Begleittext zu Folie I-01: Grundlagen – Was ist ein Projekt

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Begleittext zu Folie I-01: Grundlagen – Was ist ein Projekt?
I
Projekte sind komplexe, sachlich und zeitlich begrenzte Vorhaben und erstrecken sich in der Regel
über mehrere Funktionsbereiche bzw. Aufgaben. Daher lassen sie sich nicht in der Linie ausführen. Sie
bilden für den Zeitraum ihrer Abwicklung eine Sekundärorganisation, die die bestehende
Primärorganisation des Unternehmens überlagert. Projekte werden so geplant und organisiert, dass sie
autonom und ganzheitlich mit einem Projektteam durchgeführt werden können. Sie ermöglichen es
insbesondere,
 schnell auf sich ergebende Chancen und Bedrohungen zu reagieren,
 abteilungsübergreifende Probleme im Unternehmen zu lösen und
 im Rahmen der Personalentwicklung zur Motivation der Mitarbeiter durch die Übertragung
anspruchsvoller Tätigkeiten beizutragen.1
Es gibt verschiedene Arten von Projekten. Neben Forschungs- und Entwicklungsprojekten sowie größeren Investitionsprojekten sind insbesondere Organisationsprojekte zu nennen. Dazu gehört z.B. auch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems, aber auch Rationalisierungsprojekte zur Kostenreduktion. Dazu gehört auch z.B. die Entwicklung einer Software, die Markteinführung eines neuen Produkts oder die Planung und Durchführung einer
Werbekampagne.
Des Weiteren können Projekte nach der Art ihrer Aufgabenstellung untergliedert werden. Dabei ist zwischen geschlossenen Projekten mit einer klaren Aufgabenstellung (z.B. Entwicklung eines neuen Produkts) und offenen Projekten, bei denen keine konkrete Aufgabenstellung vorgegeben ist (z.B. Erhöhung
der Produktivität in der Fertigung), zu unterscheiden.
Projektmanagement
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Vgl. Schelle [Projekte 1999], S. 13.
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Februar 2005
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Begleittext zu Folie II-02: Projektphasen – Anstoß für ein Projekt
I
Der Anstoß für ein Projekt kommt entweder von einem konkreten Auftrag eines internen oder externen
Auftraggebers oder von einem erkannten Problem (z.B. ineffiziente Organisationsstrukturen, Mängel
im Qualitätsmanagementsystem oder ein veraltetes Produktsortiment). Zunächst besteht nur eine
unscharfe Idee darüber, wie der Auftrag durchgeführt bzw. das Projekt abgewickelt werden soll. Daher
ist im nächsten Schritt das Problem genauer zu analysieren, wobei die spezifischen Bedingungen des
Unternehmens und des Unternehmensumfelds zu berücksichtigen sind. Bei größeren Projekten
empfiehlt sich unter Umständen eine Vorstudie bzw. ein Vorprojekt. Die Projektanstoßphase endet mit
der Formulierung eines Projektantrags. Bei der Problemanalyse können zusätzlich noch folgende
Fragen herangezogen werden:2
 Warum wird derzeit so und nicht anders gearbeitet?
 Wie effizient ist die derzeitige Situation?
 Wo sind Vorteile und Defizite erkennbar?
 Wie wirken sich diese Defizite in Bezug auf die Projektdurchführung und die Mitarbeitermotivation aus?
 Gibt es Verantwortliche für die derzeitige Arbeitsweise?
Projektmanagement
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Vgl. Lessel [Projektmanagement 2002], S. 16 f.
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Begleittext zu Folie II-03: Projektphasen – Zieldefinition
I
Bei der Formulierung von Projektzielen sind bestimme Regeln einzuhalten. Dabei ist zu berücksichtigen, dass durch das Setzen von Prioritäten eine Zielhierarchie geschaffen wird, wobei Zielkonflikte zu
vermeiden sind. So ist in der Zielsetzungsphase insbesondere das Spannungsfeld von Terminen, Kosten
und Qualität zu berücksichtigen: Dabei schränkt die Erreichung des einen Ziels in der Regel die Erreichung eines der anderen beiden Ziele oder beider ein. Sollen in einem Projekt z.B. die Kosten gesenkt
werden, so kann dies beispielsweise durch eine Terminverschiebung nach hinten und/oder durch Abstriche in der Qualität des Projektergebnisses erreicht werden. Soll ein Projekt zügiger als geplant
durchgeführt werden, so entstehen regelmäßig höhere Kosten und/oder eine Qualitätsbeeinträchtigung
im Projektergebnis.
Die Zieldefinitionsphase endet mit der Erarbeitung eines Pflichtenhefts und der Erteilung des Auftrags
durch den Auftraggeber. Im Pflichtenheft werden alle Eigenschaften des Problems, welches im Rahmen der Projektabwicklung zu lösen ist, aufgelistet und
anhand einer Punkteskala bewertet.
Der Auftrag wird in der Regel schriftlich erteilt und bezieht sich auf die im Pflichtenheft dargelegte Zielsetzung des Projekts.
Projektmanagement
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Begleittext zu Folie II-05: Projektphasen – Projektplanung: Übersicht
I
Die Projektplanung ist die wichtigste Phase in der Abwicklung eines Projekts, da von der Planungsqualität wesentlich der Projekterfolg abhängig ist.
Den Input für die Projektplanung bildet der Projektauftrag. Die Projektplanung besteht aus der Risikoanalyse und der Erstellung eines Projektstrukturplans mit den dazugehörigen Arbeitspaketen bzw.
Vorgängen, für die ein Ablauf- und Terminplan, ein Kapazitäts- und Ressourcenplan sowie ein
Kostenplan erstellt wird. Alle Schritte der Projektplanung werden in einem Projektplan festgehalten.
Eine gründliche Projektplanung bietet folgende Vorteile:
 Sie gibt dem Problemlösungsprozess Richtung und Form,
 sie hilft, chaotische oder widersprüchliche Einzelschritte, aber auch Doppelarbeiten, reinen
Aktionismus oder übereilte Notlösungen zu vermeiden,
 sie macht die Auswahlkriterien und Entscheidungsprozesse transparent,
 sie reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen,
 Abweichungen, Störungen und Verzögerungen lassen sich besser und früher erkennen und durch rechtzeitige Maßnahmen abfangen und abmildern. 3
Projektmanagement
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Vgl. Litke [Projektmanagement 2002], S. 27.
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Begleittext zu Folie II-16: Projektphasen – Projektdurchführung:
Teamentwicklung
I
In einem Projektteam werden Mitarbeiter zusammengefasst, die bisher nichts oder nur indirekt miteinander zu tun hatten. Diese Mitarbeiter sollen jetzt zusammenarbeiten und Aufgaben und Rollen im
Projektteam wahrnehmen. Dabei ist zu bedenken, dass in jedem Team ein mehr oder weniger stark
ausgeprägter gruppendynamischer Entwicklungsprozess stattfindet, der sich im Wesentlichen in vier
Phasen untergliedert:
Zunächst werden die Mitarbeiter in der Formingphase nach Orientierung suchen, um ihren Platz und
ihre Rolle in der Projektgruppe auszuloten. Hier bestehen noch große Ängste. In dieser Phase sollten
den Mitarbeitern klare Informationen über das Projekt und dessen Ziele sowie über die Projektabwicklung und die Regeln der Zusammenarbeit gegeben werden.
Die anschließende Stormingphase ist durch Machtkämpfe charakterisiert. Hier gilt es, Konfrontation durch das rechtzeitige Festlegen von Zuständigkeiten
zu vermeiden. Darüber hinaus sollten Gemeinsamkeiten aller Mitarbeiter herausgearbeitet und betont werden.
In der Normingphase kommt es zu einer Stabilisierung innerhalb der Gruppe. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben und die in ihn gesetzten Erwartungen.
Diese Phase lässt sich insbesondere durch eine kontinuierliche Abstimmung aller Mitarbeiter und die Überwachung der Teamregeln unterstützen.
Die Performingphase ist die letzte Phase im Prozess der Teamentwicklung. Hier wird das Projekt produktiv abgewickelt. Erste Erfolge stellen sich ein.
Aufgabe des Projektleiters ist es hier, die Euphorie zu dämpfen und einem Abflachen der Leistungskurve bei den Projektmitarbeitern durch motivationsfördernde Maßnahmen entgegenzuwirken.
Projektmanagement
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