FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“

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FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“
Ist es möglich, dass es keine erste Tätigkeitsstätte gibt? Und sind dann alle Fahrten "Dienstfahrten"?
Ja, es kann den Fall geben, dass es keine erste
Tätigkeitsstätte gibt, dann sind alle Reisen "Dienstreisen". Zu beachten ist jedoch die Regelung über
die Sammelpunkte.
Man kann hier Unternehmer wie folgt beschreiben:
 Der Einzelunternehmer
 Der Selbständige
 Gesellschafter einer Personengesellschaft –
wenn sie nicht gleichzeitig deren Arbeitnehmer
sind.
Das heißt, dass der Geschäftsführer immer Arbeitnehmer im Sinne der betrieblichen Fahrtkosten ist.
Gilt die Übernachtungspauschale nur für Arbeitnehmer? Ist dies auch im Ausland so, oder erhält der Selbstständige im Ausland die Übernachtungspauschale, wenn er nicht im Hotel
übernachtet hat?
Welche Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes (20 Prozent oder 40 Prozent) nehme ich vor,
wenn ich nicht erkennen kann, um welche Art
der Verpflegung (Frühstück, Mittagessen oder
Abendbrot) es sich handelt?
Der Selbstständige erhält weder im Inland noch im
Ausland die Übernachtungspauschale.
In diesem Falle empfiehlt es sich, den Reisenden zu
fragen. Ansonsten sind Sie auf der sicheren Seite,
wenn Sie die 40 Prozent ansetzen.
Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die
Werbungskosten für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auszahlt und
diese pauschal versteuert, darf der Arbeitnehmer
diese dann noch einmal in der Einkommensteuererklärung geltend machen?
Nein, der Arbeitnehmer darf die Werbungskosten für
Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte nicht noch
einmal geltend machen, wenn er sie vom Arbeitgeber erstattet bekommen hat. Er verliert den Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung.
Der Arbeitnehmer fährt mit dem eigenen Fahrzeug morgens von der Wohnung in die Firma
und von dort aus mit diesem Fahrzeug zu diversen Kunden. Ist das insgesamt eine Dienstreise
mit Abrechnung von 0,30 Euro pro gefahrenem
Kilometer?
Es könnte folgende Fälle geben:
 Der Arbeitgeber hat die Firma als erste Tätigkeitsstätte bestimmt: Dann sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Werbungskosten des Arbeitnehmers. Die Fahrten zu
den Kunden sind Dienstfahrten.

Der Arbeitgeber hat die Firma nicht als erste
Tätigkeitsstätte bestimmt und die "normale" Tätigkeit des Arbeitnehmers liegt darin, bei den
Kunden Beratungen, Service oder Reparaturen
vorzunehmen: Dann existiert keine erste Tätigkeitsstätte. Somit sind alle Fahrten des Arbeitnehmers ab Haustür Dienstfahrten.
Übernachtungspauschale: Wie genau ist der
Begriff "Unternehmer" definiert? Gilt ein Geschäftsführer im Lohnsteuer-Recht auch zum
Teil als Arbeitnehmer? Wo kann man dies erfahren?
Wenn ein LKW-Fahrer morgens um acht Uhr den
Hof verlässt und abends um 18 Uhr wieder da
ist, erhält dieser dann auch zwölf Euro Reisekosten?
Ja, Sie können ihm den Verpflegungsmehraufwand
in Höhe von zwölf Euro steuerfrei ersetzen.
Ein Arbeitnehmer ist über Nacht unterwegs.
Kann er gleichzeitig Reisekosten und Nachtzuschlag geltend machen?
Ja, beides ist möglich.
Folie 57: Warum wird im Beispiel das Frühstück
vom Rückreisetag und das Abendessen vom
Anreisetag mit 20 Prozent oder 40 Prozent von
24 Euro gerechnet und nicht nur von 12 Euro?
Die Basis für die Berechnung der Pauschalen ist
immer der Tageshöchstsatz im Inland oder im jeweiligen Land im Ausland. Der Verpflegungsmehraufwand ist auf maximal +/-null Euro zu kürzen.
Sind Reinigungskosten des Anzugs auf einer
Dienstreise Reisenebenkosten?
Nein, da der Anzug in der Regel die Anforderungen
an Arbeitskleidung nicht erfüllen wird. Als Arbeitskleidung gilt Kleidung, die als Arbeitsschutzkleidung
auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten ist oder nach ihrer uniformartigen Beschaffenheit
oder dauerhaft angebrachten Kennzeichnung durch
Firmenemblem objektiv eine berufliche Funktion
erfüllt und wenn ihre private Nutzung so gut wie
ausgeschlossen ist. Normale Schuhe und Unterwäsche sind daher keine typische Berufskleidung.
FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“
Sind bei einer Reisenebenkostenabrechnung die
Parkkosten aus der Hotelrechnung rauszurechnen und separat zu erstatten?
Dafür besteht kein Grund.
Folie 55: Dürfen dem Arbeitnehmer die kompletten Kosten für Frühstück, welche auf der Hotelrechnung ausgewiesen sind, in der Reisekostenabrechnung abgezogen werden? Oder dürfen
es maximal 20 Prozent von der jeweiligen Tagespauschale sein?
Der Arbeitgeber darf auch den vollen Betrag des
Frühstücks kürzen. Steuerrechtlich müssen Sie
mindestens die 20 Prozent der Tagesvollpauschale
berücksichtigen.
Ein Arbeitnehmer bekommt die Kosten seiner
BahnCard von uns erstattet. Müssen wir dem
Arbeitnehmer eine Bescheinigung hierfür ausstellen, und wenn ja, in welcher Form?
Bekommt ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine
BahnCard und darf er diese auch für private Reisen
nutzen, liegt kein Sachbezug vor, wenn der Preis für
die BahnCard unter den eingesparten Kosten liegt.
Eine Bescheinigung wäre hier nur soweit sinnvoll,
als dass der Arbeitgeber solch eine Aufrechnung
vornehmen sollte.
Wie ist die Verpflegungspauschale bei zweitägigen Reisen?
Im Inland zwei mal zwölf Euro. Voraussetzung ist,
dass der Arbeitnehmer übernachtet.
Wann tritt eine doppelte Verpflegungspauschale
ein?
Immer dann, wenn es Arbeitgeber und Arbeitnehmer
vereinbart haben oder der Arbeitgeber dies von sich
aus anbietet.
Wie verhält es sich mit dem Abzug für Verpflegungsmehraufwendungen während eines Flugs?
Es gelten die Pauschalen des Landes, das der Reisende vor 24 Uhr erreicht. Als Mahlzeiten werden
die Verköstigungen (auch Snacks) angerechnet, die
eine Mahlzeit ersetzen.
Welche Verpflegungsmehraufwendungen können bei einer Dienstreise von Montag sechs Uhr
bis Mittwoch 1:30 Uhr mit nur einer Übernachtung von Montag auf Dienstag geltend gemacht
werden?
Montag: Verpflegungsmehraufwand zwölf Euro.
Dienstag: Verpflegungsmehraufwand 24 Euro.
Eventuell Kürzung für Frühstück 20 Prozent = 4,80
Euro. Eventuell Übernachtungspauschale, wenn
keine Hotelrechnung vorliegt.
Mittwoch: Verpflegungsmehraufwand zwölf Euro.
Steuerfreie/sozialversicherungsfreie Erstattung
von Reisekosten an Arbeitnehmer: Kann man die
Regelungen auch auf ehrenamtliche Mitarbeiter
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übertragen, oder gibt es dort noch andere Bestimmungen?
Es kann auch als Kostenersatz für Ehrenamtliche
abgerechnet werden. Achten Sie hier aber bitte auf
die Vorschriften für gemeinnützige Vereine der Finanzverwaltung. Dort ist geregelt, ob Sie Ehrenamtlichen Vergütungen zahlen dürfen.
Muss ich Ehrenamtsmitgliedern die Reisekosten
beim Mittagessen kürzen?
Ja, die Reisekostenregelungen gelten auch für ehrenamtliche Mitarbeiter.
Wenn die Mahlzeiten von Verpflegungsmehraufwendungen abgezogen werden, wie verfährt man
mit der Hotelrechnung? Wird diese mit den
kompletten Kosten für Mahlzeiten oder anderen
Reisekosten gezahlt?
Grundsätzlich richtet sich die Erstattung danach,
was (individuell) mit dem Arbeitnehmer vereinbart
ist. Die Reisekostenregelungen und die Kürzung für
Mahlzeiten sagen nur aus, was steuerfrei erstattet
werden kann.
Ein Arbeitnehmer muss am Wochenende zum
Dienstort fahren. Gilt diese Fahrt als Dienstreise
und muss somit erstattet werden?
Wenn die erste Tätigkeitsstätte am Dienstort liegt,
werden keine Reisekosten erstattet, nur Werbungskosten. Wenn die erste Tätigkeitsstätte nicht am
Zielort liegt, werden die Reisenebenkosten erstattet
und der Verpflegungsmehraufwand.
Wird bei einer zweitägigen Reise im Inland bei
der Verpflegungspauschale die Acht-StundenRegelung angewendet, oder gibt es hierbei keine
Stundenbegrenzung?
Am Anreisetag wie auch am Rückreisetag gilt keine
Mindestabwesenheitsdauer, es werden jeweils zwölf
Euro gezahlt, wenn der Arbeitnehmer übernachtet.
Ein Arbeitnehmer reist mit dem Dienstwagen am
Sonntag. Zählt das wegen der langen Strecke für
die Verpflegungspauschale auch als Arbeitstag?
Ja, grundsätzlich zählt der Sonntag als Reisetag, da
er der Anreisetag ist. Es können ohne Prüfung einer
Mindestabwesenheitszeit zwölf Euro abgerechnet
werden.
Wann muss generell ein "M" eingetragen werden?
Wenn eine Verpflegungsmehraufwandspauschale
für Frühstück, Mittag- oder Abendessen gekürzt
wird. Wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung
und seiner ersten Tätigkeitsstätte eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur
Verfügung stellt.
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Buchstabe "M" auf Lohnsteuerbescheinigung:
Gibt es noch Konstellationen bei Mahlzeitengestellung bis 60 Euro, die keine Dokumentation
des Buchstaben "M" auslösen?
Ja, die Bewirtung eines Kunden, eines Beraters oder
eines Lieferanten.
Gibt es mögliche Erleichterungsvorschriften bei
der Eintragung des Buchstaben "M" für Mahlzeiten im Lohnkonto und der Lohnsteuerbescheinigung?
Auf Antrag kann das Betriebsstättenfinanzamt Arbeitgeber von der Verpflichtung befreien, steuerfreie
Reisekosten im Lohnkonto aufzeichnen zu müssen.
Zugleich entfällt die Verpflichtung zum Ausweis der
steuerfreien Arbeitgeberleistungen in den Zeilen 20
und 21 der Lohnsteuerbescheinigung. In diesen
Fällen kann letztmals in 2015 auch auf die Bescheinigung des Großbuchstabens "M" in der Lohnsteuerbescheinigung verzichtet werden.
FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“
Wenn keine erste Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber
festgelegt wurde, existiert keine erste Tätigkeitsstätte. Das Home Office in der Wohnung des Arbeitnehmers ist niemals eine erste Tätigkeitsstätte.
Somit sind alle Fahrten zur Zentrale Dienstreisen.
Damit kann vom Arbeitgeber auch das Hotel übernommen werden, ohne dass es zu einem Sachbezug kommt. Bitte achten Sie dabei jedoch auf die
Regeln für das Frühstück.
Wenn der Arbeitgeber mehr als 0,30 Euro pro
Kilometer zahlen möchte, ist der übersteigende
Betrag dann automatisch steuer- und sozialversicherungspflichtig?
Ja, richtig.
Ein Arbeitnehmer fährt zur Weiterbildung der
Firma. Die Weiterbildung beinhaltet die Seminarkosten inklusive Übernachtung und das Essen
im Hotel. Ist Sachbezug anzurechnen?
Muss ein "M" auch gemeldet werden, wenn ein
amtlicher Sachbezug für eine Mahlzeit angesetzt
wird?
Ja, für Frühstück 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent der Tageshöchstpauschale
für den Verpflegungsmehraufwand. Der Verpflegungsmehraufwand ist nicht unter null Euro zu kürzen.
Ja, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner
beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und
seiner ersten Tätigkeitsstätte eine mit dem amtlichen
Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung stellt.
Darf ich als Arbeitgeber die pauschale Steuer
von 15 Prozent auf den Arbeitnehmer abwälzen
und bleiben dann die 0,30 Euro trotzdem steuerund sozialversicherungsfrei?
Wir bezahlen die Frühstückskosten auf der Hotelrechnung dem Mitarbeiter nicht aus. Ist dann
auch kein "M" nötig, obwohl wir schon Verpflegungspauschalen zahlen?
Der Großbuchstabe "M" ist nur zu bescheinigen,
sofern der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf
dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen
der 60-Euro-Grenze unentgeltlich oder verbilligt
verpflegt worden ist.
Wenn auf der Hotelrechnung ein Business Package steht, kürzen wir um 20 Prozent, weil kein
Wert ersichtlich ist. Wie ist es dann bei dieser
Vorgehensweise mit dem "M"?
Hier muss der Buchstabe "M" sowohl auf dem Lohnkonto als auch auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden, sofern der
Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen
Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der 60Euro-Grenze unentgeltlich oder verbilligt verpflegt
worden ist.
Nach Schließung einer von zwei Firmenzentralen
haben wir Mitarbeiter, die als Consultant für uns
tätig sind, wobei ein Mitarbeiter im Home Office
arbeitet und drei Mal pro Monat in die neue Zentrale bestellt wird. Können wir ihm noch die Hotelkosten bezahlen oder wäre das schon geldwerter Vorteil?
Der Arbeitgeber darf bis zur Höhe der entstehenden
Werbungskosten dem Arbeitnehmer die Fahrten
zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auszahlen, wenn er den Betrag pauschal mit 15 Prozent
versteuert (plus Solidaritätsbeitrag, plus Kirchensteuer). Diese pauschale Steuer darf der Arbeitgeber im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen
Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden bei uns mit 0,03 Prozent als geldwerter Vorteil ermittelt. Fällt dieser geldwerte Vorteil
weg, wenn der Arbeitnehmer ab sofort von seiner Arbeitsleistung aufgrund eines Aufhebungsvertrages freigestellt ist, aber seinen Dienstwagen weiterhin noch privat nutzen kann?
Wenn der Arbeitnehmer freigestellt ist, hat er keine
Fahrten mehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Somit hat er auch keinen geldwerten
Vorteil mehr für diese Fahrten, wenn er weiterhin
einen Dienstwagen nutzen darf.
Muss der Mitarbeiter bei selbstverschuldetem
Unfall immer die Kosten tragen, unabhängig
davon, ob das Auto privat oder beruflich gefahren wurde?
Nein, grundsätzlich muss er die Unfallkosten bei
dienstlichen Fahrten nicht tragen.
Wie ist steuerlich zu verfahren, wenn ein
Dienstwagen auch bei 42 Tagen übersteigender
Krankheit zur Verfügung steht?
FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“
Der geldwerte Vorteil "läuft" für die private Nutzung
(Ein-Prozent-Regel) weiter. Der geldwerte Vorteil für
die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt.
Muss der Arbeitgeber im Falle der Untersagung
der privaten Nutzung des Dienstwagens dieses
Nutzungsverbot überwachen (zum Beispiel
durch ein Fahrtenbuch)?
Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine
Überwachung notwendig ist. Es ist aber eine Revision zu einem entsprechenden Urteil beim Bundesfinanzhof anhängig (Aktenzeichen des Bundesfinanzhofes: VI R 23/12).
Wie verhält es sich mit Mahlzeiten über 60 Euro?
Welche Kürzung wird vorgenommen?
Eine "unübliche Mahlzeit über 60 Euro" ist immer als
Arbeitslohn zu erfassen. Hat der Arbeitnehmer einen
Eigenanteil bezahlt, so kann dies von dem Wert der
Mahlzeit abgezogen werden und braucht somit nicht
versteuert und verbeitragt werden.
Geht ein Mitarbeiter am Ort der Arbeitsstätte mit
einem Kunden essen, muss dem Mitarbeiter in
diesem Fall der amtliche Sachbezugswert für ein
Mittag-/Abendessen angesetzt werden?
Nein, hier handelt es sich um eine geschäftliche
Bewirtung. Bei der Bewirtung von Kunden, Lieferanten oder Beratern entsteht für den teilnehmenden
Mitarbeiter kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Sind Verpflegungsmehraufwendungen, die nach
der Dreimonatsfrist vom Arbeitgeber erstattet
werden, voll steuer- und sozialversicherungspflichtig oder pauschalierbar?
Diese sind voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Sind die erworbenen Flugmeilen von Arbeitnehmern als geldwerter Vorteil zu bewerten?
Guthaben, die aus betrieblichen Flügen stammen
und vom Arbeitnehmer privat eingelöst werden, sind
immer Arbeitslohn. Siehe aber:
§ 3 Nr. 38 EStG: Es besteht Steuerfreiheit für Sachprämien aus Kundenbindungsprogrammen bis 1.080
Euro im Kalenderjahr beim Arbeitgeber.
§ 37 a EStG: Die Versteuerung durch den Anbieter
erfolgt pauschal mit 2,25 Prozent.
Wenn die gesamten Kosten für die Mahlzeiten
erstattet werden, werden dann nicht nur die Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt, sondern
auch Sachbezüge berechnet?
Nein, es werden nur die Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte bei einer Arbeitnehmerüberlassung?
Der Leiharbeiter hat seine erste Tätigkeitsstätte
regelmäßig beim Verleiher. Wenn er dauerhaft der
Betriebsstätte des Kunden zugeordnet wird, so hat
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er dort seine erste Tätigkeitsstätte, wenn die Zuordnung 48 oder mehr Monate beträgt.
Kann die Wohnung des Arbeitnehmers auch
seine erste Tätigkeitsstätte sein?
Nein, die Wohnung des Arbeitnehmers kann niemals
erste Tätigkeitsstätte sein.
Kann ich von 150 Monteuren nur einem Monteur
eine erste Tätigkeitsstätte zuweisen, um die
Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem Dienst-PKW versteuern zu können?
Ja, der Arbeitgeber kann die erste Tätigkeitsstätte
den Arbeitnehmern einzeln zuweisen.
Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte: Ist ein für
einen Tag angemietetes Objekt, etwa eine Villa,
eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers?
Nein, da diese nicht auf Dauer angelegt ist.
Ein Rettungsassistent hat drei Tätigkeitsstätten,
an denen er nach wechselnden Dienstplänen
(keine festgelegten Tage) unterschiedlich 24Stunden-Schichten absolviert. "Tätig" wird er
dort nicht, sondern er ist nur bei Rettungseinsätzen unterwegs. Habe ich hier überhaupt eine
erste Tätigkeitsstätte, wenn keine mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde?
Nein, in diesem Fall gibt es keine erste Tätigkeitsstätte.
Welche Vorteile könnten sich konkret ergeben,
wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer eine
erste Tätigkeitsstätte zuordnet (etwa durch Ergänzung des bereits vorhandenen Arbeitsvertrags), obwohl dieser als Monteur, der nur morgens und abends kurz in die Firma kommt, von
Gesetzes wegen keine erste Tätigkeitsstätte hat?
Das kommt auf die Sichtweise an; dem Anschein
nach ergibt sich hier weder für den Arbeitnehmer
noch für den Arbeitgeber ein Vorteil.
Allen Mitarbeitern wurde durch den Arbeitgeber
der Firmensitz als erste Tätigkeitsstätte zugeordnet. Bei unseren Aufträgen handelt es sich
um Großprojekte, die oft mehrjährig sind. Das
hat zur Folge, dass ein Mitarbeiter auch für mehr
als zwei Jahre vor Ort beim Kunden sitzt, aber
nach Projektabschluss wieder im Firmensitz
tätig ist. Gilt zuoberst das Direktionsrecht des
Arbeitgebers, oder müssten die Mitarbeiter dann
einer neuen ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet
werden?
Hier gilt das Direktionsrecht des Arbeitgebers. Außerdem wird, nach Ihren Angaben, der Arbeitnehmer auch nicht mehr als 48 Monate der Betriebsstätte des Kunden zugeordnet.
Wenn Arbeitnehmer morgens zum Betrieb müssen, um Aufträge abzuholen, handelt es sich
dann nicht immer um einen Sammelpunkt?
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Ja, hier handelt es sich um einen Sammelpunkt.
Vergleiche Beispiel 16 des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 24.10.2014.
Bei dem Beispiel auf Folie 78 - geldwerter Vorteil
für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte - wurden nicht 15, sondern 20 Tage zu
Grunde gelegt. Ist die Anzahl der hier zu Grunde
zu legenden Tage festgelegt?
Entweder Sie nehmen als Basis für die Berechnung
die tatsächlich gefahrenen Kilometer entsprechend
einer zu erstellenden Übersicht oder Sie verwenden
die Pauschale von 15 Tagen pro Monat.
Sie erwähnten, dass Fahrten des Auszubildenden zur Berufsschule als Dienstfahrt zu bewerten sind. Gilt das grundsätzlich immer?
Ja, die Berufsschule ist keine erste Tätigkeitsstätte.
Somit sind alle Fahrten zur Berufsschule "Dienstfahrten". Es erfolgt eine Erstattung von 0,30 Euro je
gefahrenem Kilometer durch den Arbeitgeber an den
Auszubildenden. Die Zahlung kann als Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber an den
Auszubildenden erfolgen. Oder durch Geltendmachung als Werbungskosten beim Auszubildenden –
was aber wegen der häufig geringen Ausbildungsvergütung steuerlich keine oder kaum Vorteile
bringt.
Gerne möchten wir Sie auf das Angebot für Firmenkunden aufmerksam machen.
FAQ des Webinars „Reisekostenrecht 2015“