Donau-Universität Krems

Donau-Universität Krems
Stabstelle Forschungsservice
4. Interner Leitfaden zur Projekteinreichung mit besonderer
Berücksichtigung von Forschungsprojekten mit öffentlicher
Forschungsförderung
Dieser Leitfaden gibt Antworten auf häufig gestellte Fragen hinsichtlich der Projekteinreichung an der
Donau-Universität Krems und dient zur Unterstützung bei der Einreichung aller Forschungsprojekte.
4.1 Beteiligte Stellen der Donau-Universität Krems
Stabstelle für Forschungsservice und Internationales
Dr. Edith Huber, zSPM, DW 2223
Leitung
Claudia Paulhart, DW 2226
Projektbetreuung U7 Forschungsdatenbank, Referentin Nationale Projekte
Julia Uhlik, DW 2228
Referentin Internationale Projekte
Dipl. Kff. Sabina Ertl, DW 2216
International Office
DLE Finanzen, Rechnungswesen und Controlling
Mag. Erika Fischer, DW 2275
Leitung
Zuständigkeiten Departments:
Dep. für Gesundheitswissenschaften und Biomedizin
Dep. für Klinische Neurowissenschaften und Präventionsmedizin
Dep. für Interdisziplinäre Zahnmedizin
Dep. für Evidenzbasierte Medizin und Klinische Epidemiologie
Mag. Manuela Slanovc, DW 2276
Dep. für Wissens- und Kommunikationsmanagement
Dep. für Migration und Globalisierung
Dep. für Interaktive Medien und Bildungstechnologien
Dep. für Weiterbildungsforschung und Bildungsmanagement
Plattform Politische Kommunikation
Sonja Steininger-Huber, DW 2372
1
Dep. für Wirtschaftsrecht und Europäische Integration
Dep. für E-Governance in Wirtschaft und Verwaltung
Dep. Wirtschafts- u. Managementwissenschaften
Dep. für Bauen und Umwelt
Dep. für Kunst & Bildwissenschaften
Forschungsprofessur für Bildwissenschaften
Mag. Birgit Humpelstetter, DW 2371
Dep. für Psychotherapie und Biopsychosoziale Gesundheit
Helga Gräf, DW 2271
DLE Personal
Dr. Elvira Autherith, LL.M., DW 2200
Leitung
Karin Pracher MSc, MBA, DW 2278
Personalentwicklung
Renate Erlinger, DW 2204
Personalverrechnung
DLE Recht
Mag. Jutta Pirker-Kerschbaumer, MAS, LL.M., DW 2205
Leitung
Mag. Edith Resch, DW 2207
Irene Wild, DW 2205
DLE EDV
Dipl.Ing. Ronald Eischer, DW 2292
Datenbankbetreuung
Abteilung Einkauf
Gerhard Wappl, DW 2256
Rektorat
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Beschreibung
Geltungsbereich
Alle
EU
Nationale
Förderungen § 27
Nationale
Förderungen § 26
Vorbereitung des Antrags
x
Die österreichische Forschungsförderung gliedert sich in
nationale und internationale Projekte. Auf der Website
www.donau-uni.ac.at/forschungsservice könnten Sie die
spezifischen Programme auswählen. Nähere Informationen zu
den nationalen Förderungen und internationale Förderungen
außerhalb von FP7 erhalten Sie durch die Stabstelle
Forschungsservice und Projektmanagement.
x
Besonderheiten zu den Programmen im 7. EU
Rahmenprogramm:
Das FP7 unterteilt sich in die Bereiche
Zusammenarbeit (darunter 10 thematische
Schwerpunkte), Ideen, Menschen und Kapazitäten,
die in unterschiedlichste Sektoren unterteilt sind.
Nähere Informationen dazu unter:
http://rp7.ffg.at/was-wird-gefoerdert
Hilfe bezüglich der thematischen Einordnung des
Projektes bitte bei der FFG einholen:
http://rp7.ffg.at/beratungsangebot. Eine allgemeine
Beratung zu den Förderschienen erfolgt durch die
Stabstelle Forschungsservice und
Projektmanagement. Unterstützung bezüglich der
thematischen Einordnung des Projekts bietet die
FFG.
•
Partnersuche: Wenn Sie eine Projektidee haben
ist es sinnvoll, potentielle Projektpartner/-innen
in der Anbahnungsphase zu suchen.
Teilnehmer/-innen des Projekts werden als
Konsortium bezeichnet. Bei der Partnersuche
bietet die FFG Unterstützung unter:
http://rp7.ffg.at/partnersuche
Projektmanagement: Bereits in der
Anbahnungsphase sollte geklärt werden, in welcher
Rolle Sie an dem Projekt teilnehmen. Sind Sie
Konsortiumsführer/-in oder sind Sie
Konsortiumspartner/-in. Da die Antragserstellung
mit einem hohen administrativen Aufwand
verbunden ist (Erstellung des Antrages,
Budgetierung, Leistungsbeschreibung,
Terminplanung, Kommunikation zu den Partner/innen), gilt es zu klären, ob das Projekt durch ein
professionelles Projektmanagement unterstützt
werden soll. Nähere Informationen dazu erhalten
Sie von der Stabstelle Forschungsservice und
Projektmanagement.
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Projekteinreichung
x
Bei der Erstellung des Antrags sollten Sie sich genau an die
Vorlagen und Richtlinien (Förderquote, Gesamtbudget,
Verrechnungssätze etc.) der Fördergeber halten, diese
unterscheiden sich bei den nationalen Fördergebern.
Etwaige Abweichungen der formalen Voraussetzungen können
zur Nicht-Annahme des Projektes führen. Diese Informationen
finden Sie auf den Webseiten der jeweiligen Fördergeber zum
download.
Alle
EU
Nationale
Förderungen § 27
Nationale
Förderungen § 26
x
Besonderheiten zu den Programmen des FP7:
Allgemeine Rahmenbedingungen
•
•
•
Die formalen Rahmenbedingungen können
Sie den „Guides for Applicants“ entnehmen.
Grundsätzlich sind die Anträge in englischer
Sprache zu verfassen. (Nutzen Sie hierfür
das Übersetzungsservice der DonauUniversität Krems. Nähere Informationen
dazu in der Stabstelle Forschungsservice
und Projektmanagement.)
Folgenden Inhalten sollten Sie besondere
Bedeutung schenken:
o Management und Konsortium: Sind
diese sowohl wissenschaftlich als
auch ressourcenbezogen in der
Lage, das Projekt umzusetzen.
o Innovation
o Berücksichtigen Sie Gender
Aspekte
o Berücksichtigen Sie relevante
ethische Aspekte
o Identifizieren Sie einen
europäischen Mehrwert
o Verwenden Sie einen
aussagekräftigen Titel und eine
griffe Abkürzung
Beratungsangebote gibt es von der FFG:
http://rp7.ffg.at/beratungsangebot
•
Die Donau-Universität Krems als Legal Entity
Die Donau-Universität Krems tritt gegenüber der
Europäischen Kommission als VertragspartnerIn
auf und ist somit einzige Ansprechperson, das
bedeutet die Donau-Universität Krems haftet
gegenüber der Europäischen Kommission
hinsichtlich Schulden, Strafen etc. Im
Innenverhältnis kann die Donau-Universität
Krems an den jeweiligen Organisationseinheiten
Regress nehmen.
Nähre Informationen dazu von DLE Recht und Personal.
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Alle
EU
Nationale
Förderungen § 27
Nationale
Förderungen § 26
x
• Einreichung über EPSS
Projekte der Europäischen Kommission sind fast
ausschließlich über das EPSS (Electronic Proposal
Submission Service) einzureichen. Dieses Service
bietet ein webbasiertes Anmeldeformular, wo
sämtliche Partner/-innen gemeinsam den Antrag
einreichen. Der/die KoordinatorIn hat Zugang zu
allen Bereichen des Antrags, die Partner/-innen
sehen nur ihren Teil. Näheres dazu unter:
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=
UserSite.FP7SubmitProposalPage
Achtung: Für das Einlangen des Proposals ist die
Ortszeit von Brüssel relevant.
• PIC
Der Paricipant Identification Code (PIC) dient zur
Identifizierung der Donau-Universität Krems
gegenüber der Europäischen Kommission. Die
Grunddaten der Donau-Universität Krems werden
bei der Eingabe des PIC automatisch übernommen.
PIC für die Donau-Universität Krems: 999865428
Legal entity: Universität für Weiterbildung Krems
Nähere Informationen dazu von der Stabstelle
Forschungsservice und Projektmanagement.
•
x
Kostenmodelle und –kalkulation
Die Forschungsförderung ist zuschussfinanziert. D.h., es wird
ein bestimmter Anteil der Kosten gefördert. Dabei wird
unterschieden zwischen direkten (Personal-, Reise- und
Infrastrukturkosten etc.) und indirekten Kosten (=
Gemeinkosten der Donau-Universität Krems).
Direkte Kosten (Direct Costs):
* Kosten, die dem Projekt unmittelbar zuzurechnen und
belegbar sind.
x
Keine Rechnungen mit Mehrwertsteuer! Das gilt
auch für Flug- und Hotelrechnungen.
x
Personalkosten: Darunter werden die Kosten jener Mitarbeiter/innen zusammengefasst, die bei der Donau-Universität Krems
einen ordentlichen oder einen freien Dienstvertrag haben.
Diese Kosten sind „belegbar“ und nachzuweisen. D.h., nur
tatsächlich angefallene Personalkosten werden gefördert.
Werkverträge fallen nicht unter Personalkosten.
Gewinnzuschläge können nicht verrechnet werden. Alle an
einem Forschungsprojekt beteiligten Mitarbeiter/-innen sind
verpflichtet, Ihre Leistungen in Stundenlisten zu
dokumentieren.
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Alle
EU
x
Nationale
Förderungen § 27
x
Nationale
Förderungen § 26
Die Europäische Kommission und nationale
Fördergeber von Förderungen im Sinne des § 27 (z.
B. FFG) gehen von einer Verrechnungsbasis von
1.680 Effektivstunden aus, d.h. tatsächlich
geleistete Arbeitszeit (Urlaub und Krankenstand
wird nicht vergütet). Die DUK geht von einer
Arbeitswoche von 38,5 Stunden aus und kommt
daher auf einen Effektivstundensatz von 1.617. Zur
Ermittlung des Effektivstundensatzes von internem
Personal der Donau-Universität wenden Sie sich
bitte an die DLE Personal und Recht.
Die Berechnungsbasis für Personalkosten ist daher
Stundensatz/Mitarbeiter/-in x Projektstunden.
ACHTUNG: Es ist darauf zu achten, dass bei gleichzeitig
laufenden Projekten die Gesamtarbeitszeit aller laufenden
Projekte 1.617 Stunden nicht übersteigt. Bei einer etwaigen
Finanzprüfung kann es sonst zu einer Förderungsrückzahlung
kommen.
x
x
Weiters sind gesonderte Personalsätze der
jeweiligen Fördergeber zu beachten:
•
•
•
FWF
http://www.fwf.ac.at/de/projects/personalkostens
aetze.html
Jubiläumsfonds der Österreichischen
Nationalbank
http://www.oenb.at/de/img/richtlinien_zur_ausza
hlung_u_abrechnung_fuer_universitaere_projek
te_tcm14-138653.pdf
x
FFG http://www.ffg.at/content.php?cid=1084
x
Ab einer Förderungshöhe von € 375.000,- (=
tatsächliche Förderung Donau-Universität Krems)
ist im Projektbudget eine Wirtschaftsprüfung zu
kalkulieren. Diese Kosten fallen unter die Kategorie
„Management“ und werden zu 100% gefördert.
Indirekte Kosten / Gemeinkosten (Indirect Costs):
x
Unter den indirekten Kosten sind jene Kosten zu subsumieren,
die für die Donau-Universität Krems anfallen.
x
Overheadregelung 1
Bei der Europäischen Kommission gibt es drei
Methoden, die Overheads zu verrechnen. Die
Donau-Universität Krems hat sich für die
„vereinfachte Methode“ (simplified method)
entschieden.
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D.h., es werden den direkten Kosten die
forschungsbezogenen indirekten Kosten vom
Zentrum / Fachbereich, vom Department und von
der DUK allgemein angerechnet. Diese Methode ist
verpflichtend anzuwenden.
Rechenbeispiel:
Direkte Kosten (100%)
+ Zentrum / Fachbereich (12%)
+ Department (32%)
+ DUK allgemein (14%)
= Kosten gesamt (158%)
€ 100.000,€ 12.000,€ 32.000,€ 14.000,€ 158.000,-
Davon wird die Förderung berechnet.
Bei FP7*
Forschungsprogramm: Zusammenarbeit
RTD
75%
Demonstration Action
50%
Management
100%
Other Costs
100%
Forschungsprogramm: Ideen
Alles bis zu
100%
Forschungsprogramm: People
Pro Jahr angepasst
http://rp7.ffg.at/mensche
n_ausschreibungen
Forschungsprogramm: Kapazitäten
Im Wesentlichen wie bei Zusammenarbeit.
Abweichungen aber möglich
Coordination &
100%**
Support Action
Netzwerkprojekte
100%
z. B. Von 158.000,- x 75%= € 118.500,- Förderung
ACHTUNG:
*Overheads können nur auf Personalkosten
verrechnet werden. Nicht auf Werkverträge und
Reisekosten.
** Auf Coordination & Support Action können nur 7
% Overheads verrechnet werden.
Alle
EU
Nationale
Förderungen § 27
Nationale
Förderungen § 26
x
Overheadregelung 2
Wenn Overheadregelung 1 laut FördergeberIn nicht anwendbar
ist, sind die Overheadsätze der FördergeberIn zu kalkulieren.
Beispiel für ein Projekt mit 20% Overheads flat.
Rechenbeispiel:
Direkte Kosten (100%)
€ 100.000,+ Flatrate (20%)
€ 20.000,___________________________________________
= Kosten gesamt
€ 120.000,7
Von diesem Betrag wird die jeweilige Förderung berechnet.
Weitere Informationen dazu von der Stabstelle Forschungsservice und Projektmanagement sowie von DLE Finanzen,
Rechnungswesen und Controlling.
x
•
•
Unterschriftenregelung
Bei Einreichungen mittels EPSS / eCall ist keine direkte
Unterschrift des Rektorats am Antrag nötig. Trotzdem
müssen sowohl alle § 26 und § 27 Projekte den internen
Forschungsprozess inkl. der Freigabe aller DLS
durchlaufen und der Antrag dem Rektorat zur Unterschrift
vorgelegt werden. Dies gilt auch für L-o-Is (Letter of Intent).
Zeitmanagement
Für die fristgerechte Einreichung sind die Projektleiter/innen selbst verantwortlich. Berücksichtigen Sie daher
etwaige Vorlaufzeiten des internen Prozesses für die
Freigabe.
Nach der Projekteinreichung erfolgt eine Evaluierung des
Projektes durch ein internationales peer-review Verfahren.
Erfolgt ein Projektzuschlag, wird mit den Vertragsverhandlungen begonnen.
Alle
EU
Nationale
Förderungen § 27
Nationale
Förderungen § 26
Vertragsverhandlungen
x
Wird ein Projekt zur Förderung vorgeschlagen, hat der
ProjektleiterIn (bei nationalen Projekten) und der Koordinator
(bei internationalen Projekten) die Aufgabe,
Vertragsverhandlungen mit den Partner/-innen zu starten. D.h.
vor Unterzeichung des Förderungsvertrages sind alle Verträge
mit den Konsortialpartner/-innen auszustellen. Nähere
Informationen dazu von DLE Recht und Personal.
x
Besonderheiten zu den Programmen des FP7:
Bei einem Zuschlag tritt der Koordinator mit allen
Partner/-innen in Verhandlung. Dabei gibt es
bestimmte Vertragsteile, die nicht verhandelbar sind
(z.B. Annex II). Wurde eine Einigung erzielt, so wird
der Vertrag mit der Europäischen Kommission
(„Grant Agreement“) unterfertigt.
Ist dieser unterfertigt, ist mit den Partner/-innen das
„Consortium Agreement“ abzuschließen.
Für Fragen dazu wenden Sie sich an die Stabstelle
Organisation und Finanzen.
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Projektumsetzung
x
Personalanstellung
Hierfür wenden Sie sich bitte an die DLE Personal und Recht
Arbeitsplatzausstattung
Hierfür wenden Sie sich bitte an die DLE Facility Management
und die DLE EDV
Zwischenberichte
Zwischenberichte müssen durch das Rektorat unterfertigt
werden. Daher muss die Abrechnung vorab von der DLE
Finanzen, Rechnungswesen und Controlling kontaktiert und
freigegeben werden.
Projektabschluss
x
Audits
Veranlassen Sie, wenn notwendig, das Audit. Dazu
setzen Sie sich bitte vorab mit der DLE Finanzen,
Rechnungswesen und Controlling in Verbindung.
Nationale und Internationale Fördergeber können
bis 7 Jahre nach Abschluss des Projekts
Projektprüfungen durchführen.
Endbericht:
Der wissenschaftliche Endbericht ist zu erstellen.
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