Projektmanagement
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Projektmanagement 1.0 Projekt – Definitionen und Erläuterungen 1.1 Definition Projekt (nach R.L.Martino, nPA2) − eine Aufgabe, welche ein definiertes Ende und einen definierten Anfang hat und in jeder autonomen aber mit den anderen Teilaufgaben in Beziehung stehenden Tätigkeit einen Ressourcenaufwand erfordert und die Gesamtheit der Teilaufgaben muss erfüllt werden um die Zielsetzungen zu erreichen 1.2 Definition Projekt (DIN 69901) = Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und mit beschränktem Aufwand ein eindeutig definiertes Ziel erreichen soll − ein Projekt ist ein Vorhaben, welches gekennzeichnet ist durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, wie bspw: − − − − Zielvorgabe (klar definiert) zeitliche Begrenzung (Start – und Zieltermin sind festgelegt) finanzielle Bedingungen (klare Kostenvorgabe) personelle Bedingungen (projektspezifische Organisation der Bearbeiter) 1.3 Die Einmaligkeit der Voraussetzungen − nur wenn die Einmaligkeit aller Bedingungen gegeben ist, handelt es sich bei einem Vorhaben um eine Projekt, d.h. ein Projekt ist i.d.R nicht routinemäßig abwickelbar: − Zielvorgabe − Zielrahmen − Kostenvorgabe − Projektorgansiation 1.4 Grundlage eines Projektes − − Grundlage eines Projektes ist die Projektidee (käuflich erwerbbar) Standardisierung – ist ein Projekt erfolgreich, werden Prozesse des Projektes evtl. standardisiert, und für ähnliche Projekte verwendet 2.0 Kosten und Nutzen der Projektarbeit (nPA2) − − ob ein Projekt rentabel ist und die Vorteile die Nachteile aufwiegen sollte man in jedem Fall vor Projektbeginn herausfinden, ansonsten besteht das Risiko eines vorzeitigen und kostspieleigen Projektabbruchs im folgenden eine Übersicht über Vor – und Nachteile von Projekten ... 2.1 Vorteile − − − − − − − − konzentrierte interdisziplinäre Bearbeitung aktueller Fragen sorgfältige, methodische Problemanalyse neuer Blick auf alte Probleme Grundsatzlösungen, Chanzen zum großen Fortschritt Nutzung des Wissens und des kreativen Mitarbeiterpotenzials relativ schnelle Lösungsfindung Flexibilität hohes Engagement und gute Akzeptanz der Ergebnisse 2.2 Nachteile − − − − − − − − Planungs – und Steuerungsaufwand Belastung des Tagesgeschäfts Schnittstellen/Reibungen mit der Linie Trennung von Entwicklung und Umsetzung Gefahr unausgegorener Lösung Überforderung des Projektteams über Fragestellungen die spezielle fachliche Kenntnisse erfordern Widerstände bei mangelnder Einbeziehung der Betroffenen;Gefahr des Scheiterns der Umsetzung Projekt-Lawinen, weil ein Projekt das nächste nach sich zieht 3.0 Projektmanagement 3.1 Definition nach DIN 69901 (nPA2) − − − Projektmanagement umfasst Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projektes umfasst: − alle Planungs -, Steuerungs -, Kontrolle – und Informationstätigkeiten − Entscheidungen über Personal, Zeit und Ablauf − Betreuung der Teams (Arbeitsgruppen) Ziel des Projektmanagement: − Projektaufgaben mit speziellen Leistungsmerkmalen innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit durchzuführen 3.2 Definition PA2 − − − − Managementprinzip, welches zur Durchführung von Projekten entwickelt wurde Methodik – um ein Projekt führen und durchführen zu können benötigt man eine Methodik mittels derer man den Prozess steuern, überwachen und kontrollieren kann beschränkt auf eine Projektorganisation mit klar begrenzter Dauer (im Vgl. können Abteilungen o. andere Organisationseinheiten zeitlich unbegrenzt bestehen) Ressourcen – Projekte benötigen Ressourcen oft nur auf Teilzeitbasis (im Vgl. versuchen permanente Organisationen ihre Ressourcen voll auszuschöpfen) Weiteres zum Projektmanagement − − − − Fokus - Projektmanagement konzentriert sich auf ein Projekt Ursprung – Projektmanagement wurde in den frühen 60er Jahren entwickelt um das amerikanische Raumfahrtsprogramm durchzuführen Anwendungsgebiete – das Prinzip des Projektmanagements findet auch unter dem Namen Programm -, Produkt – und Baumanagement Anwendung Aufgaben des Projektmanagement: − Ressourcen organisieren und führen − Ressourcen umfassen u.a.: − Fähigkeiten und Talente des Teams − Einrichtungen, Werkzeuge und Geräte − Informationen (aus internen oder externen Quellen) − Systeme und Verfahren − Prozesse − Geld 4.0 Das Projektteam − − − Funktion – wird zur Durchführung eines Projekts benötigt Projektgröße – abhängig von der Projektgröße werden die Stellen des Projektmanagers – und mentors mit 1 bis n Stellen besetzt Rollenverteilung – man unterscheidet zwischen: − Projektmanager bzw. Projektleiter − Projektmentor − Mitarbeiter im Projektteam − − − − − in internen Projekten (mittelgroß) übernimmt der Projektleiter oft auch die Rolle des Projektmentors bei sehr kleinen Projekten fallen Teamleiter u.U. Weg der Projektmentor (bspw. Wirtschaftsinformatiker) dient als Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Projektleiter (bspw. Kaufmann) und dem Team (bspw. Informatiker) externe Mitarbeiter werden ins Team eingegliedert der Teamleiter teilt Teams entsprechend ihren Fähigkeiten ein und koordiniert die Aufgabenverteilungen 4.1 Der Projektmanager Anforderungen/Fähigkeiten − − − − Fachkomptenez − fundiertes Allgemeinwissen über den Fachbereich des Projekts (Wirtschaftswissen, Teamleitungswissen u.a.) − Führungsqualitäten Methodenkompetenz − Problemlösungen unterstützen (analystisches Denken) − Informationen beschaffen, analysieren und nutzen − Ressourcennutzung vorhandene Ressourcen (Wissen, Geld und Mitarbeiter) effektiv nutzen Organisationskompetenz − Projekt von der Idee bis zum Abschluss organisieren − klar messbare Projektziele erstellen (Arbeitspakete) − Fortschritt und Leistung eines Projektes messen − Mitarbeiter effektiv einsetzen und unterstützen − Zeit – und Geldverschwendung eliminieren Sozialkompetenz − Führungstalente, Mitarbeiter motivieren − Überzeugungskraft, das Projektteam und -umfeld von der Projektidee und dem Projektplan überzeugen 4.3 Der Projektmentor − Ziel beim Einsatz eines Projektmentors ist es, ein fehlendes (sehr spezielles) Wissen aus einem Fachgebiet zu vermiteln, bzw. bei Problemlösungen mitzuwirken Anforderungen/Fähigkeiten − − Durchsetzungsvermögen um ein Projekt von der Idee bis zur Umsetzung zu unterstützen unterstützt das Projekt mit Fachwissen und/oder Praxiserfahrung 4.2 Das Projektteam − − − − = temporäres Team, welches über begrenzten Zeitraum zur Erfüllung eines definierten Ziels gebildet wird die Zusammensetzung erfolgt je nach den für das Projekt benötigten Fähigkeiten Teammitglieder werden i.d.R. in Teilzeit aus dem Unternehmen rekrutiert die Team-Rollen werden je nach Fähigkeit und Verfügbarkeit verteilt um eine produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten, bedarf es besonderer fachlicher und sozialer Kompetenzen Anforderungen/Fähigkeiten − − soziale Kompetenzen − Verantwortungsbewusstsein − Pünktlichkeit − Fairness, Souveränität, Konstruktivität − Kooperationsbereitschaft, Rücksichtsnahme − Kritikfähigkeit fachliche Kompetenzen − Zuverlässigkeit − Weiterbildungsbereitschaft − Know-How − Flexibilität (evtl. übernehmen gebietsferner Aufgaben) 5.0 Projekttypen 5.1 Unterscheidungsmerkmale − Projekte unterscheiden sich gemäß folgenden Kriterien: − Zeit, Qualität und Kosten − fachliche Einmaligkeit (Branchen, Spezialgebiete, bspw. Hausbau) − Anforderungskomplexität bezüglich der Zeitdimension (Dauer) − small Projects (bis ca. 20 Mitarbeitertage) − medium Projects (bis ca. 300 Mitarbeitertage) − large Projects (mehr als 300 Mitarbeitertage) − Anforderungskomplexität bezüglich der eingesetzten Ressourcen − bezogen auf die Firmengröße (was für einen Großkonzern ein small Project ist, kann für einen Kleinbetrieb bereits ein medium oder gar large Project sein) 5.2 Small Projects − − − − Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und Vorbereitung) kann während der Teammeetings besprochen werden, bzw. innerhalb eines anderen, überschaubaren Rahmen eigene Ressourcen reichen aus um die Aufgabenstellung zu erfüllen eine Projektorganisation ist kaum oder nur in geringen Maße erforderlich Beispiele: − Installation eines neuen Arbeitsplatzes − Bau einer Hundehütte 5.3 Medium Projects − − − − Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und Vorbereitung) kann nicht vollständig während der Teammetings besprochen werden eigene Ressourcen genügen zur Erfüllung der Aufgabenstellung, allerdings nur mit größerem Aufwand eine größere Projektorganisation ist unabdingbar Beispiele: − ein Hausbau (Eigenheim) − Organisieren einer Hausmesse 5.4 Large Projects − − − − Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und Vorbereitung) kann nicht während der Teammeetings besprochen werden eigene Ressourcen reichen nicht aus um die Aufgabenstellung zu erfüllen, es werden externe Ressourcen benötigt (freie Mitarbeiter, Partnerfirmen) eine Projektorganisation ist unerlässlich und es dist erforderlich mehrere Teilprojekte innerhalb des Projektes zu definieren mit jeweils eigenen Teilprojektleitern Beispiele: − Bau der Allianz-Arena in München − Organisation der Weltmeisterschaft in Deutschland − Konzeption und Bau eines neuen Autos − Einführung von SAP in einem Unternehmen − Einführung des Euro 5.5 Was man bei Projekten beachten sollte − − − − je größer ein Projekt, desto spezifischer die Projektorganisation je spezifischer ein Projekt, desto umfangreicher die Projektdefinition je risikoreicher ein Projekt, desto mehr Messkriterien sind erforderlich je kleiner ein Projekt, desto eindeutiger fällt die Visualisierung der Projektergebnisse aus 5.6 Unterschied: IT-Projekte & organisatorischen Projekten − folgende Punkte beschreiben, was IT-Projekte von anderen organisatorischen Projekten unterscheidet Projektumfeld − − − − in IT-Projekten herrscht das in der Branche gesetzte Niveau Anpassung an den Marktstandard (durch Unternehmen und dessen Prozesse) aufgrund vorhandener Produkte fehlende Funktionen und Leistungsmerkmale (bspw. Software) müssen durch organisatorischen Prozesse ausgeglichen werden bei Einführung einer neuen Software (bspw. SAP) müssen folglich auch Unternehmensprozesse geändert/angepasst werden Projektteam − − − − − externer Berater und IT-Spezialisten transferieren das vorhandenen KnowHow in IT-Projekten lückenlose Spezifikation des Projektziels, sonst kann es aufgrund fehlender Unternehmens – Kompetenzen passieren, dass externe Projektleiter eine abweichende Zieldefinition ableiten Vorrangiger Einsatz von IT-Spezialisten (folgendes ist unverständlich/tendenziell falsch) Bedürfnisse des Endanwenders stehen erst an zweiter Stelle (was steht an erster Stelle ?), was die Akzeptanz der eingesetzten Systeme oft gefährdet Schwierigkeit liegt in ausgewogenen Einsatz fachlicher Ressourcen und ITRessourcen Zusammenfassung − − − − − IT-Projekte unterscheiden sich u.a. durch ihr spezifisches Umfeld und die eingesetzten Spezialisten (Java, Web-Entwicklung, Hardware usw.) im Projektteam potenzieller Misserfolg bei IT-Projekten ist aufgrund ihrer Spezialität (Fachwissen, Erfahrung, Technologie-Kundigkeit) höher als bei Nicht-ITProjekten Fachwissen ist bei IT-Projekten besonders wichtig (zur rechten Zeit das benötigte Wissen) der Markt muss während der Planung und Durchführen überwacht werden, um auf eventuelle (Neu-)Entwicklungen reagieren zu können Beispiel: − die Einführung von SAP in einem Unternehmen erfordert entsprechende Spezialisten die das vorhandene Personal ggf. schulen, bzw. auf die Umstellung vorbereiten und dabei beratend zur Seite stehen, bzw. die Durchführung übernehmen 6.0 Kriterien für erfolgreiche Projekte − − − die nachfolgende besprochenen Punkte sind Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Projektabschluss jeder Erfolgsfaktor birgt das Risiko eines Projektscheiterns in sich kritische Erfolgsfaktoren sind jedoch verifizierbar 6.1 Projektteam − − − − − Leitfrage – welche Mitarbeiterqualitäten werden dem Projekt zur Verfügung gestellt ? Fachwissen zu einer benötigten Ressourcen ist essenziell für die Qualität ein kompetenter Projektleiter (fachlich, methodisch, sozial und führungstechnisch) soziale Kompetenzen seitens des Teams (und des Projektleiters) klare Rollen – und Funktionsverteilung: − Projektleiter – widmet sich primär der ProjektmanagementFunktion (planen, steuern, koordinieren, organisieren, informieren) − Teammitglieder – führen Großteil der operativen Tätigkeiten aus 6.2 Projektumfeld − − − Leitfrage – in welchem Projektrahmen kann das Projekt durchgeführt werden ? Wer sind die Projektträger – und Nutzer ? das Projektumfeld umfasst folgende Faktoren: − physische − ökologische − gesellschaftliche − psychologische, kulturelle − politische − wirtschaftliche − finanzielle − juristische, vertragliche − organisatorische − technologische, ästhetische gutes Arbeitsklima – ausreichend Freizeit (Projektarbeit darf keine reine Zusatzarbeit sein !!!) 6.4 Projektauftrag − − − − Leitfrage – wie wurde der Projektauftrag spezifiziert ? einem Projektauftrag geht oft einem Projektantrag bzw. Preisvorschlag voraus, skizziert werden: − die Ausgangslage, Ziele, Projektergebnisse − Kosten und Nutzen − Organisation Projektwürdige Aufgabenstellung: − Aufgabenstellung muss die Definition eines Projektes erfüllen − es erfolgt eine sorgfältige Projektauswahl, Priorisierung und Entscheidung nach definierten Kriterien Rahmenbedingungen des Projekts (Ziele, Hauptaufgaben, Kosten und Ressourcen u.a.) sind klar und eindeutig im Projektauftrag dokumentiert (kein Projekt ohne Projektauftrag und messbare Ziele !) Bestandteile eines Projektauftrags (nPA2) − − − − − − − − − Projektbezeichnung und Auftraggeber Projektbeginn – und ende Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele Projektergebnisse Projektbudget Projektleiter – und evtl. Projektteam Annahmen und Beschränkungen Ressourcenzuweisung Terminvorgaben 6.5 Kommunikation − − − − Leitfrage – welche Informationssysteme sind vorhanden ? Ziele − erkennen der Wechselwirkung zwischen Projekterfolg und – kommunikation, Übersicht über einsetzbare Kommunikationsmittel − rechtzeitiges Informieren der Teammitglieder über Terminverschiebungen, den aktuellen Bearbeitungsstand einzelner Aufgaben − Marktentwicklung (u.a. bezüglich eingesetzter Programmversionen – bspw. Version der aktuell eingesetzten IDE) Projektkommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor Möglichkeiten der Kommunikation sind folgende: − persönliche Gespräche oder Telefongespräche − Projektsitzungen, Teammeetings, − Power-Teams (intensive Team – und Arbeitssitzungen zu zweit oder dritt in denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird) − Projekt-Blog (Dokumentation des aktuellen Status im Blog) − eMail, Aktennotizen, Briefverkehr (push-Prinzip) − Internet-Konferenzen (besonders bei räumlich getrennten Projektteams, Voraussetzung sind technisch versierte Mitglieder) 7.0 Projektphasen − − − Projektphase (Projektabschnitt) ist eine Kategorisierung des Fortschrittszustandes eines Projektes der Fortschrittszustand ist messbar anhand von Meilensteinen für unterschiedliche Projektarten gibt es mitunter unterschiedlich stark gegliederte Projektphasen – Modelle (bspw. Raumfahrt) 7.1 Definition (DIN 69901) − − − − − − − − Projektphase ist eine zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist die Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein Projektphasen müssen nicht sequenziell aufeinander folgen, sondern können auch parallel ablaufen diese Phase läutet die eigentliche Projektarbeit ein und bildet die Grundlage eines Projektes die Projektdefinition und – analyse hilft bei der Entscheidung, ob ein Projekt rentabel ist und fortgeführt/begonnen wird oder nicht die Projektdefinition ermöglicht vor Beginn eines Projektes die Festlegung dessen: − Zeitdimensionen − Qualität − Kosten die Projektidee geht der Projektdefinition voraus Ursachen (Wieso entsteht ein Projekt ?) für Projekte sind oft: − Problemstellungen oder Fehlerquellen − Verbesserungs – oder Änderungsmöglichkeiten − Anfragen, Ideen oder Aufgabenstellungen entwickeln − Folgeprojekte im Zuge eines übergeordneten Projektes 7.2 Projektentstehung 7.3 Bestandteile der Projektdefinition − − − − − − Gründung des Projektes (Projektentstehung) Analyse der Projektidee Dokumentation des IST-Zustandes Definition des Projektziels Organisation des Projektes − Projektteambildung − Projekt – Roadmap bilden (Fahrplan) − Entscheidungen des Managements zum Kick-off Organisation des Prozesses 7.4 Beispiel (Klassenwebsite) − für die folgende Aufgabe wird ein Arbeitsteam gebildet, das Ziel ist: − Analyse der Projektidee − Dokumentation des IST-Zustandes − Formulierung des Projektziels − Notwendigkeiten und Wünsche aufzulisten − Alternativen zu bewerten − wählen der Vorgangsweise − Erstellung einer vorläufigen Projektdefinition 7.5 Elemente eines Projekts − Die Projektelemente müssen in Balance gehalten werden, beispielsweise durch: − Erstellung eines detaillierten Budgetplans − Budgetkontrolle während des Projektforschrittes − sicherstellen, dass die benötigte Qualität erreicht wird – nicht mehr und nicht weniger − Erstellung eines Projektplans, der alle wichtigen Termine/Fristen und Milestones enthält − der Projektmanager ist verantwortlich für: − die Qualität der erbrachten Leistung/des Produkts − die Einhaltung der Termine und Fristen − die Überwachung der Kostenentwicklung 7.6 SMART-Ziele − bei der Definition von Zielen und dem bestimmen kritischer Erfolgsfaktoren sollte man folgende Regeln beachten: − Ziele definieren als Basis für eine geordnete Planung − Ziele als SMART-Ziele definieren − SMART-Ziele müssen in ihrer Gesamtheit erfüllt werden Ziel Übersetzung S Spezifisch Bedeutung − − − − M Messbar − − detaillierte, eindeutige Ziel –, Kontext – und Ergebnisbeschreibung WAS – tut man um das gesetzte Ziel zu erreichen ? WARUM – ist das Ziel wichtig ? WIE – kann man das Ziel erreichen (Methoden, Ansätze) ? operational, beobachtbar, Messbarkeit des aktuellen Fortschritts (bspw. anhand bereits erledigter Arbeitspakete) festlegen einer akzeptablen Untergrenze (was erreicht werden muss) A Anspruchsvoll − herausfordernd, erfüllbar, Projektattraktivität steigert die Bereitschaft des Projektteams sein Bestes zu geben (Identifikation mit den Projektzielen) R Realistisch − Realisierbarkeit der Ziele im Rahmen von Kosten und dem gegebenen Zeitraum T Terminiert − terminiert durch End – und Zwischentermine (bspw. Meilensteine) spezifische, realistische Terminierung liefert eine Orientierung erst Ziele und benötigte Ressourcen bestimmen und dann die Zeitplanung vornehmen − − 7.7 Kritische Erfolgsfaktoren − − − die SWOT-Methode hilft Stärken und Schwächen der eigenen Organisation auszumachen und diese mit denen der Wettbewerber zu vergleichen, um ungenutzte Potenziale zum Erzielen von Wettbewerbsvorteilen zu identifizieren Gegenwart (wirkt von innen) Zukunft (wirkt von außen) Positiv S Strengths Stärken O Opportunities Chancen Negativ W Weaknesses Schwächen T Threads Gefahren mit Hilfe der SWOT-Analyse lassen sich kritische Erfolgsfaktoren herausheben hierfür bestimmt man die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken S wirkt von innen Strengths Stärken W wirkt von innen Weaknesses Schwächen O wirkt von außen Opportunities Chancen T wirkt von außen Threads Gefahren Wo liegen unsere Stärken ? Wo stehen wir im Moment ? Was gibt uns Energie ? Was lief gut ? Wo sind unsere Grenzen ? Woran mangelt es uns ? Was behindert uns ? Was fehlt uns ? Welche Produkte sind umsatzschwach ? Verbesserungsvorschläge ? Was sind aktuelle Trends ? Wo sind noch Reserven ? Wie stehen unsere Zukunftschancen ? Womit müssen wir rechnen ? Was sind mögliche Risiken ? Was macht die Konkurrenz ? Wo liegen Gefahren ? 7.8 Strategiefindung mittels SWOT (nPA2) − − − − − Grundlage für die Strategiefindung ist das Durchführen der SWOT-Analyse SO – Strategie: − durch die Stärken des Unternehmens sollen die Chancen genutzt werden (bspw. durch Expansion oder Neuentwicklungen von Produkten) ST – Strategie: − durch die Stärken des Unternehmen sollen Risiken die das Unternehmen bedrohen entschärft werden WO – Strategie: − indem die Schwächen abgebaut werden, sollen Chancen genutzt werden WT – Strategie: − durch den Abbau von Schwächen, sollen Risiken reduziert werden 7.9 Zusammenfassung Projektdefinition Projektziele definieren Was soll festgelegt werden ? − grobe projektspezifische Organisation − grobe Termin-/Kostenvorgabe − grobe Rahmenbedingungen Ergebnisse/ Produkt definieren Lastenheft / Pflichtenheft Leistungsbeschreibung Aufbauorganisation Wer arbeitet mit wem Zuständigkeiten Weisungsbefugnisse Phasenablauf/Ablauforganisation in welchen Schritten wird realisiert ? welche Teilergebnisse sollen erreicht werden ? Strukturplan Was muss realisiert werden ? welche Tätigkeiten müssen ausgeführt werden ? mit welchen Ressourcen ? − Dauer je Arbeitspaket (AP) 8.0 Der Projektstrukturplan (PSP) − − − = Modell eines Projektes, das die zu erfüllende Projektleistung hierarchisch darstellt = formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird: − Gliederung eines Projektes in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben zur Steigerung der Projektüberschaubarkeit − der PSP stellt die Projektleistung (Projektaufgabe) grafisch in einem Baum dar und bildet die gemeinsame Basis für die Ablauf-, Termin – und Kostenplanung nach DIN 69901 ist ein PSP die Darstellung der Projektstruktur, unterschieden nach: − Aufbau − Ablauf im Rahmen des PSP wird die gesamte Projektaufgabe in Arbeitspakete (Teilaufgaben) zerlegt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen beschrieben Erstellung eines PSP dient: − als Beginn der Projektplanung − der Transparenzerhöhung − zur Erstellung definierter Ziele − zur klaren Abgrenzung der Teilaufgaben voneinander, wodurch das Projekt kalkulierbar wird 8.1 Orientierung des PSP − − ein PSP kann gegliedert sein nach: − Objekten bzw. Teilobjekten − Tätigkeiten bzw. Funktionen − Abschnitten bzw. Projektphasen ein PSP kann auch durch Kombination von zwei oder drei der genannten Kriterien gemischtorientiert gegliedert sein 8.2 Darstellungsformen des PSP − der PSP kann wie folgt dargestellt werden: − Netzplan − Balkenplans − Organigramm − Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen − Mindmap 8.3 PSP Objektorientierungsbeispiele 8.4 Abeitspakete − = kleinstes, nicht weiter zergliedertes Element in einem PSP, welches auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann Funktionen/Eigenschaften eines Arbeitspaketes: − beschreibt in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projektes, die von einer einzelnen Person oder einem Team bis zu einem festen Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden muss − werden klar und einfach bezeichnet − eine Art Miniprojekt innerhalb des Projektes − für jedes Arbeitspaket mus es benannte Verantwortliche geben (Stakeholder = Projektbeteiligte) 9.0 Projekt – Planung − − − − − dient zur Vorbereitung und Begleitung der Projektdurchführung beginnt immer mit der Projektstrukturplanung aufbauend auf dem Anforderungskatalog oder Lastenheft wird das Entwicklungsvorhaben technisch, aufgabenmäßig und kaufmännisch strukturiert die sich bei der Planung ergebenden Strukturen bilden die Grundpfeiler einer zielorientierten Entwicklung, auf denen die weiteren Planungsschritte aufbauen die Planung kann erst beginnen, wenn alle für ein Projekt relevanten Voraussetzungen, Randbedingungen und Gegebenheiten erfasst und beschrieben wurden 9.1 Wie organisiere ich ein Projekt ? − − − Projekt planen Projektteam bilden und organisieren Ressourcen bereitstellen 9.2 Definition Risikoanalyse − − − Einschätzung bestehender Risiken und Ermittlung des Gesamtrisikos mit dem Ziel die ermittelten Risiken zu reduzieren, damit das verbleibende Risiko quantifizierbar und akzeptierbar wird gesonderte Betrachtung erkannter Risiken (Voraussetzung ist eine Risikoanalyse) kontrollieren erkannter Risiken im Rahmen der Projektsteuerung und – überwachung 9.3 Durchführung einer Risikoanalyse − − − − Definition und Gewichtung der möglichen Risiken durchführen Definition der vorzunehmenden Maßnahmen pro Risiko, um dem Risikoeintritt zu minimieren festlegen WER bis WANN WELCHE Maßnahme durchführt Verfolgen der Maßnahmen durch Dokumentation/regelm. Berichterstattung (Rückmeldung, Statusbericht) 9.4 Vorgehen bei der Planung Bewertung jeder Haupt – und Teilaufgabe hinsichtlich ihrer Dauer (unabhängig von einzusetzenden Ressourcen), unter Verwendung des: summarischen Verfahrens (globale Projektbetrachtung) analytischen Verfahrens (Betrachtung und Schätzung jeden Projektteils – Haupt – und Unteraufgaben) PERT – Verfahren (Programm Evaluation und Review Technique wird innerhalb der Netzplantechnik angewandt und aus dem Mittelwert der drei Schätzungen berechnet) Planung = Grundlage für die Bildung eines PSP, der Aufgaben in ihren Abhängigkeiten untereinander darstellt und die zeitliche Abfolge dieser Aufgaben abbildet 9.5 Zusammenfassung Projektplanung − folgende Schritte werden in der Planungsphase durchlaufen Risikoanalyse Welche Risiken sind erkennbar ? Wie ist die Gewichtung ? Welche Maßnahmen können ergriffen werden ? Netzplan / Balkenplan Was soll festgelegt werden ? Welche Projektorganisation ist für das Projekt notwendig ? In welcher zeitlichen Abfolge wird realisiert ? Wann werden welche Ressourcen benötigt ? Mitarbeiter – Bedarfsplan zu welchem Zeitpunkt werden welche Mitarbeiter benötigt ? Kostenplan Welche Kosten fallen im Projektverlauf an ? (kumuliert über den Projektverlauf oder phasenbezogen) 10.0 Netzplantechnik − − Ziel der Netzplantechnik ist eine exakte Terminierung der einzelnen Haupt – und Nebenaufgaben die Netzplantechnik soll folgende Fragen beantworten: − wie lange wird das Projekt dauern ? Welche Risiken gibt es ? − welche kritischen Aktivitäten können das Projekt verzögern ? − ist das Projekt im Zeitplan ? − wie kann man das Projekt mit geringem Kostenaufwand beschleunigen ? Bausteine und Bestandteile der Netzplantechnik FAZ = FEZ = SEZ = Frühester Anfangszeitpunkt (aus Vorwärtsplanung) Frühester Endzeitpunkt (aus Vorwärtsplanung und jeweiliger Dauer) Spätester Anfangszeitpunkt (aus Rückwärtsplanung) Spätester Endzeitpunkt FP GP Freier Puffer (FAZ – FEZ) Gesamtpuffer (SAZ – FAZ) SAZ = = = Beispiele der Netzplantechnik Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do 3.12 4.12 5.12 6.12 7.12 8.12 9.12 10.12 11.12 12.12 13.12 10.1 GANTT-Diagramm (Balkenplan) − − − − benannt nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861 – 1919) Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt zeigt den sequenziellen und parallelen Fortschritt eines Projektes Funktionen des GANTT – Diagramms: − Projektfortschritt anzeigen − Engpässe ermitteln − richtige Entscheidungen treffen − richtige Werkzeuge nutzen 10.2 Vorgehen beim erstellen eines GANTT-Diagramms − − Aufgaben nach ihrem frühesten Starttermin sortieren durch Farben und senkrechte Linien lassen sich Gliederungen nach ausführenden Personen oder Teams sowie die Abgrenzung einzelner Projektphasen ohne Einbußen für die Verständlichkeit hinzufügen oder .... 10.3 Unterschiede zwischen Netz – und Balkenplan Netzplan Balkenplan (GANTT Diagramm) Dauer der Aktivitäten ist weniger gut visualisiert (lediglich durch Angabe der Arbeitstage) Dauer der Aktivitäten ist deutlich sichtbar (durch Balkenlänge) deutliche Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten (=Arbeitspaketen) Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten nur eingeschränkt darstellbar fügt dem Projektverlauf eine zeitlche Komponente hinzu übersichtliche Darstellung der Terminplanung ermöglichst steuern, überwachen und planen des Projektes (wichtig für den Projektmanager) sowie Simulation der Projektplanung enthaltene Aps können einfach selektiert und sortiert werden für Präsentationen ungeeignet da mitunter recht komplex für Präsentationen geeignet, da überschaubar und recht kompakt 11.0 Projektdurchführung − − umfasst u.a. die Umsetzung des zuvor Geplanten Meilensteine dienen der Überprüfung des Projektfortschrittes und ermöglichen die Feststellung, ob sich ein Projekt noch im Zeitrahmen bewegt 11.1 Wie führe ich ein Projekt ? − − − Leiten des Projektteams Eskalations – und Problemmanagement Kommunikation und Beziehungspflege 11.2 Wie überwache ich ein Projekt ? − − − − Berichtswesen (regelmäßige Anfertigung von Berichten) Transparenz im Projekt (transparente Informationspolitik) Teammeetings (regelmäßige Teammeetings zur Statuskontrolle) Überprüfungen der Meilensteine (Fortschrittskontrolle 11.3 Übergang zu Schlüsselaufgaben − − − sind alle Planungen erfolgreich abgeschlossen und eine weitere Durchführung genehmigt, kann mit der Umsetzung begonnen werden die Teammitglieder wissen, wann sie was bearbeiten müssen im folgenden die Schlüsselaufgaben zur Durchführung eines Projektes 11.4 Schlüsselaufgaben − − − − − Arbeitsabläufe kontrollieren und überwachen (Controlling) Verhandlungen mit dem Kunden führen und Konflikte lösen Projektbesprechungen durchführen (Teaming, Feedback und Audit) für Feedback sorgen (produktives Arbeitsklima im Team) Transparenz im Projekt gewährleisten (durch Informations – und Berichtswesen) 11.5 Controlling − − − gewährleistet zielgerechte Projektdurchführung ein Projekt ist erfolgreich wenn das Ziel innerhalb der gegebenen Rahmenbedingungen erreicht wird um Controlling einzusetzen bedarf es der Definition folgender Prozesse: − Kontrollpunkte definieren – Maßstäbe setzen − herausfinden welche Aufgaben bei der Fertigstellung als Kontrollpunkte geeignet sind (bspw. Meilensteine) − definieren nach welchen Kriterien Kontrollpunkte geprüft werden (bspw. Funktionalität eines Programms) − Leistungen überwachen − Projektbesprechungen terminieren um den aktuelle Fertigstellungsstatus sowie Fehler und Probleme abzufragen und notfalls Korrekturmaßnahmen einleiten zu können − Korrekturmaßnahmen einleiten, u.U. müssen korrigiert werden: − Durchführung der Arbeitspakete (evtl. Umverteilung) − die Projektverfolgung − Steuerung bei Abweichungen − Planung aktualisieren − Abnahme (Termin/ Stand) − Auswirkungen auf die Meilensteine überprüfen 11.6 Zusammenfassung Projektdurchführung − in der Durchführungsphase durchläuft das Projekt folgende Schritte MTA = Meilenstein – Trend – Analyse Welchen Stand hat das Projekt ? Muss steuernd eingegriffen werden ? KTA = Kosten – Trend – Analyse Wie ist der tatsächliche Kostenverlauf ? Wo sind Abweichungen vom Plan erkennbar ? Muss steuernd eingegriffen werden ? 12.0 Projektabschluss − − − − das Projekt wurde dank Projektmanagement erfolgreich abgeschlossen der Projektabschluss umfasst folgende Schritte: − Produktabnahme − Projektabschlussanalyse − Erfahrungssicherung − Projektauflösung Wie schließe ich ein Projekt ab ? − Erfolgsbericht mittels Ergebnispräsentation (vor dem Entscheidungsgremium bzw. den Nutzern des Projektergebnisses) − Darstellung des Ergebnisses in einem Projektabschlussbericht − Wirksamkeitsprüfung durch eine Nutzungskontrolle Faktoren die den Abschluss eines Projektes kennzeichnen: − Akzeptanz (seitens des Kunden) − Kundenzufriedenheit − Nutzen und Wertsteigerung (Anerkennung durch Kunden) − Wirksamkeitskontrolle und die offizielle Projektbeendigung (durch das Entscheidungsgremium) durch Abnahme des Projektergebnisses 12.1 Produktabnahme (nPA2) − − leitet den Projektabschluss ein Schritte vor der endgültigen Produktabnahme: − Entwicklungsergebnis durchläuft (geplanten) Abnahmetest − Übergabe an den Auftraggeber und der Übernahme durch den Auftraggeber werden in einem Produktabnahmebericht festgehalten − regeln evtl. künftiger Support-Leistungen für das übergebene Produkt 12.2 Projektabschlussanalyse (nPA2) − − Durchführung der Nachkalkulation Abweichungsanalyse (Terminabweichungen, Kostenüberschreitung, Leistungs – und Qualitätsmerkmale) durchführen und möglich Lösungsansätze finden 12.3 Erfahrungssicherung − − sammeln von Kennzahlen für den Aufbau eines Kennzahlensystems einrichten von Erfahrungsdatenbanken (Zusammenführung von Erkenntnissen aus unterschiedlichen Entwicklungsbereichen über einen längeren Zeitraum) 12.4 Projektauflösung − − − letzter Schritt in der Projektabschlussphase, da ein Projekt neben einem definierten Anfang auch ein definiertes Ende haben muss vorbereiten des Projektteams auf neue Aufgaben freimachen der zuvor im Projekt eingebundenen Ressourcen 12.5 Projektabschlussdokumentation − − − auch Projektbilanz genannt, dokumentiert die Ereignisse und Ergebnisse des Projektes i.d.R. wird in Folge der Dokumentation eine Nachkalkulation über Zeit und Kosten vorgenommen wurde das Projekt beendet, obwohl die Projektziele nicht erreicht wurden, nennt man dies einen Projektabbruch
