des Managementreportings frei und können interne Monatsberichte an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Die Studie bestätigt die hohe Aktualität des Themas und Wunsch und Notwendigkeit wahrnehmungsoptimierter Reports. Die Kernergebnisse zum Status quo der Monatsberichterstattung in österreichischen Unternehmen sind: 1 Hoher Umfang und Erstellungsaufwand. Die durchschnittliche Seitenanzahl der Monatsberichte beträgt 50 Seiten, wobei der Durchschnitt von zwei Unternehmen mit mehr als 1.000 Seiten Umfang verzerrt ist. Der Median für die Seitenanzahl beträgt 20 Seiten. Bei KMU beträgt der Median lediglich 11 Seiten. Für die Erstellung dieser Berichtsumfänge benötigen die Unternehmen durchschnittlich 6,5 Personentage, wobei der Aufwand in Konzernen mit 7,9 Tagen wesentlich höher ist als in KMU mit 3 Personentagen. 2 Hohe Entscheidungsrelevanz. 58,3 % der Manager und Controller empfinden den Einfluss der Monatsberichte auf unternehmerische Entscheidungen als hoch bzw. sehr hoch. Der hohe Erstellungsaufwand für die Berichte erscheint gerechtfertigt. 3 Monatsberichte müssen rasch zu lesen sein. Monatsberichte werden von den Berichtsempfängern gelesen. Nur 0,4 % geben an, die Berichte nicht zu lesen. Die Berichte werden am häufigsten jedoch nur 15 bis 30 Minuten betrachtet. Mehr als die Hälfte (57,5 %) der Berichtsleser liest die Berichte nur punktuell bzw. kapitelweise. 4 Elektronik vor Papier. Tablets und Smartphones werden wichtiger. Während nahezu alle Befragten ihre Berichte am PC oder Notebook (94 %) betrachten, sind Papierberichte heute nur mehr zu 70,1 % verbreitet. Tablets (7,5 %) und Smartphones (7,1 %) sind als Betrachtungsmedium derzeit noch eher die Ausnahme. Sie weisen aber die höchsten Wachstumsraten auf. Tablets sollen um 293,3 % auf 29,5 % wachsen, Smart- phones um 109,9 % auf 14,9 %. Den klassischen Papierbericht wollen in Zukunft nur mehr die Hälfte (52,8 %) der Befragten einsetzen. 5 Verbesserungsbedarf in der Informationsgestaltung. Nur 60,4 % der Befragten sind mit der Aufbereitung von Diagrammen zufrieden. Während 71,5 % mit der Gestaltung von Tabellen zufrieden sind, ist dies bei Textinformationen (zB Kommentaren) nur zu 44,8 % der Fall. 6 Wunsch nach mehr Visualisierung. Diagramme nehmen heute in vielen Monatsberichten weniger als 20 % der Gesamtfläche ein. Gleichzeitig konzentrieren sich die Berichtsleser bei Erhalt des Berichts primär auf Diagramme. 42,0 % der Befragten wünschen sich in Zukunft mehr Diagramme in der Monatsberichterstattung. Damit steht die erhöhte Visualisierung an zweiter Stelle der Wünsche und wird nur durch den Wunsch nach rascherer Information (46,9 %) übertroffen. Die Studienergebnisse zeigen aber, dass eine hohe Unsicherheit in der Gestaltung von Diagrammen besteht. 7 Neue Darstellungsformen wie Small Multiples und Sparklines sind noch wenig verbreitet. Bei den alternativen grafischen Darstellungsformen dominieren Ampeldarstellungen. Diese werden von 49,1 % der Befragten verwendet. Small Multiples und Sparklines (siehe Kapitel Präsentation von Geschäftszahlen) werden lediglich bei 26,1 % bzw. 12,3 % eingesetzt. Die Unterschiede zwischen KMU, Großbetrieben und Konzernen sind dabei gering. 8 Hohe Aktualität und viele Projekte in Planung. Die hohe Aktualität des Themas zeigt sich durch die Tatsache, dass 62,9 % der Unternehmen gerade ein Reportingprojekt konkret planen, in der Umsetzung sind oder ein solches vor kurzem durchgeführt haben. Die Änderungen werden dabei nicht laufend umgesetzt, sondern gebündelt und in einem gelegentlichen Rhythmus durchgeführt. Reporting Design 2013 | 7 Eye Tracking – Die Schlüsseltechnologie in der zukünftigen Berichtsgestaltung Die Studienergebnisse zeigen sowohl im Bereich der Geschäftsberichte als auch im Bereich der Monatsberichtsgestaltung starke Unterschiede in der Informationsaufbereitung und das Fehlen etablierter Standards. Gleichzeitig zeigen die Studienergebnisse den Wunsch nach besser und schneller aufbereiteten Informationen auf Seite der Berichtsempfänger. Bei den Berichtserstellern wird der Wunsch nach verlässlichen Orientierungsgrundlagen und reduziertem Erstellungsaufwand deutlich. Mit klassischen Methoden wird das Reporting Design weiter ein Handwerk nach dem „Trial & Error“-Prinzip bleiben. Quantitative Informationen werden ohne valide Gestaltungsrichtlinien auf Basis eigener Erfahrungen in Tabellen und Diagrammen dargestellt, in der Hoffnung, dass die gewählte Darstellungsform bei den Berichtsempfängern Anklang findet bzw. zumindest akzeptiert wird. Der Einsatz neuer Eye-Tracking-Technologien in einem ganzheitlichen Ansatz des Reporting Designs wird diesen Status quo massiv verändern und zu einer einfacheren, zielgerichteteren Berichtsgestaltung verhelfen. 2. Möglichkeiten der Visualisierung von Finanzdaten Die Hauptaufgabe des Berichtswesens ist die Bereitstellung von Informationen für interne und externe Entscheidungsträger. Im internen Reporting werden Führungskräfte mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgt. Externe Berichte bieten vor allem Entscheidungsunterstützung für Investoren. Zur Präsentation von quantitativen Informationen gibt es in Berichten unterschiedliche Möglichkeiten: • Tabellen • Diagramme • Grafische Tabellen • Text • Sonstige Darstellungsformen Die Form der Informationsdarstellung beeinflusst die Verständlichkeit und Akzeptanz von Berichten in wesentlichem Ausmaß, weshalb der Wahl der geeigneten Darstellungsform entsprechende Bedeutung beigemessen werden sollte. Nachfolgend wird auf die Spezifika sowie die wesentlichen Vor- und Nachteile der jeweiligen Darstellungsform eingegangen. Tabellen sind eine traditionelle und beliebte Darstellungsform. Sie ermöglichen die Darstellung einer großen Menge an Daten mit verhältnismäßig geringem Platzbedarf. Demzufolge weisen Tabellen den Vorteil einer hohen Informationsdichte auf. Zudem sind sie leicht lesbar und aufgrund zahlreicher Kombinationsmöglichkeiten vielfältig einsetzbar. Im Vergleich zu Diagrammen können in Tabellen grundsätzlich mehr und detailliertere Werte dargestellt werden. Bei der Präsentation von sehr großen Datenmengen in tabellarischer Form ist es jedoch schwierig, die wesentlichen Informationen zu erfassen. Die Verwendung von Tabellen wird vor allem dann empfohlen, wenn es notwendig ist, die exakten Werte zu kennen. Diagramme sollten hingegen primär dort eingesetzt werden, wo es darum geht, Trends und Relationen zu visualisieren. Tabellen bestehen grundsätzlich aus Zeilen und Spalten, in denen Informationen fest strukturiert, jedoch mit beliebigen Inhalten und unterschiedlich formatiert dargestellt werden können. Bei der visuellen Gestaltung von Tabellen stellt sich ein breites Spektrum an Fragen, zum Beispiel: Wie werden Spaltenüberschriften formatiert? Wie werden Einheiten, Vorzeichen und Zahlenformate gestaltet? Die Frage des Hierarchiekonzepts, d.h. wie werden Detailwerte und Summen formatiert, werden die Summen oberhalb der Detailpositionen oder unterhalb angeordnet? Werden Trennlinien oder Hintergrundfarben zur optischen Strukturierung verwendet? Welches Farbkonzept, welche Positionierung von Legenden und Titel? Titel Hintergrund Bilanz Aktiva Veränderungsspalte Monetäre Einheit in TEUR Langfristige Vermögenswerte Sachanlagen Firmenwerte Sonstige immaterielle Vermögenswerte Anteile an assoziierten Unternehmen Sonstige Finanzanlagen Kurzfristige Vermögenswerte Vorräte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Sonstige kurzfristige Forderungen Liquide Mittel Summe Aktiva Legende 31.12.2012 % 31.12.2011 % ∆ in % 1.453 500 879 2.693 256 5.781 15,41% 4,8% 8,5% 26,1% 2,5% 56,0% 1.512 500 932 2.413 103 5.460 17,2% 5,7% 10,6% 27,5% 1,2% 62,2% -3,9% 0,0% -5,7% 11,6% 148,5% 5,9% 2.966 963 452 163 4.544 28,7% 9,3% 4,4% 1,6% 44,0% 1.302 1.504 412 102 3.320 14,8% 17,1% 4,7% 1,2% 37,8% 127,8% -36,0% 9,7% 59,8% 36,9% 10.325 100,0% 8.780 100,0% 17,6% Summe Abbildung 1: Grundsätzlicher Aufbau von Tabellen mit den angesprochenen Gestaltungsfragen Strukturspalte Reporting Design 2013 | 9 Diagramme ermöglichen es, die dargestellten Informationen auf einen Blick zu erfassen. Sachverhalte können mithilfe von Diagrammen schneller und prägnanter auf den Punkt gebracht werden. Als Vorteil kann auch die erhöhte Einprägsamkeit und das gesteigerte Erinnerungsvermögen an die präsentierten Geschäftszahlen genannt werden. Diagramme werden zur Darstellung unterschiedlichster Sachverhalte verwendet. Insbesondere drei Analysezwecke können unterschieden werden: 1. Strukturanalyse: Vergleich unterschiedlicher Kategorien ohne zeitlichen Bezug, wie beispielsweise Länder, Produkte oder Kunden 2. Zeitvergleich: Vergleich unterschiedlicher Zeitpunkte (zB Bilanzstichtage) bzw. Zeiträume Monate, Quartale, Jahre) 3. Zeitverlauf: Ebenfalls Vergleich unterschiedlicher Zeitpunkte bzw. Zeiträume. Der Unterschied zum Zeitvergleich besteht darin, dass im Zeitverlauf auch die Entwicklung zwischen den dargestellten Zeitpunkten bzw. Zeiträumen visualisiert wird. Für eine effektive Informationsaufbereitung ist schon die Wahl des geeigneten Diagrammtyps entscheidend. Als Grundtypen sind folgende Diagramme zu nennen: • Kreis- bzw. Tortendiagramm • Balkendiagramm (waagrecht) • Säulendiagramm (senkrecht) • Liniendiagramm Kreis- bzw. Tortendiagramme kommen dann zum Einsatz, wenn der Anteil einzelner Merkmale an einer Gesamtheit dargestellt werden soll (= Strukturanalyse). Voraussetzung ist, dass die Summe der Anteile 100 % ergibt und keine negativen Werte dargestellt werden. Trotz häufiger Verwendung in der Praxis ist die vorherrschende Meinung in der Literatur, dass Tortendiagramme zur Präsentation von Geschäftszahlen vermieden werden sollten. Begründungen hierfür sind beispielsweise der erhöhte Platzbedarf gegenüber anderen Diagrammtypen und die geringe Informationsdichte. Außerdem ist es für das menschliche Auge sehr schwer, die Fläche eines Tortenstücks einzuschätzen und mit anderen zu vergleichen. Viele Autoren zum Thema Reporting Design sprechen sich dafür aus, Tortendiagramme durch Balkendiagramme zu ersetzen. Das Balkendiagramm ist ein sehr vielseitig einsetzbarer Diagrammtyp. Es kann beispielsweise für Strukturanalysen, Aufzählungen, Rangfolgevergleiche und Benchmarks verwendet werden. Unterschiede zwischen den zu vergleichenden Werten sind bei Balkendiagrammen besser zu erkennen als bei Tortendiagrammen. Vertikale Balkendiagramme werden als Säulendiagramme bezeichnet. Sie sind vor allem für Zeitvergleiche einzusetzen. Als weiterer Anwendungsfall für den Einsatz von Säulendiagrammen werden Häufigkeitsvergleiche (Histogramme) genannt. Ein Vorteil des Säulendiagramms ist, dass auch negative Werte problemlos dargestellt werden können. Säulenund Liniendiagramme werden häufig kombiniert. Bei der Darstellung einer größeren Anzahl an Werten bzw. sehr langer Zeitreihen ist das Liniendiagramm dem Säulendiagramm vorzuziehen. Als Vorteil von Liniendiagrammen ist zu erwähnen, dass Trends und Entwicklungen einfacher erkennbar sind. Es gibt noch weitere Diagrammtypen, die jedoch in der Praxis seltener vorkommen. Beispiele hierfür sind gestapelte Diagramme, Flächendiagramme, Wasserfalldiagramme, Ringdiagramme, Netzdiagramme und Blasendiagramme. 10 | Reporting Design 2013 Grafische Tabellen integrieren kleine Diagramme in eine Tabelle. Sparklines bzw. Microcharts werden dazu benutzt, Zahlen auf platzsparende Weise grafisch zu erklären. Am häufigsten kommen miniaturisierte Linien- und Balkendiagramme zum Einsatz. Mithilfe von grafischen Tabellen werden die Vorteile von Tabellen und Diagrammen kombiniert: Die Diagramme bieten einen schnellen Überblick über die dargestellten Informationen, die Zahlen in der Tabelle liefern die zugehörigen Details (siehe Abbildung 2). Umsatzstatistik im deutschsprachigen Raum 2011 Absatz in Tsd. Stk. Umsatz in Mio. € EBIT in Mio. € Österreich 322 60,6% 54.700 61,9% 8.524 15,6% Deutschland 125 23,5% 25.141 28,4% 3.720 14,8% Schweiz 84 15,8% 8.542 9,7% 786 9,2% Gesamt 531 100,0% 88.383 100,0% 13.030 14,7% Abbildung 2: Grafische Tabelle Text wird im Wesentlichen verwendet, um Erläuterungen und zusätzliche Informationen zu den präsentierten Geschäftszahlen zu geben. Weiters kommen Textelemente in Form von Kommentaren in Kombination mit Diagrammen zum Einsatz. Sonstige Darstellungsformen. Zu den sonstigen Darstellungsformen zählen Dashboards, Kennzahlenbäume, Scorecards oder Tachometer. Reporting Design 2013 | 11 3. Grundlagen und Ziele der Studie Im Rahmen der empirischen Studie zum Status quo der Gestaltung des externen und internen Berichtswesens wurden einerseits die Geschäftsberichte 2010 bzw. 2010/11 der im ATX Prime Market notierten Unternehmen untersucht und andererseits wurden im Sommer 2012 326 Berichtsempfänger und Berichtsersteller aus österreichischen Unternehmen mit Firmensitz im In- und Ausland zu ihrem standardisierten internen Monatsreporting befragt. 3.1. Zielsetzung 3.2. Methodik Die vorliegende Studie gibt einen Überblick über den aktuellen Stand zum Thema Geschäftsberichterstattung sowie zur standardisierten internen monatlichen Berichterstattung und beleuchtet momentane Praktiken. Bei der Monatsberichterstattung wurden sowohl Berichtsersteller als auch Berichtsempfänger befragt. Die Studie beruht auf einer Analyse der Geschäftsberichte des ATX Prime Market sowie einer Befragung, welche vom Studiengang Controlling, Rechnungswesen und Finanzmanagement der FH Oberösterreich in Steyr in Zusammenarbeit mit den Unternehmen KPMG und pmOne durchgeführt wurde. Zur Ermittlung der aktuellen Praktiken sowie der Zufriedenheit im Zusammenhang mit dem Reporting eines Unternehmens wurden Geschäftsberichte und Monatsberichte hinsichtlich folgender Themenstellungen geprüft bzw. Personen diesbezüglich befragt: Der ATX Prime Market bestand zum Zeitpunkt der Studie aus 40 Unternehmen. Aus der Analyse ausgeschlossen wurden die AMAG Austria Metall AG (IPO erst im April 2011) und die Century Casinos Inc. (mangelnde Vergleichbarkeit aufgrund Bilanzierung nach US GAAP). Bei der EVN AG (Stichtag 30. September) wurde der Geschäftsbericht 2009/10 zur Analyse herangezogen, da der Geschäftsbericht 2010/11 zum Zeitpunkt der Studie noch nicht verfügbar war. Folglich wurden die Geschäftsberichte von 38 Unternehmen analysiert. Gegenstand der Analyse war die Erhebung des Status quo des Reporting Designs. Im Rahmen der Forschungsarbeit wurden 4.513 Tabellen, 803 Diagramme und 1.493 sonstige grafische Elemente einer detaillierten Analyse unterzogen. Wie umfangreich sind Geschäftsberichte bzw. Monatsreports und wie sind sie gestaltet? Welche Informationen werden in Form von Tabellen und Diagrammen aufbereitet und welche Darstellungsformen werden dabei genutzt? Werden neuere Darstellungsformen wie Scorecards, Sparklines, Ampeln und Tachometerdarstellungen verwendet? Wie ressourcenintensiv gestaltet sich die Erstellung der Monatsreports und welche Systemunterstützung wird verwendet? Wie (intensiv) werden Monatsberichte tatsächlich gelesen? Wie zufrieden sind die Ersteller und Empfänger mit der Aufbereitung und Verständlichkeit ihrer Monatsreports? Die Umfrage zur Monatsberichterstattung wurde mittels standardisiertem Internet-Fragebogen durchgeführt. Zielgruppe der Untersuchung waren einerseits Manager aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen, welche Monatsberichte erhalten und andererseits Führungskräfte und Mitarbeiter aus den Bereichen Controlling und Rechnungswesen, die Berichte erstellen und auch erhalten. Insgesamt wurden über 2.256 Aussendungen per E-Mail vorgenommen, wovon 326 vollständig ausgefüllte und somit auswertbare Antworten abgegeben wurden. Dies entspricht einer Rücklaufquote von 14,5 %. Die Befragung dauerte 20 bis 30 Minuten und umfasste insgesamt 37 hauptsächlich geschlossene Fragestellungen, welche fast alle als „verpflichtend zu beantworten“ definiert wurden, um eine entsprechende Datenqualität gewährleisten zu können. Die Befragung wurde anonym durchgeführt und wer in folgende Themenkreise unterteilt: Fragen zur Demographie (7 Fragen) Allgemeine Fragen zur Berichterstattung (5 Fragen) Fragen zu Tabellen und Diagrammen (11 Fragen) Fragen zur Zufriedenheit und zum Status quo (6 Fragen) Fragen zur Berichtserstellung und zum Berichtsempfang (6 Fragen) Fragen hinsichtlich des Interesses an unterschiedlichen Themengebieten (2 Fragen) 12 | Reporting Design 2013 3.3. Studiendemographie Geschäftsberichte 3.4. Studiendemographie Monatsberichte Im ATX Prime Market befinden sich die wirtschaftlich größten Unternehmen Österreichs mit einer Umsatzspanne von 34 Millionen bis 23 Milliarden Euro. Die Branchenstruktur ist nachstehender Abbildung zu entnehmen. 83,4 % der Befragten sind Mitarbeiter in einem Unternehmen mit Geschäftssitz in Österreich, 9,5 % arbeiten für ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland und der Rest (7,1 %) hat seinen Sitz in einem anderen Land. Neben der Herkunft wurde auch das Geschlecht abgefragt. Die Studie weist einen Anteil von 77,3 % Männern und 22,7 % Frauen auf, wobei sich 50 % der Frauen in einer leitenden Position befinden. Bei den männlichen Befragungsteilnehmern liegt dieser Anteil bei 66,7 %. Im ATX Prime befinden sich hauptsächlich Industrie- und Dienstleistungsunternehmen Industriegüter und Dienstleistungen Finanzwesen Grundindustrie 10,5% Technologie und Telekom 5,3% Versorger 5,3% Verbraucherdienste Die Umfrage richtet sich an Berichtsersteller (zB Controller) und an Berichtsempfänger (zB Führungskräfte), wobei der Anteil an Berichtserstellern überwiegt. Die Verteilung von Erstellern und Empfängern kann nachstehender Abbildung entnommen werden. 15,8% Konsumgüter Gesundheitswesen 34,2% 21,1% 5,3% 2,6% n = 38 Abbildung 3: Überblick über Branchen der in die Untersuchung eingeschlossenen Unternehmen nach ATX Klassifizierung Frage: Inwieweit sind Sie selbst eher Berichtsempfänger oder Berichtsersteller? Beide Zielgruppen, Ersteller und Empfänger, nahmen teil. Ausschließlich Berichtsersteller Vorwiegend Berichtsersteller Gleichermaßen Vorwiegend Berichtsempfänger Ausschließlich Berichtsempfänger 13,8% 40,2% 35,6% 8,3% 2,1% n = 326 Abbildung 4: Überblick über die Teilnahme von Berichtsempfängern und Berichtserstellern Geantwortet haben überwiegend Leiter aus dem Bereich Controlling bzw. Mitarbeiter dieses Bereiches. Das bedeutet, dass mehrheitlich Personen geantwortet haben, welche auch Verantwortung für die Berichtserstellung tragen. Unter den Teilnehmern zu finden waren aber auch CEOs/Geschäftsführer und CFOs/kaufmännische Leiter, welche klassisch zu den Berichtsempfängern zählen. Darüber hinaus sind es die Führungskräfte, die eine Änderung der Gestaltung im Reporting Design maßgeblich beeinflussen können und damit von entscheidender Bedeutung für die monatliche Berichterstattung sind. Reporting Design 2013 | 13 Zusätzlich zum kaufmännischen Bereich wurden speziell Angestellte aus anderen Abteilungen wie IT oder Revision befragt, um die Gestaltungspräferenzen anderer Empfängergruppen in die Befragung miteinzubeziehen. Die exakte Verteilung der Positionen der Teilnehmer ist Abbildung 5 zu entnehmen. Frage: Welche der folgenden Positionsbezeichnungen trifft für Sie am ehesten zu? 68,1% der Befragten kommen aus dem Bereich Controlling. CEO/Geschäftsführer 4,3% CFO/kaufmännischer Leiter 15,0% Leiter Controlling Leiter Rechnungswesen Leiter IT Leiter Fachbereich 37,1% 6,1% 31,0% 0,6% Sonstiges 0,9% n = 326 Abbildung 5: Überblick über die Positionen der Studienteilnehmer Ergänzend zur Position wurde auch das Alter der Studienteilnehmer abgefragt. Die Mehrzahl (81,9 %) der Studienteilnehmer ist zwischen 31 und 60 Jahre alt (siehe Abbildung 6). Frage: Welcher Altersgruppe gehören Sie an? Die Befragten kommen aus allen Altersschichten. Jünger als 31 Jahre 17,2% Zwischen 31 und 40 Jahren 37,7% Zwischen 41 und 50 Jahren 31,0% Zwischen 51 und 60 Jahren Älter als 61 Jahre 38,0% 16,3% Transport etc. Mitarbeiter Controlling Mitarbeiter IT Eine große Vielfalt an Branchen konnte mit der Befragung erreicht werden. Dienstleistungen 3,7% 0,6% Frage: Bitte ordnen Sie Ihr Unternehmen auf Basis des Hauptgeschäftsfeldes einer der folgenden Branchen zu. Produktion 0,6% Mitarbeiter RW An der Studie teilgenommen haben Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen (siehe Abbildung 7) und unterschiedlichen Größenklassen. Die Branchenklassifizierung ist dem SIC Code entnommen. Dementsprechend sind der Kategorie Transporte etc. auch Kommunikation, Elektrik, Gas und Gesundheitswesen zuzuordnen. Zu der Kategorie Finanzwesen etc gehören außerdem Versicherungen und Immobilien. Unter dem Begriff Landwirtschaft wird auch Forstwirtschaft und Fischerei vereint. 13,2% 0,9% Abbildung 6: Überblick über die Altersstruktur der Teilnehmer n = 326 15,6% Finanzwesen etc. 8,9% Großhandel 6,7% Bauwesen 4,6% Einzelhandel 4,0% Öffentliche Verwaltung 3,1% Bergbau 2,1% Landwirtschaft 0,6% n = 326 Abbildung 7: Überblick über die in der Befragung vertretenen Branchen nach SIC Klassifizierung. Um einen umfassenden Einblick in die Welt der Berichterstattung zu erhalten, wurden weder branchen- noch größenabhängige Einschränkungen vorgenommen. Dies kann anhand des breiten Spektrums an Branchen abgelesen werden und dadurch können generalisierte Aussagen zur Berichterstattung vorgenommen werden. Mit steigender Unternehmensgröße sind üblicherweise steigende Anforderungen an das Controlling-System und das Berichtswesen verbunden. Zur Auswertung größenabhängiger Unterschiede wurde die Unternehmensgröße abgefragt bzw. ob das Unternehmen Teil eines Konzerns ist. Die überwiegende Anzahl der in der Studie analysierten Antworten stammt von Konzernunternehmen (siehe Abbildung 8). Frage: Bitte kreuzen Sie jene Klassifizierung an, die für Ihr Unternehmen am ehesten zutrifft. In der Umfrage konnte eine hohe Anzahl an Großbetrieben erreicht werden. KMU (bis zu 250 Mitarbeiter) Großbetrieb ohne Konzernstruktur Konzernunternehmen 18,1% 10,7% 71,2% n = 326 Abbildung 8: Überblick über die in der Studie vertretenen Unternehmensgrößen 14 | Reporting Design 2013 4. Status quo der Geschäftsbericht erstattung der Unternehmen im ATX Prime Market 4.1. Berichtsumfang Der durchschnittliche Geschäftsbericht 2010 bzw. 2010/11 im ATX Prime Market umfasst 165 Seiten (= arithmetisches Mittel). Der Konzernabschluss mit durchschnittlich 87 Seiten beansprucht dabei mehr Seiten als der erste, allgemeine Teil mit 78 Seiten. Die DO&CO Restaurants & Catering AG veröffentlichte mit 102 Seiten den Bericht mit der geringsten Seitenanzahl, der Geschäftsbericht der Immofinanz AG war mit 286 Seiten der seitenmäßig umfassendste Bericht. ATX-Geschäftsberichte umfassen durchschnittlich 165 Seiten, mehr als ein Drittel davon werden von Tabellen, Diagrammen und sonstigen grafischen Elementen eingenommen. Die Studie ergab, dass durchschnittlich mehr als ein Drittel (= 34,9 %) der in den Geschäftsberichten verfügbaren Nettofläche (nach Abzug von Rändern) von Tabellen, Diagrammen und sonstigen grafischen Elementen (zB Fotos, Organigramme, Landkarten etc.) eingenommen wird. Umgerechnet entspricht dies einer durchschnittlichen Seitenanzahl von 57,5 Seiten mit ausschließlich Tabellen, Diagrammen und sonstigen grafischen Elementen pro Geschäftsbericht. Damit wird deutlich, dass der Gestaltung dieser Elemente hinsichtlich der Wahrnehmung und optimalen Informationsversorgung von Aktionären und sonstigen Stakeholdern große Bedeutung beikommt. Von diesen 57,5 Seiten sind wiederum 58,3 % Tabellen (= 33,5 Seiten), 6,1 % Diagramme (= 3,5 Seiten) und 35,6 % sonstige grafische Elemente (= 20,5 Seiten), siehe Tabelle 1. Es ist festzustellen, dass Tabellen insbesondere im Konzernabschluss mit 93,4 % der Fläche grafischer Elemente sehr breiten Raum einnehmen. Auffallend ist, dass Diagramme im allgemeinen Teil 12,2 % der Fläche einnehmen, im Konzernabschluss dagegen nur 0,7 %. Typ Gesamter Bericht Seiten Anteile Tabellen 33,5 58,3% Diagramme 3,5 Sonstige Gesamt Allgemeiner Teil Seiten Konzernabschluss Anteile Seiten Anteile 5,0 18,5% 28,5 93,4% 6,1% 3,3 12,2% 0,2 0,7% 20,5 35,6% 18,7 69,3% 1,8 5,9% 57,5 100,0% 27,0 100,0% 30,5 100,0% Tabelle 1: Seitenanzahl und beanspruchte Fläche des jeweiligen Typs an der Fläche grafischer Elemente Reporting Design 2013 | 15 Typ Gesamter Bericht Tabellen Allgemeiner Teil 119 Konzernabschluss 21 Diagramme 21 19 2 Sonstige 39 33 6 Gesamt 179 73 98 106 Tabelle 2: Durchschnittliche Anzahl grafischer Elemente pro Geschäftsbericht Dass Tabellen die klar bevorzugte Darstellungsform in den Geschäftsberichten des ATX Prime Market sind, ist nicht nur bei der beanspruchten Fläche klar ersichtlich, sondern auch bei der Anzahl. Wie aus obenstehender Tabelle entnommen werden kann, werden Tabellen im Vergleich zu Diagrammen und sonstigen grafischen Elementen in den Geschäftsberichten am häufigsten verwendet. Anzahl der Diagramme in den Geschäftsberichten des ATX Prime 65 = Median 56 14 14 15 15 15 16 16 16 11 11 13 8 8 8 6 3 5 25 22 23 23 23 24 24 19 19 20 20 20 21 21 30 31 31 39 36 37 Abbildung 9: Überblick über Anzahl der Diagramme pro Geschäftsbericht Pro Bericht sind im Durchschnitt 119 Tabellen enthalten. Mit 70 Tabellen war der Bericht der Mayr-Melnhof Karton AG jener Bericht mit der geringsten Anzahl von Tabellen. Tabellen dominieren. Die Visualisierung über Diagramme könnte noch deutlich verstärkt werden. Die maximale Anzahl von Tabellen in einem Geschäftsbericht beträgt 223 Tabellen (Flughafen Wien AG). In allen 38 Geschäftsberichten werden Diagramme zur Darstellung von Informationen verwendet. Durchschnittlich (Median) sind in einem Geschäftsbericht 20 Diagramme enthalten. Die Bandbreite reicht von drei Diagrammen (Frauenthal Holding AG) bis 65 Diagramme (conwert Immobilien Invest SE). 16 | Reporting Design 2013 4.2. Gestaltung von Tabellen Titelkonzept und Legende Ein aussagekräftiger Titel ist von großer Bedeutung, um die Informationen rasch zu erfassen und in den richtigen Kontext zu setzen. In den analysierten Geschäftsberichten kamen 2.894 Tabellen ohne Titel vor. Dies entspricht nahezu zwei Drittel aller Tabellen. Es ist festzustellen, dass fehlende Titel im Konzernabschluss häufiger vorkommen als im allgemeinen Teil. Die Studie ergab, dass bei jeder fünften Tabelle im Text nachgelesen werden muss, um den Inhalt der Tabelle zu verstehen bzw. um die dargestellten Informationen im richtigen Zusammenhang erfassen zu können. Die Analyse führte zu dem Ergebnis, dass die Legende in Tabellen standardmäßig links positioniert wird. Die in der Literatur als Alternative diskutierte Darstellung der Legende in der Mitte der Tabelle war in keinem der Geschäftsberichte zu finden. Bei jeder fünften Tabelle muss im Text nachgelesen werden, um den Inhalt verstehen zu können. Darstellung von Veränderungen Sehr hilfreich bei der Interpretation von Informationen in Tabellen ist die Darstellung von Veränderungen des aktuellen Jahres zum Vorjahr. Veränderungen können grundsätzlich absolut oder relativ dargestellt werden. In den Geschäftsberichten des ATX Prime Market werden in 6,1 % aller Tabellen Veränderungen dargestellt, wobei die Darstellung als relative Zahl häufiger vorkommt. relativ absolut 11,9% relativ & absolut 11,6% 76,5% Abbildung 10: Darstellung von Veränderungen in Tabellen Gesondert wurde erhoben, wie viele Unternehmen in der im Abschnitt Konzernabschluss dargestellten Bilanz und Gesamtergebnisrechnung Veränderungen der aktuellen Werte zum Vorjahr zeigen, was den Bilanzleser bei der Analyse unterstützen würde. Nur ein Unternehmen zeigt in der Bilanz relative Veränderungen (Raiffeisen Bank International AG) und nur zwei Unternehmen weisen in der Gesamtergebnisrechnung eine Veränderungsspalte aus (Raiffeisen Bank International AG, Zumtobel AG). Diesbezüglich wurde auch untersucht, ob in Bilanz und Gesamtergebnisrechnung Strukturspalten zur raschen Analyse der Anteile der verschiedenen Posten dargestellt werden. Zwei Unternehmen zeigen in der Bilanz eine Strukturspalte (RHI AG, Zumtobel AG), ein Unternehmen in der Gesamtergebnisrechnung (RHI AG). In Bilanztableaus und Gesamtergebnisrechnungen im Konzernabschluss werden nur äußerst selten Strukturkennzahlen oder Veränderungen gegenüber dem Vorjahr ausgewiesen. Jahre Jahresabschlussinformationen wie Bilanzzahlen sind Momentaufnahmen. Für ein umfassendes Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens ist der Vergleich zum Vorjahr bzw. die Darstellung der Entwicklung besonders hilfreich. Es wurde daher die Anzahl der publizierten Jahre untersucht. Der Mittelwert der in Tabellen dargestellten Jahre beträgt 1,8 Jahre. 56,6 % aller in den Geschäftsberichten enthaltenen Tabellen stellen Informationen für zwei Jahre bereit. In 25,6 % der Tabellen wird ein Jahr dargestellt und in 7,6 % werden mehr als zwei Jahre gezeigt. Die Restgröße (= 10,2 %) betrifft sonstige Tabellen, in denen keine Informationen für bestimmte Jahre dargestellt werden, sondern zum Beispiel Produktinformationen oder Angaben über die Mitglieder des Aufsichtsrats. In den Tabellen der Geschäftsberichte des ATX Prime Market beträgt die Bandbreite des Zeithorizonts ein bis 24 Jahre (24 Jahre kommen nur in einem Geschäftsbericht in einer Tabelle vor). Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Platzierung der aktuellen Werte und der Vorjahreswerte. Sind zwei Jahre dargestellt, werden in 90 % dieser Tabellen die aktuellen Werte links dargestellt. Bei der Darstellung von mehr als zwei Jahren werden die aktuellen Werte bei 68,7 % an erster Stelle (links) und bei 31,3 % an letzter Stelle (rechts) platziert. Letzteres entspricht der Logik einer Zeitreihe. Monetäre Einheiten In den Tabellen der Geschäftsberichte des ATX Prime Market werden monetäre Werte in Millionen Euro, Tausend Euro und Euro dargestellt. Die Verteilung dieser Werte ist in nachstehendem Diagramm ersichtlich: Tausend Euro 25,3% Millionen Euro Euro 66,7% 8,0% Abbildung 11: Monetäre Einheiten in Tabellen In diesem Zusammenhang wurde auch die Anzahl von Nachkommastellen untersucht. Die Analyse ergab, dass bei Millionen Euro am häufigsten eine Nachkommastelle vorkommt, bei Tausend Euro wird keine Nachkommastelle verwendet und bei Euro werden in den meisten Fällen zwei Nachkommastellen gezeigt. Festzustellen ist auch, dass in keinem der 38 analysierten Geschäftsberichte die monetäre Einheit in allen Tabellen einheitlich war. Bei 10,5 % der Be- Reporting Design 2013 | 17 richte (entspricht vier Unternehmen) war die Einheitlichkeit der verwendeten monetären Einheit zumindest in einem der beiden Teile gegeben. Auch die Einheitlichkeit der Nachkommastellen wurde erhoben, diese konnte nur bei zwei Unternehmen (= 5,3 %) festgestellt werden. Monetäre Einheiten und Nachkommastellen werden in Tabellen uneinheitlich verwendet. Summenkonzept Die bevorzugte Platzierung von Summen ist unten, 78,9 % der Summen in Tabellen werden unterhalb der Details gezeigt. Darauf folgt mit 13,5 % die Angabe von zwei Summen (rechts & unten) in einer Tabelle. 78,9% unten rechts & unten oben 13,5% 2,8% rechts 2,6% links & unten 1,4% links 0,7% rechts & oben 0,1% oben & unten 0,1% Abbildung 12: Platzierung von Summen in Tabellen Hervorhebungen und Orientierungshilfen Hinsichtlich gestalterischer Elemente von Tabellen wurde die Verwendung von Hilfslinien und Hintergrundfarben untersucht. Der Großteil der Tabellen (=79,4 %) weist horizontale Hilfslinien auf. Ausschließlich vertikale Hilfslinien sind sehr selten vorzufinden (= 0,5 %), wohingegen die Kombination von horizontalen und vertikalen Hilfslinien in 9,8 % der Tabellen vorkommt. 8,6 % aller Tabellen weisen einen farblichen Hintergrund auf (betrifft elf Unternehmen). 18 | Reporting Design 2013 4.3. Gestaltung von Diagrammen Diagrammtypen Die am häufigsten verwendeten Diagrammtypen sind Säulendiagramme (31,4 %) und Tortendiagramme (29,9 %). Diagramme werden in den Geschäftsberichten, abgesehen von einem einzigen Diagramm, ausschließlich in 2D dargestellt. Abbildung 13 (rechts) gibt einen Überblick über alle verwendeten Diagrammtypen. Kombinierte Diagramme 9,3% Balkendiagramme 8,3% Gestapelte Säulendiagramme Anzahl Zeitvergleich 411 Zeitverlauf 73 Gesamt 803 7,6% 1,6% Gestapelte Balkendiagramme 1,3% Wasserfalldiagramme 0,6% Flächendiagramme 0,4% Microcharts bzw. Sparklines 0,0% Abbildung 13: Verwendete Diagrammtypen Diagramme werden zur Darstellung unterschiedlichster Sachverhalte verwendet. Die drei Analysezwecke Strukturanalyse, Zeitvergleich und Zeitverlauf wurden bereits in Kapitel 2 erläutert. Untenstehende Tabelle zeigt, welche Diagrammtypen für die jeweiligen Analysezwecke in den Geschäftsberichten des ATX Prime Market zum Einsatz kommen. 319 9,6% Liniendiagramme Säulen- und Tortendiagramme werden in Geschäftsberichten am häufigsten verwendet. Strukturanalyse 29,9% Tortendiagramme Dashboards Analysezweck 31,4% Säulendiagramme Diagrammtyp Torten Säulen Balken Kombinierte Diagramme Gestapelte Säulen Dashboard Gestapelte Balken Wasserfalldiagramme Säulen Kombinierte Diagramme Gestapelte Säulen Balken Linien Gestapelte Balken Dashboard Linien Kombinierte Diagramme Flächendiagramme Wasserfalldiagramme Anteil 75,3% 7 ,8% 6,0% 3,8% 2,8% 2,5% 0,9% 0,9% 55,2% 12,7% 12,7% 11,7% 4,8% 1,7% 1,2% 78,1% 15,1% 4,1% 2,7% Tabelle 3: Analysezweck und dafür verwendete Diagrammtypen Kombinierte Diagramme: beispielsweise ein Säulendiagramm kombiniert mit einer Linie; Dashboards: Darstellung mehrerer Diagramme nebeneinander, um einen Überblick zu geben (vgl. http://www.hichert.com/de/consulting/dashboards; http://www.slideshare.net/matthieua/dashboard-definition-examples) Reporting Design 2013 | 19 Betrachtet man die Einheitlichkeit des Diagrammtyps je Analysezweck in den Geschäftsberichten der Unternehmen des ATX Prime Market, so ist festzustellen, dass in diesem Punkt Optimierungspotenzial besteht. Nur in 10 % der Geschäftsberichte wird beispielsweise für alle Zeitvergleiche derselbe Diagrammtyp verwendet. Bei Strukturanalysen ist dieser Wert mit 30,6 % größer. Dies ist insbesondere auf die sehr gebräuchliche Verwendung von Tortendiagrammen zurückzuführen. Die Darstellung von Zeitverläufen erfolgt in der Hälfte (= 50,0 %) der Geschäftsberichte einheitlich. Für gleiche Analysezwecke werden vielfach unterschiedliche Diagrammtypen verwendet und damit stehen Leser immer wieder vor der neuen Herausforderung, sich zurecht zu finden. In Diagrammen dargestellte Informationen Nahezu alle Unternehmen des ATX Prime Market (= 97,4 %) stellen aktienbezogene Informationen, wie Aktionärsstruktur und Entwicklung der Aktie im Zeitverlauf, in Diagrammen dar. 76,3 % der Unternehmen bereiten geschäfts- bzw. branchenspezifische Informationen (zB Passagiere bei Flughafen Wien AG, Nutzfläche bei conwert Immobilien Invest SE) in Diagrammform auf. Betrachtet man die grafische Darstellung von Umsatz- und Ergebnisgrößen, so ist festzustellen, dass in 73,7 % der Geschäftsberichte Diagramme für die Darstellung von Umsatzgrößen verwendet werden. Im Vergleich dazu kommen mit 65,8 % Diagramme, die Ergebnisgrößen zeigen, seltener vor. Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzen in ihren Geschäftsberichten Diagramme zur Abbildung allgemeiner wirtschaftlicher Entwicklungen (= 55,3 %) und mitarbeiterbezogener Informationen (= 52,6 %). te neben oder unter dem Diagramm bezeichnet, in welcher die Farben des Diagramms mit dazugehöriger Beschriftung dargestellt werden. Die Analyse ergab, dass Diagramme mit direkter Beschriftung mit 54,1 % den überwiegenden Anteil ausmachen. Folglich ergibt sich ein Anteil von Diagrammen mit Legende von 45,9 %. Achsen und Skalierung In 554 Diagrammen (Balken-, Säulen-, Linien-, Wasserfalldiagramme, kombinierte Diagramme und teilweise Dashboards), das sind 69 %, ist die Darstellung der X- bzw. YAchse grundsätzlich möglich. Tatsächlich dargestellt wird die X-Achse bei 90,3 % dieser Diagramme, die Y-Achse dahingegen nur bei 67,9 %. Die Analyse der Geschäftsberichte des ATX Prime Market ergab, dass bei 6,2 % aller Diagramme die Achse abgeschnitten ist. Dies führt zu einer verzerrten Präsentation der Daten und einer erschwerten Aufnahme und Interpretation der Informationen durch den Leser. Es ist anzumerken, dass im allgemeinen Teil der Geschäftsberichte 6,5 % aller Diagramme abgeschnittene Achsen aufweisen, wohingegen im geprüften Konzernabschluss nur bei 3,2 % der dargestellten Diagramme Achsen abgeschnitten wurden. Bei 92,1 % jener Diagramme, die über eine Zeitachse verfügen, verläuft diese von links nach rechts. Dies entspricht dem allgemein anerkannten Konzept der Darstellung von Zeitachsen. Hinsichtlich Darstellung von Achsen ist des Weiteren anzumerken, dass in 14,8 % der Diagramme unterschiedliche Skalen innerhalb eines Diagramms verglichen werden. In den häufigsten Fällen betrifft das die gleichzeitige Darstellung von Absolut- und Prozentwerten. Abgeschnittene Achsen werden immer noch verwendet, 3D-Effekte nicht (mehr). Titelkonzept Ein aussagekräftiger Titel trägt wesentlich zum raschen Verständnis von Diagrammen und Tabellen bei. 96 % aller in den analysierten Geschäftsberichten enthaltenen Diagramme verfügen über einen Titel. Klar formulierte Botschaften sind lediglich bei fünf Unternehmen vereinzelt zu finden. Diagramme haben meist keine Botschaft, aber zumindest einen Titel. Beschriftung Die Beschriftung von Diagrammen kann auf zwei Arten erfolgen: direkte Beschriftung und Legenden. Unter einer direkten Beschriftung wird einerseits die Beschriftung im Diagramm (zB direkt im Segment des Tortendiagramms) und andererseits die Beschriftung außerhalb des Diagramms, jedoch direkt neben dem zugehörigen Segment verstanden. Unter einer Legende wird in Bezug auf Diagramme eine Lis- Jahre Der Zeithorizont der in Diagrammen dargestellten Informationen reicht von einem bis 61 Jahre. Der Mittelwert liegt bei 2,7 Jahren. In 44,1 % der Diagramme ist ein Jahr dargestellt und in 6,5 % werden zwei Jahre gezeigt. Knapp die Hälfte aller in den Geschäftsberichten dargestellten Diagramme (= 49,4 %) liefert Informationen für mehr als zwei Jahre. Vergleichend sei erwähnt, dass in Tabellen durchschnittlich 1,8 Jahre dargestellt werden. 20 | Reporting Design 2013 Monetäre Einheiten Die Analyse zeigt, dass die in Diagrammen am häufigsten verwendete monetäre Einheit Millionen Euro ist (70,2 %). Im Vergleich zu Tabellen ist festzustellen, dass Tausend Euro, die in Tabellen am häufigsten vorkommende monetäre Einheit, bei Diagrammen nur 10,1 % ausmacht. 72,2% Millionen Euro Euro Tausend Euro Milliarden Euro 15,8% 10,1% 3,9% Abbildung 14: Monetäre Einheiten in Diagrammen Hervorhebungen und Orientierungshilfen Die Untersuchung von gestalterischen Elementen wie Gitternetzlinien, Rahmen und farbige Hintergründen kam zu folgendem Ergebnis: In etwas mehr als der Hälfte der Diagramme (= 51,7 %), bei denen die Verwendung von Gitternetzlinien möglich wäre, werden diese nicht dargestellt. Horizontale Gitternetzlinien finden in 40,8 % dieser Diagramme Anwendung, vertikale Gitternetzlinien in 4,3 % und die Darstellung von horizontalen und vertikalen Gitternetzlinien kommt in 3,2 % dieser Diagramme vor. In 14,3 % der Diagramme werden farbige Hintergründe verwendet (12 Unternehmen). Zehn der im ATX Prime Market notierten Unternehmen machen bei der Diagrammgestaltung von schwarzen oder farbigen Umrandungen des Diagrammbereichs Gebrauch (betrifft 26,8 % aller Diagramme). Reporting Design 2013 | 21 22 | Reporting Design 2013 5. Status quo des internen Monatsreportings Monatsberichte haben einen zentralen Stellenwert in der regelmäßigen Informationsversorgung des Managements und dessen Entscheidungsqualität. Umso bedeutender ist deren optimale Gestaltung als auch deren zeitnahe, effiziente Erstellung. Die Studie analysiert den Status quo der Monatsberichterstattung in österreichischen Unternehmen. Sie gibt allgemein Aufschluss über den derzeitigen Berichtsumfang, die zeitliche Verfügbarkeit, verwendete Darstellungsformen, Zufriedenheit, Änderungswünsche und erkennbare Trends. Sie zeigt aber auch Unterschiede zwischen Unternehmensgrößen, Unterschiede zwischen Berichtserstellern und -empfängern als auch die Prioritäten des Top-Managements im Vergleich zu Mitarbeitern aus dem Controlling und Rechnungswesen. 5.1. Berichtserstellung und genutzte Medien Berichtsumfang In der Unternehmenspraxis ist immer wieder die Klage vom „Information-Overload“ zu hören. In der Studie wurde daher der Seitenumfang der Monatsberichterstattung untersucht. Die Analyse ergab folgendes Bild: Der Monatsreport umfasst im Medianunternehmen 20 Seiten. Er liegt bei 20 Berichtsseiten. 45 % der Unternehmen finden mit max. 15 Berichtsseiten das Auslangen. Analysiert man den Unterschied zwischen KMU, Großbetrieben und Konzernen kann ein größenabhängiger Anstieg des Umfangs erkannt werden. KMU berichten im Median monatlich mit 11 Seiten, wohingegen Großbetriebe mit 15 Seiten und Konzerne mit 20 Seiten umfangreichere Berichte aufweisen. Großbetrieb KMU Seiten Der Umfang des Monatsreports beträgt in den befragten Unternehmen durchschnittlich 50 Seiten, wobei hier einige wenige Unternehmen mit außergewöhnlich hohen Seitenanzahlen (2x über 1.000 Berichtsseiten) das arithmetische Mittel stark nach oben drücken. Um den Einfluss dieser Ausreißer in der Auswertung zu begrenzen, wurde zusätzlich der Medianwert ermittelt. Gesamt Konzern 0 - 15 59,1% 60,6% 39,3% 45,4% 16 - 30 11,4% 33,3% 21,5% 21,5% 31 - 45 13,5% 0,0% 8,4% 7,9% 46 - 60 9,1% 0,0% 7,9% 7,0% 61 - 75 0,0% 0,0% 3,7% 2,6% 76 - 90 4,5% 0,0% 3,3% 3,0% 91 - 105 2,3% 3,0% 4,7% 4,0% 106 - 120 0,0% 0,0% 2,8% 2,3% > 120 0,0% 3,0% 8,4% 6,3% 100,0% 50 Seiten 100,0% Ø 23 Seiten Median 11 Seiten 100,0% 22 Seiten 15 Seiten Tabelle 4: Umfang der Berichterstattung in Seiten 100,0% 62 Seiten 20 Seiten 20 Seiten Reporting Design 2013 | 23 Zeitaufwand für die Erstellung Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Berichtserstellung liegt bei 6,5 Personentagen. Es zeigt sich eine signifikante schwache Korrelation (Korrelationskoeffizient: 0,134, Signifikanz: 0,041 2-seitig) zwischen Berichtsumfang und Zeitaufwand für die Erstellung. Der Zeitaufwand für die Berichtserstellung ist in Konzernen mit durchschnittlich 7,9 Personentagen höher. KMUs benötigen durchschnittlich 3 Personentage. Frage: Gibt es aktuell wesentliche Änderungen in der Gestaltung Ihrer Monatsberichte? Ein Drittel der Unternehmen hat gerade ein Reporting-Projekt in Planung. In Planung 32,5% Kürzlich abgeschlossen 16,0% Ja Weiß nicht 14,4% 2,8% Nein 34,4% n = 326 Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Berichtserstellung liegt bei 6,5 Personentagen. Die Berichte liegen ca. 10 Arbeitstage nach Ultimo vor. Betrachtet man die Arbeitstage nach Ultimo, bis wann die Berichte ausgegeben werden, wird im Durchschnitt ein Maß von 10,5 Arbeitstagen angegeben. Hier sind Konzernunternehmen mit 9,7 Arbeitstagen schneller als KMU mit 12,2 Arbeitstagen. Abbildung 15: Durchgeführte oder geplante Änderungen im Berichtswesen Frage: Wie oft gibt es kleinere Änderungen in Bezug auf Inhalt und/oder Darstellung in der Monatsberichterstattung Ihres Unternehmens? Änderungen in Inhalt oder Darstellung werden gebündelt in einem gelegentlichen Rhythmus umgesetzt. Sehr oft Inhalt Die große Aktualität des Themas zeigt sich daran, dass 62,9 % der Unternehmen ein Reportingprojekt gerade abgeschlossen haben, in der Umsetzung sind oder ein solches konkret planen. Die Änderungen werden dabei nicht laufend umgesetzt, sondern gebündelt und in einem gelegentlichen Rhythmus oder selten durchgeführt. Das Thema Reporting ist in den Unternehmen top-aktuell. Gegenwärtig sind in fast jedem dritten Unternehmen größere Umstellungen im Reporting Design in Planung. 57,4% Gelegentlich Darstellung Änderungen im Berichtswesen 6,4% 6,1% 48,5% 29,1% 38,0% Selten Sehr selten 7,1% 7,4% n = 326 Abbildung 16: Häufigkeit der Änderungen im Berichtswesen Durch welche Anregungen bzw. Informationen die Berichtsgestaltung geleitet wird, ist nachfolgender Abbildung zu entnehmen. Frage: Was gibt Ihnen Orientierung für die (Um-)Gestaltung Ihrer Berichte? (Mehrfachantworten möglich) Orientierung im Hinblick auf das Reporting Design geben vor allem interne Gespräche und Konzernrichtlinien. Gespräche mit Berichtsempfängern 79,4% Konzernvorschriften 38,7% Literatur Berater Testläufe 31,9% 16,6% 10,1% n = 326 Abbildung 17: Informationsquellen bei Umgestaltungen 24 | Reporting Design 2013 IT-Einsatz Ein effizienter Softwareeinsatz in der Berichterstattung trägt maßgeblich zu einer zeitnahen und aussagekräftigen Informationsbereitstellung bei. Mit welcher Software und in welchem Ausmaß diese Unterstützung erfolgt, ist jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In der Studie wurden einerseits die Erstellungsmedien und andererseits die Ausgabe- bzw. Verteilungsmedien untersucht. Zur Erstellung von Berichten wird an erster Stelle Microsoft Excel genutzt, gefolgt von BI(Business-Intelligence)-Lösungen und ERP-Systemen. Nachfolgender Darstellung sind alle unterstützenden Programme, entsprechend der Häufigkeit der Nennung sortiert, zu entnehmen. Bei dieser Frage waren Mehrfachantworten möglich. 74,2 % der Berichtsempfänger erhalten ihre Berichte in Form von Word-, Excel- PowerPoint oder PDF-Dateien elektronisch via E-Mail. 36,5 % der Berichtsempfänger informieren sich über ein Managementinformationssystem (MIS) und 35,0 % erhalten den Bericht in der klassischen Papierform. Frage: Wie erfolgt die monatliche Berichterstattung in Ihrem Unternehmen? (Mehrfachantworten möglich) Die meisten Berichtsempfänger erhalten den Monatsreport elektronisch per E-Mail. Elektronisch Frage: Durch welche Programme wird die Berichterstattung unterstützt? (Mehrfachantworten möglich) 74,2% MIS 36,5% Papierform 35,0% Sonstiges 4,9% n = 281 Abbildung 19: Verteilungsform von Berichten Excel ist das am häufigsten genutzte Medium zur Berichtserstellung. Excel 90,8% BI Lösung 60,1% ERP-System 44,5% PowerPoint Word Portallösung Sonstiges 29,8% 22,7% Betrachtet man in einem nächsten Schritt die Bedeutung von traditionellen Berichtsmedien wie Papier oder PC/Notebook im Vergleich zu neuen Technologien wie Tablet-PCs oder Smartphones, ist zu erkennen, dass die traditionellen Medien beim Lesen der Berichte derzeit (noch) einen großen Vorsprung haben. 7,7% 1,8% n = 326 Abbildung 18: Programme, welche die Berichtserstellung unterstützen Beim Einsatz von BI-Lösungen und ERP-Systemen kann ein Zusammenhang zur Unternehmensgröße festgestellt werden. Während BI-Lösungen in Großbetrieben mit 85,7 % und in Konzernen mit 62,9 % Anwendung finden, kommen sie in KMU nur in 33,9 % der Fälle zum Einsatz. Bei ERP-Systemen ist der Unterschied geringer: die Anwendungshäufigkeit beträgt bei KMU 44,1 %, bei Großbetrieben 34,3 % und bei Konzernen 46,1 %. Frage: Über welche Medien lesen Sie Ihre Berichte? bzw. Über welche Medien möchten Sie Ihre Berichte in Zukunft gerne lesen? (Mehrfachantworten möglich) PC und Notebooks sind das am häufigsten verwendete Berichtsmedium. PC oder Notebook Papier Tablet-PC Berater Smartphone In fast allen Unternehmen werden die Berichte elektronisch verteilt oder stehen über eine Business-Intelligence-Lösung zur Verfügung. Viele Berichtsempfänger drucken die Berichte aus und lesen sie in Papierform. 94,0% Sonstiges 70,1% 7,5% 7,1% 0,4% n = 281 Abbildung 20: Verwendung von Berichtsmedien durch Berichtsempfänger Monatsreports auf dem Tablet-PC oder Smartphone sind noch die Ausnahme, stehen auf der Wunschliste aber ganz oben. Aktuell verwenden eher Männer neue Berichtsmedien (8,7 % der Männer verwenden Tablet-PCs, aber nur 4,1 % der Frauen. 8,3 % der Männer verwenden Smartphones, im Vergleich verwenden nur 1,4 % der Frauen Smartphones, um Berichte zu lesen). Reporting Design 2013 | 25 5.2. Leseverhalten und Entscheidungsrelevanz Werden die, meist aufwändig und unter großem Zeitdruck erstellten, Berichte auch tatsächlich gelesen oder werden sie ungelesen beiseite gelegt? Auf welche Bereiche konzentrieren sich die Führungskräfte besonders? Werden die Informationen auch tatsächlich in Entscheidungen berücksichtigt? Diese und ähnliche Fragen bewegen viele Controller, wenn es um die monatliche Berichterstattung geht. Nachstehende Antworten zeichnen ein Bild über das Leseverhalten der Berichtsempfänger und die Entscheidungsrelevanz von Monatsberichten. Aufmerksamkeit Wie intensiv die Zeit der Betrachtung ist, wurde ebenfalls erhoben. Berichte werden in den meisten Fällen nur 15 bis 30 Minuten betrachtet. Nur 5,7 % der Befragten beschäftigen sich mehr als zwei Stunden mit dem erhaltenen Report. Zeitaufwand für das Lesen Frage: Wie viel Zeit wenden Sie durchschnittlich auf, um einen Monatsbericht zu lesen? Wie aufmerksam werden Monatsberichte gelesen? Berichte werden zu 42,0 % von vorne bis hinten gelesen, zu 38,6 % werden diese nur punktuell betrachtet und zu 18,9 % werden nur bestimmte Kapitel gelesen. Mit 0,4% gibt es fast keine Berichtsempfänger, die den Monatsreport ungelesen in die Schublade legen, wie nachstehender Abbildung entnommen werden kann. Ausschließlich Berichtsersteller und somit Personen, die keine Berichte erhalten, werden aus den nachstehenden Auswertungen ausgeschlossen. Frage: Wie lesen Sie jene Berichte, die Sie erhalten? Erhaltene Berichte werden gelesen - vielfach nur punktuell oder kapitelweise. Ich lese den Bericht von vorne bis hinten aufmerksam durch. Ich lese nur punktuelle Informationen. 42,0% 38,6% Ich lese nur bestimmte Kapitel. Ich lese den Bericht nicht. Aus der Sicht der Controller ergibt sich eine Verschiebung der Plätze eins und zwei. 35,4 % geben an, nur an punktuellen Informationen interessiert zu sein, während nur 30,0 % den Bericht aufmerksam von vorne bis hinten durchlesen. Kapitelweise informieren sich 19,8 % der Controller und in 14,7 % der Fälle sind Controller ausschließlich Berichtsersteller und erhalten selbst keine Berichte bzw. lesen sie keine Berichte. 18,9% 0,4% Fast die Hälfte der Befragten beschäftigt sich maximal 30 Minuten mit dem Monatsbericht Weniger als 15 Minuten 11,7% 15 - 30 Minuten 34,2% 30 - 60 Minuten 28,5% 60 - 120 Minuten Mehr als zwei Stunden 19,9% 5,7% n = 281 Abbildung 22: Monatlicher Zeitaufwand für das Lesen der Berichte Analysiert man ausschließlich die Antworten des TopManagements, so beschäftigen sich diese zum Großteil zwischen einer halben Stunde und einer Stunde mit dem erhaltenen Bericht (32,8 %). An zweiter Stelle liegt die Betrachtungsdauer von 15 bis 30 Minuten (31,1 %). 8,2 % der befragten Führungskräfte nehmen sich weniger als eine Viertelstunde Zeit, um die Reports durchzuschauen. n = 281 Abbildung 21: Leseverhalten von Berichtsempfängern 57,5 % der Berichtsempfänger lesen den Monats report nur punktuell oder kapitelweise. Betrachtet man diese Fragestellung aus dem Blickwinkel des Top-Managements (CEO/CFO), so geben 59 % an, den Bericht genau von vorne bis hinten durchzulesen. Bei 27,9 % werden nur punktuelle Informationen betrachtet, 9,8 % der Befragten lesen kapitelweise. 3 % der Befragten gaben an, den Bericht gar nicht zu lesen bzw. keinen zu erhalten. Ein ähnliches Bild ergibt sich aus der Befragung der Abteilung Rechnungswesen. Informationen müssen rasch erfassbar sein. Fast die Hälfte der Befragten beschäftigt sich nicht mehr als 30 Minuten mit dem Monatsbericht. 26 | Reporting Design 2013 Ob ein Zusammenhang zwischen der Zeit, die man sich mit einem Bericht beschäftigt und dem Leseverhalten besteht, soll nachfolgende Abbildung darstellen. Ein Zusammenhang zwischen der Dauer der Beschäftigung mit dem Bericht und dem Leseverhalten kann nicht festgestellt werden. 42% 33% 35% 25% 17% 8% 30% 27% 14% 13% 7% < 15 26% 15 - 30 8% 60 - 120 30 - 60 4% 11% > 120 Dauer der Beschäftigung mit Berichten in Minuten Aufmerksam Punktuell Kapitel Abbildung 23: Zusammenhang zwischen Berichtsumfang und Leseverhalten Wegen der gleichmäßigen Verteilung aller Aufmerksamkeitsstufen kann kein Zusammenhang festgestellt werden. Somit korrelieren der Zeitaufwand und die Genauigkeit der Erfassung nicht signifikant miteinander (Korrelationskoeffizient: 0,052, Signifikanzniveau: 0,416 2-seitig) Entscheidungsrelevanz Lösen Monatsberichte tatsächlich Entscheidungen aus bzw. werden die berichteten Informationen bei Entscheidungen herangezogen? Die Studie zeigt, dass Monatsberichte eine hohe Entscheidungsrelevanz haben und der mit der regelmäßigen Erstellung verbundene Aufwand gerechtfertigt werden kann. Die Einstufung der Entscheidungsrelevanz des Monatsreportings kann nachstehend abgelesen werden. Frage: Wie stark schätzen Sie die Entscheidungsrelevanz der Monatsberichterstattung in Ihrem Unternehmen ein? Das Berichtswesen hat einen hohen Einfluss auf wichtige Entscheidungen. Sehr hoch 13,5% Hoch 44,3% Durchschnittlich Gering Sehr gering 32,8% 7,7% 1,2% n = 326 Abbildung 24: Einfluss des Berichtswesens auf Entscheidungen Berichte werden mit einem Prozentsatz von 58,3 % als sehr entscheidungsrelevant bis entscheidungsrelevant eingestuft. Nur 8,9 % der Befragten beurteilen Reports als wenig bis sehr wenig bedeutsam. Die Entscheidungsrelevanz der Monatsberichte wird hoch bewertet. Die Meinung des Top-Managements isoliert betrachtet ergibt ein ähnliches Bild. 59 % stufen Berichte als sehr entscheidungsrelevant bis entscheidungsrelevant ein, nur 6,5 % betrachten Berichte nicht als eine Quelle für entscheidungsrelevante Informationen. Reporting Design 2013 | 27 5.3. Tabellen, Diagramme, Texte Die monatliche Managementberichterstattung enthält einen sehr hohen Anteil an Tabellen. In der Studie wurden die Befragten gebeten, den Anteil der Berichtsfläche für Tabellen, Diagramme und Texte einzuschätzen (in Summe mussten 100 % der Berichtsfläche verteilt werden). Abbildung 25 zeigt die Ergebnisse in komprimierter Form. Aktueller Einsatz von Tabellen 0 - 20% 21 - 40% 7,7% 13,2% 41 - 60% 29,1% 61 - 80% 30,1% 81 - 100% 19,9% Aktueller Einsatz von Diagrammen 0 - 20% 67,8% 21 - 40% 41 - 60% 23,9% 6,7% 61 - 80% 1,5% 81 - 100% 0,0% Aktueller Einsatz von Text 0 - 20% 74,8% 21 - 40% 41 - 60% 17,2% 5,8% 61 - 80% 1,8% 81 - 100% 0,3% Abbildung 25: Anteil der Berichtselemente im aktuellen Reporting Der Großteil der Unternehmen verwendet Tabellen in einem Ausmaß von 61 - 80 %. Der Durchschnitt beläuft sich auf 62,7 %. Dies unterstreicht den großen Umfang der tabellarischen Berichterstattung in der Unternehmenspraxis. Im Vergleich dazu werden Diagramme und Text in deutlich geringerem Maße verwendet. Die Monatsreports enthalten sehr viele Tabellen. Diagramme nehmen bei mehr als zwei Drittel der Befragten weniger als 20 % der Berichtsfläche ein. Neben der Erhebung der Anteile der jeweiligen Berichtselemente wurden auch spezifische Fragen zu Tabellen und Diagrammen und deren Einsatzgebieten gestellt sowie subjektive Einschätzungen und Beurteilungen abgefragt. Nachfolgenden Unterkapiteln können die Erkenntnisse zu den jeweiligen Themengebieten entnommen werden. 28 | Reporting Design 2013 Tabellen Tabellen stellen den größten Anteil in der monatlichen Berichterstattung dar. Betrachtet man nachstehende Abbildung, kann festgestellt werden, dass die Tabellen vielfach einheitlich gestaltet werden und die Befragten mit der optischen Aufbereitung weitgehend zufrieden sind. Die Befragten sind mit der Aufbereitung der Tabellen weitgehend zufrieden. Es werden bei Tabellen gleiche Zahlenformate verwendet (zB Umsätze werden immer in TEUR und ohne Nachkomastelle dargestellt). 50% Dieselben Farben werden immer für dieselben Sachverhalte eingesetzt (zB Planwerte werden immer in Blau dargestellt.) 44% Es wird eine einheitliche Formatierung für Tabellen verwendet. In den Tabellen werden Hilfslinien oder farbliche Hinterlegungen zur Orientierung dargestellt. 24% 39% 39% 27% Trifft teilweise zu 47% Trifft eher nicht zu 6%3%1% 16% 6% 5% 13% 6% 2% 25% 44% 29% Tabellen sind leicht verständlich und lassen keine Interpretationsspielräume offen. Trifft weitgehend zu 29% 40% Die optische Aufbereitung der Tabellen ist ansprechend d.h. Sie empfinden die Gestaltung der Tabellen als schön. Trifft völlig zu 40% 19% 5% 2% 9% 4% 19% 6% 1% Trifft gar nicht zu Abbildung 26: Gestaltung von Tabellen In 50,3 % der Fälle werden einheitliche Zahlenformate über alle berichteten Tabellen hinweg verwendet. Das erleichtert die Lesbarkeit. Zusätzlich geben 43,9 % der Befragten an, immer dieselben Farben für dieselben Sachverhalte einzusetzen. Das bedeutet, dass fast die Hälfte ein Farbkonzept verwendet. Nicht ganz so gut scheint die optische Aufbereitung zu gefallen. Nur mehr 23,6 % geben in diesem Punkt an, dass die Aussage völlig zutrifft. Auch eine einheitliche und klare Interpretierbarkeit ist nicht immer gegeben. Wertet man die Antworten der Berichtsempfänger und Berichtsersteller getrennt aus, so fällt auf, dass Berichtsersteller die Situation der Tabellengestaltung durchwegs besser einschätzen als Berichtsempfänger. Die Frage nach der Verwendung von gleichen Zahlenformaten wird von Berichtserstellern mit 52,8 % als völlig zutreffend eingestuft, von den Berichtsempfängern allerdings nur mit 47,3 %. Auch bei der einheitlichen Verwendung von Farben und einheitlichen Formatierungen scheint die Wahrnehmung von Erstellern und Empfängern auseinander zu driften (48,9 % zu 38,0 % bzw. 43,2 % zu 36,7 %). Neben der Einheitlichkeit und der Verwendung von Hilfslinien usw. wurden auch verwendete Möglichkeiten der Hervorhebung abgefragt. Diese Frage konnte mit mehreren Möglichkeiten beantwortet werden. Um Inhalte in Tabellen zu betonen, werden in Monatsberichten vorwiegend Rahmen, Hintergrundfarben und Schriftattribute verwendet. Frage: Welche Möglichkeiten werden in der Tabellengestaltung verwendet, um gewisse Inhalte zu betonen? (Mehrfachantworten möglich) Um Inhalte hervorzuheben, kommen vor allem Rahmen, Farben und Schriftattribute zum Einsatz. Rahmen 69,9% Hintergrundfarben 69,0% Schriftattribute 67,5% Hilfslinien 59,8% Schriftfarben Einrückungen Schriftarten 42,9% 33,1% 21,5% n = 326 Abbildung 27: Hervorhebungsmöglichkeiten für Inhalte in Tabellen Im Durchschnitt und im Median wird eine Kombination aus vier verschiedenen Alternativen herangezogen. Verbindet man die Verwendung der verschiedenen Möglichkeiten der Hervorhebung mit der Zufriedenheit bzw. Unzufriedenheit, so kann festgestellt werden, dass bei vier Alternativen eine Grenze erreicht wird. Werden mehr als vier Möglichkeiten zur Hervorhebung verwendet, steigt die Unzufriedenheit. Überladene Tabellen mit vielen Hervorhebungsvarianten werden von den Berichtsempfängern schlecht beurteilt. Weniger ist mehr! Reporting Design 2013 | 29 Diagramme Die Fragen zu Diagrammen wurden nur jenen Teilnehmern zur Beantwortung vorgelegt, die bei der Frage nach den Anteilen der Berichtselemente in der Berichterstattung bei Diagrammen einen Wert >0 angaben. Dies entsprach einer Grundgesamtheit von 269 Befragten für diesen Teil der Studie. Auch bei Diagrammen wurde in Analogie zu den Tabellen eine Eingangsfrage zur grundsätzlichen Gestaltung gestellt. So ist zB eine einheitliche Skalierung, welche wichtig wäre, um Dimensionen und Größenunterschiede zu erkennen, vielfach nicht gegeben. Auch Botschaften, die helfen würden, die Interpretationsspielräume einzuschränken, werden oft nicht eingesetzt. Diagramme weisen vielfach keine Botschaften auf. Die Befragten sind mit der Verständlichkeit trotzdem weitgehend zufrieden. Diagramme und Tabellen werden von Berichtserstellern besser beurteilt als von den Berichtsempfängern. Zu der Frage nach den Diagrammtypen, welche im Berichtswesen zum Einsatz kommen, wurden folgende Antworten abgegeben: Frage: Welche Darstellungsformen werden in Ihrem Unternehmen für die Gestaltung von Diagrammen herangezogen? Am häufigsten kommen Säulen- und Liniendiagramme zum Einsatz. Säulendiagramme 35,6% Liniendiagramme 33,5% Wasserfalldiagramme Vergleicht man die Einschätzung der Ersteller mit jenen der Empfänger so ist die Einschätzung der Ersteller auch bei Diagrammen immer deutlich besser. Vor allem bei den Themen Zahlenformate, Farben, Skalierung und Verständlichkeit driften die Bewertungen deutlich auseinander. Dementsprechend sind 51,1 % der Ersteller der Meinung, dass immer gleiche Zahlenformate verwendet werden, jedoch lediglich 39,8 % der Empfänger. Auch bei den Farben ist der Unterschied der Anteile jener Antworten bei „trifft völlig zu“ 12,3 % (48,2 % zu 35,9 %). Bei der einheitlichen Skalierung und der Verständlichkeit sind die Differenzen mit 1,8 % und 2 % deutlich geringer (21,3 % zu 19,5 % bzw. 26,2 % zu 24,2 %). Streudiagramm Diagramme sind leicht verständlich und lassen keine Interpretationsspielräume offen. Trifft völlig zu Abbildung 28: Gestaltung von Diagrammen Trifft weitgehend zu n = 269 In den Monatsberichten werden primär Säulen- und Liniendiagramme eingesetzt, die in den Geschäftsberichten häufig vertretenen Tortendiagramme nur selten. In diesem Zusammenhang wurde auch der Einsatz von 3D-Effekten untersucht. Diese kommen auch im internen Reporting eher selten vor. Immerhin 2,9 % der Befragten gaben an, dass sie Berichte mit 3D-Grafiken immer bis oft erhalten. 40,5 % antworteten mit einem gelegentlichen bis seltenen Einsatz von 3D-Effekten. 34% 49% 46% Es werden gleiche Farben für dieselben Sachverhalte eingesetzt, zB werden positive Abweichungen immer in Grün dargestellt. Die optische Aufbereitung der Diagramme ist ansprechend - d.h. Sie empfinden die Gestaltung der Diagramme als schön. 9,0% 0,8% Abbildung 29: Häufigkeiten der verwendeten Diagrammtypen Es werden bei Diagrammen gleiche Zahlenformate (Währungseinheiten, Nachkommastellen) verwendet, zB der Monatsbericht ist immer in TEUR. Diagramme weisen eine Botschaft in Form eines Aussagesatzes, einer Erläuterung oder einer Erklärung auf. 10,2% Tortendiagramme Es werden gleiche Diagrammtypen für gleiche Sachverhalte verwendet, zB Zeitentwicklungen immer als Liniendiagramm. Die Skalierung wird bei Diagrammen einheitlich dargestellt, zB Umsätze und Gewinne werden mit derselben Skala dargestellt. 11,0% Balkendiagramme 39% 42% 21% 21% 35% 24% 28% 49% 25% Trifft teilweise zu 12%2%1% 13% 5% 36% 20% 13% 12% 3%2% 25% 7% 10% 23% 53% Trifft eher nicht zu 16% Trifft gar nicht zu 3% 19% 6% 1% 3% 30 | Reporting Design 2013 Für die Frage nach dem Inhalt, der in Diagrammen dargestellt wird, wurde eine offene Frage gestellt. Die meist genannten Inhalte können nachstehender Abbildung entnommen werden. Frage: Welche Informationen werden in Form von Diagramen in Ihrem aktuellen Berichtswesen dargestellt? Top10-Informationen welche in einem Diagramm dargestellt werden: Umsatz 69,7% Ergebnis 61,1% Liquidität 42,7% Kosten 29,7% Personal 24,9% DB 22,2% Aufträge Absatzmengen 20,5% 16,2% Preis 6,5% Produktivität 6,5% n = 185 Abbildung 30: Informationen, die in Diagrammform dargestellt werden Entsprechend der offenen Fragestellung findet sich ein breites Antwortspektrum wieder. Dies ist vor allem dadurch bedingt, dass alle Branchen und Unternehmensgrößen in der Umfrage berücksichtigt wurden und somit sehr unterschiedliche Kenngrößen zu finden sind. Im Zuge der Analyse wurden die abgegebenen Antworten in Gruppen zusammengefasst und sind dem obigen Diagramm zu entnehmen. Der Umsatz bzw. die Umsatzentwicklung wurde von 69,7 % der Teilnehmer als eine in Diagrammen dargestellte Größe definiert und führt damit die Liste der Themengebiete für Diagramme an. Die Darstellung von Ergebnissen jeglicher Form (Betriebsergebnis, EBIT, EBITDA etc.) liegt auf Platz zwei mit 61,1 %, gefolgt von der Abbildung der Liquidität (Cash Flow, Working Capital, Cash-to-Cash-Cycle) mit 42,7 %. Reporting Design 2013 | 31 Tabelle vs. Diagramm Quantitative Informationen können unterschiedlich dargestellt werden. Im klassischen Reporting Design stehen Controller immer wieder vor der Kernfrage, welche Informationen besser in Tabellenform und welche besser in Diagrammen dargestellt werden können. Diagramme haben nach Einschätzung der Befragten Vorteile im Bereich der Geschwindigkeit der Informationsaufnahme und der Einprägsamkeit. Tabellen weisen einen höheren Informationsgehalt im Verhältnis zum Platzbedarf auf. Nachfolgende Auswertungen beschäftigen sich daher mit dem Zweck und dem Nutzen von Tabellen und Diagrammen. Die Ergebnisse können Tabelle 5 entnommen werden. Hervorgehoben (mit dunklen Balken) sind jeweils die Antworten hinsichtlich der höheren Vorteilhaftigkeit in Bezug auf die ausgewählten Kriterien. Tabellen vorteilhafter Kriterien Unentschieden Diagramme vorteilhafter Informationsaufnahmegeschwindigkeit – wo finden Sie Überblicksinformationen rascher? 12,6% 21,8% 65,6% Detaillierungsgrad – wo finden Sie benötigte Detailinformationen besser? 91,1% 6,4% 2,5% Informationsgehalt im Verhältnis zum Platzbedarf – bei welchem Berichtselement werden mehr Informationen mit demselben Platzbedarf übermittelt? 52,8% 25,8% 21,5% Einprägsamkeit – bei welchem Berichtselement können Sie sich Informationen besser und vor allem länger merken? 11,3% 17,2% 71,5% Verständnis – welche der beiden Varianten ist für Sie besser geeignet, um ein Verständnis für die Materie zu gewinnen 21,8% 39,6% 38,7% Tabelle 5: Vorteilhaftigkeit von Tabellen und Diagrammen Wie aus Tabelle 5 zu sehen ist, werden Tabellen von den Befragten bevorzugt, wenn es um Detailinformationen bzw. um eine Vermittlung von vielen Information auf beschränktem Platz geht. Diagramme werden präferiert, wenn eine schnelle Aufnahme von Informationen gewünscht wird bzw. wenn man anstrebt, Informationen im Gedächtnis zu verankern. Wenn es darum geht, ein Verständnis für das aufzubereitende Zahlenmaterial zu erlangen, sind viele Befragte unentschieden, aber Diagramme scheinen einen gewissen Vorteil zu haben. Die Umfrage bestätigt damit die in der Literatur vorherrschende Meinung. Die Antworten von Frauen und Männern unterscheiden sich dabei nur um wenige Prozentpunkte, die häufigste Antwort bleibt in beiden Fällen dieselbe. Auch die Antworten des TopManagements zeigen im Wesentlichen dasselbe Bild. Ergänzend zur Frage, für welche Darstellungszwecke Tabellen und Diagramme geeignet sind, ist es für die Berichtsgestaltung von Interesse, welche Darstellungsformen die Aufmerksamkeit der Berichtsempfänger stärker wecken, d.h. welche Berichtselemente als erstes bzw. zuletzt betrachtet werden. Frage: Worauf konzentrieren Sie sich beim Erhalt eines Berichtes primär? Bitte die Kästchen in eine Reihung bringen, indem Sie die Ziffern 1 - 3 vergeben Beim Erhalt eines Berichtes platzieren sich Diagramme ganz oben auf der Prioritätenliste. Diagramme 47,1% 37,5% Tabellen Text 30,4% 33,6% 25,4% Abbildung 31: Reihung der Berichtselemente nach Lesegewohnheiten Platz 2 28,9% 41,8% 32,9% Platz 1 22,5% Platz 3 32 | Reporting Design 2013 Die meisten Berichtsempfänger konzentrieren sich zuerst auf die dargestellten Diagramme, gefolgt von Tabellen und Textinformationen. Für das Top-Management sind Diagramme noch wichtiger als für den Durchschnitt der Befragten. CEOs und CFOs reihten Diagramme zu 55,6 % auf Platz eins. Das Informationsverhalten der Berichtsempfänger ist sehr unterschiedlich. Dem Top-Management sind Diagramme besonders wichtig. Darstellung von Veränderungen Monatsberichte sollen die laufende Standortbestimmung, häufig in Relation zu Budget und Forecast, erlauben. Daher ist auch die Darstellung von Abweichungen für eine schnelle und richtige Interpretation der Ergebnisse ein wesentliches Kriterium, das durch die Frage nach der Art der Darstellung (in Prozent und/oder absolut) analysiert wurde. Frage: Wie werden in Tabellen und Diagrammen Veränderungen bzw. Abweichungen überwiegend dargestellt? In Tabellen werden Abweichungen und Veränderungen meist absolut und in Prozent dargestellt. In absoluten Werten und Prozent 22,4% 13,5% In absoluten Werten In Prozent Keine Abweichungen/Veränderungen Tabellen 70,3% 30,1% 10,1% 17,2% 1,5% 11,0% Diagramme n = 326 Abbildung 32: Darstellung von Abweichungen/Veränderungen Die Darstellung von Abweichungen und Veränderungen gegenüber Vorperioden unterscheidet sich zwischen Tabellen und Diagrammen wesentlich. Während in Tabellen meist ausreichend Platz für absolute und prozentuelle Werte ist, werden in Diagrammen am häufigsten nur absolute Werte dargestellt. Reporting Design 2013 | 33 5.4. Alternative Darstellungsformen In jüngster Vergangenheit sind neben klassischen Tabellen und Diagrammen neue Darstellungsformen propagiert worden. Deren Einsatz in der Praxis wurde unter dem Begriff „sonstige Berichtselemente“ untersucht: Ampeldarstellungen sind weit verbreitet, Small Multiples und Sparklines (noch) deutlich weniger. Am häufigsten zum Einsatz kommen Ampelsysteme. Small Multiples, Scorecards und Sparklines werden in etwa von jedem vierten Unternehmen eingesetzt. Die Anzeige mittels Tachometer spielt mit 6,1 % nur eine untergeordnete Rolle in der Berichterstattung. Betrachtet man in diesem Zusammenhang die Anzahl der verwendeten Elemente, kommt man im Mittelwert auf 1,6 und im Median auf 1. Darstellungsformen KMU Gesamt Konzern Großbetrieb Ampeln 40,7% 54,3% 50,4% 49,1% Small Multiples 15,3% 23,7% 26,7% 26,1% Scorecards 25,4% 15,3% 23,7% 24,2% Sparklines/Microcharts 10,2% 17,1% 12,1% 12,3% Werttreiberbäume 3,4% 8,6% 7,8% 7,1% Tachometer 5,1% 8,6% 6,0% 6,1% 44,1% 14,3% 30,6% 31,3% Keine Tabelle 6: Einsatz von sonstigen Darstellungsformen nach Größenklasse 34 | Reporting Design 2013 5.5. Zufriedenheit und Änderungswünsche Monatsberichte sind ein Kernbereich der Controllerarbeit. Es fließt viel Energie in die laufende Erstellung. Gleichzeitig wurden in den letzten Jahren große Anstrengungen in die Optimierung des Monatsreportings gesetzt. Wie zufrieden sind nun die Führungskräfte mit der derzeitigen Berichtspraxis? Wird der Aufwand für die Berichtserstellung honoriert oder gibt es große Änderungswünsche? In welchen Bereichen gibt es die größten Änderungswünsche und welche Konsequenzen lassen sich daraus für die zukünftige Gestalt der monatlichen Berichtsgestaltung ableiten? Die Gesamtbeurteilung der Berichterstattung zeigt ein differenziertes Bild. Während die Mehrheit (58,3 %) der Befragten (sehr) zufrieden ist, ist auch eine große Zahl der Befragten (41,7 %) nur durchschnittlich oder (sehr) unzufrieden. Am schwächsten ausgeprägt ist die Zufriedenheit in den Bereichen Zeitaufwand für die Erstellung und Systemunterstützung (Effizienz der Berichtserstellung) und die Aufbereitung der Textinformationen. Jeder fünfte Befragte ist mit der Informationsaufbereitung in Diagrammform (sehr) unzufrieden. Zufriedenheitsanalyse 41,7 % der Befragten sind mit dem Monatsreports nur durchschnittlich oder (sehr) unzufrieden. Die Zufriedenheit mit dem Reporting wurde nach mehreren Kriterien abgefragt. Die Antworten sind komprimiert in Tabelle 7 ersichtlich. Kriterien Durchschnittlich Zufrieden Unzufrieden Umfang der Berichte 60,4% 27,9% 11,7% Detailierungsgrad 68,1% 21,8% 10,1% Zeitliche Verfügbarkeit 55,5% 27,3% 17,2% Systemunterstützung 45,7% 28,5% 25,8% Aufbereitung Tabellen 71,5% 19,9% 8,6% Aufbereitung Diagramme 60,4% 19,3% 20,2% Aufbereitung Texte 44,8% 28,2% 27,0% Zeitaufwand der Erstellung 37,1% 32,8% 30,1% Beurteilung gesamt 58,3% 33,4% 8,3% Tabelle 7: Zufriedenheit mit dem internen Monatsbericht Änderungswünsche Die Studienteilnehmer äußerten in der Befragung eine Reihe von Änderungswünschen. Fast die Hälfte der Befragten möchte etwas an der Geschwindigkeit ändern. Außerdem werden mehr Diagramme und eine bessere inhaltliche Aufbereitung der Berichterstattung vom Großteil der Befragten gewünscht. Darüber hinaus ist auch die Verbesserung der optischen Aufbereitung für 35,3 % ein wichtiges Anliegen. Nur 11,7 % der Befragten sehen keinerlei Änderungsbedarf in der monatlichen Berichterstattung. Bei den Änderungswünschen stehen die Geschwindigkeit der Berichterstattung und die Verbesserung der Visualisierung (mehr Diagramme, optische Aufbereitung) an oberster Stelle. Frage: Was würden Sie an der aktuellen Berichterstattung gerne ändern? (Mehrfachantworten möglich) Die Umfrageteilnehmer äußerten vielfältige Änderungswünsche im Monatsreporting. 46,9% Geschwindigkeit der Berichterstattung Mehr Diagramme 42,0% Inhalt der Berichterstattung 40,5% 35,3% Optische Aufbereitung 30,4% Mehr Text 21,2% Weniger Tabellen Weniger Text 8,0% Weniger Diagramme 3,1% Mehr Tabellen 2,1% Ich möchte keine Änderung vornehmen 11,7% Abbildung 34: Änderungswünsche der Befragten n = 326 Reporting Design 2013 | 35 Untersucht man die Wünsche des Top-Managements genauer, so ergibt sich eine andere Verteilung der Änderungswünsche. Bei den CEOs und CFOs steht an erster Stelle der Wunsch nach mehr Diagrammen mit 49,2 % gefolgt von einer rascheren Berichterstattung mit 42,6 %. Auf Platz drei liegt mit 36,1 % die optische Aufbereitung. Bei den Controllern steht mit 49,5 % die Geschwindigkeit der Berichterstattung an erster Stelle, gefolgt von inhaltlichen Änderungen (41 %) und dem Wunsch nach mehr Diagrammen (40,6 %) und verbesserter optischer Aufbereitung (35,8 %). Die Änderungswünsche der Abteilung Rechnungswesen beziehen sich mit 54,5 % in erster Linie auf die inhaltliche Gestaltung der Berichte, gefolgt von dem Wunsch nach mehr Diagrammen mit 45,5 %. An dritter und vierter Stelle liegen die Geschwindigkeit der Berichterstattung mit 40,9 % sowie mehr Informationen in Textform mit 36,4 %. Mitarbeiter von Fachabteilungen dürften insgesamt betrachtet am zufriedensten mit den Berichten sein. In dieser Gruppe gaben 24,1 % der Befragten an, dass keine Änderung der Berichterstattung in irgendeiner Form vorgenommen werden sollte. Diese Meinung teilen in der Abteilung Rechnungswesen 22,7 %, innerhalb der Führungspositionen (CFO/CEO) 13,1 % und bei den Controllern lediglich 8,5 % der Befragten. Neue Verteilung von Berichtselementen Stellt man die Ergebnisse der Änderungswünsche mit jenen der Frage nach der gewünschten Gewichtung der Berichtselemente in % gegenüber, ist wiederum der starke Wunsch nach mehr Diagrammen ablesbar. Gewünschter Einsatz von Tabellen 0 - 20% 12,6% 21 - 40% 28,2% 41 - 60% 33,1% 61 - 80% 81 - 100% 19,3% 6,7 % Gewünschter Einsatz von Diagrammen 0 - 20% 38,0% 21 - 40% 41 - 60% 61 - 80% 81 - 100% 42,9% 13,5% 5,2% 0,3% Gewünschter Einsatz von Text 0 - 20% 70,2% 21 - 40% 41 - 60% 24,8% 4,3% 61 - 80% 0,6% 81 - 100% 0,0% Abbildung 35: Gewünschter Anteil der Berichtselemente im Monatsbericht. Betrachtet man die gewünschte Gewichtung von Tabellen, ist ein deutlicher Rückgang dieses Berichtselements feststellbar. Die Verteilung verschiebt sich von 61 - 80 % auf nur mehr 41 - 60 % und beträgt im Durchschnitt nur mehr 50,1 %. Diagramme sollen im Durchschnitt um 61,7 % zunehmen und somit 29,6 % der Berichterstattung ausmachen. Bei Textelementen ergibt sich kaum eine Verschiebung. 36 | Reporting Design 2013 Nachstehende Abbildung verdeutlicht den Zusammenhang zwischen aktuellen und gewünschten Anteilen. Frage: Bitte schätzen Sie die Anteile der Fläche von folgenden Berichtselementen in Ihrem Monatsbericht? bzw. Wie würde Ihre Wunschgewichtung hinsichtlich der Fläche dieser Berichtselemente für die Übermittlung von Informationen aussehen? Neue Berichtsmedien Aktuell werden die meisten Monatsberichte am PC oder Notebook oder als Papierausdruck gelesen. Der Trend geht jedoch, unabhängig von der betrieblichen Funktion der Befragten, deutlich in Richtung neuer Medien bzw. mobiler Geräte. Für die Zukunft wünschen sich 29,5 % der Befragten Monatsreports (auch) auf ihrem Tablet-PC und immerhin 14,9 % auf dem Smartphone. Dieser Trend stellt aufgrund der kleinen Displaygrößen neue Anforderungen an die Informationsaufbereitung. Durchschnittlich werden ca. 60% mehr Diagramme und ca. 20% weniger Tabellen gewünscht. Tabellen 50,1% 18,3% Diagramme aktuell 29,6% Frage: Über welche Medien lesen Sie Ihre Monatsberichte? bzw. Über welche Medien möchten Sie Ihre Berichte in Zukunft gerne lesen? (Mehrfachantworten möglich) 17,7% 19,3% Text Sonstiges 62,7% 1,3% 1,0% gewünscht Alte Berichtsmedien sollen in Zukunft neuen Technologien Platz machen. n = 326 Abbildung 36: Durchschnittlicher Anteil der Berichtselemente im Monatsreport Daraus kann abgeleitet werden, dass der Anteil von Tabellen in Zukunft sinken wird. Dennoch werden sie mit ca. 50 % weiterhin den größten Teil der Monatsberichterstattung ausmachen. Die Länge der Berichte hat keinen signifikanten Einfluss auf die Verteilung von Tabellen oder Diagrammen. Zwischen Konzernen, Großbetrieben und KMUs besteht ebenfalls kein wesentlicher Unterschied in der Einsatzhäufigkeit von Tabellen in den Monatsberichten. Dieser beträgt in allen drei Fällen ca. 62 % und bei Diagrammen und Texten schwankt der Wert jeweils zwischen 17 und 19 %. Die Wunschgewichtung ist jedoch stark von den Personengruppen abhängig. Die größte Affinität für Tabellen haben Leiter/Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen. Diese wünschen sich für die Zukunft Berichte mit 61,5 % Tabellen, wohingegen Leiter/Mitarbeiter aus anderen Abteilungen nur mehr 44,4 % der Berichtsfläche in Tabellenform wünschen. Papier 52,3% 70,1% 94,0% 88,3% PC oder Notebook Tablet-PC Smartphone Sonstiges aktuell 7,5% 29,5% 1,3% 14,9% 0,4% 1,1% gewünscht n = 326 Abbildung 37: Verwendung traditioneller und neuer Berichtsmedien Ein starker Trend sind Monatsreports auf mobilen Geräten wie Tablet-PCs oder Smartphones. Daraus ergeben sich neue Anforderungen an die Informationsaufbereitung. Reporting Design 2013 | 37 6. Neue Wege im Reporting Design mit Hilfe von Eye-Tracking-Analysen 6.1. Informationsgestaltung und -wahrnehmung als Grundlage von Entscheidungen Wir leben in einer datengeprägten Welt, in der die optimale visuelle Aufbereitung von Informationen wichtiger ist denn je. Dies gilt für alle Lebensbereiche, insbesondere jedoch für den Bereich der Wirtschaft. Führungskräfte und Kapitalgeber erhalten Informationen zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens primär in Form von Finanzberichten (Managementberichte, Geschäftsberichte, Finanzpräsentationen). Angesichts der Tragweite und Nachhaltigkeit der auf dieser Basis getroffenen Entscheidungen ist das wirtschaftliche Potenzial richtig aufbereiteter Informationen fundamental. Bericht unterschiedliche Diagrammtypen oder überhaupt ungeeignete Diagrammtypen verwendet, abgeschnittene Achsen und uneinheitliche Skalierungen sowie Zahlenformate erschweren eine rasche Informationsaufnahme. Abbildung 39 gibt ein Beispiel für eine ungeeignete Visualisierung im Geschäftsbericht eines führenden börsennotierten Unternehmens. In diesem Beispiel wird ein negatives Segment (Segment 5) in einem Kreisdiagramm dargestellt und bleibt damit für viele Berichtsleser „verborgen“. EBITDA by segments 5 Information steuert Reaktion. 4 3 Die Qualität der Entscheidungen von Führungskräften und Investoren hängt direkt mit den ihnen zur Verfügung stehenden Informationen zusammen, da Informationen die Grundlage menschlicher Entscheidungs- und Willensbildung sind: Information steuert Reaktion. Die folgende Abbildung veranschaulicht den Zusammenhang zwischen Information, Wahrnehmung und Entscheidungsfindung. Berichtswesen Wahrnehmungsprozesse Entscheidung Umsetzung Wirkung Abbildung 38: Informationsgestaltung und -wahrnehmung als Grundlage von Entscheidungen Neben inhaltlichen Aspekten spielt in diesem Prozess die Informationsaufbereitung eine zentrale Rolle. Gesamt 70 % der menschlichen Sinnesrezeptoren sind für die visuelle Wahrnehmung vorgesehen. Infolgedessen beeinflusst die visuelle Wahrnehmung wesentlich unser Denken und Entscheiden. Geeignete Visualisierung erleichtert die Informationswahrnehmung, beschleunigt den Wahrnehmungsprozess und entlastet Berichtsempfänger kognitiv. Studie zum Status quo untermauert Bedarf und Wunsch nach Veränderung im Reporting Design. Mangelhaftes Reporting Design hingegen fördert Wahrnehmungsprobleme wie die selektive oder verzerrte Wahrnehmung von Informationen, optische Täuschungen und Information Overload. Die durchgeführte Analyse der ATXGeschäftsberichte zeigt in Bezug auf das Reporting Design vielfach Handlungsbedarf. So sind beispielsweise viele Tabellen und Diagramme ohne Nachlesen im Text schwer verständlich. Für gleiche Analysezwecke werden im selben 1 2 1 Osteuropa 41 % 2 Westeuropa 17 % 3 Südeuropa 54 % 4 Nordamerika 2 % 5 Beteiligungen und Sonstiges -14 % Abbildung 39: Negativbeispiel eines Diagramms aus dem Geschäftsbericht eines führenden Unternehmen im ATX Prime Market In der Umfrage zur Monatsberichterstattung äußern die Befragten vielfache Änderungswünsche in Bezug auf ihre Managementreports. 42 % wünschen sich eine verstärkte Visualisierung („mehr Diagramme“), 35 % möchten allgemein die optische Aufbereitung verbessern. Auch das WHU-Controllerpanel weist darauf hin, dass die Controller in deutschen, österreichischen und Schweizer Unternehmen vielfach „Layoutveränderungen“ im Reporting geplant haben, wobei eine stärkere grafische Orientierung und eine stärkere Verdichtung der Informationen im Mittelpunkt stehen. Während der Frage der Auswahl richtiger Messgrößen in den Wirtschaftswissenschaften großer Raum gegeben wird (vgl. dazu die Diskussionen zu Balanced Scorecard, Wertsteigerungskennzahlen etc.), fehlen für die Darstellung quantitativer Informationen wissenschaftlich fundierte, empirisch abgesicherte Gestaltungsgrundlagen und akzeptierte Standards. Demzufolge begleitet viele Berichtsersteller eine große Unsicherheit in Bezug auf die richtige Gestaltung der Reports. Ästhetisches Empfinden und persönliche Vorlieben, Konzern- und Corporate-Identitiy-Vorgaben, softwaretechnische Möglichkeiten und zeitliche Einschränkungen bei der Berichtserstellung prägen die konkrete unternehmensspezifische Ausgestaltung. 38 | Reporting Design 2013 6.2.Eye Tracking als Schlüsseltechnologie zur Optimierung des Reporting Designs Das Reporting Design zielt darauf ab, Informationen im internen und externen Berichtswesen derart zu illustrieren, dass diese verständlicher, attraktiver und überzeugender werden und Wahrnehmungsanomalien weitgehend vermieden werden. Tabellen, Diagramme und Texte sollen derart gestaltet werden, dass die Informationen von den Berichtslesern möglichst effizient und effektiv aufgenommen werden. Effizienz und Effektivität lassen sich über die Geschwindigkeit der Informationsaufnahme und dabei auftretende Wahrnehmungsprobleme messen. Das Reporting Design ist eine relativ junge Forschungsdisziplin, wenngleich einzelne Aspekte bereits in den 1970er- und 80er-Jahren untersucht wurden. Zelazny beispielsweise analysierte in den 70er-Jahren Themen wie dreidimensionale Grafiken, abgeschnittene Achsen oder die Verwendung von Titeln. Davis beschäftigte sich mit der Frage, wie Grafiken aufgebaut werden sollten, um Täuschungen des Lesers zu vermeiden. Tufte und Few legten mit ihren Arbeiten zur empfängerorientierten Aufbereitung quantitativer Daten ebenfalls einen Grundstein für die weitere Entwicklung dieser Forschungsdisziplin. Im deutschsprachigen Raum erreichten vor allem die SUCCESS-Regeln von Hichert hohe Bekanntheit. Es ist jedoch anzumerken, dass die Gestaltungsempfehlungen der Autoren durchaus divergieren. Beispielsweise werden die Eignung bestimmter Diagrammtypen, die Verwendung von Y-Achsen oder Gitternetzlinien sowie Ampelfunktionen im Rahmen des Farbkonzeptes unterschiedlich gesehen. Die Autoren verbindet der fehlende empirische Beleg für die Wirksamkeit ihrer Gestaltungsempfehlungen im Sinne einer besseren Wahrnehmung durch die Entscheidungsträger. Mitarbeiter nach Regionen Österreich 21,20% EU-27 (excl. Österreich) 34,20% Sonstiges Europa 15,40% Restliche Welt 29,20% Eye-Tracking-Kamera Abbildung 40: Testsetting einer Eye-Tracking-Analyse Die visuelle Wahrnehmung kann mit einem Blickaufzeichnungsgerät und der entsprechenden Software analysiert werden. Die visuelle Wahrnehmung kann mit Hilfe von Eye Tracking analysiert werden. Eye Tracking ermöglicht die Aufzeichnung und Analyse der Blicke und des Blickverlaufs von Testpersonen und liefert wichtige Erkenntnisse bei der Optimierung der Informationsaufbereitung. Ein Blickaufzeichnungsgerät, wie in Abbildung 40 dargestellt, zeigt, wo die Berichtsleser hinsehen. Ob die Informationen tatsächlich wahrgenommen (verarbeitet, interpretiert) werden, kann mit einfachen Fragestellungen abgetestet werden. Eye Tracking wird seit vielen Jahren in unterschiedlichen Einsatzgebieten verwendet, zB für Website Usability Studien, im Marketing zur Werbungsgestaltung, Produktdesign oder Platzierung von Waren, im E-Learning, zur Analyse des Leseverhaltens in Printmedien, in der Psychologie und Verhaltenstheorie usw. In Zusammenhang mit dem Reporting Design ist der Einsatz dieser Technologie jedoch neu. Eine Analyse des Blickverlaufs (Fixationen und Sakkaden) ermöglicht eine objektive Beurteilung der Effektivität verschiedener Designelemente bzw. des gesamten Berichtsaufbaus. Abbildung 41 zeigt den Blickverlauf eines Probanden, der ein Ringdiagramm analysiert, das in der Legende die Zahlenwerte für den Anteil der Mitarbeiter in den einzelnen Regionen beinhaltet. Die blauen Kreise liefern durch ihre Größe eine Aussage über die Dauer der Fixation. Sie sind entsprechend des Blickverlaufs durchgehend nummeriert. Blickwechsel (Sakkaden) werden mittels Linien dargestellt. Reporting Design 2013 | 39 45 183 2 174 Eye Tracking ermöglicht die wissenschaftlich fundierte Überprüfung von Gestaltungsalternativen. 1 125 20 249 Ö 2 20 249 EU-27 (excl. Österreich) 20 34,20%40249 38 9 175 562 208 131 Restliche Welt 44 29,20% 864 Abbildung 41: Blickverlauf eines Probanden bei einem Ringdiagramm mit Zahlenwerten in der Legende Dieses Beispiel wurde in Anlehnung an ein Diagramm aus einem ATX-Geschäftsbericht gestaltetet. Mit Hilfe der EyeTracking-Analyse kann gezeigt werden, dass Diagramme ihre Wirkung auch komplett verfehlen können. Wie in Abbildung 41 am Blickverlauf zu sehen ist, wurden vom Probanden lediglich die Zahlenwerte in der Legende betrachtet und das Ringdiagramm gänzlich ignoriert. Abbildung 42 zeigt die Zusammenfassung der Blickverläufe aller Probanden. Je häufiger und je länger Bereiche angesehen werden, desto heller sind sie. Gänzlich schwarze Bereiche wurden durch die Probanden gar nicht betrachtet. Es zeigt sich, dass nicht alle Diagramme Nutzen stiften. Bei einem Ringdiagramm, bei dem die Zahlenwerte direkt bei der Legende stehen, betrachtete kein einziger Proband das Diagramm. Eine einfache Tabelle wäre wesentlich effektiver gewesen. Österreich 21,20% EU-27 (excl. Österreich) 34,20% Sonstiges Europa 15,40% Restliche Welt 29,20% Abbildung 42: Zusammenfassende Analyse der Blickverläufe aller Probanden Mit Hilfe von Eye-Tracking-Analysen kann der Zusammenhang zwischen der Gestaltung und Wahrnehmung von Informationen in Management- und Geschäftsberichten nach wissenschaftlichen Kriterien untersucht werden. Damit gelingt es, Leitlinien im Hinblick auf folgende Themenstellungen zu entwickeln: • Wahrnehmungsoptimierter Einsatz von Diagrammen, Tabellen und Texten sowie alternativer Gestaltungsformen, wie Sparklines/Microcharts und Small Multiples • Seitengestaltung und optimale Informationsdichte • Vermittlung von Botschaften (Überschriften, Hervorhebungen, Erläuterungen,…) • Verwendung geeigneter Schriftarten und -größen • Entwicklung eines Farbkonzepts • Entwicklung eines Strukturkonzepts (Darstellung von Plan-, Ist-, Vorjahres-, Forecast-Informationen sowie Monats-, kumulierten und Jahreswerten) • Eindeutigkeit und Vereinheitlichung (zB Bezeichnungen, Abkürzungen, Zahlenformate, Darstellung von positiven/negativen Veränderungen) • Vereinfachung der Inhalte (zB Vermeidung von Redundanzen und ablenkenden Details) Mit Hilfe von Eye-Tracking-Analysen können Unternehmen ihr internes und externes Reporting optimieren. Empirisch abgesicherte Guidelines für das Reporting Design tragen zu einer objektiv verbesserten Wahrnehmung und auch subjektiv höherer Zufriedenheit bei den Führungskräften und Entscheidungsträgern bei. Mit klassischen Methoden wird das Reporting Design weiter ein Handwerk nach dem „Trial & Error“-Prinzip bleiben. Informationen werden ohne gesichertes Feedback auf Basis eigener Erfahrungen in Tabellen und Diagrammen dargestellt, in der Hoffnung, dass die gewählte Darstellungsform bei den Berichtsempfängern Anklang findet bzw. zumindest akzeptiert wird. Der Einsatz neuer Eye-Tracking-Technologien in einem ganzheitlichen Ansatz des Reporting Designs wird diesen Status quo massiv verändern und zu einer einfacheren, zielgerichteteren Berichtsgestaltung verhelfen. 40 | Reporting Design 2013 Nachwort und Ausblick Die Ausgestaltung des externen und internen Berichtswesens ist eine herausfordernde und komplexe Aufgabenstellung mit drei Bereichen: klar definiert und durchgängig, eine wahrnehmungsorientierte Optimierung sowie eine reibungslose technische Umsetzung. Um dieses Ziel zu erreichen, sind eine breite Projekterfahrung und ein effizientes Projektmanagement notwendig. Stark unterschiedliche Wahrnehmungsmuster bei Entscheidern erfordern einen professionellen Support. Nur so kann aus einem natürlich gewachsenen und dezentral gesteuerten Reporting ein effektives Berichtswesen der neuen Generation entstehen. Reporting Design 2013 | 41 Literaturverzeichnis Bissantz (2010), Bella Berät - 75 Regeln für bessere Visualisierung, 1. Auflage, Nürnberg Eisl/Höfler/Losbichler/ Hofer(2012), Process model for the use of Eye Tracking in the field of reporting design, finance perspectives, Steyr, Austria, 04.07.2012 Few (2009), Now you see it - Simple visualization Techniques for Quantitative Analysis, 1st Edition, Oakland Gerths/Hichert (2011), Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten, 1. Auflage, Freiburg Heisters/Leu (2004), Geschäftsberichte richtig gestalten - Wie Sie Ihre Finanzkommunikation professionell visualisieren – Das Praxisbuch, 1. Auflage, Frankfurt Laux/Liermann (2005), Grundlagen der Organisation – Die Steuerung von Entscheidungen als Grundproblem der Betriebswirtschaftslehre, 6. Auflage, Berlin Meyer (1999), Visualisierung von Informationen - Verhaltenswissenschaftliche Grundregeln für das Management, 1. Auflage, Wiesbaden Porat/Oron-Gilad/Meyer (2009), Task-dependent processing of tables and graphs, Behaviour & Information Technology; Vol. 28, Nr. 3; Maye-June 2009; pp. 293-307 Schäffer/Weber/Mahlendorf (2012): WHU Controller Panel – Controlling in Zahlen, Vallendar 2012 Seitz (2010), Wissenschaft und Statistik – Tipps und Tricks zur Gestaltung von Tabellen, 2. Auflage, Wiesbaden Tufte (2006): Beautiful Evidence, 1st Edition, Connecticut Tufte (2008): Envisioning Information, 1st Edition, Connecticut Waniczek (2009), Richtig berichten – Managementreports wirksam gestalten, 1. Auflage, Wien Weber/Malz/Lührmann (2008), Excellence im Management-Reporting - Transparenz für die Unternehmenssteuerung, 1. Auflage, Weinheim Zelazny (2009), Wie aus Zahlen Bilder werden - Der Weg zur visuellen Kommunikation - Daten überzeugend präsentieren, 6. Auflage, Wiesbaden 42 | Reporting Design 2013 Kontakt KPMG Advisory GmbH Kudlichstraße 41 4020 Linz Mag. Christian Engelbrechtsmüller Partner, Advisory T: +43 732 6938-2243 E: [email protected] Andreas Greil, MA Associate, Advisory T: +43 732 6938-2474 E: [email protected] FH Oberösterreich Wehrgrabengasse 1-3 4400 Steyr Prof. (FH) Dr. Christoph Eisl Koordinator des Masterstudiums CRF T: +43 50804-33942 E: [email protected] Prof. (FH) Dr. Heimo Losbichler Studiengangsleiter Controlling, Rechnungswesen und Finanzmanagement T: +43 50804-33710 E: [email protected]
