Abschied vom Aktenordner

SPEZIAL MITTELSTAND
Abschied vom
Aktenordner
DOKUMENTENSYSTEME
: Software zum Management von
Dokumenten macht Papier im Büro
überflüssig. Das schafft Ordnung und
blitzschnellen Zugriff auf Informationen.
Z
u umständlich, zu unübersichtlich, zu
anfällig für Fehler – Gunther Reinhard wollte Papier schon seit Langem
möglichst komplett aus dem Unternehmen
verbannen. Nun hat sich der Leiter des Prozessmanagements und der Informationstechnik bei der Baden-Badener Schöck
Gruppe durchgesetzt. Der Spezialist für
Bauteile im Wohnungs- und Gewerbebau
hat das Management von Dokumenten mit
einem System des Stuttgarter Anbieters Elo
Digital Office digitalisiert.
Einfach war das nicht, der Prozess hat insgesamt vier Monate gedauert. Angefangen hat
Schöck mit dem Rechnungswesen. Papierrechnungen erfasst, prüft und zahlt das Unbereitsteht, meldet die Software dies
selbstständig mit einem Signal.
Derartige Lösungen werden für Mittelständler zunehmend unverzichtbar.
„Auch bei ihnen drückt der Schuh,
weil sie mit Informationen überflutet
werden“, sagt Mirjana Stanisic-Petrovic, stellvertretende Leiterin des Zentrums für Dokumenten- und Workflow-Management am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart. Auch sie empfiehlt, dass Unternehmen zunächst
überlegen, in welchen Abteilungen
und für welche Aufgaben sie eine Software einsetzen. Ebenso wichtig sei es,
die digitalen Dokumente sinnvoll zu
ordnen. Das gelingt am besten über eine möglichst kleine Zahl verbindlicher Schlagworte, die allen Mitarbeitern bekannt sind.
ternehmen heute digital. Der Aufwand soll
sich gelohnt haben: „Unser Rechnungswesen ist deutlich effizienter und sogar messbar schneller“, sagt Reinhard. „Vom Eingang
einer Rechnung bis zu dem Punkt, an dem
sie freigegeben in der Buchhaltung liegt, vergehen manchmal nur ein paar Minuten.“
Management von Dokumenten klingt unspektakulär und altbacken. In der Praxis
aber sind die Softwaresysteme für diese Aufgabe das Herzstück der Digitalisierung.
Denn die wichtigsten Abläufe in Unternehmen basieren auf Rechnungen, Aufträgen,
Geschäftsbriefen, Bedienungsanleitungen
oder Umsatzgrafiken – und damit auf den
unterschiedlichsten Arten von Dokumenten.
Zu viele Informationen, zu wenig Zeit
Eine digitale Lösung kann Prozesse vereinheitlichen und verbessern: Sie beschleunigt
Arbeitsabläufe, indem sie Routineaufgaben
wie das Einsortieren von Belegen automatisiert sowie Aufträge und Rechnungen nach
jedem Arbeitsschritt an den nächsten Kollegen weiterleitet. Zudem dient sie als unternehmensinterne Suchmaschine. Die Software sammelt alle auf Dokumenten enthaltenen Informationen und zaubert sie auf
Knopfdruck auf den Bildschirm.
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Der Bedarf dafür ist groß. Laut einer Studie
des IT-Marktforschungsunternehmens IDC
verschlingt die umständliche Suche nach
Dokumenten und Informationen im Alltag
zu viel Zeit, wie 42 Prozent der befragten
Mitarbeiter angaben. Um mehr Übersicht
zu schaffen, halten es mittlerweile sechs von
zehn IT-Managern für wichtig, Prozesse zu
vereinfachen, an denen viele Dokumente
beteiligt sind. IDC-Experte Mark Alexander
Schulte empfiehlt, die Digitalisierung „stufenweise voranzutreiben“. Ein Unternehmen könne sich zuerst die Auftragsbearbeitung vornehmen und im nächsten Schritt
die interne Kommunikation angehen.
So hat es zum Beispiel das Düsseldorfer Logistikunternehmen VCK Logistics SCS gemacht. Der Mittelständler entschied sich für
ein Digitalkonzept von Canon und fing damit an, seine jährlich anfallenden rund
360 000 Lieferscheine und sämtliche Rechnungen digital zu erfassen und zu verarbeiten. Nach dem Einscannen analysiert eine
Software automatisch den Inhalt der Dateien und erstellt so Datensätze, die die Informationen des Lieferscheins enthalten. Mithilfe der Auftragsnummer ordnet sie die Belege so, dass sie problemlos weiterbearbeitet
werden können. Wenn ein Datensatz dafür E
Schnell und strukturiert zugreifen
Die Digitalisierung von Dokumenten
kann mehr sein als die schlichte Umwandlung von Papier in digitale Akten.
Das bestätigt Arthur Pape, geschäftsführender Partner von Pape & Co. Die
Münchner Kanzlei für Steuerberatung
und Wirtschaftsprüfung hat eine Softwaree des Anbieters Lobo DMS eing führt. Sie soll den 70 Mitarbeitern der
Kanzlei einen schnellen und strukturierten Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Zusatzfunktionen sollen den
Nutzen noch erhöhen. So lassen sich
Änderungen an Dokumenten nachverfolgen. Die neueste Version des Dokuments liegt immer „oben“, vorangegangene Versionen werden darunter
angezeigt.
Papier ruck, zuck abzuschaffen und
durch Digitaltechnik zu ersetzen
funktioniert nicht. „Das Kunststück
besteht darin, dass der digitale Prozess
noch praktischer und schneller sein
sollte als der Papierprozess“, sagt Pape. Wer da Fehler macht, merkt
schnell, dass „ein gut organisierter
Leitzordner mit farbigen Post-its oft
viel effizienter ist als ein schlampig
konfiguriertes Dokumentensystem“.
Wer sich aber bei der Einführung jeden Arbeitsschritt ansieht und die Lösung dementsprechend konfiguriert,
hat beste Chancen, dass sein digitales
System auch den perfekt organisierten
Aktenordnern mit Papier weit überlemehmet toprak | [email protected]
gen ist.
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WirtschaftsWoche 51/9.12.2016
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