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Projektbericht Planung und Realisierung des innovativen und erfolgreichen Internet-Unternehmens MINT-Web Wege zu mehr MINTAbsolventen Web-Befragung zu Gründen des Studienabbruchs Projektteam 2: Thomas Tran-Gia Volker Kokula Thomas Fischer Albrecht Striffler Yuxin Gu Erstellt im Rahmen der Vorlesung „Professionelles Projektmanagement in der Praxis“, SS 2008 Prof. Dr. P. Tran-Gia FB Informatik Dr. Harald Wehnes AOK Bayern Prof. Dr. M. Meyer FB Wirtschaftswissenschaften Universität Würzburg Datum der letzten Änderung 12.06.08 Projektbericht MINT-Web 14/05/2016 Inhaltsverzeichnis 1. Projekt / Projektziele ....................................................................................................... 4 1.1 Projektbeschreibung ................................................................................................. 4 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie ............................................................................. 4 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte ................................................................................. 4 2. Projektumfeld, Stakeholder ............................................................................................ 4 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren ................................................................................. 4 2.2 Stakeholder (Interested Parties) ............................................................................... 5 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung .................................................... 6 3. Risikoanalyse .................................................................................................................. 7 3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken .................................... 7 3.2 Maßnahmen zur Risikobegegnung ........................................................................... 7 4. Projektorganisation ......................................................................................................... 8 4.1 Art der Projektorganisation ....................................................................................... 8 4.2 Wahl einer Projektorganisation ................................................................................ 8 4.3 Entscheidungsgremien, Eskalation .......................................................................... 8 5. Phasenplanung................................................................................................................ 9 5.1 Beschreibung der Projektphasen ............................................................................. 9 5.2 Meilensteinliste .........................................................................................................10 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen ...................................................................10 6. Projektstrukturplan ........................................................................................................10 6.1 Darstellung und Codierung des PSP .......................................................................10 6.2 PM im PSP .................................................................................................................10 6.3 Arbeitspaketbeschreibung .......................................................................................11 7. Ablauf- und Terminplanung ...........................................................................................11 7.1 Vorgangsliste ............................................................................................................11 7.1.AP 1 Fragendefinition ..............................................................................................11 7.1.AP 2 Darstellung – Konzept.....................................................................................11 7.1.AP 3 Darstellung – HTML ........................................................................................11 7.1.AP 4 Personalisierung .............................................................................................12 7.1.AP 5 Merging...........................................................................................................12 7.1.AP 6 XML-Schema ..................................................................................................12 7.1.AP 7 Export-Schnittstelle .........................................................................................12 7.2 Vernetzter Balkenplan ..............................................................................................13 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) ..............................................................................13 7.3.1 AP 3 aufbauend auf AP 2 .....................................................................................13 7.3.2 AP 5 aufbauend auf AP 3 und AP 5 ......................................................................13 7.3.3 AP 7 aufbauend auf AP 6 .....................................................................................13 8. Einsatzmittel- / Kostenplanung .....................................................................................13 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan ...................................................................13 8.1.1 Ermittlung des Einsatzmittelbedarfs ......................................................................13 8.1.2 Tabellarische Darstellung des Einsatzmittelbedarfs auf Ebene der Arbeitspakete 14 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel..........................................................15 8.3 Projektkosten ............................................................................................................15 8.3.1 Resourcenkosten .................................................................................................16 8.3.2 Kostenganglinie ....................................................................................................17 8.3.3 Kostensummenlinie ..............................................................................................17 9. Soziale Kompetenz .........................................................................................................17 9.1 Teamarbeit (Teambildung, Konflikte) ......................................................................17 9.2 Führung (Führungshilfe, Entscheidungsfindung) ..................................................18 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 2 von 28 9.3 Kommunikation im Projekt (Meetings, Berichte, Beteiligung) ...............................18 10. Wahlelemente ...............................................................................................................18 10.1 Personalwirtschaft ..................................................................................................18 10.2 Vertragsmanagement .............................................................................................18 10.3 Projektfinanzierung ................................................................................................18 10.4 Qualitätsmanagement.............................................................................................18 10.5 Konfiguration und Änderungen .............................................................................18 10.6 Projektstart, Projektende ........................................................................................18 10.6.1 Projektstart .........................................................................................................18 10.6.2 Projektende ........................................................................................................19 10.6.3 Wissenssicherung ..............................................................................................19 10.7 Integrierte Projektsteuerung ..................................................................................19 10.7.1 Vorgehen bei der Projektfortschrittskontrolle ......................................................19 10.7.2 Fortschrittskontrolle mit Meilensteintechnik.........................................................20 10.7.3 Projektüberwachung und –steuerung mit MS Project .........................................21 10.8 Berichtswesen, Projektdokumentation ......................................................................21 10.8.1 Besprechungsprotokolle .....................................................................................22 10.8.2 Weitere Projektdokumente .................................................................................26 11. Anhang ..........................................................................................................................28 11.1 Abkürzungsverzeichnis ..........................................................................................28 11.2 Glossar ....................................................................................................................28 11.3 Abbildungsverzeichnis ...........................................................................................28 12. Anlagen .........................................................................................................................28 12.1 Anlagenverzecihnis ................................................................................................28 12.2 Anlage-1...................................................................................................................28 12.3 Anlage-n ..................................................................................................................28 1. Projekt / Projektziele 1.1 Projektbeschreibung Das "Teilprojekt Web-Befragung zu Gründen des Studienabbruchs" soll eine Web-Plattform bereitstellen, welche sowohl Studenten, als auch der Bildungseinrichtung ermöglicht, das Risiko eines Studienabbruchs frühzeitig zu erkennen. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Die genauen Gründe für Studienabbrüche ermitteln Das aktuelle Gefährdungsmaß für Studienabbrüche (Zeitreihe) erfassen Der Erfolg von anderen durchgeführten Maßnahmen messen Möglichkeiten zum Erkennen weiterer Maßnahmen zur Verringerung der Abbrecherquote 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte Eine zu genaue und personenbezogene Auswertung der Umfragen widerspricht dem Datenschutzgedanken. 2. Projektumfeld, Stakeholder 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren Das Team muss sich auf Fragen und Interfaces einigen, die es nutzt. Es ist eine Abstimmung mit anderen Teilprojekten von MINT-Plus notwendig, um herauszufinden, welche Daten von der Webumfrage benötigte werden und welche Daten für die anderen Teilprojekte von Interesse sind. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 4 von 28 2.2 Stakeholder (Interested Parties) Die Professoren und Dozenten, sowie Dekane müssen die Hauptgründe für Studienabbrüche kennen lernen. Ihnen muss die Möglichkeit gegeben werden, einfach und übersichtlich Informationen zu Studienabbrüchen zu erhalten. Studenten sollen die Möglichkeit erhalten durch Teilnahme an der Umfrage Einfluss auf die Gestaltung des Studiengangs zu nehmen. Erwartet Unterstützung Erwartet Widerstände Maßnahmen • Frühzeitige Hinweise auf die Webumfrage, Studenten • Verweigerung der Teilnahme, bevor die Motivation • Teilnahme aufgrund der aufgrund von nachgelassener nachlässt bzw. Probleme Interesse das Studium für Motivation durch entstehen sich und andere zu Schwierigkeiten im Studium • Integration anderer verbessern • Überdruss aufgrund zu vieler Umfragen in eine große Umfragen Umfrage • Modularer Aufbau der Umfrage • Möglichst viel Universität • Generelles Interesse daran Teilnehmer für die das Studium zu verbessern • Zweifel an der Aussagekraft Umfrage erreichen bzw. den Bildungsauftrag • Authentifizierung der der Webumfrage zu erfüllen Teilnehmer über LDAP (Novell-Login) • Keine Maßnahmen • Die anderen Teilprojekte Andere Teil- sind auf die Informationen projekte unserer Umfrage • Keine (Gesamtprojekt) notwendig angewiesen Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 5 von 28 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung Universität und andere Teilprojekte sind als Auftraggeber bzw. Mitwirkende dem Projekt gegenüber verständlicherweise positiv eingestellt und haben großen Einfluss. Von den Studenten wird wenig Widerstand erwartet, schließlich ist eine Verbesserung des Studienbetriebs auch in ihrem Interesse. Einfluss auf das Projekt haben sie, in dem sie die Web-Umfrage entweder akzeptieren, oder nicht. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 6 von 28 3. Risikoanalyse 3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken Nr. Risiko Mögliche Ursachen Auswirkung des Risikos Priorität 1 Probleme mit Datenschutz Personalisierte Datenhaltung nur mit schriftlicher Einwilligung Anonymität der Umfrage 2 Fehlende Teilnahme der Studenten Zu viele Umfragen Schlechte Ergebnisse des hoch Projektes 3 Ressourcenausfall Krankheit oder Überlastung der Teammitglieder Zeitverzug, Qualitätsmängel mittel 4 Softwareprobleme Gewünschte Funktionen (TYPO3) sind nicht verfügbar Qualitätsmängel mittel 5 Spamverdacht bei Falsche Formatierungen in Fehlende Teilnahme der Schlüsselmails Betreff und Textteil Studenten gering 6 Finanzielle Engpässe Rückzug der Universität aus dem Projekt Abbruch des Projektes gering 7 Probleme bei Programmierung Mangelnde Erfahrung der Teammitglieder Zeitverzug, Qualitätsmängel mittel 8 Ungenaue Definition der Arbeitspakete Fehlendes Know-How in der Projektarbeit Meilensteinplan kann nicht eingehalten werden mittel hoch 3.2 Maßnahmen zur Risikobegegnung Nr. Risiko Priorität Maßnahmen Art der Maßnahme Status der Maßnahme 1 Probleme mit hoch Datenschutz Abklärung mit präventiv Lenkungsaus schuss in Arbeit 2 Fehlende hoch Teilnahme der Studenten Werbung bzw. Motivation durch Studenten und Fachschaft korrektiv offen 8 Ungenaue mittel Definition der Arbeitspakete Neueinteilung korrektiv der Arbeitspakete offen Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 7 von 28 4. Projektorganisation 4.1 Art der Projektorganisation Lenkungsausschuss Projekt MINT Projektcontroller Dr.Wehnes Teilprojektleiter MINT-Web (wechselnd) Fragendefiniton Volker Kokula Personalisierung Thomas Fischer Darstellung HTML Yuxin Gu XML-Schema Thomas Tran-Gia Darstellung Konzept Albrecht St. Export-Schnittstelle Albrecht Striffler Merging Volker Kokula Alle Mitarbeiter des Teilprojekts MINT-Web bilden ein Kernteam. Der Großteil der Aufgaben wird gemeinsam erledigt. Jedes Mitglied übernimmt zeitweise die Funktion des Teamleiters. 4.2 Wahl einer Projektorganisation Die Wahl der Projektorganisation wurde vom ganzen Team getroffen. Miteinbezogen wurden die Skills der Teammitglieder, persönliches Interesse, sowie eine gerechte Arbeitsaufteilung 4.3 Entscheidungsgremien, Eskalation Das Entscheidungsgremium ist die Projektgruppe. Über wichtige Fragen wird abgestimmt, mittels ¾ Mehrheitsentscheidungen. Bei 50:50 Entscheidungsergebnis Hinzunahme eines externen Beraters. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 8 von 28 5. Phasenplanung 5.1 Beschreibung der Projektphasen 1. Vorgangsnummer Vorgangsname Dauer Vorgänger Planung 3 Fragendefinition 40h 5 Darstellung – Konzept 20h Durchführung 7 Darstellung – HTML 45h 8 Personalisierung 85h 9 Merging 85h 7EA-5t; 8EA-5t 11 XML-Schema 35h 3 13 Export-Schnittstelle 90h 11 5 Vorgang 3: Ausarbeitung der Fragen für die Webumfrage Vorgang 5: Darstellung der Webumfrage erarbeiten Vorgang 7: Erstellung der Webseite für die Webumfrage Vorgang 8: Konzepts um die Umfragen den Personen zuordnen zu können Vorgang 9: Zusammenführen von Webseite und Personalisierung Vorgang 11: Erstellung eines XML-Schemas zum Speichern der Umfrageergebnisse Vorgang 13: Ausarbeitung eines Programms um die Umfrageergebnisse im XML-Schema exportieren zu können. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 9 von 28 5.2 Meilensteinliste MS-Name Datum Voraussetzung Format für Fragendefinition 16.05.2008 AP 1 Fertigstellung Website (Oberfläche) 06.06.2008 AP 5 Datenspeicherung 16.06.2008 AP 6 Tests erfolgreich 23.06.2008 AP 5,7 Projektabschluss 30.06.2008 MS: Tests erfolgreich 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen 6. Projektstrukturplan 6.1 Darstellung und Codierung des PSP Gemischter PSP MINT-Web Planungsarbeiten Webdesign Programmierung Datenspeicherung Fragendefinition Darstellung Datenhaltung Personalisierung Projektmanagment Präsentation Bericht Protokoll Für das Projekt MINT-Web scheint der gemischte PSP am geeignetsten, da er die Aufteilung der Arbeiten in Planung, Programmierung und Projektmanagement zulässt. 6.2 PM im PSP Das Projektmanagement im Projekt MINT-Web beinhaltet die folgenden drei Aufgaben: Erstellung von Präsentationen, das Schreiben dieses Berichts und das Verfassen der JourFix-Protokolle. Die Präsentationen dienen der Öffentlichkeitsarbeit, Bericht und Protokolle dienen der Dokumentierung der Vorgänge. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 10 von 28 6.3 Arbeitspaketbeschreibung - siehe 7.1 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste AP.1: Fragendefinition AP.2: Darstellung – Konzept AP.3: Darstellung – HTML AP.4: Personalisierung AP 5: Merging AP 6: XML-Schema AP 7: Export-Schnittstelle 7.1. AP 1 Fragendefinition Verantwortlicher: Volker Kokula Lieferobjekte: Definition für die Fragen die später in MINT-Web enthalten sein werden. Voraussetzungen: Gesamtaufwand: 40h Volker Kokula: 20h Thomas Tran-Gia: 20h AP-Ende: 09.05.2008 7.1. AP 2 Darstellung – Konzept Verantwortlicher: Albrecht Striffler Lieferobjekte: Design bzw. Aussehen der Web-Umfrage (als Screenshot bzw. Bild) Voraussetzungen: Gesamtaufwand: 20h Thomas Tran-Gia: 10h Albrecht Striffler: 10h AP-Ende: 15.05.2008 7.1. AP 3 Darstellung – HTML Verantwortlicher: Yuxin Gu Lieferobjekte: Darstellung der Web-Umfrage als HTML-Seite Voraussetzungen: AP 2 Gesamtaufwand: 45h Thomas Fischer: 20h Yuxin Gu: 25h AP-Ende: 26.05.2008 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 11 von 28 7.1. AP 4 Personalisierung Verantwortlicher: Thomas Fischer Lieferobjekte: Authentifizierung bzw. verschiedenen Benutzer Voraussetzungen: Gesamtaufwand: 85h Thomas Fischer: 40h Yuxin Gu: 30h Volker Kokula: 15h AP-Ende: 26.05.2008 Personalisierung der Web-Umfrage für die 7.1. AP 5 Merging Verantwortlicher: Volker Kokula Lieferobjekte: Zusammenstellen der Web-Umfrage auf Basis der HTML-Vorlage und der Personalisierung Voraussetzungen: AP 3, AP 4 Gesamtaufwand: 85h Thomas Fischer 15 h Yuxin Gu: 20 h Thomas Tran-Gia: 10 h Albrecht Striffler: 10 h Volker Kokula: 30 h AP-Ende: 06.06.2008 7.1. AP 6 XML-Schema Verantwortlicher: Albrecht Striffler Voraussetzungen: AP 1 Gesamtaufwand: 35h Thomas Fischer 5 h Yuxin Gu: 5 h Thomas Tran-Gia: 10 h Albrecht Striffler: 10 h Volker Kokula: 5 h AP-Ende: 26.05.2008 7.1. AP 7 Export-Schnittstelle Verantwortlicher: Albrecht Striffler Voraussetzungen: AP 6 Gesamtaufwand: 90h Thomas Tran-Gia: 30 h Albrecht Striffler: 50 h Volker Kokula: 10 h AP-Ende: 17.06.2008 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 12 von 28 7.2 Vernetzter Balkenplan 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) 7.3.1 AP 3 aufbauend auf AP 2 Das Arbeitspaket Darstellung – HTML (AP 3) baut auf dem Arbeitspaket Darstellung – Konzept (AP 2) auf, da die Umsetzung von Designvorstellungen in einem Bildbearbeitungsprogramm einfacher vonstatten geht als in einer Auszeichnungssprache. Ein zeitlicher Spielraum von über einer Woche ist für eine konkrete Umsetzung eines Designkonzeptes ausreichend. 7.3.2 AP 5 aufbauend auf AP 3 und AP 5 Wie der Name von AP 5 schon sagt geht es darum die Ergebnisse aus AP 3 und AP 4 zusammenzuführen. Dies ist nur eingeschränkt möglich wenn noch keine endgültigen Ergebnisse vorliegen. 7.3.3 AP 7 aufbauend auf AP 6 Es liegt in der Natur der Sache, dass nur Daten aus einem Format exportiert werden können dessen Definition feststeht. Daher ist es leicht nachvollziehbar, dass die Implementierung der Export-Schnittstelle auf die Definition des XML-Schemas angewiesen ist. 8. Einsatzmittel- / Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan 8.1.1 Ermittlung des Einsatzmittelbedarfs Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 13 von 28 Die Einsatzmittel belaufen sich in erster Linie auf die Bereitstellung von Mann-Stunden. Software-Lizenzen und Arbeitsmaterial sind in einem Pauschalen Stundenlohn von 25 EUR enthalten. Der Einsatzmittelbedarf ist abgeleitet von der Aufteilung der Mann-Stunden auf die einzelnen Arbeitspakete. 8.1.2 Tabellarische Darstellung des Einsatzmittelbedarfs auf Ebene der Arbeitspakete Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 14 von 28 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Dadurch, dass kein Arbeitspaket die unbedingte Anwesenheit eines bestimmten Projektmitgliedes erfordert ist es möglich bei einer nicht vorhersehbaren außerordentlichen Belastung eines Einsatzmittels ein anderes zu benutzen. Dadurch ist es möglich die Arbeitspakete hochrechtzeitig abzuliefern ohne auf kritische Einsatzmittel zurückgreifen zu müssen. 8.3 Projektkosten Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 15 von 28 8.3.1 Resourcenkosten Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 16 von 28 8.3.2 Kostenganglinie 2500 2000 1500 1000 500 Fragedefiniton Darstellung – Konzept Darstellung – HTML Personalisierung Merging XMLSchema ExportSchnittstelle 0 8.3.3 Kostensummenlinie 12000 10000 8000 6000 4000 2000 Fragedefiniton Darstellung – Konzept Darstellung – HTML Personalisierung Merging XMLSchema ExportSchnittstelle 0 9. Soziale Kompetenz 9.1 Teamarbeit (Teambildung, Konflikte) Das Projektteam selbst wurde von höheren Instanzen zugewiesen. Teambildung innerhalb des Projektteams fand relativ häufig statt, da die Termine der einzelnen Gruppenmitglieder davon abhängig waren, in welchem Semester sie gerade Studieren. Daher wurden die Teams meist nach Jahrgängen gebildet. Konflikte gab es kaum, da es nur Gruppenentscheidungen gab, mit denen alle einverstanden waren. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 17 von 28 9.2 Führung (Führungshilfe, Entscheidungsfindung) Jedes Teammitglied hat die Führung einmal innegehabt, angepasst an sein eigenes Können. Hilfe musste bei wichtigen Fragen zum Design und zur Funktionalität beim Auftraggeber gesucht werden. Entscheidungsfindung wurde wie bereits erwähnt durch Abstimmungen durchgeführt. 9.3 Kommunikation im Projekt (Meetings, Berichte, Beteiligung) Das Team spricht sich ab, um sich an einem Tag zu einer bestimmten Uhrzeit zu Treffen. Meist ist das Team erst eine Viertelstunde nach dieser Uhrzeit vollzählig. Pünktlichkeit wäre erstrebenswert Persönliche Treffen e-Mail Kontakt Groupware-Lösung Netzlaufwerk für gemeinsam genutzte Dateien Berichte wurden von jedem einmal geschrieben Die Beteiligung an den Treffen war stetig, mit seltenen Terminbedingten ausfällen 10. Wahlelemente 10.1 Personalwirtschaft 10.2 Vertragsmanagement 10.3 Projektfinanzierung Die Projektfinanzierung obliegt den beteiligten Entwicklern wobei auf homogene Verteilung geachtet werden sollte. 10.4 Qualitätsmanagement Qualität und intuitive Benutzbarkeit der erstellten Software wird durch ausführliche Dokumentation und Tests durch externe Personen gewährleistet. 10.5 Konfiguration und Änderungen 10.6 Projektstart, Projektende 10.6.1 Projektstart Das Ziel ist die Erstellung einer Benutzeroberfläche um Studienabbrecher nach Gründen für den Abbruch zu fragen. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 18 von 28 10.6.2 Projektende Mitarbeiter Thomas Tran-Gia Geplante Arbeitsstunden 80 Tatsächliche Arbeitsstunden 77 Thomas Fischer 80 85 Albrecht Striffler 80 79 Volker Kokula 80 81 Yuxin Gu 80 82 Insgesamt geplant: 400 Stunden Tatsächlich gebraucht: 404 Stunden 10.6.3 Wissenssicherung Ein etwas strukturierteres Vorgehen bei der Planung selbst wäre gut gewesen, sollte aber durch gewonnene Erfahrung mit Projektplanung möglich sein. 10.7 Integrierte Projektsteuerung 10.7.1 Vorgehen bei der Projektfortschrittskontrolle Die Projektfortschrittskontrolle orientiert sich an der Standardprojektfortschrittskontrolle im Projektmanagement wie sie in der Spezialvorlesung „Professionelles Projektmanagement in der Praxis“ gelehrt wurde. Dies bedeutet unter anderem Ausarbeitung von Protokollen wöchentlicher Jour-fixe Meetings Darauf aufbauend Status-Besprechung der einzelnen Arbeitspakete und Überprüfung inwieweit die Erfüllung des Meilensteinplans realistisch erscheint Aufstellung einer SOLL- / IST-Werttabelle Falls es zu Abweichungen zwischen SOLL- und IST-Werten kommt werden zunächst die Ursachen erörtert. Nach Klärung des Hintergrundes wird kollektiv über eine Änderung des Projektplanes abgestimmt. Falls keine Einigung mit einfacher Mehrheit erzielt werden konnte wird ein externer Berater hinzugezogen und die Abstimmung anschließend wiederholt. Elementar für die Überprüfung des Projektfortschritts ist eine funktionierende Kommunikation der Mitarbeiter. Diese wird hauptsächlich über persönliche Treffen sowie den ständigen Austausch über projektspezifische Aktivitäten per e-Mail durchgeführt. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 19 von 28 Meilensteintrendanalyse: 10.7.2 Fortschrittskontrolle mit Meilensteintechnik Gegenüber dem Ursprungsplan ist ein positiver Trend sichtbar, dass heißt das Projekt wird mit aller Wahrscheinlichkeit vor dem angesetzten Termin fertiggestellt. Dies ist deshalb als positiv zu bewerten, da dadurch Freiräume für Eventualitäten entstehen. Die Abweichung vom ursprünglichen Plan ist durch gute Zusammenarbeit und Arbeitsteilung seitens des Projektteams zu erklären. Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 20 von 28 10.7.3 Projektüberwachung und –steuerung mit MS Project Für Erläuterungen der Planabweichungen siehe 10.7.2 10.8 Berichtswesen, Projektdokumentation Entscheidungen werden fortlaufend dokumentiert Dokumentation unterliegt dem Ausführenden einer Teilaufgabe Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 21 von 28 10.8.1 Besprechungsprotokolle Protokoll – Nr: 1 Projekt: MINT-Web Autor: Volker Kokula Erstellungsdatum: 17.05.2008 Version: 1 Teilnehmer: Verteiler: Yuxin Gu Yuxin Gu Thomas Fischer Thomas Fischer Volker Kokula Volker Kokula Albrecht Striffler Albrecht Striffler Thomas Tran-Gia Thomas Tran-Gia Herr Dr. Wehnes Herr Pasic Protokoll der Besprechung vom 07. Mai 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin A Ausarbeitung des Projekt-Struktur-Plans Team 07.05.2008 A Funktioneller PSP Team 07.05.2008 A Objektorientierter PSP Team 07.05.2008 A Gemischter PSP Team 07.05.2008 B Einarbeitung in Microsoft Project Team 14.05.2008 A Definition der Arbeitspakete Team 07.05.2008 F Erweiterung der Kommunikationsmöglichkeiten VK 07.05.2008 A Meilenstein und Terminplanung Team 07.05.2008 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 22 von 28 Protokoll – Nr: 2 Projekt: MINT-Web Autor: Yuxin Gu Erstellungsdatum: 28.05.2008 Version: 1 Teilnehmer: Verteiler: Volker Kokula Volker Kokula Albrecht Striffler Albrecht Striffler Thomas Fischer Thomas Fischer Thomas Tran-Gia Thomas Tran-Gia Yuxin Gu Yuxin Gu Herr Dr. Wehnes Herr Pasic Protokoll der Besprechung vom 26. Mai 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin A Ausarbeitung des Projekt-Ressourcen-Plans Team 26.05.2008 A Ressourcenplan erstellen Team 26.05.2008 A Ressourcen zuordnen Team 26.05.2008 A Kapazitaetabgleich durchfuehren Team 26.05.2008 Team 26.05.2008 A Kostenplanung Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 23 von 28 Protokoll – Nr: 3 Projekt: MINTWeb Autor: Fischer Thomas Erstellungsdatum: 03.06.2008 Version: Teilnehmer: Verteiler: - Fischer Thomas - Alle Teammitglieder - Striffler Albrecht - Herr Dr. Wehnes - Kokula Volker - Herr Pasic - Tran-Gia Thomas - Gu Yuxin Protokoll der Besprechung vom 03. Juni 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin F Anpassung des Layouts: störende Elemente entfernen Fischer 10.6.08 A Ausarbeitung Risikomanagement Fischer Striffler 10.6.08 A Projektüberwachung mit MS Projekt Fischer 11.6.08 A Gestaltung der Präsentation Striffler 11.6.08 A Ausarbeitung Kapitel 3 & 10.7 des Projektberichts Kokula Tran-Gia 11.6.08 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 24 von 28 Protokoll – Nr: 4 Projekt: MINTWeb Autor: Fischer Thomas Erstellungsdatum: 10.06.2008 Version: Teilnehmer: Verteiler: - Fischer Thomas - Alle Teammitglieder - Striffler Albrecht - Herr Dr. Wehnes - Herr Pasic Protokoll der Besprechung vom 10. Juni 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin A Fertigstellung der Präsentation Striffler 12.06.08 F Einzelteile des Projektberichts zusammenführen Kokula Tran-Gia 12.06.08 A Projektbericht an Fischer Kokula Tran-Gia 12.06.08 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 25 von 28 Protokoll – Nr: 5 Projekt: MINTWeb Autor: Fischer Thomas Erstellungsdatum: 17.06.2008 Version: Teilnehmer: Verteiler: - Fischer Thomas - Alle Teammitglieder - Striffler Albrecht - Herr Dr. Wehnes - Kokula Volker - Herr Pasic - Tran-Gia Thomas - Gu Yuxin Protokoll der Besprechung vom 17. Juni 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin A Präsentation erstellen Striffler Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis 23.06.08 Seite 26 von 28 Protokoll – Nr: 6 Projekt: MINTWeb Autor: Fischer Thomas Erstellungsdatum: 24.06.2008 Version: Teilnehmer: Verteiler: - Fischer Thomas - Alle Teammitglieder - Striffler Albrecht - Herr Dr. Wehnes - Kokula Volker - Herr Pasic - Tran-Gia Thomas - Gu Yuxin Protokoll der Besprechung vom 24. Juni 2008 * A= Auftrag B = Beschluss F = Feststellung I = Information Art* Ergebnisse zuständig Termin A Fertigstellung der Präsentation Fischer Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis 26.06.08 Seite 27 von 28 10.8.2 Weitere Projektdokumente Business-Plan: s.o. 11. Anhang 11.1 Abkürzungsverzeichnis 11.2 Glossar 11.3 Abbildungsverzeichnis 12. Anlagen 12.1 Anlagenverzecihnis 12.2 Anlage-1 12.3 Anlage-n Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Seite 28 von 28