Analyse der IT-Anforderungen des HD Media Verlag

Playbook für ein IT – Projekt
HDMedia Verlag
Einführung eines Abonnement-Verkaufssystems
Vorlesung IT Organisation und Projekt
Prof. Dr. Martin Forster
Sommersemester 2010
ZIEL DER FALLSTUDIE
Mit der Projektarbeit im Rahmen dieser Fallstudie sollen Sie die
verschiedenen Schritte der Planung eines IT-Projekts - von der
Analyse der IT-Landschaft, Definition der Anforderungen,
Ausarbeitung einer Lösung bis zu einer Angebotserstellung - für
ein Unternehmen durchführen.
Dazu nehmen Sie in diesem Fallbeispiel die Rolle eines
Mitarbeiters (Teams) eines IT-Beratungsunternehmens ein.
Als IT-Berater sollen Sie nun für eine fiktives Unternehmen – in
diesem Fall der HD Media Verlag eine IT-Strategie und ITArchitektur ausarbeiten.
Auf dieser Strategie sollen sie ein Projekt planen um die Ziele
des HDMV zu erreichen. Sie planen also ein IT-Projekt mit der
HDMV seine IT neuen Geschäfstanforderungen anpassen kann.
Am Ende schätzen Sie die Kosten für dieses IT Projekt ab und
erstellen ein Angebot an den HDMV.
Natürlich ist das Ziel ihres Beratungsunternehmens, daß Sie vom
HDMV einen Auftrag zur Durchführung des Projekts bekommen!
Zur Bearbeitung der Fallstudien müssen Sie Kenntnisse aus aus
allen Bereichen der Wirtschaftsinformatik, z.B. IT-Organisation,
IT-Strategie
und
Softwarte-Architektur,
ERP,
CRM,
Geschäftsprozesse sowie Projektmanagement anwenden.
Durch die Bearbeitung der Fallstudie sollen Sie damit Ihre
Kenntnisse in den oben genannten Bereichen vertiefen und
sicher anwenden lernen!
Anmerkung:
Der HDMV als fiktive Unternehmung in diesem Fallbespiel ist an einige
mittelständische Verlage im deutschsprachigen Raum angelehnt.
Ähnlichkeiten mit existierenden Unternehmen sind nicht zufällig
sondern vom Autor bewusst gewählt!
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Der HDMedia Verlag - Firmenhintegrund
In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über den
HDMedia Verlag und die Rollen in diesem Fallbeispiel, die Sie für
die Bearbeitung der Fallstudie benötigen.
Der HDMedia Verlag ist ein fiktives Unternehmen!
Die
HD
Media
Verlag
GmbH
ist
ein
erfolgreiches
Verlagsunternehmen mit Sitz in Stuttgart. Er vertreibt Bücher,
Fachinformationn und Zeitschriften sowie entsprechende
Internetpublikationen.
Im Detail besteht der HDMedia Verlag aus zwei Sparten:
Fachinformationen und Publikumszeitschriften.
Nun möchte die HD Media GmbH Ihre Geschäftsstrategie ändern
und beschließt in Zukunft Zeitschriften-Abonnements direkt an
Leser zu verkaufen. (Wie wurden Abonnements bisher verkauft?)
Die Geschäftsleitung des HD Media Verlags beauftragt den ITLeiter eine entsprechende Planung durchzuführen, sodaß mit
dem Start des neue Vertriebskanals auch die entsprechende
Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die IT Systeme
gegeben ist.
Da der HDMedia Verlag in der Sparte Publikumszeitschriften
bisher keine Produkte im Abonnement verkauft, müssen zuerst
die Geschäftsprozesse für den Abonnementsverkauf definiert
werden und die IT-Anforderungen daraus abgeleitet werden.
Der IT – Leiter muss zudem die aktuelle Struktur seiner ITLandschaft erfassen und bewerten.
Die HDMV beauftragt dann Beratungsunternehmen – kurz als
Lieferanten bezeichnet – mit der Erstellung einer Analyse und
eines Angebots für den HDMV mit folgenden Umfang:
Ausarbeitung einer IT Strategie für den HDMV
Planung
eines
(Teil-)Projekts
zur
Durchführung
Durchführung der IT-Strategie
Ausarbeitung eines Angebots für
Rollen in diesem Fallbeispiel:
Geschäftsführung
IT-Leiter
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Beratungsunternehmen oder Software-Lieferanten ( kurz
„Lieferanten“)
Mehr Details zum HD MediaVerlag, dessen Produkte und Kunden
finden Sie in der Präsentation des HD Media Verlag.
2 Die IT Architektur des HDMV
Die HDMedia kann auf eine sehr spezialisierte IT zurückgreifen,
die nach Meinung des IT-Leiters alle vorhanden bisherigen
Geschäftsprozesse optimal unterstützt.
Ein groben und unstrukturierten Überblick über die aktuellen
Systeme finden Sie in den Folien zum HD Media Verlag!
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Analyse der
Media Verlag
IT-Anforderungen
des
HD
Um die neue zukünftige
Geschäftsstrategie durch die IT
unterstützen zu können erwartet die Geschäftsführung des
HDMedia Verlag von ihrem IT Leiter Vorschläge und Ideen zu:
Wie könnten neue Produkte und Verkaufskanäle durch die
IT unterstützt werden?
Wie schnell kann die neue Geschäftsstrategie von der IT
unterstützt werden – welche Projekte sind dazu
notwendig?
Wie sieht ingesamt für IT-Strategie der HDMedia GmbH
aus?
Der
IT-Leiter
des
HDM
Verlags
beauftragt
nun
Beratungsunternehmen mit folgenden Aufgaben:
Ist-Aufnahme der IT Landschaft des HDMV
Definition der IT Strategie für die nächsten Jahre unter
Berücksichtigung der aktuellen Geschäftsanforderungen an
die IT
Planung der Einführung des neuen Systems <meta:xyz>
Abschätzung der Kosten, Risikien
Dokumentieren vorhanden Geschäftsprozesse der HD
Media GmbH und Unterstützung der Prozesse durch
Systeme.
Im Detail beleuchten Sie den neuen Geschäftsprozess des
Abonnement Verkaufs und beschreiben die Aktivitäten und
Funktionen die das IT-System zur Verfügung stellen muss.
Zeitlicher Ablauf / Randbedingungen für die Einführung
(Restrukturierung) der vorhandenen Systeme.
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Ihre Aufgaben – IT Strategie:
Als Team eines Beratungsunternehmens analysieren Sie nun die
IT-Landschaft des HDMV.
Dazu sollen Sie die Fragen des IT-Leiters beantworten (siehe
oben)!
Im Detail sollten Sie dazu wie folgt vorgehen. Zuerst
beschreiben Sie:
Fach und Anwendungsarchitektur
ARC1 Strategie festlegen
ARC2 Portfolio festlegen (Ist, Soll-Bebauungsplan)
Geschäftsprozesse
des
HDMV
und
ProzessUnterstützungskarte
Intervall-Karte
Optional: weitere Analysen
Vorhanden Geschäftsprozesse der HD Media GmbH und
Unterstützung der Prozesse durch Systeme.
Zeitlicher Ablauf / Randbedingungen für die Einführung
(Restrukturierung) der vorhandenen Systeme.
Analysieren Sie die Ineffizienzien in der IT Landschaft des
HDMV!
Analysieren Sie die Systemarchitektur !
Bemerkung:
Definition und Visualisierung der derzeitigen IT-Landschaft („As-Is“).
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Wählen Sie dazu geeignete Methoden/Frameworks aus der Literatur.
Wo nötig machen Sie sinnvolle Annahmen über Struktur,
Schnittstellen und Funktionen der Systeme und dokumentieren diese
Annahmen. Nicht alle Details der IT-Landschaft und der Funktion der
Systeme werden hier beschreiben – zum Teil sind diese Details dem
IT-Leiter auch gar nicht bekannt!
Pflichtenheft für Abosystem (layout siehe Anlage)
Bemrkung 2:
Nutzen sie zur Bearbeitung verschiedene Fachliteratur - siehe Literatur z.B.
IT-Unternehmensarchitektur, Keller – Kapitel 2 bis 4).
Orientieren Sie Ihre Arbeit an folgendem Vorgehensmodell das
sich für die Analyse und Planung der IT Organisation eignet:
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Ihre Aufgaben – Neue Anforderungen:
Im zweiten Schritt definieren Sie die Anforderungen an ein ITSystem zur Verwaltung von Zeitschriften Abonnements.
Welche Geschäftsprozesse müssen unterstützt werden?
Welche Funktionen werden benötigt?
Welche Stammdaten? – in welchen Systemen werden
überhaupt Stammdaten erfasst?
Überlegen Sie ob Sie Standard-Software COTS („commercial
of the shelf“) software verwenden wollen? Wenn ja, welche
Software schlagen Sie dem HDMV vor?
Wollen Sie Software dafür entwickeln? Wenn ja wie, wo mit
was?
Gibt es Schnittstellen? Wohin? wozu?
Welche User Rollen müssen Sie unterstützen?
Vorgehensmodell für Fallstudie
Sie sollten in Ihrer Arbeit mit der Fallstudie entlang folgendem Vorgehensmodell
arbeiten!
Analyse
Design und Planung
1
Block 1
Business strategy
Block 2
Development
of the
Target Appl.
Portfolio and
Architecture
Process Analysis
Process Landscape
IT requirements
Ongoing IT initiatives
Current IT landscape
5
Block 4
6
3
Evaluation Criteria
Business requirem.
4
Block 3
2
Analyse of the
Business Strategy
Angebot
System Analysis
Development
of the Implementation
Approach
and Roadmap
Analyse der:
Kosten
Benefits
Riskien
System Portfolio
Long term
vision
Development
strategy
Project
experience
References
Release
strategy
IT Organisation und Projekt Prof. Dr. M. Forster – SS 2010
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Planung des IT-Projekts für den HDMV und
Erstellung eines Angebots
Als Beratungsunternehmen haben Sie nun die künftige ITStrategie und Architektur und Ihren Vorschlag für ein neues
Abonnementssystem ausgearbeitet. Mit dem IT-Leiter des HDMV
möchten Sie nun Ihren Vorschlag besprechen. Sie wollen ja
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schliesslich wissen, ob Ihre Vorstellungen
Vorstellungen des HDMV decken.
sich
mit
den
Aus der Besprechung mit dem IT Leiter kommen ie zum ergebnis
dass ihr Vorschlag für den HDMV eine sinnvolle Lösung ist und
durchaus einige weitere „Benefits“ für den HDMV mit der
Realisierung Ihres Vorschlags entstehen könnten (welche?).
Jetzt sollen Sie einen Projektplan ausarbeiten mit dem sich die
Strategie (bzw. Teile der Strategie) und die neuen
Anforderungen des HDMV an seine IT in einem Horizont von bis
zu 2 Jahren umsetzen lassen.
Aus Architektur, Strategie und Projektplan und zu erwartende
Kosten bilden Sie dann ein Angebot an den HDMV.
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Ihre Aufgaben – Projektplanung:
Überlegen Sie sich in welchen Schritten sie die zukünftige ITStrategie umsetzen können.
Welche Aktivitäten müssen ausgeführt werden – PSP
Welchen Aufwand schätzen Sie dfür jede Aktivität? Begründen Sie
Ihre Aufwandschätzung. Der IT-Leiter wird Sie sicherlich daran
messen, wie fundiert Sie zu Ihrer Aufwandschätzung gekommen
sind. Letzlich beinflusst ja der Aufwand die Kosten des Projekts!
Dazu sollten Sie sich Methoden zur Aufwandschätzung ansehen.
Wo nötig machen Sie Annahmen über den Aufwand einzelner
Aktivitäten.
Wollen Sie ein neues IT-System einführen: Planen Sie die Phasen
Erstellen Sie einen übersichtlichen Projektplan
Der IT-Leiter erwartet von Ihnen auch eine genau Planung des Projekts.
Es ergeben sich damit für Sie und ihr Beratungsunternehmen folgende
Aufgaben zum Projekt-Management und der Projekt-Planung:
 Wie soll die Organisationsform des Projekts aussehen? Gründe?
 Wer soll in dem Lenkungsausschuss sitzen?
 Wie soll das Change-Management organisiert werden – wer ist
verantwortlich?´
 Einer der wichtigsten Aufgaben ist es jetzt den PSP zu erstellen:
 Welche Aufgaben und Arbeitspakete wird es geben?
 Wie sind diese in der zeitlichen Reihenfolge einzuplanen?
 Wer ist verantwortlich?
 Netzplan
 Erstellen Sie einen Projektplan z.B. mit MS Project
 Stellen Sie sicher, dass Sie ihre eigenen Mitarbeiter ihrer Beraterfirma
als auch die notwendigen Mitarbeiter des HDMV korrekt benennen
und einplanen.
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Ihre Aufgaben – Angebotserstellung
Angebot für den HDMV erstellen das folgende Punkte beinhaltet:
Welche IT-Strategie und IT-Architektur wird vorgeschlagen und
warum (siehe oben)
Welche
technische
Lösung wird für
Abo-Vertriebssystem
vorgeschlagen (Standard-Software, Individual-Entwicklung)? –
Welche Prozesse werden unterstützt – Integration in andere
Systeme
Einführungsstratgie, Meilensteine?
Projektplan?
Aufwand und Risiko-Abschätzung?
Das Angebot soll in schriftlicher Form vorgelegt werden und alle
Überlegungen detailliert beschreiben und begründen.
Die Ausarbeitung des Angebots soll sich mit der IT-Strategie der HD
Media GmbH auseinander setzen und unter Umständen die Strategie und
IT-Architektur unter anderen Gesichtspunkten beleuchten.
Das Pflichtenheft wird verwendet um die Anforderungen mit der gewählten
Lösung abzugleichen und dient ebenfalls zur Planung des
Implementierung-Projekts.
Aufgaben:
Grobe Schätzung des gesamten zeitbedarfs (Kosten) für die
Einführung neuer Software (welche Methode verwenden Sie?)
Aufwandsschätzung für jede einzelne Anforderung
Legen sie die zeitliche Abfolge der Realisierung der Anforderungen
fest.
Erstellen Sie mit einer beliebigen sofwtare einen Projektplan. Was ist
der kritische Pfad
Definieren Sie Risikien des Projekts
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Präsentation des Projektplans und Angebots
Das schriftlichen Angebot wird zu einem festgelegten Termin der
HD Media GmbH übergeben.
Die IT-Leitung bearbeitet die Angebote und erstellt eine „ShortList“ – die Liste der Lieferanten, welche als mögliche Kandidaten
zu einer detalierten Angebotspräsentation eingeladen werden.
Als möglicher Lieferant wird Ihr Beratungsunternehmen zu einer
Angebotspräsentation vom IT-Leiter des HDMV eingeladen.
Ihr Aufgabe ist es vor dem IT-Leiter und der Fachabteilung
(Vertriebsabteilung) Ihre Lösung vorzustellen!
Ihre Aufgaben – Präsentation
Sie haben den projekt plan Vorträge der Lieferanten......
Die Präsentation soll aus zwei Teilen bestehen:
Technische Darstellung der vorgeschlagegen Lösung ( StandardSoftware, unterstütze Prozesse, notwendige (Zusatz)-Entwicklungen,
IT-Architektur. Welche Benefits entsehen für den HDMV mit der
gewählten Lösung
Beschreibung des Implementierungsprojekts (Ablauf, Resourcen,
Kosten, Kritischer Pfad,... )
Am Ende der Präsentation wird Ihnen der IT Leiter und die Fachabteilungen kritische
Fragen stellen und versuchen Ihre Schwachpunkte aufzudecken.
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ANHANG
Form der Ausarbeitungen und Präsentationen
Sie sind Mitglied in einem Berater Team. Jedes Team muss zu Ende der Fallstudie zwei
Dinge („deliverables“)
Schriftliche Ausarbeitung eines Angebots
Angebotspräsentation
In der Ausarbeitung und Präsentation können und sollen Sie eigene Schwerpunkte auf
bestimmte Punkte legen!
Schriftliche Ausarbeitung des Angebots
Die Ausarbeitung des Angebots soll in mindestens 50 Seiten eine gut strukturierte
Antwort auf die Anforderungen des HDMedia Verlags sein.
Im Gegensatz zu einem echten Angebot in der Industrie soll Sie in Ihrer Ausarbeitung
aber auch die fachlichen Grundlagen und Ihr Vorgehen erläutern! Ihre Ausarbeitung hat
in dem Sinne etwas mehr den Charakter einer wissenschaftlichen Arbeit.
Es gibt keine Vorgaben hinsichtlich der Gestaltung Ihrer Präsentation! Jedes Team kann
selbst eine Form zu wählen. Denke Sie daran, daß mit entspechenden visuellen
Hilfsmitteln Inhalte viel leichter zu vermitteln sind.
Die Ausarbeitung sollte jedoch inhaltlich logisch kalr aufgebaut sein und die Inhalte klar
und verständlich darstellen.
Angebots-Präsentation
Bedenken Sie, dass die Folien übersichtlich sein sollten. Nutzen Sie Schlagwörter und
keine ausformulierten Sätze („bullet points“)
Auch hier wird Wert auf eine klare inhaltliche Struktur gelegt und klaren und einfach
verständlichen Aussagen.
Jedes Teammitglied muss einen Teil der Präsentation übernehmen!
Jedes Teammitglied muss Fragen zum Inhalt des Angebots / Präsentation beantworten!
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Bewertung Ihrer Arbeit:
Wir können nur jeweils die Teams als Einheit bewerten!
Die Bewertung erfolgt anhand folgender Kriterien:
Termine (Meilensteine eingehalten)
( 25% )
Allgemein Präsentation
( 25% )
Verständlichkeit
visuelle Hilfsmittel
Rhetorik
Allgemein Ausarbeitung
(50%)
Wie fundiert sind die Überlegungen mit theoretischen Kenntnisse hinterlegt
und in der Ausarbeitung beschrieben?
Wie realistisch sind die Annahmen, Projektstruktur, ..?
Verständlichkeit und Logischer Aufbau
Form
Weitere Kenngrössen zur Bewertung:
Differenzierung gegen andere Gruppen / Mitbewerber (je ähnlicher die Gruppen
desto schlechter....!) – Originelle Lösungen sind gefragt!
Die Planung und Durchführung ihres eigenen Projekts zur
Angebotsausarbeitung!
Das Projekt – Ihr Termin
Ihre Aufgabe ist es bis zum 2.Juli ein Angebot an die HD Media Verlag abzugeben. Das
Angebot beinhaltet ein schriftliches Dokument (das Angebot) sowie eine Präsentation des
Angebots. Dies ist ein Projekt, das Sie durchführen, oder nicht?
Also sollte jedes Team bevor es mit der eigentlichen Arbeit beginnt sich zunächst selbst
einen Projektplan erstellen und die Arbeit planen.
Ohne gute Planung werden sie vermutlich scheitern!
Ihr Plan soll alle Aktivitäten und „Deliverables“ beschreiben und diese mit Meilensteinen
in Verbindung bringen.
Ihr Projekt der Angebotserstellung bzw Entscheidung über die IT-Lösung ist „TimeBoxed“ das bedeutet, daß sie am Semesterende die Ausarbeitung des Angebots und Ihre
Angebotspräsentation gehalten haben müssen.
Dieser Termin kann nicht verschoben werden!
Planen Sie Ihre Zeit genau! Dies entspricht der Realität !
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und streichen Sie notfalls unwichtigere Aufgaben.
Es gilt das Paretoprinzip ! (Was ist das?)
Am Ende des Semesters werden wir besprechen, wie gut Sie ihr eigens Projekt gemanagt
haben – auch dazu sollten Sie auf die entsprechenden Kapitel der Projekt-Management
Vorlesung zurückgreifen und jedes Team stellt in 10min das eigene Projekt vor!
Der Erfolg Ihrers Teams bei der Bearbeitung des Fallbeispiel hängt massgeblich an der
Motivation und Mitarbeit jedes einzelnen Team-Mitglieds!
„Failure is not an Option“
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Literatur:
IT-Unternehmensarchitektur,
W.Keller
IT- Alignment,
Masak
Lehrbuch der Software-Technik (Software-Management) – Helmut
Balzert
Vorlesung „Media Scenarios in ERP“
Literatur zur ASAP Vorgehensweise
Aufwandsschätzung:
Kurze Zusammenfassung finden Sie z.B. in der Zeitschrift IX –
01/2010 (Seite 124ff)
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
HMDV
ERP
CRM
BI
Hochschule der Medien Verlag
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