Schulungsunterlagen Professionnal Planner

Schulungsunterlagen Professionnal Planner
TFH Wildau
Programmoberfläche
Die Arbeitsoberfläche von Professional Planner™ unterteilt sich in 4 Hauptbereiche:
1.
Den Organisationsbaum
2.
Die Menüleiste
3.
Die Symbolleisten
4.
Statuszeile
Die
Der Organisationsbaum
Der Organisationsbaum ist ein grundlegendes Steuerungsinstrument von Professional Planner. Der
Organisationsbaum ist selbst in vier Teilbäume untergliedert, über die die meisten
datenbankbezogenen Funktionen von Professional Planner aufgerufen werden können.
Der Organisationsbaum kann über das Menü Ansicht oder die Schaltfläche Organisationsbaum einund ausgeschaltet werden. Wie auch alle Symbolleisten und Menüs kann der Organisationsbaum
am Bildschirm mit der Maus verschoben und an einem beliebigen Bildschirmrand angedockt
werden.
Die einzelnen Teilbäume des Organisationsbaumes sind über Registerblätter anwählbar.

Register Dataset
Das erste Registerblatt Dataset dient zum Verwalten der Professional Planner Dataset. Zunächst
wird hier eine Sitzung angelegt, innerhalb der das Dataset geöffnet werden, die gerade bearbeitet
werden sollen. Das selbe Dataset kann in mehrere Sitzungen eingefügt werden. Zur selben Zeit
kann maximal eine Sitzung aktiv sein. Ein grünes Sitzungssymbol kennzeichnet eine aktive
Sitzung; rote Symbole kennzeichnen inaktive Sitzungen.
Alle Funktionen dieses Registerblattes können über die rechte Maustaste aufgerufen werden. Um
die restlichen Funktionen ausführen zu können, muss über den Befehl Sitzung hinzufügen
zumindest eine Sitzung angelegt werden.
Je nachdem, ob Sie in dem Registerblatt eine Sitzung oder ein Dataset auswählen, sind im Menü
unterschiedliche Punkte aktiv. Für Sitzungen gelten folgende Befehle:
·
Dataset anlegen: Damit wird ein neues Professional Planner Dataset angelegt.
·
Dataset öffnen: Damit wird eine bestehendes Dataset geöffnet.
·
Sitzung hinzufügen; Sitzung löschen; Sitzung umbenennen: Eine neue Sitzung wird
hinzugefügt; eine bestehende Sitzung wird gelöscht; eine bestehende Sitzung wird umbenannt.
·
Eigenschaften: Eine spezieller Dokumentpfad und/oder eine Makrodatei festlegt. Der
Dokumentpfad enthält in der Regel Dokumente, die speziell in Zusammenhang mit dieser Sitzung
genutzt werden sollen. Wenn eine Makrodatei angegeben wird, wird das Makro beim Aktivieren der
Sitzung ausgeführt.
Wenn ein Dataset ausgewählt wird, stehen folgende Punkte zur Verfügung:
·
Dataset anlegen, Dataset öffnen: Wie oben.
·
Dataset schließen: Schließt das Dataset in dieser Sitzung. Das Dataset kann durch Dataset
öffnen jederzeit wieder in die Sitzung geholt werden.
·
Dataset umbenennen: Benennt den Budgetnamen des Dataset um. Die Umbenennung hat
keinen Einfluss auf den Dateinamen.
·
Dataset umstellen: Dient zum Verändern der Periode, des Rechenschemas oder des
Datenbanktyps. Diese Funktion wird vor allem für den Periodenwechsel und die Übernahme von
Datasets aus älteren Versionen eingesetzt.
·
Dataset reorganisieren: Führt eine vollständige Neuberechnung des Dataset durch. Die
Laufzeit dieser Funktion hängt von der Größe des Dataset ab. Das kann von einigen Minuten bis zu
ein paar Stunden dauern.
·
Dataset löschen: Löscht das Dataset physisch vom Laufwerk. Ein Dataset kann nach dem
löschen nicht wieder hergestellt werden.
·
Eintrag kopieren; Eintrag einfügen: Kopiert ein Dataset in eine andere Sitzung.
·
Eigenschaften: Zeigt für das ausgewählte Dataset den Pfad, den Budgetnamen, den
Datenbanktyp und den PP-Server an.
·
Dataset speichern unter: Speichert das Dataset unter einem anderen Namen.

Register Dokumente
Das Registerblatt Dokumente enthält den Dokumentebaum. Hier befinden sich die Professional
Planner™ - Dokumente (Professional Planner™ Tabellen, Manager und Memos), die Sie über dieses
Registerblatt öffnen, bearbeiten oder starten (Manager) können.
Das Registerblatt kann mehrere Dokumentpfade enthalten. Es handelt sich dabei um
Ordnerstrukturen auf der Festplatte oder im Netzwerk, in denen die Professional Planner
Dokumente gespeichert werden.
Die Funktion dieses Registerblattes rufen Sie wiederum über die rechte Maustaste auf.
·
Neu: Legt ein Tabellendokument, ein Memodokument oder einen Manager neu an.
·
Öffnen: Öffnet das Dokument im rechten Fenster bzw. startet einen Manager.
·
Bearbeiten: Über diesen Befehl können Manager zum Bearbeiten geöffnet werden.
·
Aktualisieren: Aktualisiert den Dokumentbaum. Diese Aktion ist vor allem dann erforderlich,
wenn neue Dokumente im laufenden Betrieb auf einen der Dokumentpfade gespeichert werden (z.
B. über Datei/Speichern unter...) oder Dateien aus einem der Dokumentpfade gelöscht werden.
·
Dokumentpfade bearbeiten: Hier können allgemeingültige bzw. benutzerspezifische
Dokumentpfade ausgewählt werden.
·
Alles aufklappen: Mit dieser Funktion kann man alle in einem Dokumentpfad befindlichen
Dokumente und Ordner ab dem aktivierten Ausgangspunkt anzeigen lassen.
·
Alles zuklappen: Die Funktion klappt die Baumansicht bis zum ausgewählten
Ausgangspunkt zu.

Register Struktur
Das Registerblatt Struktur enthält die Organisationsstruktur aller Datasets, die sich in der aktiven
Sitzung befinden.
Professional Planner Planungs- und Berichtssysteme werden aus den sogenannten
Strukturelementen aufgebaut. Welche Strukturelementtypen zur Verfügung stehen, ist vom
gewählten Rechenschema abhängig; in der Regel stehen aber Typen wie Unternehmen,
Profitcenter, Umsatzelemente, Kostenstellen, Kostenarten und Bilanzkonten zur Auswahl. Je nach
Professional Planner System können unterschiedlich viele Strukturelemente innerhalb eines Dataset
angelegt werden. Die Organisationsstruktur kann bis 20 Ebenen tief gegliedert werden
Im Register Struktur werden die Organisationselemente verwaltet. Sie können Elemente anlegen,
löschen, kopieren, verschieben usw. Außerdem wird der Organisationsbaum zur Steuerung der
Datenansicht in den Dokumenten, dem sogenannten Schalten, verwendet.
Vom Register Struktur können weitere Teilbaume abgeleitet werden, die ebenfalls zum Verwalten
der Organisation und zum Schalten verwendet werden können. Diese Teilbäume verfügen über
zusätzliche Filtermöglichkeiten, so dass hier die Ansicht auf bestimmte Details innerhalb der
Organisationsstruktur eingeschränkt werden kann.
Sie können über das Menü der rechten Maustaste folgende Aktionen durchführen:
·
Element anlegen: Über diesen Menüpunkt können neue Strukturelemente angelegt werden.
Die neuen Elemente werden unterhalb des gewählten Ausgangspunktes hinzugefügt.
·
Element löschen: Über diesen Befehl werden die ausgewählten Strukturelemente gelöscht.
Mit Hilfe der <Strg> oder <Shift> - Taste können auch mehrere Elemente für das Löschen
ausgewählt werden.
·
Element umbenennen: Diese Funktion ermöglicht das Umbenennen von Strukturelementen.
Alternativ dazu können Sie auch zwei Mal mit kurzer Pause auf die Bezeichnung eines
Strukturelementes klicken, um die Funktion auszulösen (langsamer Doppelklick).
·
Element kopieren: Kopiert die ausgewählten Elemente in die Zwischenablage. Auch für
diese Funktion können gleichzeitig mehrere Elemente ausgewählt werden.
·
Element einfügen: Fügt die in die Zwischenablage kopierten Elemente an der angegebenen
Stelle in die Struktur ein.
·
Element öffnen mit...: Der Befehl stellt eine kleine Auswahl von Dokumenten zur
Verfügung, die direkt aus dem Strukturbaum geöffnet werden können. Dabei wird das Dokument
sofort auf das ausgewählte Strukturelement schalten.
·
Strukturtypen: Über diesen Befehl können Sie festlegen, welche Elementtypen im
Organisationsbaum angezeigt werden sollen.
·
Alles aufklappen, Alles zuklappen: Klappt die Strukturelemente vom gewählten
Ausgangspunkt weg auf oder zu.
·
Neuer Teilbaum: Erzeugt einen neuen Organisationsteilbaum ab dem ausgewählten
Strukturelement.
Durch Ziehen mit der linken oder rechten Maustaste können Elemente innerhalb der Struktur
verschoben werden. Beim Ziehen mit der rechten Maustaste wird zusätzlich ein Menü geöffnet, mit
dem die Art des Verschiebens genauer festgelegt werden kann:
·
Hierher kopieren: Kopiert das gezogene Element unter das angegebene Element.
·
Hierher verschieben: Verschiebt das gezogene Element unter das angegebene Element.
Dabei wird das Ausgangselement gelöscht.
·
Davor einfügen: Verschiebt das gezogene Element vor das Zielelement. Falls es sich um
schon ursprünglich im gleichen Strukturast aus gleicher Ebene befindliche Elemente handelt, wird
nur die Reihenfolge des Elementes verschoben (ID-Nummer bleibt gleich). Ansonsten wird das
Ausgangselement kopiert und anschließend gelöscht.
·
·
Danach einfügen: Verschiebt das gezogene Element hinter das Zielelement.
Abbrechen: Bricht den Verschiebevorgang ab.
Das Menü eines Teilbaumes entspricht weitgehend dem Menü im Register Struktur. Zusätzlich
stehen hier zwei weitere Befehle zur Verfügung:
·
Eigenschaften: Über diesen Befehl können Filter und sonstige Eigenschaften für den
Teilbaum festgelegt werden.
·
Teilbaum entfernen: Dieser Befehl entfernt den Teilbaum aus dem System.
Das Schalten in Dokumenten kann auf zwei Wege durchgeführt werden: Durch einen Einfach bzw.
Doppelklick auf ein Strukturelement wird dieses Element in einem geöffneten Dokument aktiviert.
Alternativ kann das Elemente auch mit der linken Maustaste auf das Dokument gezogen und dort
losgelassen werden.

Register Zeit
Das Registerblatt Zeit enthält die Zeitstruktur aller Datasets, die sich in der aktiven Sitzung
befinden. Von hier aus können Sie die Dokumente in Zeitrichtung schalten und so die
gewünschte(n) Zeitperiode(n) anzeigen.
Sie können über das Menü der rechten Maustaste folgende Aktionen ausführen:
·
Umbenennen: Über diese Funktion können Sie die Periodenbezeichnungen ändern.
·
Alles aufklappen, Alles zuklappen: Mit diesen Funktionen können Sie die Zeitstrukturen aufund zuklappen.
Das Schalten der Zeitstrukturen in Dokumenten erfolgt wie bei der Organisationsstruktur durch
einen Einfach bzw. Doppelklick auf das Strukturelement bzw. Ziehen des Strukturelementes auf
das Dokument.
Die Menüleiste
Die zweite wesentliche Steuerleiste von Professional Planner ist die Menüleiste. Die meisten
Funktionen der Menüleiste beziehen sich auf geöffnete Professional Planner Dokumente. Im
folgenden wird der Menüaufbau bei einem geöffneten Tabellendokument beschrieben.
Wenn kein Dokument geöffnet ist, steht nur ein Bruchteil der Menüpunkte zur Verfügen. Diese
Menüpunkte ermöglichen das Öffnen und Erzeugen von Dokumenten, die Bearbeitung der
Symbolleisten und spezielle Systemeinstellungen. Da diese Menüpunkte bei einem geöffneten
Dokument ebenfalls zur Verfügung stehen, werden sie in diesem Abschnitt mit besprochen.
Die Menüleiste enthält folgende Menüs:
·
Datei
·
Bearbeiten
·
Ansicht
·
Einfügen
·
Format
·
Extras
·
Fenster
? (Hilfe)
Die Symbolleiste
Professional Planner verfügt über eine ganze Reihe von Symbolleisten, die Ihnen den Zugriff auf
eine Vielzahl von Befehlen ermöglichen. Wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen, wird
der entsprechende Name eingeblendet. Um Symbolleisten ein- oder auszublenden, verwenden Sie
das Menü Ansicht oder das Menü der rechten Maustaste.
Alle Symbolleisten können mit Hilfe der Griffe (Doppelstrich auf der linken Seite der Leiste) einfach
mit der Maus verschoben und neu angeordnet werden.
Die Statusleiste
Die Statusleiste dient zur Orientierung während des Arbeitens mit Professional Planner™. Über
diese Leiste können ev. auftretende Fehlermeldungen angezeigt und diverse Statusinformationen
eingeholt werden.
In diesem Bereich werden Informationen zu Menüpunkten und Symbolen angezeigt, wenn die
Maus über diese Befehle zieht.
Dataset anlegen
Zuerst im Explorer sich ein Verzeichnis anlegen, um die Datenbank (Tabelle, Doc, Xls...) zu
speichern oder zu einem späteren Zeitpunkt die Datei wiederzufinden. Am besten das StandardArbeitsverzeichnis von Professional Planner auswählen.
Um das Standard-Arbeitsverzeichnis von Professional Planner zu lokalisieren oder zu bestimmen,
muss man den Menüpunkt Extra/Optionen/Lokaler Server wählen.
Um ein Dataset anzulegen bitte der Vorgehensweise aus 2.1) Programmoberfläche/ Register
Dataset folgen.
ACHTUNG nicht gleich speichern, Dateityp (mdf) und die Option Erweitert auswählen.
Rechenschema HONGKONG aussuchen und mit weiter bestätigen.
nun die Betrachtungsperiode und Untergliederung der Jahre definieren.
mit Fertig stellen den Vorgang abschließen.
Professional Planner Rechenschema
Das Rechenschema legt in Professional Planner die grundlegenden rechnerischen und inhaltlichen
Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmensmodelles fest. Es gibt genau vor, mit welcher
Berechnungslogik die eingegebenen Daten behandelt werden und in welcher Beziehungsstruktur sie
zueinander stehen. Weiters definiert es genau, welche Strukturelemente und Feldbezüge dazu zur
Anwendung kommen.
Es stehen verschiedene Rechenschemen zur Auswahl, wobei die Zuordnung des gewünschten
Rechenschemas bei der Neuanlage eines Dataset erfolgt.
Ein Dataset kann naturgemäß immer nur ein Rechenschema zugeordnet sein, wobei dieses
Rechenschema in dem Dataset abgespeichert und somit untrennbar mit ihr verbunden ist.
Jedes Rechenschema unterstützt die Aufgabenbereiche
·
·
·
·
·
Planung,
Vorschaurechnung (Forecasting),
Entscheidungsunterstützung,
Soll-Ist-Vergleich und
Berichtswesen.
Als betriebswirtschaftliche Basis dient dabei die kurzfristige Unternehmensplanung bzw. die
kurzfristige Unternehmensrechnung mit folgenden Teilbereichen.
Innerhalb des Rechenmodells werden also
·
·
·
eine vollständige Erfolgsrechnung (kalkulatorisch und pagatorisch),
eine Bilanz und
eine Kapitalflußrechnung bzw. ein Finanzplan
standardmäßig zur Verfügung gestellt. Das Modell kann selbstverständlich auch nur in Teilen
benützt werden (z.B. nur Erfolgsplanung oder Beschränkung auf rein pagatorische Daten).
Trotz der vorhandenen Berücksichtigung von kalkulatorischen Daten inklusive innerbetrieblicher
Leistungsverrechnung liegt der Schwerpunkt der Rechenfunktionen eindeutig in der pagatorischen
(finanzbuchhalterischen) Erfolgsrechnung sowie in der dazugehörigen Bilanz- und
Finanzabgrenzung.
Überlegungen und Festlegung der Planungsparameter
Bevor man mit der Planung eines Unternehmens in Professional Planner beginnt, sollte man sich
mit der Frage nach dem sinnvollen Planungsumfang bzw. dem gewünschten Detaillierungsgrad der
Planung auseinandersetzen.
Welche Detaillierung bringt wertvolle Informationen bzw. wo liegt die Grenze zur „Verzettelung“ in
unwesentliche Details?
Wie detailliert sind die Ist-Daten im Unternehmen vorbereitet? Welche Strukturierung ist für einen
sinnvollen Soll-Ist-Vergleich erforderlich?
Wie werden die Umsätze geplant (Absolut, Menge x Preis etc.) und wie wird eingekauft...?
Spielt die Kundenstruktur für die Liquidität eine Rolle?
Die Festlegung dieser Details und die daraus folgende Abbildung des Unternehmen in Professional
Planner nehmen oft die Hälfte der Zeit ein.