Motive und Herausforderungen für die
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Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche Unterstützung der Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen und Experten Ein Microsoft Whitepaper Veröffentlicht: Januar 2007 Aktuelle Informationen finden Sie unter http://www.microsoft.com/enterprisesearch (in Englisch). Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der Microsoft Corporation zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da Microsoft auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine Verpflichtung seitens Microsoft dar, und Microsoft kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Whitepaper dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER KONKLUDENT. Die Benutzer/innen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urheberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Microsoft Corporation kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln (elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen, usw.) dies geschieht. Es ist möglich, dass Microsoft Rechte an Patenten bzw. patentierten Anwendungen, Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den Inhalt dieses Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum, es sei denn, dies wird ausdrücklich in den schriftlichen Lizenzverträgen von Microsoft eingeräumt. © 2007 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Exchange Server Public Folders, Microsoft Office, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Outlook 2007, Microsoft Windows, Microsoft Windows-Suche, Microsoft SQL Server, Windows-Desktopsuche und Windows Vista sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Die in diesem Dokument aufgeführten Namen bestehender Unternehmen und Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Rechteinhaber. Inhalt Zusammenfassung ........................................................................................................................................ 1 Motive und Herausforderungen für die unternehmensweite Suche .............................................................. 2 Motive für die unternehmensweite Suche ................................................................................................. 2 Herausforderungen für die unternehmensweite Suche ............................................................................ 3 Die Schlüssel zu einer erfolgreichen Lösung für die unternehmensweite Suche.......................................... 6 Merkmale einer effektiven Lösung für die unternehmensweite Suche ..................................................... 6 Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche .............................................................................. 8 Eine maßgeschneiderte Lösung ............................................................................................................... 8 Eine Lösung, auf die Sie bauen können ................................................................................................. 11 Schlussfolgerung ......................................................................................................................................... 12 Anhang: Microsoft-Lösungspartner für die unternehmensweite Suche ...................................................... 13 Zusammenfassung In der Geschäftswelt geht es bei Suchvorgängen um mehr als das bloße Auffinden von Informationen, das lediglich den Ausgangspunkt darstellt. Um für ein Unternehmen von Wert zu sein, müssen Suchvorgänge dazu führen, dass die gefundenen Informationen auf sinnvolle und Gewinn bringende Weise genutzt werden können. Die Suchfunktion muss ein integraler Bestandteil der Produktivitätsplattform sein. Von der Sucherfahrung als Verbraucher im Internet beeinflusst, haben die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen klare und genaue Erwartungen an das Aussehen und Verhalten der Suchfunktionen in einer Unternehmensumgebung – sowie hohe Ansprüche an die Relevanz der Suchergebnisse. Als IT-Profi ist Ihnen die Bedeutung von effektiven unternehmensweiten Suchfunktionen bewusst, und Sie kennen die Anforderungen der Mitarbeiter an eine Lösung für die Suche im gesamten Unternehmen. Eventuell erweist sich jedoch die Bereitstellung der erforderlichen Funktionen als schwierig, da sich Suchvorgänge in Unternehmen und im Internet stark unterscheiden. Darüber hinaus ist das Durchforsten des Marktes nach Lösungen für die unternehmensweite Suche eine zeitaufwändige und verwirrende Aufgabe, da Sie scheinbar nur die Wahl zwischen einfachen, kostengünstigen Angeboten mit grundlegenden Features und teuren, flexibel anpassbaren High-EndLösungen haben. In diesem Whitepaper, das sich an technische Entscheidungsträger richtet, werden die Motive und Herausforderungen für die unternehmensweite Suche betrachtet und die Schlüsselelemente einer erfolgreichen Lösung für die Suche in Unternehmen beschrieben. Es wird aufgezeigt, wie Information Worker durch eine effektive Lösung unter Einhaltung der verschiedenen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens Zugriff auf verteilte unstrukturierte Quellen sowie auf strukturierte Daten und Informationen in Branchensystemen erhalten. Zudem wird auf die entscheidende Rolle der Suche nach Personen eingegangen, die den Zugang zum Fachwissen anderer Mitarbeiter ermöglicht. Menschen wissen häufig mehr als Systeme, und die Lokalisierung eines Experten kann sich manchmal als nützlicher erweisen als das Auffinden einer Kalkulationstabelle. Darüber hinaus wird in diesem Dokument beschrieben, wie Microsoft die Welt der unternehmensweiten Suchfunktionen durch eine stabile Lösung verändert, die die Lücke zwischen den derzeitigen Angeboten schließt. Aufgrund der wesentlich verbesserten Suchfunktionen von Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 haben Unternehmen jetzt Zugang zu einer Lösung nach Unternehmensstandard, mit der sich die Benutzer die Informationen und Fachkenntnisse aneignen können, die sie zur Erzielung besserer Geschäftsergebnisse benötigen. 1 Motive und Herausforderungen für die unternehmensweite Suche Unter dem Einfluss der Sucherfahrung der Verbraucher und der Notwendigkeit, Information Workern den zeitnahen, individuellen Zugriff auf relevante Geschäftsdaten zu ermöglichen, suchen Unternehmen nach umfassenden Suchfunktionen, die verschiedene Quellen abdecken und nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integriert werden können. Aufgrund der Komplexität der Unternehmensumgebung stellt sich jedoch für viele Unternehmen die Frage, wie sie gewährleisten können, dass eine Lösung für die unternehmensweite Suche den Benutzererwartungen entspricht und wie sie einen Mittelweg zwischen den beiden Extremen auf dem Markt finden können. Motive für die unternehmensweite Suche Notwendigkeit zur Lösung realer Probleme In der Geschäftswelt geht es bei Suchvorgängen um mehr als das bloße Auffinden von Informationen. Um für ein Unternehmen von Wert zu sein, müssen Suchvorgänge dazu führen, dass die gefundenen Informationen auf sinnvolle und Gewinn bringende Weise genutzt werden können. Die unternehmensweite Suche zielt nicht allein auf die Untersuchung von Inhalten ab, sondern vielmehr auf die Anwendung des gesammelten Wissens zum Nutzen des geführten Unternehmens. Im Mittelpunkt stehen echte Menschen, die die richtigen Tools für ihre Arbeit benötigen. Explosionsartiger Informationszuwachs Die Grundlage der heutigen Geschäftslandschaft sind Informationen, und es ist allgemein bekannt, dass die Menge der genutzten Informationen und der generierten Daten rasant zunimmt – pro Jahr um ca. 40 Prozent. Die Informationsexplosion am Arbeitsplatz hat zu einem neuen Leistungsdruck für die Mitarbeiter geführt, die jetzt mit einer überwältigenden Datenmenge arbeiten müssen und Schwierigkeiten bei der Interpretation der gefundenen Informationen haben. Gemäß einer Studie von IDC ist die tägliche Anzahl der geschäftsbezogenen E-Mails für einen durchschnittlichen Information Worker in Nordamerika seit 1997 um den Faktor 10 angestiegen. Dieser Trend wird durch eine Schätzung der Berkeley University bestätigt, laut der sich die Menge der digitalen Informationen von 2001 bis 2008 um mehr als verzwanzigfachen wird. Infolge dieser Datenflut müssen Information Worker immer mehr Zeit für das Suchen, Analysieren und Austauschen von Informationen aufwenden. Nach einer Schätzung von IDC verbringen Information Worker 48 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen und deren Analyse (9,5 bzw. 9,6 Stunden pro Woche), was die Unternehmen jedes Jahr 28.000 US-Dollar pro Mitarbeiter kostet.1 Darüber hinaus sind sie 8,3 Stunden pro Woche mit der Verwaltung der Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten zwischen Teams beschäftigt, was pro Jahr mit zusätzlichen Kosten von 12.400 USDollar zu Buche schlägt. 1 „The Hidden Costs of Information Work“, IDC, April 2006 2 Unterstützung der Mitarbeiter bei der Suche nach arbeitsrelevanten Informationen Zur Erreichung der Geschäftsziele müssen die Mitarbeiter Zugang zu den Personen und Daten haben, die sie für fundierte, zeitnahe und wirkungsvolle Entscheidungen benötigen. Diese Informationen müssen jedoch relevant sein, um eine Überlastung mit unnötigen und ablenkenden Daten oder den mangelnden Nutzen aufgrund unzureichender Details zu vermeiden. Darüber hinaus müssen diese Informationen gut geschützt werden, um zu gewährleisten, dass sie nur autorisierten Benutzern zugänglich sind. So benötigt beispielsweise die für die Kundenbeziehungen verantwortliche Führungskraft eine ganz andere Ansicht derselben Daten als ein Kundenbetreuer. Entscheidend ist, dass die richtige Person die richtige Menge Informationen im richtigen Format erhält. Eine Vertriebsleiterin, die auf eine Aufforderung zur Angebotsabgabe reagiert, muss möglicherweise auf Informationen auf ihrem Laptop, auf einer Informationssite des Unternehmens und auf einigen Webseiten zugreifen. Ein Finanzmanager, der ein Budget prüft, wäre mehr an Daten aus Finanzsystemen, Dokumentrepositorys und Teamsites sowie an Informationen von Fachleuten interessiert. Eine Führungskraft, die ein Strategiebriefing vorbereitet, könnte ihre Suche auf SAP oder ein anderes Branchensystem konzentrieren. Notwendigkeit geschäftlicher Effizienz Nach einer Schätzung von IDC können ergebnislose Suchvorgänge ein Unternehmen jährlich mehrere Millionen US-Dollar kosten – die Kosten für das vergebliche Durchsuchen riesiger Mengen von strukturierten und unstrukturierten Daten nach den benötigten Informationen betragen für ein Unternehmen mit 1.000 Knowledge Workern ca. 5,3 Millionen US-Dollar pro Jahr2. Angesichts dieser Zahlen können es sich Unternehmen einfach nicht leisten, eine ineffiziente Suchlösung zu unterhalten. Sucherfahrung der Verbraucher Von der Sucherfahrung als Verbraucher im Internet beeinflusst, haben Information Worker klare und genaue Erwartungen an das Aussehen, das Verhalten und die Leistung einer Suchlösung. Als IT-Profi ist Ihnen die Bedeutung von effektiven unternehmensweiten Suchfunktionen bewusst, und Sie kennen die Anforderungen der Mitarbeiter. Eventuell erweist sich jedoch die Bereitstellung der erforderlichen Funktionen als schwierig, da sich Suchvorgänge in Unternehmen und im Internet stark unterscheiden. Herausforderungen für die unternehmensweite Suche Probleme bei der Erfüllung der Benutzererwartungen an die Suchfunktion Die Anzahl der Suchvorgänge im Internet als kulturelles Phänomen, Geschäftsplattform und einfache Methode zum Auffinden von Informationen zu beliebigen Themen hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Angesichts des Erfolgs und der Allgegenwart der Internetsuche könnte ein Unternehmen vernünftigerweise davon ausgehen, dass dieselben Rangordnungsmethoden erfolgreich auf die unternehmensweite Suche angewendet werden können. Diese Annahme ist nur teilweise korrekt. Viele der allgemeinen Konzepte erhöhen, wenn sie ordnungsgemäß abgestimmt werden, die Relevanz der Suchergebnisse im Unternehmen. Zur angemessenen Beurteilung einer Lösung für die unternehmensweite Suche ist es jedoch wichtig, die Unterschiede zwischen dem Internet und dem Unternehmen zu kennen. 2 IDC,. „The Hidden Costs of Information Work“, April 2006, Dokumentnummer 201334 3 Hauptunterschiede zwischen der Suche im Internet und in Unternehmen Zwischen der Suche im Internet und in Unternehmen gibt es drei Hauptunterschiede: Linkstruktur, siteübergreifende Hierarchie und Sicherheit. Linkstruktur Das Hyperlinkmodell im Internet ist sehr umfangreich, insbesondere bei beliebten Websites, da die Autoren von Webseiten in der Regel Inhalte verknüpfen, um ihre Websites mit anderen Sites in Beziehung zu setzen. Die zunehmende Popularität von Blogs hat zu einer schnellen Erweiterung dieser gesamten Linkstruktur geführt, da im Handumdrehen Links und Kommentare zu neuen Inhalten hinzugefügt werden können. Im Gegensatz dazu ist die Linkstruktur in einem Unternehmen in der Regel weit weniger dicht geknüpft, da die Mitarbeiter bei der Arbeit nicht viel Zeit auf die Erstellung von Hyperlinks zu anderen Inhalten verwenden. Im Geschäftskontext spielen diese Links keine große Rolle für die erfolgreiche Nutzung der Inhalte. Die vorhandene Linkstruktur im Unternehmen ist in der Regel eher introspektiv und navigationsorientiert als redaktioneller Natur. Die Informationseigentümer stellen eventuell ein Inhaltsverzeichnis oder eine Liste zugehöriger Elemente bereit, nehmen sich jedoch nur selten Zeit für das Verfassen von beschreibenden Metadaten, präzisen Taxonomien und umfangreichen, mit Hyperlinks versehenen Anmerkungen zum Auslösen von Suchalgorithmen. Siteübergreifende Hierarchie Unternehmen richten häufig Intranets ein, die in bestimmtem Umfang oder vollständig hierarchisch aufgebaut sind. So wird beispielsweise das Unternehmensportal in der Regel als Stamm des gesamten Intranets betrachtet, während Geschäftsbereichsportale als Sites zweiter Ordnung und Websites für die Zusammenarbeit als Sites dritter Ordnung gelten. Diese Struktur ist häufig streng geplant und reguliert, damit Sites eines bestimmten Typs (z. B. ein Arbeitsbereich für Besprechungen) stets auf einer vordefinierten Ebene in die Hierarchie passen. Manchmal gibt es mehrere Stammebenen oder autorisierende Sites, was zu mehreren Hierarchien führt. Dies steht in starkem Gegensatz zum Internet, bei dem einige beliebte Portalsites als Stammebenen betrachtet werden könnten, die jedoch nicht als Knoten oberster Ebene in einer strengen und einheitlichen siteübergreifenden Navigationsstruktur für das gesamte Internet dienen. Sicherheit Auf die große Mehrheit der Inhalte im Internet kann anonym zugegriffen werden. Daher erwarten die Benutzer nicht, auf Informationen zu stoßen, die eine Authentifizierung erfordern. Das bedeutet, dass Internetsuchmaschinen keine Ergebnisse herausfiltern müssen, die der Benutzer nicht anzeigen darf. Alle Benutzer erhalten demnach mit derselben Abfrage die gleichen Ergebnisse. In Unternehmen gilt ein ganz anderes Sicherheitsmodell. Die meisten Inhalte sind standardmäßig gesichert, und es wird erwartet, dass Elemente aus den Suchergebnissen herausgefiltert werden, wenn der Benutzer nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügt (sofern dies technisch möglich ist). Angesichts der normalerweise großen Vielfalt von Berechtigungen für verschiedene Kombinationen von Benutzern, Repositorys und Inhalten muss das Suchsystem optimal auf das Sicherheitsmodell abgestimmt sein und Ergebnisse in Abhängigkeit von den Berechtigungen der Person liefern, die den Suchvorgang durchführt. 4 Erzielung relevanter Ergebnisse bei der Suche in verschiedenen Informationsquellen Im Kontext von Suchvorgängen gibt die Relevanz die Nützlichkeit der Ergebnisse in Bezug auf die ursprüngliche Abfrage an. Relevanz stellt den Schlüssel zu einer effektiven Suche dar. Informationen werden an zahlreichen Orten inner- und außerhalb eines Unternehmens gespeichert. Sie treten zudem in verschiedenen Formen auf. Ungefähr 75 Prozent der gesuchten Informationen liegen in halbstrukturierten oder unstrukturierten Formaten wie Dokumentdateien, freigegebenen Sites, Abonnementdiensten und Websites vor. Obwohl die meisten Unternehmensmitarbeiter Zugriff auf diese Arten von Informationen haben, sind sie häufig nicht effizient verteilt, und die Benutzer müssen oft große Mengen von irrelevanten Daten durchsuchen, um die gewünschten Informationen zu finden. Andererseits kann es sich für die Benutzer als schwierig erweisen, beim Zugriff auf Daten aus strukturierten Datenquellen und Branchensystemen genügend Informationen zu erhalten. Während Benutzer, die häufig mit Branchensystemen arbeiten, sich die Zeit nehmen können, um sich mit den speziellen Benutzeroberflächen vertraut zu machen, lohnt sich dieser Aufwand für gelegentliche Benutzer nicht. Suchvorgänge in diesen Bereichen sind aufgrund der mit dem Zugriff auf Systeme wie Siebel und SAP verbundenen Komplexität häufig schwierig oder ganz unmöglich. Folglich können die Mitarbeiter nicht auf relevante Informationen zugreifen und nicht mit den Tools arbeiten, die sie zur Erzielung besserer Geschäftsergebnisse benötigen. Zugang zu Experten Oft gehen die Kenntnisse bestimmter Mitarbeiter über die in Systemen oder Berichten dokumentierten Informationen hinaus, und die Lokalisierung eines Experten kann sich oft als nützlicher erweisen als das Auffinden einer Kalkulationstabelle. In Unternehmen ist zur Erledigung von Aufgaben die Zusammenarbeit mit den richtigen Personen erforderlich, häufig lassen sich jedoch bestimmte Experten nur schwer finden. Angebotene Lösungen entsprechen nicht den Unternehmensanforderungen Bei der Auswahl einer Lösung für die unternehmensweite Suche muss Ihr Unternehmen zahlreiche Faktoren berücksichtigen, einschließlich Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Erweiterbarkeit. Möglicherweise entspricht jedoch das aktuelle Angebot auf dem Markt nicht Ihren Anforderungen. Bisher wurden generell zwei Arten von Suchlösungen angeboten: einfache, kostengünstige Produkte mit grundlegenden Features und hochwertige, teure Technologien, deren Implementierung und Verwaltung ressourcen- und zeitintensiv ist. Daher laufen Sie bei einer falschen Entscheidung die Gefahr, dass die ausgewählte Einstiegslösung später Ihren Anforderungen nicht mehr entspricht oder Sie der Erwerb einer kostspieligen, komplexen Plattform, die nicht die gewünschte Leistung erbringt, teuer zu stehen kommt. 5 Die Schlüssel zu einer erfolgreichen Lösung für die unternehmensweite Suche Eine gute Lösung für die unternehmensweite Suche muss für die Benutzer, die sie verwenden, und für die Mitarbeiter, die für ihre Verwaltung und Sicherheit verantwortlich sind, gleichermaßen effektiv sein. Daher ist es nicht überraschend, dass der Erfolg der unternehmensweiten Suche nicht auf einer einzelnen Komponente beruht. Obwohl Relevanz von entscheidender Bedeutung ist, spielt die Benutzerfreundlichkeit ebenfalls eine wichtige Rolle, da eine unbekannte, komplexe oder unpraktische Benutzeroberfläche ein Hindernis für die Akzeptanz der Lösung darstellt. Eine effektive Suchlösung ermöglicht auch den effizienten Zugriff auf unstrukturierte Daten und auf in Branchensystemen gespeicherte Informationen. Sie bietet einen einfachen Zugang zu Personen und Expertenwissen und stellt somit eine Komplettlösung für das Auffinden aller Ressourcen zur Problemlösung dar, über die das Unternehmen verfügt. Gleichzeitig erfüllt sie die Anforderungen der IT-Mitarbeiter durch Bereitstellung einer sicheren, verwaltbaren, skalierbaren und erweiterungsfähigen Plattform. Merkmale einer effektiven Lösung für die unternehmensweite Suche Relevanz Die Relevanz sollte auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sein. Hierbei sollte den Unterschieden zwischen der Suche im Unternehmen und im Internet wie Linkstruktur, siteübergreifende Hierarchie, Sicherheit und Schwierigkeiten bei der Suche nach Dokumentation (Auffindbarkeit von Dokumenten) Rechnung getragen werden. Im Hinblick auf die Relevanz sollte zudem ein breites Spektrum von zusätzlichen Faktoren wie Klickdistanz, URL-Textübereinstimmung, Metadatenextraktion, Sprachenerkennung, Dateitypeinstellung und Textanalyse berücksichtigt werden. Benutzerfreundlichkeit Die Schnittstelle zwischen Benutzer und Suchfunktion sollte einfach, intuitiv und bekannt sein, um die Akzeptanz zu fördern und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Die Suchfunktion sollte auf den Benutzeroberflächen häufig verwendeter Anwendungen zur Verfügung stehen. Effizienter Zugriff auf unstrukturierte Daten Obwohl die Mitarbeiter in der Regel Zugriff auf unstrukturierte Daten haben, kann oft nicht effizient nach ihnen gesucht werden, da sich die Dateien an mehreren Speicherorten befinden (ein Beispiel sind mehrere Dateifreigaben, die doppelte Kopien und verschiedene Versionen von Dokumenten enthalten). Suchen Sie nach einer Lösung, die einen eindeutigen, direkten und schnellen Weg zu relevanten Informationen bietet. Zugriff auf strukturierte Daten und Branchensysteme Viele Unternehmen schotten aus Angst, dass unbefugte Benutzer mehr sehen, als sie sollten, viele ihrer strukturierten Daten ab. Dies führt dazu, dass Benutzern Informationen vorenthalten werden, die für sie nützlich sein könnten. Suchen Sie nach einer Lösung, die Sie dabei unterstützt, Informationen bei Bedarf abzusichern und zu schützen und gleichzeitig einen angemessenen Zugriff auf strukturierte Daten und Branchensysteme wie Siebel, SAP, CRM und ERP (Enterprise Resource Planning) ermöglicht. In den Fällen, in denen Benutzer ungehinderten Zugriff auf strukturierte Daten haben, können Unterschiede bei der Suchoberfläche und -syntax und bei den Abfragemethoden zu Problemen bei der Suche nach Informationen und der Interpretation der Ergebnisse führen. Suchen Sie nach einer Lösung, die unabhängig von der Informationsquelle ein gemeinsames Framework für die Suche bietet. Stellen Sie zudem sicher, dass die Benutzeroberfläche ungeübten Anwendern den einfachen Zugriff auf komplexe Datasets ermöglicht. 6 Personensuche Voraussetzung für die Erledigung einer Aufgabe ist häufig die Zusammenarbeit mit den richtigen Personen. Daher ist es wichtig, Experten auf der Grundlage ihrer Kenntnisse und Kontakte zu finden. Stellen Sie bei der Auswahl einer Lösung für die unternehmensweite Suche sicher, dass Sie die Suchergebnisse mit einer minimalen Anzahl von Klicks eingrenzen können, beispielsweise nach Region oder Abteilung. Berücksichtigen Sie zudem Faktoren wie die soziale Distanz. Wählen Sie eine integrierte Lösung, bei der die Anwender die Möglichkeiten zur Echtzeitkommunikation nutzen können, um beispielsweise Wissensnetzwerke und Projektteams aufzubauen. Sicherheit, Verwaltung und Skalierbarkeit Suchen Sie nach Lösungen, die eine benutzerdefinierte Anpassung der Sicherheit ermöglichen und Standardfeatures zum Schutz der Unternehmensinformationen vor unberechtigtem Zugriff bieten. Stellen Sie fest, wie fein die Verwaltungsfunktionen abgestimmt sind, und achten Sie auf anpassbare Benutzeroberflächen, Skalierbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten. 7 Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche vereint die Unkompliziertheit und die Kostenvorteile von Einstiegslösungen mit einer Reihe von Features, die sonst nur bei High-End-Lösungen zu finden sind. Microsoft bietet Suchfunktionen, die zugleich äußerst innovativ und beruhigend vertraut sind. Eine einfache, aber leistungsstarke Abfragesyntax liefert umfassende Ergebnisse, einschließlich Inhaltszusammenfassungen, Trefferhervorhebung und besten Suchergebnissen. Mit Hilfe der flexiblen Navigation und Sortierung können die Benutzer ihre Abfragen mit nur einem Mausklick optimieren. Darüber hinaus werden die Ergebnisse durch neue Relevanzalgorithmen, die Faktoren wie Klickdistanz, Ankertext, URL-Tiefe, Metadatenextraktion, Sprachenerkennung und Dateitypeinstellung berücksichtigen, auf die Anforderungen der Information Worker im Unternehmen abgestimmt. Eine maßgeschneiderte Lösung Suchfunktion als integraler Bestandteil der Produktivitätsplattform Mit Office SharePoint Server 2007 können Benutzer nicht nur in Dokumenten und Repositorys, sondern auf einer übergreifenden Ebene Informationen erschließen, nach Personen suchen und Fachwissen im Unternehmen lokalisieren. Das Auffinden der Informationen ist jedoch nur der erste Schritt. Daher stellt Microsoft Funktionen für die unternehmensweite Suche bereit, die auf die Features von SharePoint Server 2007 für Zusammenarbeit, Portale, Inhaltsverwaltung, Formulare und Business Intelligence abgestimmt sind. Mit dieser integrierten Plattform lassen sich die Suchergebnisse mühelos verwenden und weitergeben. In der folgenden Liste wird eine Reihe von Überlegungen und Vorteilen beschrieben, die für die Bereitstellung der Suchfunktion als Bestandteil der Produktivitätsplattform gelten. Sie enthält zudem eine Übersicht über die Features und Funktionen, die Office SharePoint Server 2007 im Rahmen einer Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche bietet. Bereitstellung der Suchfunktion als integrierter Dienst Integration der Suchfunktion in wichtige Geschäftsanwendungen Die Benutzer können in durchsuchbaren Repositorys zur Verwaltung von Dokumenten, Webinhalten und Datensätzen sowie in Teamarbeitsbereichen und auf Portalsites nach Inhalten suchen. Integration in die Desktopsuche Mit Hilfe der Desktopsuche von Microsoft, die in Windows Vista™ als integrierter Dienst und für Windows XP® als Windows-Desktopsuche zur Verfügung steht, können die Benutzer nach Dokumenten, Programmen, Sofortnachrichten, E-Mails und anderen Informationen suchen, die auf ihrem lokalen Computer gespeichert sind. Die Integration der Desktopsuche in SharePoint Server 2007 und in Module von Drittanbietern für die unternehmensweite Suche ermöglicht es den Benutzern, direkt über die Oberfläche für die Desktopsuche eine Intranetsuchanfrage zu senden. Integration in Tools und Anwendungen mit vielseitigen, leistungsstarken Benutzeroberflächen Mit der Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche können Unternehmen die Suchfunktion in wichtige Geschäftsanwendungen integrieren. Die Lösung umfasst auch ein Objektmodell und einen Abfragewebdienst für den programmgesteuerten Zugriff. Die optionale Integration in die Microsoft Office-Clientanwendungen (z. B. Word, Excel, PowerPoint) bietet den Benutzern die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Arbeitsort die benötigten Informationen jederzeit bedarfsgerecht auffinden zu können. 8 Bereitstellung einer sicheren und verwalteten Lösung Steuerung des Zugriffs auf Informationen mit Hilfe von Berechtigungen Bei der Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche werden Sicherheitsberechtigungen berücksichtigt und keine Ergebnisse für Inhalte angezeigt, auf die der Benutzer nicht zugreifen darf. Diese Funktionalität, die im Allgemeinen als „Einschränkung aus Sicherheitsgründen“ bezeichnet wird, trägt dazu bei, den Datenschutz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz des geistigen Eigentums zu gewährleisten. Verwaltung der Suchlösungen Fein abgestimmte Verwaltungsfunktionen, einschließlich einer Administrations-API, bieten die für IT-Profis entscheidende Flexibilität. Administratoren können mit Hilfe umfassender Überwachungsund Analysefunktionen Informationen sammeln, um Suchvorgänge auf Basis der Benutzeraktivität zu optimieren. Sie haben die Möglichkeit, die Relevanz der Ergebnisse durch die Definition von autorisierenden Sites zu erhöhen, die in Ihrem Intranet eine zentrale Rolle spielen – beispielsweise IT-, Rechts- sowie Vertriebs- und Marketingabteilung. Später können Sie diese Sites entsprechend dem Wandel und Wachstum in Ihrem Unternehmen ändern. Mit der Funktion Beste Suchergebnisse können Administratoren das System so konfigurieren, dass bestimmte Ergebnisse für festgelegte Stichwörter zurückgegeben werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Benutzer nach nicht indizierten Inhalten suchen. Es ist auch möglich, Eigenschaften verschiedene Gewichtungen zuzuweisen (beispielsweise „title“), damit wichtige Eigenschaften einen größeren Einfluss auf die Rangfolge haben. Skalierung der Bereitstellung SharePoint Server basiert auf einer skalierbaren Architektur, die Unterstützung für Webdienste und Interoperabilitätsstandards wie XML und SOAP (Simple Object Access-Protokoll) bietet. Zur Integration in andere Systeme stehen vielseitige, offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) zur Verfügung. Die Kapazität für 50 Millionen Dokumente pro Index ermöglicht die Skalierbarkeit auf Unternehmensebene.3 Zur Erweiterung der Suchfunktionen können die Abfrage- und Ergebnisoberflächen angepasst werden, und das Crawlen und Indizieren von Inhaltsquellen erfolgt über Protokollhandler, IFilter und den Geschäftsdatenkatalog. Erschließung unstrukturierter und strukturierter Informationen Auffinden von Informationen in unstrukturierten Repositorys Obwohl die meisten Benutzer problemlos auf unstrukturierte Datenrepositorys zugreifen können, kann es schwierig sein, die gewünschten Informationen zu finden. Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche bietet standardmäßig Unterstützung für Dateifreigaben, Websites, SharePoint-Websites, öffentliche Ordner in Microsoft Exchange Server und Lotus NotesDatenbanken. Da die Algorithmen auf die Suche in Unternehmen abgestimmt sind, werden äußerst relevante Ergebnisse erzielt. Darüber hinaus deckt diese Unternehmenslösung mit einheitlichen Suchtechnologien für WindowsDesktopsuche, Office SharePoint Server 2007 und Microsoft SQL Server™ zusätzliche Dateitypen und Dokumentrepositorys ab. Dabei werden IFilter für Dateitypen und Protokollhandler für Repositorys verwendet. 3 Die Anzahl der Dokumente ist technisch unbegrenzt. Die empfohlene Höchstzahl liegt jedoch in Abhängigkeit von der Hardware bei 50 Millionen Dokumenten in einem einzelnen Index. Größere Bereitstellungen können entsprechend den geschäftlichen Anforderungen angepasst werden. 9 Einsatz der Suchfunktion als Schnittstelle zu Branchensystemen Informationen in Branchensystemen sind häufig nur schwer zugänglich. Office SharePoint Server 2007 stellt diese komplexen Daten ungeübten und erfahrenen Benutzern über den Geschäftsdatenkatalog zur Verfügung. Dieser bildet eine „Pipeline“ zwischen einem Back-EndSystem wie SAP und SharePoint Server 2007, wobei die zugehörigen Daten einen vorrangigen Status erhalten und auf vielfältige Weise über dynamische Listen, Abfragen usw. bereitgestellt werden. Sie können Inhaltsquellen hinzufügen, damit der Geschäftsdatenkatalog strukturierte Daten aus beliebigen ADO.NET- oder Webdienstquellen in den Suchvorgang einbezieht. Die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche ist standardmäßig auf SAP und Siebel abgestimmt. Zudem können Sie durch Angabe von Parametern in einer XML-Datei eine benutzerdefinierte Integration in andere Branchensysteme und -datenbanken erreichen. Darüber hinaus können die Benutzer die Ergebnisse mit Hilfe von Geschäftsdatenaktionen verwerten. Optimierung der Ergebnisse und Speicherung wichtiger Abfragen Office SharePoint Server 2007 ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse mit der StichwortAbfragesyntax zu optimieren, die Ergebnislisten anhand relevanter Attribute zu filtern und zu sortieren, wichtige Abfragen zu speichern und RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigungen zu abonnieren. Suche nach Personen und Fachkenntnissen Erstellung umfassender persönlicher Profile Sie können die Attribute persönlicher Profile anpassen, Profilinformationen manuell aktualisieren sowie Profile automatisch mit Hilfe von Active Directory und LDAP-Verzeichnissen oder Branchensystemen auffüllen. Bei der Aktualisierung der Informationen in Ihren Verzeichnissen und Branchensystemen werden die Profile dynamisch aktualisiert und die Änderungen vom Suchmodul indiziert. Dadurch wird gewährleistet, dass Benutzern, die nach bestimmten Personen und Experten im Unternehmen suchen, stets die neuesten Informationen zur Verfügung stehen. Veröffentlichung persönlicher Profile über die SharePoint-Funktion „Meine Website“ Sie können auch die Funktion Meine Website von Office SharePoint Server 2007 zur Erweiterung der Möglichkeiten für die Suche nach Personen in Ihrem Unternehmen nutzen. Meine Website ist ein persönlicher Bereich für das Verwalten und Speichern von Dokumenten sowie für das Bereitstellen von Informationen über Qualifikationen, Fähigkeiten und Interessen, die für andere Mitarbeiter nützlich sein können. Je mehr Informationen die Benutzer über ihre Projekte, Aufgaben und Fachgebiete austauschen, desto relevanter und zielgerichteter wird die Suche nach Personen. So könnten Sie beispielsweise mit Hilfe der Informationen im Bereich Meine Website anhand von Stichwörtern, die Fähigkeiten, Erfahrungen, Konzepte oder auch den geografischen Standort beschreiben, nach einem Mitarbeiter suchen. Alternativ könnten Sie durch Angabe einer Sprache nach jemandem suchen, der diese fließend spricht. Gleichermaßen haben Sie die Möglichkeit, nach einem Mitarbeiter auf der Basis seiner Rolle oder seines Produktwissens zu suchen – oder anhand des Namens eines vorhandenen Projektteams oder einer Kostenstelle. Ermittlung der richtigen Ansprechpartner Die Möglichkeiten zur Suche nach Personen und ihren Fähigkeiten wurden in Office SharePoint Server 2007 wesentlich erweitert. Die Ergebnisse lassen sich mit nur einem Mausklick auf verschiedene Eigenschaften optimieren. Die Benutzer können beispielsweise mit Hilfe des Menüs Suche einschränken die Ergebnisse auf eine bestimmte Abteilung oder Position beschränken. Sie können die Ergebnisse auch nach Relevanz oder sozialer Distanz sortieren. Dank der optimalen Abstimmung auf Anwendungen zur Echtzeitkommunikation (Microsoft Office Live Communications Server 2005 und Office Communicator 2005) können mit Hilfe von Sofortnachrichten, E-Mail, Voicemail und Besprechungsplanern umgehend geschäftliche Maßnahmen auf der Basis der Suchergebnisse eingeleitet werden. 10 Eine Lösung, auf die Sie bauen können Die Suchfunktion entwickelt sich in vielerlei Hinsicht zur neuen Schnittstelle zu Informationen. Microsoft hat sich der Bereitstellung einer Plattform für die unternehmensweite Suche verschrieben, die sowohl die Anforderungen ihrer Benutzer als auch der Mitarbeiter erfüllt, die für ihre Verwaltung und Sicherheit verantwortlich sind. Unsere Suchlösungen sind bereits heute überzeugend, aber wir stehen dennoch erst am Anfang. Bei unserer Vision für die Zukunft der unternehmensweiten Suche stehen die Benutzer im Mittelpunkt. Die Vision baut auf den Stärken von Schlüsseltechnologien wie Microsoft Windows und Microsoft Office SharePoint Server auf und zielt auf die Bereitstellung einer Plattform ab, die den Mitarbeitern nicht nur das Auffinden der benötigten Informationen erleichtert, sondern ihnen auch die sinnvolle Nutzung der Suchergebnisse ermöglicht. Unser Ziel besteht darin, auch in Zukunft Innovationen bereitzustellen, die die Benutzer unterstützen und ihre Produktivität steigern. 11 Schlussfolgerung Microsoft verändert die Wettbewerbslandschaft im Bereich der Lösungen für die unternehmensweite Suche in zweifacher Hinsicht: Einerseits bieten wir eine einzigartige Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit an, die auf dem Markt eine Lücke zwischen einfachen Einstiegslösungen und hochwertigen Speziallösungen schließt. Andererseits erweitern wir die Thematik der Suchlösungen um eine neue Dimension, indem wir die Suchfunktion in eine umfassendere Produktivitätsplattform einbinden, sowohl auf dem Desktop als auch über die integrierte Suite der Office SharePoint Server-Anwendungen. Zusammen machen diese beiden Innovationen die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche zu einer attraktiven Alternative zu herkömmlichen Suchlösungen. Die Microsoft-Plattform erfüllt sowohl die Anforderungen der Endbenutzer als auch der sie unterstützenden IT-Experten und stellt eine umfassende Lösung dar, die die Produktivität aller Mitarbeiter im Unternehmen steigert. Im Endeffekt geht es bei der unternehmensweiten Suche nicht um das bloße Auffinden von Informationen, sondern um echte Menschen und ihre Probleme sowie um die Tools, die ihnen bei der Arbeit helfen. Gefragt sind Lösungen, bei denen die von den Benutzern erwarteten Funktionen über eine Plattform bereitgestellt werden, die auf die Herausforderungen einer Unternehmensumgebung zugeschnitten ist. Dann stehen bei der unternehmensweiten Suche die wertvollsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen im Mittelpunkt – Ihre Mitarbeiter. 12 Anhang: Microsoft-Lösungspartner für die unternehmensweite Suche Microsoft hat ein Partnernetz aufgebaut, das ständig erweitert wird und den Kunden Zugang zu Produkten und Dienstleistungen bietet, die den Wert der Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche erhöhen. Diese Partner können Ihnen dabei helfen, einen höheren Nutzen aus Ihren vorhandenen Intranet- oder Portallösungen zu ziehen, wobei das Ziel in der effektiveren Gestaltung der Suchvorgänge und Dokumentindizierung besteht. Erweiterungslösungen von Partnern können auch in allgemeinere Projekte zur Informationsverwaltung eingebunden werden, von Geschäftsanwendungen für die Zusammenarbeit und Portalen über Enterprise Content Management und Business Intelligence bis hin zu öffentlichen Internet- und E-Commerce-Sites. Die Microsoft-Partner für Unternehmenslösungen bieten in den folgenden vier Hauptbereichen Hilfe an: Unternehmens- und Technologieberatung Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung Suchanalyse und Verhaltensüberwachung Entwicklung und Integration Dank des umfangreichen Partnernetzes von Microsoft im Hinblick auf die unternehmensweite Suche können Unternehmen bei der Planung und Konzipierung ihrer Initiativen für Suchlösungen und Informationsverwaltung, einschließlich Steuerung, Richtlinien, Informationsarchitektur und Metadatenentwurf, die Hilfe von Unternehmens- und Technologieberatern in Anspruch nehmen. Unsere Partner verfügen auch im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung von Suchlösungen über einen reichhaltigen Wissensschatz. Nach der Bereitstellung einer Lösung können unsere Partner Sie bei der Analyse und Verhaltensüberwachung sowie im Bereich Business Intelligence und Berichterstellung unterstützen. Darüber hinaus erweitern unsere Entwicklungs- und Integrationspartner die Microsoft-Lösung für die unternehmensweite Suche um zusätzliche Suchanwendungen, beispielsweise für die Callcenterautomatisierung, die Marktforschung oder das Wissensmanagement. Das Partnernetz von Microsoft wird im Hinblick auf Lösungen für die unternehmensweite Suche ständig ausgebaut. Aktuelle Informationen finden Sie unter http://www.microsoft.com/enterprisesearch/partnersolutions/default.mspx (in Englisch). 13
