desk.Modul : Auswertungstool

desk.Modul : Auswertungstool
Das Zusatzmodul „Auswertung“ ermöglicht dem Anwender eine Auswertung der Office
Line-Tabelle KHKVKBelege aus der Office Line heraus anzufertigen.
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1. Anwendung
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1.1 Eingabefeld- Abfrage
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1.2 Auswahlfelder 2
1.3 Buttons
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1.4 Eingabefeld- Pfad der Zieldatei angeben
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2. Handhabung des SQL-Assistenten
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1. Anwendung
Das Zusatzmodul kann im Regiezentrum der Sage Office Line Warenwirtschaft, über den
Menü-Punkt Auswertung aufgerufen werden. Nach dem Aufruf des Zusatzmoduls öffnet
sich automatisch die Eingabemaske des Auswertungstools.
Einige Informationen und Hinweise zur Handhabung der einzelnen Felder:
1.1 Eingabefelder- Abfrage
Zum einen kann ein Namen für die Abfrage hinterlegt werden. Diesen kann man am Anfang
direkt in das Feld eintragen, beim Ausführen der Abfrage wird dieser dann direkt mitgespeichert. Zum anderen können Sie, wenn bereits mit dem Tool gearbeitet wurde und ein entsprechender Abfragename in der Datei existiert,diesen für eine zweite Abfrage auswählen.
Die Ergebnisse der vorherigen Abfrage werden hierbei überschrieben und durch die neue
Abfrage ersetzt.
1.2 Auswahlfelder
Durch Anklicken des Feldnamens wird in der entsprechenden Checkbox ein Haken gesetzt.
Somit ist das Feld für die Abfrage gesetzt und wird dementsprechend später verarbeitet.
Zur Gewährleistung einer besseren Handhabung der Auswahlfelder, wurden hilfreiche Buttons erstellt, die sich rechts neben der Feldliste befinden.
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a. Button Alle auswählen: Klickt man den Button an, werden alle Felder, die sich in der Feldliste befinden angekreuzt und dementsprechend weiterverarbeitet.
b. Button Alle entfernen: Alle markierten Felder werden zurückgesetzt, d.h. die Markierung
wird aufgehoben.
1.3 Buttons
Von fünf integrierten Buttons wurden bereits zwei durch obige Handhabung erklärt. Die
weiteren Buttons werden hier erklärt:
a. Button SQL: Eine SQL-Abfrage im klassischen Sinne (hierbei handelt es sich um eine SelectAbfrage) strukturiert sich wie folgt: SELECT Feldname FROM Tabellenname WHERE Feldname = Kriterium. Daraus erschließt sich, dass das gesamte Auswertungstool eine “riesige”
Select-Abfrage ist. Folglich ersetzen die Auswahlfelder in unserem Fall den Feldnamen. Da
die Abfrage fix auf die Office Line Tabelle KHKVKBelege zugreift ersetzt diese den Tabellennamen. Durch den SQL-Button wird ein Hilfsprogramm gestartet (SQL-Assistent), das
durch unterschiedliche Eingaben die WHERE-Abfrage generiert (Handhabung des SQLAssistenten im Anschluss an Pkt. 2).
b. Button OK: Um das Auswertungstool übersichtlich zu halten, ist die Excel-Übergabe in die
Funktionalität des Button OK integriert. Das heißt, wenn der Button OK angeklickt wird,
wird einerseits das Abfrage-Ergebnis ermittelt und andererseits, wenn ein Ergebnis vorliegt, dieses direkt an Excel übertragen ohne dass die Übertragung noch einmal gestartet
werden muss.
c. Button: Sobald Sie den Button angeklickt haben, wird die Anwendung abgebrochen und
alle bis dato gemachten Änderungen bzw. Einträge werden nicht gespeichert.
1.4 Eingabefeld: Pfad der Zieldatei angeben
Das Eingabelfeld Dateiname muss zwingend gefüllt sein. Dort kann angegeben werden unter welchem Namen und wo die entsprechende Excel-Datei, die die Ergebnisse der Abfrage
enthält, abgespeichert werden soll.
Zur Vereinfachung kann auf den kleinen Button mit der Lupe geklickt werden.
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2.
Handhabung des SQL-Assistenten
1.Das, unter Punkt 1.3., angesprochene Hilfsprogramm zu handhaben ist ebenso unkompliziert, wie das selektieren der Auswahlfelder. Durch das Betätigen des Buttons SQL
erscheint ein Fenster, wo die Auswahl getroffen werden kann, ob man eine bestehende
Abfrage verwenden oder eine neue Abfrage kreieren möchte. Um die Funktionalität
besser erläutern zu können, wurden in den nachfolgenden Abbildungen Beispielkriterien
eingefügt.
a. Neue Abfrage
Durch selektieren wird erreicht, das völlig neue Kriterien erzeugt und abgespeichert werden können.
b. Bestehende Abfrage
Durch Auswahl dieses Punktes, kann im weiteren Verlauf die gespeicherte Abfrage geändert und die Änderungen gespeichert werden.
2.Nachdem die Wahl auf eine der beiden Punkte gefallen ist, folgt nun die Deklaration der
Kriterien (Abb. 3). Das Fenster wird geöffnet, wenn vorher der Button betätigt wird. Ein
bereits deklariertes Kriterium wird in der Abbildung dargestellt.
a. Button: Neu
Über den Button Neu werden Einzelkriterien deklariert, das Ergebnis einer Deklaration ist in blau unterlegt zu sehen. Im Einzelnen kann in einem Folgefenster ein
Feld ausgewählt werden, dem unterhalb der Feldliste eine Bedingung zugeordnet
werden kann. In diesem Fall wird das Feld A0Name1 markiert und in das Feld Bedingung Fischer GmbH eingetragen. Die Eingabe wird mit dem Button OK bestätigt.
Über den Button Neu können beliebig viele Einzelbedingungen auf eben beschriebene Weise angelegt werden.
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b.Button: Bearbeiten
Der Button Bearbeiten tritt erst dann in Kraft, wenn eine bestehende Abfrage geändert
werden soll. Betätigt man den eben genannten Button erscheint dasselbe Fenster, das zur
Deklaration der Einzelbedingungen genutzt wird. Die Funktionalität bleibt gleich.
c.Button: Löschen
Mit dem Button können Einzelbedingungen gelöscht werden.
3.Abschließend generiert der SQL-Assistent einen SQL-Ausdruck, der die vorher definierten
Bedingungen zusammenfasst. Die gerade deklarierten Bedingungen können für zukünftige Abfragen gespeichert werden, in dem der Haken im entsprechendem Feld gesetzt
wird. Hiernach muss der Button Übernehmen getätigt werden. Wurde vorher angegeben,
dass die Abfrage gespeichert werden soll, folgt nach der Übernahme ein Fenster, das einen Abfrage-Namen fordert. Es muss darauf geachtet werden, dass in diesem Fenster die
Haken bei „für alle Mandanten dieser Datenbank verfügbar“ und bei „für alle Benutzer“
gesetzt sind.
Wenn Sie weitere Fragen haben,
können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ 924 98 0 anrufen
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oder uns eine eMail an [email protected] schreiben.
Ihr desk Team